Autor: Braun

Para que os projetos sejam bem-sucedidos, é indispensável contar com uma metodologia de gestão. Além das possibilidades tradicionais e já consolidadas, é altamente recomendável recorrer a novas opções. Entre elas está a gestão ágil de projetos, que tem características especiais e deve ser considerada.

Essa gestão tem a ver com a adoção de métodos que priorizam a comunicação e uma atuação integrada. Com ela, é possível reduzir o tempo de desenvolvimento e conquistar vários outros efeitos positivos.

Para saber mais sobre essa abordagem, confira este post e entenda como colocá-la em prática. Boa leitura!

Como funciona a gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é bem diferente das metodologias tradicionais. Ela carrega seu principal objetivo no próprio nome e tem a ver com a economia de tempo na realização de diversas tarefas.

Mais do que isso, entretanto, os métodos que seguem a abordagem ágil têm o interesse em trazer um desenvolvimento contínuo até que se chegue ao resultado. Para que isso funcione, suas principais características são:

Interatividade

O Manifesto Ágil, que serviu para basear a metodologia, é bem claro ao apontar que o desenvolvimento deve estar focado no envolvimento e no comprometimento das pessoas. Além de estabelecer a ligação com os processos, que podem mudar, é importante que as pessoas estejam conectadas e trabalhando pelo mesmo efeito.

Isso gera uma intensa interatividade. Toda a equipe deve trabalhar de um jeito consistente para obter bons resultados, otimizando essa característica. Também é fundamental que o cliente faça parte dessa abordagem interativa, garantindo que suas expectativas sejam atendidas.

Iteratividade

Os dois conceitos podem até parecer iguais, mas interatividade e iteratividade são coisas bem distintas. Este tem a ver com as entregas incrementais, que acontecem em pequenos períodos. Na gestão tradicional, é comum que as etapas aconteçam em cascatas e que tudo só seja entregue ao final. Com o gerenciamento ágil de projetos, isso é diferente.

A ideia é buscar a atuação contínua em várias frentes, com uma fase gerando influência na outra. Além de tudo, as entregas são feitas em pequenos períodos. Isso garante que o cliente acompanhe todo o processo, em vez de avaliar apenas o resultado.

Flexibilidade

Métodos tradicionais de gestão se caracterizam por serem extremamente rígidos. Uma vez que o planejamento e o escopo são realizados, é necessário trabalhar para manter-se dentro do previsto. Com os recursos ágeis, flexibilidade é a palavra de ordem.

O time deve estar preparado para imprevistos e para as mudanças, conforme forem exigidas. Muitas vezes, inclusive, isso significa descobrir boa parte do projeto junto com o seu desenrolar. A preparação é mais relevante do que nunca, pois só assim é possível absorver essas transformações.

Transparência elevada

Para que o cliente fique satisfeito e para que o time possa ter sucesso na execução, a transparência precisa ser maximizada. Naturalmente, ela é muito importante nas metodologias tradicionais, mas com os métodos ágeis ganha uma importância ampliada.

É preciso, por exemplo, que o time se comunique adequadamente, de modo a garantir o máximo de entendimento sobre o que já foi feito e o que ainda falta. O cliente deve estar incluído no processo para que acompanhe e aprove cada etapa. Quanto mais transparente a gestão for, mais fácil é identificar problemas e as suas possíveis soluções.

Quais são os principais métodos ágeis?

Como há diferentes necessidades, os métodos ágeis surgem em várias formas. Eles podem ser adaptados para cada exigência, mas o ideal é escolher aquele que faz sentido para o projeto em questão. Todos seguem os princípios anteriormente apresentados, mas se manifestam de forma diferente. Entre os mais utilizados, estão:

SCRUM

O SCRUM surgiu na década de 80 e divide o desenvolvimento do projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Eles têm um tempo definido e são executados conforme ocorrem as entregas. Cada um conta com um planejamento específico, de modo que sejam determinadas as ações que serão executadas.

As reuniões são diárias e chamadas de Daily Scrum. Elas servem para que todo o time saiba o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Ao final do Sprint há uma entrega, que é avaliada pelo cliente. O processo se reinicia, até que haja a conclusão.

Essa é uma abordagem altamente focada na iteratividade de um jeito prático — o que gera um desempenho ágil favorecido.

Microsoft Solutions Framework (MSF)

O Microsoft Solutions Framework (MSF) surgiu em 1993 e sua quarta versão, que é a atual, surgiu em 2005. Ele é voltado para a entrega de tecnologia, especialmente do ponto de vista do desenvolvimento. Funciona muito bem para times menores e garante a qualidade pela rápida identificação de falhas em processo.

Ele tem como objetivos alinhar interesses, gerenciar riscos e criar uma resposta rápida e eficiente. Seus princípios têm a ver com uma comunicação aberta e robusta, com visão compartilhada e aprendizagem em todas as experiências.

Para ser executada, ela exige que ocorram entregas incrementais, definidas mediante uma frequência de entrega. Também é preciso envolver clientes internos e externos, mantendo a perspectiva da ideia. Para completar, o MSF envolve questões como arquitetura da solução, testes de aprovação da solução e infraestrutura de entrega, garantindo a governança.

Extreme Programming (XP)

O Extreme Programming (XP) é conhecido como Programação Extrema e é um método que surgiu em 1997. Ele tem como objetivo ajudar, especialmente, o desenvolvimento de softwares e outros elementos que envolvem a programação.

O principal pilar dessa metodologia está na realização de testes, em várias escalas. É relevante fazer revisões das etapas, além de verificar a implementação continuamente. Isso traz segurança e qualidade, além de melhorar a comunicação. Outro fator é a simplicidade. A ideia é criar a solução mais efetiva e simples possível, gerando economia e qualidade.

Tudo começa com uma reunião de planejamento (planning game). Durante a execução, são realizados encontros periódicos para o alinhamento (stand up meeting). O cliente deve estar presente, os testes podem ser automatizados e é fundamental criar padrões para a codificação — favorecendo o trabalho integrado.

Lean

A cultura Lean não é, necessariamente, uma metodologia. Trata-se, na verdade, de uma visão de como as etapas devem ser realizadas, visando à redução do desperdício e garantindo máxima produtividade. Ela surgiu como uma filosofia de produção da Toyota, por volta da década de 60.

No caso da metodologia ágil, é preciso pensar em questões como entrega contínua de aumento de valor, diminuição dos desperdícios e ampliação da qualidade de entrega.

Ela também se relaciona ao adiamento de tomada de decisão, de modo que tudo seja feito com o respaldo de informações concretas. Assim, iterações e encontros diários ajudam a garantir um melhor desempenho. Para aumentar a sua eficiência, ela pode ser associada a outros métodos para torná-los ainda melhores.

Como implementar na empresa?

A adoção de uma gestão ágil de projetos é, inevitavelmente, uma mudança de paradigma na forma como as equipes realizam os passos. Ou seja, tanto a gestão quanto o time precisam estar preparados para dar esse salto em relação ao desenvolvimento de etapas.

Os objetivos com a aplicação do método são facilmente alcançados se a implementação é feita do jeito certo. Para tanto, é preciso executar os seguintes passos:

Documente o planejamento e as expectativas

É bem verdade que uma abordagem ágil é mais flexível, pois o interesse tem a ver com a qualidade e com as entregas incrementais. Porém, isso não significa que a sua implementação deve ser feita sem qualquer visibilidade ou cuidado com o que virá a seguir.

Portanto, é necessário fazer um planejamento de adoção da metodologia, estabelecendo responsáveis, objetivos e expectativas. Tudo deve ser documentado, facilitando a consulta posterior, conforme o exigido. Eventualmente, isso trará maior segurança para o processo, garantindo que todos saibam o que é esperado.

Maximize a comunicação da equipe e com o cliente

Qualquer que seja a metodologia escolhida, um elemento é indispensável: a comunicação. É preciso que haja um grande foco nessa abordagem, de modo a melhorar a integração e ampliar a qualidade das entregas.

Por isso, é fundamental que a equipe esteja tão integrada quanto possível e possa trocar as informações necessárias para o sucesso. As reuniões contínuas, inclusive, entram nesse quesito. Além de tudo, a troca de ideias com o cliente precisa ser favorecida. Ele deve estar envolvido no processo de forma contínua, pois isso aumenta a qualidade.

Realize treinamento para capacitar o time

Como se trata de uma grande mudança, é natural que os profissionais ainda não estejam completamente ambientados à gestão ágil de projetos. Para transpor essa barreira, os treinamentos são indispensáveis.

Explorar a metodologia escolhida, apresentar os conceitos e realizar uma capacitação sobre o tema são ações fundamentais para obter o sucesso de atuação. É por meio desse ganho de conhecimento que o time poderá ficar preparado para executar todas as tarefas de maneira completa.

Inclusive, vale a pena focar em treinamentos práticos para melhorar a consolidação de conceitos.

Conduza um projeto-piloto e faça adaptações

Depois de passar por essas etapas, é recomendado que você realize um projeto-piloto. Ou seja, não faça com que o primeiro projeto dessa gestão já seja um muito importante para o negócio. Em vez disso, conduza uma mudança de nível moderado para ser executada por esse meio.

Com a prática, será possível identificar quais são as falhas e as dificuldades do time. Não deixe de fazer uma medição completa dos resultados para conhecer quais são os principais gargalos.

Para facilitar o processo, é recomendado que a gestão ágil de projetos seja feita com a ajuda de um software de gerenciamento. Integrando e centralizando dados é mais fácil tomar decisões acertadas.

A partir dessa análise, realize adaptações e até novos treinamentos, se preciso for. Ao final, o time estará alinhado e preparado para obter bons resultados.

Quais são os benefícios dessa abordagem?

Se for aplicada corretamente, a gestão ágil de projetos é extremamente positiva para o empreendimento. Ela traz vantagens para os clientes internos e externos, impacta em como o negócio é visto e tem a ver até com a atuação do gerenciamento.

Reconhecer esses pontos positivos pode ser um grande motivador para adotar a abordagem. Por isso, veja quais são os principais benefícios:

Aumento do controle e da qualidade

Ainda que lide com a imprevisibilidade e com a flexibilidade, a gestão ágil de projetos tem tudo a ver com a visibilidade e com o controle. Nos tradicionais, só há uma visão completa no começo e no final — além disso, o desenvolvimento não é acompanhado.

Com os métodos ágeis, por sua vez, é possível acompanhar tudo de maneira muito mais ampla graças às entregas incrementais. Eventualmente, isso significa uma qualidade maior, já que os problemas são identificados e resolvidos com facilidade.

Diminuição dos riscos

Todo projeto envolve riscos — seja ele financeiro, de mobilização da equipe ou até de experiência do cliente. A gestão precisa diminuir esses fatores, de modo a aumentar a segurança de todo o processo.

Felizmente, a gestão ágil consegue melhorar essa questão. Com maior controle, há menos probabilidades de que o desenvolvimento saia do rumo previsto. Além de tudo, há ampla adaptação às mudanças e às diferentes necessidades. Assim, aumentam as chances de que o projeto ofereça os resultados esperados.

Ampliação da satisfação do cliente

O atendimento às expectativas não é benéfico apenas para a equipe. Ele também tem a ver com o cliente e impacta diretamente a sua satisfação. Afinal, quando o dono do processo consegue uma entrega que atende às suas exigências, a satisfação fica ampliada.

Com entregas incrementais e comunicação robusta, a gestão ágil oferece exatamente esse ganho na qualidade de experiência. Ao final, quem contrata uma equipe de desenvolvimento, por exemplo, fica mais satisfeito com a solução construída.

Isso tem a ver tanto com o cumprimento de questões essenciais, como prazo e orçamento, como com a capacidade de se adaptar às necessidades — inclusive, àquelas que surgem durante o processo.

Elevação do valor agregado

Projetos executados segundo essa metodologia obtêm melhorias em vários aspectos. Eles custam menos, porque retrabalhos dificilmente serão exigidos. Além disso, a maior adaptação evita gastos desnecessários.

Eles também terminam com rapidez, justamente porque o desenvolvimento é iterativo e incremental. Para completar, o que chega até o cliente tem mais a ver com suas expectativas e ele participa de todo o processo.

Tudo isso faz com que a gestão ágil atue para aumentar o valor agregado, tanto dessas elaborações quanto do negócio. Como consequência, é possível obter efeitos ainda maiores.

A gestão ágil de projetos é um conceito que tem a ver com a integração e a maximização da qualidade para o cliente. Por causa disso, ela pode trazer ótimos resultados se for realizada corretamente.

O apoio da tecnologia é fundamental nessa etapa e, por isso, vale a pena contar com um bom software. Por isso, entre em contato com a Project Builder e veja o que temos a oferecer!

Para quem trabalha com atividades ligadas à Tecnologia da Informação, o conceito de backlog não pode ser uma novidade. Então, se você ainda não o conhece, está na hora de descobrir o que é backlog!

Você precisará do backlog como ferramenta auxiliar para garantir que um determinado projeto está sendo desenvolvido e aprimorado de maneira consistente, especialmente em relação ao cumprimento dos prazos. Desta forma, acaba sendo um forte aliado para o sucesso dos projetos de sua empresa. Neste post, você vai entender como utilizá-lo da melhor maneira. Vamos lá?

O que é backlog

Se você buscar o termo na internet, vai encontrar diversas definições, com algum grau de similaridade entre si. Mas o que é, realmente, backlog (especialmente para uma PME que não atua, necessariamente, com TI)?

Basicamente, o backlog corresponde a um registro ou histórico de requisições. Essas requisições, via de regra, partem do próprio cliente, embora também possam ser internas. Como o registro inclui a data da requisição, ele permite controlar a quanto tempo cada uma das entradas está em aberto.

Como você deve imaginar, não é nada bom ter requisições em aberto, não atendidas, durante muito tempo. Isso afeta negativamente a satisfação do cliente e, portanto, o sucesso do seu projeto. Seu objetivo, portanto, deve ser “limpar” o backlog rapidamente.

Como estipular o tempo de um backlog

Agora que você já sabe o que é um backlog, vamos passar para a próxima questão, que também é muito importante: Como lidar com o tempo necessário para atender a cada entrada constante no backlog de um projeto? Será que basta atender um por um, em ordem cronológica?

A resposta, como você pode imaginar, é não.

Se o cliente ‘A’ fizer uma solicitação hoje e o cliente ‘B’ fizer outra amanhã, a solicitação do ‘A’ será a mais antiga. Pela lógica, já que ter requisições em aberto durante muito tempo é um indicador negativo, você até deveria atender ao cliente ‘A’ primeiro.

O problema é que a solicitação do ‘A’ pode ser muito complexa ou implicar um volume muito grande de trabalho — muito maior do que a do ‘B’. Se você tentar seguir a ordem cronológica neste caso, vai criar um gargalo no seu fluxo de trabalho, atrasando todas as próximas solicitações, que poderiam ser mais simples e rápidas de resolver.

Em resumo, para lidar adequadamente com um backlog, é preciso analisar cada entrada no registro e estipular o tempo necessário para atendê-las.

Em seguida, você verá algumas dicas para manejar a “limpeza” do backlog de um projeto.

Organização

A primeira dica é organizar o backlog. Se você ainda não fez isso, é melhor começar!

As requisições externas e internas podem estar espalhadas por aí, e você precisa reuni-las e colocá-las em ordem cronológica, que é o nosso ponto de partida.

Entenda que as requisições podem chegar por diversas vias, especialmente quando estamos falando daquelas feitas por clientes. Ele pode enviar sua solicitação por e-mail, por telefone, ou registrá-la pessoalmente no setor de atendimento da sua empresa.

Cuidado para não perder ou esquecer requisições de clientes, deixando-as em aberto até que comecem a surgir reclamações.

Estimativa de esforço

A segunda dica é estimar o esforço que será necessário para atender a cada requisição. Esse esforço está ligado a dois elementos que já mencionamos anteriormente: Complexidade e volume de trabalho.

Você pode até mesmo criar uma escala, combinando estes dois elementos, para pontuar cada entrada do backlog. Veja um exemplo:

• grande complexidade: G
• grande volume de trabalho: G
• média complexidade: M
• médio volume de trabalho: M
• pequena complexidade: P
• pequeno volume de trabalho: P

De acordo com essa escala, a ordem ideal seria:

• primeiramente, as requisições pontuadas como PP, PM e PG;
• depois, as requisições pontuadas como MM ou MG;
• somente por último, aquelas pontuadas como GG.

O uso desta estratégia permite que você deixe de lado a ordem cronológica por um momento, para atender às requisições que podem ser completadas mais rapidamente. Mas, é claro, isso não significa que você deve se esquecer de requisições maiores que estão em aberto há mais tempo.

Prioridades

Estabelecer prioridades também é muito importante para lidar com o tempo das requisições em seu backlog. Além de considerar o esforço que será necessário para “fechar” determinada entrada do registro, pense também no retorno que será obtido a partir de sua realização.

Uma excelente dica é analisar qual será o impacto daquela ação sobre outros clientes, além do próprio cliente que fez a solicitação. Se uma determinada ação puder aumentar o nível de satisfação dos clientes em geral, então vale a pena priorizá-la. Por outro lado, se ela é muito específica para o cliente que a requisitou, então seu grau de urgência será menor.

Etapas para completude

Muitas requisições não podem ser completadas de uma única vez. Se você trabalha com metodologia de desenvolvimento ágil, digamos que elas não podem ser completadas em um único Sprint, por exemplo. Nesse caso, faz toda a diferença estimar quantas etapas seriam necessárias para completar a requisição.

Em alguns casos, pode valer a pena iniciar o atendimento de uma requisição e, depois, colocá-la em hold. Assim, você apresenta progresso ao cliente mas não fica preso àquela tarefa, e pode começar a atacar outras requisições mais simples.

Desvio do projeto

A última dica é tomar cuidado com requisições tão grandes que podem, na realidade, exigir que algumas pessoas se desviem das atividades principais do projeto.

Como a origem de muitas requisições é o cliente, ele não é obrigado a entender a estratégia e as metas da sua empresa quando propõe alguma alteração ou o acréscimo de uma funcionalidade. Ou seja, ele pode fazer solicitações totalmente fora de escopo.

Cabe a você, enquanto gestor, e à sua equipe, determinar quando uma entrada do backlog simplesmente não faz sentido ou não pode ser compatibilizada com o fluxo de trabalho principal do projeto.

Neste post, você viu o que é backlog e como estipular tempo para cada item presente no backlog de um projeto. No meio do caminho, falamos bastante sobre fluxo de trabalho. Então, que tal aproveitar o ritmo para ler um pouco mais? Confira nosso post sobre gargalos e como eliminá-los!

Cada vez mais o Scrum vem ganhando força e sendo reconhecido como o mais popular método ágil para gestão de projetos. A metodologia foi desenvolvida com base no manifesto ágil, combinando com uma joga de Rugby que inspirou seu nome.

Um dos principais focos do framework é isolar a equipe, trazer a agilidade para o gerenciamento de projetos, aumentando a velocidade e a mudança. Utilizado em diferentes companhias, o fremework surgiu no desenvolvimento de projetos de software, onde normalmente os projetos costumam sofrer um número maior de mudanças de escopo devido ao seu ambiente instável e mais dinâmico. Hoje o Scrum vem sendo utilizado em diferentes naturezas de projetos e gerando resultados favoráveis.

Mesmo com tantos benefícios, sabemos que adotar a metodologia não é uma tarefa fácil. Diferentes fatores precisam ser analisados antes de sua implementação. Existem muitos mitos pairando sobre a implementação do Scrum. Confira alguns deles:

1 – Não aceitamos escopo aberto

Muitos acreditam que com a adoção do Scrum não é mais necessário planejar datas de entrega e custos do projeto. Isso é um mito. É possível ter estimativas no Scrum, a grande diferença é a necessidade de mudança do modelo mental. Toda estimativa, seja de custo ou de prazo, por mais detalhada e realista que seja, ainda é uma estimativa, ou seja, possui uma margem de erro e fatores de incerteza associados.

Algumas abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos tentem a se proteger das mudanças, criando processos, às vezes complicados ou mesmo burocráticos, para tornar alto o custo da mudança.

Diferente desse padrão, os métodos ágeis tratam a mudança como parte natural do processo, onde a mudança e o aprendizado da equipe e do cliente levam a um produto final melhor. A equipe assume o compromisso com aquilo que vai realmente entregar e nada além disso. Conforme as entregas são realizadas com sucesso, o cliente vê o resultado e adquire confiança de que a equipe pode não se comprometer com tudo o que ele deseja, mas entregará aquilo com o que se comprometer. No inicio é difícil, pois nosso modelo mental está acostumado com o escopo fechado, no entanto com tempo percebemos como é bom trabalhar com objetivos realistas. Ao final, temos plena convicção que é melhor dizer não, do que a frustração de não alcançar os objetivos prometidos. Ainda assim, pode não ser aplicável para todos os tipos de projetos.

2 – Solução Tabajara de Gestão Projetos

Lembra do Seu Creysson que sempre chega com a solução para todos os seus problemas com um fantástico produto das organizações Tabajara? Não pense que o Scrum será assim. Não existe solução mágica! Saiba analisar os pontos positivos e negativos do método para sua organização e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos da maneira tradicional. Projetos onde o nível de incerteza é muito grande como desenvolvimento de novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, ou desenvolvimento de uma nova unidade de negócio são bons candidatos. Em cenários completamente opostos, onde existe muita formalização de contrato, extremamente sensível ao prazo e ao escopo, ou quando se trata de um projeto muito recorrente dentro da companhia, normalmente serão melhor gerenciados com uma abordagem mais conservadora seguindo o bom e velho PMBOK.

3 – Adeus Documentos

Já vi empresas da área de software criticarem o Scrum afirmando que a metodologia é uma bagunça e que não necessita documentar nada. Já vi o oposto também, onde a equipe de desenvolvimento ficou feliz por saber que a partir de agora não será mais necessário documentar o projeto pelo fato de ter adotado o Scrum.

O Scrum, na verdade é um método ágil de gestão de projetos, o que não quer dizer que exista restrições sobre a documentação do projeto ou qualquer outro tipo de restrição no que diz respeita a processos. Agora, independente do método adotado, o levantamento de requisitos, a análise de negócio, gestão de projetos, desenvolvimento (ou codificação), teste e documentação podem e devem sempre estar presentes. A grande diferença é que todas essas disciplinas / atividades são realizadas em ciclos menores (sprints), e de forma evolutiva (a cada rodada). No lugar de esperar entender e registrar tudo, fatiamos em parte — como diria o Capitão Nascimento.

4 – Viva o Caos

Sim é verdade que o Scrum possui raríssimos processos de controle e até as reuniões que na gestão convencional de projetos são intermináveis, na metodologia ágil são delimitadas e têm objetivos específicos. A reunião em pé foi concebida para durar 15 minutos e a responder a poucas perguntas (O que você tem feito desde ontem? O que você está planejando fazer hoje? Você tem algum problema te impedindo de realizar seu objetivo?). Mas isso não quer dizer desordem ou que a equipe viverá em meio ao caos. É muito importante que cada um dos poucos rituais do Scrum sejam religiosamente mantidos. Só assim conseguiremos que os resultados sejam mantidos no longo prazo, para que impedimentos sejam identificados e removidos, para que exista um canal aberto de comunicação constante entre o cliente e para que ocorra a evolução do próprio processo.

Depois que começamos a ver os resultados da metodologia costumamos dar uma relaxada em alguns processos. Aí tudo começa a funcionar como uma bola de neve, um dia não fazemos a reunião em pé e, sem perceber, aos poucos vamos abandonando elementos que sustentam a metodologia.

Por isso, mantenha a disciplina sempre. O Scrum não possui muitos processos de controle e mesmo as reuniões previstas têm objetivos muito bem definidos. A reunião diária foi desenhada para ser a mais objetiva e rápida possível (15 minutos no máximo).

Ainda assim, é importante garantir que os (poucos) processos sejam seguidos com o objetivo de manter os resultados a longo prazo, levantar e remover impedimentos, mantendo um canal de comunicação constante com o cliente, contribuindo para a evolução do próprio processo. Não caia nessa tentação, mantenha a disciplina.

E você? Já ouviu algum dos mitos mostrados neste artigo? Conte para gente!