Autor: Braun

É muito comum encontrarmos por aí empresas que implantaram a gestão de projetos — ou que, na verdade, ainda a estão implantando — em uma constante busca para evoluir seus processos e, finalmente, atingir a maturidade organizacional. No entanto, em nossas consultorias sempre perguntamos, a cada novo projeto de implantação, se é possível retirar alguma coisa daquele determinado processo. Será?

A maioria das áreas de projetos — ou das de TI, onde normalmente tudo começa — adotam a seguinte regra quando pensam em metodologias de gestão: quanto mais processos, controles e templates, mais robusta será nossa metodologia e mais rápidos vamos avançar para a maturidade. Via de regra, a dura verdade é que um esforço enorme será empenhado na produção de requintados processos, metodologias e softwares extremamente complexos, que, muitas vezes, em vez de apararem as arestas no caminho para a evolução da gestão de projetos, arriscam tudo ao incluir rotinas e atividades que apenas engessam e tornam a empresa burocrática.

Na busca pelo método perfeito de gestão de projetos, os profissionais acreditam que devem continuamente adicionar novos detalhes a seus métodos de gestão para manter a organização inovadora. É como se a alta gestão não pudesse confiar no processo originalmente projetado. O incrível é que, por mais que entendamos cada vez mais sobre gestão de projetos, tenhamos softwares de Project Portfolio Management (PPM) mais sofisticados e com recursos avançados, estudos ainda mostram pouquíssimas evoluções no que diz respeito a tarefas simples, como a entrega do projeto dentro do prazo, do orçamento e atendendo às expectativas do cliente. Não deveria ter mistério aí, não concorda?

Quer fazer seu PMO efetivamente entregar valor para a organização? Então que tal usar o princípio da navalha de Occam? Esse princípio diz que sempre devemos optar pela hipótese mais simples para explicar ou resolver uma questão, o que só reitera a teoria de Albert Einstein de que tudo deve ser feito o mais simplesmente possível, mas sem chegar a ser simplista. Por isso, chegou a hora de cortar o que não gera valor!

Se a reunião se tornou um mero ritual vazio, corte. Se ninguém preenche o termo de abertura, trate de substituí-lo por um Canvas. Se ninguém utiliza adequadamente seu mais completo software de controle de projetos, mude para uma planilha de eletronica— sim, isso mesmo: Planilha!!! O importante é gerar valor para quem gerencia os projetos, para o cliente, que espera o resultado final, e para a diretoria, que quer ver metas e objetivos sendo entregues dentro das expectativas — ou, de preferência, ultrapassando-as!

Aqui vale relembrar que o genial arquiteto Mies van der Rohe, durante a década de 20, tinha um lema que não só pode como deve ser adotado por absolutamente todos que pensam em implementar um processo eficiente de gestão de projetos: menos é mais! Pois o que mais precisamos na gestão de projetos é fazer mais com menos, afinal, a perfeição é atingida não quando não existe mais nada a acrescentar, mas quando não há mais nada a ser tirado. E, convenhamos, quão melhor o mundo não poderia ser se mais profissionais de projeto conseguissem — ou pudessem — aderir a tal princípio, não é mesmo?

Nós, da Project Builder, sempre pensamos: é possível ser mais simples? E todas as vezes em que percebemos que a evolução foi longe demais, trabalhamos para emagrecer e simplificar ao máximo qualquer que seja o projeto. Quer uma metodologia que realmente funcione? Toda vez que pensar em incluir algo novo em sua gestão de projetos, lembre-se do KISS — abreviação paraKeep it Simple, Stupid, ou mantenha isso simples, seu idiota! Se chegar à conclusão de que não está simples o suficiente, corte! Se já tiver atingido o nível de simplicidade ideal, continue. O segredo é adotar o “menos é mais” como mantra. Agora olhe para seu processo de gestão de projetos e se pergunte: é possível cortar?

Concorda que a simplicidade é o melhor caminho? Comente aqui e nos conte sua opinião! Esse artigo foi útil? Compartilhe-o com seus contatos e ajude ainda mais pessoas! E não se esqueça que, se precisar de ajuda para simplificar, sempre é possível falar com um de nossos consultores! E não se preocupe, porque isso não tem custo algum. Então o que ainda está esperando?

Para alcançar os resultados que você espera para sua empresa, é preciso planejar e agir. A estratégia estabelece o que deve ser feito para atingir um objetivo. Por sua vez, o projeto expõe como será, na prática, a realização das ações definidas por decisão estratégica. É no projeto que o executivo vai destinar e gerenciar os recursos necessários para atingir os resultados.

Projetos são planejados e implementados para promover a inovação ou a melhoria radical dos processos atuais da organização, ou para criar novos processos que gerem mais valor para o negócio. Até aí, tudo bem. O grande desafio é: o que fazer no espaço que existe entre a visão da empresa e o dia a dia da operação? Como agir para que todo o esforço do planejamento estratégico faça com que você consiga atingir os resultados?

É bastante comum nas organizações haver uma grande dificuldade nessa questão, ou seja, seus executivos não conseguem implementar satisfatoriamente as ações que foram fundamentadas em estratégias bem formuladas.

Para ajudar a superar esse dilema, traçamos cinco passos que vão lhe ajudar a tirar do papel o planejamento estratégico da sua empresa de forma a atingir os resultados desejados:

1- Conheça seus recursos – conhecer bem a sua equipe é tão importante quanto conhecer a empresa. É preciso fazer avaliações rigorosas em relação a metas claras e transparentes, sempre com feedbacks, para que as pessoas saibam se o rumo que estão tomando está correto ou não.

2- Defina metas atingíveis – pode ser desastroso escolher metas que não se pode cumprir. É bastante comum ver líderes definirem metas erradas porque não são realistas quanto à capacidade das pessoas em atingi-las.

3- Tenha prioridades – o primeiro passo é definir as metas certas, como dito anteriormente. Depois, é preciso definir ações para atingir essas metas, mas com a escolha de prioridades. Não se pode abraçar o mundo de uma vez. Cada pessoa envolvida no projeto deve ter consciência de seu papel. Uma sugestão é fazer benchmarking com outras organizações para estabelecer o que é mais importante.

4- Delegue responsabilidades – não adianta apenas chegar e dizer à equipe: “Precisamos gerar R$ 10 bilhões em caixa.” Você precisa ter a noção de quais áreas do seu negócio podem gerar quanto, como isso será feito (se por meio de um melhor controle de projetos ou gestão dos recursos mais aprimorada), quem serão os responsáveis e como será feito o acompanhamento para se certificar de que todos estão fazendo o que deve ser feito.

5- Termine o que começou – concluir o que foi planejado é parte fundamental da execução da estratégia de forma constante e sequencial. Fica definido quem será o responsável pelo quê e quais serão os critérios específicos para mensuração. À medida em que os eventos se desenrolam, diante de tamanha incerteza, o acompanhamento se transforma em um processo mais intenso. Os marcos de mensuração devem ser mais frequentes para diminuir as chances de deslizes, e as informações precisam fluir mais rapidamente e com mais riqueza de detalhes, de modo que a equipe perceba e avalie a evolução da estratégia.

O que você faz para que o planejamento estratégico da sua empresa gere resultados? Você acha que os passos listados acima podem ajudá-lo?

Um gerente de projetos, assim como qualquer outro gestor, precisa monitorar e controlar as atividades que estão sob sua responsabilidade. Afinal, como bem diz o jargão, só se gerencia aquilo que se controla, certo?

Nesse cenário, os indicadores são a forma mais eficaz de demonstrar, por meio de gráficos e números, como realmente está o andamento do projeto e como a equipe vem desempenhando seu papel. E um indicador bastante eficaz para realizar esse controle é o relatório de status — ou status report.

Mostrar que o projeto está dentro do prazo e do custo planejado, além de estar cumprindo com o escopo previamente acertado, é uma forma de engajar positivamente o cliente, fazendo com que ele esteja sempre disposto a ajudar o empreendimento a seguir adiante.

Oferecer uma visão real comparada com o que foi planejado passa confiança e transparência. É claro que, se o real for muito discrepante do planejado, é preciso apontar o que levou o empreendimento a esse cenário e quais são as medidas que serão adotadas a fim de reverter o quadro atual. O objetivo não é ser 100% fiel ao que foi programado, mas é preciso que haja uma grande similaridade com a execução real.

Para podermos acompanhar o andamento real do projeto, vamos abordar o status report, definir o que é e quais são seus benefícios para o acompanhamento de qualquer projeto. Ficou curioso? Então confira!

O que é esse tal de status report?

Enviados com uma determinada frequência — a ser definida pela equipe do projeto, junto com as partes interessadas —, esses relatórios atualizam os envolvidos no trabalho em relação ao andamento das atividades e ao devido cumprimento do cronograma previamente definido. Essa é uma ótima maneira de formalizar a condução do projeto.

O diagnóstico final normalmente é apresentado em reunião com as partes interessadas, a fim de que todas as eventuais dúvidas possam ser prontamente esclarecidas.

O status report ajuda o gerente de projetos e sua equipe a verem, de forma clara, como a execução do empreendimento está se saindo, na prática. É possível ver se o planejamento elaborado está sendo seguido e quais serão as dificuldades que podem aparecer durante o percurso que ainda precisa ser trilhado.

É importante lembrar que o planejamento elaborado precisa ser factível com a realidade da empresa. É preciso trabalhar com os recursos disponíveis e não contar com algo que pode acontecer. Caso contrário, a execução não sairá aderente ao que foi programado, causando frustração com a equipe executora e principalmente com o cliente.

Quais informações são relevantes?

Incluir informações em excesso ou deixar de acrescentar dados importantes pode afetar a credibilidade que os stakeholders têm em relação ao projeto. Lembre-se: é preciso munir as partes interessadas das informações que elas precisam, para engajá-las positivamente no sucesso do projeto.

A fim de evitar esse risco, o gerente de projetos precisa definir meticulosamente com os envolvidos quais serão as questões abordadas. Apresentar um quadro com um resumo executivo, por exemplo, ajuda a concentrar as informações mais importantes em um só lugar, de uma forma clara e objetiva.

Os dados que aparecem com mais frequência são relacionados a cronograma, escopo, custo e riscos, devidamente acompanhados de algum indicador para demonstrar como está o desempenho real desses aspectos. Veja a seguir o que deve mostrado.

Cronograma

Representa quais marcos do planejamento já foram alcançados e quão distante o empreendimento está de chegar ao próximo. É preciso observar o quanto de aderência há entre o prazo planejado e o executado.

Os desvios precisam ser explicados e as ações para reduzir os possíveis atrasos precisam estar explícitas. Lembre-se sempre que um aumento de prazo gera inevitavelmente um aumento de custo. É preciso estar sempre atento!

Escopo

Quais entregas já foram realizadas e quais são as próximas. Deve mostrar que o trabalho que está sendo realizado está de acordo com o escopo contratado e sendo entregue com a qualidade desejada.

Custo

Há aderência entre a curva S planejada e a executada? É preciso mostrar que não está havendo gastos desnecessários. Se o desembolso planejado estiver equivalente ao de execução, isso mostra que os recursos do projeto estão bem alocados e não há perda de capital com procrastinação ou materiais parados.

Mantenha-se atento ao monitoramento e controle da tríade: escopo — prazo — custo. Qualquer alteração em uma delas alterará as duas outras proporcionalmente, podendo levar o projeto ao insucesso.

Riscos

Mostra quais os riscos negativos e positivos poderão acontecer durante os próximos passos do projeto e foca nas ações para reduzi-los ou maximizá-los. Um bom planejamento de riscos ajudará o relatório a ser mais completo, evitando possíveis surpresas para a contratante e a contratada, durante a execução.

Como elaborar este relatório?

Há vários templates de relatórios de status espalhados pela internet. Quanto mais simples e direto, melhor. Para o sucesso da informação, é fundamental observar qual será mais proveitoso tanto para a equipe de execução quanto para o cliente.

Uma forma de elaborar é utilizando a Estrutura Analítica do Projeto. Na EAP, os pacotes de trabalho são desmembrados em entregas necessárias para se chegar ao produto final.

Cada entrega é essencial para se cumprir todo o escopo do projeto contratado. É possível, então, utilizar essa ferramenta para montar o status report. Se o projeto for muito grande, com vários pacotes de trabalho e esses com muitos filhos, procure agrupar os principais e mostrar o andamento físico e financeiro dos grandes grupos.

Outra maneira é utilizar gráficos a fim de mostrar o progresso de cada grande marco e o quanto foi consumido para se alcançar aquele objetivo. Como às vezes os gráficos ficam muito elaborados, pode ser que muitas pessoas tenham dificuldade na sua interpretação. Para que isso não ocorra, sempre que achar necessário, insira legendas e pequenos textos explicativos.

Percebe-se que a melhor maneira de se elaborar um bom status report é entendendo o que a equipe precisa e o que o cliente quer receber de informação. Pode ser necessário elaborar um relatório interno e outro externo, ambos com a mesma função e alimentados com os mesmos dados, mas visualmente diferentes.

O sucesso do relatório de andamento depende do seu entendimento por todos os envolvidos e de que seu uso seja feito de forma a melhorar continuamente o processo de execução. É preciso que todos entendam a importância dessa ferramenta a fim de evitar que os problemas que surgem durante a execução se acumulem, podendo levar o projeto ao colapso.

Quem vai atualizar o relatório?

A informação para a execução do relatório de status precisa ser atual, precisa e correta. Usa-se congelar uma data no mês e atualizar o andamento das atividades até aquele dia.

A equipe de execução precisa estar ciente da data acertada e trabalhar para o progresso do empreendimento de acordo com o planejamento preestabelecido. Cabe ao gestor monitorar e controlar a execução do escopo do projeto e receber da equipe o status de andamento das tarefas realizadas.

Munido dessas informações, o gerente do projeto alimentará o status report já definido, podendo, assim, observar qual o andamento real do empreendimento. Espera-se que tudo esteja ocorrendo dentro do que foi planejado inicialmente, evitando aumento de custos por atrasos, falta de recursos ou escopo mal definido.

Caso o relatório mostre que há uma discrepância muito grande entre o que foi planejado e o que está sendo executado, é necessário que se tome ações imediatas a fim de restabelecer o cronograma inicial e evitar perdas ainda maiores.

Quais os benefícios para o projeto?

O principal benefício do relatório de status é justamente apresentar todas as informações que são relevantes para o acompanhamento do projeto, mas de uma forma resumida, uma vez que CEO, diretores e gerentes de programas não possuem tempo disponível para analisar todos os pormenores envolvidos nos múltiplos projetos que coordenam. Isso sem contar que todas as decisões tomadas são devidamente registradas e formalizadas.

Os benefícios se estendem também à equipe. Por meio do acompanhamento periódico proporcionado pelo status report, é possível perceber quais são os pontos merecedores de atenção — riscos, atrasos, aumento de custos etc. —, o que permite traçar um plano de ação detalhado para cada circunstância. Essa é uma ótima forma de melhorar os indicadores e o resultado que a equipe apresenta.

Com isso, os riscos negativos são minimizados e os positivos são maximizados, uma vez que, observando o andamento real do projeto, é possível gerenciá-los de forma mais segura e assertiva. Isso faz com que os riscos que possuem impacto negativo no empreendimento sejam reduzidos, pois haverá tempo hábil a fim de se tomar a ação necessária para que isso ocorra. Assim como as oportunidades serão trabalhadas a fim de trazer um maior retorno para o projeto.

Uma boa alocação da equipe e um bom planejamento trarão retorno positivo ao empreendimento e isso refletirá no status report. O contrário, também.

Como você pode ver, o relatório de status é a melhor maneira de demonstrar como está o andamento do projeto e, com isso, apresentar os principais problemas e riscos para os stakeholders. Ele pode ser tanto uma forma de alertar para a necessidade de ajuda quanto para garantir que as atividades estão completamente sob controle.

Se você gostou desse texto sobre status report, baixe agora nosso e-book sobre a importância do planejamento para o sucesso da execução dos projetos e aprenda mais!

Idependentemente da metodologia aplicada, das boas práticas seguidas ou da filosofia por trás de tudo, normalmente qualquer gerenciamento de projetos se resume a fazer dinheiro novo, não é mesmo? As mais diversas definições, os cursos mais completos e as palestras mais intrigantes se propõem a explicar no que realmente consiste e com implementar uma boa gestão de projetos, porém, em uma visão bem simples e objetiva, pode-se dizer que gerenciar qualquer projeto é trabalhar para entregar valor para uma organização, ajudando-a a atingir seus objetivos.

E se você ainda está começando sua empreitada no ramo de gestão de projetos, primeiramente confira nossos artigos sobre o que é e por onde começar! Lidos? Então você já está mais que pronto para digerir os principais pontos em que os gerentes de projetos, PMOs e organizações precisam focar para potencializar sua capacidade de geração de valor. Dê só uma olhadinha:

Como iniciar um projeto

É muito comum ouvirmos falar que é preciso planejar, certo? Porém, mais do que planejar, é preciso iniciar bem um projeto. Assim, antes de efetivamente decidir o que fazer, é importante esclarecer os motivos pelos quais se deve fazê-lo. E é aí que entra a iniciação no gerenciamento de projetos.

Idependentemente se você utiliza uma abordagem ágil ou tradicional, é necessário construir uma visão de onde se quer chegar com o projeto, quanto será preciso investir no trabalho e quanto se espera receber ao concluí-lo — no modelo tradicional, essa etapa é chamada de iniciação. Mas pouco importa se a opção consiste em utilizar uma metodologia Scrum ou uma boa prática como o PMBOK, porque, de uma forma ou de outra, você precisará construir um bom plano de negócios — business case ou Business Model Canvas — da iniciativa.

No caso de ser um projeto interno da corporação, será preciso obter a aprovação de um patrocinador. Já se for um projeto externo, bastará um aceite formal por parte do cliente para dar início efetivo aos trabalhos. De qualquer forma, idependentemente da estrutura do projeto em si, o ponto é simples: é preciso formalizar o nascimento da proposta e seus respectivos limites, assim como comprometer os envolvidos na nova iniciativa.

Como planejar um projeto

Tanto trabalhando com o modelo de projeto tradicional, assim como optando por um método mais dinâmico — como o Canvas — ou em ondas — como o Extreme Programming —, fato é que a etapa de planejamento tem por objetivo definir o que será concretamente executado, em quanto tempo e por quem. Isso sem contar que essa crucial etapa definirá as linhas de base que serão seguidas ao longo da execução dos trabalhos, ou seja, ao final do planejamento, tem-se uma estrutura que servirá como referência.

Nesse caso, os mais tradicionais terão uma EAP e um cronograma, o pessoal da agilidade terá um backlog, uma definição do sprint e um Kambam com todas as atividades que serão entregues na primeira onda. Aí está uma tonelada de informações extremamente importantes para garantir o bom andamento desse possivelmente conturbado início, não concorda?

Como executar um projeto

É nessa hora que a aventura realmente começa! Com tudo planejado e as linhas de base definidas, o trabalho agora consiste em seguir o plano. Nessa etapa, o time buscará desenvolver as atividades rumo à conclusão do projeto, entregando os pacotes de trabalho e validando o atendimento às necessidades do cliente.

Vale lembrar que, ao logo da execução, é mais que comum precisar corrigir o direcionamento ou responder a mudanças ou riscos inesperados. Por isso, a velocidade com que essas ocorrências são devidamente identificadas farão toda a diferença no sucesso do projeto como um todo.

Para quem utiliza os métodos ágeis, será exatamente na execução que os membros da equipe assumirão suas atividades individuais e em conjunto. Nesse cenário, o papel do scrum master é blindar seu time, garantindo que seus colaboradores tenham as ferramentas e os recursos necessários para produzirem o máximo possível.

Constantes reuniões, em pé mesmo, durante a execução têm por objetivo ajudar a entender como o projeto está evoluindo, quais são as dificuldades apresentadas e o que será feito no próximo dia. Mesmo que esse ritual tenha nascido pela necessária agilidade do mundo atual, cada vez mais gerentes tradicionais têm adotado essa filosofia e visto ganhos significativos na evolução dos trabalhos.

Como monitorar e controlar um projeto

Monitorar e controlar consistem em acompanhar a execução do projeto para que potenciais obstáculos possam ser identificados antes mesmo de se tornarem problemas reais, a fim de que, quando necessário, ações corretivas possam ser tomadas para controlar a execução ideal do projeto. Assim, o desempenho do trabalho é observado e medido regularmente para identificar possíveis desvios do planejamento. E esse trabalho inclui:

• Medir as atividades do projeto em curso — onde se está;
• Monitorar as variáveis ​​do projeto — custo, esforço, escopo e assim por diante;
• Contrapor o plano de gerenciamento de projetos com a linha de base do desempenho do projeto — onde se deveria estar;
• Identificar ações corretivas para resolver adequadamente problemas e riscos — como será possível entrar na pista de novo;
• Influenciar os fatores que poderiam burlar o controle integrado de mudanças para que só as alterações aprovadas sejam realmente implementadas.
• Fornecer feedback em relação às fases do trabalho, a fim de implementar ações corretivas ou preventivas para trazê-lo para mais perto do que foi prometido e planejado.

Como encerrar um projeto com tranquilidade

O encerramento do projeto tem um grande objetivo: receber o aceite formal do cliente atestando que tudo o que foi acordado está devidamente entregue. Nessa hora, as atividades gerencias incluem o arquivamento dos documentos relativos a todo o processo e a catalogação das lições aprendidas. Esta fase consiste, basicamente, em:

1. encerrar completamente o contrato, liquidando até quaisquer itens ainda em aberto e fechando cada transação aplicável ao projeto ou a suas fases;
2. finalizar todas as atividades nos grupos de processos para encerrar formalmente uma fase ou o projeto inteiro;
3. revisar a implementação — fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências que certamente se aplicarão a trabalhos futuros —, que normalmente consiste em olhar para o que correu bem e analisar o que não deu tão certo assim para se chegar a lições construtivas.

Como levar tudo isso para minha organização

Agora que você já sabe o que fazer, seu primeiro passo deve ser começar a realmente planejar sua implementação. Seja criando um PMO, adotando uma metodologia ou contratando um bom software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos, seu próximo passo é executar uma ação para conduzir sua empresa do ponto em que se encontra até aonde queira chegar — nesse momento, um material que pode ser muito útil é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma Gestão de Projetos de alta performance, em que falamos a respeito de colocar tudo isso em prática, sem mistérios.

Diga não à burocracia

Guarde, desde já, que implementar uma gestão de projetos eficaz definitivamente não é burocratizar seus processos, ok? O grande valor disso tudo é ampliar a capacidade dos projetos, gerando valor. Independentemente do caminho tomado, é muito importante que fique bastante claro que gerenciar projetos não é o fim, mas, sim, o meio pelo qual sua empresa ganhará mais dinheiro e reduzirá custos, tornando-se cada vez mais inovadora e abocanhando mais mercado.

Evite a empolgação

Como em todo e qualquer projeto, é necessário fazer o dever de casa! Consiga o apoio da alta gestão e deixe muito claro o que busca conquistar com a iniciativa. Uma forma de aumentar a chance de sucesso é pensar em uma implantação em ondas — até porque não se consegue fazer tudo da noite para o dia, não é verdade? Assim, pense em crescimentos progressivos, entregando valor para organização ao evoluir gradativamente.

Busque apoio externo

Como qualquer implementação possui dois grandes desafios — a curva de aprendizado e a resistência cultural —, que tal buscar ajuda para resolver esses possíveis problemas? A curva de aprendizado está relacionada ao progresso, ou seja, começa-se executando determinada atividade com uma certa dificuldade, mas aos poucos vai-se melhorando, até que, finalmente, o processo esteja dominado. O grande problema é que essa curva custa dinheiro, seja gerada pela baixa produtividade ou por erros cometidos ao longo de seu percurso.

Assim, quanto mais curto for esse processo, mais econômica será a implementação do gerenciamento de projeto. Já a resistência cultural é inerente a qualquer organização que busca por mudanças, afinal, não costuma ser nada fácil convencer as pessoas a passarem a fazer as coisas de uma maneira diferente.

Pois o apoio externo, que pode ser uma consultoria, um software de gerenciamento de projetos, um curso ou até mesmo um evento relacionado à área, já facilita bastante a resolução de ambos os desafios. Aqui na Project Builder já ajudamos algumas organizações a encurtarem suas curvas de aprendizado e a diminuírem sua resistência cultural. A Drive Consultoria, por exemplo, percorreu esse caminho e, hoje, colhe grandes resultados por ter perseguido a profissionalização da sua gestão de projetos, estando na lista das PMEs que mais crescem atualmente — você pode conferir o case da Drive aqui!

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