Vamos falar sobre a batalha diária e necessária de se vencer no dia a dia: permanecer um consultor organizado. Afinal, quando o caos se instala na rotina, o trabalho fica bem mais complicado, ineficiente e até mesmo frustrante. Mas manter o caos bem distante pode não ser uma tarefa fácil, porque aquela “lei básica”, a Lei de Murphy, parece sempre tentar se fazer presente na agenda de qualquer consultor.

Fica então a pergunta: o que um consultor organizado pode fazer para não ficar à mercê das mudanças de planos? Há diversas formas para fazer isso – e você certamente terá uma surpresa, ao perceber que nem tudo se trata de listinhas de roteiros diários. É tudo uma questão de trabalhar de modo inteligente e eficiente em relação à gestão dos seus projetos. Com vocês, 10 hábitos que são os verdadeiros mandamentos do consultor organizado!

1. Planeje seu dia

Ao começar seu dia de trabalho, tenha à disposição um roteiro pronto para você, com horários e anotações importantes sobre os pontos centrais do seu dia. Evidente que é preciso haver flexibilidade e prioridades, sempre intercalando atividades mais duras, com outras suaves. Tudo isso sem jamais se esquecer do tempo para seu almoço, que pode revitalizar suas energias no meio do dia. Em resumo, antes de trabalhar na consultoria de gerenciamento de projetos de outras empresas, comece pela priorização dos seus.

2. Procure dirigir o mínimo possível

Infelizmente, consultores precisam dirigir bastante. Ir de cliente em cliente é parte do trabalho. Mas procure reduzir o tempo em trânsito sempre que possível. Se você tem quatro reuniões em lugares diferentes, procure marcá-las de um jeito que você consiga se locomover o mínimo entre uma e outra. Evite ir do Oeste para o Leste da cidade, só para depois voltar à região oeste no final do dia. Além de facilitar sua vida, agrupar os compromissos por localização vai reduzir o risco de atrasos e os custos com combustível também.

3. Compre um smartphone

Nesse meio profissional, todos costumam ter gadgets e dispositivos tecnológicos para acessar a agenda, consultar a internet, responder e-mails e localizar o endereço da próxima reunião. Para não andar com tablet, notebook, GPS e telefone para lá e para cá (se preocupando em carregar as diferentes baterias), procure centralizar a maior parte dessas funções em um smartphone. Seja iPhone ou telefone com sistema Android, o que importa é ter um único equipamento para ajudá-lo a se organizar ao longo do dia.

4. Armazene contatos

Com seu smartphone em mãos, certifique-se de que os principais aplicativos estejam atualizados e os novos contatos sejam sempre armazenados. Inclua o máximo de dados possível: não apenas nome e telefone, mas nome completo, empresa, telefone direto na empresa, número do celular e e-mails. Vai evitar que de repente você se depare com uma lista de 15 pessoas com o mesmo nome, sem saber exatamente a qual delas é a que você precisa dar retorno. Além disso, grave uma mensagem de voz solicitando contatos completos a quem deixar recado, como: “Não posso atender agora. Informe seu nome, empresa em que trabalha e telefone. Darei retorno assim que possível”. Serão muitos os momentos em que você estará em reunião, sem poder interromper e atender ligações. Checar a caixa de voz ao longo do dia pode ajudar a mantê-lo atualizado sobre o andamento de projetos e permitirá atender as dúvidas de clientes.

5. Possua informações básicas dos clientes

Valor total da receita bruta anual, receita líquida, principais fontes de receita, margem operacional e total do market share são alguns dos dados que você vai precisar ter à mão. Ao avaliar e ao executar os projetos dos clientes, se algum desses números gerar dúvidas, você vai precisar interromper o fluxo de trabalho para levantá-lo ou revisá-lo. Evite esse tipo de contratempo colhendo os dados já no início dos trabalhos e mantendo-os disponíveis para consultar a qualquer momento.

6. Pesquise sobre o corpo administrativo das empresas

Conhecer como a empresa aprova projetos internamente, quem é o responsável por cada área, o papel dos superintendentes, diretores e mesmo do CEO pode ser bastante vantajoso para qualquer consultor que planeja se destacar nesse concorrido mercado. Pelo site da empresa ou Linkedin, procure reconhecer inclusive os rostos dessas pessoas. Há muitas histórias de consultores novatos que tiveram uma conversa informal com um funcionário no refeitório da empresa e, uma semana depois, vieram a saber que aquela pessoa era, na verdade, um vice-presidente executivo.

7. Fique por dentro da concorrência

Não leva mais de algumas horas de pesquisa e faz com que você consiga perceber, de forma mais clara, qual a real posição do seu cliente no mercado. Para isso, tenha acesso a relatórios de pesquisa das empresas do setor que você atende, consulte analistas de mercado, sites de finanças e outras fontes.

8. Leia todo documento preparado pelo cliente

Essa é mesmo uma lei. Na véspera da reunião com o cliente, reveja as últimas versões dos documentos trocados, sempre com muita cautela. Dados imprecisos ou mal redigidos podem levar a problemas ao longo do trabalho e podem colocar em jogo a sua reputação profissional.

9. Faça backups

Siga o mandamento dos escoteiros e esteja “sempre alerta”. É óbvio que ninguém pedirá que você carregue cinco tablets, quatro laptops e HD externo. Mas faz parte do seu trabalho garantir que as informações estão seguras e fazer cópias dos documentos importantes em pastas na nuvem (usando Dropbox ou Google Drive, por exemplo). Pedir adiamento de prazo em cima da entrega de algum projeto com a desculpa de problema no computador ou perda de documentos é sinônimo de falta de profissionalismo.

10. Desenvolva bons hábitos… e rápido!

O quanto antes desenvolvermos bons hábitos na área de gerenciamento de projetos, melhor nos sairemos em nossos planejamentos. No caso dos consultores, isso significa ganhar novos e mais clientes, com base na reputação adquirida pelo sucesso de projetos entregues. O legado do árduo trabalho é a respeitabilidade e a visibilidade que ele permite alcançar. Portanto, não deixe para amanhã para começar a mudar sua conduta e vida profissional.

Que hábitos você tem que o ajudam a se manter um consultor organizado? Compartilhe suas dicas nos comentários!