Autor: Braun

Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Escrito por Braun em 01/05/2018. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Você já refletiu sobre o que é a relação de trabalho? Sabe o que é a ociosidade de colaboradores? Basicamente, um profissional vende horas de trabalho em troca de um salário. Isso quer dizer que, para o funcionário, a ociosidade é uma coisa boa: ele ganha o mesmo valor, com menos esforço.

Já do ponto de vista da empresa, é um desastre, pois você obtém menos produtividade, com o mesmo custo. E o problema da ociosidade de colaboradores fica ainda maior quando se trata de um projeto, que, por definição, tem prazos para cumprir e data para ser encerrado.

Neste post, vamos explorar quais são os principais efeitos da ociosidade de colaboradores sobre a gestão de projetos e, ainda, apresentar dicas simples para acabar com esse problema.

Os efeitos da ociosidade de colaboradores

Subaproveitamento da capacidade dos membros da equipe

Um funcionário ocioso não é sinônimo de um funcionário ruim. Ele pode ser criativo, cheio de experiência, com uma formação invejável e, mesmo assim, apresentar ociosidade no trabalho. Quando isso acontece, você tem um cenário de subaproveitamento. Em outras palavras, não consegue extrair do profissional todo o seu potencial.

Aproveitando, lembre-se de que a ociosidade nem sempre é causada pelo indivíduo; ela pode ser causada por má organização da equipe, dos processos e do projeto em geral. Nós vamos retomar essa questão mais à frente.

Assimetria na divisão de tarefas

Se alguns colaboradores estão ociosos e, mesmo assim, o projeto continua avançando normalmente, é muito provável que haja assimetria na divisão de tarefas. Isso significa que, enquanto há ociosidade de um lado, há funcionários sobrecarregados do outro.

Nem é preciso dizer que esse tipo de situação é insustentável. Em algum momento, surgirão conflitos entre os membros da equipe, e aqueles prejudicados com a divisão “injusta” vão dar sinais de fadiga que afeta a performance.

Ruídos na comunicação

A ociosidade não afeta apenas a execução do trabalho; ela também pode se refletir na comunicação. Se o ócio está ligado a um problema de atitude do colaborador, ele eventualmente vai negligenciar a troca de informações com seus colegas e com o gestor.

Não podemos esquecer que, em um projeto, o fluxo adequado de informações é crucial para o andamento eficiente das atividades. Portanto, quando a ociosidade dos colaboradores afeta a comunicação entre a equipe, todo o trabalho é prejudicado. O problema sai do âmbito do indivíduo e começa a envolver os demais.

Atraso na entrega

Esse efeito é o mais óbvio, porém, um dos mais graves. A ociosidade pode afetar o cronograma do projeto, causando atraso na entrega. Essa demora, por sua vez, acarreta em custos extras e, em alguns casos mais extremos, a falha em atender o prazo pode até fazer com que todo o projeto se torne inútil.

Como evitar a ociosidade de colaboradores

Adotar um software de gestão de projetos

Os softwares de gestão de projetos são úteis para identificar a ociosidade de colaboradores – que é o primeiro passo para resolver o problema. Como esses softwares permitem acompanhar o progresso de cada etapa, basta um olhar para encontrar aquelas que estão paradas ou avançando muito devagar. Esse são os sinais básicos de ociosidade.

Para completar, é possível identificar o ócio antes que ele atrase definitivamente a entrega do projeto. Portanto, se você entende que prevenir é mais fácil do que remediar, vai querer adotar um software de gestão de projetos.

Entender a origem do ócio

Como já comentamos, existe o ócio que parte do indivíduo e existe aquele que é fruto da maneira como o projeto está estruturado.

Imagine um projeto no qual a Etapa A deve ser completada, antes que a Etapa B possa começar. Além disso, o gestor só permite que cada funcionário se envolva com a etapa que lhe foi delegada. Nesse cenário, é compreensível que o funcionário responsável pela Etapa B tenha que enfrentar um período de baixa produtividade — enquanto aguarda o colega da Etapa A terminar o próprio serviço.

Portanto, uma das maneiras de acabar com a ociosidade causada pelo projeto é criando fluxos de trabalho mais flexíveis e autorizando (ou estimulando) a colaboração entre os funcionários, independentemente das atividades ou etapas pelas quais são responsáveis.

Criar uma lista de atividades prioritárias

As atividades prioritárias são aquelas sem as quais o projeto não pode ser completado. Criar essa lista pode ajudar a manter a ociosidade sob controle porque, se alguma dessas atividades ainda está pendente, nenhum membro da equipe tem o direito de permanecer ocioso.

É uma questão de bom senso: por que o funcionário ficaria parado, quando há uma atividade importante para ser feita?

Dialogar com a equipe

Quando o ócio é resultado de atitudes individuais, o diálogo pode ajudar a resolver. Profissionais mais jovens podem não ter a percepção exata dos prejuízos que causam à empresa quando negligenciam a própria produtividade. Mais do que isso, eles podem não entender como o que é ruim para a empresa acaba, também, sendo ruim para eles mesmos. Se o gestor for transparente em relação aos efeitos da ociosidade, pode obter uma resposta muito positiva.

E se o diálogo não mudar nada? Nesse caso, seus colaboradores têm um problema de atitude realmente grave. Comece a refletir: será que você está realmente contratando profissionais sérios e motivados?

Contratar profissionais especializados

Mesmo que uma empresa tenha um gestor de projetos interno, contar com a ajuda de um profissional externo é uma boa ideia.

Quando a ociosidade de colaboradores se torna um problema, esse profissional — por exemplo, um consultor — garante que as críticas à equipe serão vistas como feedback imparcial. Do contrário, os funcionários que recebem esses feedbacks poderiam interpretar a situação como uma perseguição, como um ataque pessoal.

Partindo de um terceiro, é mais provável que o feedback seja aceito pelo que é: uma provocação para a melhoria.

Neste post, você entendeu quais são os efeitos da ociosidade de colaboradores, e também descobriu algumas dicas para enfrentar e resolver o problema. Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos e, claro, sobre soluções em software para essa finalidade? Então, entre em contato com a Project Builder !

Afinal, por que é importante a gestão de custos e receitas de um projeto?

Escrito por Braun em 26/04/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Afinal, por que é importante a gestão de custos e receitas de um projeto?

A gestão de custos e receitas é um dos maiores desafios de gestores durante a execução de projetos corporativos. Fatores como erros operacionais, desperdício de recursos e atrasos podem comprometer o orçamento do negócio e prejudicar o retorno que é obtido sobre o seu investimento.

Nesse cenário, os processos preventivos são fundamentais para que o gestor possa preparar-se para lidar com cada problema e, assim, garantir o sucesso de uma iniciativa.

Quando falamos de gastos excessivos, a prevenção de desperdícios é feita por meio dos processos de gestão de custos e receitas. Esse conjunto de estratégias reduz riscos, evita desperdícios e garante que o orçamento seja seguido a risca. Se você quer saber mais sobre o tema, continue a leitura!

A importância da gestão de custos e receitas

Projetos corporativos podem ter problemas ocasionados por um grande número de fatores. O excesso de gastos, por exemplo, pode ser um dos mais graves. Quando ele ocorre, a companhia estoura o seu orçamento e diminui a sua capacidade de adaptar-se a mudanças.

Em outras palavras, sem um autocontrole de custos, os projetos de um negócio podem não atingir os resultados esperados. Os recursos necessários para executar as etapas ausentes, em muitos casos, podem faltar. Assim, o retorno obtido com a iniciativa cai, prejudicando a competitividade da companhia.

É nesse cenário que surgem os processos de gestão de custos e receitas. Eles são estruturados para que empresas possam identificar a viabilidade de uma iniciativa, reduzir desperdícios e manter as finanças equilibradas. Além disso, o custo final do projeto cai, dando ao negócio mais margem para investir em novas soluções e ofertar serviços mais fáceis de serem adquiridos.

Política de controle de custos

Uma política de controle de custos é feita a partir de três bases. Juntas elas permitem ao negócio ter um planejamento mais abrangente e eficaz. São elas a definição das estimativas de custos, a determinação do orçamento base e a aplicação dos processos de controle de gastos, que podem ser definidas da seguinte forma:

no cálculo de estimativas, o negócio levanta informações sobre tudo o que será necessário para a execução do projeto, inclusive os custos para lidar com os riscos identificados;
a determinação de um orçamento transparente, objetivo e direto;
a aplicação e o monitoramento de estratégias para controle de gastos.

A primeira etapa facilita a identificação de pontos de atenção e fatores de riscos que possam comprometer o sucesso do projeto. Muito focada em análise de dados, ela dá ao gestor as bases para que ele tenha uma visão abrangente sobre todos os custos que podem influenciar os gastos da empresa.

Na definição do orçamento, a colaboração é um ponto chave. Com ela, o gestor conseguirá definir a quantidade (e o destino) de recursos necessária para atingir os objetivos da iniciativa.

Mas lembre-se que essa etapa sempre deve ser feita tendo como base os dados levantados no cálculo de estimativas. A empresa deve utilizar tais informações como um fator estratégico para calcular a quantidade de recursos necessária em cada etapa e, assim, evitar a falta de verba para a compra de materiais.

Por fim, a aplicação das estratégias de gestão de custos deve ser vista como um processo contínuo. Quando ela ocorre, a equipe consegue trabalhar com mais qualidade, corrigindo erros rapidamente. O gestor terá um forte controle dos fatores que influenciam o sucesso do projeto e já terá medidas prontas para atacá-los.

Vantagens de se possuir uma boa política de gestão financeira

Uma boa política de gestão de custos e receitas pode trazer uma série de vantagens para a empresa. Confira as principais e saiba porque adotar essa estratégia em seus projetos pode ser uma boa ideia!

1. Maior controle da rentabilidade do negócio

Toda empresa busca maximizar a sua rentabilidade. E eliminando desperdícios por meio de uma boa gestão de custos, o negócio pode aumentar o retorno sobre os seus investimentos facilmente, uma vez que gastos imprevistos ou desnecessários serão evitados.

2. Possibilidade de resolver rapidamente contratempos

A gestão de custos e receitas trabalha com a criação de uma série de mecanismos de controle. Dessa forma, se algum erro ou imprevisto ocorrer, os profissionais terão como solucionar as ocorrências de maneira rápida, evitando o aumento dos prejuízos.

3. Rotinas de tomada de decisão mais eficazes

Quando o planejamento é otimizado, a companhia pode otimizar as suas rotinas de tomada de decisão. Os gestores terão dados mais precisos e atualizados sobre todos os fatores que envolvem a lucratividade de cada etapa. Assim, eles podem desenvolver projetos com mais qualidade e precisão, adotando as melhores estratégias para atingir os objetivos esperados.

4. Diminuição de riscos

O controle de custos aplicado à gestão de projetos reduzirá grande parte dos riscos que podem impedir o seu sucesso. A empresa saberá exatamente todos os fatores que influenciam na lucratividade da iniciativa e, assim, conseguirá fazer um planejamento orçamentário de alta qualidade. Dessa forma, os riscos de imprevistos afetarem os seus processos será muito menor.

Utilizando a tecnologia para otimizar processos de gestão de custos e receitas

No ambiente corporativo, a tecnologia pode ter um papel chave para que empresas consigam otimizar as suas políticas de gestão de custos e receitas. Ferramentas de gestão de projetos permitem que o gestor acompanhe com alta precisão os gastos de todas as áreas, evitando erros e gargalos operacionais. Além disso, desperdícios são encontrados com mais facilidade e exatidão, evitando prejuízos.

Com softwares de comunicação e armazenamento de dados na nuvem, a empresa também pode eliminar parte dos seus gastos operacionais. A troca de informações estratégicas será mais ágil e precisa. E com erros de comunicação sendo menos frequentes, os índices de retrabalho caem.

Além disso, as soluções para monitoramento e distribuição de tarefas auxiliam gestores a acompanhar a evolução de cada rotina em tempo real. Os processos serão distribuídos com mais agilidade e precisão, evitando falhas no dia a dia da companhia. Assim, a empresa pode atingir os seus resultados com maior facilidade, sem comprometer o seu orçamento.

Além das práticas citadas, existem uma série de outras estratégias que podem ser implementadas para otimizar os processos de gestão de custos e receitas. Conheça as melhores no nosso blog!

A importância do controle de prazos em projetos

Escrito por Braun em 24/04/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A importância do controle de prazos em projetos

Em um projeto, conseguir gerenciar o tempo é um dos principais desafios de um gestor. Não raramente, o grande número de tarefas a serem executadas faz com que o controle de prazos seja deixado em segundo plano.

No entanto, por causa de atraso no cumprimento de marcos contratuais, uma série de prejuízos pode ser ocasionada, como maior consumo de recursos, desgaste da equipe e, em casos mais severos, o cancelamento do projeto.

É válido ressaltar que toda atividade tem seu tempo determinado dentro do fluxo de um projeto. Sendo assim, é preciso criar um planejamento eficaz, que seja capaz de antecipar os riscos e permitir que a execução do empreendimento ocorra sem maiores problemas.

Interessou-se pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre a importância do controle de prazos em projetos. Não deixe para depois, hein?

Controle de prazos e o lado financeiro

O controle dos prazos é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. O atraso gerado na entrega de um projeto pode ocasionar multas e outras sanções por parte de seus clientes, além de manchar a imagem da empresa perante o mercado.

Além disso, o controle financeiro é responsável pelo pagamento de todas as contas em dia, evitando que a empresa se torne inadimplente e corra o risco de sofrer algumas penalizações, como restrição de compra, CNPJ negativado, entre outros.

O controle financeiro também fica encarregado de garantir a correta utilização dos recursos monetários, certificando-se do pagamento de débitos, viabilizando verba para capital de giro e propiciando investimentos e crescimento sustentável para o negócio.

Por fim, é válido lembrar que o controle de prazos de um projeto está diretamente ligado a um controle financeiro eficiente, o qual é crucial para que a empresa esteja em dia com toda a documentação para o seu pleno funcionamento (alvarás, licenças etc.).

Equipe mais engajada

Definir um cronograma para a execução das atividades é importantíssimo para promover um maior engajamento da equipe. A melhor maneira para estabelecer um controle de prazos é contar com a opinião dos profissionais envolvidos no projeto.

Assim, todos podem apresentar seu ponto de vista e pontuar as principais dificuldades encontradas nas tarefas. A experiência dos colaboradores é de grande valia para a elaboração de um cronograma mais próximo da realidade.

A inclusão de todos os membros da equipe também torna-se indispensável para facilitar o processo de atribuição de responsabilidades. Logo, toda a empresa sente-se responsável pelo resultado final do projeto, ajudando nas ações de controle de prazos na execução das atividades e garantindo o sucesso do empreendimento.

Resolução rápida de problemas

Outra vantagem do controle de prazos em projetos é a possibilidade de se resolver os problemas rapidamente. Como já destacado, um bom controle de prazos exige um planejamento detalhado.

Para se detalhar um planejamento, é preciso estimar corretamente o uso dos recursos para as atividades e suas respectivas durações. Durante o processo de atribuição dos recursos, é possível conhecer todos os materiais, equipamentos e pessoas que serão necessários para a materialização do projeto.

A partir disto, é possível passar para o planejamento da execução do projeto, definindo os turnos de trabalho, identificando a possibilidade de atividades serem realizadas simultaneamente, entre outras ações.

Portanto, o gestor conhecerá detalhadamente todo o projeto, bem como seus recursos, seus aspectos contratuais e suas características específicas. Dessa forma, torna-se possível resolver os problemas rapidamente, evitando que o prejuízo causado por eles seja muito grande.

Compromissos factíveis

O controle de prazos em projetos também é de fundamental relevância para que a empresa possa assumir compromissos factíveis. Saber a exata duração de cada uma das etapas evita que o gestor assuma prazos inexequíveis, prejudicando o negócio.

Dessa forma, a empresa poderá contar com disponibilidade suficiente para executar suas atividades, tendo tempo hábil para a prestação de um serviço de qualidade, que atenda às expectativas dos clientes.

Com isso, sua imagem é diretamente beneficiada, uma vez que não são repassados prazos desafiadores. A equipe de projetos também sente-se valorizada, já que pode contar com tempo adequado para a realização de suas atribuições, a fim de oferecer a prestação do melhor serviço possível.

Atenção aos riscos

Um processo de controle de prazos eficiente só pode ser realizado se houver uma gestão de riscos poderosa. Em uma obra, por exemplo, determinar a interferência das chuvas é fundamental para o sucesso de um empreendimento.

Independentemente do tipo de projeto, conseguir controlar todos os aspectos e garantir que a realização das atividades ocorra sem nenhum contratempo ou dificuldades é quase impossível. Contudo, todas essas situações podem ser extremamente prejudiciais para o controle de prazos.

Existem ainda outras questões que podem prejudicar o andamento das atividades. Situações mercadológicas e decisões governamentais, por exemplo, são elementos que fogem do campo de atuação do gestor, mas podem ter um impacto significativo.

Pode-se dizer, inclusive, que não é possível ter um controle de prazos eficiente sem gerenciar os riscos. Porém, é válido lembrar que os riscos podem ser situações negativas, que devem ser mitigadas, ou positivas, que necessitam ser potencializadas.

Uso da tecnologia

A tecnologia deve ser vista como uma grande aliada do gestor de projeto. A cada dia, as inovações tecnológicas estão se tornando mais presentes no nosso cotidiano.

Nesse contexto, existem softwares voltados para a gestão que facilitam a administração de um projeto e seu respectivo controle de prazos. O uso desse tipo de programa permite a organização das informações (atividades, prazos, expectativas dos clientes, particularidades do projeto) e a integração dos principais stakeholders, por exemplo.

Além disso, é possível aumentar a produtividade das equipes, prover uma melhor estruturação do processo de gestão de projetos, facilitar o processo de tomada de decisão, otimizar recursos e fornecer dados suficientes para que o gestor tome as ações necessárias visando evitar uma crise ou ações de um risco.

Utilizar esses recursos em um projeto pode ser de grande valia para a empresa, garantindo o correto controle dos prazos e melhorando, consideravelmente, os resultados do negócio. Vale a pena testar!

Então, gostou do nosso artigo? Esperamos que as informações apresentadas sobre controle de prazos tenham sido válidas para você. Caso tenha ficado com alguma dúvida ou está interessado em saber mais detalhadamente sobre as soluções em gestão de projetos que temos para oferecer, entre em contato conosco! Estamos prontos para atendê-lo!

O que fazer para ter mais visibilidade de prazos de um projeto em andamento?

Escrito por Braun em 19/04/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que fazer para ter mais visibilidade de prazos de um projeto em andamento?

Na realidade da construção de projetos, a administração do tempo é um dos maiores desafios para qualquer gestor. Entre tarefas sequenciadas e cronogramas acirrados, as responsabilidades são muitas e a falta de visibilidade de prazos pode fazer com que tudo desande.

Como sabemos, o dia a dia de quem trabalha com essa gestão específica requer equilíbrio pessoal e profissional para lidar tanto com a equipe quanto com os clientes. Não é pequeno o número de empresas que enfrentam dificuldades no cumprimento de deadlines, desempenhando tarefas com atraso continuamente.

Como consequência, os atrasos funcionam como uma porta para problemas ainda maiores, como o desgaste do time, o maior consumo de recursos e, na pior das hipóteses, o cancelamento ou não cumprimento do projeto.

Se tem problemas com isso e quer melhorar a visibilidade de prazos em sua empresa, este artigo é para você. Listamos dicas que poderão reverter o seu quadro, garantindo pontualidade com passos práticos. Vamos lá?

Use a tecnologia como aliada para cumprir os prazos

Confiar na sua memória ou na de outras pessoas não é a melhor forma de controlar prazos. Tampouco gerir post-its fixados na frente do computador. Apostar em uma ferramenta informatizada é uma das melhores alternativas para quem deseja assumir o controle sobre as atividades de um projeto, enxergando o limite de tempo com mais clareza.

Ao utilizar a tecnologia como aliada, o gestor passa a lidar com informações mais assertivas, sem precisar trabalhar com achismos. Trata-se de saber imediatamente quais atividades estão em atraso, quais estão no limite do tempo e quais contam com vantagem para a conclusão.

Uma boa dica é criar alertas via e-mail para os membros da equipe. Com foco na otimização de resultados, essa solução simples já pode garantir que ninguém fique desavisado.

Tenha um escopo bem definido

Sabe quando a ideia inicial é traçada, mas ela vai se adaptando às consequências? Muda, altera, constrói mais um prédio, levanta um “puxadinho”, os recursos acabam, os prazos se extrapolam…

A falta de um escopo bem definido é um dos grandes problemas que impedem a boa gestão das entregas. Isso acontece porque quando você não sabe muito bem para onde ir, acaba incluindo etapas sem planejamento, perdendo as rédeas do objetivo central.

O esboço mal planejado só tende a trazer influências negativas para o projeto, principalmente no cumprimento dos prazos. Sendo assim, valorize essa etapa, fazendo questão de desenhar um escopo com metas claras, atividades sequenciadas e abordagem profunda quanto aos processos e riscos da realização do projeto.

Utilize gráficos de acompanhamento

Na correria do cotidiano, interpretar dados numéricos nem sempre é uma opção na qual o gestor quer empregar seu tempo. Nesse sentido, quanto mais didático você for, melhor será para você e sua equipe.

Investir em um sistema ou em uma planilha que facilite seu processo de interpretação das informações é uma escolha que renderá frutos como otimização do tempo e monitoramento facilitado.

Lembre-se que, como gestor, o ideal é que você sempre possa visualizar um panorama do progresso do projeto. Dessa forma, você poderá checar o andamento das tarefas conforme o que foi combinado no cronograma, assumindo um controle mais eficaz tanto dos prazos de conclusão quanto dos responsáveis pelo trabalho delegado.

Distribua as tarefas de forma estratégica

Por falar em delegar trabalho, essa é uma prática saudável que precisa acontecer dentro da empresa de forma inteligente e frequente. A distribuição de tarefas o ajudará a desfragmentar um emaranhado de atividades, fazendo com que sua equipe tenha a oportunidade de se desenvolver.

As pessoas só se sentirão responsáveis pelo projeto quando receberem tarefas específicas e compreenderem com clareza aquilo que se espera delas. Com isso em mente, determine o deadline, o responsável e o resultado aguardado para cada ação. Junto a isso, não esqueça de refletir bem na hora de delegar. Conheça os membros do time e separe as tarefas de acordo com as habilidades de cada um.

Uma boa dica que pode evitar retrabalhos e atrasos é investir um tempo para conferir se as pessoas realmente entenderam aquilo que você solicitou. Seja estratégico ao se certificar de que o colaborador sabe o que precisará fazer e entregar. Um simples feedback pode poupar um trabalho tremendo.

Quebre tarefas maiores

Como você deve saber, esse ensinamento é uma das bases na construção de um projeto. No entanto, muitos gestores sofrem por não conseguirem controlar a entrega de megatarefas que parecem nunca ter um fim. É como se eles estivessem tentando carregar um palco que poderia ser transportado em pedaços.

Divida para conquistar. Desapegue, delegue, separe as atividades grandes em grupos menores de acordo com nível de complexidade e prazo. Isso o auxiliará a cumprir as dicas acima, como a delegação entre a equipe e o acompanhamento dos gráficos.

Na rotina do profissional que lida com esse tipo de trabalho, a exigência por entregas em períodos cada vez menores parece virar tendência. O mercado urge e, dependendo do segmento, um atraso de algumas horas por ser significativo na satisfação do cliente. E você não precisa dar conta de tudo sozinho.

Faça reuniões evidenciando resultados

Realizar reuniões para alinhar o andamento do escopo e identificar desvios e tratá-los é uma prática que precisa fazer parte do seu cotidiano. Além de ajudar a compreender o sequenciamento, os encontros podem ser proveitosos para a motivação das pessoas envolvidas.

Para conseguir esse benefício, que tal um truque de gestor? Busque deixar suas reuniões para dias e horários em que os colaboradores estão menos sobrecarregados.

Afinal, você precisa que as pessoas participem do momento. Se a reunião for vista como um evento chato ou desnecessário, você perderá muitos pontos.

Provar para o time que os resultados estão sendo conquistados por conta dos constantes alinhamentos em reuniões é a melhor forma de combater essa percepção de desperdício de tempo. Aproveite para indicar os avanços obtidos desde o último encontro.

Não feche os olhos para os riscos

Por último mas não menos importante, os imprevistos. Por mais que você se dedique ao cronograma, planejando todas as etapas e prevendo os períodos conclusivos, sempre existirão aqueles acontecimentos que independem da sua vontade.

Contratempos podem estragar o seu planejamento e a culpa por não prevê-los, na maioria das vezes, será atribuída a você. Portanto, considere todos os fatores que fogem à gerência do projeto.

É claro que você não pode controlar tudo o que acontece no mercado ou na empresa. Mesmo assim, a atenção voltada para o reconhecimento de riscos poderá dar o tempo necessário para gerenciar uma crise.

Acompanhe os recursos financeiros, humanos e materiais bem de perto. Não confie apenas em sua intuição, mas invista em um levantamento efetivo das pessoas e de ferramentas disponíveis. Assim, você poderá fugir o máximo possível dos contratempos. Se o projeto atrasou, sempre tem uma forma de se resolver.

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5 dicas para realizar um relatório de produtividade na sua empresa

Escrito por Braun em 17/04/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas para realizar um relatório de produtividade na sua empresa

No ambiente corporativo moderno, a produtividade é um dos principais fatores associados à capacidade de um negócio manter-se competitivo. Você sabe o que é um relatório de produtividade?

Companhias com rotinas eficazes e fluidas podem atender com rapidez a demandas de clientes e parceiros comerciais. E evitando atrasos e quedas de performance, o negócio pode manter um conjunto de serviços de qualidade sempre. Por isso, saber realizar um relatório de produtividade é fundamental.

Mas, afinal, o que fazer para maximizar a performance da empresa? Qual a real importância de manter um acompanhamento preciso dos indicadores de performance no ambiente corporativo e de criar um relatório de produtividade? Confira abaixo!

Qual a importância de medir a produtividade dos setores da empresa

A produtividade é um fator-chave para que empresas evitem prejuízos. Quando um negócio tem um ambiente de trabalho eficaz, os recursos são utilizados com mais qualidade. Assim, a companhia terá uma rotina mais econômica e competitiva.

Mensurando a produtividade interna, o gestor terá mais capacidade para otimizar cada setor. A empresa terá uma visão abrangente sobre como cada recurso é utilizado, os problemas existentes e gargalos que impedem o negócio de atingir os seus objetivos de médio e longo prazo. Em outras palavras, uma correta identificação sobre a performance da cadeia operacional traz mais competitividade e oportunidades de negócio para a empresa.

Quais as vantagens de acompanhar os índices de produtividade do negócio

Em longo prazo, o acompanhamento da performance interna cria a oportunidade para a empresa colocar-se em um lugar de destaque no mercado. Por meio de um relatório de produtividade, o gestor terá um histórico completo sobre como cada processo se desenvolveu e os problemas atuais. Assim, boas práticas podem ser replicadas.

Ao mesmo tempo, o acompanhamento das rotinas internas dá mais capacidade para o negócio eliminar erros e gargalos operacionais. Desse modo, será criado um fluxo de melhorias contínuas: sempre que for necessário, o gestor poderá efetuar mudanças para que todos os times consigam atingir os objetivos esperados.

5 estratégias para medir e aumentar a produtividade da empresa

Para aumentar a produtividade do negócio, companhias contam com várias abordagens. Conforme o tipo de rotina executado em um setor e a maneira como os processos estão estruturados, o gestor poderá aplicar medidas que tornam os times mais eficazes e evitam gargalos operacionais. Confira cinco delas abaixo e torne cada relatório de produtividade interno mais inteligente!

1. Efetuar o registro das atividades dos funcionários

Independentemente das estratégias utilizadas por uma empresa para maximizar a sua performance, elas só serão eficazes se o negócio tiver um grande conhecimento sobre como os processos estão estruturados.

Portanto, faça uma análise básica sobre as rotinas e mantenha um registro sobre como cada processo é feito. Dessa forma, a companhia pode identificar quais são as atividades com mais etapas, redundância em rotinas e outros fatores que tornam o dia a dia da empresa mais complexo.

Os registros podem ser feitos por meio de um relatório de produtividade. Esse documento terá o resultado de todas as medidas internas feitas para otimizar o fluxo de trabalho, informações sobre as métricas de desempenho e o que deve ser feito para manter a empresa mais eficaz. Como resultado, a gestão interna terá mais capacidade de tornar o empreendimento mais eficaz.

2. Estabelecer metas e indicadores de performance

A avaliação sobre o impacto de qualquer política operacional e a definição de rotinas deve ser feita com precisão. E uma das melhores formas de obter um conhecimento profundo sobre os processos e os resultados obtidos com eles é a adoção de indicadores de performance.

As métricas de desempenho auxiliam o gestor a visualizar em tempo real (e com uma visão de longo prazo) como cada rotina se desenvolveu. É possível mensurar fatores como o número médio de chamados atendidos por um time de suporte, a capacidade de uma área manter-se dentro do prazo ou mesmo o número de erros em uma determinada rotina.

Com tais dados em mãos, a empresa consegue avaliar o que pode ser otimizado e tomar as medidas corretas para manter-se mais eficaz. Cada métrica também deve ser vista como uma meta. As metas funcionam como um “ponto de chegada” para cada profissional: elas indicam o que a companhia espera de uma rotina e auxiliam uma pessoa a orientar-se para atingir um desempenho dentro dos objetivos do negócio.

3. Atualizar periodicamente as métricas internas

O mercado muda constantemente. Nesse cenário, é importante que a empresa esteja preparada para se manter alinhada com o cenário atual, moldando serviços e indicadores para que as suas atividades sempre gerem bons resultados.

Portanto, faça uma análise constante dos indicadores utilizados internamente. Se necessário, faça revisões, garantindo que cada indicador esteja alinhado com os padrões do mercado e que, assim, a empresa possa moldar os seus serviços para atingir o máximo de qualidade possível.

4. Compartilhar os resultados com os profissionais por meio de um processo de feedbacks contínuos

Se a empresa identificar erros em rotinas, é importante que medidas sejam aplicadas para corrigir os processos e mantê-los em um alto padrão. Para que isso seja feito com qualidade, a companhia precisa contar com um processo de feedbacks contínuos integrado aos seus processos de gestão de equipes.

Tendo isso em vista, compartilhe os resultados de cada time regularmente. Oriente profissionais sobre rotinas de baixa performance e trabalhe lado a lado com cada equipe para solucionar erros e alinhar atividades. Dessa forma, a companhia poderá manter um fluxo operacional de alta qualidade.

5. Adotar uma ferramenta para gerenciar projetos

Um dos pontos-chave para qualquer empresa alcançar uma rotina de qualidade é um processo de distribuição de tarefas eficaz. E graças à tecnologia, companhias podem gerenciar times com mais precisão, independentemente do local em que cada profissional esteja.

Isso será importante especialmente em projetos, quando muitas pessoas estão envolvidas em diferentes atividades. Com o auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos, o gestor pode direcionar e acompanhar a evolução de atividades com precisão em um ambiente centralizado. Assim, as chances de atrasos ocorrerem cairão drasticamente.

A emissão do relatório de produtividade também será mais simples e ágil. Os gestores terão um ambiente centralizado para acompanhar a performance de todo o negócio. Desse modo, a documentação sobre a performance interna será mais precisa e inteligente.

Gostou do nosso post e quer conhecer outras formas de melhorar a performance do seu negócio? Então, entre em contato com um de nossos consultores!

Gestão de prazos e escopo: como o software Project Builder pode ajudar

Escrito por Braun em 12/04/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gestão de prazos e escopo: como o software Project Builder pode ajudar

Se você é gerente do escritório de projetos (PMO), sabe que a gestão de prazos e escopo é um dos grandes desafios do cargo. O alto volume de informações e as reuniões frequentes muitas vezes tornam o cenário caótico, o que exige agilidade e precisão. É nesses aspectos que a Project Builder (PB) ajuda seu negócio.

A empresa oferece software de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, totalmente adequado a negócios de pequeno, médio e grande portes. Com a solução apropriada, você conquista diferentes benefícios.

Porém, há muitas questões a considerar, como fatores que potencializam a falta de controle e visibilidade de prazos e diferenciais oferecidos. Neste post, apresentaremos essas e outras informações para você entender por que deve fazer a escolha certa para sua empresa.

Vamos lá?

Quais fatores potencializam a falta de controle e visibilidade da gestão de prazos em projetos?

Toda atividade gerenciada pelo PMO exige monitoramento constante. Porém, na prática é comum ocorrerem atrasos nas atividades. Consequentemente, os prazos são descumpridos e a ausência de controle de uma etapa impacta diretamente a próxima.

Para mudar essa situação, é imprescindível conhecer os fatores que a ocasionam. Conheça os principais deles adiante.

Descentralização das informações

A falta de consolidação dos dados dificulta o acompanhamento por parte do gestor, que precisa procurar as informações em vários lugares. Assim, as cobranças aos stakeholders são menos precisas e a identificação de obstáculos é reduzida.

Esse contexto também contribui para a falta de previsibilidade e controle da execução das atividades. O resultado? Os gargalos se acumulam e pode haver interrupção das atividades.

Falta de comunicação

O brasileiro tem uma cultura de evitar o monitoramento constante. Essa atitude gera lacunas no preenchimento de informações, que dificultam ainda mais o acompanhamento das atividades. A falta de alimentação do sistema também interfere na eficiência das etapas.

Com o software da Project Builder, há uma notificação automática por e-mail ou no ambiente do sistema indicando quando alguma tarefa foi esquecida. Assim, o gestor consegue visualizar o atraso e verificar o que está acontecendo, realizando uma gestão de prazos e escopo com eficácia.

Ausência de planejamento adequado

O gestor e os colaboradores precisam analisar os prazos com clareza para que o planejamento seja seguido. Também é possível gerar um histórico de aprendizados e modelos predefinidos de projetos, que auxiliarão nas próximas etapas.

Qual a importância da gestão de prazos e de escopo em um projeto?

O gerenciamento de projetos foca três elementos principais: qualidade, lucratividade e satisfação do cliente. Esse tripé pode ser trabalhado a partir da metodologia tradicional ou da ágil. No primeiro caso, o plano é voltado para empreendimentos grandes e complexos. Por isso, é fundamental fazer uma estimativa inicial dos prazos.

A Project Builder trabalha com esse viés por meio da ferramenta PM Canvas. A solução consiste em um framework que permite ao gestor integrar a equipe para contribuir nas etapas, desde a montagem das premissas até a determinação dos prazos de entrega.

Por meio do Canvas, o gestor visualiza as atividades necessárias e reúne os stakeholders para o cumprimento das etapas dentro da previsibilidade de riscos. É o caso, por exemplo, de uma mineradora que explorará uma mina em Manaus. O volume de chuvas na região é elevado entre janeiro e março, e essa informação deve constar no planejamento. Caso contrário, as obras tendem a atrasar.

Nesse cenário, é válido compreender que o escopo reúne todas as atividades. Já os prazos determinam o começo e o fim do escopo. Por isso, existem casos em que o projeto cumpre o período de execução, mas está atrasado em relação ao outro viés.

Essa situação exige um replanejamento. Isso pode ser feito com a ferramenta da Project Builder de gestão de mudanças ou pendências, que integra a equipe e avisa sobre o atraso. Isso evita o impacto nos custos e no cronograma, problemas destacados pela PMI ao abordar a gestão eficaz de escopo do projeto.

De que maneira a Project Builder atua para melhorar e qualificar essas questões?

Manter um software de gestão de projetos traz vários benefícios ao seu negócio. Uma pesquisa divulgada — e disponibilizada em artigo do LinkedIn — destaca que as melhorias obtidas são bastante significativas.

Os dados indicam que houve um aumento significativo na taxa de sucesso em termos de prazo, orçamento, lucratividade, satisfação dos clientes e da alta administração:

Lucratividade: aumento em 49% dos projetos;
Conclusão dentro do prazo: 62% dos projetos;
Orçamento dentro do previsto: 43% dos projetos;
Entrega do escopo previsto: 100% dos projetos;
Satisfação dos Clientes: 60% dos projetos;
Satisfação da alta administração: 70% dos projetos.

Essas informações comprovam que, sem uma ferramenta adequada, a metodologia é ineficiente. Da mesma forma, torna-se inviável ter a solução sem o método. Ambos são complementares e levam ao sucesso.

Nesse contexto, os benefícios na gestão de prazos e escopo apresentados pelo software apropriado são:

centralização dos dados;
visualização macro de todos os projetos;
redução de custos, porque a empresa deixa de pagar multas por atrasos na entrega, por exemplo;
melhoria na qualidade dos entregáveis;
aumento da satisfação dos clientes;
integração maior da equipe, porque há uma previsibilidade de atrasos com a compreensão dos motivos reais para essa situação;
registro de todas as etapas do projeto;
facilidade em reportar dados para outras áreas.

Resumindo, as entregas são realizadas dentro do escopo e do prazo. Com isso, a empresa consegue aumentar seu retorno sobre o investimento (ROI). Também é relevante para algumas questões específicas, como:

Gestão de marcos do projeto

Esses pontos significativos devem ser reportados aos stakeholders para aumentar a visibilidade do cumprimento das etapas. Eles podem ser executivos, financeiros ou marcos-chave, que se referem ao fim do planejamento, disponibilização de recursos, conclusão do design etc.

Acompanhamento do trabalho

O gráfico de Gantt é um recurso bastante recomendado, porque segmenta as tarefas, distribui responsabilidades, define prazos, gera interdependência de atividades e controla o desenvolvimento. Assim, é possível verificar as predecessoras do projeto e avaliar seu andamento.

Geração de insights para a estratégia empresarial

A ferramenta de Business Intelligence (BI) facilita a coleta de dados estruturados e não estruturados para facilitar as tomadas de decisão estratégicas. Também é possível verificar como o trabalho impacta as métricas de negócio, como aumento de faturamento, ROI, ciclo de inovação e redução de custos operacionais.

Edição com a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

Essa funcionalidade simplifica o planejamento de projetos. Assim, é possível decompor a estrutura analítica, criar dependências e definir datas para as atividades, agilizando todo o processo.

Quais diferenciais o Project Builder oferece?

A PB trabalha diferentes aspectos para oferecer ao cliente exatamente o que ele precisa. Nesse cenário, os principais pontos de diferenciação são:

Solidez da solução

A ferramenta disponibilizada é robusta e consolidada. Por meio dela, o gestor pode planejar e assegurar a potencialização dos benefícios listados.

Integração

A solução da Project Builder permite sua associação ao MS Project, o software mais utilizado para o planejamento de projetos.

Colaboração

Os colaboradores conseguem se comunicar no ambiente disponibilizado pela ferramenta, o que permite um trabalho mais alinhado entre as equipes.

Qualidade do serviço

Uma das maiores preocupações da Project Builder é o sucesso do cliente por meio da ferramenta. Por isso, são feitas diferentes análises e um acompanhamento próximo que assegure esse objetivo.

Gestão de prazos do caminho crítico

O caminho crítico é quando há atividades sequenciadas que estão em atraso e, portanto, impactam negativamente o projeto. Um exemplo bem simples a título de comparação é fazer uma vitamina de banana.

A bebida requer a fruta, leite e um liquidificador. Se possui dois elementos — ou entregáveis —, mas o terceiro está em falta devido a um atraso, é impossível fazer a vitamina na hora certa. Em outras palavras, o produto final atrasa, porque você nem pode recorrer a uma alternativa.

Em uma situação como essa, a Project Builder apresenta ao gestor um relatório de caminho crítico e as atividades que o compõem. Com isso, o gerente pode analisar a notificação das tarefas e ser lembrado antecipadamente.

Opção de tela configurável

Essa possibilidade permite que, ao entrar no sistema, o usuário veja essa tela, que mostra as atividades mais relevantes a serem acompanhadas no dia.

Além de todos esses diferenciais, há vários relatórios, como Curva S, que apresenta o andamento das atividades executadas até o momento e como devem ficar até o final do projeto a partir da consideração do que é desenvolvido. Por fim, há cronogramas, gráficos e outras ferramentas.

Assim, fica claro que a Project Builder tem uma solução adequada para seu negócio. Então, por que não aproveitar essa oportunidade?

Entre em contato com um de nossos consultores e conheça mais sobre nossas ferramentas e planos!

Afinal, o que é melhor: terceirizar ou contratar novos funcionários?

Escrito por Braun em 10/04/2018. Postado em Pessoas. 1 comentário em Afinal, o que é melhor: terceirizar ou contratar novos funcionários?

O que é melhor: terceirizar ou contratar diretamente um time de profissionais?

Durante a definição de projetos ou mesmo em momentos de mudanças, muitas empresas precisam lidar com a escolha entre a terceirização de serviço e a contratação direta de profissionais.

O investimento no outsourcing tem se destacado nos últimos anos como uma alternativa à contratação tradicional. Porém, nem sempre essa é a melhor opção para a empresa. Se você quer saber mais sobre o tema e como escolher, confira o nosso post!

Contratação direta: quais as vantagens e desvantagens?

A contratação direta de profissionais é um processo conhecido por ser mais complexo do que a terceirização e ter custos que, em geral, são mais altos. Porém, essa escolha pode trazer uma série de benefícios para o negócio. Confira algumas abaixo!

Maior vínculo com as atividades da empresa

Um profissional contratado diretamente pode ter um vínculo maior com o negócio. A longo prazo, isso se torna uma vantagem estratégica para a empresa: o colaborador se engajará mais no dia a dia do empreendimento, em projetos estratégicos e na busca por resultados.

Essa é a melhor opção nos casos em que o negócio precisa de um profissional qualificado por grandes períodos.

Nessas situações, o retorno sobre o investimento é obtido a longo prazo, uma vez que treinamentos adicionais podem ser necessários antes de o funcionário começar as suas atividades.

Mais segurança em contratações

Além disso, a empresa tem mais segurança: na contratação direta, é mais fácil alinhar o perfil pessoal às suas normas..

Como consequência, ela terá mais controle sobre como o profissional atuará, evitando riscos e gerando mais resultados a médio e longo prazo.

Já entre as desvantagens, destacamos:

Menos flexibilidade

Apesar das vantagens, esse é um tipo de contratação que fornece menos flexibilidade para o negócio.

A empresa terá mais dificuldades burocráticas na abertura e encerramento do seu vínculo empregatício.

Este aumento da burocracia, causa um engessamento nos processos.

Custos elevados

Ao mesmo tempo, os custos tendem a ser maiores do que na terceirização.

Todos os encargos que envolvem contratar uma pessoa (como tributos e treinamentos) passam a ser de responsabilidade da empresa.

Portanto, os gastos administrativos acabam sendo mais elevados.

Terceirização de serviço: quais as vantagens e desvantagens?

A terceirização é uma escolha adotada por empresas que precisam eliminar gastos, tornar os seus times mais flexíveis e ter um tempo de resposta a demandas externas menor.

Os custos, por sinal, são os maiores motivos para empresas optarem por esse tipo de solução. Entre as principais vantagens dessa escolha, podemos destacar:

Redução de custos

Ao terceirizar serviços internos, a companhia pode modificar o tamanho do seu time sempre que necessário.

Como consequência, o negócio terá um custo mensal que varia conforme o tamanho da equipe durante o período.

Assim, a empresa não precisa lidar com gastos que envolvem a manutenção de um profissional em tempos de baixa demanda.

Um contrato de terceirização de serviço é voltado, principalmente, para as chamadas “atividades meio”.

Esses são todos aqueles processos que não estão diretamente ligados ao core business da empresa, como atividades de limpeza, segurança e gestão de processos administrativos.

Nesse cenário, o principal objetivo de quem investe na terceirização é ter um maior foco nas rotinas estratégicas do negócio.

Como as atividades secundárias ficarão a cargo de profissionais especializados e gerenciados por um time externo, a companhia poderá dedicar mais recursos ao atendimento de outros projetos importantes.

Consequentemente, o negócio será mais competitivo e capaz de gerar mais oportunidades de vendas.

Mais flexibilidade

O outsourcing traz mais flexibilidade e capacidade de atender às demandas do mercado para a empresa.

Como o tamanho de um time poderá ser modificado a qualquer momento, a companhia consegue adaptar-se a um eventual aumento nas solicitações rapidamente.

Assim, ela evitará situações em que a falta de recursos humanos impede a entrega de resultados.

Entre os maiores riscos dessa escolha, podemos destacar:

Maiores chances de times com pouco engajamento ou mal integrados

Investir na terceirização, por outro lado, acaba criando um cenário em que times internos podem possuir menos engajamento no negócio.

A integração com os profissionais da casa, se for mal planejada, reduzirá a capacidade dos terceirizados de entregarem os resultados esperados.

Além disso, o profissional não terá um grande vínculo com o dia a dia do negócio, o que dificulta o seu comprometimento em momentos críticos.

Diminuição do controle das atividades internas

A empresa também terá um menor controle das atividades executadas pelo time terceirizado.

Justamente por isso, o outsourcing é muito focado em atividades-meio: como esses processos não geram um grande impacto nos resultados da empresa, eventuais erros não conseguirão causar um grande prejuízo para a companhia.

Terceirizar ou contratar diretamente: qual a melhor opção para o seu negócio?

A escolha entre a terceirização ou a contratação direta de profissionais é complexa e envolve uma série de fatores.

Nem sempre a opção mais econômica, por exemplo, pode atender às necessidades do negócio.

Alguns processos exigem um controle mais rígido, o que torna o custo-benefício do outsourcing inviável.

Ao mesmo tempo, a contratação direta traz menos flexibilidade ao negócio.

E em alguns momentos, como a integração de um sistema à estrutura operacional da empresa, isto pode ser um ponto chave para a companhia.

Nessas horas, a capacidade de modificar o tamanho do time de profissionais envolvido em um projeto é algo fundamental para evitar atrasos e garantir que metas sejam atingidas.

Unir os dois modelos também pode ser uma boa escolha.

Definindo o que é beneficiado pelo outsourcing e o que tem melhores resultados com uma contratação direta, a companhia fará um melhor uso dos seus recursos financeiros.

Além disso, escolher entre terceirizar ou contratar será algo mais simples e confiável.

Portanto, é importante levantar informações sobre as necessidades do negócio e como cada escolha pode afetar os seus lucros e indicadores a médio e longo prazo.

A companhia precisa avaliar de qual maneira cada escolha pode ser útil para criar um fluxo de trabalho com mais agilidade e capacidade de atender a demandas do mercado.

Dessa forma, ela poderá obter o máximo de retorno sobre o seu investimento.

Seja ele feito na terceirização de serviços ou na contratação direta de profissionais.

Agora ficou mais fácil decidir entre terceirizar ou contratar, não é?

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Como usar a criatividade e inovação nas empresas para incentivar equipes?

Escrito por Braun em 05/04/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como usar a criatividade e inovação nas empresas para incentivar equipes?

Para manter times motivados a sempre buscar a forma mais inovadora de trabalhar, não basta apenas ter um bom plano de carreira e benefícios volumosos, devendo ser usada a criatividade e inovação nas empresas.

A companhia deve investir em estratégias que tornam o ambiente de trabalho mais integrado e eficaz. Assim, funcionários podem manter-se engajados e com confiança para escolherem novas formas de atingir os objetivos da organização a médio e longo prazo.

Sabendo motivar os seus profissionais, a companhia consegue atingir melhores resultados, reduzir riscos e inovar mais. Assim, ela torna-se mais competitiva e capaz de atender as demandas de seus clientes. Quer saber mais sobre o tema? Então veja abaixo como incentivar a criatividade e inovação nas empresas!

A importância de incentivar a criatividade e inovação nas empresas

Nos últimos anos os mercados passaram a exigir de empresas serviços mais flexíveis, ágeis e inovadores. A presença da tecnologia no nosso dia a dia impulsionou a busca por serviços mais conectados com as necessidades de consumidores. E nesse cenário, ter um time capaz de atuar de maneira criativa é a peça chave para atingir bons resultados.

Em outras palavras, incentivar a criatividade e inovação nas empresas é algo fundamental para quem pretende sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo. Para que isso seja possível, a companhia deve adotar estratégias que melhoram o fluxo de trabalho e abrem espaço para que profissionais possam adotar escolhas mais ousadas no seu dia a dia. Assim, os serviços do negócio tornam-se mais inovadores e atraentes.

Como uma boa metodologia de trabalho pode manter um ambiente que permite a criatividade e inovação no ambiente corporativo?

Um dos passos base para que a empresa possa inovar mais é escolher uma metodologia alinhada com o seu perfil e área de atuação.

Uma estratégia de trabalho bem estruturada dá ao negócio a capacidade de ter um fluxo de trabalho com menos gargalos, mais eficiência e riscos reduzidos. Além disso, a companhia terá um trabalho de alta qualidade, que encontra soluções com rapidez e atende a todas as demandas de clientes e parceiros comerciais.

No ambiente de trabalho moderno, metodologias que incentivam a colaboração e integração entre setores tornaram-se cada vez mais populares.

Elas auxiliam a busca por uma rotina em que a criatividade e inovação em empresas passa a ser algo comum, uma vez que todos atuarão lado a lado para evitar erros e buscar soluções em conjunto. Além disso, o engajamento torna-se maior e, com isso, o empreendimento terá menos dificuldade para atingir as suas metas.

Avalie o perfil da empresa, os seus principais objetivos e vulnerabilidades. Atue lado a lado com colaboradores e líderes de cada setor, identificando as suas demandas e dificuldades diárias. Além disso, identifique as necessidades do mercado e as principais tendências da sua área de atuação.

Com tais dados em mãos, a empresa consegue identificar quais são as metodologias que melhor adaptam-se às suas metas. A organização poderá, então, reduzir riscos e conseguir atuar de maneira estratégica para entregar um conjunto de serviços e produtos de qualidade para os seus clientes e parceiros comerciais.

Mudando a cultura do negócio

Para incentivar uma cultura de inovação no ambiente corporativo é preciso adotar uma série de estratégias que vão muito além da escolha de uma boa metodologia de trabalho. Elas auxiliarão profissionais a evitar erros, reduzir riscos e ter mais engajamento na busca por novas formas de executar serviços e solucionar problemas.

Confira alguns pontos-chave para ter mais capacidade de incentivar criatividade e inovação nas empresas!

Crie espaço para que profissionais possam inovar

Para que a empresa seja mais criativa, é importante que os seus profissionais estejam incentivados a inovar. Portanto, garanta que todos terão um conhecimento sobre as dificuldades e metas do negócio. Assim, todos os times terão confiança para escolher novas formas de trabalho.

Crie mecanismos de feedbacks

Quem inova, erra. E para evitar que um erro desestimule profissionais a tentarem novas formas de trabalho, a companhia deve sempre realizar feedbacks caso algo não saia como esperado.

Crie uma cultura em que o trabalho de todas as áreas é monitorado e avaliado. Uma vez que erros sejam encontrados, o gestor deve atuar lado a lado com o time para buscar novas soluções e, assim, manter os times com alta performance.

Defina desafios para que todos possam inovar

Sair da zona de conforto é algo crucial para que profissionais possam inovar. Nesse sentido, a empresa pode criar desafios para que os profissionais sintam-se motivados a fazer novas escolhas durante o seu dia a dia.

Também trabalhe para que boas iniciativas sejam reconhecidas. Com prêmios e bonificações, profissionais terão a certeza de que pequenas inovações serão bem aceitas pelo negócio.

Dê autonomia

Nenhum time inova sem autonomia. E por mais precisamente definidos que sejam os processos do negócio, é importante que os profissionais tenham autonomia para definir a melhor maneira de executar tarefas. Assim, a companhia poderá inovar mais na hora de prestar serviços.

Em muitas situações, as documentações internas não conseguem auxiliar o profissional a atingir os seus objetivos. Por mais abrangentes que os procedimentos sejam, eles não são capazes de atingir todas as situações. E nos momentos em que isso ocorrer, é crucial que os profissionais tenham a confiança para buscar novos caminhos.

Integre equipes

Esse é um dos pontos-chave para que empresas possam inovar mais. Times integrados conseguem trocar dados estratégicos com mais facilidade, além de reduzir riscos e conflitos. Portanto, sempre busque unir times de áreas próximas, de tal forma que todos possam atuar lado a lado no tratamento de demandas externas.

Em outras palavras, é importante ter times diversificados no ambiente corporativo. Com profissionais trocando diferentes conhecimentos, a criatividade e inovação nas empresas será algo fácil de atingir. Dessa forma, o negócio pode manter-se com um fluxo de trabalho de alta performance mesmo em momentos de alta demanda.

Incentivar a criatividade e inovação nas empresas nunca foi tão importante. Isso auxilia o negócio a crescer com mais segurança e por meio de serviços com um direcionamento mais alinhado com as necessidades do mercado. Você está preparado para fazer isso na sua organização? Compartilhe o post no seu Facebook com a resposta!

SaaS ou On-Premises? Compreenda o que é melhor para você

Escrito por Braun em 03/04/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em SaaS ou On-Premises? Compreenda o que é melhor para você

Um dos maiores desafios de uma empresa é tomar a decisão certa na hora de escolher um sistema de gestão. Esses sistemas podem ser um SaaS ou On-Premises: o primeiro é instalado na nuvem (cloud computing), enquanto o segundo tem instalação local. Na escolha, tudo depende da avaliação feita a respeito da realidade da corporação.

Para que consiga analisar com exatidão qual forma a mais benéfica para sua equipe e para o dia a dia da companhia, listamos a seguir as principais características para entender o que é SaaS e On-Premises. Cada um tem suas vantagens e desvantagens, e é nesse contexto que vamos ajudar você.

Está pronto para ser certeiro na decisão? Confira agora e otimize os trabalhos do seu time!

SaaS ou On-Premises

A diferença entre os dois é simples: enquanto um software fica na nuvem e é disponibilizado como serviço, o outro é instalado nos servidores locais da empresa, e é um produto.

Nesse último caso, a equipe de TI é quem toma conta dos dados e soluciona os problemas que podem surgir com o software e com os seus dados. No caso do SaaS ele funciona como um software “por assinatura”, ou seja, você investe para adquirir os serviços de uma empresa especializada.

Os softwares online, conhecidos também como na nuvem ou cloud computing, também podem ser chamados de SaaS (Software as a Service) e são acessados via internet. A utilização é fácil, já que basta que a empresa tenha uma máquina conectada e um navegador. O restante do serviço, como a gestão das informações, a segurança dos dados e o suporte técnico é fornecido pela empresa.

Investimento necessário

Embora o software instalável nos servidores da empresa pareça mais em conta, são os softwares em nuvem que trazem um preço mais convidativo. O pagamento mensal da assinatura garante que tudo estará incluído, como capacitação dos funcionários, suporte técnico, instalação, atualização, segurança de dados e infraestrutura necessária.

Essa vantagem ocorre porque o software local obriga que você compre a licença do software, invista em funcionários da área e arque com custos de equipamentos e servidores. Além disso, qualquer erro da sua equipe pode lhe custar muito caro. Já imaginou perder um projeto inteiro ou precisar dar conta da lista de todos os seus clientes?

Lembre-se de que os servidores físicos necessitam de manutenções e atualizações frequentes. Eles também consomem muitas horas de trabalho e de energia elétrica. Será assim ainda que sejam demandados menos recursos para processar as operações.

Em sentido contrário, o software na nuvem pode oferecer custos mais baixos nas ocasiões em que os serviços são menos usados. Já que o método se fundamenta no pagamento pelo uso, é permitido controlar gastos desativando serviços desnecessários e reativando posteriormente quando novamente se mostrarem relevantes.

Por isso, se você, como gestor, tem cogitado a hipótese de adquirir um software, analise todos os gastos que acompanham a escolha, seja este software um SaaS ou On-Premises.

Vantagens e desvantagens do SaaS

Para entender melhor o funcionamento do software em cloud computing, listamos adiante as vantagens e desvantagens da categoria.

Vantagens

Entre as muitas vantagens que o SaaS oferece, podemos citar:

menor investimento inicial, já que não é necessário comprar equipamentos para a instalação do software antecipadamente nem pagar alto por suas licenças;
custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente, cujo valor é pré-ajustado conforme os serviços solicitados;
ausência de gastos imprevisíveis, visto que o montante permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
investimento dispensável em servidores, considerando que, como já falamos, não é preciso nenhum hardware que, além de envolver gastos, implica na necessidade de espaço;
segurança das informações, já que os fornecedores dos serviços são cuidadosos em relação à segurança, fazendo backups automáticos, oferecendo a possibilidade de recuperar dados perdidos ou deletados e usando criptografia, senhas, antivírus e outras ferramentas de proteção;
atualizações periódicas e incluídas na assinatura mensal, ou seja, o software nunca fica ultrapassado;
possibilidade de personalização do software, permitindo que se ajuste às necessidades do negócio;
maior rapidez na implementação, pois não há necessidade de investir em nenhuma infraestrutura especial (o software é na nuvem, dependendo unicamente de acesso à internet);
suporte técnico garantido;
facilidade na utilização (a maioria dos recursos são intuitivos);
treinamento dos funcionários por conta do fornecedor, representando menos gastos e menos trabalho para a empresa;
profissionais treinados à disposição da companhia;
economia de tempo com backups e outras atividades relacionadas, pois o fornecedor se encarrega de tudo.

Desvantagens

Entre as desvantagens de um software na nuvem, podemos citar:

segurança de dados e informações sob responsabilidade do fornecedor, visto que vários gestores não se sentem inteiramente confiantes em deixar a segurança dos dados da empresa nas mãos de terceiros;
gastos mensais com a assinatura do sistema (pagamento recorrente, como conta de luz ou água);
menor possibilidade de customização se comparado aos sistemas locais;
riscos de algum erro acontecer sem conhecimento do gestor, já que outros profissionais (desde que devidamente autorizados) têm acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel com conexão à internet;
necessidade de treinamento dos colaboradores.

Vantagens e desvantagens do On-Premises

Para que você conheça as características de um software instalável internamente, veja as vantagens e desvantagens em optar por um sistema local.

Vantagens

Podemos elencar:

dados e informações sob responsabilidade dos maiores interessados, ou seja, você e seus funcionários;
maior capacidade de customização, já que o software integra o patrimônio da empresa;
maior controle da empresa na implementação e no funcionamento do software;
equipe interna preparada para possíveis problemas.

Desvantagens

Entre as desvantagens do On-Premises, temos:

gastos imprevisíveis, podendo impactar na saúde financeira da empresa;
necessidade de investir em pessoal extremamente capacitado e apto a lidar com o sistema;
atrasos na implementação, se as personalizações exigirem muito da equipe;
riscos de erros e perda de informações, pois todo o sistema de segurança fica a cargo da própria empresa que comprou o produto;
maiores dificuldades na atualização do software, exigindo um monitoramento mais cuidadoso da equipe de TI;
necessidade de arcar com custos de servidor e outros itens necessários para o bom funcionamento do software.

Segurança dos dados

É preciso ser sincero: a segurança das informações é muito maior com o SaaS.

Em geral, essas empresas investem muito em tecnologia e em pessoal capacitado para lidar com os dados dos clientes. Além de isso impactar na credibilidade do fornecedor, um problema que comprometa as informações de uma empresa pode acarretar ações judiciais e muito, muito prejuízo.

Eles são, portanto, os maiores interessados em garantir ao cliente que tudo está seguro no servidor na nuvem.

Hoje em dia, mesmo os gestores mais conservadores sucumbiram às vantagens dos dados em cloud computing. É importante lembrar que esses fornecedores seguem normas rigorosas de segurança, portanto, optar por uma empresa séria pode ser bastante vantajoso para uma companhia.

Outra vantagem é que o software online foi criado para que leigos o executem, ou seja, são de fácil acesso. Isso evita aqueles erros e confusões capazes de comprometer um dia inteiro de trabalho.

Esses softwares podem ser acessados pelo tablet ou celular, fazendo com que tudo esteja à disposição da sua equipe e que nada fique armazenado nesses dispositivos.

O Gartner confirmou que 95% dos erros de segurança em cloud computing são provocados por ações inadequadas dos clientes e não por problemas na infraestrutura. Isso significa que os servidores mantêm efetiva solidez em relação à segurança dos dados, mas a inabilidade de alguns usuários pode resultar em perdas importantes.

Os profissionais de TI que oferecem serviços na nuvem exibem, geralmente, um potencial maior para a prevenção e o investimento em sistemas. Eles desenvolvem camadas extras de proteção e fazem revisões de processos para assegurar a proteção dos dados dos clientes.

Nos On-Premises, a segurança pode ser de alta qualidade também, mas convém investir em recursos eficazes para obter esses resultados.

Controle de gestão

Como o acesso ao software SaaS pode acontecer de qualquer lugar, desde que você tenha uma conexão à internet, fica muito mais fácil você controlar a empresa.

Essa mobilidade e a facilidade de comunicação entre os membros da equipe ajudam você a entender oandamento dos projetos, por exemplo, em se tratando de um software para gestão de projetos. Se você estiver em uma viagem longa, por exemplo, ainda é possível ter a certeza de que tudo está caminhando conforme foi planejado.

Fica fácil também prevenir e solucionar problemas mesmo de longe, ou seja, o controle está todo na sua mão.

Se você tem refletido a respeito de um software SaaS ou On-Premises, analise a realidade da sua empresa e cogite a migração para o sistema em nuvem. Converse com seus funcionários e veja o que eles têm a dizer; esse compartilhamento de ideias ajuda a tomar a melhor decisão e ainda pode ser bastante enriquecedor!

Agora que já sabe o que é SaaS e suas diferenças do On-Premises, esteja ciente de que o software ideal é aquele que se integra aos outros sistemas da corporação.

Somente com essa integração se obtém um melhor fluxo de informações, otimiza-se a comunicabilidade entre os diferentes setores e funcionários e, consequentemente, é possível conquistar resultados cada vez mais satisfatórios. Conseguiu entender as principais diferenças entre um software SaaS e um On-Premises? Esperamos que sim!

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7 dicas para estabelecer uma boa divisão de tarefas no trabalho

Escrito por Braun em 29/03/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 dicas para estabelecer uma boa divisão de tarefas no trabalho

Realizar a divisão de tarefas no trabalho tornou-se corriqueiro, mas não mais simples.

Muitos líderes de empresa ficam ansiosos para visualizar uma expansão empresarial saudável. Nessa expectativa, é comum que o gestor acumule tarefas e tente abraçar o mundo. Essa atitude, embora possa parecer a ideal, pode ser bastante prejudicial ao desenvolvimento dos projetos. Para uma liderança produtiva, o ideal é implementar métodos para a divisão de tarefas no trabalho e deixar tudo fluir.

Aprender a praticar o desapego com a rotina da empresa é essencial para a expansão dos negócios, já que estimula o foco da equipe que você tem à disposição. Outra vantagem é que você desafoga sua agenda e consegue se dedicar ao que realmente precisa da sua atenção.

Quer saber como implementar uma divisão de tarefas no trabalho realmente eficaz? Confira as sete dicas que separamos para você e veja agora as mudanças na sua empresa!

1. Delegue tarefas

Essa primeira dica parece redundante ao assunto do post, mas é preciso bater nessa tecla. Se você quer implementar uma divisão de tarefas justa no seu trabalho, é importante abrir mão de algumas atividades.

Confie na equipe que você formou e divida as atividades de acordo com a função de cada colaborador.

A boa seleção evita que você ou outro funcionário sinta-se sobrecarregado. Isso compromete a produtividade e pode ser bastante estressante.

Outra vantagem é que o colaborador, que recebe as tarefas certas, se sente motivado. Isso faz com que ele queira sempre mostrar suas habilidades e desempenhar um bom trabalho na sua empresa.

É preciso mostrar ao colaborador que você confia no trabalho dele, inclusive para que ele crie autonomia e ofereça soluções antes que você as solicite. Um bom gestor não quer ser melhor em tudo, mas ter no quadro de funcionários aqueles que são os melhores.

2. Conheça sua equipe

Entender os talentos e aptidões de cada funcionário é fundamental para uma boa divisão de tarefas no trabalho.

É esse conhecimento que possibilita que sua divisão seja eficiente. Delegar atividades de acordo com as reais funções de cada colaborador agiliza o desenvolvimento do trabalho e minimiza a incidência de erros.

Outra vantagem de conhecer sua equipe é que a conclusão dos projetos fica mais rápida, já que haverá menos refações e ajustes.

É importante testar as habilidades de quem trabalha com você, mas faça isso na hora certa e de maneira adequada.

Se tiver dificuldades em mapear os talentos, peça ajuda ao setor de Recursos Humanos (RH), que, certamente, conhece as competências de cada funcionário.

3. Entenda seu projeto

Se você quer um bom desenvolvimento do trabalho, é necessário conhecer seu projeto do início ao fim.

Você precisa entender as etapas necessárias para a finalização satisfatória do trabalho. Uma dica é utilizar um software de gestão de projetos, que ajuda você a listar o que deve ser feito e por quem.

Esse tipo de recurso de gestão também mostra o status de cada tarefa, facilitando o repasse de atividades a outro funcionário, caso isso seja necessário.

O bom entendimento do trabalho otimiza o progresso e pode ser determinante na hora de implementar uma divisão de tarefas de forma justa e produtiva.

4. Assuma tarefas de forma estratégica

Ok, nós sabemos que é tentador assumir prazos e tarefas, mas isso pode não ser eficaz se for feito de forma desmedida.

Procure assumir apenas aquelas atividades que dependem exclusivamente de você. São aquelas que dependem da sua decisão e precisam do aval do líder da equipe.

Um líder de verdade assume suas dificuldades e sua impossibilidade em desempenhar uma tarefa. Ele aproveita os talentos da equipe e consegue deixar na mão dos colaboradores as tarefas para as quais eles foram admitidos na empresa.

Faça um planejamento semanal e diário, elaborando um check list e entendendo o que precisa, realmente, da sua mão.

5. Utilize um software de gestão

Adotar os recursos tecnológicos pode facilitar muito a vida de um gestor de projetos. Além de facilitar a visualização das tarefas e ajudar na estimativa do tempo que elas levam, ele ajuda na comunicação entre os membros da equipe.

Com um software de gestão de projetos, é possível dividir as tarefas e enxergar, de fato, quem está tomando conta do quê.

É uma forma bastante funcional de entender a dinâmica do trabalho e evitar a procrastinação, já que o software possibilita que você estime o tempo de cada tarefa.

Também é importante para otimizar o andamento do trabalho e dar um prazo possível para o cliente, que pode entender o porquê de cada projeto precisar de um tempo específico para sua conclusão.

Não podemos deixar de evidenciar que esses softwares melhoram a segurança de informações da sua empresa, ou seja, só há vantagens.

6. Acompanhe o desempenho da equipe

Uma forma de você se tranquilizar e adquirir confiança no seu time é acompanhar o desenvolvimento do projeto.

Se você não quer passar por frustrações no andamento das atividades, olhe tudo de perto. Se for realmente necessário, intervenha ou delegue essa “intromissão” ao coordenador da equipe responsável.

Você não deve acobertar erros em demasia ou se contentar com a mediocridade, mas identificar o que, de fato, está comprometendo a entrega de um projeto.

Entenda que funcionários são pessoas como você e, portanto, passíveis de erros. Nessa hora, você age e aponta soluções para os problemas pelos quais a equipe está passando.

Se você diagnosticar que a equipe carece de alguma ferramenta, providencie-a. Esse é o seu trabalho.

7. Aceite erros de funcionários

Não adianta você criar uma boa divisão de tarefas no trabalho, se, a cada erro, você tomar a tarefa para si.

O líder de verdade entende as falhas da equipe e procura meios de evitar a repetição dos erros.

Essa é uma prática muito comum entre os gestores que centralizam as tarefas, já que eles acreditam que vão desempenhar o trabalho melhor que o funcionário.

Se o seu colaborador optou por um caminho que não é de seu agrado, converse com ele. Explique por que a decisão vai contra o que você acredita, aponte o que não deu certo e confie que ele vai fazer diferente.

Entender a importância de uma boa divisão de tarefas no trabalho é essencial para ser um bom gestor. Por isso, compartilhe seus conhecimentos com seus funcionários e confie nos talentos de cada um. Sente-se mais seguro para dar início a novos projetos? Aproveite para compartilhar o post em suas redes sociais e ajude outros amigos a se tornarem bons líderes!