Autor: Braun

Como otimizar os custos de gestão de projetos durante a crise?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como otimizar os custos de gestão de projetos durante a crise?

Como crises sempre vêm e vão, o importante é saber lidar com esses períodos de maior sufoco para que os projetos não sejam diretamente afetados — nem no quesito qualidade nem no prazo de entrega. O bom é sempre trabalhar com uma certa folga de cronograma, mas não é só isso que conta na hora de apertar o cinto para passar pela crise sem muito estresse. A otimização de custos de gestão de projetos é um assunto ainda mais importante, quando imerso na crise.

A otimização de recursos é essencial para que se tenha projetos bem desenvolvidos sem causar peso desnecessário no caixa da empresa. E é nessa lista que entram os recursos humanos. Aumentar a produtividade da equipe significa otimizar vários outros recursos, impactando, assim, em todas as etapas do projeto.

Quer saber exatamente como a otimização de custos de gestão de projetos pode ajudar durante a crise? Então confira agora mesmo nosso post:

Selecione a equipe certa

Por convenção, chama-se a força trabalhadora da empresa de recursos humanos, mas a verdade é que são pessoas, cada uma com sua história de vida, suas expectativas, sua visão de mundo e, obviamente, suas dificuldades. E para otimizar os recursos humanos na gestão de projetos durante uma crise, é essencial que você coloque a pessoa certa na atividade adequada.

Respeitar respectivos limites e habilidades é uma premissa básica para que você delegue atividades condizentes com o perfil de cada profissional, podendo, assim, obter o máximo de produtividade de cada um. Nesse cenário, a otimização de recursos virá do comprometimento e da motivação da equipe com o projeto, com as atividades delegadas e com o gerente do setor, o líder da equipe.

Otimize os custos com inteligência

Muitos gestores de projetos, durante uma crise, acabam economizando onde não é preciso, deixando custos que poderiam ser cortados correndo soltos. Mas atenção: não retire nenhum benefício que mantenha os trabalhadores motivados, pois isso pode simplesmente acabar com o comprometimento dos recursos humanos com o projeto em andamento.

Nesse caso, avalie as despesas do projeto para saber quais são os custos que mais comprometem o orçamento e verifique se há como fazer uma otimização desses itens, trocando de fornecedor, fazendo uma negociação ou, ainda, adquirindo uma nova ferramenta para promover maior produtividade ao longo do projeto. Vale a pena o esforço.

Ganhe tempo aumentando a produtividade

Em tempos de crise, é preciso ser criativo e utilizar todos os recursos disponíveis para melhorar a produtividade da sua equipe. Softwares gratuitos, ferramentas de analytics disponíveis na internet e uma boa dose de planejamento podem contribuir para a otimização dos custos de gestão de projetos a qualquer tempo.

Mas fica um alerta: nunca comprometa a qualidade do seu projeto para reduzir custos e aumentar a produtividade dos recursos humanos, pois isso impacta diretamente na satisfação do cliente e no resultado global do projeto. Lembre-se que são a sua imagem e a imagem da empresa que estão em jogo!

Mantenha os recursos humanos como foco

A crise deixa qualquer um apreensivo, já que podem ser realizados cortes de pessoal, os projetos podem parar de aparecer e os clientes podem desistir, tudo isso deixando a equipe com os nervos à flor da pele. Para que não se tome nenhuma decisão precipitada, mantenha os recursos humanos no foco das atenções, procurando saber, inclusive, se existe algum boato ou comentário depreciativo sobre o momento que possa comprometer a produtividade da equipe.

Busque estar sempre acessível para seus liderados, criando uma cultura de feedback — de duas vias, obviamente. Dessa forma, assim como você dá feedback para a sua equipe, ela também pode querer dar um feedback para você. Portanto, esteja preparado para receber críticas e sugestões que fujam do seu ponto de vista, lembrando-se sempre que todo diálogo é válido quando bem recebido, processado e analisado.

Fortaleça a comunicação interna

Para evitar perda de profissionais e precisar arcar com os custos de novas contratações e novos treinamentos, mantenha a comunicação interna fortalecida. As pessoas querem, sim, saber sobre o que está ocorrendo, quais são os planos para o futuro e qual é sua situação dentro do contexto da crise. Ser o mais claro possível e não mentir em hipótese alguma vai proporcionar credibilidade de sobra para que a equipe trabalhe com maior produtividade e tenha comprometimento com a otimização de recursos na execução dos projetos.

Lembre-se de que a comunicação interna é a grande responsável por um ambiente de trabalho harmônico, sem fofocas venenosas e com a saúde necessária para que o setor de recursos humanos da empresa não precise ser acionado para demitir um ou outro. E é exatamente nesse quesito que a maioria das empresas acaba pecando. Não seja mais um em meio à multidão!

Foque no que é realmente importante

A crise pode desestabilizar qualquer um, inclusive, claro, o gerente de projetos. O importante aqui é manter a calma e focar naquilo que é realmente importante para a conclusão dos projetos dentro dos parâmetros estabelecidos. Se for preciso mudar o escopo ou fazer qualquer alteração no planejamento, certifique-se de que a alteração é realmente necessária e que vai contribuir para gerar resultados mais efetivos.

Para não perder o foco, estabeleça também prazos reais e factíveis, sem pressionar sua equipe para realizar horas extras, trabalhar aos finais de semana ou perder as férias para mostrar que está otimizando recursos. Como já falamos, seus recursos humanos são as pessoas, pessoas essas que precisam de descanso, lazer e qualidade de vida para trabalharem com vontade e gerarem resultados.

Tenha um plano de gerenciamento de crises

Todo projeto começa com um bom planejamento, certo? E um bom planejamento contém a descrição de todos os riscos a que o trabalho está sujeito, com sua respectiva classificação de acordo com a probabilidade de ocorrência e do perigo representado para sua conclusão.

Ao definir um plano de gerenciamento de crises, a equipe se antecipa a qualquer problema que possa vir a ocorrer no percurso normal de suas ações, podendo, assim, criar mecanismos para não permitir que os impactos sejam significativos, interrompendo ou prejudicando o trabalho como um todo.

Estudar as lições aprendidas com projetos semelhantes pode dar diversos insights para que se comece um novo projeto otimizando recursos e aumentando a produtividade da equipe. E isso significa que, mesmo em uma crise, os recursos humanos não serão atingidos com tanta força. Parece promissor, não concorda?

A otimização de custos na gestão de projetos durante uma crise requer agilidade de pensamento por parte do gerente e uma equipe devidamente comprometida com seu trabalho. Ao se construir um relacionamento de qualidade com a equipe do projeto e a direcionando para ações cada vez mais estratégicas, é possível trabalhar com menos recursos humanos e mais produtividade, bastando, para isso, adotar uma ferramenta de gestão de projetos que automatize os processos mais demorados e permita uma gestão de projetos mais enxuta.

Agora comente aqui e nos conte como otimiza os custos de gestão de projetos durante a crise! Já automatiza sua gestão de projetos? Qual das vantagens proporcionadas por essa automatização é mais benéfica para sua empresa? Compartilhe suas experiências e impressões conosco e participe da conversa!

O Project Business Intelligence, a ferramenta de análise do Project Builder, vence o Analytics Challenge powered by GoodData.

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O Project Business Intelligence, a ferramenta de análise do Project Builder, vence o Analytics Challenge powered by GoodData.

Após cinco semanas de consultoria e apoio técnico de profissionais da TOTVS, o Project Business Intelligence (Project BI) foi a solução vencedora do Analytics Challenge powered by GoodData. A escolha foi baseada em quatro quesitos – aplicação de negócio, usabilidade, potencial de mercado e utilização da tecnologia.

“A escolha pela Project Builder vem reforçar o valor que um produto baseado em Big Data pode gerar aos negócios dos nossos clientes”. Marilia Rocca – vice-presidente de negócios, nuvem e serviços de infraestrutura da TOTVS. Leia a matéria da Canaltech Corporate.

Com o Project BI você poderá mostrar o real impacto da Gestão de Projetos no seu negócio. Ele mostra quais são os projetos que realmente trazem retorno para o negócio, permitindo assim investir nos objetivos certos.

“Não é raro ver casos de gestores de projetos que gastam muito tempo para organizar informações, restando pouco para realizar ações efetivas. Por isso, desenvolvemos o Project Business Intelligence, que consolida e analisa os dados mais relevantes. Com isso, os gestores otimizam o seu tempo para colocar em prática as iniciativas mais importantes para o negócio”. Thiago Reis – Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder.

Você pode conhecer melhor os benefícios que uma solução focada em BI pode trazer para o seu negócio no e-book gratuito “Business Intelligence: Guia para dobrar sua inteligência em negócios”, que lançamos em parceria com a TOTVS e GoodData. Nele você também verá o que é necessário para usar dados de sua companhia para alavancar sua inteligência competitiva, usando o Business Intelligence a favor da sua empresa, e como explorar 100% do potencial do seu negócio para se destacar em seu mercado e tornar sua concorrência irrelevante.

A importância de um software para priorizar projetos através de dados

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A importância de um software para priorizar projetos através de dados

Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer estas escolhas através de sua intuição, mas embasado em informações. O melhor caminho para obter estes dados que serão cruciais para o processo decisório é através de um sistema de gerenciamento de projetos. Veja no post a seguir a importância de um software e como pode ajudá-lo a definir o que priorizar:

Acompanhamento em tempo real

Um software permite algo fundamental para um gerente de projetos: o acompanhamento das atividades em tempo real. Esta função permite visualizar com precisão os recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de maior tempo e quais já estão concluídas. A partir daí é possível definir como realocar os recursos, priorizando as atividades que necessitam de mais atenção para serem concluídas ou estão mais próximas da conclusão do prazo.

Relatórios do projeto

Outra ferramenta muito importante que o gerente deve ter acesso para saber o que priorizar em um projeto são os relatórios. Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente customizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais são as atividades e projetos que necessitam de mais atenção.

Identificação de gargalos

Outra grande vantagem de um bom software de gestão de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tanto de tempo, como de recursos físicos ou financeiros. Quando o gerente de projetos percebe, através do acompanhamento por tempo real ou dos relatórios customizáveis, que determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, ele deve imediatamente priorizar a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Da mesma maneira que os gargalos, um gerente deve priorizar os processos que estão consumindo mais recursos do que deveriam, ele deve identificar quais são as atividades que apresentam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e reportar os riscos para que eles possam ser discutidos pelo gerente e a equipe, antes que eles evoluam para problemas que tenham o potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos simultâneos

As dicas acima mostram como um software é útil para priorizar processos dentro de um mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum, em diversas empresas, a mesma equipe lidar com até uma dezena de projetos, o que pode se tornar um verdadeiro caos se não houver organização por parte do gerente.

Com um software é possível fazer com facilidade a alocação de horas todos os funcionários, entender como está o desempenho de cada um dos projetos e avaliar qual necessita de prioridade no momento. Ele ajuda também na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em curso. Se o gerente já possuir uma visão precisa sobre como seus recursos estão alocados nos outros projetos, ele poderá saber quais atividades deverá priorizar no novo projeto.

Para Finalizar

Vimos como um software de gerenciamento de projetos ajuda, através das informações que fornece ao gerente, identificar o que deve ser priorizado. O acompanhamento em tempo real e os relatórios apontam a situação global do projeto e permitem enxergar quais são os processos que necessitam de mais atenção e recursos.

Da mesma maneira, a identificação de gargalos e o gerenciamento de risco podem ligar o alerta do gerente sobre onde ele deve dedicar mais tempo, para evitar perda de recursos ou problemas que possam atrapalhar o andamento do projeto. Por fim, um software de gerenciamento de projetos é ainda mais importante quando o gerente está lidando com vários projetos simultaneamente, pois ele o auxilia a saber quais atividades priorizar desde o planejamento até a execução.

E você, já escolheu um software para o gerenciamento de projetos? Escrevemos um post que fala justamente sobre como escolher um software de gerenciamentto de projetos. Não deixe de conferir!

5 motivos para documentar seus processos e adotar uma ferramenta de GP

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 motivos para documentar seus processos e adotar uma ferramenta de GP

Por mais que, em teoria, a gestão de projetos tenha como premissa básica a documentação, na prática os gestores acabam não conseguindo cumprir isso à risca. Em alguns casos por não perceberem a real importância deste processo. Em outros, devido à pressão pelo cumprimento de prazos ou até mesmo por uma questão cultural da empresa.

Para esclarecer a real importância prática da documentação, elencamos aqui 5 grandes motivos que justificam a boa execução desta tarefa nos projetos adotando uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

1. Evitar atritos entre os envolvidos

De posse de tudo devidamente documentado o gestor estará evitando atritos entre os envolvidos, afinal, toda e qualquer decisão ou direcionamento definido na trajetória será endossado através do arquivamento dos documentos relativos. Ou seja, qualquer desencontro em termos de escopo, por exemplo, poderá ser resolvido com grande facilidade a partir da comprovação documental.

2. Evitar erros e retrabalho

Ao manter o histórico dos erros cometidos e também dos problemas e dificuldades enfrentados no decorrer de um projeto torna-se possível fazer com que os mesmos sejam evitados e que o retrabalhado seja minimizado. Afinal, o material necessário para evitá-los estará disponível.

3. Garantir maior eficiência operacional e gerencial

O que garante maior eficiência operacional e gerencial na gestão de um projeto é o conhecimento dos processos, dos gargalos e dificuldades, e das informações advindas de experiências anteriores. Portanto, toda esta expertise será fundamental para alcançar a tão desejada eficiência.

4. Gestão do conhecimento

Quanto mais claro, objetivo e detalhado forem os documentos relativos ao projeto melhor também para que o conhecimento seja compartilhado e bem gerenciado dentro da corporação. Afinal, os futuros gestores e envolvidos terão material de pesquisa.

5. Comprovação documental diante ao cliente

Sabemos que durante o processo de planejamento e execução de um projeto é comum que hajam alterações de escopo, atrasos justificados, alterações no planejamento de custos, além de inúmeros outros possíveis incidentes. O fato de conseguir explicar e justificar cada um destes cenários junto ao cliente passará maior credibilidade e organização junto a ele.

Os profissionais de gerenciamento de projeto são, hoje, uns dos mais cobiçados por empresas de variados portes. Isso é justificado pelo fato de que um projeto liderado por um profissional qualificado pode gerar benefícios e ganhos não só de aspectos financeiros, mas também no que diz respeito à gestão do conhecimento, definição e melhoria de processos, eficiência operacional, dentre vários outros.

Como coadjuvante, mas não menos importante, nesta função, surgem os softwares específicos para esta função: os softwares de gerenciamento de projetos. Através destas soluções é possível gerir toda a documentação envolvida em cada tarefa, atividade ou etapa, todo o planejamento cronológico, custos e requisitos. Além, é claro, de permitir a extração de relatórios comparativos entre planejado e realizado da ocupação da mão de obra por tarefa ou atividade. Algumas soluções permitem, inclusive, que os documentos sejam arquivados na nuvem com total sigilo e segurança, garantindo fácil acesso às informações independentemente do local em que o GP esteja.

E você, já coloca em prática a documentação dos processos de seus projetos? Utiliza algum software de gerenciamento de projetos como apoio? Como isto tem beneficiado a sua rotina? Compartilhe as suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários!

5 dicas para melhorar a produtividade da sua equipe de implantação

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Muitos acreditam que o amplo uso de tecnologias resolva todos os problemas nas empresas, sejam eles quais forem, não é verdade? Só que, na verdade, o despreparo e o aproveitamento indevido de certas ferramentas podem até agravar as dificuldades corporativas. A escassez de conhecimento dos softwares, o cálculo inadequado do tempo e do esforço de implementação e a falta de formação no gerenciamento de projetos, dentre outros casos, podem afetar negativamente a produtividade da sua equipe de implantação. Mas então quais práticas poderiam ser estimuladas para aperfeiçoar o rendimento do time que está introduzindo um novo sistema, método ou instrução em sua empresa? Pois é o que você vai aprender agora mesmo, com nossas 5 super valiosas dicas:

Faça um acompanhamento sistematizado

A implantação de um novo software, de uma técnica inovadora ou seja lá do que for carece de planejamento, a fim de que tudo ocorra gradual e adequadamente, certo? E esse programa de etapas a serem cumpridas deve ser aferido em todas as suas dimensões, a fim de reconhecer os setores que precisam de mais atenção e como tudo vem sendo exercitado. Nesse cenário, os resultados pontuais servem como parâmetros para que se saiba se tudo está tomando seu rumo.

Use o poder do Business Intelligence

Realize um processo de coleta, organização e análise das informações que giram no conjunto de seu negócio. Já com essa imensidão de dados coletados em mãos, explore-os à procura de padrões e faça a mineração das informações relevantes, criando relatórios e mapeando cenários e possibilidades. Assim você será capaz de compreender como estão operando os fluxos de trabalho e ter mais base para sua tomada de decisões. Falamos anteriormente em artigo aqui no blog sobre por que você precisa do Business Intelligence em sua gestão de projetos.

Compartilhe os projetos por etapas

Os funcionários não só podem como devem entender as metas e os objetivos da empresa. Mas pode ser interessante que o processo de implementação de uma inovação seja enfrentado por etapas dentro da organização, afinal de contas, nem sempre uma implantação será igualmente relevante para todos os envolvidos ou interessados no projeto. Assim, em vez de compartilhar com todos o que precisa ser feito para inserir totalmente a tecnologia na empresa, divida apenas os elementos relevantes do projeto. Tal iniciativa evitará discussões, equívocos e possíveis incertezas de seus funcionários, sem atrapalhar o andamento geral do processo.

Dê feedbacks como forma de reconhecimento

O reconhecimento é a maior das recompensas não financeiras para a realização dentro de um ambiente de trabalho, não concorda? Por isso, vale a pena demonstrar sua apreciação formal quando as metas forem atingidas e os resultados forem satisfatórios de acordo com o que era esperado. Dar feedbacks à sua equipe de implantação vai possibilitar o rápido ajuste de rumos equivocados e o reforço das atitudes propícias ao bom desempenho. Ainda não está convencido? Então leia o post que dedicamos à esse assunto.

Estimule a confiança da equipe

Incentive os profissionais do time, delegando a eles certas responsabilidades e se mantendo atento para que os serviços sejam bem executados. Defina o que fazer e como fazê-lo, além de dizer para a equipe, de maneira bem clara, o que realmente espera dela. Você vai ver como um simples alinhamento de expectativas já pode fazer maravilhas pelo ânimo da sua equipe!

Todos os expedientes acima são interessantes para qualquer abordagem de gerenciamento e implantação de projetos. Mesmo que não seja possível mudar por completo a forma com que uma empresa trabalha, a produtividade é uma busca constante de qualquer gestor. E nada impede que você experimente alguns artifícios e novos modos de pensar para conquistar mais desempenho dos funcionários envolvidos na dinâmica. Então mãos à obra!

E não deixe de comentar aqui e nos contar: você tem algum projeto de implantação para a sua empresa? O que tem feito para que tudo dê certo e saia conforme o esperado? Compartilhe suas experiências e expectativas conosco!

Planilha de planejamento de capacidade — capacity planning — para múltiplos projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Planilha de planejamento de capacidade — capacity planning — para múltiplos projetos

Digamos que você tenha diversos projetos em andamento e o seu sistema de gestão de portfólio é muito engessado — ou talvez você nem tenha um. Quando você adquiriu o software, o vendedor disse que ele fazia de tudo um pouco, mas hoje ele faz tudo menos ajudá-lo a saber sobre sua disponibilidade de recursos. Vale ressaltar que temos acompanhando esse cenário até em empresas muito grandes, ok? Logo, se essa também é sua realidade, não se preocupe, porque é muito mais comum do que se imagina.

Recentemente publicamos um artigo que explicava o que é capacity planning — se você ainda não o leu, saiba que sua complementação a este artigo é essencial. De um lado você tem um time composto por analistas de negócios, desenvolvedores e testadores, enquanto do outro tem demandas que mais parecem Gremlins que não param de se reproduzir. Neste momento já está com cinco projetos em andamento e não consegue nem entender como tudo isso se encaixa! Para poder entregar todas essas demandas e projetos, de quantos recursos realmente precisa? O que acontece com seus outros projetos se um deles atrasar por mais uma semana? O que acontece se algum membro do seu time pedir demissão?

Para ajudá-lo a responder essas e tantas outras perguntas, preparamos uma planilha que certamente o ajudará a visualizar seu capacity planning — e você pode fazer o donwload aqui. Quem já usa o Project Builder consegue saber facilmente sua disponibilidade para assumir mais projetos ou identificar quando o recurso estará disponível ao usar o mapa de alocação.

Com a camada pessoas do Project Builder, o usuário tem essa visualização e sabe exatamente como está a alocação dos seus recursos para o próximo período.

Entre a duração dos seus projetos e o número de cada tipo de recurso, use os botões do cursor para movimentar seus projetos e se deslocar para trás na linha de tempo. Note que, quando isso é feito, o gráfico no topo muda. E atenção: se qualquer uma das linhas do gráfico passar por cima da linha de capacidade, você tem um problema!

Contudo, se você ainda está dando seus primeiros passos no capacity planning, a planilha aqui disponibilizada será de grande valia. Para quem já superou esse início e está buscando a alta performance, praticamente não há outro caminho: uma ferramenta de gestão de projetos será o próximo passo a dar. Então fique à vontade para conhecer melhor o Project Builder fazendo um teste gratuito clicando no link.

Agora gostaria de receber suas opiniões: o post cobriu os pontos principais ou você ainda precisa de mais? Mande aqui seu comentário e divida suas impressões comigo! E se o artigo foi útil, não deixe de compartilhá-lo com seus amigos!

10 passos para ser um gerente de projetos admirado

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 10 passos para ser um gerente de projetos admirado

Você tem na ponta da língua os fatores que tornam um projeto bem-sucedido: prazo cumprido, escopo entregue com qualidade, custos precisamente calculados sem sobras nem faltas. Mas esse cenário está longe de ser uma realidade, certo?

A maioria dos projetos sai do roteiro previsto inicialmente. Cabe ao gerente de projetos tomar decisões que ofereçam o melhor resultado possível ao cliente e às demais partes interessadas. Para ajudar a trilhar esse caminho das pedras, reunimos 10 passos rumo ao sucesso.

1. Estabeleça parâmetros

Você só saberá se atingiu ou não o sucesso se tiver indicadores que o comprovem. Identifique, em seu projeto, quais são as prioridades, o que não pode faltar de jeito nenhum, o que vai deixar o cliente mais satisfeito, o que vai tornar sua equipe mais produtiva e motivada. Nem tudo pode ser 100% contemplado. Estabeleça previamente o que será considerado bem-sucedido ao final do projeto e o porquê disso.

2. Seja mais correto e menos simpático

Não estamos dizendo para sair dando patadas por aí. Ao contrário, é sempre recomendável o trato gentil com sua equipe e, sobretudo, com o cliente. Mas há decisões difíceis que precisam ser tomadas. Fazer a equipe trabalhar horas extras, exigir mais recursos para a entrega de uma tarefa ou alterar o escopo não são propostas muito simpáticas. Se o resultado e a qualidade final dependerem disso, não tenha dó. Alguém tem de fazer o trabalho sujo. Nesse caso, os fins justificarão os meios.

3. Ofereça treinamento e suporte

Quando um projeto é entregue ao cliente, nem sempre ele o compreende em sua totalidade. Se for um projeto de TI, por exemplo, os usuários devem ser treinados para utilizar as soluções criadas. Existem casos em que o projeto é considerado um fracasso porque não foi explorado em sua totalidade por quem está na ponta. Capacitação nunca é demais. Além disso, durante os primeiros meses pós-implementação, vale a pena dar uma atenção ao cliente em caso de dúvidas.

4. Esclareça os papéis e as responsabilidades

Pode parecer surpreendente afirmar que é bastante comum as pessoas não saberem seus papéis nos projetos. Fica uma zona cinza de atribuições, em que não está definido até onde vai a participação de um e de outro. As responsabilidades também ficam suspensas. Se o projeto vai bem, não falta pai da criança. Quando vai mal, a culpa é sempre do estagiário.

Quando não há clareza sobre qual o papel de cada um, é difícil saber o que se espera como resultado nas entregas. Não há parâmetro de sucesso, não há uma meta. A solução é investir na comunicação facilitada e na documentação.

5. Desenhe um fluxo de trabalho

Em complemento ao passo anterior, sugerimos que deixe claro qual é o fluxo de trabalho. Uma coisa é cada um saber o seu papel individualmente e o que se espera dele. Outra coisa é todos entenderem qual o contexto em que estão inseridos, em que momento são decisivos e para qual direção caminha o resultado de seu esforço. Isso se resolve com um fluxo de trabalho transparente.

6. Saiba dizer não

Quando você entrega um projeto, quantas vezes tem de ouvir: “pode incluir só mais uma coisinha aqui ou ali?”. Mal sabe o cliente que essa “coisinha” interfere em todo um sistema por trás que não é nada simples de ser codificado. O custo dessa suposta pequena alteração poderia extrapolar absurdamente o orçamento. Pedidos de inclusões no escopo são situações comuns para gerentes de projetos. Saiba estabelecer um limite para esse tipo de alteração, com avaliação de custo, prazo e tamanho do impacto que causaria.

7. Previna-se de riscos

As crises existem. Ponto. Só não sabemos exatamente quando e como vão ocorrer. Não temos bola de cristal, mas podemos nos preparar para o pior cenário possível. Desde o início do planejamento, passando pela execução até um breve período pós-lançamento, estipule quais os possíveis riscos que o projeto corre e prepare-se para evita-los ou combatê-los.

8. Registre tudo

Seja camarada consigo mesmo e com seus colegas. Documente tudo de forma adequada e organizada. Isso evitará o retrabalho ao iniciar um próximo projeto semelhante, lhe dará a segurança de comprovar que as etapas foram cumpridas e de que maneira, tranquiliza os stakeholders no decorrer do processo, enfim, é só vantagem.

9. Teste tudo, sempre

Quando entregamos um projeto, não podemos simplesmente dizer que “la garantía soy yo”. O cliente não vai confiar em seus belos olhos. É preciso testar tudo de forma minuciosa para que ele tenha a certeza da qualidade do que está sendo entregue. O patrocinador quer ver o retorno de seu investimento. Você e sua equipe se dedicaram exaustivamente. Não estrague tudo ao entregar um projeto inacabado ou com defeito por falta de testes.

10. Deixe um legado

A melhor herança que você pode deixar é o seu exemplo. Siga o caminho correto e facilite a vida das pessoas que estão à sua volta. Ao seguir esses passos, você estará criando um modelo a ser reproduzido pelos próximos gerentes de projetos que trabalharão na sua empresa. Você só terá a ganhar como profissional, ao valorizar-se no mercado, e inspirará atitudes recomendáveis na área de gestão de projetos que está em rápido crescimento no Brasil.

Você concorda com o que falamos acima? Deixe seu comentário!

5 passos para eliminar atrasos nas entregas de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em 5 passos para eliminar atrasos nas entregas de projetos

O que é um projeto de sucesso? De uma forma ampla, podemos dizer que são aqueles que atendem os requisitos de escopo, prazo, custos e qualidade, e que conseguem entregar o valor esperado ou proporcionar o devido retorno do investimento. Quando começamos a analisar mais a fundo, entretanto, percebemos que todas essas características estão relacionadas. Atrasos nos projetos, por exemplo, podem não conseguir proporcionar o retorno de investimento originalmente planejado, por perder janelas de oportunidade de negócios importantes.

Dentre os diversos males que afligem a condução de projetos, percebemos que o gerenciamento do tempo é justamente um dos pontos mais críticos para o sucesso. Entretanto, sistematicamente, percebemos que um número elevado de projetos sofre atrasos, por falta de planejamento, por dificuldades de comunicação, por uma má avaliação dos riscos envolvidos e por diversos outros fatores que um bom gerenciamento de projetos pode tratar.

Os atrasos nos projetos têm sua origem no atraso de pacotes de trabalho que fazem parte do caminho crítico. Ou seja, o fluxo de execução de atividades que, por razões de interdependências, ocorrendo atraso em uma delas, cria-se um efeito dominó, fazendo com que todas as demais também sofram atrasos por iniciarem mais tarde. Isso impacta na entrega final do produto do projeto. Dessa forma, deve-se evitar a todo o custo qualquer tipo de atraso nas entregas resultantes de atividades executadas no caminho crítico do projeto.

Os motivos que levam aos atrasos são muitos, desde uma falta de visibilidade do andamento das atividades por parte do gerente do projeto, como problemas de planejamento e comunicação. Em todos os casos, a rapidez na identificação desses problemas e a agilidade na resposta é ponto chave para a garantia dos prazos planejados. E o uso das ferramentas é técnicas adequadas é instrumental para fazer isso acontecer.

Com o uso de uma ferramenta adequada é possível entregar os projetos dentro do prazo determinado. Confira abaixo:

Passo 1 – Planejamento colaborativo

O bom planejamento é um fator crítico para o sucesso de qualquer projeto. Quando esse planejamento ocorre de forma colaborativa, seus resultados são ainda mais expressivos, pois refletem de forma mais direta as percepções e experiências da equipe como um todo.

A ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece esse tipo de recurso conta com um grande diferencial em relação às demais, na medida que os planos elaborados de forma colaborativa contribuem muito para o cumprimento dos prazos.

Passo 2 – Integração

A integração entre áreas e pessoas em um único ambiente proporciona ganhos de produtividade e um maior nível de controle. Ao adotar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que promova essa integração, as empresas fazem com que o trabalho flua melhor entre os integrantes da equipe e exista maior visibilidade do andamento do projeto, evitando surpresas desagradáveis quanto ao verdadeiro andamento das atividades.

Passo 3 – Agilidade

A facilidade no controle e recursos que permitam uma rápida resposta e correções ágeis fazem com que o andamento do projeto seja mais suave e possa sofrer alterações sem comprometer os prazos finais. Um replanejamento complexo, sem as devidas ferramentas, pode se tornar um ônus e comprometer, por si só, prazos importantes do projeto.

Passo 4 – Metodologia

Diferentes projetos utilizam diferentes metodologias, muitas vezes baseadas em recomendações ou conjuntos de boas práticas distintas. Assim é com o PMBOK, Gerenciamento Ágil de Projetos, PM Canvas, Prince2, entre outros. A capacidade da organização de utilizar a metodologia adequada ao tipo de projeto e, principalmente, contar com ferramentas que adaptem-se a essas metodologias, é um elemento determinante no bom acompanhamento do projeto e no cumprimento dos prazos.

Passo 5 – Fácil acesso

Nas organizações vivas de hoje, a facilidade de acesso torna-se um dos principais pontos de produtividade e eficiência, traduzindo-se em bom uso do tempo e, consequentemente, em prazos cumpridos. Ferramentas que permitam o acesso remoto e fácil a partir de qualquer dispositivo e em qualquer ambiente computacional fazem uma grande diferença no tempo de resposta e em todos os passos anteriores, proporcionando fluidez no trabalho e um melhor desempenho da equipe como um todo.

Como vimos, o cumprimento de prazos é algo relativamente fácil de se obter com o uso das ferramentas adequadas. Um bom sistema de informação permite que o acompanhamento dos projetos ganhe em agilidade, conte com uma equipe mais envolvida, e proporciona um maior nível de controle. Tudo isso acaba refletindo-se em um melhor gerenciamento do tempo nos projetos, evitando que os indesejáveis atrasos ocorram.

Passo a passo da proposta comercial

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O gerenciamento de projetos começa a partir de um contrato fechado com o cliente. Mas, com a crise, adquirir clientela nova para o seu negócio pode não ser uma tarefa muito fácil. Afinal, entre o processo de prospecção e a conclusão da compra (ou fechamento do acordo), existe uma etapa muito importante representada pela proposta comercial.

Ela traz elementos essenciais como escopo, o que será feito e o que não, qual o prazo estimado e o porte do projeto e, principalmente, qual o investimento necessário para sua implementação. Portanto, para conquistar mais compradores é preciso apresentar uma proposta comercial encantadora.

Se você pretende superar as metas da sua empresa, reavalie seu modelo de proposta e confira neste artigo um passo a passo detalhado para alavancar sua carteira comercial — e o mais importante: impressionar seus prospects. Continue a leitura!

1. Entenda a autoridade da proposta comercial

Primeiramente, é necessário entender as funções da proposta para, depois, começar a elaborá-la. Antes de fazer uma visita a um freguês em potencial, por exemplo, é recomendada a conferência dos reais objetivos dele (aqueles apurados ainda na prospecção).

Isso porque alguns aspectos podem passar despercebidos, comprometendo sua argumentação e desvalorizando uma proposta que tinha tudo para ser diferenciada e atrativa.

Portanto, se coloque no lugar do consumidor e guie-se de forma eficiente por esses padrões cruciais na elaboração do documento.

Argumentação digital

Claro que todo vendedor exemplar precisa exercitar sua argumentação pessoalmente. Mas não adianta ter boa lábia para o usuário topar fechar negócio.

É preciso saber organizar as ideias “no papel” — impresso ou enviado por e-mail —, para deixá-lo seguro de que seu negócio oferece uma oportunidade irrecusável.

Dessa forma, a proposta comercial serve para pautar a performance do consultor e vice-versa. Por isso, uma boa elaboração depende:

— Da necessidade do cliente, captada na fase da prospecção;
— De apontamentos sobre o que a empresa oferece de melhor para cada caso;
— Da personalização: para que o cliente sinta que ela se encaixa perfeitamente em seus objetivos;
— Da menção a informações decisivas dos produtos ou aos serviços que você fornece de forma didática, para que funcionem de modo atraente.
— Devido a essa importância, é fundamental saber formular um documento completo para atrair um novo comprador e até fidelizar os antigos.

2. Organize as informações

Por falar em saber organizar, antes de abrir o arquivo para montar a proposta, verifique os cálculos que você possui e possíveis documentos para anexar, colocando planilhas e cronogramas em ordem para agilizar o processo.

Afinal, no universo corporativo, tempo é dinheiro e você não precisa gastar muitas horas formulando uma proposta — até porque os programas de planilhas eletrônicas são uma “mão na roda” nesse quesito —, desde que sejam considerados atenciosamente os elementos que apontaremos adiante.

Por ora, providencie uma pasta com capa e logomarca personalizadas da sua empresa. O papel timbrado também é válido, porque confere mais autoridade e solidez à proposta.

Layout caprichado

Além da organização, outro fator que desperta a admiração do consumidor é o layout, que deve ser impecável, sobretudo se sua proposta precisa de cronogramas ou organogramas.

Analise também os tamanhos das fontes e, se houver necessidade, inclua imagens, tabelas e gráficos para facilitar o entendimento. Agora sim, vamos ao conteúdo em si:

3. Defina o escopo

É o item básico de cada projeto. Por consequência, é também o coração da proposta comercial. Este documento deve conter tudo o que for previsto para a implementação de um projeto.

Dependendo da complexidade de cada etapa, é importante ressaltar detalhes como itens de segurança, materiais específicos que serão necessários e a mão de obra especializada.

Nessa etapa, você vai:

— Definir e controlar o que ESTÁ e o que NÃO ESTÁ no projeto;
— Checar se todo o trabalho está sendo feito;
— Não aceitar adições ao escopo fora do processo de mudança;
— Garantir que as mudanças se encaixam no objetivo do projeto;
— Evitar horas extras, devido a retrabalho, ou trabalho desnecessário.

4. Destaque as vantagens do produto

Mesmo que o comprador já conheça o seu produto ou serviço por meio de reuniões com a equipe de vendas ou pesquisas que ele já realizou sobre o assunto, saiba que a proposta comercial também serve para apresentar as funcionalidades do que está sendo oferecido, enfatizando os benefícios que podem ser trazidos com a sua aquisição.

Por isso, é importante apresentar informações personalizadas, mostrando que a negociação vai de encontro às expectativas e às necessidades demandadas pelo cliente.

Mas tenha clareza durante a produção deste conteúdo e evite termos muito técnicos que podem confundir ou comprometer o acordo!

5. Seja objetivo fora do escopo

Mantendo este foco, é melhor prevenir do que remediar: para evitar que o cliente solicite algo não previsto, a proposta comercial avisa de antemão os requisitos que não estarão contemplados.

Assim, o cliente terá mais clareza sobre o que será feito ou não. O fato é que ele deve receber aquilo que solicitou — nem mais, nem menos.

6. Inclua o mapa do projeto e a avaliação de porte

Saber dos prazos e no que consistirá cada etapa é fundamental. A utilização de mapas ou diagramas pode ser uma boa opção, pois é uma forma eficiente de apresentação do projeto ao cliente.

Esse documento ajuda a esclarecer os passos da implantação. Avalie também o porte do projeto com métricas adequadas.

7. Considere o cronograma e a lista de entregáveis

Um cronograma é pré-requisito para dar a noção dos prazos, mas não precisa ser detalhado na proposta comercial. Defina apenas os marcos e as principais entregas.

A lista de entregáveis, por sua vez, deve ser bem completa. É preciso especificar para o cliente o que ele vai receber e qual é o prazo de cada tarefa.

8. Informe sobre o investimento

É o momento de dizer o investimento que deve ser feito no projeto. Não se esqueça de incluir a forma de pagamento. Uma prática corrente é condicionar pagamentos às entregas.

9. Destaque a reputação da empresa

Um cliente pode não ter conhecimento total da sua capacidade técnica. Reserve este espaço na proposta comercial para se apresentar e valorizar sua empresa.

Descreva o histórico da companhia, as certificações e os prêmios conquistados. Reforce elementos positivos, como avaliações de outros clientes e solidez financeira, que consolidam a imagem do seu trabalho.

10. Vincule somente esclarecimentos importantes

Alguns documentos só devem ser incluídos se forem realmente necessários. É o caso de plantas, gráficos, planilhas mais detalhadas, esquemas, mapas e outras informações que deixarão sua proposta mais completa, mas só devem ser utilizadas caso seja preciso explicar um item minuciosamente, para uma melhor compreensão do leitor.

11. Apresente soluções extras

Eventualmente, o cliente pode contratar um serviço com sua firma e fechar outro tipo de trabalho que vocês também oferecem com uma companhia concorrente.

Isso não significa que ele não tenha gostado da sua empresa, mas sim que ele pode não estar ciente do catálogo completo de alternativas que vocês oferecem.

Por isso, é interessante aproveitar a oportunidade da proposta comercial para apresentá-lo a outras possíveis opções que seu negócio oferece.

Nesse caso, tenha a sensibilidade de perceber se tais serviços realmente se encaixam no projeto que o cliente busca no momento atual, já que oferecer soluções que não tenham nada a ver com os objetivos prejudica drasticamente a intenção de uma proposta eficaz, minando sua intenção inicial.

12. Finalize com o CTA

Outra ferramenta importante para consultores curiosos quanto às atuais demandas do mercado, que desejam aprimorar seu poder de convencimento, é o call to action, ou CTA.

Trata-se de uma estratégia do marketing digital que estimula o comprador a realizar uma ação e, portanto, vem a calhar no momento da construção da proposta comercial, não é mesmo?

Para utilizá-la corretamente, acrescente algumas expressões chamativas como “conheça as novas promoções deste mês” ou “ligue agora para efetivar a proposta com nossos vendedores” ao final do documento.

Tenha em mente que, dentro de uma proposta bem-sucedida, simples expressões podem fazer toda a diferença. Pode apostar!

13. Revise antes de enviar

Mas tão indispensável quanto se debruçar sobre essas sugestões para a preparação de propostas comerciais é revisar todo o conteúdo antes de encaminhá-la ao prospect.

Por isso, leia atentamente todos os tópicos — deste artigo e da sua proposta —, revise gráficos e tabelas e confira a resolução das imagens.

Além disso, também é essencial corrigir a gramática e a ortografia utilizadas no documento, já que ambas são decisivas para uma proposta bem construída, organizada e sem erros ou dados incorretos, que não devem passar despercebidos aos olhos exigentes da clientela.

Dessa forma, é possível garantir a qualidade e a efetividade do documento que será encaminhado.

Sabendo quais são as estratégias mais relevantes, você já está apto para começar a traçar suas propostas com um olhar diferenciado, de quem possui capacidade de sobra para estimular o encantamento de seus fregueses e alavancar sua rentabilidade, mesmo com a crise!

Esperamos que nosso passo a passo te ajude na sua próxima proposta comercial! Compartilhe esse conteúdo nas redes sociais (Facebook, LinkedIn, Twitter e Google +) e ajude seus amigos!

A arte de negociar: cronograma e orçamento

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A arte de negociar: cronograma e orçamento

Identificamos que as questões que mais exigem negociações em projetos geralmente caem em uma das três categorias principais: escopo, cronograma ou orçamento.

Na parte 1 desta série, discutimos negociações sobre impactos de escopo no seu projeto. A menos que o gerenciamento esteja sendo microgerido pela gerência executiva ou pela diretoria, o papel do negociador – pelo menos na perspectiva do cliente – recai sobre o gerente de projetos. Na parte 2 da série, olharemos mais de perto as negociações de cronograma e orçamento e a melhor forma de lidar com o seu cliente.

NEGOCIAÇÕES DE CRONOGRAMA

As negociações sobre cronograma podem assumir muitas formas. A mais comum atualmente é o pedido de funcionalidade aparecer mais cedo do que o esperado. Se for apropriado, uma solução é fazer abordagens em fases, ou seja, é preciso negociar com o cliente para implementar um trabalho em etapas. Isso pode ser feito seguindo os passos descritos abaixo:

• Revisar a solicitação para a funcionalidade;
• Debater com os experts da equipe de entrega;
• Refazer um plano de projeto alternativo para mover a funcionalidade solicitada para o início do cronograma;
• Documentar uma narrativa para o cliente delineando os próximos passos para fazer o projeto acontecer;
• Conduzir uma reunião formal com ambas as equipes para apresentar a proposta.

Basicamente, a proposta é reestruturar prioridades e mover a funcionalidade necessária para um ponto anterior no cronograma, implementá-la e criar fases posteriores para as funcionalidades restantes. Isso poderá impactar o orçamento, mas ao mesmo tempo dará ao cliente a funcionalidade que ele precisa desesperadamente. E quando alguém precisa desesperadamente de um trabalho, provavelmente estará muito disposto para aceitar um aumento no orçamento.

NEGOCIAÇÕES DE ORÇAMENTO

As negociações de orçamento mais comuns costumam ser sobre os recursos mais caros que são necessários ou solicitados no projeto ou a necessidade de algum treinamento inesperado do cliente.

No caso dos recursos caros, se ele é garantido pelo projeto devido a algumas necessidades não documentadas por parte do cliente, então o caminho está aberto para “vender” ao cliente o recurso mais caro. Se for o contrário, ou seja, se a organização de fornecimento avaliou erradamente os recursos necessários, será preciso ter um alinhamento com a gerência sênior para fornecer ao seu projeto o recurso mais qualificado e não repassar esse custo para a conta do cliente. Como gerente de projetos, é ainda preciso explicar isso para o cliente – nunca perca uma oportunidade de ganhar uma satisfação adicional do cliente, que deve saber que você está sempre brigando por ele.

No caso de um cliente não ter percebido a necessidade de algum treinamento (geralmente devido a um problema de comunicação durante o processo de vendas), mas ainda assim é necessário, podemos trabalhar com o cliente para encontrar opções. Pode funcionar bem coordenar com o cliente o preço de uma sessão de treinamento no local do cliente ao invés de fazer o cliente enviar todos ao departamento de treinamento. Isso resulta em economias significativas de custos para o cliente enquanto traz novos fluxos de receita para os departamentos de sua própria organização.

Para a maior parte desta série, lidamos com negociações de clientes. Entretanto, a necessidade de negociar também surge regularmente em sua própria organização à medida que você trabalha para obter recursos, equipamentos, orçamento, etc. Um bom gerente de projetos utiliza a experiência de uma história de relações com clientes que lhe permitiu efetivamente negociar por objetivos no seu projeto com todos os envolvidos.