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Gestão de projetos – Por onde começar?

A gestão de projetos

As empresas precisam gerenciar suas iniciativas, seja na concepção de um novo produto, no atendimento das demandas de clientes ou na abertura de uma nova filial, para garantir um bom resultado com o menor custo possível.

Se antes existia alguma dúvida sobre a aplicabilidade dos conceitos e ferramentas de gerência de projetos, hoje cada vez mais é possível medir os resultados. Gerenciar bem projetos pode garantir o sucesso das organizações, aumentando a carteira de clientes, gerando mais receita, reduzindo custos e valorizando a organização como um todo.

O maior desafio é saber por onde começar. As dúvidas mais comuns são: Devo primeiro buscar a certificação PMP ou uma consultoria? Qual metodologia é melhor para minha organização? Preciso de uma ferramenta de gestão de projetos? Por onde começo a definição dos processos?

 Estratégia e Projetos

Começando pelo início:

Como qualquer outra iniciativa, adotar a gestão de projetos leva tempo. Podemos dividir em estágios o processo de adoção do gerenciamento de projetos. Cada etapa deve ser superada para garantir o sucesso da implementação das boas práticas de gerenciamento de projetos.

Encontre um “padrinho” – O primeiro passo consiste em encontrar um “padrinho” (patrocinador) influente para defender a ideia e fazer com que ela seja compreendida e “comprada” pela alta direção. Esta é a única forma de garantir o sucesso da iniciativa.

Defina uma metodologia – Metodologia são processos a serem seguidos que dão maior controle sobre os recursos que serão utilizados nos projetos. Você deve escolher aquela que esteja de acordo com as exigências do seu mercado e com a cultura da sua organização. Ainda assim, adapte-a ao seu contexto de aplicação para melhor aceitação por parte das pessoas envolvidas. Uma metodologia adequada vai tornar a sua equipe mais eficiente e melhorar os resultados de seus projetos.

Adote uma ferramenta de gestão de projetos – Não há mais questionamentos. Ficou claro que planilhas, sejam elas simples ou complexas, estão longe de ser a solução para se gerenciar projetos. Na hora de selecionar um software de gestão de projetos, analise se a ferramenta permite, de maneira facilitada, acompanhar e coordenar os trabalhos dos grupos, controlar os fluxos de informação, os prazos de entrega e os custos. Busque uma ferramenta que resolva seus problemas e não uma que gere mais problemas.

Implemente agora – Pense no todo. Defina uma estratégia de implementação, treine os envolvidos, compartilhe o conhecimento e as lições aprendidas em todos os níveis da empresa.

Coloque em operação os processos, procedimentos e ferramentas previstos na metodologia definida.

Avalie os resultados e promova melhorias – Chegamos ao final do primeiro ciclo de implementação e começamos o segundo, quando deveremos estar aptos a responder afirmativamente a seguinte questão: “Está tudo funcionando como deveria para que a organização gerencie adequadamente seus projetos?” É importante estar preparado para a manutenção da nova prática adotada, que envolve: realizar programas de educação continuada, auditorias gerenciais e avaliações periódicas da maturidade do gerenciamento de projetos, com objetivo de avaliar o quanto a empresa evoluiu na direção de uma organização “projetizada”. É importante, ainda, considerar que o ambiente da organização é dinâmico. Assim sendo, ajustes operacionais são inevitáveis.

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