Autor: Braun

Gerenciamento de riscos acontecem o tempo todo, seja na vida pessoal ou no trabalho. Muitas vezes conseguimos eliminar alguns riscos com atitudes preventivas, mas em outras situações o negócio é tentar reduzir o impacto sofrido para que possamos continuar com nossos projetos.

No gerenciamento de projetos acontece da mesma forma. Quando estabelecemos o escopo do projeto, já definimos de antemão alguns riscos a que este projeto está sujeito, como por exemplo, temporadas de chuvas no sul, impossibilitando a continuidade de uma obra e, consequentemente, gerando o risco do atraso na entrega do projeto.

Neste sentido, o gerenciamento de riscos faz parte do planejamento do projeto e visa antecipar acontecimentos que possam impactar o projeto positiva ou negativamente. É óbvio que geralmente os impactos são negativos, mas existe o risco de se ter um impacto positivo em um projeto, como a repercussão de um trabalho voluntário a ponto de uma instituição ganhar investidores-anjo, por exemplo.

Mas nossa conversa hoje será sobre os impactos negativos que a falta de um bom gerenciamento de riscos pode gerar para um projeto, afinal, este é o ambiente mais comum para os gerentes e equipes de projetos. Fique à vontade para deixar suas dúvidas ao final do nosso post!

A classificação dos riscos

Ao desenvolver o plano de gerenciamento de riscos do projeto, a equipe classifica esses riscos de acordo com a sua probabilidade de acontecimento e a relevância dos impactos sofridos no caso de esse risco vir a ocorrer. Sendo assim, podemos ter quatro cenários distintos:

1. Risco de alta probabilidade e pouco impacto;
2. Risco de alta probabilidade e alto impacto;
3. Risco de baixa probabilidade e baixo impacto;
4. Risco de baixa probabilidade e alto impacto.

Os riscos de alta probabilidade e pouco impacto podem ser gerenciados a fim de que sejam eliminados ou reduzidos, não comprometendo a execução do projeto; riscos de alta probabilidade e alto impacto podem ser fatores determinantes para a viabilidade do projeto, sendo assim, é necessário avaliar esses riscos e traçar uma estratégia de mitigação eficaz.

Assim como os primeiros, os ricos de baixa probabilidade e baixo impacto não são a maior preocupação da equipe de projetos, enquanto os riscos de baixa probabilidade e de alto impacto devem ser monitorados constantemente.

Os desafios a serem superados no gerenciamento de riscos

Todo desafio pode ser superado se houver planejamento. Mesmo em situações completamente inusitadas, a equipe do projeto pode se sair bem se houver um gerente de projetos experiente e bem intencionado. De qualquer forma, tome cuidado com as seguintes situações:

• Identificação inadequada de riscos

Mensurar inadequadamente os riscos de um projeto pode impactar em todas as demais áreas: custos, tempo, qualidade, viabilidade, stakeholders, contratações, etc. É por esse motivo que o responsável pelo gerenciamento de riscos do projeto deve ser um profissional experiente no mercado de atuação em que se vai desenvolver o projeto, como construção civil ou tecnologia da informação. Só quem conhece a fundo o setor é que conseguirá dimensionar os riscos a que o projeto está sujeito.

• Gestão ineficaz

Na iminência de um risco, cabe ao gerente de projetos tomar a frente e conduzir a equipe para a solução mais adequada, contudo, se o gerente de projetos falhar nessa hora, a equipe estará comprometida e, quem sabe, até mesmo o futuro do projeto. Mediar conflitos, estabelecer uma comunicação clara e ter o plano de gerenciamento de riscos em mãos são algumas das medidas que o gerente de projetos deve ter para amortecer o impacto do risco e manter a equipe unida e focada na solução do problema.

Como dissemos no início do nosso post, enfrentamos riscos todos os dias, e isso faz parte das nossas vidas, assim como faz parte do gerenciamento de projetos lidar com situações inusitadas. O que resta a fazer após o enfrentamento da crise é aprender com os erros e manter o histórico de lições aprendidas atualizado, para que isso não se repita nos próximos projetos.

Pronto para gerenciar riscos e superar os desafios do gerenciamento de projetos? Lembre-se de que ainda tem mais sobre essa série em nosso blog, portanto, volte sempre e se tiver alguma dúvida, deixe um comentário!

O escopo do projeto é o que define todo o trabalho a ser desenvolvido no projeto, determinando desde os objetivos e metas até os requisitos necessários, as premissas e restrições do projeto, o cronograma e os marcos, entre outros.

Dentro do gerenciamento de escopo visualizamos 5 fases: planejamento, definição, EAP, verificação e controle. Determinados os 4 primeiros itens, cabe ao gerente de projetos e à sua equipe controlar o escopo até que ele mude. Sim, ele irá mudar, mais cedo ou mais tarde.

O Scope Change, ou mudança de escopo do projeto, é o termo utilizado quando por razões internas ou externas é preciso alterar algo dentro do projeto, o que gera impactos em todas as demais áreas envolvidas, em especial no prazo, custo, qualidade e riscos do projeto, o que pode afetar até a viabilidade econômica do mesmo. E gerir todas essas mudanças é, sem dúvida, um grande desafio para a gestão de projetos.

Impactos do Scope Change

Quando é necessário alterar o escopo do projeto, é preciso verificar quais os impactos imediatos da alteração, como aumento do custo total do projeto; alargamento do prazo de conclusão do projeto; a manutenção da qualidade do produto final e os riscos inerentes ao projeto que podem ser aumentados ou diminuídos em consequência da alteração solicitada.

Verificados os impactos, é preciso comunicar com clareza ao sponsor do projeto e ao cliente do projeto todas as situações encontradas, visando conscientizá-los e obter sua aprovação nas mudanças solicitadas.

Este é um momento delicado, pois muitos clientes não compreendem que uma alteração “mínima” solicitada em um projeto de software, por exemplo, possa acarretar em mais 15 dias de trabalho ou ainda em um aumento de 10% no orçamento total do projeto. Cabe ao gerente de projetos realizar essa intermediação e atender ao que for solicitado dentro de suas limitações.

Um Scope Change pode ser visto como um novo investimento

Uma possibilidade para que o escopo inicial seja mantido é tratar a mudança solicitada como um segundo investimento, quem sabe ganhando até um novo projeto e um novo escopo. A adição de ferramentas em um software ou em um produto como um carro pode ser levada para um momento posterior, garantindo à empresa que ela terá o seu produto final, mas com entregas separadas, o que é muito comum na área de tecnologia da informação.

No desenvolvimento de softwares ERP, por exemplo, existe o desenvolvimento em blocos, onde cada módulo do ERP é criado, testado e implantado para então passar-se ao segundo, que será integrado à solução assim que estiver finalizado. Isso permite que a equipe do projeto esteja focada em cada parte do projeto, desenvolvendo-o com maestria e também dá ao cliente a oportunidade de pensar em outras modificações e realizar um novo investimento algum tempo à frente, poupando seu fluxo de caixa imediato.

Impactos negativos X impactos positivos

Nem sempre as mudanças de escopo trazem os benefícios imaginados pelo cliente. Para evitar frustrações é possível confrontar os impactos negativos causados pelas modificações, como aumento do custo, alargamento do prazo e aumento dos riscos com os benefícios auferidos com essas modificações. Será que elas são tão importantes?

Após estas análises, o gerente de projetos deve chegar a um senso comum com o cliente e assim determinar os caminhos a serem seguidos pela equipe, vencendo mais um dos desafios comuns da gestão de projetos.

Gostou desse artigo? Continue de olho em nossa série de desafios e, caso ainda tenha alguma dúvida, deixe um comentário!

Embora a gestão de projetos seja uma atividade primordial para o sucesso de qualquer empresa no mercado, poucos são os empreendedores que conseguem estruturar esse processo para torná-lo viável, principalmente quando nos referimos às startups e às PMEs – que, evidentemente, precisam trabalhar com uma logística interna extremamente simples. O grande desafio é que, na maioria dos casos, a capacidade de execução dessas pequenas empresas não é suficiente para atender todas as suas demandas. A solução? Um pouco de organização e planejamento.

Plan, Do, Check, Act. Parece simples, certo? Pois é. O PDCA é um método que busca estabelecer uma gestão em quatro passos, normalmente utilizado para o controle e a melhoria qualquer tipo de processo ou produto – no caso, a própria gestão de projetos. Basicamente, esse modelo busca centralizar os esforços do empreendedor, que agora, com uma visão mais clara de como deve coordenar suas atividades, poderá acompanhá-las de maneira mais efetiva, sabendo exatamente onde precisa melhorar. A seguir, pretendemos esclarecer como o PDCA pode ser usado para a gestão de projetos. Confira!

Gestão

Antes de tudo, é fundamental compreender basicamente como funciona uma gestão de projetos. Sabemos que os empreendedores são bombardeados o tempo todo com oportunidades e ameaças externas, e precisam lidar com elas para investir seus recursos. A seguir, ele precisa estabelecer alguns modelos de possíveis projetos, para só então fazer a sua escolha, executar e, finalmente, mensurar resultados.

Plan

Para aprimorar sua gestão de projetos, é preciso saber em qual desses pontos sua empresa está enfrentando problemas, para que, posteriormente, os esforços sejam investidos de maneira pontual. Essa é a etapa do planejamento (Plan), em que se busca uma visão do todo para identificar qual é a parte que precisa ser aprimorada, definindo também qual será o posicionamento da empresa para corrigir quaisquer desvios.

Do

Identificados os pontos fracos da gestão de projetos, é chegado o momento de agir. Nessa fase, precisamos colocar o planejamento na prática, corrigindo todos os pontos falhos que foram identificados. É importante ressaltar que, durante essa fase, é preciso usar métricas específicas para o acompanhamento, de acordo com a sua necessidade. Isso porque não é possível realizar nada sem sabermos exatamente quais são os reflexos das nossas ações.

Check

Finalmente o momento em que podemos saber se todas as ações definidas conseguiram atingir seus objetivos, tendo como base comparativas a situação da gestão antes e depois da reorganização. Ao contrário do que pode parecer, essa não é a etapa final do nosso processo de melhoria da gestão de projetos, pois estamos falando de aprimoramento e, portanto, deve ser realizado de maneira continua.

Act

Essa etapa é complementar à última, pois pretende corrigir a rota caso todos os passos anteriores do PDCA não apresentem resultados. Agir significa ser proativo, mantendo o curso de todo o processo em ação mesmo quando os obstáculos são apresentados. Essa é uma das principais etapas do PDCA, pois é determinante quando o empreendedor encontrou dificuldades no seu próprio planejamento de correção.

Pronto para aplicar esse modelo na sua empresa? Saiba mais sobre ele assistindo ao nosso vídeo!

Tenho me deparado com muitas pessoas me perguntando: “Mas Vitor, o que significa ter um projeto ágil?” e com algumas definições, tais como:

“Ser ágil é correr para fazer entregas rápidas, focando nas equipes autogerenciáveis”

Em primeiro lugar, quem acompanha minhas palestras e workshops, sabe que tenho algumas restrições à palavra “autogerenciável”. Acredito que a palavra mais adequada ser utilizada é auto-organização.

Em segundo lugar, correr para fazer algo resulta quase sempre nas imagens abaixo:

Outra definição distorcida: “Ser ágil é trabalhar sem planejamento e sem cronograma visando sempre entregar o máximo de valor ao cliente”. Projeto sem cronograma? Sem estimativa de prazo? Como assim? O orçamento do projeto também dura pra sempre? Explique-me melhor?

Uma definição melhor poderia ser:

“Ser ágil é gerar entregas contínuas, incrementais e frequentes de valor para o cliente, focando em equipes auto-organizadas”.

Porém acredito que exista uma etapa anterior a esta e vejo que é onde muitos falham neste sentido:
“Ser ágil significa simplificar o mindset, pensar de forma simples e objetiva. Porém não confundir pensar simples com preguiça de pensar”.

Às vezes vejo literaturas como “Agile passo-a-passo” ou “Torne-se um Gerente Ágil de Projetos em 24 horas” e penso que de nada adianta o embasamento teórico sem trabalhar a simplicidade do pensamento.

“Mas Vitor, como assim? Pensar simples?”

Quando pensamos no produto de um novo projeto, não devemos começar a planejar se não entendermos o básico do produto (também conhecido como MMF – Minimally Marketable Feature ou MVP – Minimum Viable Product). Exemplo: suponha que meu projeto consiste em gerar um novo modelo de celular que concorra com o iPhone. De que adianta fazer um longo planejamento ou ter mil ideias mirabolantes se não partir pelo básico, ou seja, um aparelho que liga, desliga, faz e recebe chamadas?

Costumo chamar esse tipo de planejamento de “pensar de cima para baixo”, nome que criei para o conceito de elaboração progressiva descrito abaixo:

Então “ser ágil” na minha opinião significa:

1. Simplificar o mindset
2. Pensar “de cima para baixo”
3. Planejar de forma interativa
4. Ser receptivo à ideia de combinar as metodologias, frameworks e boas práticas existentes, sem se prender a rótulos ou radicalismos
5. Entender que projetos devem possuir um gerente, porém pessoas precisam muito mais de um líder do que um gerente

“Mas Vitor, como trabalhar de forma ágil alinhado com as boas práticas em gerenciamento de projetos do PMI?”

Visando responder e prover uma diretriz para os gerentes de projeto que querem adotar abordagens ágeis, o PMI criou a certificação PMI-ACP (Agile Certified Practitioner).
Ao contrário de outras certificações em métodos ágeis focadas somente no framework Scrum, o PMI-ACP cobre várias outras técnicas e conhecimentos ágeis tais como: Extreme Programming, Lean, Feature-Driven Development, termo de abertura de projeto ágil, planejamento adaptativo, entregas incrementais, ciclos de melhoria contínua, entre outras diversas técnicas.

Para os interessados sobre a certificação, compartilho abaixo algumas informações:

• Link para inscrição: http://www.pmi.org/Certification/New-PMI-Agile-Certification.aspx
• Exame presencial de 120 questões, das quais 20 questões não são consideradas para a pontuação final.
• Duração: 3 horas.
• Idioma do Exame: Inglês.
• Média para aprovação: Entre 70% a 80% de aproveitamento.

Até o momento, o exame da certificação está disponível somente em Inglês, mas visando alavancar esta certificação aqui no Brasil tomei a iniciativa de escrever o primeiro livro preparatório para esta certificação em Português, em parceria com a Editora Brasport.

Concluindo: se você quer saber como extrair o melhor dos métodos ágeis nos seus projetos, sem radicalismos e alinhado às boas práticas de gerenciamento de projetos do PMI, a certificação PMI-ACP é recomendadíssima para você.

A fase de execução do projeto é onde o planejamento é colocado à prova, pois chega o momento de colocar tudo em ação e ir em busca dos resultados almejados. É, portanto, a fase mais importante, quando erros e acertos devem ser calculados para que não haja surpresas desagradáveis. Sabendo disso, trouxemos para você 7 dicas para a execução do projeto de maneira tranquila e equilibrada. Confira!

Foque-se na comunicação

Os gerentes de projetos gastam entre 70% e 80% do seu tempo com comunicação, seja com a equipe do projeto, fornecedores, sponsors, clientes, entre outros stakeholders. Quanto maior a habilidade de comunicação do gerente de projetos, mais unida a equipe e mais fácil se torna gerenciar todas as fases e áreas do projeto evitando equívocos de entendimento ou conflitos.

Confie nas pessoas

De nada adianta ter uma equipe para auxiliar na execução do projeto se você não confia nas pessoas para executarem bem suas atividades. Na medida em que você as conhece, deve saber quais são suas principais virtudes e pontos de melhoria, bem como em qual posição colocá-las para garantir um bom trabalho de todos.

Explore recursos tecnológicos para manter a comunicação

Os recursos tecnológicos podem auxiliar e muito a execução de um projeto, ainda mais se a equipe estiver dispersa. Videoconferências, mensagens instantâneas, chats, redes sociais são bons canais de comunicação e mantêm todos integrados, podendo compartilhar as informações com qualidade e em tempo real.

Exerça sua liderança

O líder do projeto deve demonstrar que está atento a tudo e a todos, orientar a equipe, resolver conflitos e inspirar o time a continuar dando o melhor de si para os resultados finais. Quando o líder exerce de fato o seu papel, torna-se um amigo, um tutor, e pode estabelecer relações mais seguras e confiantes entre a equipe para que esta produza mais e melhor.

Delegue tarefas

Esqueça o microgerenciamento, afinal, é impossível que uma única pessoa consiga fiscalizar todas as atividades de um projeto. Se você confia, você delega e fica à disposição para ajudar no que for preciso, deixa as portas abertas para que as dúvidas sejam esclarecidas sem reprimendas. Quando você delega tarefas e responsabilidades, as pessoas se sentem mais motivadas e comprometidas com o trabalho, garantindo resultados melhores.

Valorize a equipe

Faz parte do papel do gerente de projetos valorizar sua equipe para que esta saiba que está no caminho certo, bem como se sinta realizada desenvolvendo o projeto. A valorização está nas pequenas coisas, como um elogio, um parabéns à equipe durante uma reunião e até uma comemoração na entrega de um pacote importante.

Tenha os resultados sempre em mente

Com o planejamento adequado e o acompanhamento de perto por parte do gerente de projetos, não há motivo para nada sair errado, mas mantenha sempre os resultados em mente para poder avaliar possíveis alterações no curso do projeto. Algum detalhe que tenha passado despercebido ou ainda um risco que não tenha sido considerado podem aparecer e impactar o projeto e os resultados de forma significativa, portanto, fique de olho!

Como você cuida da execução dos seus projetos? Tem um check list para manter tudo em ordem? Conte pra gente!

Novo projeto, novos desafios. Até mesmo os empreendedores mais experientes enfrentam problemas durante a elaboração de novos produtos ou serviços. Afinal de contas, os riscos são uma parte do processo e, para aumentar as chances de sucesso, é preciso estar preparado para inúmeros cenários. No entanto, a fase inicial é fundamental para que tudo dê certo, apesar de muitas vezes ser negligenciada por alguns desenvolvedores. Certamente também é um dos momentos mais difíceis.

Começar com o pé direito pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto! Não, não estamos falando de sorte. Com alguns cuidados e um planejamento completo, é possível criar bases sólidas, identificar riscos, definir rotas de ação e correção, além de estabelecer objetivos claros para toda equipe. A seguir, apresentamos 3 dicas fundamentais para que você dê início ao seu projeto de maneira consciente. Confira!

Reconhecendo o problema

Uma boa dica para começar o seu projeto é fazendo uma correlação direta entre o problema a ser solucionado e o produto a ser criado. O binômio problema-solução é fundamental para que você explore o seu mercado com mais propriedade. Você não precisa ficar meses pesquisando o mercado para chegar a resolução do problema — apesar de essa tarefa ser necessária, ela não deve comprometer seu tempo e seus recursos. Ao ouvir os seus próprios entes, certamente terá pistas importantes a respeito do que deve ser feito. Conte com um bom suporte de comunicação, e estabeleça essa integração direta com esse importante público.

Identificando riscos

Ok, os clientes forneceram um ótimo feedback a respeito das suas ambições e desejos, já está pronto para começar? Longe disso. Agora talvez venha uma das fases mais importantes em qualquer projeto: as análises qualitativas e quantitativas de riscos. Basicamente, essas duas avaliações revelarão todos os possíveis obstáculos que serão enfrentados durante a execução do projeto, medindo o impacto de cada um deles caso venham a ocorrer. Na análise qualitativa, identificaremos quais são esses riscos, tendo como base experiências anteriores da empresa e do mercado. Na qualitativa, por outro lado, avaliaremos o real impacto financeiro dessas variáveis, bem como a possibilidade de ocorrerem.

Alocando recursos

Por fim, com todas as informações coletadas anteriormente, é chegado o momento de alocar recursos. Como sabemos, na maioria dos casos os empreendedores não possuem um grande aporte de capital para investir em um projeto. Em alguns casos, inclusive, há uma carência de profissionais. O quadro se intensifica ainda mais quando falamos de Startups. Por isso, é fundamental que o empreendedor saiba dosar seus recursos de acordo com os dados obtidos anteriormente. Áreas onde existem mais riscos de que sejam apresentados problemas ou erros, por exemplo, requerem mais atenção do gestor e, por isso, deve haver mais investimentos. Por isso as análises qualitativa e quantitativa são tão importantes. Não deixe os detalhes consumirem o seu projeto e aposte no que é essencial.

Pronto para começar o seu projeto com o pé direito? Conte nos comentários o que achou das nossas dicas! E não se esqueça de acessar o nosso blog para acompanhar mais novidades! Visite o nosso site e conheça soluções na área de projetos!

Parte de todo ser humano, a comunicação ainda é um dos grandes problemas no mundo corporativo, afinal, somos reflexo daquilo que vivenciamos ao longo de nossas vidas, e cada pessoa tem suas próprias experiências e seu modo de ver o mundo. Quando uma comunicação é feita, cada envolvido a recebe de acordo com o seu histórico de vida, e isso fatalmente dificulta o relacionamento interpessoal.

Na execução de um projeto isso não é diferente. Temos equipes multidisciplinares, com cultura e valores diversos, o que faz com que o papel do gerenciamento da comunicação em projetos seja uma das maiores preocupações do gerente. A sintonia entre a equipe deve estar afinada, a fim de que todos compreendam seus papéis para o resultado final e possam trabalhar em sinergia, com o mínimo de conflitos e discussões.

O que a comunicação em projetos faz

A comunicação em projetos trata principalmente da comunicação feita entre e para a equipe, visando facilitar o trabalho de todos e manter o grupo unido em torno de seus afazeres.

Para superar os desafios das barreiras comunicacionais, o gerente deve acompanhar de perto essas interações e manter-se constantemente em contato com a equipe, visando apaziguar qualquer situação que possa gerar um conflito.

Além disso, a comunicação em projetos visa manter os patrocinadores, os usuários e demais envolvidos informados a respeito do andamento do mesmo, reportando periodicamente os avanços realizados. Isso torna a comunicação em projetos um tanto quanto mais complexa, pois os públicos são variados e é preciso segmentar essa comunicação.

Os desafios do gerenciamento da comunicação em projetos

Manter as pessoas unidas e dispostas para o trabalho árduo que, muitas vezes, se faz necessário no desenvolvimento de um trabalho é um grande desafio do gerenciamento de comunicação. Para tanto, o gerente de projetos deve ter competências tanto de comunicação oral quanto de comunicação escrita, como também uma boa dose de negociação.

Neste sentido, o feedback contínuo também é essencial, já que as pessoas precisam saber como está o seu desempenho para poderem melhorar ou otimizar qualquer falha que esteja ocorrendo. É papel do gerente de projetos conversar com cada membro da equipe e manter o ambiente em harmonia.

O repasse de informações referentes ao projeto de maneira clara, sucinta e compreensível para todos os envolvidos com ele também se constitui em um grande desafio. A comunicação escrita pode ser mal interpretada, assim como a oral pode ser conflitante com a não verbal do transmissor. Sendo assim, valer-se de vários recursos para comunicar de forma mais eficaz a todos os envolvidos com o projeto é a melhor saída.

Infográficos, mapas mentais, vídeos, gráficos, imagens, diagramas, dashboards e tantas outras ferramentas de comunicação podem facilitar o repasse das informações e manter a equipe informada e pronta para maximizar os resultados do projeto. Basta que o gerente e o responsável pela comunicação conheçam bem os envolvidos, segmentem as mensagens e saibam como repassar as informações de maneira estratégica e bem trabalhada.

A comunicação é a essência do relacionamento interpessoal, por isso deve andar de mãos dadas com o gerenciamento de recursos humanos em projetos, auxiliando na mediação de conflitos e na promoção de ações de engajamento e comprometimento para a equipe. Sem a comunicação clara, fluida, o projeto tem grandes chances de não dar certo, portanto, na hora de escolher um líder para tratar do assunto, certifique-se de indicar a pessoa certa.

E então, como é feita a comunicação na gestão de projetos da sua empresa? Quais ferramentas você utiliza? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências!