Autor: Braun

Você certamente já ouviu falar, usa, já usou ou ainda vai usar o 5W2H. Isso é fato. Mas a verdade é que quem trabalha efetivamente colocando o negócio para funcionar costuma ficar com aquela dúvida que simplesmente não quer calar: por onde exatamente começar? Pois por mais que já tenhamos contado direitinho o que é o 5W2H e como usá-lo, hoje vamos tratar de fechar esse raciocínio de uma vez por todas, não deixando margem para pulga atrás da orelha. Então vamos lá?

Relembrando o que é o 5W2H

Apenas para relembrar, o 5W2H é uma espécie de checklist que ajuda a mapear as atividades a serem executadas de maneira simples, basicamente respondendo a 7 perguntas pra lá de autoexplicativas:

• What: o que será feito;
• Why: por que será feito;
• Where: onde será feito;
• When: quando será feito;
• Who: por quem será feito;
• How: como será feito;
• How much: quanto vai custar.

Colocando a teoria em prática

Crie listas com o que deve ser feito

Listas são excelentes formas de tirar da memória tudo o que deve ser feito da maneira mais prática possível, sem muita enrolação. Nessa fase você pode criar tópicos mais abrangentes ou mais detalhados, dependendo, claro, da complexidade para o desenvolvimento adequado do projeto. Uma boa dica é pedir para outras pessoas lerem sua lista, fazendo sugestões para torná-la mais completa.

Responda cada pergunta

Com a lista em mãos, responda cada pergunta do 5W2H com o máximo de detalhamento possível, para não perder nada de vista. Lembre-se de que cada pergunta respondida é um passo a mais na conquista do seu objetivo e uma segurança extra para não precisar lidar com falhas ao colocar as atividades em ação.
Coloque o plano de ação à vista de todos

Para que a equipe não perca o foco em nenhuma das fases de execução do projeto, mantenha o plano de ação sempre bem visível, em um dashboard, um quadro, uma plotagem, na intranet e onde mais for necessário para que absolutamente ninguém possa dizer que esqueceu ou não sabia.

Distribua as responsabilidades

Para que o 5W2H dê certo, você precisa definir com precisão quem será responsável por cada detalhe. Os prazos e o ordenamento das tarefas devem ser de conhecimento de todos, de modo que os colaboradores sejam de fato responsáveis por suas atividades e assumam uma postura proativa em sua respectiva execução.

Recompense quem entrega no prazo

Prazos são fatores extremamente importantes em projetos, afinal, podem impactar significativamente no custo e na qualidade do produto final. Sendo assim, crie uma cultura de valorização de quem se realmente compromete com o trabalho, entregando todos os resultados dentro do previamente combinado.

Dê um passo adiante com uma ferramenta de gestão

Para não perder tempo preenchendo planilhas no Excel, fazendo esquemas à mão e desenhos no papel, leve seu 5W2H para uma ferramenta de gestão de projetos — como o Project Builder —, que permitirá que você tenha total controle sobre as etapas da checklist de maneira ágil e organizada. Sua produtividade agradece!

Conhecendo quem já teve sucesso

A Drive é uma consultoria em TI que precisava de uma ferramenta que ajudasse a gerenciar seus projetos de maneira eficaz, agregando valor tanto para seus clientes como também para seu time, que ainda não trabalhava de uma maneira totalmente integrada. Dessa necessidade surgiu uma parceria de sucesso com a Project Builder que perdura até hoje. Agora a Drive já sabe como colocar o 5W2H em prática com o auxílio de uma ferramenta genuinamente brasileira e focada no mercado!

Viu como não é nada difícil tirar a teoria do papel e melhorar seus processos na prática? Então o que ainda está esperando para implementar esse conceito em sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe suas impressões e seus questionamentos conosco!

Gerenciar projetos com excelência é uma necessidade que se apresenta cada dia mais urgente nas empresas, uma vez que trabalhos bem executados trazem como consequência natural retorno financeiro, credibilidade e competitividade. Contudo, o que se vê atualmente é que as empresas têm grandes dificuldades em controlar seus projetos com primazia e praticar o retorno sobre o investimento, o que impacta diretamente nos esforços investidos, assim como nos resultados, que acabam se mostrando muito aquém do esperado.

A dificuldade em mensurar o retorno sobre o investimento e outros indicadores de performance que demonstrem os ganhos reais da empresa a cada projeto concluído também são alguns dos desafios a serem superados, o que torna ainda mais importante a presença de um Project Management Office (PMO) na empresa. Quer saber por que exatamente sua empresa precisa de um PMO e como essa iniciativa pode garantir a sustentabilidade do seu negócio? Então confira agora mesmo nosso post de hoje:

O que o PMO pode fazer por sua empresa

Um PMO — também conhecido como escritório de projetos — é uma iniciativa da empresa que tem o intuito de instituir regras, procedimentos e melhores práticas para uma gestão de projetos mais eficiente. Considerado como um setor ou um departamento que concentra todos os esforços e os recursos físicos e pessoais envolvidos nos projetos da empresa, seu objetivo é melhorar o desempenho e atingir as metas do negócio com mais eficácia.

Sendo um setor estratégico na organização, o PMO deve ter certa autonomia para gerenciar projetos, programas e portfólios da empresa, a fim de gerar mais valor para o negócio a partir da priorização de iniciativas, da otimização dos recursos e da maximização dos esforços. Mas como ele faz isso?

Padronização processual

A primeira responsabilidade do PMO é padronizar processos, estratégias e ações que envolvam os trabalhos da empresa, visando implementar uma metodologia única de desenvolvimento de projetos, o que consequentemente permite um maior controle. Com um comando centralizado e alinhado à estratégia da empresa, o PMO passa então a otimizar os recursos utilizados, bem como a priorizar os projetos que apresentam maior potencial de retorno, elevando o valor agregado ao negócio.

Posicionamento consultivo

Mas o PMO não funciona apenas como um regulador, tendo também um posicionamento consultivo dentro da organização, o que o coloca como peça-chave para o sucesso dos projetos desenvolvidos. Além de coordenar a execução dos projetos, ele também orienta as equipes a respeito da metodologia a ser adotada, concomitantemente desenvolvendo uma cultura voltada a resultados e contribuindo para o aumento da produtividade, já que trabalha focado em metas e objetivos de negócio.

Treinamentos internos

Além de tudo isso, o PMO ainda conta com profissionais experientes que promovem treinamentos internos para elevar a qualidade dos projetos executados e potencializar o know-how da empresa por meio da capacitação de seus funcionários. Essas capacitações podem ser tanto técnicas quanto comportamentais, funcionando como um mentoring para o desenvolvimento de novos talentos, já que a demanda por profissionais qualificados em gerenciamento de projetos aumenta gradativamente, enquanto a oferta de profissionais não acompanha essa evolução no mesmo ritmo.

Os resultados esperados após sua implementação

A implementação de um PMO sempre causa um certo desconforto na empresa pela simples mudança de hábitos, mas a verdade é que, ao longo do tempo, não há quem não perceba suas vantagens e seus benefícios. Vamos ver o que essa iniciativa pode trazer de melhor para sua empresa?

Aumento do nível operacional

A padronização de procedimentos eleva o nível operacional dos funcionários na medida em que muitos desses processos passam, então, a ser automatizados e controlados a partir de ferramentas de gestão que facilitam a análise e o armazenamento de dados, otimizando o trabalho e minimizando possíveis erros.

Elevação da produtividade

Com o suporte tecnológico adequado e o acompanhamento necessário, as equipes passam a ter mais tempo para pensar no planejamento das próximas fases e se atentarem para detalhes que exijam maiores preocupações, o que aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços prestados durante a execução de qualquer que seja o projeto.

Melhoria na comunicação

A comunicação é fator determinante para o sucesso de um projeto, já que é por meio do compartilhamento de dados e informações que as pessoas conseguem desempenhar suas obrigações de acordo com o esperado. Nesse sentido, o PMO contribui para uniformizar a comunicação e instituir canais abertos e compartilhados de comunicação, facilitando seu trânsito e acelerando a tomada de decisão.

Redução de riscos e falhas

Com um acompanhamento sistemático dos projetos, é possível detectar riscos com mais facilidade, reduzindo as incidências de falhas e atrasos e, assim, garantindo um desempenho ótimo dos projetos ao longo da execução. Com menos riscos e falhas, a qualidade fica garantida e a satisfação do cliente também. Assim todo mundo sai ganhando!

Avanço na satisfação dos clientes

Com a implementação de um PMO também é instaurado um alinhamento estratégico que permite conduzir os projetos de acordo com as necessidades de mercado da empresa, garantindo a maximização dos resultados e, por fim, a satisfação dos clientes com relação ao aumento do valor do negócio ao longo do tempo.

Redução significativa de custos

A redução de custos é outro benefício evidenciado com a implementação de um PMO na empresa, já que as equipes se tornam mais produtivas e integradas, coordenando esforços de maneira a otimizar o tempo e os recursos empregados em cada projeto.

Maximização do ROI

O retorno sobre o investimento é uma das métricas mais importantes quando se fala em projetos, mas é também o que nem sempre as empresas conseguem mensurar adequadamente sem o auxílio de uma metodologia de gestão eficaz. Nesse sentido, ao implantar um PMO na empresa é possível estipular com maior precisão os recursos a serem empregados para a execução do projeto, bem como seu ROI, a partir de uma análise detalhada da viabilidade do empreendimento e de seus desdobramentos durante e após a conclusão.

Contar com um PMO na empresa não apenas centraliza os projetos sob uma única gestão, mas faz com que se olhe para os trabalhos desenvolvidos ali como os motores que impulsionam os negócios para um crescimento sustentável e lucrativo para todas as partes interessadas. Não parece promissor?

Agora que você já sabe quase tudo sobre o PMO, comente aqui e nos conte o que achou deste post! Que tal compartilhá-lo com o restante da sua equipe ou com o CEO da sua empresa?

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

Se você é desses funcionários que a todo momento vislumbra oportunidades de melhoria no ambiente de trabalho e quer apresentar um projeto atrás do outro para o PMO da empresa, mas não tem muita certeza de como fazer isso, está lendo o post certo. Hoje vamos dar algumas dicas pra lá de valiosas sobre como defender a aprovação do seu projeto junto ao PMO e, de quebra, mostrar que você tem potencial para muito mais. Pronto para garantir muitas aprovações daqui pra frente? Então confira:

Identifique as prioridades estratégicas da empresa

Para que seu projeto seja aceito pelo PMO, ele deve, antes de mais nada, estar alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, ou seja, precisa contribuir de alguma maneira para que a organização atinja os resultados de negócio propostos. Mas como conhecer essas prioridades estratégicas?

Para começar a trilhar o caminho certo, avalie a missão e a visão da empresa, pesquise quais são os projetos em andamento, converse com outras pessoas e se mantenha informado sobre as conquistas que a empresa alcançou nos últimos tempos. Conversar abertamente com um CEO para avaliar a aceitação do projeto também é uma forma de verificar se você está nos trilhos para obter a aprovação do seu projeto ou se é preciso conhecer melhor os objetivos que a empresa vem traçando para o futuro.

Depois de ter bem claros os objetivos estratégicos da empresa, alinhe o escopo do seu projeto para que ele contribua efetivamente com um ou mais desses objetivos, sempre focando em resultados tangíveis e mensuráveis.

Descubra os principais stakeholders com antecedência

Seu projeto vai beneficiar a empresa como um todo ou apenas um setor? Quem são as pessoas que podem interferir positiva ou negativamente na aprovação do seu projeto? Onde você pode buscar apoio para validar sua ideia? O foco agora está nos stakeholders! Mas quem exatamente são eles?

Os stakeholders são os públicos prioritários do seu projeto: pessoas que podem estar interessadas em desenvolver a ideia, pessoas que podem ser contra a implantação do seu projeto e pessoas que são impactadas diretamente por ele. Por essa razão, é preciso saber exatamente com quem falar, que argumentos utilizar e como se preparar para convencer esses públicos de que o seu projeto é realmente valioso para a empresa.

Se você ainda não conhece todos os stakeholders, trate de fazer uma pesquisa prévia para entender qual é o perfil de cada uma dessas pessoas, como elas agem, o que valorizam, como pensam e o de que tipo de informação precisam para se convencer de que o seu projeto realmente tem muito a contribuir para o todo.

Um gerente financeiro certamente vai querer saber sobre o investimento a ser feito, o ROI, a viabilidade do projeto e sua rentabilidade, por exemplo. Já um gerente de marketing vai querer entender como aproveitar esse projeto para fortalecer a imagem da empresa, expandir o mercado e gerar mais vendas. Entendeu a linha de raciocínio? É preciso direcionar!

Faça um roadshow antes da reunião

A verdade é que sua apresentação final deve servir apenas para validar ideias que já foram semeadas. Portanto, antes da reunião de aprovação em si, faça um roadshow, apresentando os principais benefícios e as grandes vantagens do seu projeto para cada stakeholder identificado na etapa anterior.

Lembre-se de que não adianta falar de aumento de vendas para o departamento de RH ou de maior produtividade para o time de marketing, ok? Seja assertivo com cada stakeholder, apresentando que tipo de resultado poderá ser notado em seu setor. Acima de tudo, atrele as metas do seu projeto a resultados financeiros, como aumento de vendas, aumento do ticket médio, retorno sobre o investimento e outras métricas que revelem que a proposta é rentável — afinal, o objetivo maior da empresa é sempre gerar lucros.

Quanto mais informações você puder apresentar, mais fácil será conquistar aliados para defenderem seu projeto durante a aprovação. O que consequentemente resulta em menos tempo de dedicação para convencer o PMO de que seu projeto deve, sim, ser desenvolvido.

Crie uma apresentação matadora

A forma como você apresenta seu projeto pode ajudar — e muito! — a conquistar a confiança dos seus stakeholders. Se você prepara um simples PowerPoint com texto, não gera impacto algum e ainda pode tornar a reunião de aprovação maçante. O melhor a fazer, então, é providenciar uma apresentação matadora, com gráficos e informações visuais que facilitem a compreensão do seu público em relação aos resultados que o projeto pode trazer.

Você pode fazer isso por meio de um dashboard de controle, onde todas as informações vitais sejam concentradas em uma única tela e os dados secundários possam ser acessados rapidamente para tirar dúvidas ou ainda detalhar algum ponto que seja interessante para algum dos stakeholders. Bons softwares de gestão de projetos trazem esse tipo de solução e ainda o ajudam a estruturar seu trabalho de maneira ordenada, evitando confusões na hora de defender a iniciativa.

Saiba que a viabilidade financeira é obrigatória

Por mais que você tenha inúmeras justificativas para que seu projeto seja aprovado pelo PMO, sem uma análise de viabilidade financeira você jamais terá o tão esperado sim. Essa análise é a melhor forma de mostrar em números qual é o potencial financeiro do seu projeto, ou seja, se ele é economicamente viável e se os resultados realmente fazem sentido para a empresa naquele momento.

Para fazer essa avaliação é preciso reunir informações sobre os custos da proposta, desenvolver uma projeção de receitas ao longo do tempo, determinar quando o ponto de equilíbrio será atingido — ou seja, quando o projeto termina de se pagar e passa a gerar lucros efetivos para a empresa — e ainda determinar alguns indicadores financeiros imprescindíveis, como:

• Valor Presente Líquido (VPL), que indica o valor atual do seu fluxo de caixa livre durante a projeção de receitas;
• Taxa Interna de Retorno (TIR), que determina o percentual de retorno sobre o investimento e permite comparar a efetividade do seu projeto com outros que também estão aguardando aprovação;
• Payback, que determina quando o fluxo de caixa do projeto passa a ser positivo, ou seja, quando o projeto se torna lucrativo para a empresa.

Uma boa defesa de projeto deve obrigatoriamente passar por essas fases, mas isso não significa que você não possa acrescentar outras informações relevantes que ajudem os stakeholders a compreenderem a importância da sua ideia para o negócio como um todo. Por isso, é imprescindível que você conheça as normas do PMO para a apresentação de projetos e siga as diretrizes da empresa para garantir o máximo de alinhamento com suas estratégias. Seguindo essas dicas e se seu projeto for realmente bom, vai ser tiro e queda!

Viu como, por mais que seja trabalhoso, definitivamente não é difícil desenvolver a defesa do seu projeto? Que outros itens você considera importantes para destacar a relevância de um projeto em uma reunião de aprovação? Deixe seu comentário e compartilhe suas sugestões e impressões conosco!

Se administrar e executar um projeto já não é tarefa das mais simples, imagine aliar a essa responsabilidade de dar acesso ao cliente! Pois para conseguir conciliar tudo da melhor maneira possível, é preciso desenvolver um bom alinhamento de perspectivas e manter o cliente sempre ciente sobre o que está acontecendo. Infelizmente, porém, o processo de comunicação ainda pode falhar, fazendo com que os esforços para manter uma comunicação clara e transparente vão por água abaixo.

Mesmo assim, dar acesso ao cliente limitado, sem que realmente saiba o que está acontecendo em detalhes, fechando seu projeto em uma caixa preta que só será aberta na entrega do produto final também não é uma boa ideia. Essa tática gera tensão, cria expectativas irreais e até uma certa insatisfação por parte do cliente com relação ao atendimento da equipe. Melhor evitar todo esse transtorno, não concorda?

Para ajudar a superar esse desafio, fornecer ao cliente um acesso a seu software de gestão de projetos se torna uma opção interessante, pois assim ele mesmo pode consultar as informações sempre que necessário ou desejado, acompanhando o projeto em tempo real. Assim ele pode parar de pedir relatórios de status para sua equipe a todo momento, o que contribui, acima de tudo, para manter a produtividade dos trabalhos.

Gostou da ideia? Pois então acompanhe nosso post de hoje, que traz algumas dicas valiosas sobre o que você deve considerar ao dar acesso a seu software de gestão de projetos para seus clientes. Vale já destacar desde já que, por mais que estejamos nos baseando nas funcionalidades do Project Builder, essas funções também estão presentes em diversos outros sistemas de gestão de projetos, sendo, portanto, aplicáveis a praticamente qualquer contexto. Então vamos ao que interessa:

Crie um perfil de acesso adequado

A verdade é que nem todas as informações do projeto são relevantes para o cliente ou devem ser compartilhadas com ele, não é mesmo? Uma tarefa que é cumprida na metade do tempo, um orçamento que você conseguiu reduzir ou ainda uma atividade secundária que está atrasada são informações que não precisam chegar aos olhos e aos ouvidos do cliente, pois apenas gerarão dúvidas e questionamentos com os quais você não precisa se preocupar no momento.

Assim, definir um perfil de acesso personalizado é a melhor maneira de colocar o cliente a par do que está acontecendo ao mesmo tempo em que se evita que ele fique buscando detalhes e pormenores irrelevantes. O ideal é dar acesso a um dashboard de controle geral, onde constem as informações principais sobre o projeto — como cronograma, porcentagem do orçamento já consumida, etapas vencidas, readequações necessárias e quaisquer outros dados que efetivamente ajudem o cliente no acompanhamento dos trabalhos e no processo de tomada de decisão.

Organize o acesso do cliente

Nessa etapa, se você usa o Project Builder, a ferramenta de organização do cliente cairá como uma luva. Com esse recurso você cria a empresa dentro do seu sistema e pode atrelar o perfil do cliente a ela, facilitando o controle de acesso e também a identificação do cliente junto ao projeto. Se você utiliza outro sistema de gestão de projetos, verifique se há essa possibilidade de segmentação para facilitar seu trabalho.

Nesse caso, quando o projeto for totalmente concluído, você pode optar por desativar o acesso do cliente a seu sistema de gestão, enviando um relatório final, com todo o detalhamento dos trabalhos. Há também a possibilidade de mantê-lo por lá, para já deixar tudo no jeito para um projeto futuro.

Ensine o cliente a usar seu software

Antes de liberar o acesso a um login e uma senha para seu cliente, ensine-o a utilizar seu software de gestão de projetos. Mostre onde buscar as informações, como filtrá-las, onde estão os acessos, como emitir relatórios e gerar gráficos ou outros formatos de documentos consolidados. Assim, além de garantir a completa satisfação do cliente, você também reduz preventivamente o número de chamadas que sua equipe receberia, evitando trabalho e frustração desnecessários.

Mas atenção: de qualquer maneira, é importante que o cliente tenha uma pessoa de referência para tirar facilmente suas dúvidas em relação à usabilidade do sistema, já que nem sempre é possível captar todas as informações de uma só vez, ok?

Gerencie as responsabilidades

Como o cliente faz parte integral do time do projeto, também tem suas responsabilidades e seus compromissos para que o trabalho seja desenvolvido com a devida qualidade e seja entregue no prazo esperado. Sendo assim, identifique no sistema de gestão de projetos quais entregas são de responsabilidade do cliente, quais são os prazos para as decisões, o que deve ser feito e exatamente como deve ser feito.

Com essa estratégia, além de gerar um maior comprometimento em relação às entregas, você ainda consegue efetivamente envolver o cliente no projeto, realmente o transformando em mais um membro motivado a desempenhar seu papel da melhor maneira possível.

Notifique e abuse do poder dos relatórios

Mesmo sabendo usar o software e tendo acesso às informações, o cliente pode se sentir ansioso, consultando o sistema a todo instante, o que pode gerar um certo desconforto para ele e bastante pressão na sua equipe. Para evitar essa situação incômoda, informe ao cliente que a evolução do projeto será informada por relatórios periódicos via e-mail ou mensagem interna — caso você utilize o Project Builder — ou em qualquer outro formato caso você utilize outra ferramenta de gestão de projetos.

Reportar o status do projeto por meio de relatórios ajuda a conter a ansiedade e mostra comprometimento por parte da sua equipe em relação ao cliente. Além do mais, essa atitude ressalta seu profissionalismo e reduz as chances de erros e falhas de comunicação, contribuindo para a fidelização do cliente, assim como para a maior segurança das informações geradas ao longo do desenvolvimento do projeto. No Project Builder, por exemplo, as notificações são enviadas automaticamente, até incluindo documentos anexados quando necessário. Isso confere maior agilidade à sua comunicação e torna o relacionamento com o cliente bem mais interessante.

Viu como são diversos os benefícios de dar acesso a seu software de gestão de projetos para os clientes? A comunicação fica mais eficiente e assertiva, o cliente fica mais seguro em relação à performance do projeto, sua equipe fica mais tranquila para trabalhar e tudo fica registrado, sem perigo de perder qualquer tipo de informação pelo caminho. Cenário ideal, não acha? Contando com a participação ativa do cliente, as decisões são tomadas mais rapidamente, o que contribui diretamente para o desenvolvimento do projeto dentro dos mais altos padrões de excelência do mercado, cumprindo escopo, tempo, custo e qualidade com muito mais precisão.

O sucesso na implementação desse recurso pode ser comprovado com a história da ArtSoft Sistemas, que conseguiu otimizar seus projetos e reduzir seus preços ao envolver seus clientes no processo. Mesmo no cenário complexo do mercado de implantação de ERPs, o resultado foi simplesmente fantástico.

Se você ainda não usa nenhum ou se seu software de gerenciamento de projetos não atende bem a suas necessidades, que tal solicitar um teste gratuito do PB? E não deixe de contribuir com suas ideias e sugestões nos comentários!

Seja pela melhoria da tecnologia empregada para uma administração mais eficaz ou ainda pela implementação da gestão de projetos em áreas nunca antes experimentadas, com resultados simplesmente surpreendentes, a verdade é que o futuro da gestão de projetos está em constante evolução. E como nada acontece do dia para a noite, é possível prever algumas tendências que já estão se desenhando para os próximos anos. A Synquis fez um levantamento muito bacana sobre 8 dessas tendências, as quais trazemos para você aqui, com detalhes. Ficou curioso? Então acompanhe:

O uso de metodologias ágeis vai continuar crescendo

Como já falamos bastante sobre as metodologias ágeis de projetos aqui no blog da PB, você certamente está a par da importância desse conhecimento para o desenvolvimento de projetos em ambientes de alta complexidade, não é mesmo? Em meio a essa complexidade toda, nada mais natural do que as empresas adotarem metodologias ágeis de projetos — como o Scrum, por exemplo — para tornar a gestão dos trabalhos cada vez mais dinâmica e antenada com o mercado — além de mais rentável também, claro!

A adoção de metodologias ágeis na gestão de projetos também se deve à necessidade de melhorar a qualidade dos produtos finais, à aderência às necessidades dos clientes e ao famosíssimo Retorno sobre o Investimento (ROI), que deve ser maximizado para garantir melhores resultados de negócio. Essa tendência já dá as caras no mercado e, acredite, veio para ficar!

A consultoria em gestão de projetos alcançará o topo

A necessidade de se desenvolver projetos cada vez mais específicos e inovadores fará com que as empresas complementem seus times de projetos com consultores externos que possuam um know-how exclusivo, aumentando assim as chances de sucesso dos trabalhos. Dessa forma, se a empresa precisar desenvolver um projeto de TI mas não contar com um profissional especializado na equipe, a melhor opção é contratar uma consultoria externa que auxilie na implantação e não gere custos posteriores para a empresa, aumentando a lucratividade do projeto.

Além disso, uma visão diferenciada sobre a empresa e seus processos pode contribuir bastante para o desenvolvimento de soluções únicas, que contribuam ao máximo para a competitividade da organização — fator extremamente necessário especialmente em tempos de crise.

O cloud computing será um grande aliado na gestão de projetos

A virtualização de softwares e soluções de gestão de projetos é uma tendência que realmente chegou com tudo e vai durar. A facilidade com que se pode hoje em dia acessar uma quantidade gigantesca de informações na nuvem e manter equipes conectadas apesar da distância física traz um novo fôlego para a gestão de projetos, permitindo que as empresas mantenham a salvo todas as informações de cada iniciativa.

Além do mais, o cloud computing permite a redução de custos com infraestrutura física, oferece soluções de armazenamento de maneira escalável e transfere a responsabilidade de manutenção e atualização da tecnologia para o fornecedor da solução, o que contribui diretamente para manter a competitividade da organização no mercado.

Os projetos remotos serão cada vez mais comuns

A distância não será mais problema para o desenvolvimento de projetos complexos. Especialmente com o auxílio do cloud computing, os projetos remotos passarão a ser mais frequentes, já que será possível integrar diversas pessoas a uma ferramenta de trabalho colaborativo sem maiores complicações.

Por meio de softwares de gestão de projetos, a criação de estruturas compartilhadas, de dashboards de controle, de relatórios analíticos e o acesso a uma série de outras ferramentas de auxílio à integração dos esforços e ao acompanhamento contínuo dos projetos é facilitada, quebrando barreiras geográficas. Com isso, será possível reunir equipes de alta performance com know-how mais que suficiente para potencializar os resultados dos projetos, garantindo o tão esperado sucesso.

O universo mobile chegará de vez à gestão de projetos

Os dispositivos mobile, com seus aplicativos de gestão de projetos, também ganharão ainda mais espaço, tornando-se simplesmente indispensáveis para o bom andamento dos processos nos próximos anos. Com apps simples e intuitivos – como o PM Canva Official App, disponível para iOSe Android, que hoje já possui mais de 40 mil downloads – será possível compartilhar informações, realizar análises e prever resultados em campo em apenas poucos segundos, sem a necessidade de deslocamento até um escritório central.

Além disso, a integração entre os times de projetos também fica enormemente facilitada, já que bastarão alguns cliques para trocar informações sobre os trabalhos ou até mesmo fazer uma reunião de kickoff com diversas pessoas espalhadas geograficamente.

O gerenciamento de riscos se tornará ainda mais necessário

Como o ambiente relacionado à gestão de projetos está cada dia mais complexo, os próprios processos também estão à mercê de mais e mais riscos, colocando os gerentes de projetos em constante alerta.

Nesse sentido, uma das tendências é que a gestão de riscos passe a ser o foco central dos gerentes de projetos, visando mitigar tudo o que possa impactar negativamente o sucesso de uma iniciativa. E vale a pena ressaltar que esses riscos não são apenas técnicos, mas também financeiros, econômicos, de gestão, monitoramento e controle.

O Big Data entrará como fonte de dados vitais para a gestão

Em ambientes complexos, a análise e o processamento de dados se torna absolutamente fundamental para que haja uma maior assertividade na tomada de decisões. Sendo assim, o uso do Big Data na gestão de projetos aumentará exponencialmente, tornando-se indispensável para o andamento dos trabalhos de alto valor agregado para os negócios. Com a quantidade de informações geradas a cada fase do projeto, o Big Data será crucial para determinar caminhos críticos, riscos, limites para orçamentos, prazos mais precisos e recursos necessários para atingir os objetivos com a eficácia esperada.

O cruzamento de dados entre projetos com o auxílio do Big Data também permitirá a identificação de melhores práticas na gestão, bem como de pontos falhos que se repitam ao longo do tempo, permitindo um processo de melhoria contínua na gestão de projetos, assim como um aumento significativo nas taxas de sucessos.

Já seguindo essa tendência, criamos o Project BI, uma ferramenta que funciona como um verdadeiro motor analytics e que facilita a tomada de decisão, pois, além de dados, traz um framework completo para análise de resultados da gestão de projetos com medidas tangíveis em estratégia e objetivos para a empresa.

A demanda por interfaces de programação de aplicativos aumentará

Os Application Programming Interfaces (APIs) nada mais são que conjuntos de processos e rotinas que permitem a construção de aplicativos que rodam sem que o usuário sequer perceba.

Quando em conjunto com sistemas de gestão de projetos, os APIs passam a permitir uma maior integração com outras áreas da empresa, garantindo assim uma maior efetividade na identificação de necessidades do cliente, no alinhamento do escopo do projeto e no monitoramento de resultados.

A dica que damos é, quando for escolher um software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos, dê preferência para aplicações que tenham API aberto.

Você por acaso já plantou a sementinha de alguma dessas tendências na sua empresa? Acredita que elas vão mesmo se concretizar? Compartilhe suas impressões conosco deixando aqui seu comentário!