O processo de tomada de decisão é fundamental para considerar todos os elementos relevantes e evitar erros. A partir dele, a complexidade e a incerteza gradativamente dão lugar à compreensão mais aprofundada do problema e do custo-benefício das opções disponíveis.

Isso ocorre porque a divisão em etapas direciona os esforços do gestor para os aspectos relevantes. É como o foco de luz do teatro que, simultaneamente, ilumina o ator e orienta a atenção do público para o lugar certo. Você saberá exatamente como chegar a uma decisão se tiver um processo.

Logo abaixo, abordamos as 5 principais etapas e as ferramentas que podem auxiliar o gestor. Continue a leitura e siga todos os passos para tomar decisões mais efetivas na sua empresa!

1. Identifique o problema

O primeiro contato com um problema, especialmente os graves, exige controle emocional para entender o que, de fato, está acontecendo. Normalmente, o diagnóstico passa por enxergar as consequências e definir o nível de prioridade da situação.

Obviamente, existem casos em que, devido à urgência, praticamente não haverá processo de tomada de decisão. Por exemplo, se o colaborador informa que não conseguirá chegar a tempo para uma reunião com o cliente, o líder precisa escolher se vai assumir a responsabilidade, designar outro profissional ou remarcar o compromisso.

No entanto, para as situações mais corriqueiras, haverá tempo para pensar a respeito e entender a questão antes de agir. É o caso de aprovar ou rejeitar um projeto, definir a estratégia empresarial, demitir um colaborador, adquirir um software etc.

Uma ferramenta útil para entender o nível de prioridade é a matriz GUT. A partir dela, as situações são classificadas conforme três características:

• gravidade: potencial de prejuízo financeiro ou relacionado a outro valor importante;
• urgência: momento de ocorrência do prejuízo;
• tendência: se a situação melhora ou piora com o passar do tempo.

Utilize a GUT para entender os prazos do processo de tomada de decisão, bem como para priorizar as questões mais importantes.

2. Coleta de dados

O passo seguinte é entender a situação, reunindo o máximo de informações sobre o problema. As fontes dependem do tipo de questão enfrentada pelos gestores e podem ser, entre outras, as seguintes:

• feedbacks dos envolvidos;
• reunião com líderes;
• relatórios de desempenho;
• pesquisas internas ou externas;
• orçamentos sobre aquisição de produtos e serviços.

Aqui, a tecnologia exerce um papel importante. Em projetos, por exemplo, um software oferecerá não só a visão geral do andamento das atividades, mas também relatórios automáticos para embasar as decisões.

A coleta de informações é direcionada para as causas de um problema ou para as justificativas de um requerimento. O segundo caso é típico da aprovação de projetos, em que interessa as vantagens e desvantagens para saber se vale a pena investir.

Uma dica é utilizar mapas mentais para associar a descrição do problema e os dados obtidos. Posteriormente, o modelo pode ser complementado com as opções e as demais etapas do processo de tomada de decisão.

3. Identificação das alternativas

Conhecendo o problema e partindo das informações coletadas, o responsável precisa levantar opções. O ideal, nesse sentido, é contar com a participação de outros profissionais que possam contribuir com conhecimento, experiência ou proximidade com o problema.

Como o grande risco aqui é não se chegar a lugar nenhum, é recomendável usar ferramentas para organizar o pensamento e direcionar a atenção para os pontos-chave. Veja algumas sugestões.

Brainstorming

Consiste na solicitação de todas as sugestões que vierem a cabeça dos profissionais, sem críticas. Posteriormente, realiza-se uma triagem para escolher as ideais que fazem sentido e levá-las para a etapa de escolha.

Grupos de trabalho

Diz respeito a dividir os colaboradores em equipes e dar autonomia para que cada time elabore uma proposta de solução. Assim, no momento da reunião, já haverá um material para o líder trabalhar e avaliar a melhor alternativa.

Prototipação

Consiste na execução de uma versão do produto, serviço ou ideia em suas funções essenciais. O objetivo é tornar a proposta concreta, embora possa envolver mais custos e esforços do que as opções anteriores.

Vale ressaltar que certas decisões não envolvem várias opções, mas uma resposta positiva ou negativa a uma solicitação. Nesse caso, é possível buscar uma terceira via ou comparar as duas alternativas, a depender do caso.

4. Escolha da melhor alternativa

Em um mapa mental, nesse momento, haveria um problema descrito no centro e, logo abaixo, estariam as causas, justificativas e outras informações relevantes para o processo de tomada de decisão. Por fim, conectadas a tudo isso, veríamos as propostas de solução, sobre as quais é preciso decidir.

Matriz de perdas e ganhos

A ferramenta de mais fácil utilização é o quadro de perdas e ganhos. Nele, cada opção é submetida a 4 questionamentos:

• o que se ganha ao fazer isso?
• o que se perde ao fazer isso?
• o que se ganha ao não fazer isso?
• o que se perde ao não fazer isso?

Basta comparar o custo-benefício das opções e selecionar a mais próxima de uma proporção ótima entre perdas e ganhos.

Os 5 porquês

Também é interessante submeter as alternativas ao chamado 5-why. Isto é, repetindo questões com o pronome “por que”, testa-se o nível de convicção sobre a opção escolhida. Veja um exemplo:

• por que o projeto “x” é relevante para empresa?
  • R: porque terá bom retorno financeiro.
• por que haverá um bom retorno financeiro?
  • R: porque a margem de lucro é favorável.
• por que a margem de lucro é favorável?
  • R: porque os custos podem ser otimizados.
• por que se consegue otimizar os custos?
  • R: porque haverá uma redução nas horas de trabalho, especialmente horas extras.
• por que existe redução nas horas de trabalho?
  • R: porque os processos estão automatizados.

5. Decida e acompanhe

A etapa derradeira é a decisão, ou seja, entre os caminhos possíveis, optar por um deles e excluir os demais. Essa escolha pode ser um plano simples ou composto, como ocorre nas situações em que há uma medida “A” e uma “B” — para caso a primeira não funcione.

Daqui em diante, a principal preocupação será a implementação e o acompanhamento da decisão. O ciclo PDCA (planejamento, execução, checagem e ajuste) pode facilitar a adaptação do plano conforme as mudanças de cenários e eficiência das ações executadas.

Com isso, agora que você já entende o processo de tomada de decisão. Utilize as dicas apresentadas e pesquise sempre por novas ferramentas para evitar erros e fazer escolhas cada vez mais efetivas!

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A transformação digital criou um novo ambiente de trabalho, mais automatizado e integrado. Esse novo cenário exigiu uma forma diferente de gerenciar pessoas, que ficou conhecida como management 3.0.

O management 3.0 auxilia os líderes a serem mais produtivos e eficientes. O time terá uma cultura de trabalho com alta qualidade, capaz de evitar erros, ter uma correta distribuição de tarefas e de ser mais inovadora. Além disso, projetos terão uma melhor performance e conseguirão atingir os seus objetivos facilmente.

Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura e saiba como o management 3.0 é estruturado.

O que é o management 3.0?

O management 3.0 é um conceito que surgiu com Jurgen Appelo, um escritor, desenvolvedor, empreendedor, ilustrador, palestrante, blogger e gerente. Também chamada de Gestão 3.0, essa é a ideia de que as empresas precisam reestruturar as suas estratégias de gestão para atender aos desafios do mercado atual.

Como o management 3.0 funciona na prática?

O foco do management 3.0 é tornar o negócio mais ágil, eficiente e flexível. Os times terão maior liberdade para tomar decisões, um nível de integração elevado e competências que serão desenvolvidas continuamente.

Para isso, as práticas devem ser organizadas a partir de seis bases. Confira cada uma delas abaixo!

Ter equipes energizadas

Uma empresa com um bom fluxo de trabalho deve ter times energizados. O que isso significa? Cada profissional precisa ter a sua criatividade e motivação estimuladas continuamente pelos gestores.

Para que isso seja possível, é fundamental que a companhia reconheça as características e as habilidades de cada indivíduo. Só assim será possível avaliar os pontos que merecem estímulo e definir as estratégias de engajamento corretas.

Ter times empoderados

O empoderamento do time é um ponto importante para a empresa ter a agilidade necessária para atender às demandas do mercado. Se há o estímulo à autonomia, as equipes conseguirão solucionar problemas sem ter que passar por processos burocráticos e, assim, poderão garantir que os resultados sejam alcançados.

Para que isso seja possível, é fundamental que os conhecimentos estejam alinhados. Além disso, os gestores devem confiar ativamente em seus times, dando a eles a capacidade de definir caminhos de modo autônomo.

Alinhar restrições

A empresa precisa saber como orientar as suas ações. Isso só é possível quando todos tem um propósito claro e objetivos alinhados. Assim, há mais foco na entrega de resultados prioritários e na definição de estratégias de ação.

Em projetos, por exemplo, isso envolve a correta definição do escopo. Dessa forma, a empresa pode garantir que as atividades sempre busquem os mesmos objetivos. Também consegue evitar conflitos e reduz os riscos de expectativas não serem atendidas.

Desenvolver as habilidades dos profissionais

O desenvolvimento de competências cria impactos positivos em vários pontos. Para tornar os times mais autônomos, por exemplo, essa parte é fundamental.

Se os profissionais não têm habilidades alinhadas, atualizadas e otimizadas continuamente, a companhia não pode garantir a qualidade de suas decisões. Será muito mais fácil alguém cometer erros durante um projeto caso as suas capacidades não sejam suficientes para analisar os problemas de modo abrangente.

Além disso, ter times com habilidades alinhadas permite que metas sejam atingidas facilmente e que o trabalho de todos tenha uma alta performance. Portanto, sempre invista em cursos, na criação de documentações sobre lições de outros projetos e em feedbacks que sejam construtivos. Assim, o desenvolvimento dos profissionais será estimulado continuamente.

Crescer a estrutura

Toda empresa pretende crescer. Mas para que esse crescimento ocorra, é necessário ter boas bases. Assim, o negócio pode manter a sua escalabilidade e a qualidade de seus serviços.

Portanto, o negócio deve estruturar mecanismos que permitam a sua escalabilidade. Ou seja, é necessário investir em metodologias, boas práticas, serviços e tecnologias que facilitem a ampliação dos serviços da empresa sempre que for necessário.

Melhorar todos os processos de modo contínuo

A última base do management 3.0 é a otimização das atividades do negócio. Sempre que um processo for concluído, seja ele em um projeto, seja durante a prestação de serviços, a companhia precisa avaliar os resultados obtidos e identificar qualquer ponto que necessite de melhorias.

Isso vale para o modo como as atividades são executadas, a organização da equipe ou mesmo o trabalho individual de cada profissional. Assim, a companhia poderá evitar falhas a médio e longo prazo, além de ter mais competitividade.

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Que ganhos a empresa terá se investir na gestão 3.0?

A gestão 3.0 traz impactos que mudam o resultado do negócio em vários pontos. Ela contribuirá para tornar a empresa mais eficaz, com projetos mais lucrativos e serviços competitivos. Entre os ganhos, podemos apontar:

• a padronização de operações;
• o maior engajamento de times;
• a redução de conflitos;
• a redução de falhas e desperdícios;
• a melhoria da qualidade dos serviços;
• o aumento da inovação no ambiente corporativo.

Qual a relação do management 3.0 com a gestão de projetos?

A gestão de projetos corporativos é um processo complexo. Ela costuma envolver um grande número de pessoas, de diferentes áreas e com vários objetivos. Em função disso, a companhia precisa garantir que o ambiente de trabalho esteja em sintonia para buscar os objetivos de cada etapa.

Quando a organização tem um time corretamente motivado e integrado, problemas se tornam menos frequentes. Isso permite que as etapas sejam planejadas com prazos menores e custos reduzidos.

A capacidade de cada time se adequar a mudanças, caso elas sejam necessárias, também será reforçada. Isso dará maior flexibilidade para que o time possa entregar bons resultados mesmo quando o escopo de um projeto for modificado em função de movimentos do mercado.

Em resumo, com a gestão 3.0, o gerenciamento de projetos será mais bem estruturado. Os times terão um bom nível de autonomia, com engajamento e conhecimentos estimulados para gerarem melhores resultados sempre.

O mercado atual exige que empresas tenham agilidade na entrega de resultados. Os negócios devem estruturar processos, serviços e rotinas que tenham um grande nível de flexibilidade e inovação.

Isso exige uma nova cultura. As empresas precisam ser movidas a dados, com rotinas estruturadas conforme as demandas do mercado e que sejam capazes de gerar resultados facilmente.

Nesse cenário, a companhia deve ter líderes que buscam uma gestão menos controladora e rígida. Ou seja, a companhia precisa de um ambiente com alto nível de engajamento para atingir os resultados esperados. Esse é o management 3.0, uma forma de garantir que times se mantenham sempre engajados e capazes de atingir as metas esperadas a médio e longo prazo.

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A privacidade digital virou uma preocupação de toda a sociedade. Conforme a tecnologia foi integrada a vários processos do nosso dia a dia, governos e órgãos técnicos foram pressionados e criaram normas para tratar sobre o tema, como é o caso da GDRP.

Criada pela União Europeia, A GDPR é um conjunto de normas que visam determinar como será o tratamento de qualquer informação de terceiros por empresas e organizações governamentais. Apesar da sua validade estar restrita aos países que compõem o bloco, se manter alinhado com essa norma virou algo obrigatório para qualquer negócio.

Quer saber o motivo? Então veja o nosso post abaixo!

O que é a GDPR?

Sigla para General Data Protection Regulation, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados, em uma tradução livre, a GDPR é uma lei aprovada pela União Europeia que passou a valer em abril de 2018. Ela foi desenvolvida para substituir a legislação já existente, que foi criada em 1995.

A GDPR é um dos dois braços de uma extensa regulação sobre como empresas e órgãos públicos lidam com informações privadas. A sua aprovação ocorreu junto com a Data Protection Directive (Diretriz de Proteção de Dados, em uma tradução livre), que é um conjunto de normas para listar como a polícia europeia deve lidar com os dados de cidadãos na UE.

Como a GDPR mudará os processos corporativos?

A criação da GDPR foi criada com o principal objetivo de dar ao usuário um maior controle sobre as suas informações. Para que isso fosse possível, uma série de mudanças foram criadas.

Em outras palavras, graças a GPDR, as pessoas podem compreender melhor como grandes e pequenas companhias lidam com os seus dados. Entre as medidas que agora são obrigatórias, nós podemos apontar:

• a portabilidade de dados, ou seja, uma pessoa pode migrar informações entre dois serviços concorrentes a qualquer momento;
• a exigência do consentimento do usuário para a coleta de suas informações;
• a possibilidade do usuário escolher como os seus dados serão tratados;
• a necessidade da empresa listar aos seus usuários como as informações são coletadas e quais são os fins dessa coleta;
• a obrigação da empresa criar meios para que o usuário possa solicitar a remoção das suas informações pessoais ou a interrupção da coleta de dados;
• a possibilidade de o usuário acessar e copiar as suas informações sempre que for cabível;
• a criação de políticas de privacidade e uso de informações que sejam claras, concisas e transparentes;
• a obrigação de empresas comunicarem eventuais vazamentos em até 72 horas para as autoridades;
• a obrigação de empresas criarem soluções e projetos considerando o conceito de privacidade por design, ou seja, com a proteção dos dados sendo uma das bases da iniciativa;
• a recomendação de que negócios devem sempre utilizar a pseudonimização quando for cabível, ocultando informações sensíveis de seus usuários.

Muitos pontos da GDRP se tornaram obrigatórios no Brasil graças a Lei Geral de Proteção de Dados. O PLC 53/2018 é semelhante a GDPR em vários pontos. Justamente por isso, estar alinhado com a lei europeia é um bom passo para ficar em dia com as normas do governo brasileiro.

Entre as semelhanças, nós podemos apontar:

• a obrigação de usuários consentirem com o uso de suas informações;
• a possibilidade de pessoas, sempre que julgarem necessário, solicitarem uma cópia das informações, a sua exclusão, complementação ou correção;
• a portabilidade de informações privadas;
• a exigência de políticas de privacidade mais claras;
• a obrigação de empresas e órgãos públicos publicarem para as autoridades qualquer tipo de vazamento ou roubo de dados rapidamente.

Quais são as multas para quem não se alinhar com a GDPR?

Além de ser obrigatória para qualquer empresa que preste ou forneça serviços e produtos para os países que fazem parte da União Europeia, a GDPR traz um conjunto de punições para quem não se adequar. Quem não estiver alinhado pode receber uma notificação ou até uma multa com valor máximo entre € 20 milhões e até 4% da receita anual global da companhia (o que for maior).

Além disso, se vazamentos ocorrerem, a companhia deverá trabalhar com um Data Protection Officer (DPO). Ele será responsável por supervisionar o modo como as informações são tratadas, assim como auxiliar na aplicação de medidas corretivas.

Para garantir que a GDPR tenha validade real, a União Europeia já está criando tratados de cooperação com governos de países que não fazem parte do bloco. Portanto, fique atento: se o seu negócio for pego infringindo alguma parte da norma, a UE pode se comunicar com o governo brasileiro e aplicar as medidas cabíveis com a cooperação da nossa justiça.

Qual a relação da GDPR com as rotinas de gestão de projetos?

Durante a execução de projetos corporativos, a empresa pode optar por coletar informações de terceiros. Neste momento, a empresa deve estar atenta para regulamentações como a GDPR. Elas auxiliarão a companhia a ter um tratamento mais transparente sobre os dados utilizados, reforçando a confiabilidade das medidas tomadas pelo time de planejamento.

Portanto, nas etapas iniciais, sempre se mantenha atento aos processos de armazenamento, processamento e uso de dados que serão executados em cada etapa de seu projeto. Crie uma política de privacidade objetiva, transparente e de fácil acesso para governar essas rotinas. Dessa forma, a empresa poderá utilizar mais informações sem correr riscos.

Nos últimos anos, uma série de escândalos de privacidade envolvendo grandes empresas de TI levaram governos a desenvolverem regulamentações para o uso e a coleta de dados. Na União Europeia, esses esforços levaram a GDRP. Já no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados foi a principal lei sobre o tema.

As normas traçadas pela GDPR e pela Lei Geral de Proteção de dados regulamentarão o uso de qualquer informação privada por empresas nos próximos anos. Portanto, estar atento ao modo como essas leis mudarão as rotinas da companhia é crucial. Assim, nenhum projeto interno ou serviço correrá o risco de levar a companhia pagar multas ou sofrer processos legais.

Quer saber mais sobre como a GDPR afeta a sua empresa? Então, fale com um de nossos consultores!

Decisões certeiras e boas ideias são quesitos importantes para o sucesso de um empreendimento. Nesse sentido, os mapas mentais funcionam como ferramentas poderosas em diversas etapas da gestão, desde o planejamento ao arquivamento do projeto.

Você, provavelmente já utilizou organogramas para sequenciar atividades, não é mesmo? Contudo, quando falamos de um mapa mental, é possível ir além. Esse facilitador do fluxo de ideias é uma das ferramentas mais úteis para processos de brainstorming e estruturação de atividades.

Ao criar um mapa desse tipo, você poderá não só desenhar a estrutura de um projeto, mas também visualizá-lo com um panorama completo e, ao mesmo tempo, individual. Quer saber mais? Continue acompanhando este artigo e descubra como utilizar os mapas mentais a seu favor!

O que são mapas mentais?

Resumidamente, um mapa mental nada mais é do que um diagrama com o objetivo de organizar informações. Criado na década de 1970 por Tony Buzan, essa ferramenta se popularizou como um meio pelo qual as pessoas pudessem liberar todo o potencial cerebral.

Simples e prático, o mapa mental consiste no desenho de um conceito no centro de uma página, permitindo ramificações que representam ideias sequenciadas. De certo modo, todas apresentam relação com a ideia principal.

Pode parecer simples, mas a ideia de organizar os pensamentos e processos de forma clara e estratégica funciona como uma vantagem para a memorização de informações mais complexas, entre outros benefícios. Continue acompanhando para entender melhor.

Quais são as vantagens dessa estratégia?

Agora que você tem uma noção maior sobre o que são esses mapas, vamos listar os principais benefícios dessa solução.

Organização da rotina e de ideias

Mapas mentais são extremamente úteis para a organização das atividades diárias, proporcionando ganhos de produtividade. Você pode usá-los para sequenciar os afazeres de um dia de trabalho ou de um marco específico do projeto, por exemplo.

Outra vantagem está na organização de ideias, já que explicar momentos difíceis para o time nem sempre é uma tarefa simples. Um mapa mental é uma excelente dica para ilustrar os problemas a serem resolvidos. Afinal de contas, desenhos e cores costumam ser mais fáceis de se compreender e absorver.

Eficiência em apresentações

Mude de ideia se você acha que os mapas mentais não passam de sistemas introspectivos, voltados apenas para o gerenciamento de notas individuais. Como mencionamos acima, esse recurso tem incrível potencial em apresentações, facilitado a transmissão de ideias.

É possível que vários integrantes do projeto não consigam ler gráficos mais complexos. Por isso, a visualização das tarefas por meio desse mapa pode ajudar muito.

Estímulo à criatividade

Soluções criativas podem ser a chave para a resolução de problemas complexos. Ao proporcionar um panorama mais completo, o mapa mental ajudará você a criar conexões em busca dessas resoluções.

A criatividade sempre auxilia na resolução dos problemas de forma original e, até mesmo, mais econômica. Além disso, seus brainstormings serão melhor gerenciados, graças à melhoria nas conexões entre itens e na exibição diferenciada do resultado.

Como funciona o mapa mental?

Depois de conhecer as principais vantagens desse recurso, talvez você esteja se perguntando de que forma ele funciona, de fato.

Para explicar isso, é preciso entender a raiz por trás do conceito desses mapas. Pense, por exemplo, que você não conseguirá imaginar uma rosa vermelha sem o entendimento do que é uma rosa e de como é essa cor.

O mapa mental parte desse mesmo princípio. Associações e conhecimentos prévios são importantes para a memorização e melhor análise de processos e situações. Portanto, ele propõe a união de ramificações sempre ligadas a um conceito central.

Não se preocupe, pois você vai entender melhor no próximo tópico. Prepare-se para criar o seu próprio mapa mental!

Como criar um mapa mental?

Muito mais fácil do que pode parecer, os mapas mentais são ferramentas bastante práticas. No entanto, para desfrutar de seus benefícios, é preciso estar atento às partes importantes do processo. Fique de olho.

Separe um assunto prioridade

O primeiro passo é definir qual o objetivo do mapa mental. O que você quer obter com ele? Criar anotações sobre um conteúdo? Resolver um problema? Fazer um brainstorming?

Coloque o tema principal no centro da folha e comece a pensar nas possíveis ramificações secundárias ligadas ao elemento central. Desses ramos, você poderá criar subtópicos, puxando e aprofundando cada vez mais a abordagem.

Use palavras-chave

Evite desenvolver textos longos e dê preferência ao uso de palavras-chave. Se você está na fase de um projeto que inclui repensar a gestão financeira de um negócio, por exemplo, inclua isso como tema principal e puxe uma seta para cada item, como “contas a pagar”, “contas a receber”, “gateways de pagamento”, “folhas de pagamento” e afins.

Abuse das cores

As cores são suas aliadas na busca pela padronização das ideias. Assim, cada ramo pode ser pintado com uma cor própria. Inclusive, a prática ajudará você a definir tons específicos de acordo com suas linhas de pensamento. Amarelo, por exemplo, poderá indicar ideias novas, enquanto o vermelho sinalizará as que necessitam de pesquisa.

Não descarte os símbolos

Acrescentar símbolos ao longo do mapa mental, conforme você o escreve, é uma boa ideia para ativar a memorização. Escolha símbolos que se relacionem bem com as palavras registradas no mapa. Isso poderá funcionar de modo excelente em sua memória, facilitando a apresentação do conteúdo em uma reunião, seminário etc.

Além de ajudar na memorização, os recursos gráficos trabalham a favor da associação mental com aquilo que você escreveu. E essa ação poderá se reverter de forma útil na busca por solucionar todo tipo de problema.

Use aplicativos e sites para mapas mentais

Quem está começando a criar mapas mentais pode encontrar dificuldade com a organização do espaço. Isso acontece porque a natureza do mapa mental tem muito dinamismo, já que as informações registradas podem se expandir de maneira quase infinita.

O uso da tecnologia oferece o espaço que uma folha não pode entregar. Existem vários sites e apps voltados para a montagem desses mapas, como o Mindmeister, o Mind Node e o Free Mind, entre outros.

Durante o gerenciamento de projetos, é comum que precisemos trabalhar com assuntos complexos. Por isso, reter os principais conceitos em mapas mentais é fundamental. Assim, você poderá garantir uma visão mais ampla sobre o processo, encontrando soluções criativas.

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A sua empresa já investiu em auditoria de projetos? Hoje, muitos negócios realizam essas operações em atividades internas para identificar problemas, avaliar se há um alinhamento com os padrões do mercado e se existem pontos que demandam melhorias.

Diante disso, o investimento em auditoria de projetos deve ser visto como uma aplicação de recursos estratégica. A companhia conseguirá melhorar o seu fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, agregar valor aos seus serviços. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que são as auditorias de projetos?

As auditorias de projetos são processos em que a empresa realiza uma série de avaliações para identificar o grau de qualidade de suas rotinas, processos de gestão e controle para identificar eventuais falhas ou pontos que precisam melhorias.

Com os dados coletados, são realizadas sugestões para que a empresa possa otimizar as suas atividades e, assim, garantir a qualidade do trabalho executado nos projetos presentes e futuros.

Uma auditoria pode ser realizada periodicamente, em prazos fixos, ou conforme a necessidade da empresa. O importante, aqui, é que ela seja capaz de avaliar se a empresa tem um bom padrão de trabalho e é capaz de garantir que os profissionais atuem seguindo normas internas, a legislação local e os principais guias de gestão de projetos.

Como a NBR 16277:2014 impacta as auditorias de projetos?

A NBR 16277:2014 é uma norma técnica que pode auxiliar o seu negócio a ter bons processos de auditoria de projetos. Ela tem uma série de requisitos que permite ao gestor realizar uma auditoria de qualidade, que seja abrangente, focada nos principais aspectos da governança organizacional e que siga manuais, regras e guias de boas práticas, como a NBR ISO 21500.

Para ajudar o gestor, a NBR 16277:2014 lista uma série de princípios. São eles:

• a justificação contínua de negócio;
• a responsabilização dos envolvidos;
• a conformidade dos processos com as normas legais e do mercado;
• o desempenho;
• a ênfase na gestão e nos princípios do projeto;
• o monitoramento das rotinas;
• a análise crítica;
• a manutenção e a melhoria contínua do sistema de gerenciamento do projeto com estratégias documentadas e validadas pelos líderes.

Quais os desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

Durante a realização de auditorias de projetos, uma série de desafios pode acontecer. Reconhecer cada um e evitar a sua ocorrência é fundamental para garantir que o processo alcance os resultados esperados. Confira os maiores desafios abaixo!

Falhas de padrão na elaboração

A auditoria, para ser funcional, precisa ser um processo estruturado com padrões claros e objetivos transparentes. Quando isso não ocorre, o auditor tem dificuldades para direcionar o seu trabalho e garantir que os problemas que realmente impactam os resultados de cada etapa sejam solucionados.

Portanto, defina uma rotina de auditoria de projetos conforme os padrões do mercado e o perfil da empresa. Garanta que o profissional responsável pela atividade terá um padrão de trabalho claro e alinhado com as principais práticas utilizadas pelos especialistas do ramo. Dessa forma, a auditoria conseguirá encontrar os pontos certos para serem otimizados.

Falhas na comunicação

O auditor de projetos fará uma avaliação completa da empresa. Portanto, é importante que ele consiga comunicar os objetivos de seu trabalho. Isso evita conflitos e garante que todos colaborarão para que os erros sejam encontrados e resolvidos.

Portanto, sempre tenha uma boa comunicação com os seus profissionais, informando que as auditorias de projetos são processos benéficos. Garanta que todos compreendam os impactos dessa atividade e como ela pode contribuir para a solução de gargalos, problemas diários e outros riscos.

Isso permitirá mais engajamento dos times e um resultado de maior qualidade ao término da auditoria. Ou seja, a empresa conseguirá manter um fluxo de gestão de projetos continuamente otimizado.

Dificuldades de pensar a médio e longo prazo

O pensamento do negócio durante as suas auditorias de projetos sempre deve ser a médio e longo prazo. Como esse é um investimento estratégico, a companhia precisa estruturar medidas capazes de causar um impacto profundo na cultura organizacional do negócio. Portanto, sempre se pergunte o impacto que as suas escolhas podem causar e como elas auxiliarão a empresa a ser continuamente competitiva.

Dificuldades de encontrar problemas e riscos

Esse é um dos desafios que podem causar mais efeito no processo de auditoria. Se o auditor não tem os recursos necessários para identificar problemas e mitigar riscos, as auditorias não alcançaram o resultado esperado.

Uma forma simples de contornar esse problema é sempre avaliar como a companhia executa os seus projetos e comparar os dados com guias de boas práticas, como é o caso do PMBOK. Além disso, o auditor pode identificar se o investimento em tecnologia é adequado e se os processos conseguem atingir os resultados esperados. Assim, será mais fácil mitigar falhas com qualidade.

Dificuldades para traçar medidas de prevenção e mitigação de riscos

Uma vez que a empresa identificou problemas, é fundamental que a companhia trace medidas para eliminar e impedir que as falhas ocorram novamente. Ou seja, não basta apenas mitigar os erros quando eles ocorrem, mas também impedir a sua recorrência.

Portanto, o auditor precisa utilizar os dados do negócio e os padrões do mercado para estruturar medidas de mitigação e prevenção de riscos abrangentes e eficazes. Os times também devem ser treinados. Assim, a equipe conseguirá atuar de modo estratégico para solucionar e impedir qualquer falha antes que ocorra.

A governança de projetos deve contar com uma série de estratégias para garantir a qualidade das suas rotinas. O trabalho precisa estar estruturado com um escopo bem definido, os objetivos precisam ser transparentes e os dados documentados para evitar a replicação de falhas. Além disso, é necessário monitorar riscos e garantir que todos se comuniquem com qualidade.

Nesse sentido, as auditorias de projeto auxiliam na identificação de problemas, na garantia de que o negócio está atuando conforme os padrões do mercado e com um fluxo livre de erros. Portanto, a empresa sempre deve investir nessa estratégia para garantir que os processos sejam otimizados e que os projetos sempre alcancem os resultados esperados.

Quer saber mais sobre como a auditoria de projetos pode ser executada pela sua empresa? Então fale com um consultor!

O seu negócio tem uma boa política de gestão de projetos? Hoje, com iniciativas cada vez mais comuns no ambiente corporativo, é fundamental que todos os profissionais tenham um meio moderno e inteligente para orientar os seus trabalhos.

Por isso, investir na sua gestão de projetos é um dos passos mais simples para garantir o sucesso de cada etapa. Se você quer saber como isso pode ser feito, veja abaixo 8 dicas para tornar a sua gestão mais inteligente e bem estruturada!

1. Invista em uma metodologia adequada

A metodologia de um projeto orienta o modo como os trabalhos são executados, assim como a rotina dos times e o seu perfil. Portanto, sempre tome cuidado ao escolher qual metodologia será utilizada para gerir o projeto.

Para isso, faça uma análise sobre os requisitos, o perfil do time e do projeto em si. Assim, será mais fácil escolher uma metodologia que consiga orientar os times para atingir os resultados esperados.

2. Tenha um software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos é uma solução inovadora e que pode ter grande impacto nos processos gerenciais. Ele funcionará como um hub de informações sobre cada etapa, agregando metas, rotinas, estratégias, responsabilidades e indicadores em um único lugar.

Graças a essa ferramenta, o gestor terá uma visão completa sobre o fluxo de trabalho de todos os times. Isso permitirá que erros sejam corrigidos facilmente. Além disso, será mais fácil distribuir atividades e evitar que conflitos aconteçam.

3. Defina bons indicadores de performance

Os indicadores são uma importante ferramenta de gestão. Utilizados para orientar a avaliação da performance de um time ou processo, eles podem ser aplicados em várias áreas do negócio.

Na gestão de projetos, as métricas permitem a identificação de pontos como a aderência a prazos, gargalos de performance e o impacto que as medidas tiveram no dia a dia do negócio. Mas para que sejam bem estruturados, os indicadores precisam estar alinhados com o perfil do time.

Em outras palavras, cada meta deve ser alcançável. Porém, é importante que ela seja orientada para garantir um nível mínimo de qualidade, para que assim os times possam identificar corretamente a qualidade do seu trabalho e eventuais problemas.

4. Faça reuniões periódicas

Durante todas as etapas dos projetos, realize reuniões. Essa é uma estratégia simples, mas que negligenciada, pode impedir que problemas sejam corrigidos, permite boas práticas replicadas e que times se mantenham alinhados.

As reuniões podem ser utilizadas, portanto, para a aplicação de feedbacks positivos e negativos. Além disso, elas auxiliam no compartilhamento de experiência e no alinhamento de metas.

Com todos os times alinhados e com os mesmos objetivos, o nível de engajamento cresce. Como consequência, as chances de um projeto dar errado caem drasticamente.

5. Garanta que a comunicação seja eficaz

A comunicação é algo crítico para o sucesso de seu projeto. Se os times, líderes e stakeholders não se comunicam corretamente, conflitos se tornam mais frequentes, as expectativas são frustradas e os riscos, ampliados.

Portanto, investir na comunicação entre todos deve ser uma preocupação desde o começo do projeto. A cada etapa, esse ponto deve ser reforçado e valorizado com o apoio de ferramentas de troca de dados, serviços de videoconferência, aplicativos de troca de mensagens corporativas e até mesmo o uso da comunicação via VoIP.

Isso permitirá uma troca contínua de ideias entre todos. Além disso, com os times mais integrados, a resolução de problemas será mais ágil e inovadora, uma vez que um número maior de conhecimentos auxiliará na resolução de falhas.

6. Gerencie o escopo

O escopo é um ponto crítico de um projeto. Ele orienta os profissionais sobre as suas responsabilidades e metas. Mal estruturado, o time terá dificuldades de encontrar os limites de sua atuação e os resultados que são esperados.

Portanto, sempre trabalhe para que a gestão de projetos delimite o escopo de forma clara e objetiva. Assim, as etapas serão planejadas da forma correta, evitando conflitos, atrasos e problemas no alcance de objetivos.

7. Cuide de seus conhecimentos

Todo projeto traz aprendizados para a empresa. Uma forma de garantir que eles sejam replicados é utilizado parte do tempo dedicado a gestão de projetos na documentação dos conhecimentos que cada etapa trouxe para o time.

Uma boa documentação facilita a criação de modelos de projetos futuros, reduz riscos e melhora a replicação de boas ideias. Ela também auxilia a empresa a criar um ambiente de otimização contínua, em que todos possam garantir que rotinas de baixa performance sejam evitadas.

Portanto, crie uma base de conhecimento bem estruturada e acessível. Ela deve ter uma linguagem clara, transparente e evitar que os profissionais tenham dificuldades para encontrar a resolução de eventuais dúvidas.

8. Tenha o apoio de uma empresa parceira

Muitas empresas podem ter dificuldades para otimizar os seus processos de gestão de projetos. Uma das formas de garantir que as rotinas sejam executadas conforme os padrões mais modernos do mercado é contar com o apoio de uma empresa parceira.

Esse serviço funcionará como uma consultoria. A companhia terá as suas práticas de gestão de projetos analisadas e comparadas com o que há de mais moderno sobre o tema.

Se problemas forem encontrados, os processos serão revistos. Os times internos receberão treinamentos para incorporar as novas práticas em seu dia a dia. Assim, a empresa pode garantir um maior retorno sobre o seu investimento, além de se tornar mais competitiva.

Toda empresa realiza projetos corporativos regularmente. Eles podem ser utilizados para integrar novas soluções, resolver problemas internos ou criar produtos e serviços.

Mas para que um projeto atinja os objetivos esperados, as estratégias devem ser capazes de orientar corretamente o trabalho dos profissionais. Em outras palavras, o gestor de projetos precisa ter os recursos necessários para garantir que as metas e objetivos sejam alcançáveis.

Esse será o papel das estratégias de gestão de projetos. Com elas, a empresa poderá reduzir riscos, mitigar conflitos e garantir que todos estejam com conhecimentos e objetivos bem alinhados.

Se você quer saber mais sobre como uma empresa parceira pode te auxiliar a utilizar um software de gestão de projetos, fale conosco!

Os projetos corporativos são processos complexos. Eles envolvem um grande número de requisitos, ferramentas, times e líderes. Em função disso, a política de gestão de tarefas deve ser estruturada para evitar erros e garantir a manutenção de um fluxo de trabalho com alta performance.

O gerenciamento de tarefas auxilia o gestor a identificar como um projeto evolui. Ele oferece todos os mecanismos necessários para que a equipe saiba quais são os próximos passos de uma etapa, os prazos, as metas e os requisitos. Assim, atrasos são evitados e a companhia se mantém dentro do cronograma.

Quer saber como fazer isso e ter uma política de gestão de tarefas de alto nível de qualidade? Então, leia o nosso post abaixo!

O que é uma política de gestão de tarefas?

A política de gestão de tarefas é um processo em que o gestor busca distribuir atividades para todos os times da melhor maneira possível. Ela tem como principal objetivo garantir a distribuição eficiente das rotinas de cada etapa de um projeto, evitando gargalos, erros e excesso de trabalho.

Além disso, ela reduz as chances de a capacidade operacional de um time ser mal aproveitada. Assim, a empresa pode cumprir o cronograma e garantir que todas as expectativas sejam atendidas.

Como ter uma boa política de gestão de tarefas?

A política de gestão de tarefas é estruturada considerando uma série de estratégias. Seguidas corretamente, elas auxiliarão o gestor a ter um bom planejamento, com um cronograma definido de modo transparente, permitindo que todos os times possam atingir os seus objetivos ao término das etapas do projeto.

Confira, abaixo, cinco dicas para melhorar o modo como a sua política de gestão de tarefas é executada.

Priorize os seus objetivos

Todo projeto possui requisitos. Eles auxiliam o gestor a identificar o resultado que deve ser entregue ao término de cada etapa, a avaliar os pontos que demandam atenção e a evitar problemas.

Nesse sentido, uma das formas de garantir que os objetivos contribuam para melhorar o fluxo de trabalho é priorizar os requisitos de cada etapa. Desse modo, o gestor poderá planejar rotinas de maneira mais inteligente, dando mais atenção para as metas críticas e evitando que algum milestone seja ignorado.

Integre o trabalho das equipes

A integração de times é reconhecida pelo mercado como uma das melhores formas de executar um trabalho de qualidade. Quando as equipes trabalham lado a lado, os profissionais encontram soluções para os problemas e demandas com prazos menores e maior nível de inovação. Além disso, os riscos e conflitos diminuem, o que facilita a entrega de resultados.

Portanto, o gestor consegue gerenciar a distribuição de tarefas de um modo mais inovador ao investir na integração de equipes. As rotinas que são executadas por mais de uma área terão menos etapas e burocracias. Por consequência, os resultados serão buscados por um time mais produtivo e funcional.

Adote uma ferramenta de gestão de rotinas operacionais

Um dos benefícios de investir na tecnologia é garantir que o seu projeto contará com um fluxo de trabalho bem monitorado. Ferramentas de distribuição de tarefas auxiliam o gestor a acompanhar o trabalho mesmo nos cenários em que várias pessoas e setores estão envolvidos.

Com essa ferramenta, o gestor terá um ambiente único para se conectar com os times e distribuir tarefas. Ele poderá, rapidamente, direcionar atividades para uma equipe, avaliar a evolução das tarefas, divulgar informações críticas e listar todos os requisitos de cada processo.

Esses dados auxiliarão os times a se prepararem com mais qualidade e a evitarem atrasos. Como todos os detalhes de um processo já estarão definidos, os problemas serão muito menos frequentes.

Promova o compartilhamento de dados

Para que os resultados sejam entregues, é fundamental compartilhar informações. Ter um time que saiba todos os pontos do projeto, as metas de uma etapa e as soluções que serão empregadas é fundamental.

Gargalos deixarão de existir e todos conseguirão identificar o escopo das suas atividades. Além disso, os prazos ficarão mais claros e os problemas poderão ser solucionados rapidamente.

Portanto, sempre trabalhe a comunicação durante o projeto. Realize reuniões, divulgue mudanças e novas rotinas. Garanta que, sempre que um erro for encontrado, o time terá os recursos para solucioná-lo e evitar atrasos posteriores. Além disso, mantenha tudo documentado: assim, os times terão como solucionar problemas mesmo que o gerente não esteja presente.

Defina uma boa metodologia

A metodologia de gestão do projeto também é importante para garantir que a política de gestão de tarefas tenha um bom impacto. Quando ela é definida corretamente, o gestor terá mais facilidade para orientar o trabalho da sua equipe evitando práticas de baixa performance e garantindo a qualidade geral dos processos.

Portanto, durante o planejamento, levante todos os dados possíveis para escolher uma boa metodologia. Avalie os requisitos, o perfil do time e as demandas do cliente. Assim, você conseguirá encontrar o mecanismo ideal para executar um projeto de qualidade e que atenda às expectativas de todos.

Como os atrasos podem prejudicar a sua empresa?

Todo projeto corporativo pode enfrentar atrasos. Durante a execução das rotinas, as chances de um imprevisto acontecer são altas. Ainda mais se o gestor não for capaz de definir uma distribuição de tarefas eficiente.

Se forem mal gerenciados, os imprevistos levarão a atrasos em todas as etapas. Cada demora na entrega de resultados prejudica direta e indiretamente os resultados do projeto: os custos aumentam, a satisfação diminui e o time continua executando rotinas que já deveriam ter sido finalizadas.

Justamente por isso, o modo como o negócio direciona as suas atividades durante cada etapa do projeto deve ser visto como um dos pontos mais importantes do planejamento. A empresa pode mitigar riscos e garantir que tudo será entregue dentro do prazo esperado ao garantir que a gestão de tarefas será executada conforme o perfil do time, utilizando como direcionamento os requisitos do projeto e buscando sempre as soluções ideais.

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Em um mundo cada vez mais dinâmico, é fundamental que os gestores sejam capazes de visualizar todas as suas demandas e, a partir disso, tomar decisões coerentes, baseadas em prioridades. Afinal, nem sempre o que é urgente é importante, e nem tudo que é importante tem certo grau de urgência — dessa dicotomia deriva o sucesso ou o fracasso de uma estratégia de negócios.

Nesse sentido, a Matriz de Eisenhower pode fazer toda a diferença na gestão de uma empresa. Criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos (Dwight D. Eisenhower), essa ferramenta é capaz de organizar prioridades e facilitar o gerenciamento de pendências.

Então, quer entender como ela funciona? Continue lendo para conferir como equilibrar os seus compromissos e entender um pouco mais sobre a sua aplicação prática. Boa leitura e bom aprendizado!

O que é a Matriz de Eisenhower?

No cotidiano empresarial, tanto a procrastinação (que indica a postergação de tarefas que podem ser estratégicas) quanto a ação imediata, precoce, podem ocasionar problemas graves se não forem adequadas ao momento. Foi para corrigir essa lacuna que Dwight Eisenhower desenhou a matriz que leva o seu nome.

Em linhas gerais, o método consiste em um aprimoramento do processo decisório e da efetividade das definições — uma ferramenta, portanto, voltada para facilitar o gerenciamento de atividades e o apontamento de prioridades, conferindo mais segurança às rotinas de trabalho.

Para estruturar a Matriz de Eisenhower, são desenhados dois eixos que se cruzam perpendiculares, um representando o grau de importância, e o outro, o grau de urgência da tarefa.

Da interação desses dois eixos têm-se quatro blocos distintos — no qual são alocadas as atividades que aguardar ação. São eles:

• importante e urgente — o que exige execução imediata, evidenciando uma importância vital;
• importante, mas não urgente — o que permite o agendamento da atividade para uma data mais oportuna;
• urgente, mas não importante — o que admite que a tarefa seja repassada a outro profissional, capaz de executá-la sem demora e com suficiente qualidade;
• não urgente e não importante — o que sinaliza que a demanda pode ser postergada sem transtornos e/ou perdas.

Popularmente, diz-se que a dedicação de Eisenhower a esse modelo ajudou-o a pensar, planejar e decidir as táticas que ajudaram os Estados Unidos a vencer a 2º Guerra Mundial, que terminou em 1945. Desde então, certamente, inúmeras outras organizações e ideias foram beneficiadas por ele.

Como ela deve ser administrada?

Quando executada com comprometimento e fluidez, essa ferramenta operacionaliza o raciocínio sobre as tarefas que aguardam uma decisão e/ou ação. Afinal, ao estimular o acompanhamento visual de atividades, ela favorece a adequada gestão de inputs (entradas) e outputs (definições).

Uma vez alocadas no seu quadrante correspondente, as atividades ganham contornos mais expressivos e podem ser gerenciadas de modo consistente, garantindo que nada relevante e prioritário seja postergado ou subjugado — e, da mesma forma, que nada que possa esperar ocupe os recursos destinados às pendências de valor.

Além disso, essa matriz mostra-se bastante dinâmica na prática cotidiana: ao se inserir novas pendências, identificando a qual quadrante elas pertencem, é possível remanejar a agenda e delegar tarefas a outros responsáveis.

O objetivo da ferramenta, portanto, é que a sua atualização seja constante. Eliminar tarefas urgentes e importantes libera espaço para que novas atividades sejam desenvolvidas — possibilitando, inclusive, que projetos há muito desejados, antes oprimidos pelas emergências cotidianas, possam ser tirados do papel.

Dessa forma, a Matriz de Eisenhower auxilia a racionalização das pendências e a formatação de um cronograma, garantindo que as tarefas sejam executadas segundo critérios de prioridade e relevância. Por fim, a emoção — fator que influencia o processo decisório — pode ser controlada e utilizada a favor da melhor estratégia.

Como aplicar a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia?

Em um ambiente volátil, no qual diversas atividades competem pela atenção individual, essa ferramenta desponta como um recurso valioso aos que estão focados em produtividade — aliada, é claro, à qualidade de execução e à composição de resultados significativos.

Também não seria equivocado dizer que ela contribui para que as lideranças consigam gerir suas demandas com efetividade e transparência, focando no que realmente pode trazer valor ao negócio.

Algumas situações recorrentes favorecem a compreensão dessa matriz, estimulando a sua adoção. Pense, por exemplo, no recebimento de um e-mail que solicita informações finais para concluir uma negociação e fechar um projeto. É natural que essa tarefa se encaixe no quadrante de pendências importantes e urgentes, uma vez que dela deriva a rentabilidade da empresa. Nesse caso, sua execução deve ser imediata.

Agora, considere um telefonema interno no seu ramal. Do outro lado da linha, um outro colaborador busca mais detalhes sobre um procedimento específico da empresa que está impactando na conclusão de alguma rotina administrativa. É perfeitamente possível, nesse contexto, que a atividade seja deslocada para o quadrante de “urgente, mas não importante”, sendo então delegada a outro profissional que possa prestar esse serviço sem comprometer a sua agenda.

Por que adotar (e manter) a Matriz de Eisenhower?

As justificativas para conhecer, implantar e alimentar a Matriz de Eisenhower, podemos ver, são inúmeras.

No geral, elas partem de uma consciência geral a respeito das demandas em aberto e motivam o gerenciamento seguro do que deve ser feito (e quando). Afinal, ao dispor de uma ferramenta simples como essa, embora bastante detalhada, o gestor tem mais segurança em suas decisões e prioridades, agindo de forma proativa para angariar resultados expressivos para si e para a empresa.

Vale lembrar, ainda, que a tecnologia é uma grande aliada nesse processo: softwares de gestão de projetos podem (e devem) ser empregados de modo a permitir a visualização de atividades de acordo com seu grau de importância e urgência.

Assuma o compromisso de gerir os seus projetos com mais previsibilidade e compromisso! Para isso, aproveite a tecnologia e aplique os conceitos da Matriz de Eisenhower. Como vimos aqui, os resultados são imediatos e duradouros, favorecendo uma rotina mais dinâmica e sem surpresas. Invista nisso!

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Ao definir e divulgar os marcos do projeto — também chamados de milestones, em referência ao termo inglês —, o gestor lança mão de uma tática bastante eficiente. Ele define o cronograma das entregas e fragmenta os desafios, estimulando a equipe a enfrentá-los de acordo com sua sequência de prioridades.

Na prática, os milestones são instrumentos muito úteis no cotidiano gerencial de projetos, pois permitem o acompanhamento visual de demandas e favorecem o controle dos resultados. Esse tipo de domínio assegura respostas rápidas e, se necessário, ajustes significativos.

Se você quer se aprofundar no assunto, continue a leitura! A seguir, vamos entender um pouco mais sobre o conceito dos marcos e a importância de adotá-los no seu cotidiano de trabalho. Além disso, você conhecerá os tipos de milestones e terá acesso a dicas para defini-los em seus próprios projetos. Vamos lá?

Do que se trata e por que os marcos são importantes?

O termo “milestones”, no inglês, é utilizado para indicar um ponto de referência. No campo da gestão de projetos, a expressão foi apropriada com uma nobre missão: delimitar a fragmentação de projetos em entregas individuais.

Quando a demanda é robusta, há muitos profissionais envolvidos e o prazo é rigoroso, podendo existir certa dificuldade em controlar as entregas. É justamente por isso que os milestones despontam como ótimos recursos de monitoramento, já que conferem autonomia e segurança aos gestores.

A missão dos marcos é, portanto, organizar e priorizar as entregas, estruturando ciclos e períodos claros para que sejam entregues. A cada milestone atingido, outro marco passa a figurar no horizonte de trabalho.

Vale mencionar, ainda, que a estratégia é largamente utilizada pelas empresas contemporâneas e tem grande respaldo entre as lideranças — o que atesta sua pertinência e reforça sua viabilidade.

Quais são os principais tipos de marcos de projeto?

Uma vez esclarecido o conceito de milestone e a importância dos marcos de projeto, é válido promover um aprofundamento mais detalhado sobre a ação prática dessa estratégia.

Não há, por exemplo, uma regra absoluta sobre os milestones que devem ser pontuados. Cada empresa, em consonância com sua necessidade, é livre para escolher a melhor forma de organizar suas entregas. Se a demanda final é a participação em um evento de negócios, o cronograma deve fixar datas para a:

• autorização do projeto;
• escolha do tema;
• seleção de fornecedores;
• convocação dos colaboradores que participação;
• escolha dos produtos que serão exibidos etc.

Na prática, os milestones organizam as prioridades e designam as atividades, definindo responsabilidades aos envolvidos. Ainda que não exista uma só “verdade” no que se refere aos marcos, por certo há um entendimento padrão e teórico para os níveis mais pertinentes de milestones. São eles:

• marcos executivos, que são empregados para submeter propostas e entregas à aprovação do corpo diretivo;
• marcos financeiros, que objetivam mapear os momentos em que deve haver interferência do Financeiro na atribuição de investimentos;
• marcos-chave, que evidenciam as etapas de alto impacto para o projeto, tais como “finalização de design” e “instalação completa”.

Também há algumas esferas que podem nortear a distribuição dos marcos, organizando-os por categorias. Veja alguns exemplos:

• eventos, que sinalizam o encerramento de cada fase (“conclusão de projeto”, por exemplo);
• calendário, que pode servir para pontuar atividades de recorrência, como rodadas de desenvolvimento;
• orçamento, que demarca a avaliação do andamento do projeto em relação aos recursos que já foram gastos.

Essas conceituações auxiliam na disposição dos milestones e favorecem um planejamento mais orgânico, enxuto e eficiente. Dessa forma, a equipe permanece focada no objetivo da entrega, assegurando que os gestores possam visualizar o andamento do trabalho.

Como definir os milestones do seu projeto?

Diante de tudo o que já abordamos, não seria exagerado dizer que os milestones são recursos valiosos na gestão de projetos. A implantação da metodologia permite que haja mais rigor na delimitação do escopo, no esclarecimento das necessidades e no monitoramento das entregas.

Em suma, todo projeto — independentemente do escopo, da complexidade e das equipes envolvidas — pode ser positivamente impactado pelos marcos. Para isso, basta levantar as demandas e se concentrar na organização delas, certificando-se de que estejam completas e sejam viáveis.

Levante todas as entregas-chave

Todo projeto é composto por uma sequência de demandas que, quando concluídas com êxito, resultam em entregas que atendem plenamente às exigências e superam as expectativas iniciais.

Por isso, a missão de levantar os principais aspectos do projeto — ou seja: aqueles que simbolizam avanços significativos rumo à finalização — é fundamental para o sucesso do desenvolvimento.

O gestor precisa, portanto, conhecer profundamente o escopo de seu projeto. Assim, ele terá mais segurança para desmembrá-lo em entregas coesas e funcionais.

Trabalhe na descrição de cada etapa

Uma vez identificadas as entregas-chave do projeto, é hora de esmiuçar o que cabe a cada etapa da execução. Isso significa que o gestor precisa descrever as atividades que a compõem e, assim, quebrá-las em processos distintos e complementares.

Esse esforço é essencial para garantir um panorama crível e condizente com a realidade, capaz de conferir previsibilidade à execução e favorecer uma organização focada em resultados. Lembre-se: por “descrição”, entende-se a fragmentação completa dos marcos e o detalhamento daquilo que cada fase do projeto engloba.

Designe os responsáveis

Por fim, embora não menos importante, não se esqueça de que o sucesso do projeto é possibilitado e favorecido pelo sucesso das entregas individuais. Ele está diretamente relacionado ao comprometimento dos profissionais envolvidos.

A definição de equipes, bem como a designação de responsáveis, é parte fundamental da fixação de milestones e do correspondente detalhamento da execução. Assegure-se, portanto, de esclarecer a dinâmica do projeto e sua relevância, motivando os times a completarem as fases de entrega com dedicação e senso de urgência.

Disponha (e proveja) das ferramentas necessárias para estimular posicionamentos coesos e proativos, permitindo que todos trabalhem de modo organizado e produtivo. A mensagem final, portanto, é bastante clara: os marcos do projeto são recursos valiosos para sua eficiência e sua qualidade. Invista neles!

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