Autor: Braun

De fato, a tecnologia de gestão de equipes facilita, e muito, aos gerentes a comunicação entre os membros de uma equipe, reduzindo o tempo e as despesas associados ao trabalho grupal.

As ferramentas de conferência, por exemplo, fornecem uma interação em tempo real entre os colegas de trabalho, em vez de usarem e-mails de ida e volta, que podem levar a confusão e frustração.

Enfim, hoje a tecnologia conecta pessoas em todo o mundo. E dá também aos proprietários de pequenas empresas a capacidade de gerenciar melhor os seus funcionários.

Por outro lado, embora seja verdade que ela é bastante poderosa, isso não significa que o gerenciamento de equipes e funcionários possa ser feito de forma simples. Na verdade, ele deve ser aprendido e bem planejado.

Diante disso, no post de hoje veremos, com mais detalhes, qual é a importância da tecnologia para a gestão de equipes, e ainda 8 tipos de ferramentas que podem auxiliar nesse processo. Continue lendo e confira!

Como a tecnologia potencializa a gestão de equipes?

De modo geral, a gestão de equipe deve ser alinhada em quatro dimensões cruciais: a cultura da empresa, a produtividade, as pessoas certas e a comunicação. Assim, com a tecnologia adequada em seu fluxo de trabalho diário, é possível manter todos os funcionários produtivos e conectados ao longo do dia.

Utilizando tecnologias corretas, é possível definir, priorizar e acompanhar tarefas e atividades, bem como gerir a equipe eliminando muitos conflitos de programação e erros de comunicação.

Em outras palavras, isso permite aos gestores comunicar mais facilmente a sua estratégia de negócios e criar metas mensuráveis para os funcionários, que suportarão os objetivos globais da empresa.

Também permite uma maior visibilidade, garantindo que os funcionários vejam todo contexto e compreendam melhor como os objetivos individuais se encaixam nos objetivos comerciais da empresa. Criando empregados energizados e envolvidos, aumenta-se a produtividade do negócio, como um todo.

As tecnologias de gestão de equipes ainda permitem que os gerentes rastreiem mais facilmente o progresso durante cada fase de conclusão de metas, e ofereçam reforço ou treinamento imediato para manter o desempenho e os prazos finais. Com recursos avançados de relatórios, pode-se definir ou redesenhar a estratégia.

Enfim, com todo o desenvolvimento tecnológico atual, caso não acompanhem as tendências as empresas podem ficar para trás e perder para a concorrência. E a única maneira de evitar isso é usar a tecnologia certa.

Vejamos agora, então, 8 tipos de tecnologias que auxiliam a gestão de equipes a otimizar a produtividade e a comunicação:

1. Mensagens instantâneas

Para que a comunicação flua, a equipe pode utilizar uma plataforma de serviço de bate-papo. Esse será um lugar para discutir assuntos comerciais sérios, mas também para interagir com os colegas de equipe.

2. Ferramentas de relatórios

As ferramentas de relatórios de status da equipe ajudam a equipe a colaborar e obter uma visão geral rápida sobre o que qualquer um está trabalhando atualmente, e o que ainda precisa ser atendido.

Além disso, elas são úteis para empresas que têm funcionários trabalhando em tempo parcial, que não estão online todos os dias da semana. Os relatórios de status lhes darão uma visão clara do que aconteceu enquanto estavam ausentes.

3. Software de Gerenciamento de Projetos

Pode-se aprimorar a capacidade da equipe de monitorar e rastrear um projeto à medida que ele avança usando o software de gerenciamento de projetos.

Dependendo do programa selecionado, é possível inserir estimativas, orçamentos, agendamentos e outros aspectos do processo. E diferentes membros da equipe podem atualizar suas áreas específicas no software, permitindo que todos vejam as mudanças que o projeto progride.

Geralmente, esses programas vêm com um componente de calendário para ajudar a manter os projetos em trilha.

4. Videoconferência

Outra ferramenta útil para reuniões em grupo é a videoconferência. Usando plataformas públicas ou privadas, ela permite que as pessoas se vejam durante uma chamada em grupo. Isso permite que um funcionário ou gestor faça apresentações visuais, compartilhe gráficos, amostras de produtos e outras informações.

A videoconferência pode economizar em custos de viagens e acomodações, bem como perda de produtividade quando os trabalhadores viajam.

5. Computação em nuvem

Grosso modo, a utilização de uma plataforma de computação em nuvem permite aos membros da equipe acessar uma central de dados e documentos de forma fácil e simples, e de qualquer lugar

As informações e dados são hospedados em uma área segura da Web — que exige uma senha para ser acessada —, podendo ser sincronizados em diferentes meios de acesso, como computador, telefone, conta online, entre outros.

6. Webinars

Outro método para realizar uma reunião em grupo é o webinar, que permite aos participantes ouvir e acompanhar uma apresentação usando o seu navegador da Internet. Alguns webinars permitem a comunicação de áudio, enquanto outros oferecem mensagens de texto em tempo real.

7. Telefones em nuvem

Por ser baseado na nuvem, esse sistema de telefonia comercial exige pouco hardware (além dos próprios telefones).

Dessa forma, não há a necessidade de se preocupar com a compra, a manutenção e a atualização de equipamentos, ou mesmo com o software (como acontece, por exemplo, com uma central telefônica PABX).

8. Compartilhamento de tela

Esta ferramenta é excelente quando se tem pessoas de diferentes escritórios que precisam colaborar em um mesmo projeto. Com o compartilhamento de tela, o usuário pode mostrar à outra parte o que está vendo e fazendo em seu monitor.

Em outras palavras, é como se uma pessoa estivesse olhando diretamente para a tela da outra, observando cada movimento. E o interessante é a possibilidade de entregar os seus controles para a outra parte, para que ela possa mostrar como algo é feito ou trabalhar em conjunto com você.

Enfim, a oportunidade de explorar um mercado global de profissionais nunca foi mais possível no mundo em que vivemos.

São mesmo várias as tecnologias à disposição, portanto, para construir um negócio bem-sucedido em uma economia de escassez de talentos, a gestão de equipes deve treinar e proporcionar as melhores ferramentas de trabalho para seus membros.

Então gostou deste post? Agora, se quiser saber como melhorar o alinhamento do seu negócio e o desempenho das pessoas para gerar resultados inovadores na sua gestão de equipes, entre em contato conosco!

A expansão de negócios é um dos principais objetivos de boa parte dos empreendimentos. Sendo concretizada, corretamente, garante mais faturamento, maior segurança e um desempenho otimizado.

Por ser tão importante, exige uma atenção ampla e que precisa ser muito bem estruturada. Nesse sentido, a gestão de projetos é de grande ajuda. Além de ser usada externamente para atender melhor aos clientes, por exemplo, ela também pode ser empregada internamente com êxito.

Para entender como ela ajuda, continue lendo e entenda o papel desse elemento no sucesso.

Afinal, para que serve a gestão de projetos?

A gestão de projetos inclui metodologias de planejamento e acompanhamento de execução de vários processos. O objetivo principal é concluir um projeto dentro do prazo e do orçamento, oferecendo qualidade e os efeitos desejados.

Ou seja, ela é uma forma de controle para gerar economia, evitar desperdícios e garantir o máximo de atenção ao que é realmente importante. Sem ela, é muito comum que o escopo passe por várias modificações e que o resultado não seja nem sequer parecido com o que era originalmente esperado.

Graças a todas essas características, a gestão gera o melhor aproveitamento de recursos técnicos, financeiros e intelectuais da equipe responsável.

Qual a relação com a expansão de negócios?

Mas o que isso tem a ver com o crescimento do seu empreendimento e a conquista de novos patamares? É simples: a ampliação é um dos maiores projetos que a empresa pode executar e, como tal, precisa do acompanhamento certo.

Imagine abrir uma filial, tornar-se uma franqueadora ou ampliar a capacidade de atendimento do negócio, sem qualquer direcionamento. As chances de essa tarefa consumir mais recursos do que o desejado sem oferecer o resultado certo são imensas.

Por outro lado, com uma boa metodologia de ação é possível garantir que todos chegarão ao efeito esperado: um estabelecimento maior, mais robusto e com capacidade aumentada. Ou seja, para ter sucesso na expansão, recorrer à gestão de projetos é especialmente importante do ponto de vista da segurança e da confiabilidade.

Quais são os principais métodos de gerenciamento?

Dependendo do tamanho, do tipo e dos objetivos do escopo, ações diferentes devem ser executadas. É nesse sentido que surgem as várias metodologias de gestão de projetos. Conhecê-las é o primeiro e mais relevante passo para selecionar a mais adequada para o empreendimento. Assim, os principais métodos utilizados incluem:

Scrum

Trata-se de uma metodologia ágil que divide o projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Essas tarefas menores são incrementais, ou seja, acumulam-se e são avaliadas conforme tudo ainda está acontecendo.

As reuniões são curtas e diárias, de modo a alinhar o que foi feito e o que será realizado no dia seguinte. No processo de expansão, ela pode ser executada na avaliação de riscos ou até na implementação de um novo espaço, por exemplo.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Não se trata de uma metodologia consolidada mas, sim, de um conjunto de conhecimentos, práticas e padrões. Essa bibliografia forma uma espécie de manual com as ações que devem ser executadas para conseguir os resultados desejados.

É uma ótima opção para lidar com riscos, recursos humanos e comunicação, por exemplo, gerando uma visão completa sobre toda a etapa de expansão dos negócios.

Projects In a Controlled Environment (PRINCE2)

Também é um padrão de gerenciamento de projetos que é facilmente adaptável às diferentes necessidades. Especialmente útil para tratar de desvios do plano, favorece uma tomada de decisão que se adapta mais facilmente.

É muito indicado diante da necessidade de criar um canal de comunicação robusto, além de acompanhar os progressos das ações com máximo de controle e de confiabilidade.

Kanban

Essa é outra metodologia ágil e de grande visualização e acompanhamento. Entretanto, tende a funcionar melhor com etapas menores do projeto de ampliação, como a análise inicial da viabilidade ou a elaboração do planejamento estratégico para consolidar o aumento do empreendimento.

Nele, há uma divisão em colunas que indicam o status de uma tarefa. Pode ser o caso de criar colunas como “A executar”, “Sendo executadas” e “Finalizadas”. Conforme há a evolução de um processo, o cartão muda de posição entre os espaços.

Ela garante visibilidade sobre o que falta ser executado e o que está pronto, melhorando a comunicação e o acesso à informação.

Como a metodologia de gestão é implementada?

Além dessas citadas, há várias outras metodologias que podem ser aplicadas com sucesso, dependendo das características da expansão. Independentemente da escolha, a implementação precisa ser feita corretamente. Isso significa, em primeiro lugar, selecionar quem serão os responsáveis por gerenciar os processos e a forma como ocorrerá a divisão de tarefas.

Também é importante fortalecer a comunicação e garantir que todos reconheçam os objetivos e as maneiras de executar as etapas. Todos devem estar em equilíbrio com os pontos da metodologia, de modo que ela possa ser executada.

Para tornar tudo mais fácil, é altamente recomendado empregar a tecnologia. Por meio de um software de gestão de projetos, é possível garantir que a ampliação comercial aconteça de um jeito estruturado e com um excelente gerenciamento. Além disso, ela permite melhor avaliação dos riscos, o que é totalmente fundamental para evitar imprevistos catastróficos no futuro.

Todas as ações precisam ser padronizadas, gerando maior facilidade na hora de acompanhar os resultados. No caso de ser necessário tomar decisões não previstas no escopo, os critérios devem estar bem definidos. Se houver alterações, todos os envolvidos devem ser comunicados para que a metodologia não saia perdendo.

Além de tudo, é indispensável definir métricas e indicadores de desempenho. Por meio de sua medição, é viável identificar quais pontos estão divergentes em relação ao escopo, por exemplo. Ou seja, a implementação é um processo contínuo, que envolve acompanhamento e alinhamento de resultados de modo que o efeito obtido seja o de empresa expandida e robusta.

Graças a uma boa gestão de projetos, a expansão de negócios acontece da maneira certa, com os custos e prazos controlados. Assim, são duas ações que se relacionam diretamente para o sucesso do empreendimento.

Agora que você já sabe o que é importante sobre a gestão de projetos, que tal compartilhar o post e contribuir para que sua rede de contatos também fique bem-informada sobre o assunto?

As reuniões de trabalho representam uma boa oportunidade para qualquer funcionário. Você precisa demonstrar preparo, controle da situação e se portar de forma satisfatória para tornar o momento produtivo e também promover o seu desempenho.

É necessário preocupar-se com a própria aparência, com a pontualidade e saber se comunicar bem. Desse modo, vai ser mais fácil conduzir uma apresentação de resultados ou de projetos com mais segurança.

Para que a reunião seja impecável e surpreenda a todos positivamente, você precisa saber o que não deve fazer e como não se comportar.

Nesse sentido, listamos 6 erros que precisam ser evitados a todo custo, com algumas dicas que vão lhe ajudar a se esquivar de cada um deles com sucesso. Será que você comete alguma das falhas? Confira!

1. Não se preparar

Reuniões sem pautas são pouco produtivas. Compartilhe o assunto com os demais participantes antes da reunião. Tenha em mente o que será discutido e quais serão as linhas de raciocínio que objetiva alcançar nos temas propostos.

A pauta é um planejamento do conteúdo a ser tratado tópico a tópico. Ela também vai guiar você durante as abordagens, além de ajudar a gerenciar o tempo e como direcionar cada discussão.

Organize os tópicos considerando o contexto entre eles ou a ordem de importância. Elabore bem a pauta e não esqueça de citar qualquer ponto relevante que possa ser levado para a ocasião.

Isso vai permitir que você consiga conduzir ou participar de uma reunião de forma proveitosa.

2. Não manter o foco da reunião

Não permita que a reunião perca o rumo. É comum que o assunto foco se emende a outros temas diversos. Desse jeito, por mais que tudo esteja preparado, a reunião perde o sentido. A devida reflexão não é atingida. Então, evite a dispersão na equipe.

O tempo estimado para a conclusão é crucial para que o momento seja produtivo e satisfatório. É necessário otimizar as discussões, tornando-as úteis e focadas no tema previamente definido.

Tenha o controle das discussões, afinal, as pessoas pararam as suas tarefas cotidianas para discutir e refletir sobre assuntos realmente importantes.

3. Não participar efetivamente

É importante posicionar-se sobre os pontos que forem abordados. Manter-se isento das discussões importantes e da tomada de decisões pode desapontar os demais gestores ou participantes da reunião. Isso vai fazer com que você pareça desinteressado ou pouco engajado nos assuntos da empresa.

Se você se preparar para a reunião e planejar o que será apresentado, como já dissemos acima, poderá discutir com mais propriedade sobre os assuntos abordados e demonstrar-se mais contributivo ao momento.

4. Não ser receptivo

Interromper os colegas ou não permitir que eles participem por igual na reunião é uma forma de se apresentar como autoritário e intolerante à opinião alheia. As pessoas precisam sentir-se importantes e se fazerem necessárias nas discussões.

Todos fazem parte de um conjunto: a empresa. Logo, se foram convocados à reunião, têm total dever de participarem e o direito de expor opiniões.

O autoritarismo pode aparecer também se você fizer questão de impor todas as regras. Evite conduzir a reunião de forma com que o convidado ou o colega de trabalho não tenha opção de contra-argumentar.

Exponha suas sugestões e aguarde que os colegas também exponham as suas pelo próprio ponto de vista. Caso contrário, não seria necessário convocar uma reunião. Respeite o tom de cada pessoa e procure desenvolver juntos a decisão final.

5. Não se portar bem

O comportamento é o conjunto de várias ações. Algumas delas podem ser consideradas como desleixo com o trabalho. São alguns exemplos:

• atraso;
• excesso de piadas e brincadeiras;
• arrogância;
• usar o telefone;
• não respeitar a hierarquia;
• não ter materiais para anotar os tópicos definidos.

Esses exemplos de conduta indesejável comprometem a qualidade da reunião e a sua credibilidade enquanto profissional. Lembre-se de que você está em um ambiente institucional. Então, esteja atento às normas da empresa, bem como às expectativas dela sobre você.

Demonstrar mau comportamento em uma reunião empresarial expõe uma imagem de total desinteresse aos assuntos da empresa.

Seja pontual, tenha atenção ao que é dito, não contribua para a dispersão, respeite as hierarquias e demonstre compromisso ao que for tratado, contribuindo com soluções para cada problema, mesmo que posteriormente.

6. Não apresentar planos de ação

Em uma reunião, o que se espera são soluções ou meios para se chegar a elas. Por isso, ao fim da apresentação, mostre quais são os seus planos de ação para melhoria de resultados e alinhe com os demais integrantes da equipe.

Não levar uma proposta de intervenção pode dar a impressão de que você não refletiu sobre o problema, não se importa em solucionar ou não entende a situação de fato. Por isso, não deixe de apresentar soluções durante as reuniões de trabalho.

Pense sempre no que pode ser feito para que você consiga reverter possíveis resultados que precisam evoluir, como, por exemplo, os gargalos na produção.

Por que devo me preocupar tanto com esses erros?

É comum algumas pessoas não darem a devida importância aos erros mencionados. O motivo pode estar relacionado a banalização dessas falhas ou pela não consideração do que elas representam para a sua imagem.

Essa é outra falha grave. Garantir que a reunião não tenha os erros acima vai fazer com que ela seja mais produtiva, assertiva e, de fato, imprima soluções. Além disso, também apresentará você como um profissional focado, dedicado e atento às causas da empresa e à sua função enquanto colaborador.

Cuidar para que esses erros não aconteçam é uma forma sutil de demonstrar-se preparado para assumir projetos e ter ainda mais responsabilidades, acompanhadas de reconhecimento profissional.

Como deixar a minha reunião mais produtiva?

Sente-se mais preparado para começar aquela reunião para a qual você estava tão ansioso? Agora que você já sabe os 6 principais erros a serem evitados nas reuniões de trabalho, leia o nosso artigo, que vai ensinar como deixar a reunião ainda mais produtiva.

Dessa forma, você estará ainda mais preparado para conduzir e participar das tão importantes reuniões de trabalho.

Quando uma empresa consegue se estabelecer no segmento em que atua, é natural que comece a desenvolver projetos de expansão em busca de novos mercados e clientes. No entanto, para que isso seja possível, é necessário dispor de um bom capital de giro.

Não há dúvidas de que um processo de expansão empresarial demanda investimentos, mas isso pode se tornar um obstáculo para muitos empreendimentos. Em alguns casos, existe uma boa ideia e o negócio está preparado para dar esse passo, mas lhe faltam recursos suficientes.

Apesar de parecer um problema de difícil solução, no post de hoje mostraremos que é possível conseguir recursos para a concretização desse projeto. Conforme você verá, seguindo alguns passos e adotando certas estratégias, sua empresa conseguirá transpor essa barreira.

Ficou curioso? Continue a leitura e confira 7 dicas infalíveis!

1. Elabore um bom projeto de expansão

Caso sua empresa ainda não tenha projetos de expansão, ou seja, está apenas estudando a possibilidade de ampliar sua atuação, é imprescindível que essa ideia seja colocada no papel por meio de um planejamento completo e minucioso.

Frisa-se que o planejamento é o segredo para o sucesso das grandes empresas do mercado. Qualquer que seja o passo a ser dado por um negócio, ele deve ser corretamente planejado, pois isso reduz as chances de erros e estabelece as fases e os passos a serem seguidos para que se alcance o objetivo traçado.

2. Compreenda todos os pontos do seu projeto

Partindo da premissa de que você já elaborou o seu projeto de expansão, é imprescindível dominar todos os pontos ali existentes.

Tenha em mente que quando se apresenta um projeto em busca de capital, espera-se que você seja questionado sobre ele. Se você conhecer a fundo o projeto, estará mais preparado e, consequentemente, mais seguro.

Coloque-se no lugar do investidor e lembre-se de que ele só colocaria dinheiro em algo que lhe transmitisse segurança. Por isso, procure simplificar termos técnicos e elabore boas respostas para prováveis questionamentos.

3. Dê ênfase às vantagens de seu projeto

Tão importante quanto ter uma boa ideia e fazer um bom planejamento, é saber destacar seus benefícios e diferenciais. Desse modo, deixe claro todas as vantagens a serem experimentadas pelos colaboradores e enfatize o quanto eles são importantes para a concretização desse plano.

Fique atento ao fato de que nem sempre haverá um benefício direto ao investidor, o que não significa que não há vantagens a serem destacadas. Assim, por exemplo, ele poderá ser beneficiado com a boa imagem da empresa que receberá o investimento e, com isso, ganhará credibilidade no mercado.

Ademais, é oportuno relembrar que, sempre que se investe na expansão de uma empresa, contribui-se com o desenvolvimento da sociedade e do país como um todo.

4. Pense em algo sustentável

A sustentabilidade é a palavra do momento. Não importa o seu segmento de atuação, o porte da sua empresa ou o tamanho do projeto, pois o seu plano de expansão terá muito mais credibilidade se contar com noções de sustentabilidade e responsabilidade ambiental.

Em outras palavras, quanto mais sustentável for a sua ideia, mais chances de conseguir investidores ela terá. Essa tendência de mercado é cada vez mais uma realidade, afinal, todo negócio gosta de ver seu nome ao lado de projetos que beneficiam o planeta.

Por outro lado, tome cuidado para não propor algo que não possa ser cumprido. Assim como os consumidores contemporâneos, os investidores não toleram mentiras em busca de dinheiro.

5. Defina o capital de que você precisa

Como buscar capital sem saber de quanto você realmente precisa? É fundamental que seu projeto deixe claro todos os custos necessários para tirar sua ideia do papel e expandir a empresa com sucesso.

Por isso, mostre aos possíveis investidores os gastos indispensáveis e tenha um orçamento racional e eficiente. Lembre-se de que um projeto que determina recursos abaixo ou acima do necessário pode inviabilizar o processo e até afastar bons colaboradores.

6. Vá em busca de um empréstimo coletivo

Você já conhece a modalidade de empréstimo coletivo? Trata-se de uma alternativa aos empréstimos bancários — mais caros e burocráticos. Essa modalidade inovadora tem como proposta exatamente auxiliar empresas a expandirem suas atividades de maneira saudável.

O peer to peer lending, como também é chamado, tem possibilitado que inúmeros empreendimentos cresçam e alcancem o sucesso. A ideia e o processo são mais simplificados, pois, por meio de uma plataforma, vários investidores podem selecionar os projetos que merecem sua atenção e seu apoio.

Portanto, estude essa possibilidade e pesquise por uma plataforma séria, completa e que contribua com o sucesso dos seus objetivos.

7. Aperfeiçoe sua ideia

Ter um projeto não aprovado não quer dizer que ele não mereça ser levado adiante. Na verdade, quando isso ocorre, quase sempre uma ideia precisa ser aperfeiçoada e, para isso, você deve aprender com as críticas e opiniões de cada um dos possíveis investidores.

É preciso ter tranquilidade para ouvir críticas e aceitar sugestões que possam contribuir com o aperfeiçoamento do projeto.

Outra dica é fazer uma autoavaliação, identificando com atenção aquilo que pode ser mudado em suas próximas apresentações. Talvez uma mudança de linguagem, a exposição de outros detalhes ou um maior embasamento sejam o que faltava para conseguir esse capital.

Conforme você percebeu, a captação de recursos para a execução de projetos de expansão é uma estratégia inteligente. No entanto, para que isso seja possível, é necessário que o planejamento seja eficaz e detalhado. Estamos certos de que todas as dicas aqui apresentadas contribuirão significativamente com o alcance dos seus objetivos, ajudando você a convencer bons investidores a apostarem na sua empresa e na sua ideia.

O que achou do post de hoje? Está planejando uma expansão em seu negócio e ainda tem dúvidas de como conseguir o capital necessário para concretizar essa meta? Participe dessa discussão e deixe seu comentário logo abaixo!

*sobre a Biva

A Biva é a primeira plataforma de empréstimo coletivo no Brasil (ou empréstimo entre pessoas, peer-to-peer lending). Pequenos e médios empreendedores podem pedir empréstimos pela plataforma e, se aprovados, seus pedidos são veiculados na plataforma (marketplace) que os conecta com investidores que buscam um rendimento melhor do que o dos bancos ou outras alternativas de mercado (renda fixa que chega a 25% a.a. ou 220% do CDI). A Biva trabalha com empréstimos de R$ 3 mil a R$ 500 mil, e com prazos de 6, 12, 18 e 24 meses e taxas de juros de 1,7% a 6.3% ao mês. Tudo online, rápido e sem burocracia.

A gestão de projetos na construção civil não é uma tarefa fácil, isto é, deve-se considerar uma série de variáveis para garantir a eficiência. Caso contrário, é possível que se perca competitividade e que os objetivos inicialmente definidos não sejam alcançados.

Imagine a reforma de uma casa: há uma data para iniciar e também uma previsão de término. Porém, ao longo desse período, uma série de adversidades devem ser vencidas. É possível citar: a desmotivação dos operários, a falta de recursos ou até a mudança de escopo do produto.

Pensando em tudo isso, criamos um guia para você. Hoje, será possível entender como garantir a eficiência da gestão de projetos na construção civil, com dicas práticas e eficazes. Continue lendo e fique por dentro do assunto. Boa leitura!

Conheça o ciclo de vida do projeto

O que diferencia um projeto de processos rotineiros é justamente sua temporalidade, isto é, todo projeto apresenta: início, meio e fim. Conhecer essas partes ajuda a gerenciá-las com maior qualidade, bem como antecipar problemas que possam surgir.

Imagine novamente a reforma da casa, há etapas de: alinhamento de ideias, contratação de serviços, aquisição de materiais e reforma interna. De forma genérica, é possível dividir todo projeto em cinco grupos principais de fases. Veja:

1. iniciação: avaliação da viabilidade e assinatura do termo de abertura;
2. planejamento: definição de objetivos mais específicos e plano para alcançá-los;
3. execução: alocação de pessoas e recursos para atingir o escopo;
4. monitoramento e controle: avaliação contínua dos resultados alcançados;
5. finalização: encerramento e aceitação da obra.

Cada um desses grupos deve ser exercido com maestria para que se tenha eficiência na gestão do projeto. É preciso considerar que os custos de correção sofrem aumento de cerca de 10 vezes mais de uma fase para outra, então, é preciso ter atenção desde o início.

Desenvolva uma equipe completa e eficaz

A equipe de trabalho influencia diretamente no sucesso do projeto. Isso porque ela estará envolvida em cada uma das etapas e será responsável pelas principais entregas da obra. Então é preciso contar com operários eficientes e motivados.

Nesse sentido, é interessante conhecer o modelo de Tuckman, uma ferramenta que mostra o ciclo de vida de uma equipe. Para ele, toda equipe começa com a formação, passa pela integração, chega na alta performance e, no fim do projeto, é dissolvida.

É importante destacar que todo gestor de projetos na construção civil, seja um engenheiro ou arquiteto, também é um gestor de pessoas. Por essa razão, deve saber integrar equipes, bem como manter seus participantes alinhados e motivados no decorrer do trabalho.

Conheça os stakeholders do projeto

Todo projeto depende do consentimento e aprovação de diversas pessoas, e não apenas dos clientes e funcionários envolvidos. Esse grupo de interesse é chamado de stakeholder, e deve ser sempre considerado para que não haja aborrecimentos ao longo do projeto.

Como exemplo, é possível destacar:

• clientes;
• patrocinadores (financiadores do projeto);
• gerente do projeto;
• equipe do projeto;
• sociedade em geral;
• órgãos reguladores.

É realmente importante conhecer os interesses das partes interessadas no projeto, porque, muitas vezes, eles são conflitantes e podem gerar resistência ao que está sendo feito. Isso resulta em atrasos e até no cancelamento da obra, em casos mais extremos.

Defina objetivos claros e inteligentes para a equipe

Os objetivos representam entregas que devem ser feitas ou, ainda, resultados que precisam ser conquistados. Ao defini-los, é possível manter toda a equipe mais alinhada, engajada e comprometida com os resultados. Para tanto, um importante padrão é o SMART.

Todo objetivo deve ser/ter:

• specific (específico);
• measurable (mensurável);
• attainable (alcançável);
• relevant (relevante);
• time-based (com prazo certo).

Assim, o objetivo de um projeto não é apenas “construir um hospital”. É, na verdade, “construir o hospital Madre Tereza, com um total de 15.000 m², no valor de R$ 200 mil, a ser entregue no dia em 06 de abril de 2019”. Então nunca esqueça de desenvolver objetivos SMART.

Facilite o processo interno de comunicação

O diálogo com os stakeholders e, especialmente, com os operários é um dos fatores mais importantes para a eficiência na gestão de projetos. A falta de comunicação resulta em erros operacionais, conflitos e até acidentes no canteiro de obra.

Dentre os principais elementos da comunicação, é preciso considerar:

• emissor: quem emite a mensagem;
• receptor: quem recebe a mensagem, sua audiência;
• mensagem: aquilo que é comunicado;
• código: maneira como a mensagem se organiza;
• veículo (ou canal): meio usado para circular a mensagem.

A adequada comunicação também depende da implementação de canais que facilitem o percurso da mensagem, assim, os ruídos serão eliminados. Como exemplo de canais, é possível destacar: sistemas de gestão de projetos, aplicativos mobile e murais de recados.

Monte um cronograma e subdivida as entregas

Como já dito, um projeto é composto por diversas partes. A reforma da casa depende da colocação dos azulejos, da restauração da parte hidráulica e da pintura dos cômodos. Cada uma dessas partes deve ser devidamente pontuada, definindo-se prazos e padrões de qualidade.

Para tanto, é preciso fazer uso da Estrutura Analítica de Projetos (EAP), também chamada de Work Breakdown Structure. Sua estrutura é representa por um gráfico com atividades e subatividades a serem realizadas ao longo de determinado período.

Para ficar mais claro, a EAP define o que deve ser entregue e faz sua dissolução em pequenos pacotes de trabalho. Ela favorece uma visão estruturada para o gestor do projeto e os demais stakeholders, facilitando o alinhamento e a pontualidade nas entregas.

Conte com um bom sistema de gestão de projetos

A adequada gestão de projetos na construção civil depende de sincronia entre diversos recursos, pessoas, processos, prazos, normas e padrões de qualidade. Para que essa demanda seja atendida, é indispensável contar com a ajuda da tecnologia.

Por exemplo, um bom sistema de gestão de projetos auxilia na comunicação com a equipe, na definição dos objetivos e responsáveis, na mensuração da produtividade e na alocação dos recursos. Assim, é possível mitigar os riscos e alcançar as conquistas inicialmente definidas.

Veja, todas são dicas importantes! Aproveite para aplicá-las no planejamento e execução das suas obras, assim, será possível atuar de forma mais estratégica. Todo projeto, por menor que seja, depende de atenção e do comprometimento, então, aplique as dicas aqui citadas.

Gostou do conteúdo? Está pronto para otimizar sua gestão de projetos na construção civil? Agora, aproveite para deixar seu comentário. Compartilhe suas dúvidas ou sugestões!