Se você está pensando em implantar uma metodologia de gestão de projetos na sua organização, é importante que tenha atenção em alguns pontos.
Isso porque a grande maioria das empresas se concentra no planejamento do sucesso da iniciativa, dando uma atenção maior ao controle de seus orçamentos, entregas, expectativas da alta gestão e em chegar ao “go-live” nos prazos.
No entanto, apesar de dedicarem seus melhores esforços ao gerenciamento de projetos, as taxas de fracasso dessas empresas geralmente permanecem elevadas. Na verdade, implantações de metodologia de gestão de projetos falham por diversas razões.
Dentre elas, há a falta de compromisso dos executivos, as expectativas não realistas, a definição pobre de requisitos, a seleção de processos inapropriados, as lacunas entre a rotina implantada e os requisitos de negócios necessários, e os recursos inadequados no software de gestão de projetos adotado.
E há também questões como os orçamentos irrealistas, a má gestão do projeto — que subestima o impacto da mudança —, a falta de formação e educação, e, por último (mas não menos importante), a má comunicação.
Bem, com esse grande rol de fatores de fracasso, é natural que as chances de sucesso de implantação de uma metodologia pareçam impossíveis — mas não são. De fato, a implementação deve começar com um plano de garantia de projetos estratégicos, com pontos críticos de atenção.
Assim, tal projeto de garantia estabelece uma compreensão clara das expectativas dos principais stakeholders, das áreas de negócios e da área de TI para parceiros, fornecedores e usuários finais da metodologia.
Diante disso, listamos neste artigo 10 passos para você seguir e ter êxito ao colocar em prática uma metodologia de gestão de projetos. Continue lendo e confira!
Implantações de metodologia de gestão de projetos falham por diversas razões, incluindo a falta de compromisso dos executivos, expectativas não realistas, definição de requisitos pobres, seleção de processos inapropriados, lacunas entre a rotina implantada e os requisitos de negócios necessários, recursos inadequados no software de gestão de projetos adotado, orçamentos irrealistas, a má gestão do projeto, subestimando o impacto da mudança, a falta de formação e educação, e por último, mas não menos importante – a má comunicação.
Com este grande rol de fatores de fracasso, as chances de sucesso de implantação de uma metodologia parece impossível, mas não é. Ela começa com um plano de garantia de projetos estratégicos com pontos críticos de atenção. Tal projeto de garantia estabelece uma compreensão clara das expectativas dos principais stakeholders, áreas de negócios e área de TI para parceiros, fornecedores e usuários finais da metodologia.
Listamos 7 passos para você seguir ao implementar uma metodolgia de gestão de projetos.
Crie um PM Canvas de garantia de sucesso
Para a implantação ser bem-sucedida e entregue no prazo, no orçamento e com a aceitação do cliente, é fundamental criar um Canvas de garantia de sucesso de maneira colaborativa, como parte de uma implementação de uma metodologia em grande escala.
Quanto a isso, já explicamos, em um post anterior, como planejar a implantação de um escritório de projetos com o PM Canvas. Em suma, isso irá te ajudar a:
- reduzir e controlar os custos do projeto;
- garantir que as metas sejam cumpridas;
- minimizar surpresas;
- fornecer uma análise objetiva;
- proporcionar paz de espírito e confiança entre os executivos e os membros da equipe do projeto.
Padronize processos
De fato, parte da implantação de uma metodologia de gestão de projetos está na padronização dos processos, buscando simplificar e otimizar a rotina. E a primeira coisa que precisamos padronizar no ambiente de projetos são as nomenclaturas utilizadas na gestão.
Algumas dessas nomenclaturas são:
Tipos de projeto
Existem diversas formas de classificar projetos, mas seu objetivo principal é permitir identificar o volume de projetos gerenciados na organização com natureza semelhante, assim como permitir medir performance entre eles, analisando diferentes fatores.
Quanto a isso, alguns exemplos de tipologias para classificação consideram fatores como complexidade, área do conhecimento, natureza do serviço e o tipo de produto a ser gerado.
Registro de horas
Ao classificar os tipos de horas gastas nos projetos, é possível entender onde os gerentes de projetos estão gastando mais tempo e ainda identificar oportunidades de otimização.
Alguns exemplos comuns são: horas de gerenciamento, resolução de problemas, reunião, atendimento a clientes, entre outros.
Tipos de Custo
Ao classificar os custos, conseguimos saber, assim como no registro de horas, onde estamos gastando mais dinheiro e como podemos economizar.
Na PB, como trabalhamos com consultoria e nos locomovemos muito para fazer implantações, controlamos os custos de logística, compra de equipamentos, reembolso de consultores e despesas com serviços contratados.
Tipos de Questão
O registro das questões, também conhecido como Issues, tem por objetivo classificar todas as questões e problemas ocorridos no projeto. Trata-se do controle mais importante do projeto, pois trata diretamente os problemas e as questões do projeto.
Um exemplo comum é: “o projetor da sala de reunião não funciona”. Nesse caso, não justifica criar uma atividade para trocar o projetor, mas, se o problema não for resolvido, não será possível realizar o treinamento em gerenciamento de projetos que seria realizado no próximo dia.
Quanto a isso, os tipos de questões buscam classificar a natureza da questão ou sua origem.
Situações
Basicamente, serve para deixar claro o status de um projeto ou de uma atividade. Assim, a situação nos ajuda a compreender, em pouco tempo, em que fase se encontra uma determinada etapa ou projeto.
Associar uma cor a cada situação torna ainda mais fácil a compreensão. Por exemplo, a cor vermelha pode significar atraso, e a cor azul, mostrar o que já foi concluído. Isso ajuda todos a terem uma melhor visualização de dados, de modo a estimular a conquista de resultados.
Ainda, no Project Builder é possível utilizar as situações default do sistema ou criar situações personalizadas, como no exemplo a seguir:
No geral, a padronização de processos serve muito bem para que a comunicação seja mais facilitada, pois, dessa forma, todos passam a falar a mesma língua. Além disso, evita-se a perda de tempo para fazer a definição de certos pontos no meio do projeto.
Alinhe os fluxos de trabalho
Para assegurar uma padronização na maneira como os projetos serão conduzidos em toda a organização, você precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente os fluxos de trabalho.
Portanto, entenda as dependências entre eles durante o desenvolvimento das atividades do projeto para garantir a alocação de recursos próprios e o cumprimento dos prazos dos projetos.
Defina atividades obrigatórias como kick-off, criação do canvas do projeto, marcos de aprovação de entregas e reunião de encerramento. E aproveite também para identificar quais são as etapas cruciais — ou seja, aquelas que, se sofrerem atraso, gerarão impactos no cumprimento de prazo de todo o projeto.
Esse tipo de planejamento evita, por exemplo, que se conclua uma tarefa no projeto para, então, notar que uma das suas etapas está incompleta. Além disso, também acelera o processo de conclusão, já que, uma vez que uma etapa está finalizada, todos sabem qual é o próximo passo a ser seguido.
E uma maneira de facilitar o alinhamento de fluxo de trabalho é utilizar modelos de projeto, em que você pode padronizar os pacotes de gerenciamento ou até mesmo todo o projeto.
Quanto a isso, aconselhamos nossos clientes a criar modelos de projetos recorrentes ou, então, criar ao menos o pacote de gerenciamento que poderá ser incluído separadamente em cada projeto.
Simplifique a priorização e seleção de projetos
Há algumas técnicas para avaliação individual de propostas de projetos que são utilizadas em diferentes metodologias e na literatura, e aplicadas ao dia a dia das empresas.
Ainda assim, as organizações ainda têm dificuldades quando é necessário avaliar um grande conjunto de projetos em carteira e definir rapidamente a prioridade de cada um deles.
E, especialmente na área de Tecnologia da Informação — em que a disputa por recursos é maior —, muitos projetos são iniciados sem uma avaliação prévia da sua real contribuição aos objetivos estratégicos do negócio.
Então, uma forma de resolver a questão é adotar um método simples e efetivo na definição de uma lista priorizada de projetos a executar, e na utilização de critérios de avaliação que agrupam pesos e comparativos. Vejamos:
Critérios
Em suma, os critérios são utilizados para pontuar os projetos, e refletirão a importância do projeto em relação a uma perspectiva de avaliação. Alguns exemplos são: custo do projeto, prazo de implantação, retorno sobre o investimento, prioridade e complexidade.
Indicadores
Já os indicadores são utilizados para agrupar os critérios, definindo o peso de cada um na classificação do projeto. Agrupando os critérios de custos do projeto e retorno sobre investimento, temos, por exemplo, um indicador financeiro.
Comparativos
Por sua vez, os comparativos são utilizados para agrupar os indicadores, facilitando sua utilização na seleção dos projetos. Normalmente, os grupos são formados por três indicadores, classificados em:
- Eixo Horizontal (X)
- Eixo Vertical (Y)
- Tamanho (Z)
(Esses nomes se devem à sua utilização no gráfico de bolhas). Assim, a combinação de critérios, indicadores e comparativos permite plotar um gráfico de bolhas de maneira a tornar simples e efetiva a seleção de projetos.
Na avaliação gráfica, os projetos que estão no quadrante superior direito são os mais relevantes para estratégia da empresa, e os demais precisam ser avaliados se realmente geram valor para o negócio.
Com isso, evita-se a situação de empreender esforços em um projeto pouco alinhado com os objetivos do negócio, e deixar de lado outro que agregaria o valor desejado, por exemplo.
Descreva os papéis e responsabilidade
Uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto são as atribuições de papéis e responsabilidades.
Para que a colaboração funcione perfeitamente, é fundamental definir e formalizar todo envolvimento e responsabilidade, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. (Aliás, aproveite e veja o post que dedicamos à Matriz Raci).
Os principais papéis de uma atividade no projeto se dividem em:
Responsável
O responsável pelo gerenciamento do projeto. Ele deve planejar e executar plenamente o projeto até a sua conclusão.
Executor
Tem a função de executar suas atividades, informando esforço realizado, percentual realizado e datas reais de início do trabalho e de conclusão.
Equipe
Não é incumbido de entregar o produto final em uma atividade, mas está como um apoio ao trabalho e não é o principal responsável. Ele o executa, informando esforço e percentual realizado.
Valida
Valida o término de uma atividade informando fim real. Assim, tem o papel de analisar se a entrega foi realizada corretamente e se ela atende aos requisitos e expectativas do cliente.
Observa
Em suma, apenas consulta as informações e acompanha se elas têm uma função direta no desenvolvimento da atividade ou do projeto.
Dessa forma, a definição correta das responsabilidades evita tarefas publicadas, disputas e dúvidas sobre quem deve assumir quais responsabilidades.
E, para quem utiliza um software de gestão de projetos, é importante pensar nos perfis de acesso ao sistema, definindo que informações cada usuário pode acessar, editar e interagir. Essa hierarquização garante a disponibilidade e confiabilidade de dados, e também ajuda a aumentar a produtividade.
Quanto a isso, no Project Builder é possível criar um perfil de acesso para cada usuário do sistema e, assim, garantir a governança e a segurança das informações do sistema.
Identifique e analise os riscos
Sabemos que todo projeto envolve riscos em sua execução. Por isso, é indispensável que haja uma análise de riscos prévia para que o projeto corra a menor quantidade possível de riscos.
Basicamente, o momento consiste em tentar prever todas as situações indesejáveis que podem acontece dentro da execução de um projeto. A partir disso, os riscos devem ser classificados quantitativamente e qualitativamente.
Quanto à questão qualitativa, eles se dividem de acordo com a probabilidade de ocorrência:
- quase certo: é o tipo de risco que não pode ser desconsiderado, já que as chances de ele acontecer estão muito acima da média;
- provável: é o tipo de classificação das análises que mostram que o risco é bastante frequente, mas não é quase uma unanimidade estatística;
- possível: é um risco de probabilidade média de acontecer, como acontece com um risco de probabilidade 50/50;
- improvável: é o risco que existe e acontece esparsamente, mas com chances bem menores;
- raro: é o tipo de risco que acontece em situações muito pontuais e que, para a realidade do projeto, tem as menores chances de aparecer.
Em seguida, há a classificação qualitativa, que acontece referente ao impacto da concretização de cada risco:
- gravíssimo/catastrófico: é o tipo de risco a ser evitado a todo custo, já que pode causar graves prejuízos para o projeto e/ou para a empresa;
- grave: é um risco que gera impactos negativos, mas em menor escala, e que gera um efeito menos abrangente;
- médio: é um impacto não desejado e que, dependendo das probabilidades, não inspira tantos cuidados;
- leve: é o tipo de risco facilmente contornado, sem que isso impacte todo o andamento do projeto;
- insignificante/sem impacto: é o risco que pode até acontecer, mas que não influencia o andamento do projeto.
Então, diante dessa classificação, é possível montar uma matriz de risco, em que os mais impactantes e mais prováveis ficam à direita e acima. A partir daí, é possível priorizar quais riscos merecem ações mais efetivas, já que um risco quase certo e gravíssimo merece mais atenção do que um risco provável e grave, por exemplo.
De fato, a priorização de riscos é fundamental e deve ser feita, tanto quanto possível, antes de o projeto ser iniciado. Afinal, ainda que isso atrase um pouco o início da execução, há uma significativa economia de tempo posterior.
Grosso modo, o objetivo deve ser o de eliminar, reduzir ou mitigar os riscos existentes, visando tanto à diminuição da probabilidade quanto o alívio do impacto envolvido.
Crie uma comunicação eficiente
Basicamente, ter uma comunicação eficiente significa promover a integração dos envolvidos (stakeholders) do projeto em diferentes níveis.
Isso evita a propagação de ideias e de conceitos equivocados a respeito das atividades e dos resultados do projeto, bem como ajuda a firmar a periodicidade em que um documento será enviado e recebido.
Inclusive, a comunicação se beneficia de reuniões periódicas que sirvam para fazer o acompanhamento do andamento do projeto. Nesse momento, podem ser esclarecidas dúvidas, ser dadas sugestões, e a troca de ideias favorece o resultado final.
Se o plano é estimular o envolvimento e a participação dos interessados, sua eficiência será cada vez melhor. Nesse aspecto, um software de gestão de projetos pode facilitar a distribuição e arquivamento dessas informações.
Nesse sentido, uma função interessante que o Project Builder possui é a permitir a configuração para cada usuário e projeto, assim como criar notificações programadas e associadas a projetos e à atividade.
Considere o estabelecimento de metas
Para que o projeto saia como o planejado no escopo, desconsiderando-se os imprevistos, a motivação da equipe desempenha um papel fundamental. Afinal, equipes altamente motivadas são engajadas e produtivas, e permitem o alcance de prazos e limites estabelecidos.
Então, se o objetivo é desenvolver e favorecer essa motivação, uma prática benéfica consiste no estabelecimento de metas diversas — tanto para a equipe quanto metas individuais. Isso ajuda a dar um senso de direção para cada envolvido no projeto, e também gera estímulo em busca de reconhecimento.
O acompanhamento desse atingimento de metas deve ser feito de maneira dinâmica, e com feedback adequado, quando necessário. Assim, as conquistas devem ser celebradas, enquanto as falhas devem ser transformadas em oportunidades.
Esse estabelecimento de metas, entretanto, deve estar de acordo com a delegação de cada tarefa. Sendo assim, cada executo, equipe, e assim por diante, deve ter metas condizentes com as atividades que se esperada que desempenhem.
Inclusive, com a definição dessas metas feitas da maneira correta é possível garantir a adoção de metodologias diversas de execução, como a metodologia ágil. Como cada pessoa consegue entregar aquilo que lhe é designado, a conclusão do projeto se torna mais facilitada.
Assim, contar com um software de gerenciamento nesse momento é especialmente relevante, já que é possível identificar o andamento do projeto do ponto de vista individual e coletivo. E, com isso, o monitoramento de alcance de metas também é favorecido.
Saiba gerir mudanças
De fato, uma vez que o escopo do projeto tenha sido elaborado, e seu cronograma, definido, não é do interesse de qualquer gestor ou equipe que haja mudanças — especialmente as imprevistas. Porém, mesmo assim, elas podem acontecer.
Nesse momento, é fundamental fazer uma gestão adequada de mudanças, já que, do contrário, o projeto pode sair dos trilhos. É o caso, por exemplo, de documentar todas as modificações feitas para posterior análise e aprendizado.
E também é importante delegar novas tarefas acerca das mudanças, assim como reorientar o fluxo de recursos, caso necessário. Preferencialmente, o ideal é fazer modificações únicas a cada vez para evitar que se perca o controle sobre o impacto de cada alteração.
Essa gestão também deve ser aplicada tão logo a necessidade de mudança seja identificada. Aliás, o acompanhamento de perto do projeto permite que a gestão seja mais reativa e dinâmica, evitando que mudanças gerem impactos profundos e negativos. O objetivo é transformar o escopo, mas sem perder de vista o escopo do projeto.
Em muitos casos, gerir mudanças significa, também, impedir que elas aconteçam. Isso porque, durante a execução de um projeto, é comum que surja a necessidade de fazer modificações nem sempre benéficas no escopo. Assim, a gestão precisa estar preparada para avaliar e frear determinadas modificações.
Para entender isso melhor, basta pensar no caso de um atraso. Se uma determinada etapa sofreu um atraso imprevisto, será necessário fazer uma mudança em relação ao cronograma.
Nesse sentido, é possível tanto estimular a produtividade das próximas etapas para absorver o atraso como, também, tentar negociar um novo prazo de conclusão e entrega de resultados. Portanto, sem a gestão de mudanças, ou haverá um atraso em cascata ou, então, nem todos ficarão sabendo das modificações quanto aos prazos específicos.
Aprenda com as lições do projeto
Por fim — mas não menos importante — o uso das lições aprendidas permite a organização aprender com suas experiências. Afinal, o uso correto do processo nos ajuda a não repetir erros que já foram cometidos no passado, e a reaproveitar o que fizemos de melhor. Trata-se de uma ferramenta crucial para melhoria contínua de todo o processo.
Então, empregando este passo na implantação de uma metodologia de gestão de projeto, cria-se uma capacidade singular para você e a empresa irem além das barreiras tradicionais de gerenciamento de projetos, e te dá as respostas que você precisa para garantir o sucesso do projeto.
Ainda assim, é importante ter em mente que essa aplicação não deve ser opcional e, sim, sistemática. Se os erros e o feedback de atividades anteriores não forem levados em consideração, os próximos projetos se tornam menos assertivos. Da mesma forma, é importante analisar o que funcionou bem de modo a ser incorporado em projetos futuros.
É por isso que a gestão de mudanças, inclusive, deve ser feita de maneira totalmente registrada. Com isso, em uma análise futura, é possível entender quais são os pontos de mudança que podem ou devem ser aplicados de maneira antecipada no escopo de novos projetos.
Enfim, ter um software de gestão de projetos fácil e efetivo também te ajuda a identificar e resolver as questões estratégicas, táticas e intangíveis, além de gerenciar os fatores humanos antes que os mesmos se tornem insuperáveis.
E o melhor de tudo: concentrar-se nos pontos listados neste artigo lhe dará (e a todos os outros envolvidos) a paz de espírito de que o projeto está no caminho certo!
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