Autor: Braun

Lucrar mais, evitar os riscos e conhecer a verdadeira rentabilidade de uma iniciativa são ingredientes que aguçam qualquer gestor, não é mesmo? Justamente por isso, saber calcular o Retorno de Investimento de projetos traz inúmeras vantagens para qualquer ação de uma empresa.

Uma das mais clássicas metodologias para estimar o potencial de um investimento, esse indicador é também muito prático e fácil de trabalhar. Ao contrário de outros cálculos, ele não requer procedimentos complexos.

Enfim, trata-se de um método compreensível para antever os ganhos e evitar as perdas. Então, ficou interessado? Continue lendo este post e confira nossas dicas para usar o ROI e alavancar sua carreira!

Entenda o conceito

O ROI (Return On Investment ou, em português, Retorno Sobre Investimento) é uma das maneiras mais tradicionais de se fazer a previsão dos prováveis proventos até pela facilidade de sua utilização. Grosso modo, ele aponta uma relação entre o capital investido e os possíveis ganhos.

Outras operações, como o Valor Presente Líquido (VPL), a Taxa Interna de Retorno (TIR) e o Payback, exigem processos intrincados, que podem ser difíceis demais para quem não é da área econômica, financeira ou de contabilidade.

Já o Retorno de Investimentos de projetos mantém uma precisão bastante alta, mas dispensando contas baseadas em muitos detalhes numéricos.

A correlação entre dinheiro aplicado e lucro, na verdade, é como uma radiografia da aptidão de uma iniciativa qualquer para alcançar o sucesso. Organizações que utilizam a taxa conseguem projetos mais eficazes justamente porque aliam a ousadia aos pés no chão ao decidir sobre novos investimentos, negócios e expansões.

Além de medir as chances de êxito, o parâmetro mostra onde estão os erros e as distorções. Assim, num cenário em que algo não está dando certo, as boas práticas de administração recomendam o monitoramento do índice.

O ROI permite detectar os principais gargalos de produção de uma companhia. Por meio dele, os líderes podem enxergar os departamentos que mais lucram e os que mais dão prejuízo, por exemplo.

Aprenda a calcular o Retorno de Investimento de projetos

Como já foi mencionado, o método para calcular o ROI é simples, e deve seguir esta fórmula:

(Ganhos obtidos – gastos) / Gastos x 100

Traduzindo: encontre primeiro as expectativas de lucro de um empreendimento e reduza, desse total, aquilo que a organização investiu para viabilizá-lo. O resultado dessa subtração deve ser dividido pela quantidade despendida, e o quociente (solução que surge depois da divisão) precisa ser multiplicado por cem.

Vejamos um exemplo mais prático: suponha que uma indústria obteve proventos de 100 mil reais mediante a aplicação de 10 mil. Nesse caso, a conta ficaria:

(100.000-10.000) / 10.000 x 100.

Assim, o Retorno de Investimento de projetos obtido foi de 900% — ou nove vezes o valor aplicado. Se o ROI fosse de 30%, isso significaria que a cada 100 reais injetados seriam retornados outros 130, dos quais 30 seriam de lucro. Simples, não?

Calcular essa projeção é elementar, mas computar os ganhos e todo capital aplicado, sem deixar nenhum item de fora, talvez não seja tão acessível assim. Por isso, veremos agora uma lista com três passos que vão servir de apoio preliminar. Confira!

1. Defina o valor do investimento

Embora o cálculo do ROI seja relativamente fácil, será necessário encontrar o valor do investimento e da perspectiva de ganhos.

Para obter o quanto de capital foi empregado, inclua os custos diretos adicionais de infraestrutura e de mão de obra, como aquisição de equipamentos, máquinas e softwares, treinamentos, seleção de novos profissionais e reformas de instalações.

Em seguida, faça uma estimativa sobre as despesas permanentes, aquelas que serão incorporadas aos custeios da firma para que o produto ou serviço seja disponibilizado ao mercado.

Nessa conta entram dados como novos profissionais contratados, aluguel para acomodações, assinaturas para uso de softwares, manutenção, energia elétrica, água, entre outros.

2. Estabeleça os ganhos

Esta é a fase na qual serão efetuadas as aferições de rendimentos. E o segredo, aqui, é inserir no bolo as expectativas de redução de custos que, ao final, representarão economia e menos gastos.

Por exemplo: a instituição adotou um sistema para captar água da chuva e utilizá-la no processo de produção. Com isso, existe a probabilidade de uma redução de 15% no consumo mensal de água da companhia. E essa diminuição entra como ganho — bem como, evidentemente, as previsões de novas receitas.

3. Estipule ROIs para, pelo menos, três cenários diferentes

Outra dica importante é recordar que a administração é ciência, não magia. Lembre-se que nem mesmo as agências de risco norte-americanas foram capazes de antecipar a bolha no setor imobiliário dos Estados Unidos em 2008. Por isso, seja cauteloso em suas previsões.

Ao estabelecer, pelo menos, três enquadramentos para a economia, sua organização terá menores chances de desvios na hora de encontrar o indicador. Imagine, então, um quadro pessimista, um realista e outro otimista.

Na prática, na hora de fechar as contas, você deve jogar para baixo as conjecturas sobre os ganhos no contexto menos favorável e, ao mesmo tempo, ampliar as chances de haver mais gastos nesse quadro mais hostil.

No cálculo realista, insira informações mais próximas do cotidiano mesmo. Já na última hipótese, na qual são programados resultados mais animadores, faça o contrário: aumente suas perspectivas de ganhos e reduza as de despesas.

Além disso, vale ressaltar que, na atual conjuntura brasileira, há muitas dificuldades de se realizar prognósticos — até para economistas renomados.

Isso porque a economia é diretamente afetada pela situação política: por causa da demanda por obras públicas, pela legislação que rege os segmentos e pela baixa confiança dos investidores em circunstâncias de incertezas.

Por essas razões, boa parte das empresas está preferindo aderir aos aplicativos especializados para calcular o ROI. Seja qual for a sua escolha, o índice será muito útil para manter o posicionamento da firma no mercado, assim como para tentar elevá-lo.

Conheça as aplicações práticas

Já dizia o poeta Fernando Pessoa: “tudo vale a pena se a alma não é pequena” — mas, no mundo dos negócios, não é bem assim. Cada vez mais tem sido exigida de profissionais de gestão a habilidade de identificar os possíveis riscos. É um talento para poucos, mas muito apreciado em qualquer ramo.

E o que isso tem a ver com o ROI? É que, na prática, o índice mostrará se um negócio vale a pena ou não.

Outro apontamento dessa projeção é a eficácia de determinada ação para alcançar um objetivo específico. Até porque, com a análise, é possível comparar as opções de transações comerciais entre si e obter um prenúncio de qual delas oferece o maior potencial de lucratividade.

Bom, o conceito do índice se ampliou nos últimos, e vem abrigando novas aplicações.

Hoje, é viável usar o Retorno de Investimentos de projetos tanto de forma global, como em tarefas e iniciativas segmentadas. Assim, fica fácil perceber qual das filiais de uma rede vem conseguindo mais destaque positivo, por exemplo.

Também é simples descobrir qual delas tem mais prejuízos ou menor rendimento. Com esse quadro bem definido, torna-se mais provável o encontro de soluções para as unidades em que estão os problemas mais graves.

Seguindo essa mesma linha de raciocínio, a empresa terá ainda mais condições de potencializar as áreas que já são um sucesso atualmente. E é por isso que o ROI é uma das ferramentas mais práticas para amparar novos empreendimentos.

Muitos profissionais de gestão de projetos têm dificuldades de visualizar a performance, e até de conhecer a verdadeira rentabilidade dos processos. Se for o seu caso, essa taxa vai ser a melhor opção, porque pode incidir sobre todo um projeto, ou seja, uma realização empresarial com início, meio e fim.

Quanto ao cálculo, valem as mesmas regras, seja para uma companhia, globalmente, ou para um setor específico de uma instituição que tem andamento regular, permanente. Será necessário fazer a previsão de gastos e antever, com a máxima exatidão, os valores estimados de lucro.

Dessa forma, a avaliação de retorno mostrará o impacto financeiro do projeto, ajudará a definir as prioridades e medirá a eficiência e a influência dessa atividade em questão no sucesso de um negócio.

Por fim, essa análise ainda proporciona previsões sobre ações e objetivos mais difusos.

Suponha que a meta, em vez de lucrar por meio de uma expansão ou do lançamento de um novo produto, por exemplo, seja a de melhorar a imagem corporativa e institucional de uma firma. Imagine ainda que a companhia, para alcançar tal propósito, está investindo pesado em marketing.

Nesses casos, basta somar a quantia empregada nas estratégias de persuasão e programar quanto elas devem trazer de benefícios financeiros.

Descubra a infinidade de ramos que pode ser beneficiada

Além do enquadramento global e setorizado de uma mesma organização, o ROI oferece a oportunidade de contemplar uma diversidade imensa de setores.

O indicador tem serventia para projetos de tecnologia da informação, de indústrias papeleiras, de uma instituição da construção civil, de escolas, de lojas de varejo, e até mesmo de marketing. Afinal, como a propaganda serve a quase todos os setores da economia, o leque de opções da análise fica ainda mais aberto.

Falando em publicidade, vejamos um exemplo que está muito na moda dentro da área: o marketing digital.

Apenas para esse modo de propaganda, dá para calcular, no mínimo, cinco tipos de ROIs diferentes: um para o e-mail marketing, outro para as mídias sociais, um terceiro para as campanhas do Google AdWords, outro para o blog corporativo e, finalmente, um quinto específico para as técnicas de SEO (Search Engine Optimization, da sigla em inglês).

Assim, ao aplicar a projeção sobre as táticas de marketing digital, serão encontradas respostas para perguntas como:

• Qual canal gera mais lucro?
• Qual tem maior visibilidade?
• Qual deles tem taxas significativas de rejeição?
• O atendimento ao cliente está contribuindo para a fidelização ou deixa a desejar?

Também é uma alternativa adequar o ROI para empresas de tecnologia da informação. Nessa hipótese, no instante em que for calcular os gastos, procure levantar o volume de falhas em determinado período, o tempo médio para resolvê-las e o custo do sistema parado por hora.

Acrescente esses dados nas contas sobre as despesas, use a mesma fórmula e chegue ao resultado específico para o ramo de TI.

Ainda, o indicador pode ser aproveitado pela indústria, e não apenas na relação entre os produtos e os clientes. Há situações em que a análise é feita para circunstâncias muito específicas, como, por exemplo, para avaliar a eficácia do designer de uma embalagem.

As caixas de leite que substituíram as antigas sacolas de plástico, por exemplo, reduziram o desperdício de gigantes dos laticínios.

O que houve foi uma melhora no método de estoque, que favoreceu as companhias — embora a praticidade das Tetra Park tenha trazido benefícios também aos compradores da mercadoria.

Aliás, o recipiente que guarda um produto influi muito na hora de o consumidor fazer a escolha por ele. E o melhor disso é que é possível mensurar a capacidade de uma embalagem de atrair compradores pela taxa que estamos apresentando neste texto.

Enfim, como podemos ver, o ROI tem a competência de efetuar projeções sobre qualquer ação, investimento ou empreendimento que tenha como propósito alcançar melhores rendimentos no futuro.

Ele ressalta onde o trabalho está sendo bem-sucedido e os lugares ou estágios nos quais erros e desvios têm sido mais comuns.

Grosso modo, ele oferece suporte técnico para que os profissionais exerçam na prática as suas vocações e competências. E é por isso que é um instrumento para aprimorar e aperfeiçoar as habilidades essenciais de líderes e de colaboradores.

O Retorno de Investimento de projetos, portanto, proporciona mais condições para identificar e cortar gastos desnecessários, apoiar a detecção de erros e desvios, obter resultados positivos mais duradouros, dar suporte às tomadas de decisões e — o mais importante — para ajudar a aumentar os lucros.

Então, se a sua empresa estiver à procura de crédito para um novo projeto, esse indicador vai contribuir para o convencimento do credor de que se trata de uma opção viável. Afinal, com o ROI em mãos, será possível demonstrar mais transparência e ética profissional.

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O sistema Kanban é um dos mais eficientes e utilizados quando o assunto é gestão de projetos. O problema é que muita gente não conhece o método profundamente, o que leva à ocorrência de erros simples e que poderiam ser evitados.

O resultado? Prejuízos à organização e ao andamento do projeto. Consequentemente, o sistema se torna o grande culpado dos problemas, quando, na verdade, tudo poderia ser evitado.

Neste post, vamos mostrar os sete erros mais comuns na aplicação do Kanban e o que você pode fazer para evitá-los. Confira!

1. Não considerar a cadeia de valor

As práticas de lean development consideram esse componente como um de seus elementos fundamentais. Analisar a cadeia de valor é uma atividade que pode ser realizada por meio de um mapeamento.

O mapa da cadeia de valor (VSM) permite compreender melhor o fluxo de atividades e identificar os desperdícios que ocorrem ao longo do processo. Essas perdas podem se tornar gargalos ou um elemento que está esperando para ser melhor trabalhado.

A cadeia de valor pode ser composta por diferentes etapas, como: pronto para desenvolver, desenvolvimento, revisão, teste e demonstração ao consumidor. No entanto, mesmo com esses elementos aparentemente identificados, é preciso levar em conta a parte do Business Analyst (BA) do projeto. Caso contrário, a equipe pode atropelar as atividades e não executar todas as etapas.

Nesse caso, é preciso parar, reunir todo o time e mapear a cadeia de valor. A partir disso, consegue-se ter uma visão mais ampla e que considera o BA. Assim, é possível realizar mudanças para tornar os procedimentos mais eficientes.

2. Colocar todo o processo no quadro

O Kanban é um sistema eficiente, mas colocar todo o processo no quadro não é uma boa ideia. O modelo fica confuso, e os colaboradores nem sempre compreendem o que é preciso fazer devido à grande quantidade de elementos.

O desdobramento dessa atitude é que você deixa de lado a simplicidade do método e torna a prática muito mais difícil. Outra consequência é que a equipe também deixa de atualizar o quadro, pois é cansativo parar o tempo todo para fazer isso.

O objetivo é entender como está o andamento do projeto e qual é o próximo passo. No entanto, não é necessário colocar todos os detalhes sobre isso. As questões menores podem ser discutidas com a equipe para evitar problemas na visualização do processo.

3. Não limitar o trabalho em andamento

O chamado Work in Progress (WIP) é o total de atividades executadas simultaneamente pela sua equipe. Apesar de isso parecer um sinônimo de produtividade, o ideal é limitar essas ações.

O principal motivo para tomar essa atitude é o fato de isso garantir que cada atividade leve um tempo menor para ser finalizada. Ou seja, o processo todo levará menos tempo para terminar.

Com isso, as etapas podem ser colocadas em produção mais rapidamente, sem contar que a equipe se torna mais ágil e flexível. Stakeholders também sentem mais confiança, pois os elementos são entregues frequentemente e de acordo com o cronograma.

4. Manter as políticas do projeto inflexíveis

A primeira coisa que você precisa saber sobre o Kanban é que ele deve refletir o que a equipe está fazendo — e não os processos que devem obrigatoriamente ser executados. Parece estranho, mas quando você ignora esse conceito, pode se tornar inflexível, o que é prejudicial ao projeto.

Portanto, sempre que for encontrada uma nova maneira de executar o trabalho, aproveite e modifique o processo e até mesmo a política adotada. Essa é uma medida que melhora o fluxo de comunicação e traz mais eficiência para as ações diárias.

5. Não começar com o sistema Kanban

Alguns gerentes acreditam que é melhor começar o projeto com a metodologia Scrum, para depois passar para o Kanban. Isso até pode acontecer, mas não é uma regra — nem deveria ser encarado como uma.

Na verdade, essa escolha depende de diferentes fatores. O Scrum, por exemplo, é melhor quando você já tem a equipe bem definida ou pode fazer isso facilmente. Já o Kanban, pode ser adotado em qualquer circunstância.

Afinal de contas, ele é mais fácil de ser aplicado. Porém, lembre-se de analisar cada projeto e considerar os fatores que interferem nele.

6. Trabalhar visando objetivos diferentes

O quadro do Kanban pode ser dividido em duas partes: a de cima apresenta ações mais importantes, enquanto a de baixo foca nas tarefas de desenvolvimento, como as de interface, lógica de negócio e base de dados.

Nesse caso, o projeto é trabalhado com a segmentação em linhas horizontais. Porém, essa medida não oferece o valor completo ao cliente, o que significa que essa atitude não é a mais indicada.

Quando a equipe atua dessa forma, nem sempre foca no término de determinada atividade. Muitas vezes, uma nova ação é colocada em andamento antes de outra terminar. Isso faz com que não se entregue valor para o cliente e as tarefas diárias fiquem confusas.

7. Não dimensionar o projeto

Esse trabalho nem sempre é realizado de forma adequada, e isso pode trazer prejuízos ao andamento do projeto. O primeiro passo é definir os Minimum Marketable Features (MMFs), lembrando que eles não devem contemplar grandes partes do sistema.

Quando os MMFs abrangem essas grandes partes, os cartões se movem ao longo do Kanban, mas o ciclo de tempo é mensurado erroneamente devido às características desconhecidas.

O ideal é responder às perguntas e pensar melhor sobre as incógnitas. Assim, é possível gerir melhor a produtividade e o projeto, o que reduz significativamente o ciclo de tempo mensurado.

Portanto, o Kanban é um método interessante e que pode ser adotado na sua empresa. No entanto, é preciso ter atenção a diferentes aspectos e aos erros que citamos ao longo deste post. Fazendo isso, suas chances de sucesso serão maiores, com um projeto adequado e que agrega valor.

Entendeu como colocar o sistema Kanban em andamento e de que forma evitar os erros relativos a esse método? Se gostou deste conteúdo, aproveite e compartilhe-o nas suas redes sociais!

O gerenciamento de projetos está se tornando uma prática cada vez mais comum nas principais empresas do Brasil e do mundo. Apesar de os programas serem empreendimentos únicos, com suas particularidades e objetivos específicos, existem alguns conhecimentos e ferramentas que podem melhorar a gestão de projetos empresariais.

Ter uma proposta que cumpra os principais requisitos como escopo, prazo, custo e qualidade é o sonho de consumo de qualquer gerente de projetos, não é mesmo? Infelizmente, a maioria dos programas executados ao redor do mundo fracassa em um ou mais pontos.

Para que um gerente de projetos consiga que os empreendimentos sob sua responsabilidade cumpram os marcos e propósitos estabelecidos, são necessárias algumas habilidades.

Que tal conhecer cinco técnicas para melhorar a gestão de projetos empresariais e conquistar diversos benefícios para o seu negócio? Continue a leitura deste artigo e aprenda!

1. Defina uma metodologia a ser utilizada

No âmbito da gestão de projetos, há diversas metodologias que podem ser utilizadas para melhorar os principais indicadores e os resultados de seus empreendimentos.

Existem opções que apresentam resultados mais significativos, focando sempre em melhorar a administração de projetos empresariais.

O guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o Prince2 (Projects IN a Controlled Enviroment), o IPMA (International Project Management Association), FEL (Front End Loading) e o PM Canvas (Project Model Canvas) são algumas das principais opções do mercado.

Isso posto, é necessário definir qual metodologia será utilizada na gestão de seus projetos. Analisar cada uma das opções é fundamental para garantir que os empreendimentos sejam bem-sucedidos e vantajosos para os stakeholders.

Outro ponto que merece destaque é que a definição de qual metodologia será utilizada interfere diretamente no processo de implantação de um PMO efetivo.

2. Determine o escopo e cronograma

Uma técnica que certamente merece destaque é a definição do escopo e cronograma do projeto. O escopo nada mais é do que todo o trabalho que deve ser realizado para produzir o produto final, solicitado pelo cliente.

Portanto, é importante definir o que deve ser feito, pensando em todas as etapas necessárias para a materialização do projeto em questão. Ao detalhar o escopo, o gerente poderá visualizar a proposta em pacotes de trabalhos, subdividindo as tarefas em atividades menores e mais fáceis de serem executadas.

Já o cronograma, é o desmembramento dos pacotes de trabalho em atividades. A título de exemplo, a fundação de uma edificação seria um pacote de trabalho, enquanto a concretagem dos blocos seria uma atividade desmembrada.

Sendo assim, a elaboração de um cronograma permitirá que o gestor de projetos planeje a execução de cada uma das atividades desmembradas, definindo os recursos a serem utilizados e o tempo médio para a concretização de tais serviços.

Dessa forma, será possível realizar o planejamento completo do projeto, definindo o prazo de execução e facilitando o processo de orçamento e definição de custos.

3. Gerencie pessoas

Outra técnica excelente para melhorar a gestão de projetos empresariais se dá por meio do gerenciamento de pessoas. Apesar de o mundo estar cada vez mais tecnológico e automatizado, quem efetivamente coloca a mão na massa e participa ativamente da construção do produto final são as pessoas.

Então, é responsabilidade do gestor do projeto prover o melhor ambiente de trabalho possível para seus subordinados, possibilitando uma atmosfera propícia em termos de criatividade e produtividade.

Uma boa equipe vai muito além de excelentes profissionais. A qualidade e experiência de cada um deles é importante sim, mas também é fundamental que o gerente de projetos conheça a sua equipe e tenha ciência das habilidades, competências e preferências de cada um de seus profissionais.

Dessa maneira, a alocação de recursos e a delegação de tarefas serão etapas realizadas de maneira mais eficiente e funcional, obtendo os melhores resultados possíveis para o projeto e para a empresa como um todo.

O gestor deve estar sempre de olhos abertos para as relações interpessoais na equipe. Discussões e conflitos fazem parte do dia a dia, mas devem ocorrer de forma que não prejudiquem o ambiente interno da organização e os resultados dos planejamentos.

4. Atente para os riscos

Um dos principais vilões dos projetos ao redor do mundo são os riscos. Obviamente, todo empreendimento tem algumas ameaças inerentes, que devem ser monitoradas e controladas.

Para garantir que o seu projeto esteja protegido dos riscos, é necessário que o gerente crie uma matriz com as principais ameaças que podem afetar o caminho crítico do projeto. Além dos riscos, é interessante criar um plano de ação, caso eles venham impactar o programa.

É importantíssimo monitorar os perigos continuamente, uma vez que eles podem ter sua ordem de prioridade alterada devido a fatores externos (como situações mercadológicas ou ações da natureza), decisões da diretoria ou o avanço do cronograma. Se atente à ordem de prioridade das suas ações, buscando sempre a erradicação das principais ameaças.

Deve-se destacar, porém, que os riscos não são somente ações negativas. Eles englobam também oportunidades, que devem ser ampliadas e aproveitadas, melhorando os resultados do empreendimento e a gestão de projetos empresariais. Esse é mais um fator que demonstra a importância de se acompanhar os principais indicadores de um programa de perto.

5. Use e abuse da tecnologia

A tecnologia também é outro recurso que pode melhorar a gestão de projetos empresariais. Existem diversos benefícios de se utilizar plataformas específicas em seus empreendimentos.

Primeiramente, utilizar um software para a gestão de projetos pode otimizar a maioria dos processos, uma vez que você terá acesso aos principais indicadores na palma de sua mão. Além disso, os softwares utilizam o cloud computing como armazenamento, garantindo maior segurança aos seus dados e informações.

O processo de delegação de tarefas também pode ser otimizado e controlado, garantindo que nenhum profissional fique ocioso ou sobrecarregado. O uso desse tipo de sistema permitirá redução de custos, aumento da performance da equipe e maior facilidade de todo o processo de tomada de decisões.

Todavia, é fundamental que você busque por softwares que sejam fáceis de serem utilizados, sendo de grande valia para seus projetos. Não adiantará nada contar com sistemas que prometem entregar mundos e fundos, mas só oferecem problemas. Além do custo da tecnologia, você perderá tempo, o que é um fator importantíssimo!

Para concluir, a técnica final que destacamos é o conhecimento. Estude e pesquise novas informações no mercado, como Scrum e PMBOK, por exemplo. Assim, poderá adquirir novas habilidades para a sua carreira e agregar mais valor à sua gestão de projetos empresariais. O reconhecimento, tanto da empresa quanto do mercado, virá e será gratificante, não é mesmo?

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O mundo corporativo atual necessita cada vez mais de projetos que atendam a certos requisitos em termos de prazo, custo, qualidade e escopo. Não é difícil encontrarmos projetos com prazos arrojados e custos extremamente controlados.

Para conseguir atender às expectativas dos clientes, muitos gestores de projetos utilizam o guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em seus empreendimentos. O PMBOK, publicado pelo PMI (Project Management Institute), é um guia baseado em processos que devem ser realizados durante todo o ciclo de vida de um projeto.

O PMBOK reúne as melhores práticas utilizadas na gestão de diversos projetos ao redor do mundo. Além de ideias inovadoras, o guia é uma espécie de enciclopédia da gestão de projetos. É válido ressaltar que o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia que não determina como os projetos devem ser gerenciados, mas sim demonstra um conjunto de conhecimentos e técnicas que funcionaram em projetos semelhantes aos seus.

Mas, você sabe quais são os grupos de processos segundo o PMBOK? Se não, continue a leitura deste artigo e descubra!

Grupos de processos de iniciação

Os processos de iniciação são utilizados para formalizar o início do projeto ou de uma nova fase de um projeto existente. Oficialmente, é aqui que é dado o “start” em um projeto.

Caso se tenha um projeto subdividido em diversas fases, em cada uma delas deve-se abordar os termos dos grupos de processos de iniciação. Nesta fase, é preciso ressaltar que o início de um projeto só deve ser realizado após a obtenção da autorização dos responsáveis, devidamente documentada e arquivada.

Nesse processo, a definição do escopo e a liberação dos recursos financeiros iniciais para se começar o projeto são realizadas. Além disso, nessa fase se tem a possibilidade de avaliar se o projeto deve ser interrompido, continuado ou adiado.

Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento é um dos processos mais complexos que existem. Ele é responsável pela avaliação de todas as variáveis que comporão o projeto e suas tratativas até o seu encerramento.

Independentemente do tipo de projeto a ser realizado, as principais variáveis que são tratadas no planejamento são o escopo, o cronograma, os custos, os riscos e a qualidade do produto.

O planejamento do projeto é uma etapa que deve ser realizada de forma contínua e progressiva. Durante a execução das atividades, mais informações serão coletadas e, assim, será possível refinar como será a execução das etapas adiante, principalmente nos quesitos prazo, custo e qualidade.

Um planejamento bem realizado é capaz de definir o caminho crítico, economizar recursos, prever os principais riscos e garantir que todo o processo de execução ocorra da melhor maneira possível. O ato de se pensar previamente em como executar um empreendimento também é fundamental para que se criem soluções e métodos executivos inovadores, facilitando a materialização do que foi proposto.

Após a definição de um cronograma detalhado, será possível realizar uma estimativa dos principais custos a serem despendidos. Quando bem realizada, a etapa de planejamento se torna uma excelente fonte de informação para a confecção do orçamento.

Outrossim, o planejamento será crucial para que o gestor possa conhecer o empreendimento em sua totalidade, tendo ciência de todas as etapas e fases, podendo interferir positivamente na delegação de tarefas e na tomada de decisões.

Grupo de processos de execução

É neste processo que ocorre toda a execução e atingimento dos objetivos propostos pelo projeto. Todo o trabalho que foi definido no plano de gerenciamento do projeto é executado nessa fase.

O grupo de processos de execução é o principal responsável por consumir a maior parte do orçamento e tornar real o que foi imaginado e preconizado pelos sponsors.

Pode-se dizer, inclusive, que a execução é uma das fases mais importantes de todo o projeto. Além da materialização de todo o empreendimento, essa fase é fundamental para a avaliação do projeto, atualizar o planejamento, rever os riscos e, se necessário, mudar alguns planos do gerenciamento.

Grupo de processos de monitoramento e controle

No monitoramento e controle, os processos são construídos para garantir a execução do projeto dentro do que foi planejado, medindo e reportando aos principais stakeholders.

O monitoramento e controle é a etapa na qual é realizado o acompanhamento, a revisão e o controle do progresso e desempenho do projeto. Todas as áreas afetadas devem ser identificadas, avaliando a necessidade de mudanças. Caso sejam necessárias, as mudanças devem ser realizadas o mais rápido possível, evitando que todo o projeto seja prejudicado.

Um exemplo clássico onde se deve realizar o monitoramento e controle é na gestão dos riscos. Os riscos de um projeto podem ser alterados mediante algumas mudanças sutis em diversas áreas diferentes. Fatores mercadológicos, ações da natureza, decisões governamentais e o simples andamento das atividades podem alterar a ordem de prioridade dos riscos, podendo prejudicar ou beneficiar a sua gestão.

Portanto, é primordial o monitoramento e controle da matriz de riscos de um empreendimento. Porém, deve-se lembrar que um risco é uma condição incerta, podendo ser positiva ou negativa. Dessa forma, é necessário maximizar as oportunidades e mitigar as ameaças, buscando sempre o melhor cenário possível.

Grupo de processos de encerramento

O grupo de processos de encerramento é responsável por formalizar o final do projeto ou de uma fase, e registrar as lições aprendidas para uso futuro.

A formalização do encerramento de um empreendimento, ou de uma etapa do mesmo, ocorre devido à criação de uma série de documentos. São necessários a aceitação do cliente e do patrocinador, além de uma revisão pós-projeto.

Outro documento que deve ser produzido, e que será de grande valia tanto para você quanto para sua empresa e para os demais stakeholders, são as lições aprendidas. É imprescindível que se documente as principais estas lições, visando utilizá-las em projetos e/ou situações semelhantes no futuro.

O guia PMBOK é um dos materiais mais utilizados para gerenciar projetos ao redor do mundo. Porém, as melhores práticas podem não ser suficientes para garantir uma gestão efetiva e satisfatória em um projeto.

É interessante utilizar softwares voltados para esse setor. A automatização dos principais processos, a constante análise dos indicadores mais importantes e o fato de ter todas as informações na palma de sua mão são vantagens consideráveis.

Além da tecnologia, é necessário que os gestores busquem sempre novos conhecimentos e habilidades, procurando estar sempre atentos às inovações e modernizações disponíveis. Assim, é possível sair na frente dos concorrentes e mostrar o seu valor como profissional, alavancando sua carreira e se tornando um gerente de projetos de sucesso.

O que achou do nosso artigo? Se interessou pelo assunto? Que tal começar os novos conhecimentos agora mesmo? Leia nosso artigo sobre Scrum e PMBOK e descubra se é possível combiná-los.

Fazer a gestão de pessoas é uma responsabilidade muito grande e tem de ser encarada com muita seriedade e atenção pelos líderes de equipes.

Tendo o potencial de proporcionar uma diminuição da produtividade ou conseguir elevá-la a patamares bem mais positivos, o gerenciamento dos recursos humanos faz muita diferença nos resultados da empresa.

Para conseguir manter uma boa resposta da sua equipe de trabalho, separamos algumas das principais causas de baixa produtividade que você deve evitar e dicas de como pode resolver cada um destes problemas. Confira!

1. Barulho

Cada tipo de negócio tem uma rotina e forma de funcionamento, mas há que se ficar atento quanto ao ambiente.

Se estivéssemos falando de uma casa noturna, provavelmente não haveria como querer diminuir a agitação da música ambiente, mas no caso de escritórios é possível e necessário manter as coisas mais calmas.

Em um escritório PMO, por exemplo, onde cada pessoa tem várias atividades diferentes, responsabilidades e prazos a serem cumpridos, isso exige muita concentração.

Embora algumas pessoas gostem de trabalhar escutando música, o fato de estarem usando fones de ouvido não faz com que o barulho de outras pessoas, como conversas muito altas e telefonemas fora do aceitável, fique menor. Na verdade, tudo se acumula.

Avalie como é o seu escritório. Caso seja necessário, converse com quem anda criando muitas distrações. Veja se é possível criar um espaço para que funcionários atendam suas ligações pessoais.

Quanto a colocar música ambiente, tenha cuidado. É muito difícil agradar a todos os gostos musicais e você pode acabar criando mais ruídos no local.

Se a fonte do problema for externa, confira a possibilidade de instalar um bom sistema de refrigeração e feche janelas e portas.

Acima de tudo, como um bom líder, você precisa dar o exemplo.

2. Reuniões muito longas

Normalmente a realização de reuniões é algo necessário para resolver alguns assuntos, alinhar a equipe, tomar decisões em conjunto ou fazer comunicados que necessitem de mais abertura para o diálogo.

Acontece que tem gente que abusa e marca reuniões para coisas que não precisam e acabam tomando o tempo de muitos funcionários de uma só vez, o que diminui o tempo para a realização de outras tarefas.

Quando for agendar uma reunião, certifique-se de ter uma pauta bem objetiva, horários de início e fim e que as pessoas convocadas sejam somente as necessárias de acordo com o assunto.

Uma preparação prévia também é importante. Assim, você não gasta tempo procurando aquele arquivo enquanto todo mundo espera e evita que outros temas surjam e se perda o foco.

3. Muitos e-mails

A troca de e-mails existe há anos e, mesmo com várias outras formas de comunicação tendo aparecido depois, ainda é bastante utilizada.

Eles acabam dando um tom mais formal e podem ser organizados de uma maneira a favorecer mais confiabilidade de que se poderá recuperar uma conversa mais antiga quando necessário.

Contudo, se não utilizados da maneira correta, vão acabar tomando muito tempo e atrapalhando o rendimento das pessoas.

E-mails precisam ser objetivos e direcionados somente a quem precisa ser envolvido no assunto. Responder a todos nem sempre é necessário e pode só aumentar o volume de mensagens.

Mais uma coisa: conteúdos que não são de trabalho devem ser evitados. Isso não é muito profissional.

4. Redes sociais

Antigamente poucas pessoas conseguiam ter acesso à internet por conta própria. Assim, a empresa definia se liberaria ou não o acesso a determinados sites e ainda podia escolher os horários para isso.

Hoje, com todo mundo conseguindo acessar qualquer coisa do seu smartphone e ainda considerando que algumas pessoas até trabalham utilizando redes sociais como ferramentas (como o pessoal do marketing digital), o desafio ficou maior.

O melhor dos mundos seria conseguir manter WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter, Google+ e outros sob controle por meio da conscientização de cada funcionário, mas nem sempre é possível.

Sendo assim, existem algumas políticas a serem estudadas. Você pode, por exemplo, monitorar computadores e celulares oferecidos pela empresa (o melhor é avisar antes), travar por tempo integral ou parcial o Wi-Fi da empresa, estabelecer normas internas que proíbam este tipo de atividade em horário de expediente.

Se quiser pode até mesmo instituir que funcionários não utilizem seus celulares durante o horário de trabalho. Isso é permitido por lei, desde que a empresa ofereça uma linha de contato de maneira que os funcionários possam se comunicar com familiares.

Logicamente ninguém quer chegar neste ponto, mas se o problema estiver ficando muito sério e afetando de verdade o rendimento da empresa, é preciso tomar uma providência.

O ideal é sempre manter uma comunicação aberta com todos e discutir a situação. Talvez seja o caso de utilizar números para mostrar as perdas e atrasos de cronograma ocasionados pela falta de concentração das pessoas nas atividades profissionais.

Tudo vai depender da maturidade do seu pessoal e da sua disposição para tratar do assunto.

5. Competição em excesso

Algumas empresas acreditam que incentivar a competição pode ser uma boa ideia para melhorar os níveis de resultados e criar equipes de alta performance, mas é preciso ter cuidado.

Muita disputa pode acabar na diminuição da produtividade. Isso porque pessoas e times que competem entre si têm a tendência natural de não compartilharem informações, demonstram pouco espírito de equipe e ainda podem agir de maneira a prejudicar colegas de trabalho. Afinal, se eu não estou me saindo tão bem, posso me destacar fazendo com que o outro se saia pior.

Algum nível de competição pode até ser saudável, mas o ideal é que todos lutem em favor da empresa. Por isso, se você tem metas individuais, mas não desenvolveu nenhuma que seja voltada para o grupo de trabalho, repense.

Se todos ganharem quando conseguirem produzir um melhor trabalho em conjunto, a tendência é de que o clima se torne mais cooperativo.

Estas bonificações não precisam ser necessariamente valores em dinheiro no final do mês. Horários mais flexíveis, folgas, eventos de confraternização e outros mimos podem fazer parte da premiação.

Agora que você já viu alguns dos principais causadores da diminuição da produtividade na sua empresa e formas de reverter estes problemas, aproveite e assine nossa newsletter. Temos sempre conteúdos úteis e de fácil aplicação na sua empresa que vão tornar você um gestor mais profissional e atualizado.

Diante de muitas opções de ferramentas e metodologias, índices e outros tipos de aparatos técnicos que rodeiam a vida das empresas e dos projetos por elas desenvolvidos, há algumas soluções e assuntos que merecem um pouco mais de destaque.

O ROI é, com certeza, um desses casos, pois, como veremos em seguida, consegue trazer um nível crítico de avaliação que todo bom gestor deve acompanhar.

Com grande adaptabilidade e de rápido e fácil entendimento, é bom ter esse indicador sempre por perto, tanto na hora de avaliar os resultados da sua empresa, como nos momentos em que o foco é diminuir as possibilidades de perdas.

Entenda agora!

O que é o ROI

Sendo a abreviação de Return on Investment, o ROI consegue carregar um conceito muito simples e direto para avaliação da aplicação de qualquer tipo de investimento em todas as áreas de atuação de um determinado negócio.

Fazendo uma comparação entre a soma dos valores aplicados em uma atividade específica, projeto ou objetivo a ser atingido e o retorno conseguido perante essa meta, ele traça o seu indicador.

Por ter um resultado obtido em forma percentual, e não em termos absolutamente monetários, ele mantém e oferece uma possibilidade de comparação entre investimentos de todos os tipos de uma só vez.

Algumas aplicações do ROI

Sendo essencial para o cálculo de investimentos em várias áreas, temos, a título de exemplificação, algumas das suas aplicações:

• identificação, dentre todas as formas de receita da empresa, daquelas que oferecem melhores resultados proporcionais. Isso significa que, desde as receitas operacionais até as não operacionais, todas serão avaliadas com o mesmo critério;
• avaliação dos canais de comunicação mais eficazes. Além de confirmar a eficiência desses canais, é possível medir os que oferecem melhor retorno no que se propõem;
• fidelização de clientes por meio do atendimento. É possível, inclusive, fazer um paralelo para avaliar diferentes tipos de atendimento e quais os resultados obtidos de cada um;
• conferência da efetividade dos retornos conseguidos pelas campanhas de marketing lançadas independentemente do público e formatos adotados;
• volume de resultados proporcionados pelo sistema de vendas adotado, conferindo-se a real taxa de retorno, o que pode indicar uma necessidade de correções de rotas, se for o caso;
• comparação entre ferramentas de gestão de projetos que utilizam diferentes metodologias, podendo-se verificar o nível de desperdício e outras formas de perdas de recursos perante o resultado final.

Como calcular o ROI

De uma matemática elementar, para calcular o valor do ROI de qualquer projeto é necessário fazer o levantamento de custos e do lucro relativos ao investimento.

Para que a conta seja realmente bem-feita e não apresente nenhuma distorção ao final, é preciso que seja muito bem entendido o que são realmente os custos e lucros da operação.

Tendo esses números levantados, o que se precisa fazer é aplicar a seguinte fórmula:

ROI = (lucros do investimento – custos dos investimento) / custos do investimento

Para tornar tudo ainda mais didático, vejamos um simples exemplo de cálculo do ROI:

Imagine que um PMO esteja trabalhando com um projeto que trouxe de retorno um faturamento da ordem de R$ 160.000,00, dos quais tenha sido possível apurar um lucro de 20%, ou seja, R$ 32.000,00.

Ainda sobre esta operação, sabe-se que, para se chegar à conclusão, foi exigido um aporte total de R$ 25.000,00.

Sendo assim, temos ROI = (R$ 32.000,00 – R$ 25.000,00) / R$ 25.000,00. Resolvendo essa conta, chegaremos em um retorno de 28% frente ao investimento.

Comparando esse resultado com outras operações da mesma empresa, avaliando a necessidade de capital de giro e tempo de retorno, poderemos decidir qual tipo de iniciativa deve ser repetido ou não.

Vantagens da aplicação do ROI na gestão empresarial

Com já foi possível perceber, existem algumas boas vantagens de se trabalhar com o indicador de ROI. Sendo versátil e de fácil aplicação, ele realmente traz agilidade para a gestão de projetos, processos, comunicação, financeira e outras áreas do negócio.

Além desses benefícios, alguns outros também merecem serem destacados.

Facilidade de entendimento e difusão na empresa

A cultura organizacional é geralmente um grande obstáculo para a evolução de alguns negócios. Adotar novos sistemas de gestão, ferramentas diferentes ou políticas muito destoantes das práticas habituais geralmente custam a sair do papel.

Nesse cenário avesso às novidades, metodologias mais complicadas e demoradas de serem aprendidas não costumam se sair muito bem no quesito popularidade. Contudo, como o ROI trabalha com números que normalmente todos já têm na ponta do lápis e a conta é extremamente fácil, a implantação dessa ferramenta costuma ter um prazo de aceitação mais curto.

Transparência na hora de realizar cortes

Sem grandes complicações de entendimento e com a flexibilidade de ser aplicada a qualquer tipo de investimento, a tarefa de identificar projetos, produtos, serviços e outros itens fica muito mais tranquila.

Extinguem-se as particularidades de cada investimento e pode-se tratar todos diretamente pelos resultados que oferecem na prática.

Adaptabilidade a qualquer tamanho de investimento

Trabalhando com percentual e com valores de cálculo direto, a metodologia pode ser aplicada a toda empresa, departamentos específicos, áreas de atuação, projetos pontuais e até mesmo a pequenas atividades rotineiras.

Assim é possível conseguir enxergar individualmente tudo que for necessário ser medido e comparado. Basta escolher o foco e montar a fórmula.

Aplicação a qualquer natureza de operação

Investimentos em patrimônio imobilizado, exploração de novos mercados, compras de equipamentos, treinamento de pessoal e até mesmo aplicações financeiras podem ficar lado a lado na hora de a diretoria definir o que fazer com um determinado capital.

Esse tipo de decisão não será mais tão difícil de ser tomado quando todas as opções puderem ser comparadas diretamente.

Como se pode ver, a utilização do ROI em sua empresa não tem limites e, como um bom gestor, é necessário dominar essa metodologia para aplicá-la em seus projetos.

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