Autor: Braun

Desde quando a tecnologia se integrou aos processos de trabalho nas empresas, os softwares de produtividade passaram a ser vistos como diferenciais para melhorar a performance da equipe e se destacar no competitivo mercado. E não à toa.

De fato, a produtividade também está muito relacionada com a postura dos colaboradores, o ambiente de trabalho e a organização. Ainda assim, um bom software de gestão pode ser tão influente a ponto de contribuir para todos esses fatores mencionados.

Então, para melhor compreendermos essa relação entre software e produtividade, veremos neste post quais são suas vantagens, além de uma lista com 5 ótimos programas que a sua empresa pode adquirir. Vamos começar?

Os principais benefícios trazidos pelos softwares

Ao implementar softwares de produtividade adequados aos processos do negócio, o impacto tende a ser percebido logo de início, graças às mudanças promovidas na maneira como as equipes trabalham.

O primeiro destaque vai para o uso do sistema para simplificar os processos, acrescentando agilidade e substituindo a papelada. O controle de estoque de materiais, por exemplo, pode ser automatizado, o que diminui o uso de controles manuais e reduz consideravelmente o risco de falhas.

Além disso, com um software de gestão a documentação do trabalho realizado é inserida na rotina dos colaboradores, acrescentando transparência, atualização e controle. Afinal, o gestor passa a ter um bom panorama do que acontece na empresa.

Falando em acesso a informações, aliás, a centralização de tudo que é documentado pode ser analisado pelo tomador de decisões por meio de relatórios detalhados, levando a empresa a agir com mais inteligência, agilidade e eficiência.

Por fim, os softwares de produtividade ainda podem contribuir para a redução de custos, pois esse é um investimento que influencia no crescimento da empresa e otimiza o tempo de trabalho dos empregados.

Bom, agora que você já sabe os principais motivos para investir em softwares de produtividade, que tal conhecer alguns deles, que podem fazer a diferença para sua empresa? Confira, abaixo, os 5 principais:

5 softwares de produtividade para empresas

1. Nibo

O Nibo é um software de gestão voltado para o gerenciamento do departamento financeiro em pequenas e médias empresas. Nesse sentido, suas funcionalidades se destacam pelos seguintes aspectos:

• integração contábil: substituindo os trâmites de papelada entre o departamento financeiro e o contador por um sistema de consulta, torna o processo mais rápido, preciso e barato;
• gestão de funcionários: auxilia no gerenciamento de informações sobre os colaboradores e documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho, e a administração de benefícios;
• gestão de documentos: elimina o acúmulo de papel com o armazenamento de documentos na nuvem, contribuindo diretamente para a organização e acesso às informações de maneira centralizada, independentemente de onde estiver — bastando uma conexão com a internet.

Resumindo em poucas palavras, trata-se de um software colaborativo que auxilia o departamento financeiro de várias formas, otimizando o tempo e o trabalho dos colaboradores.

2. @prompt Expert 8.0

Na sua empresa, se é comum ter de lidar com documentações redigidas em diferentes idiomas (manuais e relatórios, por exemplo), decerto os seus colabores podem precisar de uma ferramenta de tradução eficiente, capaz de fornecer definições e frases traduzidas de modo mais confiável do que os tradutores online.

Pois o @prompt Expert 8.0 Translator é considerado o mais completo software de produtividade voltado para traduções, suportando a 5 idiomas: inglês, russo, espanhol, alemão e francês.

E um destaque entre as suas funcionalidades é a compatibilidade com outras aplicações de texto, tais como Microsoft Office, Adobe Acrobat e SDL Trados. Com isso, é possível traduzir diretamente dos documentos cujos formatos são mais utilizados no mercado.

3. Wrike

Seguindo a linha dos softwares desenvolvidos para a gestão de projetos, o Wrike promete entregar às empresas uma estrutura eficaz e flexível para acelerar os resultados e acompanhar o progresso de trabalho em tempo real.

Um detalhe interessante é que o Wrike não é voltado para um departamento específico, mas sim para todos os tipos de equipe que têm na tecnologia uma ferramenta de trabalho, dando ênfase em otimizar a organização e a comunicação entre os seus profissionais.

O número de recursos presentes no software é vasto, englobando ciclos de feedback — simplificando a tarefa por meio de provas e aprovações —, painéis pessoais de gerenciamento, compatibilidade com dispositivos móveis, sincronização entre e-mail e calendário etc.

Em suma, um software de produtividade que visa aumentar a performance das equipes em todos os sentidos, não importando a quantidade de envolvidos.

4. Snagit

Grosso modo, o Snagit é um capturador de tela, gerenciador de imagens e filmador de atividades executadas na tela do computador — além de ter diversos recursos de edição que facilitam o compartilhamento de conteúdos relevantes.

No quesito produtividade, essa aplicação ainda se destaca por possibilitar ao colaborador perder menos tempo se comunicando para expor o seu ponto de vista. Sobretudo com relação a falhas detectadas durante um processo, respondendo com imagens marcadas e vídeos rápidos.

Assim, em vez de dedicar o seu tempo explicando, por meio de texto ou áudio, como um determinado programa deve ser utilizado ou manuseado, você pode, em poucos minutos, criar um GIF animado com um passo a passo, resultando em uma explicação muito mais didática e compreensível.

Com o seu gerenciador de imagens, todos os arquivos gerados a partir do Snagit serão armazenados, organizados e disponibilizados de modo prático, sem que os usuários se percam na busca pelos registros.

5. Trello

Para fechar com chave de ouro, temos aqui o Trello, um dos softwares de produtividade mais eficientes quando a questão é criar listas — algo essencialmente importante para um ambiente corporativo.

Com o Trello, todas as informações relativas aos registros de atividades, tais como a criação ou modificação de um documento, podem relatar até mesmo quem foi o responsável pela ação.

Fora isso, o sistema ainda fornece um panorama completo do progresso de cada atividade por meio do emprego de status, como: “por fazer”, “aprovado”, “em revisão” etc. Sem dúvidas, uma funcionalidade que otimiza muito o controle sobre os processos, trazendo maior precisão nas cobranças.

Todas as ferramentas necessárias em um só lugar

Enfim, neste artigo você conheceu os benefícios dos softwares de produtividade e uma lista com cinco ótimos produtos disponíveis no mercado. Mas você sabia que é possível encontrar tudo o que precisa em um único software de gestão?

A Project Builder oferece aos seus clientes uma completa plataforma de Gestão de Projetos, voltada para empresas de todos os portes e segmentos, e desenvolvida justamente para fornecer um serviço de excelência para a sua empresa.

Então, aproveite agora para ver uma demonstração do que temos a oferecer e solicite um teste, ou, se preferir, fale com um de nossos consultores!

O gerenciamento de projetos possui muitas particularidades, que vão do planejamento à comunicação e à análise de resultados. Dentro do processo, há questões ligadas à gestão de tempo e às estimativas de negócio e um software de gestão pode ajudar em ambos os sentidos.

Ao adotar uma ferramenta que considere, principalmente, esses dois pontos, é possível aproveitar benefícios que se refletem de maneira intensa nos resultados. Com isso, saem ganhando a gestão, o projeto, a equipe e a empresa, por meio da geração de melhores efeitos.

Já pensou em adotar um software para gestão de tempo? Descubra quais são as vantagens de adotar um recurso desse tipo e entenda como ele pode ajudar na realização de tarefas!

Ajuda a identificar e a contornar desperdícios

O tempo gasto nas diversas tarefas de um projeto precisa ser acompanhado de perto, de modo a haver maior visibilidade sobre qual é, de fato, o uso dado para esse recurso tão importante.

Porém, somente acompanhar o prazo de entrega das tarefas não permite uma atuação dinâmica e que ajuda a evitar atrasos. Nesse contexto, um software de gestão de tempo é conveniente pois ele amplia o controle sobre o que está sendo executado e a demora para que tudo aconteça.

A partir daí, dá para identificar quais tarefas estão demorando mais do que deveriam e qual é a causa dos desperdícios. Diante do encontro dos gargalos, ela pode agir para lidar com essa questão e evitar que ela se prolongue, gerando um efeito dominó de tarefas que não são entregues no prazo.

Aumenta a eficiência do projeto

Um projeto é eficiente, dentre outros motivos, quando é executado dentro dos parâmetros do planejamento. Um desses pontos é, justamente, o prazo para a execução e a entrega do resultado desejado.

Quando um projeto cumpre o cronograma e atende às expectativas, o cliente fica satisfeito e há custos menores. Com isso, há um ganho de valor agregado por causa da qualidade obtida com a matriz de recursos inicialmente planejada.

O papel do software para gestão de tempo e estimativas de negócio é que, justamente, ele ajuda a evitar atrasos e a melhorar a utilização dos recursos, ampliando a eficiência de atuação.

Favorece a elaboração de estimativas válidas

As estimativas de negócio, dentro de um projeto, são muito importantes. Elas podem dizer respeito tanto à questão de uso de recursos como aos impactos que cada projeto possui.

Seja como for, é a partir delas que a gestão consegue ter uma ideia concreta sobre o que deve ser feito e quais serão os possíveis obstáculos encontrados. Essa é uma questão muito importante para complementar o planejamento inicial, além de ser útil para o controle de mudanças de escopo.

A partir desses trazidos pela tecnologia, as análises ficam muito mais completas e condizentes com a realidade, gerando efeitos de controle que fazem a diferença para os resultados.

Auxilia a definição de metas para a equipe

Dentro das diversas etapas, é fundamental que a gestão reconheça a importância de motivar e engajar todos os colaboradores envolvidos. Para isso, uma das questões inclui a definição de metas, que funcionam como um senso de direcionamento para a execução de tarefas de forma eficiente.

Porém, essas metas precisam ser definidas de maneira estratégica para o projeto, sendo desafiadoras e possíveis, simultaneamente. Aproveitar as oportunidades para definir metas que maximizam a utilização do tempo, por exemplo, torna tudo mais eficiente.

Nesse caso, o software de gestão é especialmente útil porque ajuda a controlar as tarefas e, ao mesmo tempo, permite que as estimativas sirvam como base de planejamento. A partir de seu uso, é possível definir metas com maior coerência e efetividade.

Contribui para a oferta de feedback

A comunicação é um dos elementos mais fundamentais para o sucesso da execução do projeto. Dentro dessa característica, está a oferta de feedback, que é fundamental para orientar a atuação da equipe de modo que todos ganhem eficiência.

Porém, um feedback pouco estruturado ou que não considera as questões realmente relevantes perde a sua utilidade. Pensando nisso, o uso de um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é de grande ajuda.

Em primeiro lugar, o acompanhamento do tempo utilizado em cada tarefa permite que haja uma visão adequada sobre o que está sendo feito corretamente e o que não está. Já as estimativas de negócio oferecem um vislumbre do cenário ideal, de modo que seja feito um benchmarking quanto ao desempenho das funções.

A partir daí, o feedback fica embasado e completo, tornando-se ainda mais estratégico e importante.

Melhora e acelera a tomada de decisão

Na execução de um projeto, o processo de tomar decisões precisa ser executado corretamente. Imprevistos acontecem e a própria sequência quanto às tarefas previstas traz necessidades de atuação por parte do gerenciamento.

Ao mesmo tempo, para decidir qual será o próximo passo é preciso considerar uma série de fatores, tanto do presente quanto do futuro. Por isso, um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é bastante útil, já que ele fornece o subsídio mais importante: a informação.

A partir das análises de tarefas e possíveis cenários, pode-se tomar decisões que não apenas são mais eficientes, mas que são mais rápidas. Com isso, tudo fica mais dinâmico e é mais simples se adaptar a mudanças e necessidades variadas.

Oferece escalabilidade para a gestão

Nem sempre o gerenciamento pode se dedicar a apenas um projeto por vez. As organizações possuem exigências diversas e não é incomum ver um mesmo gestor tendo que dar conta de vários projetos simultâneos.

Ao mesmo tempo, nenhum deles pode receber atenção menor, já que, se estão sendo executados, é porque há valor em sua atuação. Para resolver o impasse, o uso da tecnologia se destaca.

Graças à melhoria no nível de informação e à automação de controle, a gestão ganha escalabilidade e, com isso, consegue gerenciar mais projetos. Assim, é mais fácil atender às diversas solicitações sem que haja comprometimento de resultados.

Por meio do software de gestão voltado para a gestão de tempo e estimativas de negócio, os projetos ganham benefícios importantes. Como resultado, tudo se torna melhor, mais eficiente e com maiores chances de sucesso, oferecendo uma ajuda estratégica.

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Na gestão de projetos é muito comum que os gerentes e todos os demais envolvidos estejam muito preocupados com o acompanhamento do controle financeiro, cronograma e também o atendimento ao escopo do projeto. Mas o plano de comunicação não pode ficar de fora.

Para ajudar um pouco nesse assunto, separamos algumas dicas e sugestões que podem orientar você a como cuidar melhor de uma parte importante do plano de comunicação: as reuniões.

Não subestime a importância de uma reunião

Tendo diferentes objetivos, na hora de tocar um projeto, as reuniões podem ser marcadas para resolver um problema, fazer uma apresentação de resultados, nivelar o conhecimento, atualização de status e introdução de uma nova tecnologia ou pessoas no time.

Independente de qual seja o motivo, é algo que precisa ser preparado com profissionalismo. É muito importante lembrar que, quando fazemos uma reunião, estamos gastando horas de trabalho de mais de uma pessoa. Por isso, ela precisa ser proveitosa para todos os participantes. Do contrário, será somente desperdício de tempo e dinheiro do projeto.

Escolha corretamente os participantes

Ao convocar uma reunião pense muito bem em quem deve estar presente. É necessário que estejam todas as pessoas que realmente têm uma relação relevante com o assunto. Dessa maneira, é possível alcançar o objetivo, sem ficar nenhuma pendência porque alguém, que traria alguma contribuição importante, não estava presente.

Por outro lado, chamar muita gente, geralmente, é um erro. Quanto maior o número de pessoas em um mesmo local, mais fácil é a atenção se dispersar. Sempre vai ter alguém olhando alguma coisa no telefone ou conversas paralelas.

Quanto mais pessoas, mais difícil é conseguir fazer com que todos se concentrem em um ponto ao mesmo tempo. Por isso, pense muito bem em quem deve participar.

Prepare a pauta da reunião

Outra coisa extremamente importante é ter uma pauta corretamente estruturada e comunicar a todos sobre o que e como será tratado o assunto. Envie a programação com antecedência. Assim, as pessoas envolvidas conseguem separar os materiais que possam vir a precisar para participar melhor.

Caso esteja discutindo sobre atrasos no cronograma, é importante, por exemplo, que alguém leve alguns contratos de fornecedores que poderão precisar ser revistos ou ,até mesmo, uma proposta de reforço de alocação de pessoal.

Dependendo da pauta, pode ser possível que alguém envie um substituto que esteja bem atualizado com a parte que lhe cabe.

Ainda sobre esse assunto, é importante lembrar que com a pauta bem clara para todos, fica mais fácil conduzir a reunião. Manter o foco evita que a conversa acabe indo para outros temas, sem que o ponto principal tenha sido resolvido.

Elimine as distrações

Sempre que possível, corte qualquer tipo de equipamento ou recurso que seja motivo de distração para as pessoas.

Repare que as salas de reunião normalmente têm uma decoração discreta e precisam estar sempre preparadas para conseguir fazer com que as pessoas concentrem-se no que é necessário.

Recursos como vídeos, tablets, apresentações e programas muito diferentes do que a maioria das pessoas estejam acostumada a lidar na rotina diária, tendem a distrair os participantes.

Sendo assim, tente utilizar a menor quantidade de recursos e use somente os que precisar. Qualquer problema no computador vai fazer com que o tempo de todos seja jogado fora e ainda vai tornar mais difícil retomar a atenção novamente para o ponto em que você parou.

Outra coisa que você precisa fazer é deixar o seu celular de lado e dar o exemplo para os demais. Se estiver esperando algum contato muito importante, avise a todos antes.

Conduza a reunião da maneira adequada

A diferença entre uma reunião de sucesso e uma total perda de tempo pode estar na forma com que ela é conduzida. Normalmente, quem convoca a reunião é quem irá tomar as rédeas da situação.

Mesmo que outra pessoa tenha feito a convocação, se você é o responsável pela condução, faça isso de maneira adequada. Seja rigoroso com os horários e organizado com o tempo.

Não tendo que ser muito sério ou enérgico, é preciso que você consiga passar a palavra às pessoas certas e no tempo certo. Além disso, assuntos que não estejam na pauta devem ser inibidos. Se alguma coisa for realmente importante, pode ser discutida na mesma reunião. Mas desde que o tópico principal tenha sido resolvido e que tenha sobrado tempo.

Se ficar muito difícil organizar a fala de todos, uma sugestão é utilizar um relógio para marcar a participação de cada um ou para fracionar o tempo da reunião em etapas.

Administre gargalos e faça gestão de conflitos

Um desafio grande em reuniões de gestão de projetos é conseguir harmonizar discussões entre participantes que tenham pontos de vista muito diferentes.

Essas situações exigem um nível de profissionalismo de todos, de maneira que o assunto seja discutido tecnicamente e não entre em níveis mais pessoais.

Sendo assim, foque sempre a atenção dos participantes no problema e nunca nas pessoas envolvidas.

Uma boa dica também é pedir que os participantes ajudem a dar ideias de como resolver o problema ao invés de ficarem debatendo de quem é a culpa. Uma vez identificada a forma de concertar o erro, enfatize que esse ponto foi superado e passe para a próxima parte da reunião.

Mais uma coisa: busque não tomar partido de ninguém. Avalie o problema e as sugestões de solução com uma postura técnica e não afetiva. Assim, você consegue ter mais sobriedade para ajudar a encontrar uma saída e não se envolve em brigas pessoais.

Encerre a reunião da maneira certa

Ao final de uma reunião muitos participantes podem se sentir como se ela não tivesse sido muito útil, caso não vejam alguma indicação concreta disso.

Pensando nisso, você deve fazer um fechamento da reunião com as considerações gerais do que foi feito. Caso tenham sido atribuídas tarefas para alguns dos participantes, ressalte esses pontos.

Pode ser interessante que se envie um e-mail para todos, indicando o que ficou acordado para cada um fazer e os prazos que foram firmados.

Se a reunião for para uma apresentação e não houver nenhuma atividade depois do evento, veja se há algum material que você possa enviar aos participantes e se coloque à disposição para atender dúvidas individuais, posteriormente.

Agora que você já consegue ter melhores condições de realizar reuniões com um nível de profissionalismo mais alto, vai perceber que seu plano de comunicação também se tornará mais produtivo.

Aproveite para ajudar a outros amigos e colegas a conseguirem melhores resultados na gestão de projetos com estas dicas e compartilhe nossas sugestões em suas redes sociais.

Tomar as rédeas de muitas tarefas e responsabilidades ao mesmo tempo faz com que o dia passe voando. Muitas vezes, chega a hora de ir embora para casa e, ainda que saibamos que trabalhamos muito, fica uma sensação de que não terminamos nada direito.

Para ajudar nesse tipo de situação, várias metodologias de aumento de produtividade foram desenvolvidas, mas talvez nenhuma tão prática e como a técnica Pomodoro.

Descubra!

A rotina da gestão de projetos

Ao trabalhar com gestão de projetos, estamos expostos a um número muito grande de variáveis, como pessoas, recursos, relatórios, números, controle de prazo, qualidade e escopo, e tudo precisa andar junto.

Isso faz com que acabemos trabalhando em todas essas frentes ao mesmo tempo, e aí fica mais difícil conseguir encerrar algumas tarefas devidamente. Sempre tem algo no meio do caminho que pede atenção imediata, e acabamos pulando de uma coisa para a outra.

Como vamos ver, a técnica Pomodoro é a ideal para nosso meio de trabalho. Isso porque ela consegue aliar dedicação objetiva a algumas tarefas, mas sem nos deixar muito tempo presos a um único foco.

A técnica Pomodoro

Molho pomodoro, como você deve saber, é um molho de tomate. Pode ser meio estranho, mas pomodoro, em português, é realmente tomate.

A ideia do nome veio daqueles relógios de cozinha, um timer comum em formato de tomate. Ele serve basicamente para marcar o tempo de modo que uma receita não desande, um bolo não murche, um prato não queime.

O funcionamento da técnica é basicamente este: marcar um tempo curto para que se possa concentrar em alguma coisa. Sendo assim, nada mais fácil do que utilizar um despertador para que possamos “acordar” de cada tarefa.

Fatiando o tempo

Deixando o simplismo um pouco de lado, vejamos como, exatamente, tudo deve funcionar.

A primeira coisa que precisa ser entendida é que vamos organizar nosso dia em períodos de tempo. Esses intervalos não podem ser muito longos ao ponto de nos absorver demais e evitar que tenhamos condições de concentrar em outras questões que podem exigir nossa atenção durante o decorrer do dia, algo muito comum na gestão de projetos. Mas também não podem ser curtos demais, de forma a não permitir um bom nível de aprofundamento e concentração.

Sendo assim, o valor utilizado pela técnica Pomodoro é de 25 minutos. Essa é a marcação que deve ser feita em seu pomodoro, timer, celular ou qualquer tipo de utensílio que vá utilizar para te avisar que o tempo dessa tarefa foi encerrado.

A organização do tempo

Sendo assim, precisamos montar uma rotina que funcionará da seguinte maneira:

1. Trabalho concentrado em uma única atividade por 25 minutos.
2. Descanso de 5 minutos até a próxima tarefa.
3. Depois do descanso de 5 minutos, mais uma sessão de 25 minutos de pura imersão.
4. A cada 4 rodadas de tarefas, um descanso de 30 minutos, em vez de 5.

Dessa maneira, você consegue manter um excelente nível de concentração sem se preocupar em perder a hora e utilizar o tempo de outra atividade porque alguma coisa acabou te sugando por um pouco mais de tempo.

Também vai garantir que não vai perder o ritmo pela fadiga de ficar focado em uma só coisa por horas seguidas.

A organização das tarefas

Agora que já sabemos como a mecânica da técnica funciona, precisamos discutir sobre a sua programação. Somente assim terá condições de conseguir fazer com que a técnica Pomodoro funcione bem no seu dia a dia.

O segredo está na montagem da sua programação de tarefas. Para isso, vamos começar fazendo uma lista do que há pela frente. É sempre importante lembrar que você delegue tarefas que possam ser feitas por outras pessoas e mantenha um bom controle sobre cada uma delas.

Em algum lugar de fácil acesso, pontue as coisas que você precisa fazer no dia. Não precisa fazer uma lista muito longa, porque é provável que, antes de você chegar à metade dela, as coisas tenham mudado e as prioridades sejam outras. Afinal, gestão de projetos é assim mesmo.

Depois que já tiver em mãos os as próximas coisas que precisam ser feitas, veja qual a melhor ordem para começar a executá-las.

À medida que for finalizando cada uma, vá riscando e passe para a próxima depois que o intervalo acabar.

Se uma atividade exigir mais tempo do que os 25 minutos, quebre em mais de uma parte. Dependendo do caso, você até pode intercalar com outras tarefas para garantir que vai ficar menos cansado.

Gerenciando as interrupções

Durante a realização dos itens da sua lista, podem aparecer algumas coisas que chamem a sua atenção imediata. Se possível, o melhor mesmo é deixar para depois e evitar perder a sua linha de raciocínio.

Se não for possível, pause a atividade sem riscá-la, para que possa retomar do mesmo ponto em que parou. Pode fazer algum tipo de marcação como um asterisco, usar um marca-texto ou algo parecido para garantir que você vai voltar diretamente ao que precisa.

As interrupções podem ser provocadas por fatores internos ou externos. No caso dos internos, como a lembrança de alguma coisa que você tinha ter feito, um e-mail que precisa ser enviado ou mesmo fome, o ideal é tentar se organizar para diminuí-las o quanto for possível.

Uma boa ideia é reservar um horário somente para ligações que você precisa fazer ou conferir e-mails. Se puder, deixe sua caixa de e-mail fechada por alguns momentos, para evitar distrações.

Quanto aos casos de interrupções externas, pode ser um pouco mais delicado, mas, mesmo assim, algumas atitudes podem ser tomadas. A primeira coisa a fazer é entender a urgência da situação. Se for algo que possa ser tratado em outro momento, ótimo.

Caso contrário, vai ser necessário realmente pausar a sua atividade em curso e atender a quem tenha te solicitado atenção. Nesse caso, tente resolver objetivamente a questão para evitar que a situação se fragmente em várias futuras interrupções.

O melhor mesmo é tentar separar um momento posterior para conseguir dar a devida atenção. Talvez seja o caso de separar um período de 25 minutos para essa nova tarefa.

Ao final, é possível ver como uma boa gestão de tempo faz com que o dia a dia da gestão de projetos consiga ganhar um nível mais alto de produtividade.

Teste por um dia técnica Pomodoro e vai ver como, ao encerrar o seu expediente, se sentirá muito melhor e terá conseguido finalizar mais tarefas sem se sentir perdido ou pouco produtivo.

Aproveite também para ajudar seus amigos e colegas compartilhando esta metodologia tão objetiva em suas redes sociais!

Os projetos fazem parte da rotina da maioria das empresas. Eles são os responsáveis por inovações, produtos diferenciados e novas áreas de atuação para os negócios.

Entretanto, quando não executados de forma organizada, podem trazer prejuízo e perda de tempo para a empresa. É nesse cenário que o stage-gate se torna uma ferramenta eficiente de avaliação dos projetos.

Robert Cooper, criador da metodologia stage-gate, conta que, quando criou a metodologia, tentava entender o que diferenciava um projeto vencedor de um problemático. Então, percebeu que era preciso definir pontos de avaliação que deixassem nítida a viabilidade de cada proposta, em um processo de evolução predefinido.

A metodologia stage-gate

Pense no stage-gate como uma técnica de gestão cujo principal foco é evitar desperdícios. Então, nesse caso, os diversos projetos são divididos em estágios de produção, ou seja, stages. Cada um deles é seguido por pontos de reflexão e decisão, chamados de gates.

Ao chegar a um gate, o administrador deve avaliar se vale a pena prosseguir com o projeto ou se ainda são necessários ajustes. Em alguns casos, pode ser necessário suspender o empreendimento como um todo, pois fica provado que ele não é viável.

Cada gate possui uma lista de fatores que devem ser analisados para que a decisão seja tomada de forma embasada. Entre eles está a perspectiva de quanto capital ainda deve ser investido para que o projeto seja finalizado.

Por isso, o stage-gate é uma ferramenta importantíssima para empresas que estão com o orçamento limitado. Nem todo mundo gosta de perder o dinheiro investido em um projeto, porém, em alguns casos, insistir em uma ideia que é difícil de tirar do papel pode representar um prejuízo maior ainda.

Os estágios padrões

Não existe um modelo único de stage-gate, já que o correto é que ele seja adaptado conforme as necessidades do empreendimento. Contudo, um formato definido por especialistas é bastante usado, contando com seis estágios e cinco gates.

Os seis estágios em questão são:

1. geração de ideias;
2. escopo do projeto;
3. plano de negócio;
4. desenvolvimento;
5. teste e validação;
6. lançamento.

Essas seis etapas são uma forma válida de garantir que um projeto vai passar por análises, pesquisas e uma produção organizada. Todavia, elas não devem ser levadas como uma lei universal, pois ideias mais simples nem sempre precisam passar por todas essas fases.

Além disso, como ao fim de cada uma delas é necessário reunir uma comissão para avaliar o andamento do projeto, eliminar as fases que não são cruciais também melhora a gestão de tempo no negócio.

O gate eficiente

Como já afirmamos,  gate é o nome dado, nessa metodologia, à reunião em que o responsável por um stage apresenta a evolução do projeto. Então, uma comissão avaliadora decide se ele pode prosseguir ou não, com base em critérios predefinidos.

Tendo isso em mente, podemos destacar dois pontos importantes:

1. a comissão deve ser variada: é comum que as empresas reúnam somente profissionais que estejam relacionados aos projetos para a comissão avaliadora, mas a probabilidade de esses funcionários terem um apego pessoal ao empreendimento é muito maior. Por isso, o ideal é selecionar indivíduos com diferentes backgrounds, que consigam analisar cada projeto sob um ponto de vista diferente;
2. os critérios devem ser detalhados: deve ficar bem claro para todos os envolvidos quais entregáveis precisam estar bem delineados no momento da reunião e os critérios que serão usados para avaliá-los. Isso também permite uma preparação prévia de materiais, como orçamentos, que podem ser importantes na tomada de decisão.

Como exemplo, podemos tomar a etapa 4, de desenvolvimento. Ela é crucial para um projeto dar certo, por isso não podem restar dúvidas aos avaliadores.

Então, as perguntas que precisam estar respondidas ao fim da etapa são:

• Todas as tarefas da etapa estão completas?
• O sistema (ou produto) está funcionando como desejado?
• Há questões que ainda não foram resolvidas no desenvolvimento? Como elas serão solucionadas?
• O projeto está pronto para a próxima fase?

Essas informações servem como base de decisão para o andamento do projeto, que pode variar, como veremos a seguir.

A avaliação da continuidade do projeto

Basicamente, após a avaliação das variáveis apresentadas na reunião de gate, a comissão terá que decidir se o projeto merece ou não continuar em andamento. Para isso, ele deve ser classificado em uma das categorias a seguir:

Go

A palavra em inglês significa “vá”, e deixa claro que o projeto atingiu todos os objetivos das etapas anteriores. Finanças, mercado e clientes também estão colaborando para a continuidade.

Recycle

Aqui, é preciso “reciclar” alguns itens da etapa atual, pois ainda falta atingir algumas metas, porém a avaliação do projeto é positiva, e ele é considerado de alta prioridade.

Hold

Um projeto deve ser colocado “em espera” quando não há mais necessidade de desenvolvê-lo no momento. No entanto, caso o mercado sinalize alguma melhora que restitua a sua demanda, ele pode ser recuperado.

Kill

Na metodologia stage-gate, um projeto pode ser “morto” quando a sua realização não é mais justificável. Algumas causas podem ser a ausência de demanda, a tecnologia ultrapassada ou mesmo o retorno sobre o investimento muito baixo.

Os principais resultados e benefícios

Uma das maiores vantagens da metodologia stage-gate é que ela cria ordem nos processos de inovação, que antes dela costumavam tender para o caos.

No entanto, ela não é considerada unanimidade: alguns críticos acreditam que ela é muito linear e burocrática, e que precisaria de mais flexibilidade e agilidade para se adaptar a processos modernos.

No entanto, quando as etapas e os gates são pensados de forma personalizada para cada projeto, é difícil que fatores negativos atrapalhem a sua eficiência. Com isso, a empresa obtém diversos benefícios, como:

• reduzir o número de projetos com baixo valor agregado na empresa;
• alocação gradual de recursos, reduzindo o risco associado a cada empreendimento;
• critérios de sucesso predefinidos, orientando o desenvolvimento de novos projetos;
• facilidade de comunicação entre os envolvidos, já que se torna claro quando a reunião de gate será necessária;
• previsibilidade do tempo necessário para projetos inovadores.

Apesar das críticas, o stage-gate é uma ferramenta poderosíssima de gestão de projetos e uma das únicas que se preocupa em mensurar de forma eficiente o progresso do empreendimento, focando todas as variáveis que possam interferir na sua continuidade.

Por isso, essa metodologia é perfeita para todas as empresas que se preocupam em ter projetos eficazes e organizados.

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Tem dias que parece que o relógio está trabalhando contra nós. O problema é quando isso acontece todos os dias.

Conseguir manter um bom nível de produtividade em uma rotina que não deixa muito fôlego para tudo que é preciso fazer torna a vida muito corrida, cansativa e pouco agradável.

Se você anda se perdendo em meio a muitas reuniões, e-mails, telefonemas, apresentações, seu dashboard, documentos e compromissos de toda ordem, provavelmente precisa melhorar a gestão do seu tempo e é por isso que separamos algumas dicas. Confira!

1. Use a tecnologia a seu favor

Embora você possa querer fazer exercícios para o cérebro tentando memorizar tudo que há de importante na sua semana, esta prática não vai garantir que você efetivamente consiga cumprir todas as suas tarefas.

A primeira coisa a se fazer para gerenciar é saber planejar e registrar o que precisa ser feito. Sendo assim, adote uma agenda ou qualquer outra plataforma que ajude a registrar e, de preferência, lembrar dos seus compromissos com alertas programados.

Qualquer que seja a ferramenta utilizada, garanta que ela vai ser de fácil acesso e que todos os seus compromissos estejam registrados (e atualizados) lá. Usar uma agenda para os compromissos pessoais e outra para profissionais pode ser meio confuso de se administrar, mas a escolha é sua.

2. Descubra quais são os seus períodos de maior produtividade

Cada um de nós tem um ritmo diferente, com horários distintos e um ritmo de trabalho que varia durante o dia. Enquanto tem gente que acorda cedo e já começa o dia no 220, mas termina também bem cedo o período de trabalho, tem gente que precisa ir mais devagar e só esquenta os motores pela hora do almoço.

Sendo assim, é muito importante que você consiga identificar quais os melhores horários para cada tipo de atividade. Provavelmente vai reparar que o seu rendimento varia também durante os dias da semana.

Entendida qual é a sua dinâmica, tente ajustar seus compromissos de maneira a aproveitar melhor o seu ritmo com o tipo de atividade em cada ocasião.

3. Trabalhe em ciclos

É muito difícil alguém conseguir ter uma boa produtividade trabalhando em somente uma tarefa ininterruptamente por um longo período. Ao fazer a mesma coisa por muito tempo, acabamos ficando cansados física e mentalmente, e isso faz com que nosso rendimento naturalmente vá reduzindo.

Por isso, é importante que se estabeleçam algumas pausas. Para evitar quebrar muito o raciocínio na hora em que estamos a todo vapor, podemos considerar um tempo contínuo de até 1h30. Passado este tempo, provavelmente a curva de rendimento já está baixando.

Faça uma pausa para relaxar. Movimente-se: vá ao banheiro, tome água. Um breve momento de relaxamento ajuda a aliviar a tensão e faz com que fique mais fácil voltar ao trabalho com a cabeça mais leve.

4. Estabeleça limites

Pessoas muito detalhistas ou profissionais que tenham altos níveis de cobrança sobre si mesmos têm uma grande tendência em serem centralizadores e não quererem “jogar a toalha”, mesmo quando não tem mais jeito. Isso pode desorganizar agendas e gerar fadiga desnecessária.

Seu dia tem 24h como o de todas as outras pessoas e saber organizar sua agenda significa, dentre outras coisas, saber priorizar tarefas e também a hora de descansar.

Uma pessoa muito cansada não consegue manter um ritmo de trabalho produtivo. É melhor dedicar poucas horas em algumas atividades, mas com a cabeça e o corpo nas melhores condições para o serviço, do que ficar muito mais tempo se arrastando sem efetivamente conseguir resultados significativos em troca de uma qualidade de vida pior e menos tempo para fazer outras coisas importantes.

5. Saiba delegar

Não, você não tem que cuidar de tudo. Mesmo que você saiba como resolver cada um dos problemas que apareçam pelo caminho e, ainda que consiga fazer melhor que as outras pessoas, não vai dar para você assumir as responsabilidades que apareçam pelo caminho sozinho.

Se a sua empresa paga um salário para que você cuide de alguns projetos e responsabilidades, usar a sua hora de trabalho para fazer coisas que outras pessoas poderiam fazer, mesmo com uma qualidade um pouco inferior, é desperdício do seu temo e também de dinheiro.

Caso possa delegar algumas atividades que não sejam o seu principal objetivo, faça isso. Lembre-se de que o seu tempo deve ser utilizado para o que é realmente relevante.

Quanto às tarefas que forem repassadas a outras pessoas, garanta um acompanhamento para que tudo seja feito da melhor maneira e dê as orientações devidas, mas dê também um voto de confiança para essas pessoas e deixe que elas façam acontecer.

6. Divirta-se

Nada mais produtivo do que fazer as nossas tarefas do jeito que queremos. Se você achava que o Google inovou com escritórios divertidos onde você pode ficar à vontade de verdade, usar as roupas que quiser e decorar tudo da sua maneira só para chamar a atenção da mídia mundial, está enganado.

Respeitando o tipo de negócio, a linha de conduta da empresa e também os clientes, tornar o ambiente de trabalho em um local personalizado e mais agradável é algo extremamente produtivo. Lógico, se você estiver conseguindo concentrar no que precisa.

Sem ficar procrastinando, trabalhar ouvindo música, sentado em uma poltrona mais confortável ou fazer uma reunião ao ar livre são boas ideias para deixar a rotina mais leve.

Principalmente se você trabalha sob muita pressão, buscar formas de manter um clima agradável e descontraído vai fazer com que o seu rendimento aumente e você consiga produzir mais mesmo tendo uma agenda bem apertada.

O grande segredo para organizar a agenda é conseguir buscar o equilíbrio entre todas as atividades que precisam ser feitas (aquelas realmente importantes) e a melhor forma de distribuí-las no período que você tem disponível respeitando períodos de descanso e aproveitando a sue energia da melhor forma possível.

Encontrando uma forma que favoreça essa dinâmica de maneira adequada, você vai ver que suas reuniões vão ficar mais objetivas, o número de e-mails e ligações tenderá a diminuir um pouco, vari ficar mais tranquilo acompanhar o seu dashboard, apresentações vão se tornar algo menos cansativo e, mesmo tendo reduzido algumas horas de atividade, você vai sentir que está dando conta de mais compromissos.

Se ainda assim, depois de aplicar bem todas estas dicas, você estiver sentindo que seus projetos não estão cabendo dentro da sua agenda, talvez seja necessário reavaliar como anda a gestão e as ferramentas utilizadas. Entre em contato conosco e, juntos, vamos ver como podemos te ajudar!

Quem trabalha como gestor sabe das dificuldades em administrar toda uma equipe. Só a quantidade de tarefas a ser realizada diariamente pode ser suficiente para ocupar todo o seu tempo. E isso só se agrava em um projeto de médio ou longo prazo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é ter um fluxo de trabalho bem estruturado e eficiente.

Também chamado de workflow, esse é um conceito muito presente em qualquer organização. Trata-se de um tipo de mapa onde são listados todos os processos de trabalho em ordem de ocorrência e prioridade. Além disso, ele também busca sintonizar as diferentes áreas que atuam na empresa, reduzindo o tempo ocioso entre uma tarefa e outra. Se você conseguir planejar adequadamente esse fluxo, pode aumentar bastante o rendimento de todas as suas tarefas.

Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho eficiente?

1. Menor taxa de erros

O seu primeiro objetivo ao desenvolver um workflow para sua empresa ou para sua equipe é garantir que todos cometam o menor número possível de erros. Talvez você não tenha notado ainda, mas boa parte dos problemas de um projeto ocorre quando parte da equipe não atua em sintonia. Enquanto um trabalha para alcançar o objetivo A, o outro busca o objetivo B, mas nenhum dos dois se complementam.

Mesmo que o fluxo que você planejou não seja lá muito bem feito, ele ainda é melhor do que não ter guia nenhum. Não é necessário planejar cada pausa para o café. Basta que todos tenham uma noção do que deveriam fazer a cada dia.

2. Aumento da qualidade do produto final

Um bom fluxo de trabalho também tem impacto no serviço prestado para o cliente final. Com menor taxa de erros e redução do índice de retrabalho, é possível entregar serviços e produtos mais rapidamente e sem atrasos. Se você possui um bom controle de qualidade atrelado ao seu workflow, não deve ser difícil entregar bons resultados. Com clientes mais satisfeitos e fiéis, você poderá obter mais lucro ao longo do tempo.

3. Máximo aproveitamento dos recursos

Um problema recorrente em muitas empresas é o desperdício de recursos em algumas tarefas. É normal que ocorram pequenas perdas, mas estas devem sempre ser controladas e minimizadas. Dinheiro não deve ser jogado fora, afinal.

Um bom workflow também contribui para isso. Com todos os processos e tarefas em vista, você pode planejar adequadamente cada projeto para que ele consuma apenas os recursos necessários, desde mão de obra até capital. Sem mencionar que seus gastos também serão menores com o índice de retrabalho reduzido e entregas mais rápidas.

Como desenvolver seu fluxo de trabalho?

1. Faça um inventário dos recursos disponíveis

A primeira tarefa antes de planejar absolutamente qualquer coisa na sua empresa é ver quais recursos estão disponíveis para uso e quantos deles serão necessários. Você não vai querer começar um investimento sem capital suficiente, por exemplo.

Alguns dos recursos que você deve considerar são:

• Tempo: qual é o prazo da tarefa? Quais outras tarefas estão em curso no momento? Há uma janela de tempo específica para a entrega?
• Recursos humanos: quantos profissionais estão disponíveis? Quais especialidades se encontram na equipe? Eles já estão ocupados com outros projetos? Vão estar ocupados no futuro?
• Material: quais equipamentos estão disponíveis? Quais softwares estão disponíveis? É necessário algum material bruto? É preciso garantir um influxo de novos materiais durante o período do projeto?
• Capital: quanto dinheiro pode ser investido? Há um caixa reserva para emergências? Qual é o retorno esperado para o investimento inicial?

2. Documente todos os processos e suas interdependências

Com os recursos já anotados, é hora de documentar todos os estágios do seu fluxo de trabalho. Pense na sua empresa como um tipo de “linha de montagem”, liste todos os passos da sua produção e coloque-os em ordem cronológica. Também é muito importante verificar quanto de cada recurso aquele projeto consome ao longo do tempo. Foi para isso que você seguiu o passo 1.

Lembre-se de verificar tudo mais de uma vez para evitar erros. Você não vai querer chegar ao final de um grande projeto e descobrir que não teve lucro nenhum! Por fim, você deve listar quais tarefas dependem de outras. Por exemplo, para poder encher uma bola de futebol, é preciso que a fabricação da bola tenha sido bem-sucedida.

3. Crie um mapa para guiar estes processos

Você tem os recursos e tem as tarefas, mas ainda não tem o fluxo de trabalho propriamente dito. Ao menos, não um que possa ser facilmente visto e compreendido. Agora é o momento de organizar tudo em um mapa, algo que sua equipe pode seguir quando precisar de orientação.

Comece com o passo mais básico, como o pedido de materiais. Coloque as tarefas em ordem de execução e quais recursos estão alocados em cada uma. Se você fez as documentações que mencionamos acima, não deve ser difícil.

4. Use ferramentas adequadas para facilitar o trabalho

Falando desse jeito, pode parecer que tudo é muito “fácil”. Não é isso que queremos dizer. Na verdade, o ideal é que você tenha ferramentas e tecnologias para te auxiliar na criação do seu fluxo de trabalho. Um bom exemplo são os softwares de gestão de projetos. Eles servem para estruturar o workflow da empresa mais rapidamente, gerar agendas e ainda assumem certas tarefas monótonas que seriam muito demoradas nas mãos de um ser humano.

5. Avalie os resultados e se adapte sempre que necessário

O mundo não vai deixar de evoluir só por que você encontrou um workflow perfeito para o seu momento. Nenhum método funciona de forma adequada para sempre. Por isso você deve ter processos flexíveis e versáteis para aplicar no seu negócio.

Verifique seu desempenho regularmente e veja se ele está melhorando ou diminuindo. Se você constatar alguma queda de performance, é hora de olhar a situação mais de perto e buscar novas formas de atuar.

Agora que você já entende um pouco mais sobre como criar um fluxo de trabalho eficiente, é hora de promover essas mudanças na sua empresa. Acha que essas dicas podem ajudar mais pessoas? Então compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre como é possível criar um workflow mais produtivo.