Autor: Braun

O que é e como fazer a análise de valor agregado de um projeto?

Escrito por Braun em 19/07/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que é e como fazer a análise de valor agregado de um projeto?

Quer saber como controlar todos os custos de um projeto de maneira eficiente? A análise de valor agregado pode ajudar. Independentemente do projeto que sua empresa precise realizar, essa análise representa uma junção de esforços e técnicas para diminuir gastos e custeamento de produtos, garantindo os níveis de qualidade.

Como gestor da área, é claro que conseguir resolver problemas e baratear produtos sem comprometer a excelência natural é uma proposta tentadora. Por isso, vamos mostrar como a análise de valor agregado pode ajudar você a chegar nesse objetivo sem muita dificuldade. Vamos lá?

O que é valor agregado?

Segundo o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), elaborado pelo Project Management Institute (PMI), valor agregado é a quantidade de trabalho desempenhado expressa em termos do orçamento definido para tal.

Valor agregado é o valor orçado do trabalho realizado, conduzido até a data de status. Assim, vale ressaltar que o método de gerenciamento desse valor abre caminho para que as seguintes perguntas sejam respondidas:

quanto foi gasto até o momento?
Quanto de trabalho já foi concluído?
O trabalho será finalizado dentro do orçamento aprovado?
O trabalho terminará dentro do prazo estimado?

De forma mais clara, podemos dizer que ele representa a medida financeira de quanto foi agregado ao projeto até o momento, com relação ao que havia sido planejado, medido em valor financeiro.

O que é a GVA (gestão de valor agregado)?

A gestão de valor agregado (GVA) é considerada como uma das mais eficientes metodologias para analisar a evolução dos custos e prazos de um projeto. Foi elaborada pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos em 1960, a partir do Cost/Schedule Control System Criteria — C/SCSC.

Esse é um modelo de controle de projetos criado pelo consultor de gestão Quentin W. Fleming e pelo desenvolvedor de software Joel M. Koppelman. A ideia, naquela ocasião, era criar um padrão para medir o desempenho de um projeto, o que acabou evoluindo e se estendendo para o mercado em geral.

Sendo assim, a gestão de valor agregado (GVA) é uma ferramenta para avaliação dos custos e prazos de um projeto. Nela, o gestor deve comparar o valor agregado (o quanto foi feito) com o quanto foi gasto. Assim, ele saberá qual o status do projeto em termos de orçamento.

Além disso, para obter respostas em termos de conclusão do projeto, ele poderá estender a comparação, analisando o valor agregado com o valor que foi planejado.

Como fazer o cálculo?

Percebe como esse método possibilita uma análise rápida e eficaz integrada do que foi concluído com relação ao cronograma e orçamento? Para isso, basta que você interprete três dados:

valor planejado (VP): custo estimado para conclusão dentro da data de status;
custo real (CR): quanto foi gasto até o momento;
valor agregado (VA): quanto vale o trabalho concluído até o momento.

A partir de então, sua análise poderá ser feita em diferentes fases.

Detalhamento daquilo que o projeto precisa conter.
Estabelecimento dos prazos para a conclusão do projeto.
Previsão concreta dos orçamentos que serão gastos na operação.
Relação dos custos de cada etapa do projeto.
Monitoramento e conclusão do projeto com uso de indicadores.

Segundo o PMBOK, a performance na construção do projeto é contabilizada pela comparação entre o valor agregado e o custo real. Por sua vez, o progresso compara o valor agregado com o valor planejado.

Qual é a diferença entre valor planejado e valor agregado?

É preciso ressaltar, no entanto, que há uma grande diferença entre o valor de planejamento e o valor agregado. Enquanto o valor planejado mostra o valor que foi determinado previamente para um projeto, o valor agregado revela o quanto de valor o projeto realmente ganhou ao longo de sua execução e também ao final.

Por sua vez, o valor planejado é apenas uma parte do cálculo do valor agregado, que contempla também o custo real.

Como esse conceito pode ser incorporado na gestão de projetos?

Que gestor não quer saber se conseguirá terminar um projeto a tempo com base na quantidade de trabalho empregada até o momento? Como vimos, a análise de valor agregado é uma poderosa forma para se exercer controle do orçamento.

A análise do VA não é complicada. Porém, se você ainda tem dúvidas sobre como esse conceito pode ser implementado de forma prática, vamos exemplificar melhor: imagine que você está trabalhando em um projeto de revitalização de prédios em uma rua sem saída, sendo que, a cada mês, um prédio deverá ser revitalizado. Seu prazo para conclusão das etapas é de 10 meses.

Imagine que você tem R$ 100 mil para revitalizar 10 construções. Cada uma tem um orçamento de R$ 10 mil, incluindo tudo o que será gasto. Após dois meses de trabalho, você pede um relatório ao contador e descobre que foram gastos R$ 30 mil no projeto até agora. Só que, nesse período, segundo o cálculo, 20% do projeto já deveriam ter sido concluídos, com um gasto de R$ 20 mil, e não mais 10% do valor.

Por mais que o truque da análise de valor agregado seja simples, veja o quão efetiva ela pode ser! A grande vantagem de poder contar com esse tipo de cálculo é a combinação do tempo com dinheiro. O GVA multiplica a moeda pela porcentagem concluída (ou tempo planejado), revelando se você está atrasado, com problemas no orçamento ou não.

Software de gestão

O exemplo que demos acima é bem simples e conta com números redondos. Entretanto, na realidade prática, as porcentagens e orçamentos podem apresentar certo grau de complicação, exigindo um tempo que poderia ser aplicado em outro momento. Por isso, quem puder contar com um software de gestão de projetos, otimizará esse cálculo e ganhará produtividade.

Com uma boa análise de valor agregado, o gestor passa a tomar decisões mais eficientes, observando o status do projeto de maneira mais ampla e favorável para a sua própria gestão. Além disso, tem altas chances de reduzir potenciais perdas!

E aí? Está pronto para colocar a análise de valor agregado em prática? Então, aproveite para compartilhar este artigo em suas redes sociais, disseminando conteúdos relevantes para quem acompanha você!

Case de sucesso: a Klabin provou que a Project Builder otimiza os resultados

Escrito por Braun em 16/07/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Case de sucesso: a Klabin provou que a Project Builder otimiza os resultados

Uma grande empresa costuma ter processos complexos e que exigem maior fluidez. Essa era uma das demandas da Klabin, a maior produtora e exportadora de papéis do Brasil. Porém, essa questão pôde ser solucionada com a padronização proporcionada pelo software de gestão da Project Builder (PB).

Com uma parceria que dura desde 2015, a ideia foi simplificar as atividades e fornecer uma visão ampla para todos os colaboradores. Até então, cada profissional trabalhava em um portfólio de projetos, o que deixava a área de pesquisa e desenvolvimento com pouca sinergia no trabalho realizado.

A partir da instituição de um único gerente corporativo para as duas frentes de pesquisa, foi necessário encontrar uma solução que se ajustasse às necessidades. Foi aí que apareceu o PB, que se mostrou um software de fácil utilização, bom custo-benefício e uma equipe técnica no Brasil para atender a qualquer ocorrência.

Neste post, vamos entender melhor como essa parceria funciona, por que é um case de sucesso e quais são os resultados obtidos. Então, vamos lá?

Como a Klabin encontrou a Project Builder?

A Klabin é uma empresa que produz embalagens e caixas de papelão e trabalha com diferentes produtos cuja origem é a celulose. Nesse caso, a matéria-prima é vendida para outras empresas, que produzirão papel e outros materiais. Na prática, a cadeia produtiva é bastante grande e variada.

Por isso, há uma unidade de negócios de celulose. Dentro dela, existe a área de pesquisa e desenvolvimento, que engloba os ramos florestal e industrial. O primeira foca a elaboração de materiais genéticos, principalmente de eucaliptos e pinus, e o segundo é voltado para o recebimento da madeira e transformação em celulose. O objetivo é aprimorar as características de ambos os produtos para obter mais qualidade.

Apesar de os dois setores atuarem com projetos, a padronização era inexistente. Cada pesquisador gerenciava seus projetos conforme achava melhor. Em 2013, a instituição de um único gerente corporativo exigiu a padronização dos trabalhos. Mas como alcançar esse equilíbrio se os projetos da área florestal podem durar 30 anos, enquanto os da industrial são de, no máximo, cinco anos?

Foi nesse contexto que a Klabin encontrou a PB. Segundo a especialista em Gestão da Inovação, Arlete Tavares Almeida, “o que chamou a atenção do PB é que, à primeira vista, era um software amigável, de fácil utilização e também tinha a questão do custo. Acho que o fator determinante para escolhermos o PB foi o custo, e também por eles terem uma equipe técnica no Brasil para nos atender no caso de qualquer dúvida ou problema”.

Na prática, a consultoria fornecida pela Project Builder era fundamental para implementar a cultura de gestão de projetos na Klabin. Assim, poderiam ter mais previsibilidade e garantir o cumprimento de algumas restrições, como escopo, tempo e custo.

Como os problemas foram identificados?

O primeiro passo foi realizar uma rodada de implementação para chegar a uma estrutura analítica para cada natureza de projeto. Além disso, foram determinadas as responsabilidades para que cada pesquisador tivesse a sua tarefa bem definida a cada momento do projeto.

Em seguida, foi sentida a necessidade de fazer uma avaliação mais próxima, com uma observação interna do próprio CEO da PB, Luiz Braun, durante uma semana. Ele conversou com cada usuário sobre o processo e o sistema. Assim, conseguiu estabelecer algumas definições.

Uma delas foi trabalhar com indicadores de desempenho clássicos para a gestão de projetos: SPI (Schedule Performance Index) e CPI (Cost Performance Index). No Project Builder, os gestores puderam visualizar esses índices e ter acesso a uma visão mais ampla, que permitiu identificar a situação.

Ao mesmo tempo, a ideia foi fornecer visões mais gráficas para os gestores. Por isso, eles elaboraram alguns esboços, que estão sendo estudados para implementação customizada no software.

Apesar de terem surgido algumas resistências ao longo do processo, o escritório de projeto apoiou a empreitada desde o início. Ao mesmo tempo, as melhorias foram identificadas, como a maior organização da área e da empresa e a possibilidade de consultar informações precisas de maneira autônoma.

Porém, foi altamente necessário adotar essa postura de controle, porque a Klabin é usuária da lei de incentivos fiscais para inovação, a famosa Lei do Bem. Na prática, os benefícios também foram bastante importantes. Se em 2013 a elaboração de um relatório financeiro levava aproximadamente duas semanas para o levantamento de informações, hoje os dados podem ser acessados a qualquer momento.

Como os objetivos foram alinhados?

A ideia foi atender às demandas imediatas da Klabin, considerando as particularidades de cada área de desenvolvimento de projetos. Também foi possível estabelecer uma integração com o SAP. Nesse caso, as informações de cunho financeiro são atualizadas periodicamente pela exportação dos dados do software de gestão financeira.

Com isso, o sistema de gestão de projetos, o Project Builder, é alimentado e os gastos são automaticamente associados a cada projeto. Assim, há um repositório centralizado com acesso distribuído, o que é uma grande vantagem.

Outro ponto positivo é a consistência das informações. Antes, elas ficavam fragmentadas, por exemplo, em e-mails, planilhas, documentos de texto etc. Agora, estão diretamente conectadas aos seus objetos. Ou seja, existe uma tarefa, que tem seu histórico de ocorrência, e este está conectado àquela atividade do projeto.

Em relação à equipe, os objetivos foram alinhados devido ao maior engajamento dos colaboradores (entre 35 e 40 pessoas). Esse resultado demorou aproximadamente um ano para ser alcançado, mas apresentou resultados imediatos.

A consequência foi conseguir responder como os recursos (pessoas, dinheiro e tempo) estão sendo alocadosa partir de uma visão gerencial da carteira de projetos da área de pesquisa e desenvolvimento.

Como a Project Builder foi importante para a melhoria de resultados e conquista do sucesso da Klabin?

Além de aumentar o controle e o monitoramento dos dados, a parceria fechada foi essencial para implementar a cultura de gestão de projetos. Isso porque foi possível avaliar a equipe e suas necessidades e, então, mostrar a importância do software dentro desse contexto.

Isso permitiu que as equipes compreendessem a utilização da ferramenta, em vez de apenas trabalharem com os dados de forma operacional. A aproximação também é positiva para descobrir gargalos, identificar demandas não atendidas, obter feedbacks e implementar melhorias no cliente que utiliza o Project Builder.

Mais que isso, o suporte por telefone e e-mail — com atendimentos de primeiro, segundo e terceiro níveis — e a metodologia Kaizen, que prevê a melhoria contínua, são dois fatores cruciais para o sucesso, já que a busca pela evolução e pela excelência é permanente.

Assim, a ideia da Project Builder é otimizar os resultados de seus clientes constantemente. Por isso, a implementação do software foi um sucesso para a Klabin e também pode ser para sua empresa.

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Introdução ao Método do Caminho Crítico de um projeto

Escrito por Braun em 09/07/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Introdução ao Método do Caminho Crítico de um projeto

Quem trabalha com gestão de projetos enfrenta desafios o tempo todo. Normalmente, alguns dos principais estão relacionados à administração dos prazos, custos e qualidade. Em um mundo empresarial tão dinâmico, gerenciar bem os recursos disponíveis — como o tempo e dinheiro — é fundamental para assegurar boas entregas e cumprir os objetivos estipulados.

Nesse contexto, cada vez mais vemos metodologias sendo criadas com a intenção de facilitar a gestão de projetos. Uma delas é o Método do Caminho Crítico (CPM), que você passará a conhecer melhor a partir de agora. Descubra o que é essa estratégia, conheça os benefícios e veja como aplicar tudo na prática!

O que é o Método do Caminho Crítico?

Chamado em inglês de Critical Path Method (CPM), o Método do Caminho Crítico é uma abordagem que permite encontrar entre as tarefas do projeto aquelas que não têm flexibilidade de datas, devendo ser concluídas dentro de um prazo determinado. Esse é o caminho crítico em si.

Por outro lado, o gestor também encontra as atividades que não têm um caminho crítico, isto é, aquelas que apresentam uma folga em seus prazos. Essas atividades podem ser concluídas com mais calma ao final, pois não comprometem o cronograma geral do projeto.

Quais são os benefícios do Método do Caminho Crítico?

Com o Método do Caminho Crítico, o gestor ganha muito mais controle dos projetos, pois passa a saber exatamente quais são as atividades cruciais que não podem ser atrasadas. Ao mesmo tempo, torna-se possível encontrar as tarefas que apresentam folgas, podendo adaptar os prazos para que tudo seja entregue sem comprometer a qualidade.

O método também revela a duração total do projeto e a sequência de tarefas, facilitando bastante o trabalho da equipe. Dentro do fluxo de obrigações a serem cumpridas, o gestor e os colaboradores passam a ter consciência sobre as atividades que exigem atenção redobrada.

Portanto, os principais benefícios são:

identificação das tarefas mais importantes;
redução da duração dos projetos;
comparação do progresso real com o que havia sido planejado.

Além disso, há vantagens indiretas, como:

redução do estresse e desgaste de colaboradores;
diminuição da necessidade de horas extras;
consequente economia de gastos.

Como aplicar essa metodologia na gestão de projetos?

Para aplicar a metodologia no dia a dia da gestão de projetos, existem dois pontos fundamentais a serem observados: a estimativa de duração e os predecessores de cada atividade. A partir daí, os passos para implementação são os seguintes:

monte um diagrama com todas as tarefas e as relações entre elas. Assim você dará origem à chamada “rede orientada de atividades”;
inclua cada atividade e sua duração;
calcule as datas de início e de término antecipadas (early start e early finish) — este será seu caminho de ida. Atenção: quando uma tarefa contar com duas ou mais atividades que a precedem, use sempre a maior data de early finish entre essas tarefas como early start para a sucessora;
determine a duração do projeto;
estabeleça as datas de início e de término mais tarde (late start e late finish) — este será seu caminho de volta. Aqui, há outro detalhe fundamental: quando uma atividade tiver mais de uma sucessora, use sempre a menor late start entre as sucessoras como late finish da tarefa precedente.

Como calcular a margem de atraso de cada atividade e a folga total do projeto?

Uma das etapas mais importantes do Método do Caminho Crítico é o cálculo das folgas ou margens de atraso. O que é uma folga nesse caso? Trata-se do tempo adicional que pode ser gasto na tarefa em questão sem que a duração do projeto seja afetada.

Em outras palavras, a folga é uma “margem de atraso permitida” (MS Project, em inglês). Ou seja, é o tempo de atraso que uma atividade pode ter sem que ela atrase o início da atividade sucessora.

Para calcular a margem de atraso total ou índice de folga total de uma atividade, deve ser usada a seguinte fórmula:

MAT = EF – LF

Onde:

MAT = Margem de atraso total

EF = Término mais cedo (Early Finish)

LF = Término mais tarde (Late Finish)

Dependendo das restrições de prazo aplicadas, o caminho crítico pode ter margem de atraso (folga) igual a zero, positiva ou negativa. As atividades que compõem o caminho crítico são aquelas com margem de atraso zero, merecendo atenção redobrada.

Em quais projetos essa metodologia pode ser aplicada?

O Método do Caminho Crítico pode ser utilizado para qualquer projeto no qual o gestor queira garantir que o trabalho seja concluído da melhor forma possível, exatamente de acordo com o planejado.

Quais as melhores ferramentas para a utilização desse método?

Naturalmente, contar com um software de gerenciamento de projetos faz bastante diferença na hora de aplicar o Método do Caminho Crítico. Quanto melhor a gestão das tarefas, mais tempo o gestor passa a ter para aperfeiçoar o trabalho como um todo.

Desde a comunicação das datas e objetivos para a equipe até o controle de tempo das tarefas, uma ferramenta de gestão de projetos acaba sendo a sua maior aliada ao colocar essa metodologia em prática.

Um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada é o Microsoft Project, por meio do gráfico Gantt. Por lá, você deve incluir todas as suas atividades com datas de início e conclusão, além de indicar a duração de cada tarefa e os antecessores. Depois, você pode ajustar a visibilidade do seu arquivo MS Project para mostrar o caminho crítico.

Contudo, você pode pesquisar outras possibilidades, já que existem diversos softwares de gestão de projetos no mercado. A partir da utilização deles, dependendo do caso, você consegue gerenciar não apenas atividades, mas também programas e portfólios utilizando uma só plataforma.

Como você viu nesse artigo, o Método do Caminho Crítico é uma abordagem que ajuda a gerenciar os prazos dos projetos, assegurando que as entregas ocorrerão nas datas estipuladas. Com isso, as equipes podem trabalhar com mais tranquilidade e a empresa evita correrias desnecessárias ou até mesmo o pagamento de horas extras não previstas, gerando economia de gastos.

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6 benefícios da gestão da documentação nos seus projetos

Escrito por Braun em 05/07/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 benefícios da gestão da documentação nos seus projetos

Lidar adequadamente com a gestão da documentação é uma das tarefas fundamentais para o sucesso dos projetos de uma empresa. Isso porque, além de facilitar a realização de tarefas, os registros constituem um mecanismo de controle relevante. Atualmente, a melhor forma para gerir os papéis é por meio de softwares específicos. Assim, facilita-se a condução e acompanhamento de processos.

Ocorre que, apesar de ser tão relevante, em diversos casos, os profissionais não priorizam essa atividade. Consequentemente, o armazenamento, o compartilhamento e o uso dos dados são conduzidos e arquivados sem padrões de comportamento bem definidos e com tecnologias ineficientes.

Neste artigo, listamos seis benefícios de realizar uma boa gestão da documentação. Não deixe de conferir!

1. Melhora o processo de comunicação

Uma boa escolha quanto à forma de armazenar, compartilhar e modificar os documentos pode melhorar a comunicação da equipe. Nessas condições, as informações são transmitidas e preservadas com o auxílio de métodos confiáveis e gerenciáveis.

Além disso, a opção por um software aprimora o compartilhamento. Por exemplo, enquanto planilhas ou documentos de texto precisam ser salvos e enviados por e-mail, a solução de gestão de projetos dá acesso simultâneo a todos os usuários autorizados pela empresa.

Essa facilidade dá fluidez à comunicação. Logo, as informações necessárias para atender as demandas e solucionar problemas estarão sempre à disposição do seu destinatário. Os arquivos não apenas saem do ponto “A” para o ponto “B”, mas ficam acessíveis para o uso imediato de todos os interessados.

2. Automatiza o fluxo de trabalho

A conclusão de um projeto é o fruto de diversas ações coordenadas. Entre o início e fim da execução de uma nova demanda, há um longo fluxo de trabalho que precisa ser ordenado. Para tanto, a gestão da documentação é fundamental. Com ela, todo o processo pode ser arquivado de forma a garantir acesso a todos os autorizados. Ele, então, poderá servir de modelo para futuras ações.

Por exemplo, imagine que você comanda a elaboração de vídeos institucionais. Aqui, a filmagem precisa ser convertida em um documento (arquivo de vídeo) e entregue para edição. Logo após, os revisores conferem a informação já editada, transferindo o conteúdo para sua aprovação final.

Essas etapas devem estar previamente automatizadas, de modo que o colaborador Fulano execute sua parte após Beltrano terminar a dele. Isso organiza, melhora a produção e permite que o projeto caminhe mesmo com um número grande de tarefas ou com o aumento de sua complexidade.

Além disso, a aplicação de um software pode automatizar as ações repetitivas e manuais das diversas etapas. Dessa forma, o fluxo é seguido de forma automática e muito mais eficiente.

3. Aumenta a produtividade da equipe

Com fluxo de trabalho e comunicação mais eficientes, é natural que a produtividade da equipe aumente. Ao chegar a sua vez de atuar no projeto, o colaborador terá um acesso facilitado às informações necessárias para suas tarefas. Isso, em termos de desempenho, se traduz da seguinte forma:

maior agilidade no andamento das etapas do projeto;
redução dos períodos de ociosidade, comuns quando um profissional tem alguma burocracia para obter dados essenciais para suas atividades;
conservação dos serviços já realizados e, portanto, a prevenção do retrabalho;
redução de carga de trabalho, uma vez que diversas ações são transferidas para um software de gestão;
facilitação do controle do fluxo de demanda, afinal, o gestor terá condições de acompanhar o que é realizado com base na documentação compartilhada.

Vale ressaltar que esse aumento de produtividade também representa benefícios indiretos, como mais tempo para investir na qualidade do projeto e a possibilidade de assumir compromissos maiores.

4. Mantém um histórico das mudanças realizadas

Uma gestão da documentação adequada fornece um registro dos eventos ocorridos durante a execução de um projeto, com o histórico das mudanças realizadas. Isso, na prática, tem diversas utilidades:

identificar erros no processo;
prestar contas a superiores, clientes, parceiros e outros interessados;
permitir o aprendizado por meio da análise da relação entre as ações e os efeitos produzidos;
possibilitar que a equipe retome o projeto de um ponto anterior, quando se perder o rumo;
facilitar a avaliação da contribuição de cada colaborador;
servir de case para busca de novas ideias.

Por isso, é possível pensar na documentação adequada como uma forma de produzir um ativo intangível para organização. Pois os arquivos acabam servindo de acervo intelectual para todos os setores.

5. Reduz custos e erros

A partir do momento que os registros são geridos de forma adequada, eles se tornam mais confiáveis, logo, as informações contidas estarão mais aptas a direcionar os profissionais para as decisões certas.

Igualmente, a melhoria do fluxo de trabalho e da comunicação, minimiza outros erros. O tráfego de informações precisa ocorrer sem ruídos, de modo que as demandas sejam entregues no prazo e condições estipuladas.

Ainda é possível reduzir custos. Afinal, uma gestão da documentação adequada é mais barata porque utiliza meios digitais e escaláveis, além de beneficiar as contas com a redução de equívocos e retrabalhos.

Outra redução de custos é a gestão de tempo e estimativas, permitindo mais eficiência, produtividade e assertividade na determinação de prazos de uma execução.

6. É mais competitivo

Normalmente, os projetos existem em um contexto em que outras empresas também buscam soluções para atender às necessidades e desejos de um público. Logo, é preciso ser mais ágil e eficiente do que a concorrência.

Por exemplo, se você tem uma boa ideia e falha na execução, é possível que outra pessoa coloque algo similar no mercado e prejudique o lançamento da sua solução.

Essa disputa também ocorre no ambiente interno das empresas. Ora, como os recursos são limitados, a tendência é que eles sejam destinados prioritariamente para quem demonstra a maior capacidade de entrega.

Sendo assim, a gestão da documentação é um diferencial competitivo, que melhora a criação e entrega de valor dos projetos. Então, é recomendável que você busque mais informações e invista nessa área!

Para conhecer outros elementos de uma gestão de projetos de alta performance, baixe nosso e-book e descubra os sete segredos para atingir esse estágio!

Lições aprendidas de um projeto: como usá-las nos próximos passos?

Escrito por Braun em 02/07/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Lições aprendidas de um projeto: como usá-las nos próximos passos?

Todos os profissionais que trabalham com a gestão de projetos sabem que cada etapa fornece grandes oportunidades para que o time possa criar um fluxo contínuo de melhorias.

Nesse sentido, saber trabalhar com as lições aprendidas de um projeto é crucial para reduzir riscos e manter as equipes com a melhor performance.

Em projetos corporativos, experiências e conhecimentos podem ser ferramentas de grande importância. Quando combinadas, elas ajudam a reduzir riscos, gerar mais performance e inovação. Assim, cada time terá mais facilidade para atingir suas metas.

Mas como aplicar as lições aprendidas de projetos em novas iniciativas? Qual o real impacto de documentar erros e avaliar a melhor forma de evitá-los no seu dia a dia? Veja a seguir!

Como ter acesso às lições aprendidas de um projeto?

Todo projeto corporativo pode apresentar erros, falhas e lições a serem aprendidas. Quando o gestor sabe identificar essas situações, criando registros bem estruturados para evitar que tais problemas ocorram no futuro, os resultados da empresa podem passar por ganhos contínuos.

Justamente por isso, guias de boas práticas e metodologias de gerenciamento de projetos listam isso como um ponto chave para ter sucesso nas rotinas de gestão.

Com a companhia sendo capaz de replicar boas práticas e evitar problemas, o fluxo de trabalho torna-se muito melhor estruturado.

E quais são os benefícios disso?

Em poucas palavras, identificar e aprender com os erros e acertos de um projeto cria um grande legado positivo para o negócio.

Os times terão uma documentação precisa sobre o que deve ser evitado e quais são as boas práticas que precisam ser replicadas. Os projetos executados passam a contar com os alicerces para melhorias contínuas.

Uma base de conhecimentos é criada para que os gestores possam traçar riscos, identificar vulnerabilidades e outros fatores que tornam o planejamento menos eficaz.

Ao mesmo tempo, a companhia terá uma lista de boas práticas que podem ser implementadas para garantir mais performance aos times.

Assim, as lições aprendidas de um projeto passam a ser um conhecimento estratégico, ou seja, uma ferramenta para a companhia ter as garantias de que os seus objetivos sempre serão atingidos.

E com o aumento da competitividade empresarial, o conhecimento tornou-se um dos principais ativos das companhias.

As empresas que aprenderam como lidar com as demandas externas, que estruturam boas rotinas e que identificam como utilizar as experiências passadas para atingir melhor performance no seu futuro, conseguem ganhar muito mais espaço no mercado.

Como utilizar as lições aprendidas para otimizar futuros projetos?

Conseguir extrair, catalogar e aplicar as lições aprendidas de um projeto pode ser um grande desafio. Assim, é importante que os times tenham uma rotina eficaz para avaliar o que pode ser adotado no planejamento de projetos futuros.

Para isso, é necessário identificar o que ocorreu de errado, avaliar o que colocou o time em tal situação, analisar as medidas tomadas para solucionar a falha e o que pode ser feito para evitar esses erros no futuro. Veja abaixo!

Colete feedbacks

A companhia pode criar um processo de coleta de feedbacks com todas as equipes, além de manter um registro contínuo do dia a dia de cada etapa do projeto. O foco precisa estar nos processos, não nos culpados.

Com isso, o gestor conseguirá identificar de uma forma mais abrangente todos os fatores que impactaram nos resultados finais do projeto.

Documento erros, acertos e feedbacks

A documentação criada deve possuir uma linguagem clara e objetiva, com um direcionamento bem estruturado para que profissionais consigam identificar o que deve e não deve ser feito.

Se possível, a companhia pode utilizar um template padronizado, tal como uma lista dividida nas seguintes categorias:

uma descrição do evento;
o que gerou a ocorrência;
quais os impactos do problema nos resultados do time;
quais foram as medidas tomadas para solucionar a falha;
o que pode ser feito para evitá-la no futuro.

Realize reuniões após cada etapa do projeto

Não deixe de realizar uma reunião ao término de cada etapa do projeto para distribuir e coletar informações sobre os problemas encontrados, as lições aprendidas e o que deve ser feito para evitar situações de risco nos processos seguintes.

Esteja pronto para ouvir e criar um ambiente integrado para todos atingirem melhores resultados a médio e longo prazo.

Compartilhe informações com o time

As lições aprendidas de um projeto devem ser compartilhadas com todo o time. Isso inclui os que estavam presentes em cada etapa e os participantes de iniciativas futuras.

Dessa forma o líder de projetos pode certificar-se de que boas práticas serão replicadas (e as ruins evitadas).

Revise os seus dados sempre

Revise o seu registro regularmente. Isso deve ser feito tanto para alinhar práticas com os novos padrões do mercado como para incluir lições de novos projetos.

Assim, a empresa terá uma base de conhecimentos sempre atualizada e bem estruturada.

Como garantir a qualidade de novas iniciativas a partir das lições aprendidas de um projeto?

A gestão de projeto é uma tarefa complexa, que envolve um grande número de profissionais, times e áreas. Conhecimentos são compartilhados, conflitos surgem e erros acontecem.

E no meio de todos esses fatores, o gestor deve trabalhar para garantir que as metas e prazos sejam cumpridos à risca.

Em busca de mais agilidade e performance, uma série de estratégias são aplicadas. Empresas investem em metodologias, ferramentas de TI e guias de boas práticas para integrar times, manter uma estrutura mais flexível e criar um ambiente de trabalho de alta performance.

Além disso, há a busca por uma melhoria contínua de rotinas, seja eliminando riscos ou replicando boas práticas.

Nesse sentido, investir em uma abordagem de gestão pautada na replicação das lições aprendidas de um projeto é um ponto chave para que empresas possam atingir esse objetivo.

Por meio dessa prática, a companhia tem mecanismos para identificar o que deve ser evitado, divulgar boas práticas e replicar rotinas que garantem mais qualidade no dia a dia de novos projetos.

Assim, o gestor terá caminhos muito mais seguros para atingir o sucesso esperado.

E aí, gostou das nossas dicas sobre como garantir mais qualidade nos seus projetos futuros? Quer receber mais dicas sobre gerenciamento de projetos? Então assine já a nossa newsletter!

Como consolidar um planejamento estratégico de projeto? Saiba aqui!

Escrito por Braun em 28/06/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como consolidar um planejamento estratégico de projeto? Saiba aqui!

Como consolidar um planejamento estratégico de projeto? No dia a dia do gestor, muitos desafios podem surgir. E saber como criar uma estrutura de rotinas e etapas bem direcionadas é um dos passos básicos para evitar que um risco afete a qualidade dos resultados obtidos.

Justamente por isso que muitos gestores ficam atentos à importância do planejamento estratégico de projeto. Crucial para mitigar riscos e melhorar a estrutura operacional de cada etapa, ele otimiza rotinas e coloca os times em uma posição única, em que as metas e prazos são fáceis de serem alcançados. Quer saber como isso é feito? Continue a leitura!

Qual a importância do planejamento estratégico de projeto?

O planejamento estratégico do projeto é um conjunto de processos e rotinas que envolvem a tomada de decisões para criar um fluxo de trabalho mais ágil e seguro. Por meio dessa abordagem, cada time passa a ter objetivos mais claros, um planejamento mais robusto e menos intuitivo.

Em outras palavras, o planejamento estratégico do projeto permite aos profissionais envolvidos na iniciativa criar uma rotina de trabalho mais eficaz e com menos erros. As ferramentas escolhidas poderão ser mais aproveitadas e os riscos cairão. Ao mesmo tempo, a motivação e o engajamento serão ampliados, reduzindo as chances de qualquer objetivo não ser alcançado.

Como consequência, a empresa pode se preparar para lidar com os desafios do mercado atual com muito mais segurança. O atendimento às demandas de clientes e parceiros comerciais será feito com mais qualidade e permitirá que todos trabalhem em um ambiente mais integrado e com menos erros.

Quais os três níveis do planejamento estratégico de um projeto?

O planejamento estratégico é estruturado a partir de três bases. Elas permitem ao gestor ter uma visão abrangente sobre os pontos da iniciativa e tudo o que pode ser feito para atingir um melhor resultado a médio e longo prazo. Veja, abaixo, quais são as três bases!

Planejamento estratégico de negócio

Esse nível trabalha focado no reforço do potencial competitivo da empresa a longo prazo. Isso envolve uma avaliação do mercado em que ela se encontra, o que pode ser feito para atingir os pontos fracos de concorrentes e quais as melhores maneiras de criar oportunidades de vendas.

Planejamento estratégico operacional

Nesse nível, o gestor trabalhará para que todas as operações e rotinas sejam feitas com o máximo de qualidade possível — seja por metodologias de gestão, seja por treinamento de profissionais, seja pela definição de um novo fluxo de trabalho.

Planejamento estratégico funcional

Essa base trabalha com o olhar voltado para a parte interna da empresa. O planejamento estratégico funcional é, portanto, uma forma de adequar rotinas aos padrões do mercado, evitando riscos e integrando times.

Ao integrar essas etapas, o gestor de projetos pode diminuir riscos, gerar mais qualidade e inovação. As equipes terão rotinas com mais agilidade e custos baixos. Assim, a empresa poderá manter-se aderente a prazos, com um fluxo de trabalho de alta produtividade e livre de falhas.

Como fazer um planejamento mais eficaz?

O planejamento estratégico do projeto deve envolver vários pontos. Em conjunto, eles criarão mais qualidade e performance para todas as atividades. Veja algumas dicas para aprimorar essa rotina abaixo!

Diminua os riscos

A diminuição de riscos é um ponto-chave para que a rotina de qualquer projeto tenha mais qualidade. Portanto, trabalhe lado a lado com todos para identificar quais são os principais problemas que podem afetar a qualidade do trabalho executado por times em todas as etapas do seu projeto.

Faça uma análise abrangente. Uma vez que problemas sejam encontrados, crie medidas preventivas e treine os profissionais para aplicá-las sempre que for necessário.

Também estruture processos para identificar e mitigar os problemas. Dessa forma, ainda que falhas ocorram, o seu impacto será o menor possível.

Trabalhe para tornar o projeto mais rentável

A rentabilidade do projeto deve ser buscada a todo momento. E uma forma de atingir esse objetivo é alinhando estratégias e expectativas entre todos, garantindo um produto final de alto valor agregado. Isso diminuirá os riscos e, com isso, a companhia poderá colocar os seus times para trabalharem com um direcionamento mais inteligente e conectado com as reais necessidades dos usuários.

Portanto, crie um canal de comunicação ativo com o cliente. Identifique as suas demandas, os seus problemas, busque soluções e pontos em comum. Trabalhe, em outras palavras, para criar uma estratégia apoiada por todos, em que cada um dos times possa integrar meios voltados para atingir os seus objetivos, encontrar boas soluções e ter um fluxo de trabalho mais integrado e com maior capacidade de agregar valor ao produto final.

Melhore sempre os processos e as políticas operacionais

A otimização de processos também deve estar no centro das estratégias de planejamento de projetos. Identificando erros e práticas que possam ser reaplicadas, o gestor consegue maximizar a qualidade do trabalho de seus times e, em longo prazo, evitar continuamente os riscos de o projeto dar errado.

Uma outra forma de conseguir otimizar rotinas, mais simples do que a análise de todos os resultados de um projeto, é investindo no uso de indicadores. Eles criam uma visão abrangente sobre tudo o que impacta na qualidade do projeto e pode gerar prejuízos, como erros frequentes, baixa produtividade e demais gargalos operacionais. Assim, o gestor consegue rastrear o que deve ser melhorado com mais qualidade e aplicar correções precisas.

O planejamento estratégico do projeto é, portanto, um passo-chave para que a empresa possa criar iniciativas cada vez mais inteligentes e inovadoras. Com uma rotina de trabalho sem erros e riscos, a taxa de produtividade cresce e a aderência a prazos é mantida em níveis elevados.

Ao mesmo tempo, a empresa terá mais mecanismos para gerenciar corretamente expectativas, alocar adequadamente os seus recursos e diminuir riscos. Dessa forma, o planejamento estratégico de projeto servirá como base para que todos possam trabalhar com uma rotina de alta performance, voltada para as demandas dos usuários e a maximização da rentabilidade da iniciativa.

O que você faria para maximizar a rentabilidade dos seus projetos e ter um planejamento estratégico? Compartilhe nos comentários!

Saiba como ser mais estratégico na criação de projetos

Escrito por Braun em 25/06/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba como ser mais estratégico na criação de projetos

A criação de projetos corporativos passa por vários momentos. No planejamento de uma nova iniciativa, o gestor deve reunir recursos, pessoas e ferramentas para garantir que todos trabalhem da melhor maneira possível, sem que erros ocorram e os riscos sejam baixos. Isso garante que a companhia conseguirá atingir os seus objetivos sem grandes dificuldades, além de maximizar os resultados atingidos.

Nesse sentido, há uma série de estratégias que podem ser empregadas para otimizar o planejamento, garantir uma melhor distribuição de recursos e impulsionar fatores que melhoram o resultado final do projeto.

Neste artigo, vamos falar sobre as seis mais importantes. Acompanhe o texto e veja o que pode ser feito no seu projeto.

1. Tenha uma liderança previamente definida para cada etapa do projeto

Durante a criação de projetos, defina um líder para cada etapa. Ele deve ser um profissional experiente, com habilidades alinhadas ao perfil dos processos que serão executados naquele momento e uma boa relação com os times.

Essa liderança também deve ser responsável por auxiliar na distribuição de recursos e na forma como cada rotina será feita. Assim, você pode descentralizar as rotinas de gestão e garantir mais qualidade para o dia a dia do projeto.

2. Utilize as lições tiradas de projetos e etapas anteriores

Toda etapa e projeto corporativo pode dar lições aprendidas para a empresa. O trabalho executado pelos profissionais em um projeto deve ser visto como uma fonte para que o gestor possa identificar quais práticas podem ser replicadas, quais devem ser eliminadas e os riscos que a companhia pode lidar. Portanto, invista em uma análise contínua sobre tudo o que pode ser reaproveitado ao final de cada etapa e cada projeto corporativo.

Esse é um processo que vai da criação de projetos até o término dos mesmos. A empresa deve catalogar o que ocorreu de errado, quais foram as soluções adotadas e medidas empregadas para evitar a ocorrência de falhas. Além disso, boas práticas também devem ser registradas para que elas possam ser incentivadas quando for necessário.

Não deixe de realizar reuniões para coletar dados com os envolvidos no projeto. Trabalhe para que os profissionais também possam compartilhar experiências. Assim, o aprendizado será muito mais amplo.

3. Adote uma solução para gestão de projetos

Já é conhecido no ambiente corporativo a importância que a tecnologia possui para que empresas possam reduzir custos, otimizar as suas atividades, gerar mais performance e mobilidade. Nos projetos internos, as soluções de TI dão a base para que a empresa consiga melhores resultados, incorporando novas práticas e tornando a sua rotina mais flexível. Isso vale, especialmente, para a integração das ferramentas de gestão de projetos.

Esse tipo de solução de TI permite a profissionais encontrar uma maneira mais prática e ágil para solucionar demandas e acompanhar a evolução de cada etapa. O gestor consegue distribuir rotinas com mais qualidade, manter-se em dia com os prazos e trazer mais agilidade para o trabalho executado diariamente.

Além disso, os profissionais terão um ambiente centralizado para comunicarem-se e trocarem experiências. Isso torna o trabalho de todos mais integrado e ágil. Consequentemente, caso problemas apareçam ou mudanças sejam aplicadas, o time poderá adaptar-se rapidamente e evitar atrasos.

4. Implemente a metodologia correta

A metodologia escolhida pela empresa também é um ponto importante. Ela direciona a forma como os trabalhos são executados, a flexibilidade das rotinas e, naturalmente, os resultados finais. Portanto, já durante as etapas iniciais de criação de projetos, o gestor deve trabalhar com os líderes para escolher sempre o mecanismo de gestão mais adequado ao perfil da iniciativa.

Hoje, existem dois tipos de metodologias que são populares no ambiente corporativo: as ágeis, como a Kanban e a Agile, que focam em flexibilidade e capacidade de resposta a mudanças; e as tradicionais, como as que seguem o PMBOK, que dão as bases para um trabalho com estrutura robusta e bem direcionada.

Identificar qual é a mais alinhada com os seus objetivos é um processo crítico. A escolha de uma metodologia que não é a ideal pode ter um impacto muito grande nos resultados obtidos.

O trabalho terá mais erros e não será capaz de atingir as expectativas de quem está envolvido. Portanto, esteja atento e faça a escolha certa.

5. Padronize processos

A padronização de processos permite ao negócio ter um fluxo de trabalho com uma definição bem estruturada e capaz de entregar os resultados esperados pela equipe.

O gestor conseguirá aplicar um nível de qualidade contínuo entre todos os times envolvidos no projeto mais facilmente e, assim, evitar que erros ou conflitos apareçam no dia a dia de cada etapa. Além disso, será mais fácil executar correções e replicar boas práticas.

Portanto, trabalhe para que todas as rotinas possuam um padrão de trabalho bem esquematizado, documentado e conhecido por todos. Também garanta que os times tenham conhecimento sobre o que é deles esperado, assim como o padrão de qualidade mínimo para cada atividade.

Nesse sentido, a empresa deve investir em treinamentos, ter um fluxo de comunicação bem implementado, garantindo que feedbacks e correções possam ser divulgadas rapidamente. Com uma documentação clara e objetiva, a companhia também pode criar uma estrutura em que todos terão um material inteligente para consultar a forma como uma atividade deve ser feita e, assim, evitar falhas.

6. Mantenha times integrados

A integração entre times é uma das técnicas mais importantes para tornar o fluxo de trabalho mais ágil. Durante a criação de projetos, não deixe de implementar uma política de gerenciamento que trabalhe incentivando esse fator, uma vez que ele pode impulsionar drasticamente os resultados obtidos.

Para integrar times, a empresa pode criar equipes multidisciplinares, escolher uma metodologia voltada para esse foco ou mesmo ter uma solução de comunicação mais flexível e abrangente. A computação em nuvem também pode ser escolhida: serviços de cloud storage tornam a troca de dados mais rápida e segura, ampliando a comunicação estratégica entre times.

Tenha em mente que, com as ferramentas corretas, o time pode manter-se integrado mesmo que os profissionais não estejam no mesmo ambiente.

Ferramentas de videoconferência e cloud computing são dois exemplos de tecnologias que, mesmo em ambientes de alta mobilidade, podem ser implementadas para unificar processos de trabalho e ampliar a troca de informações. Dessa forma, os resultados obtidos com o projeto serão muito maiores.

Ter um software de gerenciamento de projetos, PPM, também ajuda na integração dos times e na área estratégia.

A criação de projetos é um processo complexo. Mas, feito da forma correta, a empresa pode evitar riscos e garantir que os seus resultados sejam alcançados por meio de um ambiente de trabalho integrado e de alta qualidade. Se você quer saber como isso pode ser feito, com o apoio de um parceiro estratégico, fale com a gente!

Por que aderir a um processo de gestão de lições aprendidas?

Escrito por Braun em 21/06/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que aderir a um processo de gestão de lições aprendidas?

Nas empresas, é comum que os diretores ou líderes coordenem diversos projetos no dia a dia. Nesses processos, naturalmente ocorrem erros e acertos — e é por isso que investir na gestão de lições aprendidas é tão importante para as organizações.

Ainda assim, muitos empresários têm dúvidas sobre esse tipo de gestão. E foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo. Ao longo do texto, vamos falar sobre o que é o processo de lições aprendidas, como ele funciona, o que é preciso para implementá-lo nas companhias e os benefícios que são proporcionados.

Ficou interessado e quer saber mais sobre o assunto? Então, continue com a gente e esclareça suas dúvidas!

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Case de sucesso: veja como a Valid obteve sucesso com a Project Builder

Escrito por Braun em 14/06/2018. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Case de sucesso: veja como a Valid obteve sucesso com a Project Builder

A gestão de projetos é uma tarefa complexa e exige a administração de várias etapas. Por isso, é preciso contar com uma parceria de sucesso, ou seja, uma empresa que ofereça um software de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, como a Project Builder (PB).

Foi assim que a Valid melhorou seus resultados. Por trabalhar com soluções de segurança e sistemas associados — como certificados digitais, SSL e de uso específicos, além de assinaturas e credenciais —, a empresa precisava aprimorar os processos internos.

Para isso, a companhia optou pela ferramenta de gerência de projetos da PB. O objetivo foi implementar um programa de melhoria contínua, com a consequente monitoração dos projetos de desenvolvimento de software na Valid.

Para entender melhor esse contexto, neste post apresentamos como funciona essa parceria, que começou há um ano e trouxe bons resultados. Acompanhe!

Como a Valid encontrou a Project Builder?

Os gestores da Valid sentiam a necessidade de iniciar um processo de melhoria do ciclo de desenvolvimento e, por isso, contrataram uma consultoria. Durante a análise, foi apresentada a necessidade de implementar uma ferramenta de gestão de projetos. Daí surgiu a indicação da PB e de suas soluções.

É importante mencionar que a consultoria já havia sido contratada com a finalidade de buscar uma ferramenta apropriada, que se ajustasse às necessidades e aos desafios enfrentados pela Valid. Os especialistas, então, recomendaram a PB, que já era conhecida pelo Supervisor de Desenvolvimento, Christiano da Silva Sá.

Assim, a recomendação apenas reforçou a ideia, que já estava estruturada. Afinal, era necessário trazer eficiência e agilidade aos procedimentos internos, bem como garantir que os clientes se sentissem satisfeitos.

No processo de implementação, houve inicialmente uma capacitação dos líderes da Valid, que tinham a responsabilidade de disseminar a ferramenta dentro da companhia. O planejamento traçado foi gradativo e executado por área.

Como algumas pessoas já conheciam a solução da PB, o treinamento teve a função de nivelar o conhecimento, a fim de que todos ficassem a par das novas funcionalidades e dos recursos mais modernos, como a possibilidade de integração. Ao mesmo tempo, a equipe de suporte e o gerente da conta acompanharam periodicamente o uso do software com o cliente e a atualização de releases.

Quais eram os problemas enfrentados pela Valid?

O sistema de gerenciamento de projetos foi aplicado na área de desenvolvimento de software. Por isso, sempre que existia uma demanda de modificação nesse quesito, a alta direção passava para a equipe um contexto, que detalhava o que deveria ser feito em um edital ou documento mais formal.

Os colaboradores trabalhavam em cima do escopo e de acordo com os prazos estipulados. No entanto, inexistia qualquer controle sobre as entregas e a evolução do desenvolvimento do software.

Esse era o principal obstáculo, que foi eliminado com o uso da ferramenta da Project Builder. A partir dela, a gerência passou a ter visibilidade do andamento do projeto a cada etapa, o que trouxe eficácia ao processo de controle. Da mesma forma, foi possível melhorar a precisão e a acuracidade nas etapas de desenvolvimento, que implicou garantia de qualidade.

Além disso, havia outras práticas de gestão não integradas. Com a adoção da ferramenta de gerenciamento de projetos, foi possível melhorar o planejamento pela integração dos colaboradores e captação do esforço individual. Isso ocorreu devido ao preenchimento do timesheet de cada um, que consegue informar, por exemplo, que o trabalho em determinada atividade seguirá das 9h às 11h.

A integração também foi ampliada com outras soluções da Valid, como ferramentas de abertura de chamados e de gestão de conhecimento. Essa medida é possível porque o Project Builder funciona como uma cadeia produtiva. Assim, se alguém abre um chamado no estado do Amazonas, a equipe de software cria um projeto no sistema e o líder é acionado para fazer a análise inicial. Em outras palavras, há mais agilidade para solucionar a questão.

Em suma, todo o controle das demandas foi aprimorado. A ferramenta apoiou esse processo e permitiu um ganho ao nível de controle de qualidade nas entregas. No contexto do processo, o uso de metodologias aplicadas junto à solução trouxe para a Valid um monitoramento maior, com testes que comprovaram sua qualidade.

Quais eram os objetivos a serem alcançados?

Além de ultrapassar os desafios citados, o propósito da Valid era automatizar o processo e garantir a satisfação dos clientes. Essa meta foi conquistada pela implementação do sistema e integração proporcionada.

A oferta de subsídios para coleta de indicadores também foi um resultado positivo, especialmente porque tudo fica registrado. A partir disso, foi possível criar relatórios gerenciais, que apoiam as tomadas de decisão.

Perceba que a equipe da PB atuou na parametrização inicial, na facilitação do uso da solução e no suporte. O fato de alguns colaboradores também conhecerem a ferramenta foi outro aspecto a favor, já que permitiu uma mudança em prazo razoável (oito meses) e com a continuidade das entregas para os clientes.

Vale a pena destacar que também foram feitas customizações na própria ferramenta para moldar os modelos e transmitir à equipe da Valid um maior grau de detalhe sobre o sistema. Em questão de suporte, a existência de um canal direto para abertura de tickets é essencial. Assim, os atendimentos são realizados tranquilamente e com bom atendimento.

Como a Project Builder foi importante para melhorar os resultados e conquistar o sucesso?

A Valid continua em melhoria constante, especialmente em relação à coleta de indicadores. Atualmente, a solução atua de forma integrada a outras ferramentas, inclusive para fazer uma gestão de incidentes mais apropriada. Porém, isso acontece por meio de APIs da própria Project Builder.

Devido à grande quantidade de características e benefícios fornecidos pela ferramenta, nem todos são utilizados, porque as mudanças ocorrem em conjunto e extraem informações valiosas que são adotadas para as tomadas de decisão. Contudo, já está em processo a automatização das ferramentas para que as soluções internas se integrem de maneira efetiva à PB.

Dessa forma, fica claro que o software de gerenciamento de projetos tem um grande potencial e pode ser utilizado de maneira ampla. Na Valid, ele permitiu integrar os serviços prestados desde a ponta até a entrega. As evidências são registradas e demonstradas, o que aumentou o controle e a possibilidade de expor as informações em um processo de auditoria.

Mais que isso, a solução permitiu que a Valid ficasse em conformidade com as normas ISO. Após auditoria, a empresa foi aprovada e a PB facilitou essa conquista devido ao seu conjunto de funcionalidades. O resultado foi um processo de qualidade e que segue as exigências ou requisitos da ISO 27001.

Assim, fica evidente que a Project Builder trouxe vários retornos positivos para a Valid. Essa parceria de sucesso, que começou há mais de um ano, ainda está em andamento e deve trazer muitos outros benefícios.

E você, quer conferir como seu negócio pode melhorar? Entre em contato conosco e veja como nossa solução de gerenciamento de projetos pode eliminar gargalos e aprimorar os processos da sua companhia.

5 dicas de alocação de colaboradores para alavancar sua produtividade

Escrito por Braun em 12/06/2018. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em 5 dicas de alocação de colaboradores para alavancar sua produtividade

No contexto empresarial, nada é mais produtivo do que ter as pessoas certas trabalhando nas funções mais adequadas ao seu perfil. Quando um funcionário tem a chance de desenvolver atividades que gosta e que estão dentro de seu conjunto de habilidades, tudo flui de maneira natural. Automaticamente, o desempenho melhora e os resultados aparecem.

Por outro lado, quando um profissional não está atuando no lugar correto, surgem diversos problemas, como falta de motivação, queda de produtividade, estagnação, atrasos e sobrecarga. Para solucionar essas questões é imprescindível utilizar a alocação de colaboradores de forma estratégica.

Neste artigo, vamos compartilhar com você cinco dicas para alocar melhor os seus funcionários dentro do ambiente organizacional. Confira a seguir!