Autor: Braun

Em um mundo ideal as demandas chegariam uma de cada vez, na ordem perfeita para os objetivos do negócio. Mas sabemos que infelizmente não é assim que acontece, a dura realidade é que elas chegam de forma contínua e desordenada, para desespero de muitos gerentes de projetos, que precisam categorizá-las de modo a priorizar as que têm maior potencial para se tornarem projetos, de preferência alinhados aos objetivos estratégicos e que gerem valor para o negócio.

O que diferencia uma empresa que consegue potencializar a geração de valor dos seus projetos – e consequentemente a sua também – é a forma como ela gerencia bem o seu pipeline de gestão de projetos.

Entender como funciona o pipeline da gestão de projetos e implementá-lo de forma correta na empresa permite que o PMO aja alinhadamente ao planejamento estratégico da organização, criando processos efetivos na seleção e na devida priorização de demandas — tanto internas como externas —, de modo a contribuir para a maximização dos resultados.

Pensando nisso, preparamos um material Exclusivo que explica como funciona o pipeline da gestão de projetos, e também como colocá-lo em prática na sua empresa, fazendo com que os projetos estratégicos para a organização sejam priorizados. Baixe agora e coloque o pipeline da gestão de projetos para funcionar na sua empresa!

Já parou para pensar sobre como os projetos começam? Já percebeu que alguns deles sequer passam por uma fase de planejamento, simplesmente tomando forma? Outros, por sua vez, até contam com um certo detalhamento prévio, mas no meio do caminho se descobre que nem era exatamente aquilo que o cliente queria. Mas, afinal de contas, como iniciar um projeto com a devida qualidade? Que passos devem ser dados para manter o controle absoluto sobre o que se está prestes a desenvolver?

Pois a primeira constatação a que você deve chegar é que simplesmente não dá para partir direto para a ação! Fato é que esse tipo de comportamento afobado pode, sim, levar o projeto ao fracasso em um piscar de olhos. Portanto, respire fundo, acalme-se e comece devagar, sempre se lembrando de que a fase inicial do projeto é o que determinará o sucesso da sua iniciativa. Então nada de se deixar levar pela ansiedade! Siga os seguintes passos:

Anote tudo o que for relevante no primeiro contato

Imagine se os projetos nascessem de um simples e-mail do cliente pedindo “um software para gestão da minha cadeia de suprimentos”. Mas quais são as reais necessidades do cliente? Qual seria a finalidade prática do software? Quais funcionalidades ele deve ter? As respostas para essas e tantas outras perguntas são absolutamente cruciais para que você já inicie o projeto sabendo exatamente o que deve ser feito.

Então marque uma reunião presencial com o cliente e explore suas necessidades fazendo perguntas e anotando as respostas. Se tiver a chance, elabore um script antes de se reunir com o cliente, elencando as perguntas básicas a que ele deve responder. Mas também não se limite a elas, ok?

Conforme a conversa se desenrolar, faça novas perguntas e procure repetir o que o cliente disse com outras palavras, para ver se você realmente entendeu o que ele quer. O importante é não deixar espaço para mal-entendidos!

Registre e valide os fatos após a reunião

Infelizmente, o mundo está repleto de clientes que dizem uma coisa e depois mudam de ideia, muitas vezes até causando prejuízos e frustrações no meio desse caminho. Por isso, é extremamente importante que você registre tudo o que foi dito na reunião e envie um documento para todos os que estavam presentes validarem.

Nesse momento, aproveite para pontuar as ações que serão realizadas, assim como para apresentar seus respectivos responsáveis, demarcando direitinho o que é de responsabilidade do cliente e o que é de responsabilidade da sua equipe. Deixe claro que o que foi conversado durante a reunião servirá de base para o termo oficial de abertura do projeto e também para a declaração de escopo, pedindo, assim, a validação dessas informações por e-mail.

Defina com cuidado sua equipe de trabalho

Uma vez que você já esclareceu do que se trata o projeto, chegou o momento de se cercar das pessoas certas para colocá-lo em ação. Se não houver recursos disponíveis na empresa, pergunte ao cliente se ele tem indicações de pessoas que possam compor a equipe ou vá para o mercado em busca de profissionais especializados.

Com a equipe montada, apresente os membros uns aos outros e ofereça oportunidades de entrosamento. Também apresente a equipe ao cliente, afinal, ele também precisa saber quem conduzirá a operação toda. Essa é a hora de deixar claras quais são as competências de cada membro da equipe e quais serão as responsabilidades de cada um, de forma a tranquilizar o cliente e mostrar que você selecionou profissionais realmente competentes para o projeto.

Identifique os stakeholders do projeto

Como stakeholders são todas as pessoas que, de uma forma ou de outra, impactam ou são impactadas pelo projeto, esquecer de uma dessas partes pode se mostrar simplesmente fatal para a conclusão da iniciativa. Faça, portanto, um trabalho minucioso de identificação dos stakeholders, de preferência envolvendo também o cliente.

Como iniciar um projeto envolve uma série de ações, pensar que você pode ficar fora do olhar de um stakeholder complicado é enganar a si mesmo. Assim, se perceber que há uma parte interessada que pode causar problemas, invista logo no diálogo aberto, alinhando expectativas, estabelecendo uma relação de confiança, mostrando os benefícios do projeto e lidando com os conflitos da melhor maneira possível.

Assuma a responsabilidade logo de primeira

Se você é o gerente de projetos, não tem saída: qualquer problema, falha ou deslize durante o desenvolvimento dos trabalhos será responsabilidade sua — e de mais ninguém. Assim, falar para o cliente que a culpa foi de um analista, do fornecedor, da chuva ou do sol não fará diferença, pois quem está no comando é você. O que fazer então? Assuma a responsabilidade! Mas busque soluções antes de apresentar o problema, colocando sua equipe para pensar em como contornar a situação e chegando, o mais rapidamente possível, já com um plano de ação para evitar impactos maiores.

O segredo? Não se deixar abater por um problema que não havia sido considerado desde o início. É preciso entender que imprevistos podem sim acontecer, sendo que a diferença entre um bom e um mau gerente de projetos está relacionada a como é seu posicionamento diante das dificuldades.

Lembre-se da análise de viabilidade

A análise de viabilidade é um estudo financeiro feito para saber se determinado projeto pode ser executado, trazendo retorno para o cliente. Quando essa análise é deixada de lado, muitas surpresas desagradáveis podem surgir ao longo do caminho. O gerente pode, por exemplo, descobrir que o projeto é um poço sem fundo de consumo de recursos e que os resultados que ele trará não cobrirão tantas despesas. Cenário nada ideal, não é mesmo?

Sendo assim, por mais que o próprio cliente insista que não é necessário, faça a análise de viabilidade, registrando valores e riscos envolvidos, além de pedir para que o cliente assine o documento, afirmando que está de acordo com o projeto e tudo o que ele envolve.

Agende uma reunião de kickoff

A reunião de kickoff serve para dar o pontapé inicial no projeto, configurando-se como uma ótima oportunidade para unir tanto sua equipe quanto o cliente e outros stakeholders que estejam envolvidos no processo. Nessa ocasião, apresente um resumo de todo o projeto, defina as responsabilidades de cada parte e alinhe expectativas.

Diga o que faz parte e o que não faz parte do projeto, como os trabalhos serão desenvolvidos, qual é o cronograma e quais recursos serão necessários. É preciso dar um panorama geral para os envolvidos e, mais uma vez, pedir a validação das informações a todos os presentes. Lembre-se de que evitar qualquer tipo de conflito de entendimentos é a melhor forma de começar um projeto com tranquilidade.

Prepare o termo de abertura oficial do projeto

O termo de abertura nada mais é que a validação de tudo o que já foi apresentado na reunião de kickoff. A partir dele você poderá desenvolver uma declaração de escopo e os demais tópicos relativos ao planejamento do projeto, com a certeza de que aquilo que foi discutido e combinado é o que realmente deve ser feito. Sem mais preocupações, coloque seu time para trabalhar rumo ao sucesso!

Percebeu como iniciar um projeto com qualidade e eficiência pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua iniciativa? Agora nos conte: de acordo com sua experiência, você acrescentaria mais algum passo a essa lista? Deixe seu comentário e enriqueça nosso post! E aproveite para conferir este outro post que traz 3 dicas valiosas para o início de qualquer projeto!

O dilema não é nada novo: dinheiro ou felicidade? Para alguns, essa é uma equação que simplesmente não fecha, só sendo possível escolher um em detrimento do outro. Imagina-se, por exemplo, que uma carreira promissora que precisa trabalhar com tecnologia certamente envolverá sacrifícios que comprometerão significativamente sua qualidade de vida. Por outro lado, escolher o caminho da felicidade resultará no enfrentamento de situações de perrengue pelo resto da vida. Você por acaso acredita nisso?

Para desmitificar esses pontos, confira nosso texto de hoje e tire suas próprias conclusões sobre se é possível ou não conciliar os ganhos financeiros com a satisfação pessoal ao trabalhar com tecnologia. Pronto? Então acompanhe:

Faça aquilo que realmente ama

Essa espécie de conselho até parece um clichê barato, não é mesmo? Mas você também não acredita que conseguirá ser feliz fazendo exatamente o contrário, certo? Partindo do pressuposto que você muito provavelmente já adquiriu bagagem suficiente para saber quais são seus talentos e suas afinidades, mesmo que não tenha muito bem definida a atividade que o inspira, você certamente tem alguma simpatia por determinada tarefa. Pois invista nelas!

Especialmente quando o assunto é trabalhar com  tecnologia, que é muito variado e engloba desde aplicativos para finanças, jogos e redes sociais, é preciso que você saiba que há um leque praticamente ilimitado de opções. Então o segredo está em conhecer as possibilidades que o mercado oferece e compará-las com sua personalidade, seus objetivos e, claro, suas aptidões.

Defina seu estilo de vida ideal

Você pode até dizer que mesmo tendo escolhido uma atividade ou área com a qual se identifica, ainda não se sinta feliz. Isso realmente faz sentido quando o estilo de vida que se deseja ter é incompatível com a vida se que leva. Assim, se você deseja viajar, conhecer diferentes lugares, idiomas, pessoas e culturas ou se apenas quer se ver livre da rotina pesada de deslocamento diário ao escritório, os trabalhos com tecnologia podem ser exatamente a solução para seus problemas.

Lembre-se de que, nesse segmento, trabalhar remotamente é uma realidade bastante frequente, já existindo inclusive um estilo denominado nômade digital para denominar aquelas pessoas que exercem suas atividades profissionais sem vínculo geográfico, podendo trabalhar de suas casas ou mesmo viajando ao redor do mundo. Que tal?

Estabeleça metas para sua carreira

Finalmente, agora que você já trabalha com aquilo com que mais se identifica e conhece bem o estilo de vida que se encaixa a seus padrões de felicidade, basta determinar até onde você pretende evoluir profissional e financeiramente. A partir desse ponto, trace metas definindo quais são as responsabilidades que você deseja exercer na empresa e qual seria o salário suficiente para manter esse estilo de vida. Com base nesses parâmetros será possível traçar os planos que o levarão a alcançar seus objetivos.

A chave está em não adotar uma postura radical de escolha sumária entre dinheiro ou felicidade. Lembre-se de que quando o coração anda junto com a razão você está optando pelo equilíbrio, fator fundamental tanto na carreira como na vida pessoal.

Mas e aí, acha que é possível conciliar o sucesso profissional com uma vida feliz e abundante ao se trabalhar com tecnologia? Chegou a alguma conclusão sobre o assunto? Deixe aqui seu comentário e participe da discussão!

Agilidade e flexibilidade são duas virtudes no desenvolvimento de projetos de sucesso. Isso deve-se ao fato de que os projetos estão cada vez maiores e mais complexos. Além disso, é preciso entender que o mercado e a concorrência evoluem em ritmo acelerado, forçando os gestores a se manterem constantemente atualizados.

O planejamento, execução e gestão de projetos precisa ser amparado por ferramentas e metodologias que facilitem o trabalho de toda a equipe. Uma metodologia que vem sendo adotada por grandes empresas para o planejamento e execução dos projetos é o PM Canvas.

Elaborado pelo professor José Finnochio, e com base na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, Business Model Generation (BMG), o Project Model Canvas (PM Canvas) é uma diagramação visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro, integrando escopo, tempo, requisitos, stakeholders etc.

No artigo de hoje falaremos sobre o PM Canvas, quais são seus benefícios, como ele pode ser implementado e de que maneira a solução poderá ser útil para a sua empresa. Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é, exatamente, o PM CANVAS?

Baseado na publicação, no ano de 2009, do Business Model de Alex Osterwalder e Yves Pigneur, o PM Canvas funciona como uma espécie de guia para empreendedores que buscam revolucionar os seus negócios a partir da utilização de metodologias inovadoras e que proporcionem uma melhor articulação estratégica.

José Finocchio, o professor responsável pela idealização da metodologia, ressalta (e implementa) a neurocência como fator fundamental para o desenvolvimento e gerenciamento de um projeto. Ele defende que, entendendo como funciona a mente, a comunicação e propagação de informações tende a melhorar exponencialmente.

O objetivo central do PM Canvas é a implementação ágil e clara de um plano de projeto. A boa notícia é que, apesar da sofisticação da metodologia de Finocchio, sua aplicação não exige nada além de caneta, alguns posts-ts e uma folha de papel A1.

Como os post-its têm espaço bastante delimitado, seu preenchimento exige uma clareza e objetividade que será essencial para visualização do projeto, uma vez que só haverá espaço para se escrever o que for realmente imprescindível.

Quais são os benefícios do uso do PM CANVAS?

O PM Canvas parte da premissa de que a criação de um novo projeto deve ser guiada por algumas perguntas: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e quanto? As respostas para essas questões servirão como ponto de partida para a criação do canvas.

Esse tipo de organização traz dois benefícios claros: primeiro, ela mantém o time focado em objetivos tangíveis que levam a metas maiores. Além disso, permite uma visualização gráfica de todo o projeto, facilitando sua compreensão e, também, as justificativas de cada etapa.

Este aspecto intuitivo proporcionado pelo PM Canvas também facilita o trabalho de empresas que não conseguem adotar o plano de projeto, pelo fato deste ser muito complexo.

Mas qual a diferença entre PM Canvas e o Plano de Projeto?

Para um olhar destreinado, existe uma certa dificuldade de diferenciação do PM Canvas do Plano de Projeto. Um plano de projeto é, basicamente, a reunião de toda a documentação da etapa de planejamento, que é, na maioria dos casos, organizada por um time de gestão de projetos, submetido a um patrocinador e, então, aprovado (ou não). Trata-se de uma metodologia amplamente utilizada no meio acadêmico.

Embora o plano de projeto tenha, em teoria, a finalidade de determinar a estruturar a execução, acompanhamento, controle e finalização de um projeto, sem contar o planejamento das metas e submetas imprescindíveis para a concretização do do planejamento aprovado pelos patrocinadores, nem sempre o plano escopado abrange todas as áreas necessárias ao projeto.

Na verdade, muitas vezes o plano de projeto é encarado, por gerentes e empreendedores, como um mero protocolo a ser cumprido. Resultado disso é a frequente inconsistência dos planos de projeto, que são incapazes de apontar, detalhadamente, quais são as ações pertinentes à realização de cada subdivisão do objetivo estabelecido.

Desse modo, o PM Canvas surgiu como uma solução para a frequente insuficiência (ou falta de clareza e objetividade da maneira como são elaborados) dos planos de projetos. Ainda que possuam as mesmas finalidades (o plano de projeto e o PM Canvas), as duas metodologias são diametralmente opostas.

Se, por um lado, o plano de projeto é apresentado em forma de um documento textual extenso, o PM Canvas é apresentado em formato de um diagrama visual, em uma única página, que permite uma visualização clara e ágil, que integra escopo global, exigências, tempo de cada fase do projeto, dentre outros detalhes.

Além disso, o PM Canvas se diferencia na possibilidade propiciada de co-criação e ajustamento conforme o desenvolvimento dos compromissos e prazos estipulados.

Quando e como usar o PM CANVAS?

Muitos gestores imaginam que os benefícios do PM Canvas apenas são notados por pequenas empresas com operações enxutas. A verdade é que essa metodologia já é largamente utilizada em grandes empresas e multinacionais.

A título de exemplo, podemos citar os casos da Ambev, Comitê Olímpico Brasileiro e Fundação Getúlio Vargas (FGV), a rede de cosméticos e produtos de banho Natura e o Banco PNP Paribas, que utilizam o PM Canvas como ferramenta de gerenciamento de projetos. Ou seja: todo tipo de empreendimento pode ser beneficiado pela tecnologia.

O melhor momento para se criar o PM Canvas é no início do projeto, já que ele ajuda a prever alguns problemas e identificar possíveis parceiros, o que não significa que projetos em andamento não possam ser levados para o PM Canvas, mas apenas que o cenário ideal é no começo do processo.

Cada pergunta do PM Canvas trás consigo pontos estratégicos ao projeto. Entenda melhor cada uma delas:

Por quê?

O ‘por quê’ é, provavelmente, a pergunta mais importante na elaboração do PM Canvas. Ela engloba as justificativas, objetivos e benefícios do projeto. Algumas respostas frequentes (e, claro, pertinentes) são “para melhorar nossa produtividade”. “para lapidarmos a nossa reputação ou, simplesmente, “para melhorar a nossa situação”.

O quê?

A pergunta “o quê” é o que explica o produto trabalhado pela empresa, ou seja: a descrição do que está sendo proposto, oferecido e será entregue ao cliente final. Nessa etapa é essencial observar as expectativas tanto dos patrocinadores quanto a dos clientes. Além disso, é essencial deixar claro para todos os envolvidos que poderão surgir atualizações ou correções ao longo da realização do projeto.

Quem?

Essa pergunta tem como objetivo deixar definido quem serão os envolvidos na realização e concretização do projeto. Serão apontados, por exemplo, os responsáveis por cada atividade e os parceiros necessários para efetivação de metas.

Como?

Nessa etapa, será discutido e definido o, no diagrama, quais são os caminhos inerentes à realização e alcance das metas e submetas do projeto. Serão apontadas também quais serão as atividades desenvolvidas e quais são as condições de realização delas. O “como” deve observar os seguintes aspectos:

• Premissas: quais são as suposições e realidade no qual o projeto está inserido e sobre as quais o gestor ou gerente não possui controle? Nessa descrição só deve estar presente o que realmente compõe os fatores necessários para viabilização do projeto;
• Grupos de entregas: é a divisão do objetivo final em submetas. Em outras palavras: o checklist de tudo que deve ser concluído para a efetivação do todo;
• Restrições: aqui aponta-se os agentes externos ou alheios ao controle dos membros da equipe que podem prejudicar ou limitar a produtividade e liberdade da equipe.

Quando e quanto?

Embora pareça simples, essas duas perguntas são essenciais para nortear o desenvolvimento de todas as outras fases do projeto. Ou seja: responder quando o produto ou objetivo final será entregue (ou seja, o cronograma) e quais são os custos (detalhados) do projeto.

• Riscos (incertezas ou agentes que contribuem de maneira negativa para os rumos do projeto);
• Linha temporal (lista de tarefas e de compromissos com deadlines apontadas, o que permite um bom gerenciamento de riscos);
• Custos (avaliação decomposta das despesas referentes à cada grupo de atividades e etapas do projeto).

O Project Model Canvas é a metodologia que te permite conceber projetos em uma única página e transformá-los em agentes de inovação, mas mais do que isso, ela permite envolver e engajar toda a sua equipe, aumentando o comprometimento e produtividade.

E então, gostou do nosso artigo? Entendeu tudo sobre o assunto ou ainda restou alguma dúvida sobre PM Canvas? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

A elaboração de um plano de projeto pode ser marcada por uma série de dúvidas e de percalços. E muitos deles falham por conta de metas mal estabelecidas, falta de detalhamento no escopo, controle ineficiente e um orçamento fora da realidade.

Para evitar que esses problemas prejudiquem o seu andamento e concretização, é preciso se preparar. E duas estratégias de planejamento se destacam: o plano de projeto e o project model canvas.

Esses métodos dão aos gerentes de projetos a possibilidade de criar um cenário com todas as atividades que devem ser realizadas, os prazos e as pessoas envolvidas. Algo que facilite que as ideias sejam tiradas do papel com sucesso.

Neste post, explicaremos como funcionam essas técnicas e como elas podem ser implementadas na sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

A diferença entre o plano de projeto e o project model canvas

Um plano de projeto é o conjunto de todas as informações necessárias para a realização de um projeto — desde a criação do pitch até as lições aprendidas com ele. Afinal, são elas que vão orientar a realização de ações futuras e evitar possíveis erros.

Em teoria, ele define o passo a passo de como um projeto será executado, monitorado e concluído em uma empresa e quais são as estratégias necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais esse projeto foi aprovado.

Mesmo sendo extremamente benéfico, ainda são poucos os gerentes que o utilizam corretamente. Na prática, apenas fragmentos — que em grande parte não possuem serventia — desse plano são aproveitados, apenas como uma forma de cumprir protocolo para a empresa.

Já o project model canvas, também conhecido como PM Canvas ou PMC, funciona como uma versão mais simples, mas não menos eficaz, do plano de projeto. Ele utiliza conceitos de gerenciamento, neurociência e design thinking para simplificar a sua elaboração e possui um caráter completamente visual.

Com a publicação do project model canvas no livro que leva o mesmo nome, o plano de projeto sofreu um forte golpe. Mesmo tendo a mesma utilidade, eles são completamente diferentes. Enquanto o último é um documento textual e longo, que pode ocupar dezenas de páginas, o PM Canvas é feito em uma página única.

Ele, na verdade, consiste em um diagrama em que é possível avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, dentre outros aspectos, em um só lugar. Sua versatilidade é uma vantagem para o trabalho em equipe, pois a dinâmica do PMC exige um brainstorm entre os próprios colaboradores e com o cliente.

O plano de projeto na prática

O plano de projeto reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento —  como Estrutura Analítica do Projeto (EAP), Plano de Recursos, Matriz de Funções e Responsabilidades, Plano de Gerenciamento das Aquisições, Plano da Qualidade e Plano de Comunicações. Ele é extremamente popular também em cursos acadêmicos.

Esse tipo de planejamento deve ser elaborado pela equipe de gerenciamento de projetos e aprovado pelo patrocinador, com o documento “Termo de Abertura de Projeto”. Na prática, um plano de projeto pode ser elaborado da seguinte forma, acompanhe!

Iniciação

Nessa primeira etapa, são definidos os objetivos principais do projeto. Muitos gerentes falham ainda no início porque não alinham as suas metas com as do cliente.

Por isso, é importante ter em mente que o brainstorm e o trabalho coletivo, com a participação de todos os envolvidos, são fundamentais antes de tirar qualquer ideia do papel.

Planejamento

A primeira fase do planejamento de um projeto é a definição de escopo, que é tudo aquilo que será feito durante o seu andamento, as atividades realizadas, quem as realizará, as fases de entrega, os testes etc. É importante que essa etapa seja bem detalhada, para evitar erros e retrabalho no futuro.

Em seguida, são feitas as estimativas de esforços e de custos. Elas devem ser acompanhadas do mapeamento de riscos que podem impactar um projeto e da nomeação dos stakeholders: clientes, usuários e equipe. Ou seja, cada parte interessada no projeto.

Todas essas informações devem ser colocadas em um cronograma, com todas as etapas de realização, as datas de entrega, os recursos envolvidos, os custos, os milestones e todos os aspectos que vão orientar a execução do projeto e servirão para controle em casos de dúvidas ou problemas.

Execução

Como o nome sugere, essa é a etapa de fazer as coisas acontecerem.

Nessa fase, acontece a aquisição de recursos, a coordenação das equipes, a comunicação entre os envolvidos e a realização do trabalho em si.

Monitoramento de desempenho

Ainda durante a execução do projeto, é fundamental monitorar o andamento e controlar os resultados.

É nessa etapa que o gerente consegue avaliar as mudanças, mensurar os riscos que aparecem e aplicar medidas corretivas para sanar problemas e prevenir a chegada de novos.

Aprovação

E por último, o plano de projeto precisa ser aprovado entre os stakeholders. Nessa etapa de encerramento, todo o andamento do projeto é avaliado, os contratos são encerrados, toda a documentação é reunida e o relatório final é apresentado.

É importante que o gerente não apenas finalize os trabalhos, mas discuta com a equipe quais foram as lições aprendidas. Como citamos anteriormente, são elas que vão orientar a execução de projetos futuros e evitar erros comuns, que atrasam o andamento das ações e aumentam os custos.

[rock-convert-cta id=”6495″]

O project model canvas na prática

Mesmo sendo uma metodologia robusta, rica em informações, a principal vantagem do project model canvas é a sua simplicidade em ser executado. Para o professor e management consulting José Finocchio Jr, criador do PMC, “é mais fácil pensar e planejar visualmente”.

E essa é justamente a base dessa estratégia: facilitar o planejamento de novos projetos, sem a burocracia e complexidade para fazer mudanças que os planos tradicionais trazem — algo que as empresas procuram e apreciam.

Na prática, essa técnica utiliza os conceitos visuais da neurociência aliados aos elementos que formam o plano de projeto, como: o escopo, os riscos, o orçamento e o registro de stakeholders, por exemplo.

No entanto, assim como o método Canvas tradicional, essa metodologia é organizada em blocos e pode ser construída em uma única folha de formato A1, ou até mesmo em um aplicativo, como o PM Canvas WEB

Esses blocos são formados por seis perguntas essenciais, que fundamentarão toda a estrutura dessa estratégia:

• por quê? — inclui as justificativas para os problemas e necessidades atuais da organização, os benefícios que serão gerados pela entrega do projeto e os objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporais) que ele possui;
• o quê? — nesse tópico, são incluídos as representações finais do produto e os requisitos necessários para que ele consiga gerar valor para o cliente;
• quem? — o “quem” representa as pessoas, grupos ou organizações interessados na execução desse projeto (os stakeholders), além dos colaboradores responsáveis pela sua entrega (gerente de projeto, analista de processos, consultor PMO etc.);
• como? — essa é uma das partes mais importantes do project model canvas, pois reúne as premissas que possibilitam a execução do projeto, as restrições que podem limitar o seu desenvolvimento e o grupo de entregas que será gerado. Ou seja, todos os elementos que permitem a criação de um projeto com sucesso, ou não;
• quando? e quanto? — na organização do PMC na página A1, essas perguntas são agrupadas juntas e devem conter todos os riscos que podem afetar o projeto, além das suas possíveis soluções; os seus custos de execução e uma linha do tempo, com uma representação gráfica dos períodos em que cada etapa será entregue.

A melhor ferramenta para o gerenciamento de projetos da sua empresa

Depois de ler este post, talvez você esteja se perguntando qual dos modelos de planejamento apresentados é o mais indicado para o gerenciamento de projetos da sua empresa. Para responder a essa pergunta, é importante analisar quais são as suas métricas e o que é aplicável no momento.

Há muitos projetos que não possuem custos gerenciáveis ou que precisam ser feitos e apresentados rapidamente. Nesse caso, um plano de projeto pode não ser indicado, por sua complexidade e pelo tempo maior de elaboração.

Independentemente de qual seja o modelo escolhido para aplicação na sua empresa, é importante lembrar que tanto o plano de projeto quanto o project model canvas não devem ser fixos, imutáveis. Eles precisam estar em constante mutação, já que surgirão novas informações, ameaças, incertezas e possibilidades durante o decorrer da sua execução.

Ambos também precisam ser pautados dentro de um cenário factível, que contemple todos os objetivos, restrições e recursos disponíveis; caso contrário, a chance de fracasso será grande.

E você, já conhecia essas estratégias para o planejamento e gerenciamento de projetos? Acredita que elas realmente funcionam? Então, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude os seus amigos e, especialmente, os seus colaboradores a também dominarem o assunto!

A evolução dos meios tecnológicos tornou o mundo dos negócios cada vez mais complexo, consequentemente fazendo com que as empresas precisassem otimizar seus serviços e produtos a fim de manter a competitividade e aprimorar a eficiência. E nesse mundo em que a Tecnologia da Informação adquiriu um espaço imenso, configurando-se como uma ferramenta extremamente importante para qualquer empresa, acabou se tornando necessário contar com profissionais que traduzam as necessidades gerenciais para o que a TI precisa desenvolver. Esses são os analistas de negócios.

Mas muito mais que tradutores, esses profissionais devem estar sempre atentos às diversas áreas da empresa, procurando constantemente por melhorias na gestão organizacional. O analista de negócios se insere em uma categoria profissional híbrida, especialmente desde o advento da tecnologia informacional em larga escala. Esse é o profissional responsável pela melhoria nos processos de eficiência, especialmente em relação ao diálogo entre a área de tecnologia e a área de gestão.

No post de hoje vamos falar sobre a formação do analista de negócios, sua atuação e as vantagens que traz para a empresa. Curioso? Então não perca:

O que é preciso para ser um analista de negócios?

A área de um analista de negócios requer formação e especialização de desenvolvimento multidisciplinar estratégico. Assim, é imprescindível que esse profissional tenha conhecimentos aprofundados de administração (incluindo marketing, teoria administrativa geral e até recursos humanos), tecnologia (desde processos, passando por programação e chegando a desenvolvimento de softwares), além de um conhecimento básico de comunicação (especialmente nas teorias organizacionais).

Embora o conhecimento de tecnologia seja essencial, não é prioritário a esse profissional. De fato, esse conhecimento precisa ser profundo o bastante para que ele compreenda e se faça compreender pelos profissionais da TI — carreiras usualmente técnicas dentro das organizações —, mas não há necessidade de ele mesmo ser capaz de desenvolver os sistemas. Na verdade, sua especialização no campo da tecnologia servirá para montar o contexto ideal e padronizar a comunicação, de modo que esse profissional passe a falar a mesma língua dos profissionais de TI, conhecendo a área e, com isso, ajudando a desenvolver conceitos de sistemas melhores.

Sendo sua principal função identificar soluções que aumentem a eficiência e a efetividade das relações laborativas da empresa, facilitando e otimizando os trabalhos das demais áreas com recursos tecnológicos que se provem viáveis, aí entra o desenvolvimento de processos de gestão e ferramentas de trabalho para a otimização dos recursos disponíveis. Portanto, a formação de base que melhor atende ao perfil do analista de negócios é em administração ou, explorando novos cursos, o de comunicador organizacional. Essas carreiras proporcionam os instrumentos certos para permitir que o analista de negócios lide com as diversas situações dentro da empresa e transite bem entre os setores, identificando possíveis oportunidades de melhoria.

Por ser um profissional que atua em todas as áreas da empresa, exige-se do analista de negócios habilidades interpessoais avançadas, capacidade de clareza na comunicação e habilidade para lidar com os mais diversos níveis hierárquicos. Esse colaborador deve, também, ser uma pessoa antenada com as novidades do mercado em termos de tecnologia, procurando sempre se manter a par dos desenvolvimentos tecnológicos e dos impactos que eles podem causar nos processos funcionais da empresa. É, basicamente, um perfil dinâmico, diligente e moderno.

Como atua um analista de negócios?

Como já dissemos mais rapidamente no tópico anterior, a função de um analista de negócios é identificar oportunidades de melhorias nos sistemas, desenvolver conceitos que façam com que as ferramentas tecnológicas otimizem os trabalhos realizados pela empresa, trabalhando conjuntamente com a TI para o desenvolvimento desses recursos. Como último passo, esse profissional precisa auxiliar a implementação e o treinamento de pessoal no uso das novas ferramentas tecnológicas.

Ou seja, a função primordial de um analista de negócios se resume ao planejamento interno dos processos de gestão para a realização de planos de implementação e intermediação entre a gestão administrativa e a área de Tecnologia da Informação. Vale lembrar que é possível usar, para exercer adequadamente a função do analista de negócios, a teoria das organizações, que divide o planejamento em 5 etapas:

O planejamento antecipado de como e do que deve ser feito, que implica na identificação das oportunidades de melhoria nos sistemas de gestão;

A organização dos trabalhos, determinando-se a aplicabilidade e a gestão dos recursos — especialmente os humanos — disponíveis em relação ao planejamento, no desenvolvimento do conceito e de sua viabilidade juntamente com a TI;

O direcionamento dos trabalhos, por parte do analista de negócios, atuando como mediador — e por vezes até como liderança — no processo de criação dos novos sistemas, iniciando a execução do planejamento, lidando com o controle de crises e imprevistos, além de com o manejamento das situações fora do planejamento e a reavaliação das diretrizes e metas;

A implementação das novas ferramentas de sistema, nos setores da empresa que dele farão uso, organizando o treinamento de pessoal, explicando as facilidades e a otimização que trarão em relação ao serviço e facilitando a transição.

A função de um analista de negócios se baseia, portanto, nos processos de gestão de organizações, destacando os quatro pontos fundamentais de uma organização gestacional: planejamento, organização, direção e controle. É preciso planejar as linhas de ação, organizar os trabalhos de forma viável, direcionar os esforços e os recursos de maneira otimizada e manter o controle, tanto para evitar crises como para lidar adequadamente com elas. Assim, sua atuação deve priorizar o fortalecimento da inteligência estratégica empresarial e a adoção de novas práticas de interlocução e participação.

Além disso, é preciso lembrar que o analista de negócios atua em todas as esferas hierárquicas de uma empresa, uma vez que sua função demanda que esteja sempre a par do que está acontecendo, dos problemas existentes, das avaliações de eficiência das ferramentas utilizadas e da identificação de problemas, especialmente antes mesmo que eles surjam. É um profissional de meio, que trabalha essencialmente como a ligação e a tradução entre a área de gestão e a área de tecnologia. Sua função é estratégica, crucial para o desenvolvimento de uma empresa.

Que vantagens um analista de negócios traz?

Toda empresa procura por mais eficiência no uso de seus recursos, assim como a otimização de suas forças de trabalho e aumento da produtividade, certo? E uma das formas modernas de se alcançar tudo isso é melhorando os instrumentos tecnológicos disponíveis. Aí surge o analista de negócios.

Esse profissional torna o trabalho mais eficiente, eficaz e produtivo, uma vez que melhores sistemas reduzem os custos, aumentam a produção e facilitam o trabalho. E esse pacote de boas novas ainda aumenta a motivação dos funcionários, essencial em um mercado competitivo e rotativo como o de hoje. A função do analista de negócios é estratégica, resolvendo, em grande medida, os problemas de comunicação organizacional existentes entre as áreas de gestão e de tecnologia de uma empresa.

Como você pode ver, para empresas complexas, de grande porte e que buscam sempre se manter em alta perante a competitividade do mercado, estando à frente em termos de produtividade e evolução, o analista de negócios é um profissional-chave!

E então, ficou ainda alguma dúvida? Já conseguiu identificar se sua empresa presica contar com um profissional com essas habilidades em seu quadro de pessoal? Comente aqui e divida suas impressões conosco!