Vivemos em uma época de oportunidades ímpares para a inovação, não é verdade? Com o advento da internet, o crescimento da relevância das redes sociais e a verdadeira revolução causada pela computação em nuvem e pelas tecnologias open source, o custo tanto de desenvolvimento como de implementação de soluções se torna cada vez mais baixo.

No entanto, os índices relacionados a projetos bem-sucedidos não melhoraram proporcionalmente: a maioria, infelizmente, ainda fracassa. Segundo dados do Chaos Report 2009, do Standish Group International, houve, na verdade, uma queda no percentual dos êxitos, atingindo apenas 32% dos trabalhos concluídos dentro do prazo, do orçamento e com recursos e funções previamente acordados. De acordo com essa mesma pesquisa, 44% dos projetos se atrasaram e estouraram o orçamento, enquanto os outros 24% foram cancelados antes mesmo de sua conclusão. Alarmante, não concorda?

Pois foi exatamente pensando nesse cenário nada favorável que resolvemos preparar este artigo, a fim de explicar um pouco mais sobre o que de fato é a gestão de projeto on-line e como sua implantação pode atuar de forma relevante no sucesso dos trabalhos da sua organização. Ficou curioso? Então confira agora mesmo:

Começando pela definição de projeto on-line

A gestão de projeto on-line nada mais é que a centralização de todos os dados de um trabalho — ou mais — em um ambiente web, que automatiza as principais rotinas de gestão de projetos por meio de uma plataforma geralmente bastante colaborativa. A virtualização desses projetos normalmente se dá com o apoio de um software já testado, de renome no mercado, ou de um programa próprio, desenvolvido pelo departamento de TI da empresa. A adoção de uma ferramenta on-line já consolidada ou o desenvolvimento interno de um sistema é um importante passo na busca da maturidade empresarial, tornando a gestão de projetos mais profissional e otimizando processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento de projetos.

O Project Builder, por exemplo, foi desenvolvido justamente pela demanda de um cliente que desejava levar as informações de seu MS Project para um ambiente colaborativo, uma vez que trabalhava com profissionais geograficamente distribuídos. Até fizemos um estudo recente com nossa base de clientes e identificamos que, ao se utilizar o Project Builder, tem-se uma economia de cerca de 20 minutos por dia — por cada membro da equipe — e 10 minutos diários diretamente relacionados ao gerenciamento de projetos por gestor. Assim, ao adotar a gestão de projetos on-line, gera-se uma economia de tempo extremamente significativa ao longo de um ano. Caso queira quantificar a economia real que sua área de projetos pode conquistar, utilize nossa calculadora de ROI!

Passando pelos controles arcaicos

Aqui na Project Builder não nos cansamos de ser surpreendidos por empresas de grande porte gerenciando carteiras milionárias com controles extremamente arcaicos — como planilhas eletrônicas manuais, software instalados localmente ou até mesmo única e exclusivamente pelo combo e-mail mais memória dos envolvidos e telefone. Tudo bem que esses métodos até funcionam — apesar de não muito bem —, permitindo o controle dos projetos em muitas empresas. Seu maior problema é, no entanto, a exigência de um esforço muito maior para levar a resultados efetivos, gerando um grande risco de se utilizar informações incorretas na tomada de decisão, além de, nesses moldes, a governança ser limitada, uma vez que não se controla o acesso e a edição das informações.

Considerando que, no quesito departamento de projetos, o maior custo da companhia é o salário dos gestores e dos especialistas, qualquer economia no tempo de gestão e na concreta execução dos projetos já pode representar uma ampliação na capacidade de execução de trabalhos simultâneos e na otimização de recursos humanos, permitindo, assim, um melhor acompanhamento da alocação dos recursos e uma melhor utilização dos especialistas da empresa.

Incluindo a segurança de acessos

Na gestão de projetos on-line, os dados ficam centralizados em uma única ferramenta, sendo que cada usuário acessa as informações por meio de uma identificação pessoal. Assim, o administrador do sistema pode controlar o que cada um dos perfis de usuário pode ou não pode acessar ou fazer, garantindo a plena segurança das informações.
Um maior controle nessa área garante um constante monitoramento de dados sigilosos e estratégicos, assim como o rápido rastreamento e a devida correção de erros típicos de distribuição e armazenamento. Isso sem contar a facilidade gerada pelos backups automáticos, que permitem resgatar e recuperar informações dentro de um determinado período. Lembra-se da última vez em que perdeu sua planilha? Pois em um ambiente on-line isso poderia ser facilmente evitado ou até revertido!

Chegando à agilidade na tomada de decisões

Outro grande benefício da gestão de projetos on-line é relativo a seu caráter imediato. Uma vez que os membros da equipe atualizam as informações sobre a execução dos trabalhos em tempo real, a agilidade na identificação de uma possível crise ou no reconhecimento de uma grande oportunidade torna o processo — e, consequentemente, a empresa — mais dinâmico e ágil, possibilitando uma tomada de decisões cada vez mais assertiva.

Como quem gerencia projetos normalmente concentra seu tempo em duas tarefas centrais — a coleta de informações sobre a execução do trabalho e a distribuição dessas informações para todos os envolvidos —, com tudo acontecendo no mesmo ambiente, já se automatiza pelo menos 50% da empreitada. No Project Builder, por exemplo, à medida que os membros da equipe executam registros, o gerente do projeto é notificado e pode acompanhar, em tempo real, o avanço do plano rumo à sua conclusão.

Fechando com a automatização da comunicação

Por meio de um software on-line de gerenciamento de projetos, a comunicação deixa de ser reativa — sendo necessária uma ação após o corrido —, passando a ser proativa — durante o ocorrido, sem a necessidade de ação corretiva. Essa simples mudança torna a comunicação automática, avisando sobre as atividades devidamente concluídas, as tarefas que, na verdade, deveriam ter sido concluídas, mas não o foram, e relatando paralisações e a ocorrência de eventos importantes — como marcos e reuniões que se aproximam.

Toda essa revolução nos processos torna a colaboração mais dinâmica e permite que o gerente de projetos se concentre no que realmente importa e, normalmente, é negligenciado, como o desenvolvimento dos membros da equipe, a geração de feedbacks construtivos, o registro de lições aprendidas e o monitoramento da evolução dos riscos, por exemplo.

Viu só como levar sua gestão de projetos para o ambiente on-line — e, consequentemente, em tempo real — é um passo fundamental a ser dado por toda e qualquer companhia? Como já falamos no passado, é muito importante começar com o pé direito e preparar bem a empresa para adotar uma boa metodologia de gestão de projetos.

Aqui na Project Builder já ajudamos algumas empresas a mudarem seus modelos de gestão de projetos. É o caso da revista Seleções, que tinha um desafio muito grande pela frente: coordenar os lançamentos das campanhas executadas por diferentes departamentos da companhia. Substituindo, com a adoção do PB, uma grande planilha eletrônica, foi possível liberar os colaboradores previamente encarregados de atualizar esse enorme formulário e de buscar informações para que passassem a focar exclusivamente no sucesso das campanhas — você pode conhecer mais sobre o case nesse vídeo!

Agora comente aqui e nos conte quando pretende investir na gestão de projetos on-line! E se precisar de algum tipo de ajuda, bata um papo com um de nossos consultores! O artigo foi útil? Então o compartilhe com seus contatos! Já imaginou que pode muito bem existir um gerente de projetos perto de você precisando dessas informações?

A gestão de projetos já é um assunto conhecido e muito difundido dentro das empresas atualmente. Agora, o grande desafio das organizações é como coordenar simultaneamente diferentes projetos, que pedem por recursos, atenção e demandam gestão. Não é difícil encontrar empresas usando como sinônimo os conceitos de gerenciamento de programa, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de múltiplos projetos. Essa confusão pode gerar impactos negativos na gestão do negócio e comprometer resultados no longo prazo.

Aprenda no post de hoje a diferenciar os conceitos de gerenciamento de programa, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de múltiplos projetos.

Diferenciando os conceitos

A melhor forma de diferenciar esses conceitos é que um programa está diretamente relacionado a um grupo de projetos gerenciados, que necessitam ser conduzidos de forma coordenada para obter benefícios que seriam inacessíveis se gerenciados de forma independente. Por sua vez, um portfólio (ou carteira) refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho, a fim de atingir os objetivos estratégicos de negócios. Nesse contexto podemos exemplificar um Portfólio de Projetos de TI (Tecnologia de Informação), que englobam todos os projetos desta área.

Mas, e os múltiplos projetos?

A grande dificuldade de compreender a diferença entre esses conceitos acontece pelo fato de que ambos tratam do gerenciamento de mais de um projeto executados simultaneamente. Sua definição é muito simples: a gestão de múltiplos projetos consiste no gerenciamento da alocação de recursos entre as atividades de vários projetos que competem pelos mesmos recursos. Contudo, nesse caso, não está associado a uma carteira de investimento ou a um objetivo maior.

Onde é aplicada a gestão de múltiplos projetos

Este modelo de gestão de projetos é muito comum em empresas de prestação de serviço, onde o projeto é o produto final a ser entregue ao cliente. Como exemplo podemos citar empresas de TI que comercializam ERPs (sistema de gestão empresarial). Nelas, a gestão de múltiplos projetos, com o apoio de um software apropriado, auxilia a coordenar a alocação de diferentes consultores (recursos) em projetos de clientes distintos, com o objetivo final de colocar o ERP para funcionar em todos eles, cumprindo atividades e prazos de entrega. Confira o case da Artsoft Sistemas.

Em um ambiente onde os recursos são limitados, é muito comum que os projetos os compartilhem. Logo, um problema frequente na gestão de múltiplos projetos é a alocação de recursos concorrentes, afinal, independentemente de sua origem, todos os programas e projetos do portfólio geralmente competem por esses mesmos recursos.

Gestão de múltiplos projetos x gestão de portfólio de projetos: entenda as diferença

A gestão de múltiplos projetos pode ser diferenciada da gestão de portfólio sob quatro aspectos. No que se refere ao propósito. A gestão de portfólio trata da seleção e priorização de projetos, enquanto a gestão de múltiplos projetos trata os problemas da alocação de recursos neste ambiente. Veja como a Tree Tools superou os desfios da alocação de recursos.

Já sob o aspecto de foco, a gestão de portfólio trata questões estratégicas, enquanto a gestão de múltiplos projetos aborda os problemas táticos de planejamento e controle. A ênfase da gestão de portfólio está em horizontes de tempo mais longos, enquanto a gestão de múltiplos projetos trata problemas do dia a dia e de curto prazo. O último aspecto abordado, então, é o da responsabilidade. O gerenciamento do portfólio fica a cargo da alta administração, enquanto o gerenciamento de múltiplos projetos é de responsabilidade de gerentes de projetos e de recursos.

Como está a gestão de múltiplos projetos em sua empresa? Compartilhe sua experiência através dos comentários.

Recessão, inflação, dólar em alta. Em um ano em que a crise assombra empresas de diversos portes, o desenvolvimento de estratégias de negócios passa a ser visto como uma necessidade para sobreviver a este cenário.

Para não andar de lado, as organizações precisam identificar a correlação entre os projetos a serem realizados e a conquista dos objetivos planejados. Isto é um grande desafio que pode ser minimizado com o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos, para dar o andamento correto às iniciativas e objetivos do planejamento estratégico.

 Estratégia e Projetos

A estratégia diz “o que” vai ser feito para se atingir os objetivos e desafios. O projeto evidencia “como” fazer. OK, até ai tudo bem. Mas por que razão as organizações têm tantas dificuldades em implementar suas estratégias? Como facilitar a busca por melhores resultados? Como monitorar a ligação entre os planos estratégico, tático e operacional?

O primeiro passo para se resolver qualquer problema é conhecê-lo melhor. Por mais óbvia que esta afirmação possa parecer, muitas organizações têm dificuldade em responder uma simples pergunta: Onde estamos? Com esta questão esclarecida, o próximo passo é responder: Onde queremos estar daqui a cinco anos? Como? Quais iniciativas vamos implementar para garantir os diferenciais competitivos que nos permitirão entregar mais valor aos nossos clientes?

Pode parecer que não, mas, uma vez compreendido o “momento” da organização e definidos os próximos passos a serem executados, 50% do trabalho está feito. No entanto, tão desafiador quanto conceber uma boa estratégia é implementá-la com sucesso. A utilização de uma ferramenta que permita endereçar responsáveis, definir prazos, estabelecer intervalos de acompanhamento e, além disso, fazer a conexão entre os projetos e os objetivos estratégicos, amplia muito as chances de sucesso.

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Montar uma equipe de TI especializada e eficiente dentro da empresa pode ser bem desafiador hoje em dia, não é mesmo? Pois exatamente por isso é sempre bom lembrar que existe a opção da terceirização do serviço. Mas será que essa é mesmo a melhor opção? E será que existe apenas uma resposta certa para essa pergunta? Se você também fica em cima do muro em relação a essas questões, confira nosso post de hoje e conheça tanto as vantagens como as desvantagens de cada alternativa! Assim você certamente terá condições de fazer a melhor escolha para sua própria empresa. Então acompanhe:

Pequenas empresas

Nas pequenas empresas, a demanda de TI costuma ser reduzida, sendo que as principais atividades desenvolvidas pela equipe normalmente se resumem a administrar o ambiente de rede da empresa e dar suporte aos usuários, além de fazer cópias de segurança de seus dados. Nesse caso, pode não valer a pena contar com uma equipe interna de TI, uma vez que o nível de complexidade do serviço é menor e as atividades podem ser facilmente terceirizadas, sem perda de qualidade na resolução das tarefas e contanto que sejam definidos prazos para o devido atendimento aos usuários em contrato. Lembrando que a terceirização pode gerar uma boa redução de custos e, ainda, evitar problemas relativos à ausência de funcionários durante o período de férias ou afastamentos médicos, por exemplo.

Grandes empresas

Já nas grandes empresas, a equipe de TI tende a ser responsável por alinhar a tecnologia às reais necessidades do negócio, administrando sistemas integrados, ambientes complexos de rede, uma grande quantidade de dados, servidores corporativos de e-mail e assim por diante. Nesse cenário, talvez seja difícil encontrar e contratar funcionários terceirizados suficientemente especializados a fim de suprir as necessidades da empresa. Afinal, nesse caso não basta apenas entender de TI, é preciso possuir uma visão de todo o negócio para que a tecnologia se alinhe a ele. Assim, a busca pela terceirização pode, sim, ser vantajosa, mas desde que sejam observados o nível de qualidade e a experiência dos funcionários que fornecerão o serviço, assim como a confiança da empresa no mercado.

Demanda de serviço

Nos casos em que a demanda de serviços de TI é muito alta, independentemente do porte da empresa, a melhor opção é possuir uma equipe interna, já que, nesse cenário, será constantemente necessário lidar com as demandas da equipe, sejam elas complexas ou não. Lembrando que o rápido tempo de resposta é extremamente importante para que a TI não se torne um problema para a empresa. Assim, é necessário avaliar a necessidade de competências específicas, a fim de que a empresa contrate os profissionais mais adequados para seu time.

Mistura de abordagens

Existem empresas que mesclam os serviços de TI, possuindo uma equipe interna para assuntos específicos e terceirizando as rotinas do dia a dia, ou vice-versa. O importante é sempre lembrar que, para definir se a terceirização é melhor ou pior do que possuir uma equipe interna de TI, deve-se conhecer muito bem as necessidades da empresa, o tipo de atividades que mais caracterizam sua rotina de trabalho e os resultados esperados. Após executada uma boa avaliação, fica mais fácil decidir qual o melhor caminho a ser seguido: se um, outro ou até os dois ao mesmo tempo!

Agora comente aqui e nos conte o que acha dessas opções! Já conseguiu identificar a melhor alternativa para sua empresa? Compartilhe suas impressões e experiências conosco e participe da conversa!

O gerenciamento de projetos pode se tornar uma tarefa árdua caso as etapas necessárias para o alcance do prazo, qualidade e custo esperados sejam numerosas e inter-relacionadas. Em um cenário como esse, ferramentas para a gestão de projetos podem trazer benefícios como otimização de atividades, definição de prazos e metas e integração entre membros da equipe.

Muitos empresários ainda acreditam que os softwares disponíveis para esse fim sejam economicamente inviáveis. No entanto, a utilização dessas ferramentas na nuvem, ou seja, quando os dados e aplicações ficam em servidores web e não no hardware, pode trazer aumento da eficiência e redução de custos. Apesar de muitos empresários preocupados com a segurança ainda se assustarem com a quantidade de informações que podem ir para a nuvem, a maioria dos serviços que usamos em casa ou nas empresas, como e-mail, redes sociais e sites de armazenamento, já estão aproveitando esse recurso.

O tempo em que apenas as grandes empresas podiam bancar softwares para melhorar o desempenho de suas atividades já se foi. O seu negócio também pode se beneficiar com esta tecnologia! Confira os principais benefícios trazidos pela gestão de projetos na nuvem:

Aumento da eficiência

Transferir algumas atividades para a nuvem pode revolucionar a forma como as empresas atuam, pois os dados passam a ser acessíveis de qualquer lugar e não somente em seu endereço físico. Quando o assunto é gerenciamento de projetos, os recursos da nuvem podem resultar em um aumento da eficiência no trabalho da direção, dos gerentes de projeto e das equipes envolvidas.

Nos softwares de gerenciamento de projetos disponíveis na web é possível, por exemplo, promover discussões e trocas de informações em tempo real sobre todas as etapas e atividades desenvolvidas. Esse nível de interação garante uma maior participação entre profissionais com diferentes conhecimentos e habilidades, permitindo que as equipes encontrem soluções mais ágeis para os problemas na execução.

A disponibilidade de informações atualizadas a qualquer momento, a partir de qualquer lugar, garante que os objetivos do projeto sejam sempre observados por todos os envolvidos, dentro dos requisitos de prazo, qualidade e custo. Além disso, as informações trocadas no sistema e os documentos publicados ficam armazenados com segurança, garantindo um histórico completo e a possibilidade de aprendizado no futuro.

Os processos de controle do projeto também são beneficiados pela utilização da nuvem, pois os status das etapas, versões de documentos e responsabilidades estão sempre disponíveis para utilização ou consulta. Além disso, as mudanças ocorridas no meio do percurso podem ser avaliadas com mais eficiência, tendo em vista que os impactos em outras áreas podem ser imediatamente percebidos e analisados pelas equipes. Isso possibilita a rápida manifestação de concordância ou discordância.

Por último, outro ganho relacionado à eficiência é a possibilidade de que qualquer profissional da equipe acesse a ferramenta a partir de qualquer lugar. Isso permite uma participação mais ativa e frequente dos membros que costumam estar em trânsito por grande parte do tempo, como os integrantes da alta direção.

Redução dos custos

Além de todos os benefícios trazidos para o desempenho do projeto, a gestão na nuvem pode proporcionar, ainda, redução de custos. Os principais gastos eliminados são os investimentos em hardware e software, tendo em vista que os dados e aplicações estarão totalmente hospedados nos servidores dos fornecedores. Outros custos que possuem queda considerável são os de instalação, manutenção e atualizações.

Além dos recursos empregados diretamente na ferramenta, outros gastos podem ser evitados com a utilização da gestão de projetos na nuvem, como:

• Redução do número de reuniões entre as equipes e, consequentemente, a diminuição de custos com deslocamento e hospedagem para reuniões e encontros;
• Redução do retrabalho nas atividades em função da melhoria da gestão.

Gerenciar projetos de forma mais eficaz a um custo menor é um bom negócio para todo empresário. Otimize os processos internos do seu negócio com segurança e resultados garantidos!

A gestão de demandas é um processo estratégico desenvolvido no intuito de direcionar as decisões do presente com vistas a se antecipar ao futuro. É, em meio às incertezas do mundo globalizado, trabalhar com precisão a análise de variáveis atuais para entender os movimentos que estão por vir, reduzindo perdas, desperdícios e o sempre perigoso improviso, que pode afetar o atendimento de demandas futuras e comprometer todo o gerenciamento das atividades de TI. Não parece promissor? Então acompanhe nosso post e saiba mais sobre o assunto!

Análise preditiva

Aprender a realizar uma análise preditiva com relação às possíveis demandas futuras significa encontrar respostas para o cotidiano corporativo sobre o que, quando, em que medida, em qual prazo, qual é o nível de esforço necessário e assim por diante. E isso implica em melhorias significativas no processo gerencial de toda a empresa, não somente da área de tecnologia.

Gestão de demandas

Segundo o dicionário técnico APICS, ligado especificamente à área de gestão empresarial e ao controle da cadeia de suprimentos, a gestão de demandas é um processo vinculado ao reconhecimento de todas as demandas de mercadorias e serviços necessários para atender ao mercado. Impõe a necessidade de estabelecer uma hierarquização dos pedidos a serem atendidos quando o suprimento está reduzido, condição imprescindível para a obtenção de resultados rentáveis do negócio, a redução de custos e o aumento da produtividade em todos os âmbitos da organização.

Fatores críticos

Muitos profissionais de TI relatam, apavorados, sobre os infortúnios de serem pegos de surpresa com demandas de momento, tendo que se virar para atendê-las, na base do susto, da improvisação e do consumo de tempo não previsto. Assim acabam deixando de lado outras atividades que já estavam na fila de espera para atendimento, formando uma bola de neve. Entretanto, será que esses profissionais têm o hábito de analisar os fatores críticos inerentes à área, a seus clientes, à frequência e aos problemas mais comuns, dando um pouco mais de obviedade às demandas futuras a serem contempladas?

O conflito entre demanda e suprimento pode ser absolutamente harmonizado com um ensinamento básico da área de marketing: conheça seu consumidor e aprenda, então, a atender suas necessidades com excelência. Esse é o mantra da gestão de demandas, o caminho para otimizar o nível de serviço e melhorar a imagem de sua área diante da direção estratégica da companhia.

Consequências da falta de gerenciamento

• Sensação constante de catástrofe iminente provocada pela falta de capacidade de previsão;
• Insegurança na relação entre cliente e usuário — e aqui estamos falando tanto dos clientes internos quanto dos externos;
• Altos custos com retrabalhos frutos de improvisos que não dão certo, estresse da equipe e consequente redução da produtividade global;
• Desvalorização da TI aos olhos dos gestores estratégicos da empresa, já que uma TI insegura, que não consegue se antecipar a certos movimentos, gera a sensação de alienação da área em relação aos problemas globais da companhia;
• Aumento dos conflitos entre a área de negócios e o setor de TI.

Implementação da gestão de demandas

• Aprender a conhecer profundamente a necessidade de seus clientes;
• Elaborar trabalhos estatísticos, como séries históricas, modelos de previsão de média móvel e métodos de determinação de períodos de sazonalidade, por exemplo;
• Separar as diversas demandas de acordo com os serviços oferecidos;
• Avaliar a natureza e os condicionantes do comportamento da demanda.

E então, está pronto para mudar a forma de gerenciar os projetos de TI da sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a fazer? Comente aqui e compartilhe suas impressões conosco!