Autor: Braun

6 passos para alavancar a produtividade da minha equipe de serviços profissionais

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em 6 passos para alavancar a produtividade da minha equipe de serviços profissionais

Dobrar a produção do time de consultoria e conseguir assumir mais projetos sem precisar contratar novos colaboradores. Qual gerente de projetos não sonha em alavancar a produtividade?

Apesar da rotina atribulada, validação de entregas, atendimento ao cliente e alterações no escopo, é possível, com planejamento e foco, ampliar as entregas e resultados. Para ajudá-lo, separamos os 6 passos para que você consiga alavancar a produtividade da sua equipe de desenvolvedores mantendo o nível de qualidade das entregas:

1) Identifique os gargalos 80 – 20, conheça bem a sua equipe e respectivas habilidades

A Lei de Pareto (também conhecido como princípio 80-20), afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas. A lei foi sugerida por Joseph M. Juran, que deu o nome em honra ao economista italiano Vilfredo Pareto.

Aplicando a lei de Pareto a prestação de serviços profissionais, assumimos que 80% do seu resultado vem de atividades que concentram 20% do seu esforço. Independente do seu dia-a-dia, são essas ações que você deve garantir que serão feitas. Analise como otimizá-las e como liberar o tempo da sua equipe. Normalmente gastamos uma quantidade de tempo significativo preparando apresentações e relatórios. Uma maneira de reduzir esse tempo é automatizando esse processo. Encontre os gargalos onde seu time gasta mais tempo.

2) Automatize a distribuição de tarefas

Pesquisas realizadas com nossos clientes que conseguiram atingir um ROI significativo com adoção de uma ferramenta, identificaram que um membro da equipe perdia um grande tempo tentando saber quais as atividades ele deveria realizar no dia, assim como os gestores de projetos perdiam enviando emails solicitando que uma tarefa seja feita e cobrando se a mesma foi executada.

Para distribuir as tarefas de maneira que elas sejam realizadas corretamente e no tempo determinado, você deve saber delegá-las de forma simples e automatica. Uma ferramenta de gestão de projetos colaborativa te ajuda significativamente com esse processo. Em uma pesquisa realizada com nossos cliente identificamos que membros da equipe tiveram uma economia média de 30 minutos por dia e gerente de projetos pelos gestores leva 20 minutos a menos, por dia (por projeto) no gerenciamento.

3) Defina uma metodologia de trabalho

Tenha sua equipe alinhada a uma única metodologia de trabalho. É importante que os processos estejam claros e bem executados por todos. Isso o ajudará a conversar com toda a equipe em uma mesma linguagem, minimizando ruídos. Além disso, algumas metodologias de projetos, como a CCPM (Gerenciamento de Projetos por Corrente Crítica) já citado aqui no blog anteriormente, têm ganhado destaque ao apontar excelentes resultados na otimização da produtividade sem comprometer prazos de entrega.

4) Meça a produtividade sempre

Há diversas formas de medir a produtividade de seus desenvolvedores. Porém antes é preciso definir os indicadores de fato importantes para esta resposta conforme a necessidade da sua equipe, empresa ou até mesmo projeto.

Para mensurar, é interessante utilizar sistemas de gerenciamento de projetos que permitam a emissão de relatórios de produtividade periódicos. Através deles, é possível conferir relatórios com o andamento diário, semanal ou mensal, além de poder optar por avaliar o trabalho de um membro ou de toda a equipe. Este tipo de ferramenta é muito útil dentro das empresas para encontrar as falhas e aumentar a produtividade.

Analisar a quantidade de horas gastas em determinado período separando-as em urgentes, importantes, rotinas e não planejadas pode trazer dados consideráveis para administrar o tempo gasto em cada etapa do processo e como este tem sido aproveitado. Um profissional que tem seu tempo e produtividade sob controle consegue realizar entregas de 75 a 100% do que foi planejado. Caso o resultado apresentado seja inferior, é hora de reavaliar as definições e reestruturar algo.

5) Converse com os seus funcionários

Gerir pessoas é uma tarefa complexa que pode impactar diretamente na produtividade de sua equipe. Lidar com motivações pessoais, interesses e objetivos diferentes para realizar uma mesma entrega exige muito jogo de cintura. Por isso, manter um diálogo com seus desenvolvedores, seja para esclarecimentos, orientações, feedbacks ou uma simples reunião de alinhamento é muito importante.

6) Adquira um software para gestão de projetos

Uma ferramenta tecnológica para gerir projetos pode auxiliá-lo não apenas a acompanhar a execução das tarefas delegadas, mas também para evitar procrastinação dos desenvolvedores. Através de um software é possível avaliar o tempo médio gasto em cada atividade, extrair relatórios de progressos da equipe (comparando o que foi planejado e o que foi executado), minimizar riscos, facilitar o acesso à documentação e até mesmo apontar falhas em processos. Ainda é possível planejar o esforço necessário para cada atividade, analisar o atual comprometimento do membro da equipe, bem como a alocação de recursos e padronizar o apontamento de horas (o famoso timesheet). Tudo isso ajudará consideravelmente a aumentar o nível de produtividade do projeto.

Com estes passos você terá maior envolvimento com sua equipe e controle das respectivas entregas, além de poder aumentar a produtividade.

Para mais dicas sobre gestão de projetos, equipes e produtividade, acompanhe o nosso blog. Deixe também sugestões, dicas e dúvidas nos comentários abaixo, quem sabe não vira assunto para o nosso próximo encontro? Até a próxima!

Aprendeu como alavancar a produtividade? Compartilhe!

Gestão de projetos – Por onde começar?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Gestão. 2 comentários em Gestão de projetos – Por onde começar?

A gestão de projetos

As empresas precisam gerenciar suas iniciativas, seja na concepção de um novo produto, no atendimento das demandas de clientes ou na abertura de uma nova filial, para garantir um bom resultado com o menor custo possível.

Se antes existia alguma dúvida sobre a aplicabilidade dos conceitos e ferramentas de gerência de projetos, hoje cada vez mais é possível medir os resultados. Gerenciar bem projetos pode garantir o sucesso das organizações, aumentando a carteira de clientes, gerando mais receita, reduzindo custos e valorizando a organização como um todo.

O maior desafio é saber por onde começar. As dúvidas mais comuns são: Devo primeiro buscar a certificação PMP ou uma consultoria? Qual metodologia é melhor para minha organização? Preciso de uma ferramenta de gestão de projetos? Por onde começo a definição dos processos?

Estratégia e Projetos

Começando pelo início:

Como qualquer outra iniciativa, adotar a gestão de projetos leva tempo. Podemos dividir em estágios o processo de adoção do gerenciamento de projetos. Cada etapa deve ser superada para garantir o sucesso da implementação das boas práticas de gerenciamento de projetos.

Encontre um “padrinho” – O primeiro passo consiste em encontrar um “padrinho” (patrocinador) influente para defender a ideia e fazer com que ela seja compreendida e “comprada” pela alta direção. Esta é a única forma de garantir o sucesso da iniciativa.

Defina uma metodologia – Metodologia são processos a serem seguidos que dão maior controle sobre os recursos que serão utilizados nos projetos. Você deve escolher aquela que esteja de acordo com as exigências do seu mercado e com a cultura da sua organização. Ainda assim, adapte-a ao seu contexto de aplicação para melhor aceitação por parte das pessoas envolvidas. Uma metodologia adequada vai tornar a sua equipe mais eficiente e melhorar os resultados de seus projetos.

Adote uma ferramenta de gestão de projetos – Não há mais questionamentos. Ficou claro que planilhas, sejam elas simples ou complexas, estão longe de ser a solução para se gerenciar projetos. Na hora de selecionar um software de gestão de projetos, analise se a ferramenta permite, de maneira facilitada, acompanhar e coordenar os trabalhos dos grupos, controlar os fluxos de informação, os prazos de entrega e os custos. Busque uma ferramenta que resolva seus problemas e não uma que gere mais problemas.

Implemente agora – Pense no todo. Defina uma estratégia de implementação, treine os envolvidos, compartilhe o conhecimento e as lições aprendidas em todos os níveis da empresa.

Coloque em operação os processos, procedimentos e ferramentas previstos na metodologia definida.

Avalie os resultados e promova melhorias – Chegamos ao final do primeiro ciclo de implementação e começamos o segundo, quando deveremos estar aptos a responder afirmativamente a seguinte questão: “Está tudo funcionando como deveria para que a organização gerencie adequadamente seus projetos?” É importante estar preparado para a manutenção da nova prática adotada, que envolve: realizar programas de educação continuada, auditorias gerenciais e avaliações periódicas da maturidade do gerenciamento de projetos, com objetivo de avaliar o quanto a empresa evoluiu na direção de uma organização “projetizada”. É importante, ainda, considerar que o ambiente da organização é dinâmico. Assim sendo, ajustes operacionais são inevitáveis.

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Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro!

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro!

É engraçado como no mundo corporativo sempre nos preocupamos com duas coisas: Possibilidades de redução de custo para poder aumentar a margem de lucro e oportunidade para aumentar vendas.

Seguindo um padrão, a grande maioria das empresas está muito mais focada nesses dois aspectos. Mas e a produtividade? O tempo gasto de forma ineficiente e o retrabalho demandando por tarefas mal executados?

Bom, se você trabalha com projetos externos (projetos para clientes) o tempo dos seus recursos dentro de um cliente é igual a dinheiro e se bem trabalhado, pode ser alavancando.

Por que tempo é dinheiro?

No mundo da gestão dos projetos externos, também conhecido como múltiplos projetos, o volume de horas improdutivas ou paradas dentro de um projeto é igual a perda de dinheiro.

Se o valor comercializado de homem/hora pela sua empresa for de R$ 150,00 e seu custo é de R$ 75,00, imagine que por dificuldades de execução esse mesmo recurso perde 10 minutos toda vez que vai iniciar a executar uma atividade.

Por dia ele faz 4 intervalos, o que eleva a perda diária para 40 minutos. Por semana essa perda se transforma em 200 minutos, o que no final do ano se transforma em 9.600 minutos, que em reais equivale a 32 mil reais em receita perdidos ou em custo 12 mil reais improdutivos.

Lembre-se que estamos falando apenas de um único recurso, se pensarmos que um time médio de projetos é composto por 5 pessoas e se por ano sua empresa executa 10 projetos estamos falando de uma perda de faturamento aproximada de 1,6 milhões e uma possibilidade de redução de custo de R$ 600 mil.

Otimização dos recursos é a solução

Em qual outra área da empresa ou iniciativa em andamento proporciona esse ganho de faturamento ou essa redução de custos? Lembre-se que estamos falando de apenas 40 minutos diários, que podem ser otimizados facilmente com a melhoria de um processo, a alteração de um equipamento (como aquele computador lento) ou a adoção de um software de gestão de projetos. Quanto tempo seu time tem perdido alimentando aquele “planilhão”, procurando informação ou mandado emails sobre o projeto?

Gerenciar é trabalhar o aproveitamento real de todo e qualquer recurso disponível. Aumentar a produtividade na execução de serviços te possibilita não apenas ganhar tempo como também ganhar mais dinheiro.

Otimizar a disponibilidade dos recursos humanos é outro ponto negligenciado, afinal quanto tempo seus consultores ficam ociosos na “entresafra” de projetos? A única maneira de evitar essa perda de horas é acompanhar com segurança quantas horas sua empresa tem capacidade de prestar, quanto dessa capacidade está comprometida e quando os recursos começam a ficar ociosos. Neste caso é provável que exista mais dinheiro para ser liberado dentro da sua organização.

Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro. E aumento da eficiência dos seus recursos para poder pegar mais projetos é uma oportunidade real de alavancar faturamento.

Coloque em prática

Agora que você conhece seus gargalos, mãos a obra, crie um bom plano de ação e invista rapidamente em ferramentas e processos que possibilitem esse ganho de produtividade.

Se quiser saber melhor o quanto você consegue economizar com a otimização da sua gestão de projetos veja qual retorno sua empresa pode conqusitar nessa ferramenta. Se ficou com alguma dúvida deixe seus comentários!

Série: Desenvolvimento de liderança para gestor de projetos: Liderando a organização

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Série: Desenvolvimento de liderança para gestor de projetos: Liderando a organização

Desenvolvimento de Liderança. O termo que, aparentemente, possui um significado simples, é facilmente empregado de forma equivocada entre os gestores das organizações. A confusão começa no momento em que começamos confundir chefia com um líder, quando, na verdade, nem sempre essas duas palavras possuem significados sinônimos. Enquanto que, no primeiro caso, estamos nos referindo a um cargo formal na empresa, no segundo, nos referimos a capacidade de guiar, orientar e educar funcionários.

A liderança é, portanto, uma peça-chave dentro da organização, e só pode ser legitimada pelo reconhecimento do próprio grupo de colaboradores, que irá identificar, nas ações do gestor, a figura do líder. No entanto, quais devem ser as principais iniciativas de um verdadeiro líder? Como começar o desenvolvimento de liderança? O que ele deve fazer para ser reconhecido e, acima de tudo, aumentar a produtividade e o foco da sua equipe? Enfim, quais são as suas competências? Nesse post, pretendemos responder todas essas perguntas. Confira!

Resiliência e otimismo: sua postura pode contagiar a equipe

Sim, um líder deve sempre estabelecer planos de ação realistas, que possam ser executados dentro das limitações da empresa e do grupo, além de oferecer orientações claras aos seus colaboradores. No entanto, diante de qualquer dificuldade, a liderança deve mostrar resiliência e otimismo para seguir em frente e não desestimular sua equipe. Muitas vezes, as atitudes do líder são determinantes para definir a postura do grupo, portanto, não deixe as adversidades contaminem negativamente o trabalho que está sendo feito.

Gestão e autogestão: a nova dinâmica empresarial

Grande parte das empresas realizam uma gestão excessivamente centralizada, onde toda e qualquer decisão deve partir dos gestores do empreendimento ou dos profissionais de nível tático (gerentes, por exemplo). A grande questão é que, atualmente, esse tipo de gestão tem se mostrado falho, principalmente no caso das startups. Apesar de ser importante manter controle de todas as atividades organizacionais, é fundamental transmitir a cultura de autogestão na sua empresa, de modo que todos os colaboradores possam tomar decisões de acordo com as suas funções e cargos. Essa é uma forma de dinamizar o processo produtivo e, na maioria dos casos, pode trazer excelentes resultados.

Habilidades técnicas: educando e guiando sua equipe

É claro que, na maioria dos casos, é impossível que um gestor, gerente ou supervisor, saiba executar todas as tarefas delegadas à equipe. No entanto, como líder, ele deve ser capaz de compreender cada uma delas, para guiar seus funcionários da melhor maneira possível. Aprendizado e aprimoramento devem ser o foco de quem ocupa cargos superiores e, ao mesmo tempo, quer exercer uma postura de liderança efetiva. Afinal de contas, para ter empatia com os funcionários e realizar planejamentos e planos de ações coerentes, é fundamental saber exatamente como funcionam todos os processos.

Flexibilidade e sensibilidade: humanizando as relações

Por fim, apesar de a resiliência ser uma das principais capacidades de um líder, a flexibilidade e a sensibilidade é fundamental para humanizar as relações com a equipe e, ao mesmo tempo, atender seus objetivos. Apesar de manter o equilíbrio diante das situações difíceis, o líder deve reconhecer quando os pedidos, reclamações e sugestões dos seus colaboradores realmente são oportunos, e reorientar equipes ou profissionais de forma individualizada.

Pronto para aplicar essas dicas? Não se esqueça de acompanhar nosso blog para ficar por dentro de mais novidades!

Entenda por que momentos de crise podem ser a maior oportunidade para seu negócio crescer

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Entenda por que momentos de crise podem ser a maior oportunidade para seu negócio crescer

Apesar de alguns ainda nem acreditarem, os momentos de crise se instalaram de vez e sua empresa precisa encará-los de frente, querendo ou não. E o que importa é a maneira como você percebe a crise, pois sempre existem dois lados de uma mesma situação. Assim, você pode tentar se esconder e se proteger ou pode olhar o horizonte e ver que, bem lá na frente, existe uma centena de oportunidades, mesmo em meio a esse turbilhão de problemas.

Momentos de crise são feitos para se repensar o negócio, avaliar o caminho percorrido até o momento e buscar novas formas de fazer sua empresa crescer. Então nada de lamentações pelo que você não pode influenciar. Trate de colocar a criatividade para funcionar! Quer entender melhor por que a crise pode ser uma grande oportunidade para seu negócio crescer? Então acompanhe:

A concorrência vai se esconder e estagnar

Durante a crise investimentos são cortados, projetos são paralisados e a expectativa do que está por vir simplesmente congela a maioria das empresas. Se você se recusar a agir dessa forma, já será um diferencial e tanto para sua organização! Se você chegar com tudo e mostrar para o mercado que está com ânimo e fôlego intactos para inovar e criar soluções para os problemas, estará completamente na dianteira.

Os negócios não param, só se transformam

Neste momento, os pequenos clientes realmente não têm muita opção a não ser reduzir gastos e tentar equilibrar as finanças. Mas os clientes mais rentáveis, aqueles que costumam gastar mais, mantêm suas operações e realmente gastam menos, mas não deixam de gastar. Pois é neles que você deve focar, a fim de manter seu fluxo de caixa em dia e passar pela crise sem maiores apertos.

A crise traz novas necessidades

O mercado está em retração, mas as pessoas não podem simplesmente parar de viver, assim como as empresas não podem parar de produzir. Nesse cenário, novas necessidades sempre surgem, talvez um pouco mais modestas, mas que podem se transformar no seu carro-chefe se você souber aproveitar as oportunidades. Muitos negócios lucrativos são descobertos durante as crises, por isso, mantenha-se atento ao comportamento de seus clientes e às novas necessidades que eles demonstrarem ter.

As falhas do mercado se tornam mais aparentes

Quando a crise se instala, os defeitos das empresas começam a aparecer com mais frequência e força — como um atendimento deficiente, a falta de produtos no mercado, a qualidade nada satisfatória das mercadorias e assim por diante. Se você souber detectar esses gaps, pode aproveitá-los para melhorar seu negócio e ainda estimular as vendas com inovações que sua concorrência sequer tinha sonhado em inventar.

Durante a crise, procure melhorar a eficiência do seu negócio, repense processos, analise seu financeiro e reduza custos onde seu negócio não seja direta e significativamente impactado. Sabendo exatamente onde e quando mudar, você não terá problemas para passar por mais essa barreira!

Agora comente aqui e nos conte como sua companhia encara os problemas trazidos pela crise: ela agarra com unhas e dentes ou acaba perdendo oportunidades? Compartilhe suas experiências e impressões conosco!

4 motivos para medir o ROI de seus projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 4 motivos para medir o ROI de seus projetos

Comecemos pelo começo: projetos são grandes investimentos que devem trazer algum tipo de retorno para a empresa. Certo? Certíssimo! E mesmo que o objetivo do projeto seja voltado para o social — como, por exemplo, melhorar o relacionamento com o cliente —, essas metas devem ser quantificáveis a ponto de se conseguir determinar seu retorno sobre o investimento, o famoso ROI.

Medir o ROI significa mostrar o valor real do projeto para a empresa, demonstrando quanto ele trará de benefícios, além de provar, por A + B, que o projeto é viável — afinal, muitos projetos nascem de uma ideia pouco factível e acabam levando embora investimentos preciosos sem trazer o retorno adequado. Melhor se prevenir, não concorda?

Então fica a pergunta: por que medir o ROI? Quais as vantagens de ter um indicador desses para a gestão de projetos? Pois é o que vamos ensinar agora mesmo. Então confira nosso post:

O ROI mostra como o projeto impacta no financeiro da empresa

O ROI é um poderoso aliado na busca de patrocinadores para seu projeto. Mesmo que seja uma previsão de resultados, esse indicador se torna a principal arma de convencimento dos parceiros, pois demonstra o retorno financeiro que se receberá ao fim de determinado projeto, quando os resultados começarem a aparecer.

Dessa forma, se ao medir o ROI, for atrativo e a análise de viabilidade do projeto estiver na mais perfeita ordem, não há por que os patrocinadores declinarem sua proposta, não concorda? Ou seja, ponto para você!

O ROI serve como fator de priorização na gestão de projetos

Quando se tem pela frente uma série de projetos a serem desenvolvidos, sem saber ao certo por qual começar, o ROI funciona como fator crucial de desempate. O projeto que tiver o ROI maior e trouxer os melhores benefícios para a empresa fatalmente entrará como prioridade, já que trará maior retorno financeiro para a organização.

Perceba que, muitas vezes, a empresa acaba optando por um projeto que não tem o ROI tão atrativo por uma necessidade imediata — como no caso da modernização de um maquinário ou da atenção a uma legislação nova, por exemplo. Mas se a escolha for livre, o ROI será determinante para priorizar adequadamente seus objetivos.

O ROI mede a eficiência do projeto como um todo

A fórmula para o cálculo do ROI é relativamente simples. Basta pegar o retorno financeiro, diminuir dele o custo, multiplicar por 100 e dividir tudo pelo custo total (retorno – custo x 100 / custo).

E aí a lógica é igualmente simples: quanto mais eficiente for o projeto, maior será também o ROI, pois o custo será menor e o retorno financeiro maior. Portanto, esse indicador é uma maneira extremamente confiável de se mensurar o desempenho do projeto em todo o seu decurso.

O ROI demonstra como o projeto influencia o sucesso do negócio

De nada adianta desenvolver um projeto formidável se ele não traz nenhum impacto positivo para a empresa, não é verdade? Tampouco adianta investir em gestão de projetos se ela não traz resultados positivos para a estratégia organizacional.

Nesse âmbito, o ROI é responsável por demonstrar a efetividade do projeto, apontando como ele influencia nos processos da organização e como contribui para o alcance das metas e dos objetivos destacados no planejamento estratégico da empresa.

Agora que você já conhece a importância do ROI para a gestão de projetos, convidamos você à utilizar a ferramenta que lançamos recentemente, a Calculadora de ROI, e descobrir como uma gestão de projetos eficaz pode levar sua empresa para um novo patamar.

E não se esqueça de comentar aqui para nos contar o que o cálculo do ROI tem feito pelos resutados da sua companhia! Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Deixe seu comentário e compartilhe-as conosco!

Série Dicas para cada etapa do projeto: 7 dicas para o encerramento do projeto

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Série Dicas para cada etapa do projeto: 7 dicas para o encerramento do projeto

O projeto foi perfeito, deu tudo certo na execução e o planejamento funcionou brilhantemente. Porém, bem no final, a equipe se esquece de fazer os testes, o cliente não recebe nenhuma comunicação de encerramento e fica tudo meio subentendido. Será que isso passa o profissionalismo que sua empresa merece?

O encerramento do projeto é tão importante quanto as demais etapas, pois é ele que deve encerrar com chave de ouro o vínculo entre a equipe do projeto e o cliente, determinando os resultados e liberando os envolvidos para se dedicarem a outras atividades. Sendo assim, acompanhe agora mesmo nossas dicas e feche seus projetos como manda o figurino:

Dedique um tempo aos testes

É essencial testar a solução desenvolvida para que, ao entregá-la ao cliente, você tenha a mais plena certeza de que nada de errado acontecerá. Mas atenção: só um ou dois dias nem sempre são suficientes para a realização dos testes! Portanto, faça uma varredura total em tudo o que foi desenvolvido, liste os erros que poderiam acontecer e faça uma bateria de exames minuciosos para saber se está tudo funcionando perfeitamente, afinal, você não vai querer o cliente ligando alguns dias depois da entrega para dizer que está com problemas, não é mesmo?

Invista no treinamento dos usuários

Os usuários devem ser amplamente treinados para usarem os recursos desenvolvidos em sua plenitude. Por isso, destine um prazo moderado para que todos se ambientem com a nova solução e possam tirar suas dúvidas antes de qualquer problema efetivamente aparecer. Muitos gerentes de projetos culpam os usuários pela má utilização dos recursos, contudo, poucos realmente se empenham em treiná-los para que se sintam seguros o suficiente para operacionalizar um sistema, por exemplo.

Formalize o fechamento do projeto

Marcar uma reunião de fechamento, em que todos os envolvidos assinam um documento concordando com a conclusão do projeto é uma providencial medida cautelosa, que faz com que se tenha reclamações posteriores. Aproveite para repassar todos os pontos do projeto, todas as realizações, os custos, as pessoas envolvidas e o que foi entregue, não se esquecendo de agradecer pela oportunidade de ter trabalhado com o cliente.

Avalie o planejado contra o executado

Com o resultado do projeto em mãos, finalmente chega a hora de refletir sobre o que foi planejado e o que foi efetivamente executado. Será que o planejamento estava correto? Faltou alguma coisa que tenha prejudicado o andamento do projeto? Essa comparação serve para que você avalie o desempenho da sua equipe, assim como sua própria desenvoltura, levando como aprendizado tudo o que pode ser melhorado para os projetos futuros.

Realoque sua equipe

Se sua equipe precisa voltar para outros postos de trabalho ou precisa ser redirecionada para outros projetos, este é o momento! Lembre-se de ter um momento a sós com os membros do time para agradecer pelo empenho, o comprometimento e a dedicação. Ressaltando que manter o bom relacionamento com todos pode trazer outras oportunidades de trabalho no futuro.

Encerre os contratos

Se você utilizou serviços terceirizados, reveja todos os contratos e faça os encerramentos devidos para que não haja nenhum prejuízo para a empresa. Mantenha os dados dos fornecedores no seu ERP para futuras oportunidades e contatos estratégicos. Um bom networking faz toda a diferença!

Arquive a documentação

Com todas as questões de encerramento devidamente solucionadas, passe para o arquivamento da documentação do projeto, de maneira a poder recuperá-la facilmente em caso de eventual necessidade. Não se esqueça de enviar uma cópia para o cliente, para que ele tenha seu próprio arquivo.

Agora comente aqui e nos conte como você costuma fazer o encerramento dos seus projetos. Que passos segue? Compartilhe suas experiências e dicas conosco e enriqueça nosso post!

A arte de negociar o escopo

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A arte de negociar o escopo

Negociar o escopo parte do papel de um gerente de projetos? Eu diria que sem dúvida é. De fato, sem perceber, o ato de negociar provavelmente vai permear cada parte do processo, mas é na função de gerente de projetos que essa tarefa tem um peso maior.

Há várias razões para que uma negociação seja necessária. Vamos dar uma olhada no que pode surgir em um projeto de TI, por exemplo.

Trabalho fora do escopo que precisa ser incluído no cronograma atual;
Solicitação do cliente para um recurso diferente ou para um conjunto de habilidades;
Treinamento do cliente;
Problemas de orçamento que chocam com problemas no cronograma;
Funcionalidades necessárias antes do esperado;
Problemas de gestão de dados.

Se você já passou por um projeto como esse, sabe que essa lista pode ser bem maior.

As questões normalmente se encaixam em três diferentes categorias: escopo, cronograma ou orçamento. Todas as situações listadas acima, se analisadas em detalhe, podem ser inseridas em uma dessas três categorias. Neste post, vamos olhar de perto as formas de negociar o escopo e a melhor forma de tratá-las juntamente com o seu cliente.

Negociações de escopo

Todos sabemos que problemas de escopo podem surgir em qualquer projeto – especialmente se algumas pontas soltas não foram devidamente presas durante o processo de vendas. Honestamente, em qualquer projeto sempre haverá problemas de escopo.

Quando o cliente diz: “mas eu pensei que estava incluído”, você tem de olhar tanto do ponto de vista dele quanto do seu. Investigue. Talvez o setor de vendas tenha dito que algum benefício estava incluído. Talvez tenha ocorrido alguma falha na comunicação. Ou de repente você possa ter percebido um trabalho maior surgindo no projeto, e então será a hora de negociar.

De qualquer forma, ao negociar é preciso adotar a reciprocidade – siim, a negociação é um via de mão dupla. Para a maioria dos problemas de escopo, você vai elaborar um pedido de alteração, identificar os acertos do orçamento e do cronograma e apresentar ao cliente o quanto vai custar um escopo adicional. Se o cliente recusar, pode haver alguma margem para negociação – por exemplo; precifique a implementação da nova funcionalidade, mas ofereça o treinamento gratuitamente. É claro, você pode precisar da aprovação da gerência sênior para isso e, nesse caso, será outra forma de negociação. Explique a necessidade de satisfação e retenção do cliente ou possivelmente a oportunidade para algum grande trabalho complementar em um futuro próximo.

Outro problema que pode exigir a necessidade de negociar é a ausência de processos de negócios de clientes que estavam previamente definidos. Se a Fase de Exploração estiver em curso, esse problema realmente poderá vir à tona. Como gerente de projetos, é preciso olhar para a oportunidade de negociar com o cliente em termos de criação de receita adicional. É importante estar atento para a organização da entrega, quando há um pedido de alteração.

É óbvio que, nesses casos, uma Exploração de duas semanas poderá não cobrir tudo que é necessário. Explique ao cliente que documentar corretamente os requisitos e criar um significativo Documento de Requisitos de Negócio, um Documento de Concepção Funcional e finalmente um Documento de Concepção Técnico exigirá mais tempo e esforço, resultando em horas e orçamentos adicionais sob a forma de uma ordem de mudança. Explique que o maior esforço acrescentado agora, ajudando o cliente a definir seus processos e requisitos de negócios, resultará em uma solução mais sólida sendo implantada para o cliente no final do projeto.

Seguindo esses passos, não deverá ficar difícil “vender”. Muitos escolhem a área de gerenciamento de projetos sem saber que precisarão negociar. Se você ainda não tinha pensado nisso, agora já sabe, que como um gerente de projetos você precisa – e deve – ser um bom negociador.

Como o Big Data pode contribuir para a gestão de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como o Big Data pode contribuir para a gestão de projetos

A análise de dados é parte integrada da rotina da gestão de projetos, já que são essas as informações que permitem conhecer melhor o mercado, o objetivo da proposta, sua condução, as melhores práticas para seu desenvolvimento e muito mais. Determinantes para um resultado positivo ao final do projeto, esses dados não podem, de maneira alguma, ser dispensados, mas podem, sim, ser melhor trabalhados para maximizar os esforços e tornar a gestão de projetos muito mais fácil, ágil e eficaz.

Apesar dessa otimização ainda não ser uma realidade para a maioria das empresas, essa transformação vem se desenhando aos poucos e trazendo consigo oportunidades únicas de melhoria que não poderiam ser realizadas de outra maneira — afinal, processar e analisar a fundo terabytes e petabytes de informações é, infelizmente, humanamente impossível. E é aí que entra o Big Data!

Essa solução praticamente mágica surgiu para reunir o maior número de dados possível sobre a gestão de vários projetos e analisar diversos pontos de vista ao mesmo tempo, detectando tendências e identificando padrões que possam contribuir para o desenvolvimento de projetos mais ágeis e com uma qualidade cada vez melhor. Mas o que será que o Big Data pode fazer especificamente pela gestão de projetos? Pois é o que você vai ver agora mesmo, conferindo nosso post:

Otimização do caminho crítico das atividades

Uma das maiores dificuldades na gestão de projetos é determinar o caminho crítico, ou seja, a sequência de atividades a serem desenvolvidas de tal forma que sejam encadeadas da melhor maneira possível, visando otimizar o tempo e os recursos da equipe.

Sendo o tempo um dos três pilares da gestão de projetos, com o auxílio do Big Data é possível determinar os pontos mais flexíveis, em que se pode permitir determinados atrasos, e os pontos em que simplesmente não é possível errar.

Certamente é um estudo aprofundado e depende muito da experiência do gerente de projetos, mas a tecnologia do Big Data está aí para que se calcule esse trajeto com a maior precisão possível, baseando-se em dados coletados de propostas anteriores, projetos da concorrência e relatos de lições aprendidas, por exemplo.

Análise eficiente de vulnerabilidades

Analisar as vulnerabilidades do projeto também requer uma boa base de experiência, que nem sempre pode — ou deve — estar unicamente baseada na memória do gerente de projetos ou de um membro da equipe.

Nesse cenário, o Big Data pode fornecer informações relevantes sobre pontos de vulnerabilidade no projeto apenas confrontando dados estruturados e não estruturados advindos de fontes diversas, criando, assim, padrões e detectando tendências, conexões que dificilmente a mente humana consegue fazer com a mesma precisão ou a devida agilidade.

Melhoria geral da qualidade do projeto

Saber exatamente em que ponto um problema ocorreu, quando ele foi detectado, em que momento foi solucionado e quanto do orçamento do projeto a solução consumiu é um conjunto de informações extremamente importantes para manter a qualidade do projeto.

Como a gestão de projetos deve estar sempre baseada na eficiência, ou seja, na melhor utilização de recursos ao longo de todo o desenvolvimento das atividades, é preciso sempre buscar a otimização do processo. Com o Big Data, detectar antecipadamente eventuais falhas no projeto e determinar melhores práticas para o desenvolvimento de novas propostas se tornam procedimentos bem mais simples. Isso tudo sem mencionar a garantia da produtividade da equipe!

À medida que a utilização do Big Data for sendo colocada à prova na gestão de projetos, muitos outros benefícios virão à tona e poderão compor até mesmo uma solução personalizada de análise de dados. Basta confiar no potencial da ferramenta e trabalhá-la a seu favor!

Agora comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a contribuição do Big Data para a gestão de projetos! Compartilhe seus questionamentos conosco e participe da conversa!

5 séries que todo gerente de projetos deve assistir

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 séries que todo gerente de projetos deve assistir

As séries de TV, após se tornarem um grande sucesso de audiência nos EUA, vêm conquistando cada vez mais os brasileiros. A imagem audiovisual, constitui o objeto que suporta a atenção, a reflexão e a memória. Sem preconceitos, podemos extrair o melhor que algumas dessas séries têm a nos oferecer. Abaixo, listamos 4 que acompanhamos e que ensinam, através da trama, grandes lições a gerentes de projetos.

Game of Thrones

Game of Thrones se passa nos Sete Reinos de Westeros, onde os personagens disputam o controle do Trono de Ferro. Baseada na série de livros escritos por George R. R. Martin, a série foi criada por David Benioff e D. B. Weiss para a HBO, Game of Thrones é uma série quase que obrigatória para os gerentes que querem aprender mais sobre estratégia e liderança.

House of Cards

Produzida pela Netflix, House of Cards foi criada por Beau Willimon e narra a trajetória de Frank Underwood (Kevin Spacey), um deputado que resolve sabotar a gestão do presidente eleito dos Estados Unidos após não ser nomeado Secretário de Estado. A série, que possui duas temporadas, mostra uma visão peculiar sobre a relação entre política e liderança.House of Cards foi aclamada pela crítica e se tornou um enorme sucesso.

30 Rock

30 Rock é assinada por Tina Fey, que também é uma das protagonistas da série. Tina Fey é Liz Lemon, responsável pela redação do programa de TV de ficção The Girlie Show. Apesar do trabalho aparentemente dos sonhos, Liz quase enlouquece com as duas estrelas do show. Além de encarar Jack, o novo e exigente chefe desta atração, vivido por Alec Baldwin. Liz precisa de muito “jeitinho” para manter a sanidade e o emprego, gerenciando egos, exigências e neuroses de toda a equipe, além de precisar gerenciar prazos, custos, sem deixar de lado as risadas que seu programa deve provocar.

Scandal

A gestão de crise é o tema desta série. A série se passa em Washington, D.C e tem como protagonista Kerry Washington, que interpreta Olivia Pope, uma ex-funcionária da Casa Branca responsável pela criação da Pope & Associates, uma empresa de gestão de crises. A personagem é inspirada na ex-assessora de imprensa do governo de George H. W. Bush, Judy Smith.

Uma curiosidade: A Sony, após o ataque de hackers e ameaça terrorista que fizeram com que o estúdio desistisse de lançar a comédia sobre assassinato de líder norte-coreano, contratou Judy Smith. O objetivo do estúdio foi controlar os estragos deixados pelo ataque.

Breaking Bad

A incrível e aclamada série que conta a história de um professor de química, que ao descobrir um câncer incurável decidi ir até as últimas consequências para deixar a sua família bem amparada. Walter White se transforma no alter ego Heisenberg, um “poderoso chefão” do universo da metanfetamina. Além dos conflitos familiares e internos do personagem, e claro o submundo das drogas, a série tem muito de gestão. Walter é acima de tudo um homem de negócios. Poderia listas várias lições que esta série dá sobre gestão, mas teria que dedicar um post só para elas! Então vou citar algumas e se você ainda não assitiu Breaking Bad recomendo muitíssimo! Aí vão elas:

- Um time competente faz toda a diferença;
- Amar o que você faz é o segredo para ter sucesso;
- Qualidade é fundamental (não importa se o que você oferece é um produto ou um serviço);
- Tenha uma meta (não a metanfetamina, por favor! rsrs);
- Imagem é tudo sim! (ou pelo menos quase tudo quando se é um gestor).

Autor: Braun

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