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Autor: Braun

gerente de projetos

10 características de um péssimo gerente de projetos

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Provavelmente você deve conhecer as habilidades essenciais de um gerente de projetos. Se ainda não conhece, dê uma olhada nesse artigo. Acontece que a carreira no gerenciamento de projetos não é para todos. Enquanto alguns profissionais podem demonstrar inclinação para serem excelentes gestores, outros simplesmente não tem fit para a posição.

Portanto, é importante conhecer as características que denotam um péssimo gerente de projetos, tanto para que recrutadores possam fazer uma seleção assertivo de um GP, quanto o profissional se auto avaliar: se está ocupando o cargo certo, se deve direcionar sua carreira para outra área ou mesmo se buscar desenvolver outras habilidades.

O que não dá é ficar empurrando a sujeira para debaixo do tapete ignorando as deficiências e cruzando os dedos torcendo para que o projeto dê certo. Confira abaixo as top 10 características de um péssimo gerente de projetos!

 Comunicação deficiente

Uma das virtudes mais importantes de um gerente de projetos é a comunicação. Seja para apresentar o status de um projeto, dar feedback a equipe, conduzir uma negociação junto ao cliente, cobrar por resultados, etc.

O universo do gerenciamento de projetos é muito dinâmico e, muitas vezes, não há margem de tempo para corrigir uma tramitação de informação ineficiente ou, até mesmo, inexistente. Por isso o gestor deve ser um excelente comunicador.

Estima-se que mais de 50% dos esforços de um gerente de projetos são consumidos por algum aspecto da comunicação. Isso inclui não somente a participação em reuniões, o trato com a equipe e telefonemas, mas também a elaboração de relatórios de status, e-mails e desenvolvimento de documentos de planejamento.

Alguns estudos, inclusive, têm demonstrado que a comunicação verbal e escrita ocupa 80% do trabalho. Quer dizer, caso você não seja um comunicador eficaz – e não pretenda desenvolver essa habilidade – prefira seguir por outro caminho.

Relacionamento interpessoal ruim

A posição de gerência requer contato a todo momento com Stakeholders, seja com os membros da equipe, com os clientes, acionistas, fornecedores ou mesmo com a direção da empresa.

Essa necessidade de interação requer o mínimo de simpatia para que o gestor promova um relacionamento harmonioso com as partes envolvidas no projeto.
Caso você tenha uma personalidade introspectiva, tenha dificuldade de trabalhar em conjunto com pessoas, prefira ficar isolado em sua mesa ou escritório e se concentrar em suas próprias atividades, você demonstra que não possui a capacidade colaborativa necessária para um gestor de projetos.

Extremamente detalhista

Sim, é necessário que existam pessoas atentas aos detalhes, profissionais responsáveis pela finalização e pela qualidade ao nível de acabamento, mas essas pessoas devem integrar a equipe do projeto e não a posição de gestão.

Quando se é o gerente de projetos, o foco deve ser a entrega de resultados acima de tudo, a preocupação deve estar no nível macro, sendo as minúcias de responsabilidade da equipe.

Para tanto, o gestor deve confiar na competência dos membros do time e em sua capacidade de gerenciar os esforços daqueles que estão sob sua coordenação. Ou seja, como não poderia deixar de ser, o gerente de projetos deve gerir, enquanto a equipe deve executar.

Personalidade afável

A postura esperada de um gerente de projetos é de equilíbrio e temperança. Quer dizer, quando há uma demanda qualquer, o gestor não deve concentrar esforços no intuito de agradar a todos, mas sim analisar com serenidade qual a necessidade da solicitação e se deve ou não ser implementada.

Isso significa que o gerente de projetos não deve atuar como uma espécie de “servo do cliente”, atendendo todas as suas reivindicações. Do mesmo modo, não pode dizer sim a todos os pedidos que venham da direção, ou mesmo da equipe com o intuito de melhorar sua popularidade.

O comportamento crítico do gerente é o que justifica a sua contratação para conduzir o projeto conforme sua experiência, conhecimentos e habilidades.

Dificuldade em seguir processos

Os processos estão um nível abaixo do gerenciamento de projetos. Mas se engana quem acredita que isso torna os processos inferiores à gestão de projetos, muito pelo contrário, os processos são a base e devem ser respeitados, sob o prejuízo de comprometer toda a organização da empresa.

Por essa razão, é fundamental que o gerente de projetos não só siga os processos, como também seja o embaixador dos mesmos.

Se o próprio gestor não atende os processos de trabalho, a cultura de toda a empresa sofre prejuízo, pois é o exemplo do líder que norteia as ações da equipe.

Desorganização

Claro, não é necessário ser um profissional extremamente metódico, mas é preciso gozar de organização para proporcionar agilidade, padronização e, é claro, qualidade. Praticamente, todo o ciclo de vida do projeto está envolto de documentação, logo, é preciso estabelecer mecanismos de controle de versões, locais de armazenamento e compartilhamento, etc.

A desorganização do gerente de projetos pode pôr todo o trabalho a perder, na medida em que a equipe pode deixar de conhecer alterações importantes no escopo que não foram registradas, prioridades que deveriam ter sido conhecidas e compartilhadas, ou novos prazos acordados, por exemplo.

Um software de gestão de projetos pode ajudar muito na organização desse profissional e no projeto como um todo. Mas atenção, não adianta adquirir o software e não alimentá-lo com as informações necessárias.

Perfil executor

A partir do acolhimento de uma nova demanda, a primeira iniciativa esperada de um gerente de projetos é de que avalie se compreendeu bem os objetivos, que estude as alternativas para a realização, dimensione o tempo, que estime os recursos, que avalie os riscos, entre outras ações de planejamento.
Caso essa não seja a sua atitude inicial, mas sim a de começar a realizar o que foi solicitado, é evidente que a posição de gestor não combina com você.

Dificuldade em delegar tarefas

É até comum que ao atribuir as atividades alguns profissionais se sintam incomodados por não quererem parecer “mandões” ou algo assim.

Um bom gerente de projetos consegue delegar as tarefas com naturalidade, tendo como critérios as habilidades e a identificação de cada membro com as demandas, sem se preocupar ou proporcionar constrangimento.

Caso haja dificuldade para distribuir o escopo entre os integrantes do time, gerando sofrimento ou falta de espontaneidade para lidar com essa simples atribuição, o gerente de projetos deve repensar a posição que ocupa.

Insegurança

Mais do que confiar em si mesmo, o gerente deve saber transmitir essa confiança àqueles que estão sob sua subordinação.

Diante de um problema, ou mesmo no dia a dia, o gerente de projetos deve esboçar segurança em suas decisões e que confia nas habilidades da equipe. Passar insegurança numa posição de liderança tende a abalar a equipe, fazendo ruir todo o trabalho que o gerente de projetos tenha construído ou tente construir.

Aparente inexperiência

Fato é que ninguém gosta de estar subordinado a alguém que parece não ter as competências necessárias para o cargo que ocupa e no gerenciamento de projetos não é diferente. Quando a equipe reconhece que está sendo coordenada por alguém que possui as credenciais necessárias, a resistência para o cumprimento de delegações e orientações do gerente de projetos passa a diminuir, ou mesmo a não existir.

Ou seja, a experiência do gestor é extremamente relevante não só para auxiliar em suas próprias decisões, como para contar com o apoio de todo o time envolvido.

Se identifica com alguma dessas características? Deixe seu comentário, saiba que você pode desenvolver essas habilidades, ou mesmo decidir sobre uma atuação mais brilhante em outra área.

preparar sua gestão de projetos

Como preparar sua gestão de projetos para um ano de incerteza

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Preparar sua gestão de projetos e torná-la eficiente e profissional está normalmente relacionada aos de desenvolvimento e investimentos. O que acontece, é que desde a década de 30 nossa economia não experimenta dois anos consecutivos de queda do PIB, o que acarreta em um momento complicado para as empresas brasileiras. Pensando nisso preparei esse artigo com alguns pontos importante para o seu escritório de projetos, lembrando que em um cenário como esse a prioridade da empresa é sobreviver.

Não significa que o fim da sua área de projetos está decretado, muito pelo contrário, mas do que nunca mudanças serão necessárias e consequentemente projetos precisaram ser gerenciados. Isso significa que chegou o momento de apertar o cinto, preparar sua gestão de projetos e entregar mais gastando menos. Vamos lá:

QUEDA DO CONSUMO

Se você está em uma empresa que busca preparar sua gestão de projetos lidando com varejo ou que o resultado das vendas no varejo impacta no seu negócio então é um momento muito delicado e de atenção. Se os cortes ainda não começaram logo serão necessários e com a demanda caindo será preciso realizar ajustes nos custos (principalmente nos fixos) e no volume de produção.

Neste momento existem duas áreas que necessitaram muito de projetos: o Recursos Humanos e a Operação. O RH precisará reajustar o quadro de funcionários e sua estrutura de custos, o que impacta o setor de Operações radicalmente também. Essa mudança demanda a elaboração de um projeto para essa adequação, pois ajudará a organização a passar por isso com o menor impacto o possível.

É claro que nenhuma empresa ou colaborador quer passar por isso, mas é importante ficar claro que essa é uma medida para garantir a sobrevivência da companhia e assim que o cenário mudar, tudo voltará ao seu antigo patamar.

Redução de custos

Na operação será um momento de corte de produção e de custos. Será necessário preparar a sua gestão de projetos com uma análise das diferentes oportunidades com objetivo de reduzir a produção para se adequar ao consumo, otimizar a logística, buscar reduções de custos e se desfazer dos fixos tais como alugueis, serviços que não sejam essenciais e eliminar tudo que não for core business.

É muito provável que todo projeto de investimento que não seja essencial para o negócio precise ser desacelerado ou parado. Nesse momento é importante guardar o histórico de maneira a permitir uma retomada assim que o cenário melhore.

Otimização de rotinas

Mais do que nunca precisamos achar “gorduras” a serem cortadas. Seja um simples processo de impressão ou até uma revisão na logística de distribuição da empresa, seus projetos precisam ter baixa necessidade de investimento e grande capacidade de geração de ROI. Se existe uma perspectiva que precisará ser bem pontuada em seu processo de avaliação de proposta de projetos é a de redução de custos.

Redução dos custos do PMO

Já falamos sobre isso de forma mais detalhada neste artigo, mas vale ressaltar que se o portfólio de projetos foi reduzido pode existir uma necessidade de readequar o quadro de colaboradores do PMO.

É importante pensar que o escritório de projetos não parar, logo neste momento ficamos mais enxutos, mas em um futuro próximo voltamos com força total. Neste momento é muito importante estar próximo da alta administração, demonstrar a capacidade do PMO de entregar valor e deixar claro que um legado adquirido precisa ser mantido.

Outros custos fixos precisam ser revistos tais como: software pagos em dólar (existe uma estimativa da moeda chegar a R$ 4,30), serviços de terceiros contratados, além de viagens e outros custos que podem ser otimizado. O que é importante para manter a capacidade do PMO entregar ROI, logo seu orçamento precisará ser ajustado ao CAPEX, silha em inglês para investimentos em bens de capital, atual e do investimento no portfólio de projetos.

Neste Kit, formado por e-book e planilha, você encontra mais dicas de como planejar seu orçamento de TI de forma eficiente.

REVISÃO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS

É muito importante separar o joio do trigo. Projetos voltados para ampliação da capacidade, que possuem custos em dólar e outros investimentos relacionados ao crescimento de demanda precisarão ser revisados. Existem mercados que não estão sendo afetados pela crise, se esse é seu cenário essa orientação não se aplica.

É interessante também revisitar as propostas de projetos recusadas e analisar sua priorização frente ao novo cenário. Projetos que buscam receita em dólar, ataque a mercados não afetados pela crise e iniciativas de redução de custos são muito bem vindas e podem fazer a diferença para a empresa.

Deve-se buscar identificar oportunidades, vale lembrar que todo o mercado está fragilizado e que empresas que possuem caixa e fôlego financeiro podem ter excelentes chances de expandir sua atuação, comprar concorrentes e de se beneficiar com outras oportunidades geradas pela crise. Vale ressaltar que o Brasil está mais barato para investidores internacionais e esse pode ser um excelente momento para uma captação com estes players.

REDUÇÃO DE CUSTOS estar pronto para a retomada

As crises não duram para sempre e o seu planejamento precisa contemplar uma mudança neste cenário. Se a visão dos economistas estiver correta o prazo de recuperação da economia é de seis meses a um ano com um futuro aumento da demanda neste período. Quem estiver melhor preparado para essa retomada terá um importante diferencial competitivo e mais do que nunca é hora de se preparar.

Preparar sua gestão de projetos requer planejamento, que se aplica sobre ações presente com impacto futuro, logo seus projetos devem contemplar reajustar a organização para esse momento pós-crise. Nesta etapa sua empresa irá precisar acelerar o escritório de projetos, preparar um portfólio de projetos para retornar a estrutura da empresa ao patamar anterior à crise.

Quando uma organização atravessa uma crise, ela chega mais forte no final. Poucas organizações no mundo não tiveram sua continuidade desafiada por um abalo na economia. Olhar para este momento com essa a ótica de buscar seu fortalecimento irá ajudar tanto o PMO quanto a Organização a enfrentá-lo de forma mais otimista. E como tudo na vida, precisamos ter a convicção que estamos em um momento passageiro e que em breve retomamos com força total.

O que achou das dicas no post? Gostaria de acrescentar alguma para ajudar a todos no próximo ano? Comente!

gerenciamento de tarefas

Como utilizar o gerenciamento de tarefas para criar prioridades?

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A rotina de um projeto normalmente se desenrola em um ambiente frenético, em que a preocupação com resultados é latente e todos parecem lutar contra o relógio. Ter que lidar, constantemente com atividades atrasadas, sem saber por onde começar. Ou talvez consiga cumprir a maior parte dos prazos, mas sente que está sempre “apagando um incêndio” atrás do outro. Estou certo? Nesse caso, o gerenciamento de tarefas voltado para a criação de prioridades pode resolver o problema.

Sem que haja um trabalho que atribua níveis de importância e urgência para as demandas, a equipe fica desorientada, correndo o risco de atender a uma necessidade pouco relevante em detrimento de uma entrega indispensável. Essa indefinição pode paralisar os trabalhos, fazendo com que a presença do gerente de projetos seja requisitada a todo instante, para julgar o que é prioritário ou não.

Mas não se preocupe! Seja qual for o contexto, ao término desta leitura, você se sentirá muito mais preparado para promover a priorização das tarefas, melhorando o desempenho da equipe e, consequentemente, os resultados do projeto. Continue conosco e confira!

Por onde começar?

Para começar a priorização é necessário que haja uma lista de atividades para elencar. Apesar desse levantamento parecer simples, não é bem assim, afinal, há alguns cuidados a serem observados na criação desse roteiro de tarefas. A premissa é que uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto) tenha sido criada. Depois disso, é possível promover a organização na forma de pacotes de trabalhos em nível superior — e as tarefas ou atividades em nível inferior. Quer dizer, a EAP nada mais é do que uma ferramenta que possibilita a melhor estruturação das entregas do projeto.

O foco aqui é cuidar para que não existam atividades pequenas demais sendo administradas individualmente, desperdiçando esforços de planejamento. Por outro lado, também é necessário garantir que não existam atividades muito grandes sendo gerenciadas com uma única, que poderia ser dividida em duas ou mais tarefas, tornado o gerenciamento muito mais simples e inteligível.

Elimine o desnecessário

Por melhor definido que seja o escopo do projeto, é possível enxugá-lo, removendo aquilo que não é requisito fundamental. É claro, não se trata de eliminar sumariamente e de modo unilateral parte do escopo. Lembre-se, estamos tratando do gerenciamento de tarefas para criar prioridades, ou seja, o intuito é concentrar as atenções naquilo que é crucial para o projeto.

O objetivo é criar uma segunda lista de atividades, obviamente menor, que contenha apenas as que forem essenciais. Tendo essa listagem, basta sinalizar quais são as mais importantes. Ou seja, dar início ao processo de priorização propriamente dito utilizando a sugestão de classificação abaixo: urgente, importante e simples.

Urgente

Essa classificação deve ser destinada para as demandas que não permitem adiamento. As tarefas urgentes são aquelas que não podem ser postergadas, mesmo que completadas antes da data final do projeto, pois devem ser executadas em janelas de tempo/clima específico, dependem de sazonalidade ou que, por qualquer motivo, se concluídas em outra data inviabilizam ou oneram a tarefa.

São as atividades mais importantes porque, além da data específica para a entrega, normalmente, não possuem margem para falha, quer dizer, é impossível entregar uma correção ou revisão futuramente sem que haja algum tipo de prejuízo.

Aquelas atividades pertencentes ao caminho crítico do projeto são bons exemplos, afinal, se atrasarem, vão adiar outras atividades que possuem vínculos de dependência e, consequentemente, o projeto como um todo.

Importante

Essa classificação é adequada para aquelas atividades tão importantes quanto as urgentes, mas que possuem flexibilidade no que diz respeito a data de finalização. Tratam-se de itens que precisam ser feitos, mas que podem ser acomodados no prazo do projeto com certa liberdade.

Elaborar novos procedimentos, promover a revisão nos processos ou realizar treinamentos de modo a aumentar a eficiência da equipe, por exemplo, são ações importantes e que não podem ser descartadas. Contudo, não impactam diretamente no ciclo de vida do projeto e, pelo menos por algum tempo, podem ser deixadas de lado.

No entanto, deve ser dada atenção especial ao monitoramento dessas prioridades. Afinal, o que agora possui classificação importante, amanhã poderá se transformar em tarefa urgente. Logo, o cuidado para que a procrastinação de prioridades não comprometa o gerenciamento de tarefas deve ser constante.

Tarefas simples

Todo projeto possui aquelas tarefas que podem ser finalizadas em um único dia e que, não necessariamente dependem da conclusão de alguma outra para que possam ser iniciadas. Tarefas que, apesar de simples, impactam no avanço do projeto. Você deve estar se perguntando: mas se são simples, por que devem ser priorizadas? Essa questão bem que poderia ser respondida com uma outra pergunta: se são simples, por que estão sendo adiadas?

Fato é que, com o mapeamento dessas tarefas, fica fácil direcionar os esforços em momentos de ociosidade que inevitavelmente acontecem, seja por problema em alguma máquina ou equipamento, atraso no recebimento de matéria-prima etc.

Em circunstâncias normais, esses fatores deixariam parte da equipe inativa, mas com essa classificação em mãos o gerente de projetos pode transformar essas ocorrências em produtividade, atualizando o cronograma no final do dia com avanços — e não somente com atrasos.

O gerenciamento de tarefas e a criação de prioridades

É importante lembrar que o gestor deve estabelecer uma boa comunicação com todos os stakeholders, não importa se patrocinadores, clientes ou a equipe. Outra coisa que se deve ter em mente, é que prioridades podem sofrer influência das diferentes partes envolvidas. De todo modo, a categorização durante o planejamento poupa — e muito! — os esforços do GP na fase de execução.

Imagine um cenário em que os membros da equipe estão em constante debate com o gestor sobre as prioridades. Ou, ainda, que se abstenham da orientação e priorizem as atividades por conta própria. Isso seria desastroso! Essa falta de organização é um dos fatores que contribuem para o estresse e improdutividade no ambiente de projetos, mas que pode ser facilmente resolvida com uma boa sistemática. Nesse sentido, a implementação do gerenciamento de tarefas, alinhado às prioridades, mobiliza e direciona corretamente as ações de toda a equipe.

Você realiza a classificação das atividades do seu projeto conforme a prioridade? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências!

gestão de serviços

Por que a gestão de serviços precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos?

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A implementação de sistemas de automação de serviços profissionais – também conhecidos como PSAs (Professional Services Automation) – nas empresas voltadas à gestão de serviços é uma tendência. E a razão é muito simples: essas soluções contribuem para a interligar o gerenciamento de projetos com as mais demais áreas. Quer dizer, um único sistema para vendas, contratos, faturamento, recursos humanos e para a gestão de projetos em si.

Além da gestão integrada dos departamentos proporcionar maior agilidade e consistência de informação, poupa a necessidade de pessoas para prover, individualmente, informação de cada operação, e, é claro, otimiza o tempo.

Tudo que faltava, afinal, qual projeto não seria beneficiado por essa consolidação de dados, corte de custos e redução de atrasos? Confira abaixo algumas da razões que tornam a implantação de um PSA a solução ideal para a gestão de serviços de sua empresa!

 Planejamento e execução mais simples

Um bom PSA tem como premissa ser mais eficiente, tanto na gestão de serviços, como na execução dos projetos. Com base na integração dos setores, proporciona à empresa uma visão geral, macro sobre todos os seus projetos, simplificando o trabalho da gestão. Os executivos podem, facilmente, identificar os projetos que estão em andamento e se antecipar às necessidades de recursos.

Com um PSA, os gerentes de projeto têm capacidade de desenvolver planos detalhados, atribuir as pessoas certas aos projetos/atividades corretos, e ter toda a informação sobre o caminho crítico ao alcance das mãos, graças à gestão interligada.

Além de prestar suporte ao planejamento, um PSA oferece também uma melhor comunicação em toda a empresa, servindo como uma plataforma de tramitação de informação entre os recursos, gestores e toda a equipe envolvida no projeto. Afinal, permite que os recursos interajam rapidamente — entre eles e com os gestores — proporcionando ao gerente uma avaliação mais dinâmica sobre os impactos no cronograma e orçamento do projeto, logo que um problema é comunicado.

Mensuração mais precisa

Tendo em vista que o software de automação de serviços também atua na contabilidade, ele apresenta recursos para gerenciar a área financeira do projeto. Os custos relacionadas às horas de trabalho podem ser rastreados com facilidade, e quaisquer outras despesas acessórias, como gastos em viagem ou com subcontratados, podem ser computadas para dar uma representação integral do investimento do projeto.

Esta característica pode se tornar ainda mais valiosa quando se tratam de empreendimentos com restrições de orçamento. A gestão tem como realizar o planejamento com alto nível de detalhe, conhecendo exatamente onde está sendo consumido o investimento.
Sabendo que todas as informações estão em um único núcleo, os gerentes de projeto têm potencial para analisar informações pontuais de produtividade de seus recursos, a fim de assegurar a contribuição maximizada de cada membro.

Ciclo de Vida do Projeto

Os PSA têm a capacidade de gerenciar todas as fases do ciclo de vida dos projetos. Dessa forma, estrutura as organizações de serviços para se concentrarem no que é, de fato, importante. Quer dizer, atentar para as necessidades dos clientes, ao invés de comprometer tempo e recursos em tarefas administrativas irrelevantes.

Essa concentração de esforços na eficiência pode ser notada rapidamente a considerar o tempo gasto em horas produtivas, com efeito direto sobre a qualidade do produto entregue.

A maior parte das soluções de automação de serviços profissionais permite a integração com sistemas de CRM (Customer Relationship Managment) ou qualquer outro pacote de contabilidade. A ideia é reduzir, ou mesmo eliminar, a necessidade de qualquer configuração no sistema.

Produtividade dos recursos

Muitas soluções de PSA também contam com avançadas ferramentas para o cronograma de recursos, auxiliando as empresas a equilibrarem a oferta e a demanda de sua força de trabalho.

Ter a visão clara e em tempo real de quando os recursos com qualificações-chave estão disponíveis traz efeitos visíveis na produtividade da equipe.
Além de tornar a execução dos projetos mais eficiente, a alocação precisa de pessoal e também oferece os subsídios necessários para garantir o equilíbrio adequado da carga de trabalho, sem esgotamento ou ociosidade dos profissionais.

Tomada de decisão

Uma vez que proporciona uma visão geral consolidada, se mostra essencial na tomada de decisões. Afinal, toda a informação que a empresa precisa para deliberar sobre os projetos está centralizada no seu software de PSA.

Essas ferramentas tendem a substituir controles desgastados e imprecisos que, muitas vezes, são utilizados sem a devida atualização.

Quando utilizados de maneira inteligente, mais do que uma solução integrante da infraestrutura de sistemas, os sistemas de PSA tendem a ser uma vantagem estratégica importante para a gestão de serviços, pois tende a melhorar a produtividade, melhorando a rentabilidade e o crescimento a longo prazo.

Centralização dos projetos e serviços

É até comum que organizações centralizadas em projeto, quando buscam por soluções para ajudar no gerenciamento de suas cargas de trabalho, optem por ferramentas diferentes de um PSA, acreditando que seja um sistema muito além de suas necessidades. Entretanto, a empresa deve ter em mente que a automação de serviços profissionais é uma plataforma projetada para impulsionar os resultados de qualquer equipe de projeto.

Finalmente, o software PSA é desenvolvido com o objetivo de ser decisivo para o sucesso do projeto, sendo muito mais do que uma ferramenta de gerenciamento autônomo, mais contemplando todas as variáveis envolvidas em um projeto, desde a gestão de recursos humanos, o acompanhamento dos orçamentos do projeto e cronograma, a comunicação, como a análise de desempenho.

Seja qual for o ramo de atuação, é interessante analisar como uma ferramenta de PSA pode ajudar sua organização. Inevitavelmente, essa avaliação irá mostrar todo o valor agregado das funcionalidades, todo o controle e monitoramento proporcionado, tornando possível que os esforços passem a ser concentrados no que realmente importa. Ou seja, foco em resultados, potencializando a realização de projetos bem-sucedidos.

Um dos cases de sucesso é a Artsoft Sistemas, consultoria que lida com a gestão empresarial de mais de 6.500 empresas e depois de pesquisar adotou a da Project Builder para ser sua solução de PSA. Assim, a Artsoft substituiu infinitas planilhas de Excel pela excelência que um sistema integrado como um PSA traz para a gestão e gerenciamento de projetos.

Sua empresa adota uma solução de PSA? Quais os ganhos que têm sido observados? Deixe seu comentário!

metodologias ágeis

Torne-se ágil ou morra: por que investir em metodologias ágeis?

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As metodologias ágeis em gerenciamento de projetos estão simplesmente dominando as empresas. De acordo com a State of Agile Survey de 2015, da empresa VersionOne, 94% das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos já adotam essas metodologias para acelerar seu crescimento com mais rapidez, mas sem perder nada no quesito qualidade.

E ao contrário do que muitos possam pensar, não é apenas a indústria de tecnologia que se vale das metodologias ágeis para escalar seus negócios, viu? Dentre as empresas pesquisadas para o State of Agile Survey, por exemplo, encontram-se organizações das áreas financeira, educacional, de consultoria, telecomunicações, mídia e entretenimento, entre muitas outras.

Ainda não entende por que essa tendência se tornou tão forte? Quer saber quais são os motivos que levam cada vez mais e mais empresas a adotarem metodologias ágeis no gerenciamento de seus projetos? Curioso para conhecer os benefícios que elas podem trazer especificamente para o seu negócio? Então continue acompanhando nosso post de hoje e descubra:

 O que são essas metodologias ágeis?

Se você ainda não está tão familiarizado com o termo, não se preocupe, porque vamos explicar o que são as metodologias ágeis em gerenciamento de projetos agora mesmo! Pense por um minuto: quantas vezes você já viu um projeto entregue que não atendia às expectativas do cliente? E projetos que se viram simplesmente abandonados porque não foram dimensionados da maneira adequada? Pois essas e tantas outras situações que colocam em xeque a eficiência do gerenciamento de projetos geralmente são fruto do método tradicional de gestão, ou seja, em cascata.

O método em cascata é aquele por meio do qual se faz o planejamento do projeto do início ao fim, tudo de uma única vez, prevendo recursos, atividades e até orçamento antes de começar qualquer trabalho. Mas por mais que não seja errado fazer o gerenciamento de projeto dessa forma, (tanto que debatemos neste artigo quais projetos devemos adotar metodologias ágeis e quis devemos manter a gestão de projetos tradicional) com o mercado cada vez mais dinâmico e volátil acaba ficando difícil lidar com as mudanças se você tem seu planejamento escrito sobre pedra, não concorda?

Para solucionar esse problema que se pensou nas metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, que são baseadas no desenvolvimento iterativo, isto é, por fases. Com a adoção dessas metodologias, as entregas ao cliente passam a ser frequentes e incrementais, ou seja, o cliente tem acesso a uma solução em perfeito funcionamento a cada fase concluída, até que, no fim das contas, receba o que foi contratado de forma completa e acabada.

Por que investir nas metodologias ágeis?

São diversos os benefícios gerados pela adoção das metodologias ágeis em qualquer empresa. Aqui vamos listar 7 deles para que você entenda como pode ser vantajoso apostar nessa prática — os demais você pode conferir ao continuar acompanhando nosso blog, que está repleto de conhecimento valioso sobre o assunto e vai receber outros artigos sobre o tema nos meses de janeiro e fevereiro! Vamos lá?

Produtividade da equipe

As metodologias ágeis trabalham com equipes autogerenciáveis, dispensando assim a supervisão imediata de um gerente de projetos. No caso, os próprios membros da equipe fazem a distribuição de tarefas entre si e, durante o desenvolvimento dos trabalhos, vão se cobrando a respeito dos prazos de entrega. Para tanto, é preciso ter um time que trabalhe integrado e em sinergia, com profissionais especialistas em sua área de atuação e que possuam conhecimentos complementares.

Qualidade do produto final

Como dissemos no início do post, metodologias ágeis são baseadas no desenvolvimento iterativo e incremental, prática que pressupõe revisões constantes sobre o que já foi feito e a aplicação de testes de usabilidade, visando validar as funcionalidades desenvolvidas e os requisitos exigidos pelo cliente. Esse processo de melhoria contínua durante o desenvolvimento do projeto garante um produto final de qualidade superior, completamente afinado com as necessidades de cliente e usuários e pronto para ser usado.

Priorização de funcionalidades

Uma das premissas das metodologias ágeis é a entrega de valor constante para o cliente, que é viabilizada pela priorização de funcionalidades. Assim, em vez de seguir um caminho previamente estabelecido para o desenvolvimento do projeto, entregando todas as funcionalidades de uma única vez, a equipe identifica quais etapas podem trazer retorno sobre o investimento primeiro, desenvolvendo-as antes das demais. Essa simples mudança de olhar sobre o projeto permite que o cliente desfrute dos resultados do seu investimento desde o início, podendo, em um momento de escassez de recursos, selecionar as funcionalidades mais importantes para aquele momento e deixar as demais para serem desenvolvidas mais tarde, em outro sprint.

Controle de custos

Justamente por existir essa possibilidade de priorizar melhor as funcionalidades, o cliente pode avaliar sua capacidade de investimento a cada nova fase do projeto, destinando recursos segundo seus próprios critérios financeiros. Dessa forma, uma funcionalidade que exija um investimento maior pode ser deixada por último ou até mesmo priorizada, caso o retorno sobre o investimento seja compensador. O importante é entender que as metodologias ágeis permitem um maior controle orçamentário, evitando aquele velho problema de projetos parados por pura falta de recursos.

Redução de riscos

No desenvolvimento de projetos pelo método cascata, os riscos são dimensionados no início dos trabalhos, com as respectivas ações preventivas tendo sido pensadas segundo o contexto em que a empresa estava inserida naquele momento. Por essa razão, é comum ter que lidar com imprevistos ao longo de toda a execução do projeto, exigindo da equipe um esforço para contornar essas situações.

Já no desenvolvimento de projetos ágeis, a identificação de riscos acontece por fases, assim como o planejamento. Nesse caso, as experiências anteriores da equipe acabam ajudando a compreender melhor o ambiente de negócio e a lidar com as situações inusitadas com mais tranquilidade, já que mudanças são sempre esperadas. Dessa forma, os riscos acabam não sendo tão impactantes para o projeto, pois são divididos em fases, facilitando sua gestão e contribuindo para o sucesso da iniciativa.

Mensuração de resultados

Mais uma vez, o desenvolvimento iterativo e incremental é o grande diferencial. Com o projeto segmentado em fases, a equipe se ocupa de um objetivo por vez, isto é, na funcionalidade que deve ser entregue. Dessa forma, torna-se muito mais fácil mensurar os resultados, como cumprimentos de prazo, qualidade do produto e performance da equipe.

Satisfação do cliente

Outra premissa das metodologias ágeis envolve a participação ativa do cliente durante todo o processo de desenvolvimento do projeto. Nessa estratégia, o cliente é visto não só como parte da equipe, mas como o principal agente para a validação dos requisitos do projeto. Sendo assim, tem-se a garantia de que o produto final realmente atenderá às necessidades do contratante, cumprindo os requisitos iniciais listados no backlog. Ou seja: cliente satisfeito e serviço bem prestado.

Entendeu por que você deve abraçar as metodologias ágeis o quanto antes? Afinal de contas, quanto mais ágil sua empresa for, mais rapidamente crescerá, atendendo às demandas do mercado e elevando seus resultados. Aprofunde seus conhecimentos sobre as metodologias ágeis e comece essa nova fase com muito mais segurança!

scrum team

Quais as funções existentes dentro de um Scrum Team?

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Se você acompanha nosso blog há algum tempo, certamente já conferiu um ou outro post sobre métodos ágeis em gerenciamento de projetos, como é o caso do Scrum. Mas até o momento não realmente tínhamos parado para falar mais detalhadamente sobre o Scrum Team, isto é, o time de Scrum.

Afinal, quem são as pessoas que formam essa equipe? Quais são suas funções e responsabilidades no desenvolvimento de um projeto ágil? Será que seu time está completo ou você poderia aumentar a produtividade complementando as funções? Vamos conferir e tirar quaisquer dúvidas a esse respeito agora mesmo? 

Product Owner

O Product Owner é quem define o produto a ser desenvolvido, listando funcionalidades que serão criadas e as priorizando dentro do backlog. Esse profissional tem uma visão geral do projeto, conhece todos os sprints e sabe quais deles são mais importantes para a empresa. Para tanto, deve ter conhecimento de mercado e estar completamente familiarizado com o negócio do cliente, visando gerar mais valor para ele por meio do produto final. Como gestor do backlog, o Product Owner segmenta as funcionalidades em atividades menores, classificando-as de acordo com sua importância e transmitindo ao time as devidas orientações para que comecem a desenvolver o produto.

Fazendo a ponte entre cliente e Scrum Team, o Product Owner é o responsável pelos resultados do projeto, reportando ao cliente todas as atividades concluídas, as fases superadas, os orçamentos consumidos e o status global dos trabalhos. É ele quem tem que se preocupar com o retorno sobre o investimento do projeto, oferecendo ao cliente uma solução que realmente agregue valor ao negócio.

Scrum Master

O Scrum Master é quem orienta a equipe, assumindo o papel de coach. Diferentemente de um gerente de projetos, ele não é responsável por muitas atividades gerenciais em relação aos trabalhos, atuando apenas como um facilitador para que o Scrum Team desempenhe seu papel com excelência. Um verdadeiro especialista em melhores práticas Scrum, o Scrum Master tem como missão garantir a adoção de todas as práticas ágeis durante o desenvolvimento do projeto, acompanhando o desempenho do time em tempo integral.

No papel de líder, o Scrum Master deve se preocupar com a motivação dos colaboradores, contribuindo para que eles se mantenham focados em suas atividades. Para tanto, ele regula a carga de trabalho, evitando o excesso de horas extras, remove possíveis barreiras ao trabalho do time, obtém os recursos necessários para que a equipe trabalhe com qualidade e atua fortemente na mediação dos relacionamentos interpessoais, visando manter um clima sinérgico entre os membros do Scrum Team.

Desenvolvimento

O setor de desenvolvimento, geralmente formado por uma equipe de até 7 pessoas, é responsável pelo desenrolar do produto em si. Os colaboradores aqui são encarregados de modelar, programar, testar e validar as funcionalidades desenvolvidas. Esse time é autogerenciado, isto é, não precisa de supervisão constante, tampouco de um gerente de projetos que diga o que deve ser feito. Assim, uma vez que o sprint é acordado entre os membros do Scrum Team, esses profissionais fazem a distribuição de tarefas entre si, sempre de acordo com suas competências, e logo começam os trabalhos.

A interação entre esses colaboradores é intensa e deve ser estimulada pelo Scrum Master, afinal, quanto mais integrada estiver a equipe de desenvolvimento, maior se mostrará a produtividade e também a qualidade do produto final. E como se trata do cerne de todo o projeto, o desenvolvimento deve ser composto por profissionais altamente qualificados e com experiência de mercado no segmento em que atuam. Obtém-se, dessa maneira, um produto final de excelência, que atenda a todos os requisitos solicitados pelo cliente e gere a esperada satisfação.

DevOps

As pessoas que ocupam a função de DevOps no Scrum Team têm como missão refinar o trabalho do pessoal de desenvolvimento, verificando se todos os requisitos de desenvolvimento, implementação e suporte foram realmente atendidos. Responsáveis por darem o acabamento a cada funcionalidade, os DevOps agilizam o trabalho do Scrum Team na medida em que passa a não ser necessário rever futuramente possíveis incrementos e melhorias às funcionalidades desenvolvidas.

Dessa forma, desenvolvimento e DevOps precisam trabalhar sempre de maneira integrada e contínua, garantindo tanto a qualidade das entregas quanto o time to market para o cliente, com a finalização ágil de cada funcionalidade priorizada pelo Product Owner.

User Experience

A equipe de User Experience é responsável por validar a usabilidade do produto segundo os critérios exigidos pelo cliente, prezando pela experiência do usuário. Sendo assim, esses profissionais estão atentos a todo o design e à arquitetura da informação envolvidos no produto final.

De maneira geral, a equipe de User Experience faz a conexão entre desenvolvimento e usuário, traduzindo necessidades para o formato de informações que direcionem a equipe de desenvolvimento na produção das funcionalidades. Quantidade de telas, número de informações por tela, inserção de dados, menus, configurações e layout, tudo isso passa pelo crivo da equipe de User Experience para que o usuário final seja o grande beneficiado.

Growth Hacker

Como toda iniciativa dentro de uma empresa precisa do envolvimento e do apoio de todos, também faz parte do Scrum Team o Growth Hacker, também conhecido como marketing do produto. Esse profissional tem como missão divulgar o produto para todos os stakeholders, despertando seu senso de comprometimento em relação ao sucesso do projeto.
Para isso, ele cria estratégias de marketing que gerem engajamento e levem as pessoas a contribuírem com feedbacks sinceros sobre a usabilidade do produto, a fim de validar as hipóteses do Scrum Team e colaborar para o desenvolvimento de um produto afinado com as necessidades dos usuários. Esse profissional deve ter um perfil analítico, pois estará diretamente ligado à validação de dados e hipóteses que impactam no desenvolvimento do produto final.

É claro que seu Scrum Team pode variar tanto em quantidade de pessoas quanto no que diz respeito a suas funções, tudo dependendo da complexidade de cada projeto e de como você organiza sua empresa para desenvolver os trabalhos. O importante é que os projetos sejam desenrolados de forma ágil, desde que o time não seja comprometido pela sobrecarga de funções ou tarefas.

Agora nos conte: você conhecia todos esses papéis e essas responsabilidades dentro do Scrum Team? Pois que tal aprofundar ainda mais seus conhecimentos nesse método ágil? Faça o download do nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos com Scrum + PMBOK e se torne um expert!

kanban

É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

É cada vez mais comum observarmos o uso de ferramentas para agilizar o gerenciamento de projetos. E essa tendência vem da necessidade de acompanhar o mercado e oferecer soluções no time to market do cliente. Mas atenção: isso não significa que você precise de grandes tecnologias para oferecer um serviço de qualidade, viu? Basta ter as ferramentas certas. E é aí que entra o Kanban!

Fácil tanto de implementar como de manusear em qualquer tipo de projeto, o Kanban ajuda na gestão de suas iniciativas, proporcionando muito mais dinamismo e interação no time. Não parece a combinação ideal? Então, para saber mais sobre esse método, continue acompanhando o post de hoje!

Afinal, o que é um Kanban?

O método Kanban — palavra japonesa que significa quadro, placa ou registro — foi criado especificamente para controlar os fluxos de processos na indústria japonesa, visando a dar o máximo de agilidade à produção.

O modelo deu tão certo que, hoje, é um dos mais usados em gerenciamento de projetos ágeis, permitindo que a equipe desmembre as funcionalidades a serem desenvolvidas em partes menores, que passam a ser geridas a partir de um dashboard de controle bastante simples e intuitivo.

A configuração original do Kanban leva em conta três fases: to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito). Separando essas fases em um quadro, têm-se aí as atividades circulando entre as divisões. Assim, quando um cartão chega ao item done, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar uma próxima.

A distribuição de cartões no quadro de planejamento também pode ajudar a definir quais são as ações mais prioritárias. Assim, dá para conhecer quais são os prazos mais urgentes ou quais tarefas devem ser feitas primeiro, de acordo com a posição mais alta ou mais baixa dos cartões.

E, além de sinalizar a finalização da tarefa, seu time pode inserir outros dados. Tempo de execução, orçamento consumido, dificuldades enfrentadas ao longo da atividade — entre diversos outros detalhes que possam impactar as próximas fases do projeto, ou ainda servir de insumo para futuros trabalhos.

Quais as funcionalidades do Kanban?

Devido à forma como identifica as tarefas, o Kanban tem algumas funcionalidades dignas de nota, como a de garantir um acompanhamento em tempo real das tarefas. Tão logo uma tarefa seja concluída, é possível ver o seu status mudar com a mudança para a coluna correspondente.

E ele também serve para amplificar a visualização de dados. Assim, é possível entender completamente qual é o status de cada tarefa, qual estado tem mais tarefas acumuladas e qual é o seu desempenho, de uma maneira geral.

Então, ao cruzar esses dados com o escopo do projeto e suas métricas, o gerenciamento fica bem mais fácil.

Imagine, por exemplo, que um projeto tem 10 etapas para serem realizadas em 3 meses. Ao final do primeiro mês, vê que apenas 2 tarefas estão na coluna das realizadas, indicando uma taxa de conclusão de 20%.

Seguindo esse ritmo, então, o tempo precisará ser elevado em 40% para que o projeto seja concluído. Isso dispara ações do gerente de projeto, de modo que ele possa avaliar melhor as suas condições e identificar, afinal, quais motivos estão atrasando o projeto de certa maneira.

Trata-se de um método que serve para acompanhar e também para apoiar ou motivar decisões que melhorem ou alinhem a performance do projeto. Assim, é possível afirmar que essa metodologia pode ser aplicada no gerenciamento de projetos, desde que tudo seja feito de maneira estruturada e de acordo com os resultados esperados.

Por que usá-la no gerenciamento de projetos?

A implementação de metodologias ágeis no gerenciamento de projetos tem como grande objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente, e em menos tempo.

Partindo da premissa que o cliente também se envolve com todo o planejamento, a geração contínua de feedback oferece orientação para a conquista de resultados melhores. E, nesse sentido, o Kanban tem muito a contribuir, pois oferece:

Flexibilidade de planejamento

Assim como o Scrum, e outras tantas metodologias ágeis, o Kanban é realizado por iterações, ou seja, fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma — e apenas uma — funcionalidade por vez.

Essa prática permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de retorno para o cliente, e faça alterações sempre que necessário, fornecendo à equipe informações precisas sobre o que deve ser desenvolvido.

Além disso, é possível acrescentar facilmente novas tarefas que surjam. E, como não é incomum que um cliente sinta a necessidade de fazer uma modificação na elaboração do projeto quando ele já está em curso, o método facilita essas modificações.

Ciclos de desenvolvimento ágeis

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, permite-se também um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes.

Dessa forma, riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada iteração ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto, contribuindo para que o time conclua suas tarefas em menos tempo.

E isso também diminui as chances de erros o que, por consequência, reduz a quantidade de retrabalhos que são necessários para se chegar à conclusão do projeto.

Entregas contínuas e incrementais

Outro fator de destaque do Kanban, e que atrai os adeptos das metodologias ágeis, são as entregas contínuas e incrementais.

Basicamente, isso garante que o cliente tenha um software — ou qualquer outra solução — em pleno funcionamento a cada fase finalizada. O que significa que o projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas desde o princípio do seu desenvolvimento.

Para o desenvolvimento em si isso é especialmente útil, já que a opinião continuada do cliente permite um ajuste de modo a criar uma solução de valor. Além disso, o Kanban é eficiente para metodologias ágeis porque evita confusões sobre quais tarefas foram concluídas e quais ainda precisam ser feitas.

Eficiência no desenvolvimento

Um dos grandes diferenciais do Kanban é a melhoria contínua. Como os processos podem ser avaliados e reavaliados constantemente, é possível aprimorá-los a cada dia, ganhando eficiência no desenvolvimento de qualquer projeto.

Além disso, como a própria equipe está atenta ao seu desempenho, é possível analisar como tornar os processos ainda mais ágeis e eficazes, aprimorando sua performance ao longo do tempo.

E essa análise visual permite também identificar gargalos e companheiros de equipe em dificuldade com alguma tarefa.

Então, se uma determinada equipe estiver com problemas ao mudar uma tarefa para a área das realizadas, por exemplo, o gerente de projetos pode agir de modo a favorecer a atuação.

Comunicação favorecida

Sabemos que, no gerenciamento de projetos, a comunicação é um fator indispensável. Afinal, todos precisam saber não apenas aonde ir, mas também onde estão. Nesse sentido, o Kanban é especialmente útil, porque colabora para a visualização de dados de maneira prática.

Como o conteúdo visual é processado 60 mil vezes mais rapidamente do que textos, a simples disposição do Kanban já faz com que a comunicação se torne mais facilitada. Ao notar que as tarefas estão se acumulando nas colunas de a fazer e de execução, por exemplo, é possível notar que há algum tipo de problema na conclusão.

Além disso, dá para identificar o progresso de cada etapa pela quantidade de tarefas concluídas e que ainda precisam ser realizadas.

Definição de prioridades

Como dito, o Kanban permite a definição das tarefas que são prioridade: a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar logo de cara o que deve ser feito em seguida.

Isso evita alguns problemas, como perda de tempo na avaliação do que deve ser feito em seguida. Além disso, evita que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que comprometeria o prazo do projeto.

E, mais do que isso, a definição de prioridades por meio desse método é totalmente desburocratizada. Basta mudar a tarefa de posição para elevá-la ou rebaixá-la, por exemplo, com resposta quase que imediata de toda a equipe.

Assim, alinham-se as atuações, de modo que todos façam um esforço coletivo em busca dos resultados que são considerados mais importantes.

Uso simplificado

Para colocar um Kanban em prática no gerenciamento de projetos, não é preciso mais do que um quadro com boa visualização e os cartões que serão colocados por lá. Não é necessário fazer investimentos tecnológicos ou mesmo treinar os funcionários para o seu uso.

Assim, a partir da atualização correta da situação de cada tarefa, trata-se de um método muito simples e prático de ser utilizado, evitando desperdícios de tempo e de recursos.

Redução de custos

Se for utilizado de modo a atender às necessidades específicas do projeto, esse tipo de metodologia ainda gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a eficiência e a produtividade.

Assim, como o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida e mais correta, é preciso consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à conclusão. E para as métricas isso é especialmente útil, já que altera, de modo positivo, métricas como o custo do projeto por tempo decorrido, por exemplo.

E como aplicá-la efetivamente?

Agora que você já sabe, basicamente, como funciona o Kanban e qual é sua importância para o gerenciamento de projetos, vamos à parte prática: como usá-la de fato? Veja só:

Divida o time em equipes menores

Por mais que cada projeto tenha seu nível de complexidade, o fato é que cada pessoa ou pequeno grupo ficará responsável por desenvolver uma tarefa alocada no backlog.

Sendo assim, divida sua equipe em equipes menores, que ficarão responsáveis pelo desenvolvimento de tarefas únicas, podendo realmente focar no que sabem fazer de melhor.

Crie sua planilha Kanban

Quais fases são mais interessantes para monitorar o projeto em questão? Você pode seguir à risca a proposta do Kanban, separando em to do, doing e done, ou ampliar essas fases para fazer um gerenciamento mais detalhado.

Separe essas etapas em um quadro — seja ele on-line ou físico — desde que fique disponível para toda a equipe. E tenha a mais absoluta certeza de que todos os grupos podem editar suas tarefas e acompanhar o andamento das demais.

Nesse momento, entretanto, é muito importante não complicar demais a planilha. Ela precisa ter divisões simples e objetivas, porque opções mais detalhadas podem travar a análise.

Envolva a equipe no planejamento

Cada equipe deve receber a sua tarefa da vez e fazer um pequeno planejamento sobre ela, estimando o tempo de desenvolvimento, o que efetivamente será desenvolvido e quem ficará responsável por cada atividade. Basicamente, esse é o cartão que circulará pelas demais fases até sua conclusão.

Sendo assim, nada mais natural que a equipe esteja engajada, porque ninguém é melhor do que ela para saber o que será feito e como será feito. Isso garante que os cartões correspondam exatamente à realidade do que está sendo executado.

Incentive constantes atualizações

Conforme o trabalho é desenvolvido, as equipes vão atualizando a planilha Kanban até chegar à finalização da tarefa. Nesse momento, informam a data e a hora de conclusão, assim como o tempo consumido na tarefa. Essa é uma ótima forma de fazer a comparação entre o previsto e o planejado.

E essa atitude deve ser incentivada, já que uma das grandes características da metodologia é a atualização em tempo real.

Uma equipe que não atualiza corretamente suas tarefas prejudica a avaliação dos demais e dificulta a comunicação. Ao mesmo tempo, uma tarefa só deve mudar de etapa quando ela for efetivamente iniciada ou concluída, especialmente em métodos ágeis de desenvolvimento.

Registre cada passo

Todos os dados levantados ao longo do desenvolvimento do projeto devem ser registrados em uma planilha, a fim de servirem de insumo para que a equipe melhore sua performance não só nesse como em quaisquer outros projetos.

Assim, tempos de conclusão, taxa de sucesso nas atualizações e impressões gerais sobre a eficácia do método contam a favor para que essa metodologia seja aplicada da melhor maneira possível.

Enfim, como você deve ter notado, a planilha Kanban pode ser usada em qualquer tipo de projeto. E esse é um dos motivos pelos quais ela vem sendo amplamente adotada.

Você pode aplicar a planilha Kanban para um projeto de reestruturação interna da empresa, para a implementação de um novo setor, para o desenvolvimento de inovações, projetos de meio ambiente e dezenas de outros segmentos. Então, pronto para fazer o teste?

E aí, também achou esse método supersimples e fácil de aplicar? Ficou com alguma dúvida em relação ao uso de uma planilha Kanban no gerenciamento de projetos? Deixe um comentário e conte para nós!

execução de projetos

Como aumentar a velocidade de execução de projetos da empresa com métodos ágeis?

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Um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projetos diz respeito à velocidade de execução dos trabalhos, uma vez que atrasos e lentidões interferem diretamente no sucesso do resultado final. Somando a isso o fato de que, muitas vezes, os clientes destinatários não entendem os meandros da profissão, não conhecendo tecnicamente o andamento natural da execução de um projeto, acaba-se tendo um desalinhamento de expectativa e realidade. Mas será que é possível melhorar a velocidade de execução de projetos?

Neste post apresentaremos um pouco do universo dos métodos ágeis, que prometem dar uma mãozinha pra lá de satisfatória na execução de projetos. Curioso? Então acompanhe:

 Introduzindo os tais métodos ágeis

Os métodos ágeis oferecem um novo tipo de abordagem, envolvendo a entrega de certas partes do projeto, todas devidamente predeterminadas, para serem testadas e discutidas com o cliente, fazendo do feedback constante uma peça fundamental no sucesso do produto final. Em outras palavras, em vez de entregar o projeto todo lá na frente, são entregues partes previamente programadas, o que torna tudo mais assertivo e rápido.

O gerenciamento de projetos com métodos ágeis permite que os gerentes possam proporcionar aos executivos da empresa um status rápido e preciso do projeto, mesmo quando o produto final é um alvo em movimento. Por ter maior visibilidade e feedback contínuo, PMOs ágeis podem reagir com mais velocidade a mudanças, corrigindo em tempo hábil quaisquer gargalos que surgirem no meio do caminho. Essa estratégia evita com muita eficácia lentidões e atrasos nas entregas.

Neste artigo separamos os principais métodos ágeis do mercado, seus benefícios e características para ajudar você a decidir qual adotar.

Entendendo os benefícios dessa agilidade

Que tal conhecer agora os principais benefícios que a adoção dos métodos ágeis pode oferecer? Então confira como essas estratégias efetivamente contribuem para aumentar a velocidade de execução dos projetos:

Melhor qualidade do produto

Os métodos ágeis têm excelentes salvaguardas para se certificar de que a qualidade será tão alta quanto possível, pois permitem:
• Tomar uma abordagem proativa para evitar problemas de qualidade de produtos;
• Abraçar a excelência tecnológica, o bom design e o desenvolvimento sustentável;
• Definir e elaborar requisitos em tempo hábil para que o conhecimento das características dos produtos seja o mais relevante possível;
• Incorporar integração contínua e testes diários no processo de desenvolvimento, permitindo que a equipe do projeto trate das questões enquanto ainda estão frescas;
• Aproveitar ferramentas de teste automatizado para desenvolver durante o dia, testar durante a noite e corrigir erros na parte da manhã;
• Realizar retrospectivas de sprint, permitindo que a equipe Scrum, por exemplo, possa melhorar continuamente os processos e as atividades;
• Concluir os trabalhos usando a definição de pronto: desenvolvido, testado, integrado e documentado.

Mais satisfação do cliente

Equipes de projetos ágeis satisfazem melhor os clientes por:
• Entregarem um produto com maior valor para o cliente (é papel do Product Owner garantir isso);
• Manterem os clientes envolvidos e engajados com os projetos;
• Manterem o backlog atualizado e priorizado, a fim de responder rapidamente a mudanças;
• Demonstrarem funcionalidades trabalhando em conjunto com os clientes em cada sprint;
• Entregarem produtos ao mercado com mais rapidez e mais frequência.

Mais criatividade da equipe

Ao montar uma equipe autogerenciada, além de o gerente não ter que se preocupar tanto com aspectos operacionais, as pessoas ficam mais livres para soltarem a criatividade e serem inovadoras, podendo, por isso, ser reconhecidas por suas habilidades. Ter um Scrum Master — o profissional que repassa os valores, princípios e as práticas de Scrum —, por exemplo, remove impedimentos e protege a equipe de desenvolvimento de interferências externas.

Aumento da colaboração

A equipe de desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master trabalham em conjunto em uma base diária, com reuniões que deixam a equipe de desenvolvimento focada em organizar o trabalho já concluído, assim como o trabalho futuro e possíveis bloqueios de percurso. Durante cada sprint de revisão, a equipe de desenvolvimento pode demonstrar e discutir o produto diretamente com as partes interessadas, o que gera mais colaboração e enriquece imensamente o projeto.

Maior relevância das métricas

As métricas de métodos ágeis usadas para estimar tempo, custo, desempenho do projeto e tomar decisões são, muitas vezes, mais relevantes e mais precisas do que as métricas de projetos tradicionais. Em projetos ágeis, as métricas servem para:

• Determinar os prazos e orçamentos com base no desempenho e nas capacidades reais de cada equipe de desenvolvimento;
• Oferecer à equipe de desenvolvimento estimativas de requisitos do projeto;
• Usar estimativas relativas, em vez de horas ou dias, para adequar o esforço estimado para o conhecimento e as capacidades da equipe;
• Refinar o esforço estimado, tempo e custos em uma base regular;
• Atualizar o gráfico burndown sprint todos os dias para fornecer dados precisos sobre como a equipe de desenvolvimento está realizando cada sprint.

Melhor visibilidade do desempenho

Ao aplicar um método ágil, cada membro da equipe tem a oportunidade de conhecer como está o andamento do projeto em um determinado momento. Reuniões diárias, feedbacks, comentários e gráficos de progresso visíveis oferecem meios concretos para a visualização do progresso. Ter esse panorama mais completo como guia dá toda uma nova perspectiva aos colaboradores, que se sentem muito mais motivados e inteirados.
Um gráfico de progresso visível importantíssimo ao se adotar metodologias ágeis é o kanban. Neste artigo falamos como adotar o kanban na gestão de projetos, leia e tire suas conclusões sobre os benefícios dessa técnica.

Aumento do controle

Com os métodos ágeis, as muitas oportunidades para inspecionar e se adaptar ao longo da execução de projetos, permitem que todos os membros da equipe exerçam determinados níveis de controle sobre seu andamento. A evolução do projeto também fica mais clara, principalmente quando se adota o kanban. Vale lembrar ainda que esse aumento de controle ajuda bastante a vida do gerente do projeto.

Melhor previsibilidade do projeto

A execução de projetos com métodos ágeis incorpora práticas, artefatos e instrumentos diversos para garantir assim uma melhor previsibilidade dos trabalhos. Manter tamanhos de sprint e alocação de equipe de desenvolvimento iguais durante todo o projeto permite que a equipe saiba o custo exato de cada sprint, por exemplo. Usar a velocidade da equipe de desenvolvimento individual permite que se preveja prazos e orçamentos para lançamentos, o backlog restante ou qualquer grupo de exigências. Também ao utilizar as informações de reuniões diárias, cartas de sprint burndown e placas de tarefa, é possível que a equipe do projeto preveja o desempenho de sprints individuais.

Viu como os métodos ágeis podem ajudar — e muito! — a aumentar a velocidade da execução de projetos? E você, já usa essa estratégia em seus trabalhos? Aproveite para baixar nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos!

work in progress

Porque o trabalho em andamento (work in progress) pode matar sua empresa

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Ao desenvolver diversos projetos na empresa é comum separarmos os produtos e atividades em esperando realização (fila), trabalho em andamento (work in progress) e concluídos. O work in progress (WIP), ou trabalho em andamento, é um bem parcialmente acabado de uma empresa à espera de conclusão e eventual venda. O termo é usado na produção e na gestão de suply chain. Uma prática da metodologia ágil de gestão é limitar o work in progress, o que nem sempre é bem visto por gestores e mesmo colaboradores.

Neste post vamos falar como o work in progress (WIP) pode ser prejudicial para o seu time e para sua empresa e como limitar ou nem implantar o WIP é o ideal.

Por que limitar o work in progress?

Quando uma empresa resolve limitar os work in progress influencia mudanças de comportamento dos colaboradores. Mas mudanças nem sempre são bem vindas e o que geralmente escutamos é que a introdução de limites de WIP é difícil para muitas equipes. Há resistência contra o mecanismo, que é percebido como uma prática coercitiva pois as pessoas naturalmente tendem a fazer o que eles fazem sempre: pegar mais trabalho e ponto.

Se houver resistência da equipe e da gestão da empresa, o gerente de projetos deve fazer um trabalho de sensibilização com eles sobre os benefícios dessa técnica de administração e como, na verdade, essa mudança vai melhorar a produtividade de todos. Mas atenção, caso a resistência seja muito grande não force a barra, pois implantada a força esse método simplesmente não vai funcionar. Tente convencê-los a pelo menos testar por algum tempo ou determinado projeto. Se precisar de mais dicas para lidar com stakeholders, leia este e-book tem dicas valiosas para você!.

Benefícios

Os ganhos com um limite para o work in progress são muitos e geralmente logo a equipe compreende isso e o ânimo melhora bastante. Essa metodologia reduz a necessidade de multitarefa e mudança de contextos. Os ciclos são menores, o que acarreta em um maior senso de realização. E o melhor, a pressão no time cai.

Outra dica para motivar a todos é mostrar como eles se tornaram produtivos, medindo as datas inicial e final de itens no trabalho. Isso permite descobrir tanto o tempos de ciclo (quanto tempo leva para concluir um item de trabalho) e rendimento (como muitos itens de trabalho são concluídos em um determinado espaço de tempo). O objetivo é que as pessoas peguem menos trabalho e se concentrem em terminar itens em vez de iniciá-los. Menos multitarefa e mais foco.

Os limites de WIP devem ser acordados pela equipe antes de um projeto começar. Por exemplo, uma equipe de desenvolvedores pode dividir as tarefas que devem ser executadas em design, código, testar e implantar. Quando um limite de WIP para uma determinada tarefa tenha sido alcançado, a equipe para e trabalha em conjunto para eliminar o gargalo. O objetivo de trabalhar assim é garantir que toda a equipa tome posse do projeto e produza um código de alta qualidade e sem atrasos.

Work in progress limitado e Kanban: Exemplo prático

Já falamos do modelo kanban, grande aliado das metodologias ágeis (inclusive, em janeiro lançamos este template gratuito exclusivo para Google Drive). Agora, vamos dar um exemplo prático do controle de work in progress utilizando com essa poderosa ferramenta.

Sempre que você terminar um item, verifique se existem bloqueadores. Se houver, tente resolvê-los. Se não houver, olhe para todos os itens não atribuídos começando da parte do quadro mais próxima da coluna completada (normalmente mais à direita). Depois, gradualmente, vá para o início do fluxo de valor. Inicie um novo item apenas quando não houver literalmente nada que você possa fazer pelos itens em curso.

Se tomamos um desenvolvedor como exemplo o processo pode parecer como o da ilustração acima. Uma vez que terminou de escrever o código de um trabalho, ele olhou para o quadro e viu que tem um item bloqueado. Acontece que o bloqueador está esperando por uma resposta de um cliente. Uma breve conversa na equipe revelou que não há porque importunar o cliente sobre feedback agora, mas que pode ser um bom momento para lembrar o sobre o bloqueador.

Em seguida, o desenvolvedor volta para o quadro e observa que o próximo passo é aceitação. Se não há nada para agir sobre a aceitação, então temos os testes e assim sucessivamente até a conclusão do trabalho como um todo.

O interessante é que na grande maioria dos casos haverá alguma coisa para fazer. Basta tentar imaginar uma situação em que não há literalmente nada bloqueando, precise de ajuste ou melhorias. Se enfrentarmos uma situação assim, provavelmente não precisa limitar o trabalho em andamento mais. Se conseguirmos orientar a equipe a adotar a orientação para escolher tarefas nós vamos conseguir que eles limitem o trabalho em andamento e com bem menos resistência.

E você, já implantou uma política de work in progress limitado? Está pensando em implantar e quer mais ideias? Comente e vamos aprofundar essas questões!

software de gestão de projetos ágil

5 coisas que você faz mais rápido com um software de gestão de projetos ágil

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Muito se fala da metodologia ágil e nas vantagens que a sua adoção traz para empresas e clientes. Com essa estratégia, é possível fazer diversas coisas de forma mais rápida, assertiva e eficiente, afinal a gestão não é “ágil” só no nome.

Para nos aprofundarmos nas vantagens dessa metodologia, destacamos a seguir cinco ações que você consegue resultados mais rápidos ao usar um software de gestão de projetos ágil.

Controle de Riscos

A peça-chave aqui é o planejamento a cada Sprint em contraposição ao planejamento de todo o projeto. Mas antes de avançarmos, você compreende o que é um Sprint? Sprints são intervalos de tempo definidos, dentro do qual se espera que um determinado número de atividades seja realizado.

Quando se gerencia um projeto em Sprints, é mais fácil prever riscos e desenvolver formas de minimizá-los. Isso vale tanto para riscos ao projeto como para falhas no produto. Esse maior zelo em dar uma tarefa com executada ou parte de um projeto como pronto contribui para um produto final sem atrasos e um cliente satisfeito.

Priorização de tarefas

O planejamento por Sprints permite também ao gestor de projetos definir melhor a prioridade das atividades, o que impacta a rotina dos colaboradores e a qualidade do produto final. Se precisar de mais ajuda para gerenciar tarefas para criar prioridades, este artigo é para você.

Controle de Custos

Os Sprints delimitam não só quais (e quantas) tarefas serão executadas em um determinado intervalo de tempo, mas também quanto será investido em cada uma dessas etapas. Assim, além de evitar custos extras, o cliente consegue priorizar melhor seus investimentos no desenvolvimento do produto contratado.

Falando em orçamento, quer uma mãozinha para montar um PMO que seus executivos abracem? Então baixe aqui o nosso ebook.

Organizar melhor a equipe

Se tem uma coisa que uma metodologia ágil sempre traz é a melhora na interação entre os stakeholders, seja clientes ou membros da equipe. Com a gestão de projetos de forma ágil as demandas são mais objetivas, as atividades são desenvolvidas em menos tempo e o engajamento dos colaboradores é visivelmente mais forte.

Transparência (interna e externa)

Com constante contato entre o cliente e a equipe do projeto, há um ganho na compreensão das etapas do projeto e suas necessidades (feedbacks, custos e etc). Isso beneficia ambas as partes, clientes sentem que seus interesses estão bem cuidados e o serviço contratado está sendo executado de forma otimizada, e equipe tem feedbacks mais assertivos sobre o andamento do projeto.

Viu como a gestão dos seus processos tem a ganhar adotando um software de gestão de projetos ágil? Já faz um uso de uma ferramenta e deseja compartilhar mais vantagens? Se quiser saber mais sobre o impacto dessa metodologia na sua empresa, te convido a assistir o webinar “Torne-se ágil ou morra!”.  Comenta abaixo!