É engraçado como no mundo corporativo sempre nos preocupamos com duas coisas: Possibilidades de redução de custo para poder aumentar a margem de lucro e oportunidade para aumentar vendas.

Seguindo um padrão, a grande maioria das empresas está muito mais focada nesses dois aspectos. Mas e a produtividade? O tempo gasto de forma ineficiente e o retrabalho demandando por tarefas mal executados?

Bom, se você trabalha com projetos externos (projetos para clientes) o tempo dos seus recursos dentro de um cliente é igual a dinheiro e se bem trabalhado, pode ser alavancando.

 Por que tempo é dinheiro?

No mundo da gestão dos projetos externos, também conhecido como múltiplos projetos, o volume de horas improdutivas ou paradas dentro de um projeto é igual a perda de dinheiro.

Se o valor comercializado de homem/hora pela sua empresa for de R$ 150,00 e seu custo é de R$ 75,00, imagine que por dificuldades de execução esse mesmo recurso perde 10 minutos toda vez que vai iniciar a executar uma atividade.

Por dia ele faz 4 intervalos, o que eleva a perda diária para 40 minutos. Por semana essa perda se transforma em 200 minutos, o que no final do ano se transforma em 9.600 minutos, que em reais equivale a 32 mil reais em receita perdidos ou em custo 12 mil reais improdutivos.

Lembre-se que estamos falando apenas de um único recurso, se pensarmos que um time médio de projetos é composto por 5 pessoas e se por ano sua empresa executa 10 projetos estamos falando de uma perda de faturamento aproximada de 1,6 milhões e uma possibilidade de redução de custo de R$ 600 mil.

Otimização dos recursos é a solução

Em qual outra área da empresa ou iniciativa em andamento proporciona esse ganho de faturamento ou essa redução de custos? Lembre-se que estamos falando de apenas 40 minutos diários, que podem ser otimizados facilmente com a melhoria de um processo, a alteração de um equipamento (como aquele computador lento) ou a adoção de um software de gestão de projetos. Quanto tempo seu time tem perdido alimentando aquele “planilhão”, procurando informação ou mandado emails sobre o projeto?

Gerenciar é trabalhar o aproveitamento real de todo e qualquer recurso disponível. Aumentar a produtividade na execução de serviços te possibilita não apenas ganhar tempo como também ganhar mais dinheiro.

Otimizar a disponibilidade dos recursos humanos é outro ponto negligenciado, afinal quanto tempo seus consultores ficam ociosos na “entresafra” de projetos? A única maneira de evitar essa perda de horas é acompanhar com segurança quantas horas sua empresa tem capacidade de prestar, quanto dessa capacidade está comprometida e quando os recursos começam a ficar ociosos. Neste caso é provável que exista mais dinheiro para ser liberado dentro da sua organização.

Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro. E aumento da eficiência dos seus recursos para poder pegar mais projetos é uma oportunidade real de alavancar faturamento.

Coloque em prática

Agora que você conhece seus gargalos, mãos a obra, crie um bom plano de ação e invista rapidamente em ferramentas e processos que possibilitem esse ganho de produtividade.

Se quiser saber melhor o quanto você consegue economizar com a otimização da sua gestão de projetos veja qual retorno sua empresa pode conqusitar nessa ferramenta. Se ficou com alguma dúvida deixe seus comentários!