Autor: Braun

Gerenciamento de tarefas: como estimar prazos?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de tarefas: como estimar prazos?

Uma das atividades mais importantes da gestão de projetos é também uma das aparentemente mais simples: o dimensionamento do tempo, ou seja, o gerenciamento de tarefas. Afinal de contas, depois que a duração das tarefas é devidamente calculada, o planejamento passa a tomar forma. E isso se alinha ao sequenciamento dos trabalhos e, consequentemente, permite a elaboração do cronograma completo do projeto.

Nesse contexto, é extremamente importante manter em mente que os esforços de gestão não são nada independentes. Assim, ao calcular a conclusão de uma demanda em 10 dias em vez de 5, por exemplo, é possível aumentar a força de trabalho em tempo hábil. Ou seja, os recursos humanos e a organização da equipe como um todo estão intimamente ligados ao gerenciamento de tarefas conectado com o tempo.

Mas uma gestão de projeto realmente eficiente tem como premissa estimar valores realistas, o que quer dizer que não basta determinar o tempo com base em suposições infundadas ou em palpites simplistas. Lembre-se: é o nível de precisão dessas estimativas que determina a confiabilidade do planejamento. Que tal aprender a atingir esse nível? Então confira as dicas que separamos para o post de hoje, que certamente o ajudarão a compor estimativas assertivas, proporcionando um gerenciamento de tarefas consistente e o consequente sucesso do projeto!

Regra geral da divisão das tarefas

Antes que qualquer empenho seja empreendido no sentido de estimar tempo, o gestor deve estar seguro de que a atividade foi dimensionada adequadamente. É preciso ter bastante cuidado para que uma tarefa macro seja quebrada em atividades menores, porque só isso já contribui para a organização geral, tornando o trabalho melhor gerenciável. Caso contrário, os esforços envolvidos tanto na elaboração do plano como em sua execução se tornam desnecessariamente maiores.

Imagine, por exemplo, que no projeto de construção de uma casa a fase do acabamento não seja dividida em unidades menores. Nesse caso, a atribuição de recursos humanos ficaria comprometida por requerer diferentes disciplinas de mão de obra. Nesse caos, o monitoramento sofreria prejuízos por ter que medir diferentes trabalhos em uma única unidade. O ideal seria criar, então, subdivisões, tais como: “reboco”, “massa corrida” e “azulejos”. Percebe a diferença?

Essa diluição contribui para a redução do nível de complexidade da demanda, assim como dos riscos envolvidos. É como lidar com um problema complexo, mas em partes menores. Dessa forma, o que era grande acaba se tornando pequeno e totalmente sob controle.

Estimativa análoga ou top-down

Essa estimativa pode tanto ser aplicada a um projeto como um todo como somente a uma tarefa. Assim, no caso do panorama mais amplo, se os últimos 3 projetos similares foram concluídos em 14 meses, por exemplo, é provável que esse próximo projeto também se estenda por esse prazo. E no caso mais restrito, aplicado apenas a uma tarefa, a lógica é a mesma: se nas ocasiões em que essa atividade foi desempenhada foram consumidos 5 dias, logo, essa deverá ser a duração considerada.

A técnica em questão se baseia no exame de documentos, registros, lições aprendidas de projetos passados, dados de concorrentes ou de demais organizações que desempenharam trabalhos parecidos. Com base nesse levantamento histórico é possível estabelecer uma estimativa mais confiável. E por ser um método que tem como suporte apenas a consulta de informações, apresenta como vantagem uma dupla economia: de tempo e de pessoal envolvido.

Consulta a opiniões especializadas

Caso não exista domínio por parte do gerente de projetos ou mesmo se houver qualquer tipo de insegurança sobre o assunto, convém considerar a intervenção de especialistas — que podem ser os próprios membros da equipe ou terceiros contratados. Pense bem: se não há conhecimento suficiente, arriscar com base em suspeitas ou presunções não é nada prudente, além de não ser essa a postura esperada de um gestor responsável.

Guarde desde já o seguinte: é necessário, antes de mais nada, ter cautela e reconhecer as próprias limitações. Dessa forma, quando não há consenso ou não se tem a noção adequada da complexidade da demanda, a avaliação especializada de consultores pode sim ser a melhor alternativa, buscando identificar as variáveis envolvidas e prever a duração do trabalho.

Estimativa de três pontos ou técnica PERT

A técnica de PERT (Program Evaluation and Review Technique) leva em consideração três cenários possíveis para determinar o tempo de uma atividade: duração pessimista (P), duração otimista (O) e duração mais provável (MP). Esse método também pode contar com o suporte de opiniões especializadas citado acima e, inclusive, ser usada também para as estimativas de custo. É dada pela fórmula (P + 4 x MP + O) / 6 e o resultado fornece a duração esperada.

Note que a fórmula atribui peso 1 para os contextos pessimista e otimista, enquanto atribui peso 4 ao cenário mais provável. E ainda assim o peso pode ser alterado, desde que a soma não ultrapasse 6, conforme a realidade do projeto ou a tolerância a riscos do gestor. A fórmula do desvio padrão — dada por P – O / 6 — também pode ser aliada a essa técnica com o objetivo de chegar ao intervalo da estimativa. Digamos, por exemplo, que com a técnica de PERT tenham sido calculados 9,5 dias para a tarefa X. Nesse caso, sendo a duração otimista igual a 10 e a pessimista igual 15, o desvio seria de 0,8. Assim, a tarefa levaria 9,5 + 0,8 ou 9,5 – 0,8 dias, que é igual ao intervalo entre 8,6 a 10,3 dias.

Estimativa paramétrica

Para a utilização dessa técnica surge a necessidade de se trabalhar com dados muito bem consolidados, sob o prejuízo de o método se tornar impreciso. Afinal de contas, essa metodologia observa os relacionamentos entre as variáveis e uma determinada atividade para calcular as estimativas. Dessa forma, se o desenvolvedor João escreve 50 linhas de código por dia, por exemplo, naturalmente se conclui que ele desenvolverá 500 linhas de código em 10 dias, certo?

O segredo está em, sempre que possível, calcular a duração das atividades com o apoio do time envolvido. Isso gerará maior credibilidade e engajamento dos integrantes. Claro que sabemos que é impossível definir com extrema exatidão a data em que um projeto será terminado, mas é plenamente factível alcançar valores bastante próximos. E esse deve ser o foco do gerente de projetos. Se não for dessa forma, o planejamento se torna figurativo, desacreditado e sem valor para a organização.

É importante ainda ressaltar que o cronograma, o gráfico ou qualquer outro documento que contenha a duração das atividades requer a publicidade necessária, não devendo ser um arquivo ou uma ferramenta de uso exclusivo do gerente de projetos. Os prazos a serem atendidos devem ser facilmente visíveis por todos, permitindo o acompanhamento da produtividade esperada por parte da equipe, assim como suas responsabilidades. Dessa forma, os colaboradores adquirem um maior senso de urgência e de priorização, que poupam a necessidade de intervenção contínua para o gerenciamento de tarefas por parte do GP.

E você, por acaso conhecia todas essas técnicas? Já teve a oportunidade de usar alguma delas em seus projetos? Comente aqui e compartilhe suas experiências conosco!

Como especificar requisitos de forma ágil em processos de TI

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como especificar requisitos de forma ágil em processos de TI

A especificação de requisitos é uma tarefa extremamente importante no processo de desenvolvimento de todo e qualquer software que passa pelos processos de TI. Define-se, nessa etapa, o que exatamente o sistema deverá fazer, como ele deve funcionar e praticamente todos os seus direcionamentos básicos. Mas como essa especificação de requisitos pode ser feita de acordo com a metodologia ágil de software? Pois é exatamente sobre isso que vamos falar agora! Então confira:

MANTENHA-SE PRÓXIMO AO CLIENTE

Uma boa estratégia para uma especificação de requisitos eficaz é sempre manter a maior proximidade possível com o cliente. Além de auxiliar na qualidade do processo, o contato mais próximo faz com que a equipe de desenvolvimento e o cliente alinhem seus pensamentos em prol do desenvolvimento de um software realmente eficaz. O cliente também é capaz de informar as regras de negócio que o sistema deverá contemplar, outro ponto importantíssimo da especificação de requisitos de software.

Lembre-se de que os requisitos mudam

Na abordagem das metodologias ágeis durante os processos de TI e desenvolvimento de software é importante entender que os requisitos são elaborados durante o próprio desenrolar do sistema. Assim, não existe apenas uma fase para fazer a especificação de requisitos, como acontecia em outras metodologias, assim como não existem somente alguns requisitos fixos. Ao longo do desenvolvimento e dos feedbacks que o cliente fornece, tendo como base os releases do software que recebe, os requisitos mudam. Essa maneira mais flexível de especificar requisitos diminui a formalidade do procedimento e permite manter o foco no próprio desenvolvimento do software, de acordo com a ideologia das metodologias ágeis.

Conheça os casos de uso

Essa é uma forma de levantar requisitos baseada na interação entre os usuários e o sistema. Nesse caso, diagramas com atores e ações realizadas no sistema são elaborados, de um jeito padronizado. Essa abordagem de especificação de requisitos é muito utilizada atualmente e se mostra bastante eficaz para definir os requisitos funcionais de um sistema. Os diagramas de caso de uso são descritos em uma linguagem conhecida como Unified Modeling Language ou simplesmente UML. O resultado dessa técnica é um documento formal que deve ser devidamente validado pelo cliente para evitar dores de cabeça e eventuais problemas com o escopo do software no futuro.

Atente-se para as histórias dos usuários

Essa técnica de elaboração de requisitos é mais flexível. Por meio dela são descritas histórias sobre determinadas ações que os usuários precisam realizar no sistema, tudo de uma forma que tanto desenvolvedores como usuários entendam. Lembrando que essas histórias precisam ser feitas juntamente com o cliente. Essa técnica de especificação de requisitos dispensa documentos formais e mantém o foco na descrição das necessidades a que o sistema deverá atender.

Essas são as principais técnicas e dicas para fazer uma boa especificação de requisitos de forma ágil. É importante lembrar que, mesmo nesse tipo de metodologia, a elaboração de requisitos é importante para ajudar a definir o escopo do software e também para que seja mais fácil para os desenvolvedores saberem exatamente o que o software precisa fazer ou não. Afinal, especificar requisitos corretamente é um dos principais fatores que podem vir a impactar diretamente na qualidade do produto final desenvolvido.

Agora nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a especificação de requisitos em processos de TI! Compartilhe seus questionamentos conosco e enriqueça nosso post!

Gestão de equipe: o que fazer quando um funcionário está ocioso?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Gestão de equipe: o que fazer quando um funcionário está ocioso?

Em um cenário com alto nível de competitividade, o ideal para uma organização é trabalhar no nível máximo de otimização de recursos. Isso significa estar com os seus times atuando em um bom nível de produtividade, sem sobrecarga dos colaboradores ou a presença de um funcionário ocioso no local de trabalho.

Contudo, ainda que o gestor adote uma boa estratégia para distribuir tarefas, muitas vezes, a empresa pode se deparar com algum funcionário ocioso (ou vários colaboradores nessa condição). Existem diversas razões para esse cenário ocorrer.

Logo, é mais do que válido darmos uma olhada minuciosa nas causas e possibilidades de reversão desse quadro. Se o negócio se torna capaz de reduzir esse fator no seu dia a dia, a sua competitividade será muito maior.

Já imaginou, por exemplo, que a causa pode estar diretamente relacionada a uma questão de gerenciamento? Ou será que isso tende a ser mais uma questão do perfil do colaborador? Como você pode ver, é importante ter o conhecimento necessário para identificar esses fatores e buscar a forma correta para tornar a companhia mais eficaz.

Se você ficou curioso e quer saber mais sobre esse fenômeno, siga com a leitura para compreender como identificar esses fatores e solucioná-los da forma correta!

Por que a sua empresa precisa alcançar o nível de otimização dos recursos?

A otimização de rotinas e estratégias faz parte dos planos de gestão de qualquer companhia. A busca por um nível máximo de qualidade deve ser algo contínuo, especialmente, se considerarmos que nenhum mercado deixa de ser modificado. Nesse sentido, alcançar o nível de otimização de recursos demonstra que os esforços para se realizar uma boa gestão de equipe na execução dos projetos realmente valeram a pena.

Isso quer dizer que a empresa passou a reconhecer que tanto ter colaboradores que estejam sobrecarregados quanto manter algum funcionário ocioso é igualmente maléfico. Tendo isso em vista, o negócio passará a fazer um exercício contínuo para evitar esse tipo de situação, especialmente, nas empresas que trabalham com demanda e gestão por projetos.

Por isso, para montar uma equipe ideal, é preciso entender bem os colaboradores, analisar seus perfis de produção e saber dispor de seus trabalhos e capacidades sem exigir além de suas forças e, ao mesmo tempo, não os deixando ociosos.

Somente dessa forma, a sua empresa alcançará um alto nível de produtividade, em que os recursos são bem aproveitados, os custos são mantidos em um nível baixo e o negócio pode atender a demandas externas com agilidade.

Funcionário ocioso: quando isso é uma questão de gerenciamento?

A ociosidade por motivos de gerenciamento é aquela que existe pela mais pura e simples má utilização — por parte do gerente ou do líder da equipe — do uso das forças produtivas a seu dispor. Em outras palavras, isso significa que não está sendo feita uma boa gestão de time, o que leva a um ambiente com membros sendo subaproveitados.

Esse tipo de ociosidade afeta todas as etapas de produção e consome uma parcela significativa da força produtiva da empresa. Além disso, equipes ociosas costumam trabalhar mal até mesmo nas atividades que têm mais tempo para realizar: o planejamento será incapaz de definir uma rotina de alta qualidade, em que a entrega de resultados seja rápida e sem procrastinação.

E o que tudo isso faz? Gera prejuízos para a corporação. Seja pela ausência de produção, seja pelos gastos para simplesmente manter a equipe de prontidão, a empresa direcionará recursos financeiros em excesso para os seus times.

Como possíveis diagnósticos desse cenário, vemos que o time tem condições de produzir mais, ou que a equipe é muito grande para o trabalho proposto. Nesses casos, é preciso pensar em uma reestruturação do perfil de gestão da equipe.

Identificar o que causa essa ociosidade é prioritário. A partir disso, passa a ser possível propor resoluções — como um remanejamento de colaboradores. Nesse caso, cabe elaborar um plano de gestão de equipe e executá-lo a partir de uma visão colaborativa.

Seja transparente com os funcionários

De fato, um funcionário ocioso compromete a equipe e gera prejuízos para a empresa. Por outro lado, quando a falta de atividades para execução parte da corporação, isso tende a frustrar as expectativas do colaborador engajado e prejudicar a sua motivação — mais adiante, daremos algumas dicas para manter esse funcionário ocupado.

Embora possa parecer à primeira vista, um colaborador ocioso não é necessariamente um funcionário ruim. Na verdade, é bem possível que ele seja muito bom, mas simplesmente não tenha o que fazer. Isso também demonstra um problema de gestão de equipe.

Tenha em mente que vivemos em uma época na qual as pessoas buscam cada vez mais a sua ascensão profissional. Portanto, esse funcionário podia ter sonhos e ambições quando entrou na sua empresa.

Contudo, a má gerência ou outras questões relacionadas ao momento da organização (período de transição, mudança de controle acionário, de foco do negócio, de gestão, cancelamento de projetos etc.) podem desviar a atenção da empresa de suas atividades normais. Isso certamente resultará em falta de trabalho para os colaboradores.

Caso a sua companhia vivencie alguma dessas situações, é fundamental ser transparente com os funcionários e dar uma previsão para a retomada das atividades normais — quando possível. Agindo assim, você evita o desgaste emocional dos profissionais envolvidos e garante que eles estarão prontos para voltar ao ritmo de trabalho quando a situação normalizar.

Funcionário ocioso: quando isso faz parte do perfil do colaborador?

Já quando a ociosidade é em relação ao perfil do colaborador, os sinais são detectados apenas nele, e costuma ser bem claro que o problema é pontual. Para identificar esses sintomas, o gerente ou líder deve ficar atento aos seus funcionários, procurando pelos principais sinais de ócio no trabalho, tais como:

desatenção;
conversas pessoais em demasia;
pausas em excesso para lanches ou cigarros;
idas constantes ao banheiro;
muitas saidinhas durante o expediente para ir ao banco;
saídas para comprar algo na rua.

Mas, como é sempre possível haver outros sinais, observação é fundamental. Nesses casos, é comum ver o resto da equipe com sobrecarga de trabalho, enquanto o colaborador ocioso mantém uma rotina com pausas, conversas em demasia e muitas desculpas para fazer suas tarefas.

O pior é que esse tipo de situação acaba atrapalhando o restante da equipe, uma vez que a ociosidade de um, automaticamente, se reflete no ambiente de trabalho como um todo. Nesse caso, basta direcionar a força de produtividade desse trabalhador ocioso para tarefas que estejam pendentes ou até para solucionar a sobrecarga de outro colaborador.

Mas também é possível que esse funcionário tenha uma atitude proposital — ao acumular tarefas intencionalmente —, que resulta em uma sobrecarga para o restante da equipe. Sendo assim, o ideal é elaborar uma advertência sobre seu comportamento, e, caso não haja mudanças, recomenda-se a demissão do colaborador.

O desligamento do funcionário ocioso pode parecer uma solução radical, que causa um grande impacto para a empresa, mas tenha em mente que é primordial a busca pela otimização dos recursos humanos e da organização como um todo.

Como resolver a ociosidade na empresa?

Quando é detectado que um colaborador está ocioso, é preciso, antes de mais nada, identificar a causa dessa ociosidade. Assim, por meio de um planejamento, deve-se procurar torná-lo mais diligente quanto às suas funções. Para isso, a gestão de tempo e de tarefas é de suma importância. A seguir, veja algumas atitudes para evitar a ociosidade de seus funcionários.

Defina métricas de performance

As métricas são um mecanismo importante para avaliar a qualidade dos serviços prestados pela empresa. O uso de indicadores dá ao gestor uma visão precisa sobre o funcionamento do negócio e como os seus times atuam. Por isso, é importante que eles sejam aplicados em todos os processos.

Uma vez que o gestor utiliza métricas bem estruturadas, fica mais fácil avaliar em quais pontos da cadeia operacional existe ociosidade. Com tais dados em mãos, o time poderá mitigar erros e qualquer abordagem que leve a uma produtividade abaixo do esperado. Assim, a empresa poderá reduzir ao máximo o número de profissionais ociosos.

Portanto, defina métricas com cuidado. Elas precisam ter o perfil do time e estar alinhadas com as demandas e objetivos do negócio. Um objetivo muito elevado, por exemplo, coloca o time em uma situação de sobrecarga de trabalho. Em busca da aderência à métrica, os trabalhadores ampliarão excessivamente as suas atividades e, em função disso, cometerão mais erros.

Já um indicador muito abaixo da capacidade do time prejudica a capacidade de o gestor avaliar se a performance dos profissionais está em um bom nível. Assim, identificar se existe algum funcionário ocioso será muito mais complicado.

Aplique feedbacks

Se os problemas são identificados, o feedback deve entrar em ação. Converse com times e colaboradores que apresentem problemas na qualidade dos seus serviços para avaliar o que houve de errado, quais são as demandas e falhas internas.

Faça uma proposta de melhorias, que envolva todos os profissionais ociosos. Com um bom plano, será mais fácil garantir a qualidade do serviço prestado e, assim, ter mais produtividade.

Liste as atividades prioritárias

Por mais que o colaborador esteja com as tarefas em dia, novas demandas sempre aparecerão. Assim, estimule o funcionário ocioso a fazer uma lista, elencando as atividades consideradas prioritárias — elas precisam ser resolvidas dentro do prazo.

Pense nessa lista como uma programação individual para preencher o dia do funcionário ocioso e, consequentemente, evitar a ociosidade.

Envolva o funcionário com tarefas simples

Para os casos em que o colaborador realmente não tem atividades a serem desenvolvidas, uma dica eficaz para evitar a ociosidade que compromete toda a equipe é designar tarefas simples a ele. Claro que o trabalho não deve parecer fútil ou designado a ele apenas para passar o tempo.

Assim, mostre ao trabalhador que o tempo ocioso pode ser aproveitado para organizar uma gaveta ou fazer uma limpeza nos arquivos inúteis da área de trabalho do seu computador, por exemplo. Essas atividades realizadas agora podem poupar um tempo precioso nos momentos de sobrecarga.

Disponibilize conteúdos para estudo

Todas as tarefas foram cumpridas — inclusive, aquelas mais simples. E agora, o que mais o funcionário ocioso pode fazer para evitar ficar parado? Estudar e se atualizar!

Tenha em mente que o mercado está cada vez mais competitivo, e que novidades surgem a cada dia. Portanto, o tempo ocioso do colaborador pode ser utilizado para uma reciclagem em seus conhecimentos.

A dica aqui é disponibilizar treinamentos e conteúdos relevantes, relacionados ao seu segmento de negócio, na intranet da empresa — ou até mesmo por materiais impressos (apostilas, livros, revistas etc.), estrategicamente colocados em um local tranquilo para o estudo. Essa atitude pode tirar o seu funcionário ocioso da zona de conforto e estimulá-lo a buscar novas soluções para a corporação.

Peça sugestões para evitar a ociosidade

Conversar com os colaboradores e pedir opiniões para melhor utilização do tempo do funcionário ocioso podem ser uma maneira de engajar a equipe e conseguir o seu comprometimento nas tarefas. Assim, ao saber o que os profissionais enxergam como gargalos de produtividade, você pode aproveitar para elaborar ações que estimulem maior dedicação ao trabalho.

Um concurso com premiação por produtividade, por exemplo, pode ser uma boa maneira de estimular a equipe a executar mais tarefas. Além disso, você pode incluir normas para a premiação, como determinar que a ajuda criativa a outros setores seja um critério de desempate. Dessa forma, o importante aqui é escutar os colaboradores e criar ações para unir a equipe e incentivar o trabalho em conjunto — sem sobrecarregar ou excluir ninguém, é claro!

Utilize Scrum em seus projetos

Uma alternativa para evitar a ociosidade é implementar a metodologia Scrum no seu negócio. A seguir, veja os 10 passos principais que o empreendedor Jeff Sutherland cita em seu livro “Scrum: a Arte de fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”.

1. Defina um “Product Owner”

Essa pessoa será responsável pela visão do que será entregue em seu projeto. Entre as suas responsabilidades, ela deverá ponderar os riscos e benefícios das ações, determinar o que pode ser feito, motivar a equipe e evitar a ociosidade.

2. Forme os times

Divida os colaboradores — de acordo com as suas habilidades — e forme equipes de três a nove pessoas, para desenvolverem os projetos da empresa. Se você tiver uma equipe Scrum motivada e competente no autogerenciamento, nenhum funcionário ousará ficar ocioso — uma vez que a própria cobrança da equipe não permitirá isso.

3. Determine um Scrum Master

Essa pessoa vai orientar o restante da equipe em relação à estrutura de processos do Scrum. Além do mais, ela deverá eliminar gargalos e pontos que impeçam o progresso das atividades.

4. Crie um Product Backlog

Consiste na configuração de uma lista detalhada de todas as tarefas que precisam ser desenvolvidas para tornar o projeto viável. Esse mapa do projeto estará em constante mutação e evolução e, para isso, precisa de um acompanhamento efetivo do Product Owner.

5. Elabore as estimativas do Product Backlog

Aqui, é imprescindível que as equipes consigam estimar o prazo para a execução de cada uma das tarefas. Assim, a ociosidade não será tolerada.

6. Planeje os Sprints

Os Sprints são os ciclos de duração de cada uma das tarefas, que, normalmente, têm um período inferior a um mês.

7. Crie um Scrum Board (ou Kanban)

Utilize um quadro para traçar as colunas “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Em seguida, utilize papéis autoadesivos (os famigerados post-its) para representar cada um dos itens que precisam ser concluídos — cada um deles deve ser colado na sua respectiva coluna, de acordo com o status atual.

8. Defina o Daily Scrum

Todos os dias, no mesmo local e horário, a equipe deve se reunir (não mais do que 15 minutos) para responder “o que fizeram ontem?”, “o que vão fazer hoje?” e “o que impede a conclusão do Sprint?”. Essa reunião, sem dúvidas, evita a ociosidade da equipe.

9. Determine o Sprint Review

Consiste em uma reunião para apresentar a evolução prática dos Sprints. Ou seja, tudo que foi colocado na coluna “feito”.

10. Não esqueça a retrospectiva do Sprint

Trata-se do processo para a coleta de feedbacks, para compreender o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Utilize uma plataforma de gestão de projetos

Organizar os cronogramas e otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores de uma empresa pode ser uma tarefa bastante complexa, mas a tecnologia atual tem se mostrado uma grande aliada nessa missão. Por essas e outras razões, o uso de softwares de gestão de equipes é altamente recomendado.

Como exemplo, podemos citar o caso da Tree Tools, que, com o uso do software da Project Builder, conseguiu não só acompanhar, mas também rearranjar, de maneira otimizada, o tempo disponível de sua equipe.

Agora vamos resumir um pouco para chegarmos à moral da história: a verdade é que, ao se identificar um funcionário ocioso, é preciso, claro, fazê-lo trabalhar. E isso só será possível com a organização do trabalho de toda a equipe, para evitar que ainda sobrem pessoas fora da curva de otimização.

Como você pôde ver no caso da Tree Tools, o acompanhamento em tempo real das atividades desenvolvidas é de extrema relevância. E não é só isso! Também é preciso saber exatamente quais são as capacidades de cada membro do time, suas qualificações, sua forma de trabalho e no que ele pode contribuir ou não.

Por isso, é sempre útil traçar bem os perfis dos colaboradores para construir uma equipe capaz de atacar qualquer projeto por diversos ângulos e que trabalhe bem unida. O trabalho gerencial precisa manter todos os colaboradores em sua máxima produtividade, sem sobrecarregar as atividades normais da empresa. Trata-se, portanto, de tornar o ambiente corporativo estimulante, eficaz e eficiente.

Um bom ambiente de trabalho, em que não se encontre ociosidade ou sobrecarga em qualquer colaborador, tem uma forte tendência a ter um rendimento alto.

E então, como anda o nível de comprometimento entre os seus colaboradores? Já conseguiu identificar algum funcionário ocioso e se o problema está na gestão ou no perfil do próprio colaborador? Assine a nossa newsletter e receba novos conteúdos relacionados ao assunto!

Project Builder entra para a Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Project Builder entra para a Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro

A Project Builder, empresa de software de planejamento de projetos, foi aprovada em outubro para fazer parte da Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro, lançado pelo Banco Itaú em parceria com a Red Point eVentures. O espaço promove networking entre empreendedores, mentores, investidores, universidades e corporações para que negócios, ideias e iniciativas possam surgir e prosperar, além de revelar uma nova geração de empreendedores e startups.

“A inovação está no DNA da PB e participar de um ecossistema como esse repleto de startups interessantes e com grande potencial de crescimento reforça nossa estratégia de conquistar a liderança do mercado de tecnologia no país. A troca entre diferentes atores que um espaço como esse proporciona será importantíssimo para nosso crescimento e consolidação”, afirma o Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder, Thiago Reis.

A Project Builder passou por um processo que avaliou, entre os critérios, o potencial de crescimento das empresas postulantes. Além do uso do espaço pela equipe do escritório de São Paulo, a PB pretende realizar encontros periódicos com seus clientes no Cubo.

Com mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos. Sua plataforma de alta performance em projetos e ganho de eficiência foi testada e aprovada por milhares de gerentes de projetos.

Lançado em 2015, a missão do Cubo é inspirar, educar e conectar pessoas para fomentar o empreendedorismo digital no Brasil com objetivo de ser referência no país e na América Latina em negócios, startups e tecnologia. O espaço Cubo Networking, sede física da Cubo conta com ambientes de coworking, salas de reunião e um auditório para eventos, além de lounges e rooftops. Ao todo, o espaço localizada na zona sul de São Paulo tem capacidade para receber mais de 250 empreendedores e 50 startups.

6 dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise

A ideia de que os colaboradores são os principais ativos de uma organização é bastante difundida há algum tempo. Mas não basta que a empresa reconheça isso, é preciso que a efetivamente se estabeleça ações práticas para motivar uma equipe, ainda mais em tempos de crise.

Pense bem: um produto ou serviço, por melhor que seja, só pode ser produzido se existir um profissional competente e satisfeito por trás. Portanto, mais do que uma medida de gestão de pessoas, estar atento à motivar uma equipe é uma iniciativa que visa promover a eficiência, aumentar a rentabilidade e a capacidade de crescimento.

E isso se intensifica em momentos de crise, quando uma equipe devidamente alinhada aos objetivos da organização pode ser decisiva para a sobrevivência do negócio no mercado. Você tem dúvidas de como motivar sua equipe? Observe as dicas que separamos no post de hoje e garanta o engajamento do time, resguardando seu negócio seja qual for o cenário econômico:

Foque na comunicação interna

É bastante comum que, em momentos de incerteza, como em contextos de colapso financeiro, a empresa retenha informações sobre seu desempenho, poupando os colaboradores de más notícias. Entretanto, esse comportamento só tende a prejudicar o clima organizacional, causando ansiedade e dúvida a respeito do futuro.

Com isso em mente, a organização deve desenvolver uma comunicação transparente, independentemente de qual for o contexto.

Comentar de maneira objetiva o quadro geral da empresa, exibir números e traçar comparativos são ações extremamente importantes para que todos os colaboradores saibam o que realmente está acontecendo. Com isso, não só a confiança do time na administração se eleva, mas a própria empresa pode também passar a confiar mais na transparência da equipe.

Ofereça recompensas

Um dos principais motivos que levam à frustração do colaborador é a falta de reconhecimento por um bom trabalho realizado. Sendo assim, é crucial promover um monitoramento constante, por meio do qual o gestor acompanhe e proporcione algum tipo de recompensa aos funcionários que cumprirem suas metas. A política da meritocracia incentiva os profissionais a ultrapassarem seus limites a fim de alcançar os resultados que a empresa espera.

E por mais que cada colaborador tenha como força motriz a motivação orientada a resultados, ainda são muitas as empresas que não compreendem ou não desenvolvem a política da recompensa. De fato, todos os colaboradores querem ser reconhecidos e motivados, de forma que, para que os profissionais se mantenham engajados e aceitem novos desafios, é preciso recompensar seu esforço e os resultados entregues.

Quando uma pessoa se sente injustiçada — seja por um processo de promoção interna ou por falta de acompanhamento do seu desempenho — pode se frustrar e acabar não produzindo aquilo que se espera dela. Mas atenção: isso não quer dizer que a gestão deva prometer mundos e fundos aos funcionários, afinal, caso uma promessa não seja cumprida, o efeito da não recompensa acaba se tornando muito pior do que se nada tivesse sido acordado.

Nesse cenário, caso não seja possível proporcionar um aumento salarial, a empresa deve estudar outras formas de retribuir os esforços e resultados, oferecendo, por exemplo, uma bonificação ao fim de um projeto bem-sucedido ou mesmo um evento de confraternização em comemoração ao alcance das metas.

Procure dar feedbacks construtivos

Ao contrário do que alguns gestores podem pensar, o reconhecimento não deve ser exclusivamente financeiro, podendo se dar também por meio de simples elogios ou críticas construtivas. Caso esse aspecto seja ignorado, o funcionário pode entender que seu trabalho é indiferente ou mesmo que não está desempenhando um bom papel, prejudicando seu desempenho como um todo.

Todo membro da equipe necessita do elogio, de colocar em evidência uma ideia ou iniciativa que deu certo. Levando isso em conta, medidas como oferecer feedback, estimular que o colaborador evolua com novas competências e desafios diferenciados são, sem dúvida, maiores estímulos ao engajamento do que o salário propriamente dito.

Dê ouvidos à sua equipe, atente-se a eventuais temores, dúvidas e sempre esteja alerta também sobre possíveis inquietações do time. A postura da sinceridade, do acolhimento e a transformação do feedback em uma rotina fazem com que a equipe se aproxime, dando à empresa e a seus planos muito mais segurança.

Defina metas mensuráveis

Não basta que a gestão diga que é preciso aumentar a produção ou melhorar a qualidade do serviço prestado. Sem números e sem critérios de ponderação sobre os resultados esperados não é possível cobrar desempenho. Para tanto, uma das formas de cultivar a motivação da equipe é determinar critérios claros e realizar uma boa administração desses resultados, já que com objetivos bem definidos as pessoas são estimuladas a ir em busca das metas e, consequentemente, alcançá-las.

Seja o projeto simples ou complexo, fácil ou desafiador, ele deve contemplar intenções claras que norteiem os esforços da equipe. Essa simples medida já é capaz de tornar o time mais produtivo. Então defina as metas e os objetivos por meio de valores tangíveis, de forma que todos os envolvidos tenham em mente o propósito de suas próximas ações, possibilitando o engajamento.

Invista em treinamento

Ao contrário do que muitos podem pensar, liderança não é somente questão de vocação ou aptidão nata. A empresa precisa investir no desenvolvimento das competências necessárias para que o desempenho do profissional atenda a suas necessidades. É mais que possível formar um líder, mas além de levar um tempinho, a organização deve estar disposta a fomentar esse potencial.

Independentemente de qual for a posição do profissional, cursos, iniciativas de capacitação e treinamentos, além de contribuírem para otimizar a eficiência da organização, também funcionam para motivar uma equipe. Isso porque demonstra que a empresa realmente deposita confiança e acredita em seu time, a ponto de investir em cada um de seus membros.

Seja o exemplo

Aquele velho discurso do “faça o que digo, mas não o que faço” definitivamente não funciona como forma de motivação. Assim, quando o time reconhece que aquele que lidera ou dirige a empresa goza das competências necessárias e tem uma postura coerente entre discurso e ações, todos os que estão sob sua batuta respeitam sua gestão e passam a espelhar seu comportamento nas ações do chefe.

Isso significa que, da mesma forma que a gestão pode ser a responsável por conseguir elevar a moral da equipe, a administração também pode colocar tudo a perder por meio de maus exemplos. É preciso, portanto, inspirar para poder cobrar resultados. Sem essa conquista, o relacionamento se torna fragilizado, sem embasamento sólido para impor autoridade.

Agora que você já conhece pelo menos 6 boas maneiras de motivação de times, comente aqui e nos conte: como sua empresa trabalha a gestão de pessoas? Algumas dessas iniciativas de como motivar uma equipe é posta em prática onde você trabalha? Compartilhe suas experiências conosco!

Saiba como ser um bom analista de negócio em 9 passos

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Saiba como ser um bom analista de negócio em 9 passos

Em meio ao crescimento da competitividade e a um mercado cada dia mais dinâmico e mutável, a presença do analista de negócio se faz mais e mais necessária para identificar oportunidades de melhoria e propor soluções inovadoras para as empresas. É neste profissional que muitas organizações apostam para desvendar as tendências de mercado, otimizar seus esforços e, com isso, alcançar suas metas. Mas, afinal, o que efetivamente faz um analista de negócio e quais são as habilidades mais importantes para que ele se torne um profissional completo?

Já adiantando, o analista de negócio é o profissional responsável por conhecer os processos da empresa, entendendo sua estrutura organizacional e política, a fim de dar o suporte necessário para que o negócio atinja seus objetivos. Para tanto, o profissional deve ter uma visão holística da empresa, atuar como um agente integrador dos diversos públicos que com ela se relacionam e buscar constantemente oportunidades de melhoria, criando soluções inovadoras que aumentem a competitividade da organização.

O papel do analista de negócio vai muito além da análise de dados. Suas funções passam, em grande parte, a coordenação de esforços e o relacionamento interpessoal, visando integrar os diversos setores da empresa. Por essa razão, suas habilidades e competências estão diretamente relacionadas a seu comportamento. Na sequência você vai conhecer quais dessas competências você precisa desenvolver para ser um bom analista de negócios! Curioso? Então confira:

Seja antenado

Uma das primeiras coisas que um bom analista de negócio deve fazer é aprofundar seus conhecimentos sobre o mercado no qual está inserido. Quando se conhece a fundo os negócios da empresa passa a ser possível fazer análises mais precisas sobre o contexto organizacional e, com isso, identificar mais oportunidades de melhoria. Lembre-se: também é com conhecimento de mercado que você conseguirá convencer a alta direção a fazer as mudanças necessárias para atingir com maior eficiência os objetivos da organização, pautando suas ideias e sugestões em dados reais e quantificáveis.

Seja organizado

A organização é fundamental no trabalho no analista de negócio, que assim tem acesso a uma quantidade enorme de informações e documentos vitais para a empresa, que serão necessários o tempo todo. Para fazer a gestão desse conhecimento é preciso desfrutar de um ambiente de trabalho organizado, com um método de separação dessas informações e também acesso a tecnologias que deem o suporte necessário para o resgate de quaisquer dados a qualquer momento, sem demora, otimizando assim seu desempenho.

Seja observador

Observar os diversos stakeholders da empresa, os clientes, os gerentes de projetos e as situações do dia a dia ajuda o profissional a desenvolver um senso analítico mais apurado, possibilitando uma melhor leitura das entrelinhas. Com isso fica automaticamente mais fácil identificar oportunidades de melhoria. Em uma reunião de negócios, por exemplo, como observador, você pode identificar requisitos que o próprio cliente ainda não se deu conta de que necessita, demonstrando o cuidado da empresa em oferecer sempre a melhor solução.

Seja bom ouvinte

Além de observar as entrelinhas, um analista de negócio também deve ser um bom ouvinte, mantendo o foco no que o cliente diz, além de dar e receber feedback o tempo todo. Assim não restarão dúvidas sobre o entendimento de suas necessidades. Saber ouvir evita retrabalhos, permite que se aproveite melhor cada reunião e desenvolva suas atividades com mais segurança, tendo a certeza de que está cumprindo exatamente aquilo que foi combinado.

Seja questionador

Mas atenção: ser observador e bom ouvinte não significa que você não deva se manifestar. Só tome o cuidado de, quando for falar, fazer as perguntas certas. O segredo está em manter o foco na solução que o cliente precisa, nos requisitos de cada projeto, nos detalhes e nas ações que devem ser colocadas em prática após cada conversa. Evite desviar do assunto para não perder o foco e, com isso, acabar comprometendo seu entendimento sobre o que deve ser feito em seguida.

Seja fluente

O analista de negócio é um profissional que está em constante contato com diversos perfis de públicos. Por isso, para ter êxito em suas ações, ele deve se expressar com facilidade, comunicar-se com primazia e garantir que as pessoas entendam sua mensagem, seja ela qual for. Então leia jornais, livros e revistas, faça um curso de oratória, pratique suas apresentações em frente ao espelho e esteja sempre atento à sua fluência verbal e escrita. Dominar o português — e de preferência o inglês — também é fundamental para que você se destaque nessa carreira.

Seja criativo

O analista de negócio deve ser uma pessoa que pensa fora da caixa, por essa razão, estimule sua criatividade, fuja dos padrões e busque soluções diferenciadas. Inovações são sempre bem-vindas, ainda mais quando poupam investimentos, tempo da equipe e recursos. Proponha soluções criativas na empresa e esteja sempre aberto a novas ideias.

Seja um facilitador

Ser um facilitador também é uma das competências a serem desenvolvidas por quem deseja ser um bom analista de negócio. Como esse profissional está em contato constante com pessoas e tem como missão integrar os setores da empresa, precisa também de uma boa dose de jogo de cintura para fazer com que os colaboradores trabalhem bem juntos. Promova reuniões, encontros, workshops e confraternizações para que as pessoas se conheçam e troquem ideias. Quando surgir um conflito, aja como mediador, buscando sempre uma solução plausível e sem apontar culpados. Ajude as pessoas a desempenharem suas atividades e esteja sempre à disposição.

Seja tecnológico

Já que é o responsável por otimizar as atividades da empresa, com foco em melhorar sua performance e competitividade, o analista de negócio não pode viver isolado. E a tecnologia é fundamental para isso. Então, esteja a par das inovações tecnológicas que possam impactar o negócio da empresa, facilitando o dia a dia das pessoas e aumentando a produtividade da equipe. O profissional não precisa ser um especialista em cada nova tecnologia que surgir, mas sim ter uma visão abrangente das potencialidades que cada uma delas tem para ajudar a desenvolver um bom trabalho.
E aí, está ou não preparado para ser um bom analista de negócio? Quais dessas competências você acredita que ainda precisa desenvolver mais? Comente aqui e nos conte!

Hub do Empreendedor: Tudo o que você precisa para o seu negócio decolar em um só lugar

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. 1 comentário em Hub do Empreendedor: Tudo o que você precisa para o seu negócio decolar em um só lugar

Se a crise econômica e política que atinge o país afeta gravemente os empresários, imagina o impacto para aqueles que querem empreender? Neste cenário em que todos ficam extremamente receosos (e com razão) tirar projetos do papel parece até um sonho impossível. Mas para espantar esse pessimismo e fomentar a economia do país neste momento difícil é que surge o Hub do Empreendedor, da qual a Project Builder tem muito orgulho de fazer parte.

Acreditamos que é a hora para se destacar e crescer, já fizemos materiais sobre como crescer na crise, como enxergar a crise como oportunidade de crescimento e como manter sua equipe motivada nesse cenário, e agora é hora de botar a mão na massa com outras empresas gigantes da tecnologia, nacionais e internacionais.

Este grupo de 13 empresas (outras organizações são mais que bem-vindas para participar) se uniram para formar um agregador de serviços complementares que oferecem descontos e conteúdos relevantes para PMEs, que somados chegam a R$ 50 mil.

No Hub do Empreendedor, você pode encontrar soluções em design, contabilidade, marketing, atendimento ao cliente, e várias outras opções, com as melhores ferramentas do mercado nacional e internacional.

E nada melhor do que a Black Friday para deixar os descontos oferecidos ainda atraentes. Então não baixe a cabeça em meio à crise e comece seu negócio economizando!

E como funciona o Hub do Empreendedor?

Acesse o site http://www.hubdoempreendedor.com.br/ e confira as promoções que as empresas participantes estão oferecendo, por tempo LIMITADO, aos empreendedores que desejam fazer acontecer.

Conheça as empresas participantes da 1ª ação do Hub do Empreendedor

● We Do Logos: crie sua marca, cartões, websites e outros itens com qualidade máxima, através de uma plataforma de concorrência criativa onde você recebe diversas opções antes de escolher a que mais lhe agrada;

● Project Builder: A Project Builder desenvolveu um software WEB, voltado para o gerenciamento de projetos, programas e portfólios de uma organização. Com a PB, você consegue gerenciar seu planejamento em nível estratégico, tático e operacional.

● Conube: contabilidade online e eficiente para você abrir sua empresa e não se perder em meio à bagunça contábil que o governo impõe;

● Outbound Marketing: consultoria que vai te ajudar (através de três etapas simples: diagnóstico, implementação e acompanhamento) a integrar os setores de marketing e vendas, analisar o panorama atual, traçar uma metodologia e aplicá-la para que sua empresa consiga ter um modelo de receita recorrente e alcançar a escala que você tanto sonha!

● Rock Content: empresa líder em marketing de conteúdo no mercado brasileiro. Eles ajudam marcas a se conectarem com seus clientes através de conteúdo adequados e blogs corporativos. Através do serviço de consultoria montam estratégias de conteúdo para os clientes que são executadas por um time de milhares de escritores freelances profissionais.

● Zendesk: A Zendesk fornece um software em nuvem para atendimento das solicitações do consumidor e gerenciamento de chamados com o objetivo de aproximar organizações e clientes. Com mais de 60 mil empresas no portfólio, seus produtos são utilizados por organizações em mais de 150 países para fornecer suporte em mais de 40 idiomas.

● Xtech Commerce: É uma plataforma que oferece preços acessíveis, integração com ERPs para uma gestão otimizada e parcerias com os maiores players da internet, como Mercado Livre, Walmart e Extra.com, por exemplo.

● Agendor: um aplicativo para web e mobile, que ajuda milhares de equipes a organizar e aumentar as vendas diariamente. Com o agendor você consegue extrair relatórios, fazer atualizações no sistema de maneira online e off-line, melhorar seu funil de vendas, aperfeiçoar sua interação com o cliente e muito mais.

● Moip: uma solução de pagamentos ideal para e-commerces, marketplaces, pagamentos recorrentes e vendas presenciais. É uma solução inovadora que oferece flexibilidade, com mais de 15 meios de pagamento possíveis, ferramentas de gestão de risco e uma adesão simplificada.

● Nibo: Por meio de uma plataforma simples e intuitiva, o Nibo facilita a gestão financeira, proporciona a integração com a contabilidade e simplifica os processos manuais. Além disso, você consegue ter uma projeção do seu fluxo de caixa, emitir nota fiscal e também boletos bancários!

● Hubspot: Da atração de visitantes à aquisição de clientes, a HubSpot consolida todo o seu funil de marketing em apenas uma ferramenta completa.

● Social Miner: plataforma de People Marketing do E-Commerce Brasil transforma visitantes em uma base de leads e automatiza campanhas ultra-personalizadas. Eles são pioneiros em canais inovadores como notificações no Facebook.

A missão do Hub do Empreendedor é ambiciosa: ajudar pelo menos 20 milhões de empresas até o final de 2016. Por isso, contamos com seu apoio para divulgar o Hub e revolucionarmos juntos o ecossistema empreendedor no Brasil!

5 formas de usar a tecnologia para tornar sua gestão da comunicação mais eficaz

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 formas de usar a tecnologia para tornar sua gestão da comunicação mais eficaz

Imagine o seguinte cenário: Você está em uma reunião, discutindo sobre a gestão da comunicação com várias pessoas e precisa que todas elas se trabalhem para alcançar um único objetivo. Porém cada pessoa é de um país, possui uma cultura diferente, valores diferentes, e nem sequer fala a mesma língua. Então, como integrar essas pessoas e fazer com que suas expectativas e esforços se direcionem para esse objetivo, sem que ele seja distorcido por convicções individuais, e para que possa corresponder às expectativas de quem o propôs?

Parece difícil ou quase impossível, não é mesmo? Pois, em termos análogos, esse é o desafio de um gestor no desenvolvimento de um projeto e, acredite, ele não é impossível de ser vencido.

Durante um projeto, o gestor precisa fazer com que equipes das mais diferentes áreas, que de certa forma também falam línguas diferentes, se entendam e trabalhem em conjunto, alinhadas para satisfazer os objetivos estabelecidos do projeto. E como ele faz isso? Através da comunicação.

No desenvolvimento de um projeto, a gestão da comunicação é essencial não só para manter essa sintonia entre as equipes, mas também para garantir um bom controle de todas as informações geradas e utilizadas. A comunicação é principal elo entre as pessoas, as ideias e as informações.

De acordo com o Guia PMBOK®, um bom gerenciamento da comunicação em um projeto deve garantir que as informações possam ser geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, organizadas e recuperadas de forma fácil e sem exigir grandes esforços por parte da equipe.

Em termos práticos, essa boa gestão da comunicação traz uma série de benefícios como:

– Alinhamento da equipe: Com uma comunicação clara, objetiva e aberta, você evita desentendimentos e mantém toda a equipe buscando os mesmos objetivos.

– Ganho de tempo e produtividade: Se você tem um equipe mais alinhada, evita problemas durante o percurso e evita também que o projeto precise parar ou voltar etapas para que eles sejam resolvidos.

– Informações de qualidade: Com um bom gerenciamento da comunicação, você consegue armazenar informações importantes de forma organizada e assim, aprender com o projeto atual, gerando conhecimento para projetos futuros.

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E isso tudo garante mais qualidade e assertividade em seu resultado final.

Mais do que um mero processo, a comunicação é uma habilidade fundamental à qualquer Gestor e precisa ser constantemente trabalhada para se adequar a técnicas mais eficazes e, inclusive, a novas alternativas geradas pelo avanço da internet e das novas tecnologias.

Há muito tempo a comunicação não se resume mais somente a voz e gestos, e, com a chegada, principalmente, das redes sociais e outros mecanismos de interação online, ela vem se tornando muito mais rápida, prática e fácil, sem depender de questões como localização, espaço físico e horários marcados.

Com isso, a gestão da comunicação em gestão de projetos também está passando por mudanças e muitos gestores já estão aproveitando os recursos tecnológicos para otimizar a comunicação nos projetos e facilitar o acesso a informações, a troca de ideias e o alinhamento entre as equipes.

Você já usa algum recurso desse tipo para melhorar sua comunicação? Então fique atento, pois iremos dar 5 dicas de ferramentas valiosas para você começar a apostar nessa abordagem. É só continuar lendo!

#01 Crie um blog

Manter um blog para seu projeto pode ser extremamente eficaz e servir a diversos propósitos.

Com um blog, você pode centralizar decisões importantes, combinados, atas de reunião e ainda incentivar que seus funcionários usem a plataforma como um “diário” para registrar experiências importantes durante o projeto, processos inovadores ou como eles lidaram com situações difíceis e desafios durante o desenvolvimento.

Isso, além de fazer com que tudo fique registrado e fácil de acessar por todos, faz com que a equipe possa se expressar e ter contato com a experiência de outros colegas durante o projeto, dando sugestões ou fazendo comentários sobre processos.

Porém, como o blog irá conter informações estratégicas do projeto e dos processos da equipe, lembre-se de mantê-lo visível somente para os envolvidos neste projeto para garantir a privacidade das informações e evitar o vazamento de dados importantes. Algumas sugestões de plataformas gratuitas são o Blogger do Google e o WordPress.

#02 Use as comunidades virtuais

Apesar de ter uma estrutura bem parecida com a dos blogs, as comunidades virtuais, como grupos no Facebook por exemplo, permitem uma interação mais rápida e menos formal ou burocrática do que em um blog.

Em um grupo, você pode publicar diversos tipos de conteúdo, compartilhar links e vídeos de forma rápida ou começar um tópico de discussão, por exemplo.

Porém, principalmente no caso das redes sociais, é importante garantir que sua equipe tenha maturidade suficiente para que o uso desse tipo de recurso não acabe gerando distrações e cause perda de produtividade e agilidade dentro do projeto.

Nesse caso, novamente, é importante manter a privacidade do grupo para que somente membros do projeto tenham acesso as informações disponibilizadas e não ocorra vazamento de informações estratégicas.

#03 Use Plataformas Colaborativas

Usar plataformas colaborativas, como o Google Drive, pode ser a melhor forma de centralizar informações e fazer com que sua equipe tenha acesso a documentos e informações de todos os tipos, ao mesmo tempo, e de forma simples e fácil.

Enquanto em um servidor próprio é necessário que apenas uma pessoa edite ou abra um documento por vez, nesse tipo de plataforma, diversas pessoas podem alterar os documentos ao mesmo tempo e você ainda não corre nenhum risco de perder seu material por danos físicos nas máquinas, uma vez que fica tudo armazenado na nuvem e, o melhor, disponível para que você acesse de qualquer dispositivo e em qualquer lugar!

Ou seja, caso um funcionário precise de uma informação urgente ou precise trabalhar fora da empresa, ele não tem nenhum tipo de prejuízo relacionado a perda de informação e pode realizar suas tarefas sem outros impedimentos.

Além do mais, com essas ferramentas, é possível controlar a privacidade de cada documento e ainda fazer comentários sobre determinadas partes, anotações e marcações.

#04 Produza Vídeos

Os vídeos são uma excelente forma de compartilhar informações de forma precisa e didática com toda sua equipe.

Que tal usar um vídeo, por exemplo, para complementar as informações que o cliente forneceu sobre o que ele espera do projeto? Ou documentar um processo complicado através de um screencast? Ou mesmo tomar depoimentos da equipe ao longo do desenvolvimento do projeto e criar um case depois para ajudar a orientar em tarefas similares no futuro?

Investir nos vídeos, mais do que uma maneira fácil e didática de salvar informações, é uma forma de deixar seus colaboradores mais engajados – já que conteúdos desse tipo são mais estimulantes do que somente áudio e texto – e ainda acompanhar as tendências, que indicam, por exemplo, que o vídeo será responsável por 80% do tráfego na internet em 2019.

Entretanto, se for investir em vídeos, considere a possibilidade de investir em uma plataforma profissional, que garanta total segurança do conteúdo, assim como reprodução em qualquer dispositivo, e tenha funcionalidades que irão agregar valor a seu projeto, como a possibilidade de fazer comentários na timeline, dividir o conteúdo por capítulos e outras.

#05 Realize reuniões virtuais

Não deixe que a comunicação entre sua equipe e também com o cliente fique comprometida por motivos de distância ou dificuldade de deslocamento. Invista em reuniões online e mantenha todo mundo no mesmo ritmo.

Através de uma plataforma profissional totalmente voltada para esse objetivo, você consegue conectar-se a uma única pessoa ou a toda a sua equipe de uma vez só, com qualidade total de vídeo e áudio independentemente de onde elas estiverem.

Além do mais, investindo em uma plataforma desse tipo, você consegue compartilhar documentos e informações de vários tipos em tempo real e ainda pode gravar a reunião e disponibilizar posteriormente para todos os envolvidos, fazendo com que eles possam assistir quantas vezes quiserem e consigam entender de forma verdadeira tudo que foi acordado durante a conversa. É muito mais conforto e comodidade para todos.

Apesar do grande desafio que realizar uma boa gestão da comunicação representa, com dedicação, organização e as ferramentas certas, o processo pode ficar muito mais fácil e dinâmico.

A comunicação é que vai tomar a maior parte do tempo do gestor durante um projeto e, portanto, é necessário estar preparado da melhor forma possível para lidar com isso.

Lembre-se de ser claro, transparente e de escutar e entender todas as partes envolvidas no projeto e de estabelecer estratégias eficientes para permitir a troca e o armazenamento de mensagens e informações.

Dessa forma você evita insatisfações tanto por parte do cliente, quanto por parte de seus colaboradores, gera informações de qualidade e ai é só preparar para ter sucesso absoluto com seus projetos!

Este post foi escrito pelos nossos parceiros da Samba Tech, líder em gestão e distribuição vídeos online na América Latina e uma das empresas mais inovadoras da América Latina segundo a FastCompany. Através do Samba Vídeos, sua Plataforma de Vídeos Online, ela oferece tecnologia para gerenciamento, distribuição, monetização e mensuração do consumo de vídeos.

Como implementar um PSA em sua empresa?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como implementar um PSA em sua empresa?

A implementação de um Sistema de Automação de Serviços Profissionais é uma realidade cada dia mais presente na indústria de serviços, tendo surgido para atender à demanda crescente de integração entre as mais diferentes áreas. Essa necessidade, que é urgente em qualquer em qualquer segmento e ainda mais agravante quando a atuação da empresa envolve rotinas de gerenciamento de projetos, acabou revolucionando o mercado. E é aí que entra o PSA!

Imagine com seria poder contar com um único sistema capaz de interagir com os setores de vendas, contratos, gerenciamento de oportunidades, faturamento, recursos humanos e até gerenciamento de projetos! É o que é melhor: tudo de forma integrada! Pois assim a gestão certamente ficaria muito mais simples do que quando se tem que exercer a administração individual sobre cada setor ou departamento. Dessa forma se poupa tanto tempo como custos. Ficou interessado? Quer saber como implementar um PSA em sua empresa? Então confira os tópicos a seguir:

O sistema

O PSA é uma ferramenta integrada de sistemas cujo objetivo é promover a automação dos processos-chave de organizações predominantemente centradas em serviços. Simplificando: é um software cuja função é ajudar a empresa com a gestão de seus projetos e com a administração dos recursos para atender às demandas do cliente. A proposta dessa categoria de sistemas é agregar valor não só com a automação, mas também com o aprendizado e o crescimento das empresas

É interessante observar que uma das principais características de uma empresa que se enquadra no setor terciário é a curva de aprendizado — muito maior que se comparada às empresas de manufatura, por exemplo. Sabendo que as ferramentas de TI contribuem — e muito! — para o aprendizado dos colaboradores, investir em uma ferramenta como o PSA além de promover melhorias e a interação dos processos, alavanca os níveis de aprendizagem. É, assim, um investimento valioso, principalmente considerando o contexto global em que os colaboradores são os principais ativos de uma organização.

As soluções

Dentre as soluções que geralmente englobam o PSA, podemos destacar:

Gestão de projetos

Normalmente é um módulo integrador dos demais, por meio do qual os cronogramas são elaborados, com toda a programação do projeto e suas atividades mais importantes detalhadas. Mas ainda não é só isso! A gestão de projetos também possibilita o monitoramento e o controle da execução e da alocação de recursos, podendo conter também a área de contratos do projeto, muito importante por ter cadastrados em seus documentos os itens do escopo, as entregas e os resultados do projeto, tudo devidamente alinhado junto ao cliente.

Gestão de recursos

Não importa se são recursos físicos — como equipamentos de informática, insumos demandados por um projeto, ferramentas e materiais — ou recursos humanos: a gestão de recursos está muito presente na gestão do projeto, uma vez que é ela que determina quais recursos são necessários para a execução de uma atividade específica.

Gestão de competências

Tendo em vista que as empresas de serviços são orientadas ao pessoal — ou seja, aos recursos humanos —, é fundamental investir no preparo da força de trabalho. Isso implica em uma atualização constante por meio de cursos, treinamentos ou qualquer outro tipo de formação que possibilite a obtenção de novos conhecimentos e habilidades.

Gestão financeira

Essa solução diz respeito a várias funcionalidades dos já conhecidos Enterprise Resource Plannings (ERPs), como, por exemplo, contas a pagar, contas a receber e faturamento.

Controle de horas e despesas

Nesse módulo é gerenciado o registro de horas dos colaboradores, tornando possível a extração de relatórios de jornadas trabalhadas. Também é por meio dessa plataforma que despesas como táxis, almoços de trabalho e hotéis são controladas, a fim de que sejam reembolsadas posteriormente.

Sua implementação

Mas a verdade é que a aquisição do PSA, por si só, não resolve os problemas da organização. É necessário estruturar um plano de implementação, ou seja, planejar a transição do modelo antigo de trabalho para o novo. Esse planejamento consiste em um verdadeiro desafio, mas que é essencial para garantir o sucesso na implementação do sistema.

Desafio

As maiores dificuldades estão em reconhecer que realizar a reestruturação dos processos e sistemas estabelecidos no negócio pode ser trabalhoso, principalmente quando se trata de empresas mais amadurecidas. Pense bem: quanto mais antiga, mais consolidados estão os processos, o que implica em mais esforço para vencer as barreiras da mudança.

Tempo

Por tudo isso e muito mais, é fundamental encontrar a época adequada para tal implementação, não levando apenas em consideração que quanto mais rápido o processo for adotado melhor será para atenuar a resistência à mudança, mas, sobretudo, para se conseguir priorizar uma fase em que a organização disponha de tempo e dos recursos necessários para investir na implementação do PSA. Isso sem contar que, mesmo que haja comprometimento inicial, depois de devidamente consolidado o plano e realizada a implementação, bastará realizar o monitoramento dos resultados e evidenciar as melhorias em produtividade e redução de retrabalho proporcionados pela maior integração entre as áreas.

Especialista

Em meio a tudo isso, pode ser que a contratação de um especialista para realizar a implementação do sistema seja a melhor opção. Nesse caso, é claro que o fator tempo será atenuado, porém a terceirização implicará em aumento de custos. Em relação ao dilema de terceirizar ou não, a empresa deve ponderar sobre a unicidade do negócio, isso é, se possuir características únicas, que fujam ao padrão convencional, implica em configurações adicionais ou mesmo customizações complexas, que somente uma empresa especializada poderia realizar. Assim, essa questão deve ser muito bem pensada, porque poupar custos no curto prazo pode significar grande desembolso no longo prazo.

O principal segredo para o sucesso de uma boa implementação desse tipo de sistema está no compromisso assumido pela organização. Infelizmente, algumas empresas compram a solução acreditando que o principal já foi feito, quando na verdade ainda há um grande caminho pela frente.

Agora nos diga se a sua empresa por acaso já faz uso de um PSA? Como foi o processo de implementação dessa solução? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!

Como se tornar um gerente de projetos?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como se tornar um gerente de projetos?

A carreira de gerente de projetos chama muito a atenção e por diversos fatores, seja pelo status que a posição apresenta, pelo salário, ou mesmo pela atuação macro, possibilitando a visão do todo que só o gestor possui. Independentemente de quais sejam as razões, fato é que é uma posição muito cobiçada tanto por profissionais experientes, como por recém-formados.

Mas não importa qual seja o seu perfil, saiba que com os esforços alinhados na direção correta, tornar-se um gerente de projetos é possível e as dicas abaixo revelarão os passos necessários para quem deseja se tornar um. Confira!

Capacitação

Caso você nunca tenha trabalhado com a gestão de projetos, uma das melhores formas de agregar conhecimento sobre o tema é realizando cursos de capacitação. Não importa se online ou ministrados presencialmente. Qualquer conhecimento oriundo de um treinamento tenderá a esclarecer muitos conceitos básicos de gerenciamento de projetos e que serão fundamentais para o aprofundamento do aprendizado, posteriormente.

A propósito, para saber mais sobre esse assunto, confira aqui 5 cursos online gratuitos essenciais para todo gerente de projetos.

A consulta de livros, como por exemplo, Fundamentos do Gerenciamento de Projetos da editora FGV, também pode ajudar muito no sentido de expandir os horizontes sobre os aspectos principais da gestão de projetos.

Colocar em prática o conhecimento

Com base nos conhecimentos obtidos em cursos de capacitação, ou mesmo obtidos em bibliografia introdutória, exercite o gerenciamento de projetos na prática.
De posse de conhecimentos fundamentais, já é possível estabelecer esforços de gestão, administrar tudo como um projeto. Por exemplo, a festa de aniversário de um amigo, as operações de mudança de residência, o planejamento de uma viagem de férias. Iniciativas como essas transformarão os conhecimentos em algo latente, presente no seu dia a dia e muito mais simples de aplicar em um contexto profissional.

Na empresa, tente entender como ocorre a sua interação como o recurso de um projeto e não hesite em ser proativo colocando em prática todo o aprendizado obtido.

Ter em mente o seu papel de recurso humano, compreendendo essa relação com as variações de prazo, custo, atrasos, folgas, etc, é essencial para adquirir uma visão sistêmica para a ocupação de uma posição de gestão.

Outra grande oportunidade para aplicar o conhecimento é por meio de ações de voluntariado. Buscar esse tipo de atuação, além de valorizar o currículo, permite praticar o gerenciamento. Ou seja, preste auxílio a um gerente de projetos mais experiente, tome a iniciativa de transformar demandas do seu departamento em projetos, seja voluntário do PMI, de sua comunidade ou de alguma instituição, por exemplo. Ações como essas irão proporcionar experiência prática, além do impacto positivo na comunidade que o voluntariado em si vai trazer.

Somente na fase em que se sentir confiante, passe a ser responsável pelo gerenciamento de projetos “oficiais”. Não se preocupe com quanto tempo vai levar até que se sinta seguro, é importante que você tenha plena consciência do que está fazendo.

Tenha em mente que a figura do gerente de projetos representa a organização junto aos clientes, é um cargo que exige responsabilidade, maturidade, experiência, conhecimentos e habilidades, a fim de proporcionar bons resultados à empresa.

Especialização

Existem diversos cursos de pós-graduação em gerenciamento de projetos, ou mesmo MBAs na área. Depois de formado, investir em uma especialização tende a turbinar o currículo, além do networking que, invariavelmente, ocorre durante a formação.

Durante o curso, não se detenha somente aos conhecimentos transmitidos em nível acadêmico, compartilhe e agregue conhecimentos dos seus colegas de curso.

Certificação

Atualmente, possuir uma certificação tem muito a contribuir com a carreira no universo do gerenciamento de projetos. Uma das certificações mais conhecidas e também a mais aceita é a certificação PMP.

A sigla PMP quer dizer Project Management Professional. Corresponde a um certificado emitido pelo PMI (Project Management Institute) e evidencia a proficiência como Gerente de Projetos. Basicamente, é uma prova que avalia conhecimentos teóricos na área de gerenciamento de projetos, desde que o candidato comprove que possui experiência prática, seja como gerente ou membro de uma equipe de projetos.

A principal razão que justifica a candidatura ao exame é o fato da credencial ser muito valorizada no mercado, nacional e internacional. Demanda alguns meses de preparação e anos de trabalho em projetos.

Apesar de existirem controvérsias do tipo: “Existem profissionais certificados que não sabem muito e outros que não possuem a certificação e são muito bons”, fato é que uma certificação em gerenciamento de projetos – como a PMP – é de valorizar muito o currículo, resumindo, é muito melhor ter do que não ter.
Uma outra certificação de relevância é a CAPM, também oferecido pelo PMI, voltada a profissionais com menor experiência no ambiente de gestão de projetos, e que a cada dia mais vem conquistado espaço no mercado.

Experiência

Com certificação ou não, é essencial que o profissional busque obter experiências que engrandeçam seus conhecimentos e habilidades. Afinal, um curso ou certificação, apesar de oferecer destaque em um primeiro momento, não garante plenamente a competência do profissional, isso só pode mesmo ser evidenciado por meio da atuação prática no exercício das atividades de gestão.

Por isso, o profissional deve evitar ao máximo posições confortáveis, atuando em áreas que já domina e que já não tem mais conhecimento a obter. No mundo da gestão de projetos a acomodação tende a frustrar completamente a carreira, pois sempre estão surgindo novas tendências, tecnologias, metodologias, ferramentas e os profissionais da área devem acompanhar esse compasso de constante evolução.

Finalmente, se tratando da intenção de atuar no gerenciamento de projetos, além de dominar técnicas e possuir formação, ou mesmo as mais expressivas certificações, é de fundamental importância compreender outras habilidades relativas ao perfil que se espera de um gerente, por exemplo: Ter personalidade de liderança, gozar de facilidade para se relacionar com as pessoas, exercer uma boa comunicação, lidar bem com os trabalhos de negociação, ser flexível, organizado, etc. Caso você possua as características citadas acima, e se o tema gestão te estimula, tem um grande potencial.

Como anda a sua jornada para se tornar um gerente de projetos? Tem alguma sugestão que queira acrescentar? Compartilhe suas experiência deixando um comentário.