Autor: Braun

Como priorizar propostas de projetos?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como priorizar propostas de projetos?

Com a dinamicidade dos ambientes organizacionais modernos, um dos maiores desafios das empresas atualmente consiste em identificar quais oportunidades de negócio são mais vantajosas dentro de determinado contexto. E essa avaliação exige cuidado quando se trata de priorizar propostas de projetos. Nesse momento, ao conseguir tomar as decisões mais acertadas, a organização pode não só economizar recursos como também maximizar seus resultados, selecionando as propostas que ofereçam maior valor agregado.

Sua empresa também está enfrentando esse desafio? Quer saber como superá-lo de uma vez por todas? Então confira nosso artigo de hoje e aprenda a priorizar propostas de projetos!

Afinal, o que são propostas de projetos?

Antes de pensarmos na priorização propriamente dita, vamos definir o que são essas tais propostas de projetos. De uma maneira bastante simples, podemos dizer que são documentos que trazem os pontos-chave para o desenvolvimento de um projeto, incluindo aí escopo, prazo, custos e recursos necessários. Elas servem para captar apoiadores (como investidores e patrocinadores, por exemplo) ou ainda obter aprovação interna para que uma iniciativa seja aceita. Por esses motivos, devem trazer informações claras e objetivas sobre o empreendimento, da implementação aos tipos de resultados esperados.

Por que priorizar propostas de projetos?

Digamos que você tenha dez propostas de projetos para serem avaliadas, mas nem todas podem ser colocadas em ação em um primeiro momento. O que resta fazer, então, é determinar uma forma de classificar essas propostas de acordo com suas relações entre custo e benefício (vale ressaltar que custo-benefício não se trata apenas de dinheiro, mas de geração de valor). Assim, deve-se priorizar aquelas propostas que tenham maior potencial para trazer retorno sobre o investimento, isto é, que gerarão mais valor para a empresa no menor espaço de tempo possível.

E como exatamente fazer essa priorização?

Na prática, o processo de priorização pode ser definido de várias formas, tudo dependendo da metodologia que a empresa decide colocar em ação. Aqui vamos dar algumas dicas de como fazer essa escolha mais facilmente. Acompanhe:

Verifique o alinhamento da proposta aos objetivos da empresa

O primeiro passo é analisar se as propostas de projetos estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Digamos que o objetivo da organização para este ano seja aumentar a receita em 15%. Nesse caso, as propostas que tenham potencial para contribuir para que esse objetivo seja alcançado devem, obviamente, ser priorizadas sobre as demais.

Defina critérios objetivos de priorização

Se sete de dez propostas de projetos estão alinhadas com o objetivo estratégico do negócio, passa a ser preciso determinar seu grau de alinhamento, isto é, quanto cada uma pode efetivamente contribuir para atingir o resultado esperado. Para tanto, deve-se definir critérios objetivos que permitam fazer essa avaliação (aí podem entrar o retorno sobre o investimento, o custo total envolvido, a análise de viabilidade e o valor presente líquido, por exemplo).

Atribua uma pontuação relativa a cada critério

Fato é que cada critério estabelecido terá maior ou menor importância no contexto da empresa. Assim, o custo do projeto pode ter um impacto altíssimo, enquanto o prazo para sua conclusão pode não ter tanta influência assim. Para enxergar melhor essas diferenças, atribua uma pontuação para cada critério segundo uma ordem de importância, dando o devido peso a cada variável.

Parta para as comparações finais

Para avaliar o impacto de cada proposta no todo, será preciso fazer comparações entre os critérios selecionados e as respectivas pontuações atribuídas, detectando, no fim das contas, quais são mais vantajosos para a empresa. Digamos que exista uma proposta de projeto que necessite de poucos recursos, mas que, a longo prazo, tenha um ótimo retorno sobre o investimento. Já uma outra exige um maior investimento inicial, mas vai aumentar a competitividade do negócio em 10%. Aí basta concluir: qual delas contribuirá mais para seu objetivo estratégico, por exemplo, de expandir a receita em 15% até o final do ano?

É possível facilitar esse processo?

Ficou aí pensando em qual dos dois projetos seria mais vantajoso para sua empresa? Pois é exatamente essa a dúvida que faz com que muitas organizações acabem apostando na solução errada, consequentemente perdendo tempo e dinheiro com projetos de pouco valor agregado. Mas para não cair nessa, você pode usar uma técnica de priorização de projetos chamada Analytic Hierarchy Process (AHP), que leva em conta diversos atributos para fazer uma análise comparando dois a dois.

Digamos que você tenha os projetos A, B, C e D para avaliar. Então você compara A com B, A com C e A com D, determinando qual deles é mais importante. Seguindo a mesma lógica, você também fará comparações de B com C e B com D e ainda C com D. Ao final, poderá classificar todos os projetos por ordem de relevância. Assim, além de você não ficar preso somente a dados numéricos, a avaliação de cada critério sendo feita por pessoas possibilita que você use o know-how da equipe para destacar aquelas propostas de projetos que tenham um maior valor para o negócio.

Onde entram a gestão de portfólio e o PMO?

É papel do PMO fazer a priorização das propostas de projetos segundo os objetivos estratégicos da empresa, construindo um portfólio que realmente gere valor para o negócio. Os critérios de priorização devem ser determinados em conjunto com a direção da empresa, visando sempre alinhar as iniciativas e os investimentos a quaisquer que sejam os resultados esperados. Uma vez que já estão alinhadas ao planejamento estratégico e devidamente classificadas de acordo com os critérios de priorização, as propostas podem ser colocadas em prática imediatamente, facilitando o trabalho do PMO e do gerente de projetos.

Priorizar propostas de projetos é a melhor maneira de garantir resultados para sua empresa. E o melhor é que, à medida que um projeto prioritário é concluído, você pode dar início ao próximo, sempre com a certeza de que a empresa estará gerando o máximo retorno possível sobre cada investimento.

E o seu PMO, por acaso já trabalha com a priorização de propostas de projetos? Quais são os critérios normalmente empregados por sua equipe? Deixe seu comentário aqui e compartilhe suas experiências conosco!

Agile Team: quais as funções do Architecture Owner em métodos ágeis?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Pessoas, Projetos. Nenhum comentário em Agile Team: quais as funções do Architecture Owner em métodos ágeis?

Falamos recentemente sobre as funções dentro de um Scrum Team, apresentando o Scrum Master, o Product Owner, o DevOps, o User Experience e o Growth Hacker. Mas sabia que, quando se trata de metodologia ágil, existem outros papéis de suma importância? Pois é o caso do Architecture Owner. Esse profissional tem como missão facilitar a modelagem da solução, atuando como um mentor do Agile Team no que se refere à arquitetura do software. Neste post vamos entender direitinho qual é o papel do Architecture Owner dentro do Agile Team e como ele contribui para o sucesso do gerenciamento de projetos ágeis em geral. Pronto? Então confira:

A atuação do Architecture Owner

O Architecture Owner é o responsável por definir a estrutura, a organização e a forma de manutenção do software, atuando junto ao Agile Team em uma abordagem colaborativa e incremental. Isso significa que ele não toma as decisões sozinho, planejando os passos e compartilhando com o time a fim de receber feedbacks e alinhar os requisitos às necessidades do cliente.

Ele pode ser membro do Agile Team, dedicando-se em tempo integral à solução, pode atuar como um consultor para um portfólio de projetos ou ainda assumir o papel de Product Owner. Lembrando que, quanto maior for a complexidade do projeto, maior também é a necessidade de ter esse profissional dedicado em tempo integral à solução, acompanhando a evolução do software dia após dia.

É por esse motivo que vemos o Architecture Owner em grandes times de projetos ágeis, em que há a necessidade de se construir subequipes de desenvolvimento e, ao mesmo tempo, manter a mesma arquitetura em todo o processo de desenvolvimento.

Os princípios da arquitetura ágil

Assim como há um conjunto de melhores práticas para o desenvolvimento de softwares por meio de métodos ágeis, existe também um conjunto de objetivos e princípios que norteiam a atuação dos Architecture Owners. É importante conhecer esses objetivos e princípios para entender a complexidade da atuação desses profissionais e desenvolver essas habilidades para se tornar um Architecture Owner de sucesso. Então confira:

Objetivos do arquiteto ágil

• Foco na entrega de soluções;
• Maximização de valor para todos os stakeholders do projeto;
• Desenvolvimento de soluções que atendam às necessidades dos stakeholders;
• Ativação do próximo esforço, isto é, do próximo passo;
• Gestão da mudança e da complexidade do projeto.

Princípios do arquiteto ágil

• Foco nas pessoas, mais do que nas ferramentas e tecnologias;
• Comunicação clara e assertiva com todos os stakeholders;
• Simplicidade no desenvolvimento da solução;
• Abertura e flexibilidade a mudanças;
• Priorização da solução certa para a empresa e não para determinado stakeholder;
• Entrega de um software de qualidade;
• Documentação ágil e simples.

As atribuições do arquiteto ágil

De maneira geral, podemos listar as funções do Architecture Owner da seguinte forma:
• Identificar os requisitos arquitetônicos da solução;
• Comunicar aos stakeholders sobre esses requisitos e como serão desenvolvidos;
• Descrever metáforas, princípios e padrões de arquitetura para o software;
• Definir as tecnologias e ferramentas a serem utilizadas durante o desenvolvimento;
• Determinar as especificações e interfaces dos componentes;
• Verificar a adequação da solução aos requisitos previamente identificados;
• Treinar o Agile Team para o desenvolvimento da arquitetura do software.

Além das atribuições técnicas, o Architecture Owner também tem uma função gerencial, no sentido de mediar conflitos e orientar o Agile Team no desempenho de suas atividades. Esse profissional também atua na integração da comunicação entre stakeholders, fazendo com que todos entendam o software da mesma forma e saibam como ele será desenvolvido a fim de atender aos mais diversos interesses.

As características de um Architecture Owner

Já vale ressaltar que não existe uma formação específica para se tornar um Architecture Owner, portanto, qualquer profissional com habilidades para planejar, organizar e controlar os requisitos de arquitetura de um software pode se aventurar por esses caminhos. Contudo, a verdade é que quanto maior for seu conhecimento sobre a área em que está inserido, melhor será seu desempenho.

Em vez de pensarmos em formação técnica, vamos então listar as características que melhor definem um arquiteto de soluções nos métodos ágeis:

Visão à frente

A capacidade de enxergar além dos requisitos técnicos permite ao Architecture Owner se antecipar a mudanças, prever tendências e estar preparado para oferecer sempre a melhor solução e no menor tempo possível. Sendo assim, procure se manter um passo à frente, olhando para o futuro em vez de ficar preso somente ao que está sendo solicitado no momento.

Ótica dos usuários

O Architecture Owner deve sempre ver a solução sob a ótica dos usuários, pensando em como o software contribuirá para melhorar o dia a dia das pessoas que o operarão. A ferramenta é funcional, intuitiva e fácil de manusear? O olhar cuidadoso sobre esses requisitos permite que o profissional desenvolva uma solução com maior valor agregado, que realmente atenda às necessidades do cliente.

Abertura a novidades

Mudar o processo, trazer inovações para o Agile Team e desenvolver novas formas de arquitetar um software também são habilidades inerentes ao Architecture Owner, que por isso deve estar sempre atualizado sobre as inovações tecnológicas, experimentar novas ideias e instigar o Agile Team a fazer o mesmo.

Mediação de conflitos

Por mais que as discordâncias façam parte do a dia a dia das equipes autogerenciáveis, elas nem sempre elas conseguem chegar a um consenso sozinhas. É aí que entra a figura do Architecture Owner, orientando sobre as melhores práticas e ajudando o Agile Team a prosseguir com o trabalho de forma harmônica.

Relacionamento interpessoal

A capacidade de lidar com pessoas com competências completamente distintas diariamente precisa ser exemplarmente desenvolvida por esse profissional. Compreender as motivações e limitações do Agile Team contribui para melhorar a integração entre os profissionais e aumentar a produtividade da equipe como um todo.

Experiência multidisciplinar

Uma experiência multidisciplinar é fundamental para que qualquer profissional desenvolva um bom trabalho como Architecture Owner. A multiplicidade de pontos de vista contribui para a atuação em diversos segmentos de mercado e traz novos olhares sobre os projetos desenvolvidos. Como cada situação exige uma postura diferente, a preparação se torna fundamental para assumir diversos papéis e funções durante o desenvolvimento ágil de projetos.

O gerenciamento de projetos por métodos ágeis vem se mostrando como a melhor forma de atender às necessidades mais recentes do cliente, gerando valor em todo o processo. Mas para obter êxito em cada iniciativa, é preciso pensar no Agile Team como uma integração de esforços para uma solução mais eficaz e rentável. Dentro dessa perspectiva, conforme aumenta a complexidade de cada projeto, é preciso agregar profissionais que entendam determinadas necessidades e requisitos da solução. Esse é o Architecture Owner.

E você, já conhecia essa posição dentro do Agile Team? Sua empresa já conta com a experiência e o conhecimento desse profissional? Deixe seu comentário!

Qual a importância das certificações em metodologias ágeis?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Qual a importância das certificações em metodologias ágeis?

Enquanto muitos profissionais quebram a cabeça analisando qual seria a certificação ideal, outros se mostram completamente alheios à importância de se certificar ou até mesmo (por incrível que pareça) desconhecem o conceito de metodologia ágil. Mas a verdade é que as metodologias ágeis vêm conquistando cada vez mais espaço, independentemente do segmento de atuação ou do porte da empresa.

Estima-se, inclusive, que essa filosofia de gestão tomará gradualmente o lugar do gerenciamento tradicional de projetos! E não é por menos, afinal, as metodologias ágeis são mais dinâmicas, menos burocráticas e, sobretudo, orientadas a entregar produtos com alto valor agregado. É nesse cenário que apresentar uma certificação se mostra importante não só para se manter profissionalmente competitivo, mas principalmente para ser mais eficiente.

Quer saber mais sobre o assunto? Então confira:

O que é uma metodologia ágil?

Primeiramente, é importante compreender o conceito por trás das metodologias ágeis. Elas consistem em uma forma de pensar sobre o desenrolar do projeto com foco na resolução de problemas e na entrega de valor. Os métodos de execução (princípios do Agile) são aplicados em um ambiente real, seja do projeto, do programa ou do esforço. Neste artigo você conhece as metodologias mais populares do mercado.

E um treinamento Agile?

A formação Agile é ideal para nivelar a organização ou a equipe de projeto sobre os conceitos fundamentais e as respectivas metodologias de implementação. Na prática, devido à sua crescente popularização, muitas pessoas têm se referido ao Agile indiscriminadamente, o que gera diversos equívocos sobre a distinção entre as metodologias ágeis e tradicionais. Esse treinamento tende a auxiliar na solidificação dos conceitos ágeis e esclarecer as diferenças entre os diversos métodos de gestão e implementação.

Que benefícios o treinamento ágil oferece?

Em muitos casos, quando as organizações se queixam de problemas com Agile, elas estão, na verdade, sofrendo com desafios na implementação de uma metodologia. Sendo assim, uma boa prática consistiria em organizar todos os membros da equipe do projeto em uma formação comum, de preferência na mesma classe. Essa simples estratégia pode atenuar confusões de entendimento que tendem a prejudicar a implementação do método. Quando uma equipe inteira recebe, simultaneamente, a mesma mensagem, conceitos e técnicas de implementação são estabelecidos de maneira nivelada, proporcionando uma compreensão compartilhada que maximiza a probabilidade de sucesso do trabalho em conjunto.

Qual o melhor caminho a seguir?

Como não poderia deixar de ser, é melhor começar pelo básico. Para tanto, em se tratando da Scrum Alliance, o melhor caminho para a assimilação dos conceitos de maneira eficaz é por meio da Certified Scrum Master (CSM). A certificação CSM, além de oferecer uma forte compreensão dos fundamentos ágeis, também apresenta como esses princípios são aplicados.

O próximo passo seria o Certified Scrum Product Owner (CSPO). O CSPO ensina a equipes e organizações como visões, ideias, objetivos e requisitos podem ser efetivamente definidos e refinados para serem corretamente transmitidos ao Scrum Team. Isso permite que os times produzam soluções de valor com base nas necessidades repassadas. A certificação CSPO também se aprofunda nas questões de priorização, planejamento e previsões.

Já a Certified Scrum Developer (CSD) é focada, sobretudo, nos desenvolvedores. Por isso, tem como meta ensinar as melhores práticas de engenharia para projetos, bem como formas de incorporar essas práticas no trabalho diário. Tal como acontece com a maioria dos treinamentos profissionais, recomenda-se que a formação seja realizada externamente ao ambiente de trabalho primário. Dessa forma, as interrupções tendem a ser reduzidas e a concentração dos participantes aumenta.

Finalmente, seguindo uma outra vertente, tem-se a certificação Agile Certified Practitioner (PMI-ACP), que até pode ser comparada à Certified Scrum Professional (CSP), da Scrum Alliance. Uma expressiva diferença entre a certificação ACP do PMI e a CSP da Scrum Alliance é que, enquanto essa segunda gira em torno do framework Scrum, a PMI-ACP é bem mais abrangente, incluindo questões sobre todas as metodologias ágeis (como o Manifesto Ágil e outras técnicas e princípios ágeis de maneira geral).

Vale ressaltar que as organizações que ainda estão fazendo a transição para um ambiente Agile e por isso usam uma infinidade de técnicas, não se atendo a uma metodologia específica, podem estar mais interessadas em candidatos com a certificação PMI-ACP, principalmente se contam com colaboradores com certificações PMI na empresa. Outras organizações, por sua vez, podem preferir candidatos certificados CSP. Resumindo: não existe uma certificação melhor ou mais aceita. Essa avaliação vai depender exclusivamente das características da empresa.

E como colocar o treinamento em prática?

Após concluir o treinamento, é comum as equipes solicitarem assistência a um treinador Agile. O uso da figura desse especialista é importante para auxiliar em relação à aplicação prática, ou seja, à transposição dos conceitos e das táticas repassados ao longo da formação para o mundo real. Esses treinadores podem ser incrivelmente úteis em tornar as lições mais assimiláveis em um contexto prático, esforçando-se para adaptar as lições às equipes e aos ramos de atuação nos quais estão inseridas.

De fato, as organizações estão se voltando cada vez mais para as práticas ágeis de gerenciamento de projetos e os motivos são evidentes: uma gestão mais flexível, menos engessada e com a entrega de um produto (ou mesmo de um serviço) com maior valor agregado, de acordo com as necessidades e expectativas do cliente final. Por isso, seja qual for o nível da certificação ou mesmo o provedor (Scrum Alliance ou PMI), ser um profissional certificado tende a se tornar um grande diferencial. E isso se mostra verdadeiro não só pelos conhecimentos agregados e por permitir evidenciar a posse dessas competências, mas também pela necessidade de acompanhar a evolução da filosofia de gestão que vem envolvendo a maioria das empresas do mercado moderno.

E você, já é um profissional certificado? Percebe a importância que as certificações em metodologias ágeis exercem no contexto atual? Deixe seu comentário e compartilhe suas opiniões conosco!

Como implementar um escritório de projetos ágeis em sua empresa

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como implementar um escritório de projetos ágeis em sua empresa

Os métodos ágeis surgiram da necessidade de se gerenciar projetos em ambientes de extrema incerteza, como no segmento de tecnologia, em que a inovação é constante. E a verdade é que o modelo deu tão certo que hoje cerca de 94% das empresas trabalham com projetos ágeis, de acordo com a State of Agile Development Survey de 2015.

Na prática, o uso dos métodos ágeis como forma de melhorar a performance do time, flexibilizar a gestão da mudança e satisfazer o cliente também acabou criando a necessidade de se ter um Project Management Office (PMO) especializado nas empresas. Mas como implementar um escritório de projetos ágeis? Qual é a estrutura desse setor e as vantagens de adotá-lo na sua organização? É o que você vai descobrir agora:

Em que consistem os métodos ágeis?

Os métodos ágeis consistem em uma forma de gestão de projetos baseada no planejamento e na execução iterativos e incrementais, isto é, segmentando os trabalhos em atividades menores, consequentemente mais fáceis de gerenciar e controlar. Durante o desenvolvimento, cada etapa concluída corresponde a uma solução útil e funcional, que pode ser imediatamente utilizada pelo cliente. Por essa razão, desde o momento da concepção do projeto, é preciso priorizar atividades, garantindo assim que as funcionalidades que geram maior valor para o negócio serão concluídas antes.

Por que investir nessa metodologia?

Os benefícios da adoção de métodos ágeis para qualquer empresa são inúmeros, estendendo-se do planejamento à entrega do produto final. Veja só:

• Escopo bem definido e objetivos claros para toda a equipe;
• Equipes autogerenciáveis, que dispensam supervisão constante;
• Comunicação alinhada e constante com todos os stakeholders;
• Melhoria contínua da solução por meio da execução iterativa e incremental;
• Flexibilidade para mudanças em qualquer fase do projeto;
• Entregas rápidas para o cliente, aumentando o grau de confiança no trabalho;
• Gestão de riscos facilitada pela segmentação das atividades;
• Adequação do orçamento;
• Maximização do ROI.

Por onde começar seu escritório de projetos ágeis?

Se a primeira providência que vem à sua mente ao falarmos na implementação de um escritório de projetos ágeis diz respeito ao espaço físico e à infraestrutura necessários, talvez seja preciso mudar um pouquinho seu ponto de vista. Na realidade, o primeiro passo para se ter um escritório de projetos ágeis na empresa é reunir uma boa equipe.
Esse time deve ser composto por profissionais especializados, devidamente familiarizados com métodos ágeis e comprometidos em gerar resultados para a organização. Então saiba desde já que, por mais que você tenha excelentes profissionais na equipe hoje em dia, se eles não estiverem engajados, de nada adiantarão. Quer saber quem exatamente forma o time do escritório de projetos ágeis?

Project Manager Officer (PMO)

É comum pensarmos no PMO como um gerente de projetos tradicional, que monitora, controla e ordena. Contudo, para que seu escritório de projetos trabalhe alinhado às melhores práticas Agile, seu PMO deve assumir uma postura consultiva. Pense bem: se você tem uma equipe autogerenciável, não precisa de ninguém dando ordens ou dizendo o que as pessoas devem fazer, certo? Precisa, na verdade, de alguém que facilite o trabalho dos colaboradores, que oriente e esteja sempre pronto a ajudar.

Product Owner
O Product Owner (PO) é o responsável por definir o desmembramento do projeto em atividades menores, ordenando-as por prioridade. Esse senso de prioridade, por sua vez, é estabelecido de acordo com as necessidades da empresa em relação à geração de valor e de receita. Assim, um bom PO é aquele que conhece o negócio, está atento ao mercado e sabe exatamente como agregar valor para a organização, aumentando sua competitividade.

Scrum Master
O Scrum Master atua como um orientador da equipe, garantindo que ela esteja alinhada e trabalhando segundo as melhores práticas de métodos ágeis. É esse profissional quem dá suporte técnico e emocional aos colaboradores, ensinando, mediando conflitos e os motivando ao longo do desenvolvimento do projeto.

Scrum Team
Scrum Team é como se chama a equipe do projeto, composta por diversos profissionais com habilidades complementares, capazes de coordenar sozinhos o trabalho. É o próprio Scrum Team que define a distribuição das tarefas, os prazos dentro de cada sprint e a melhor forma de desenvolver as funcionalidades. Tudo bem, a equipe está formada. Mas e agora?

Como organizar a estrutura do seu PMO?

Com o time reunido, é hora de pensar nos processos, na estrutura, nas normas e condutas que irão reger seu escritório de projetos ágeis. Confira:

Estruture seu portfólio

Toda empresa tem diversas iniciativas que podem ser transformadas em projetos, cabendo ao PMO selecionar aquelas que estão alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio, inserindo-as no portfólio do escritório. Para tanto, estabeleça critérios de seleção, divulgando-os para todos, coletando os pré-projetos e realizando a priorização das iniciativas.

Padronize os processos

Processos, documentações e acordos de nível de serviço: todos esses pormenores devem ser tratados e padronizados para que você tenha fluxos fluidos, que agilizem o trabalho do seu PMO. É preciso garantir que sua equipe conhece plenamente o funcionamento do escritório de projetos para não surgirem entraves no percurso.

Distribua responsabilidades

Em times ágeis, não é sempre que um profissional fica na mesma posição. Afinal, como as equipes são formadas por pessoas com competências multidisciplinares, a possibilidade de se organizar várias formações estruturais é constante. Nesse sentido, é fundamental que cada membro do Scrum Team saiba o que é esperado dele, quais são suas responsabilidades e a que indicadores de desempenho individual deve ficar atento.

Mantenha o time enxuto

Deve-se tomar muito cuidado para não criar um setor de projetos ágeis inchado, com um número de profissionais além da necessidade. Para iniciativas complexas, considere convidar outros colaboradores para participar, mas sem integrá-los definitivamente ao PMO. Lembre-se de que quanto mais enxuto for seu escritório de projetos, mais ágil ele será, pois as decisões serão tomadas com mais rapidez.

Identifique indicadores de sucesso

Uma das maiores preocupações do escritório de projetos ágeis deve consistir em provar para a empresa os ganhos da adoção desse método de trabalho. Para isso, identifique quais indicadores de performance são estratégicos tanto para seu PMO como para a empresa, monitorando-os constantemente.

Implementar um escritório de projetos ágeis é uma grande decisão para qualquer negócio. Ao formar um time qualificado com uma estrutura flexível para gerir as diferentes demandas você garantirá a competitividade da sua empresa a longo prazo, gerando resultados cada vez mais proveitosos.

E aí, ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe seus questionamentos conosco! E se quiser aproveitar para conhecer quais são os principais métodos ágeis, consulte este artigo!

Porque você deve usar um software com Kanban para gerenciar sua equipe?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Porque você deve usar um software com Kanban para gerenciar sua equipe?

Os ganhos que uma empresa obtém ao adotar uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos com o uso de um software com Kanban são vários. Não é a toa que o 1º princípio do Manifesto Ágil é “Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas”. As empresas que valorizam os indivíduos mais do que processos, atraem colaboradores motivados e inovadores. Mas nem tudo são flores, o gerente de projetos deve ter atenção redobrada em manter a equipe motivada e organização nestes ambientes mais livres.

Neste artigo vamos aprofundar nos ganhos que essa mudança traz para a sua equipe de gerenciamento de projetos, e eles são muitos. Veja a seguir:

Maior controle das atividades

Quando você gerencia uma equipe utilizando um software com Kanban, delegar tarefas fica muito mais fácil, já que a caráter visual dessa ferramenta permite um maior controle sobre o que ainda precisa ser feito e a quantidade de atividades que cada colaborador já está desempenhando.

Outra vantagem é desse sistema é que o gerente de projetos consegue acompanhar o andamento das tarefas de forma mais fácil, com notificações sobre atrasos e gargalos.

Com a adoção do kanban, gerenciar vários projetos fica bem mais simples, pois cada um gera o seu quadro, o que facilita bastante a vida do gerente.

Melhora a Comunicação

Ao usar uma ferramenta on-line dessas, o feedback dos colaboradores é imediato. E em empresas que usam a metodologia ágil, feedback constante é fundamental. As interações na equipe também evoluem muito quando o kanban é usado. Quer mais dicas para melhorar a comunica~ção da equipe? Então esse e-book é leitura obrigatória!

Gerenciamento de Prazos

Usando essa ferramenta, o gerente consegue definir melhor os prazos para todas as tarefas, e quando há atrasos é o sistema que notifica o funcionário, economizando tempo do gestor e evitando desgastes.

Outra vantagem é a redução do Work in Progress (colocar o artigo Porque o trabalho em andamento (work in process) pode matar sua empresa), o trabalho em andamento, o que traz um ganho de eficiência enorme na sua equipe, que reduz a alternância entre tarefas e assim consegue se concentrar e concluir mais rapidamente as que estão em andamento no momento.

Estratégia

Com um sistema com esse recurso, a gestão se torna mais precisa, facilitada e assertiva, o que permite acompanhar constante mente os resultados e fazer ajustes para os projetos e a empresa não saiam dos trilhos. Outra vantagem, é que as colunas do kanban não são fixas, o que possibilita também realizar o planejamento para melhorar a organização interna.

Comprometimento

Uma palavra chave para entender o impacto da Kanban na empresa é transparência. O andamento, quantidade de tarefas por colaborador e gargalos / atrasos ficam visíveis a todos da equipe e da gerencia. Assim como quem é quem não é produtivo, o que pode ser um desafio no momento da implantação, mas deve ser superado em prol do bom funcionamento do escritório de Gestão de Projetos.

Mas na maioria das vezes, o que se percebe no ambiente de trabalho é um aumento na sensação de pertencimento e colaboração entre os membros da equipe. Quando todos estão a par do que se passa, é mais fácil ser ser eficiente, seja ao começar uma tarefa que na qual o colaborador tem capacidade para realizar, ou mesmo ajudar um colega que está preso em uma atividade e que pode atrasar todo o projeto.

E essas foram apenas os destaques dos ganhos que a sua empresa pode conseguir ao adotar um software com Kanban para gerenciar sua equipe. Já adotou esse sistema e mais vantagens para compartilhar? Comente no blog!

Glossário Scrum: 25 termos de métodos ágeis que você precisa conhecer

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em Glossário Scrum: 25 termos de métodos ágeis que você precisa conhecer

Especialmente se você é novo no universo Scrum, certamente já esbarrou em uma infinidade de termos desconhecidos no seu dia a dia, não é mesmo? Pois este post é exatamente para você! Resolvemos montar aqui um glossário para que você compreenda os termos mais comuns empregados na rotina dos métodos ágeis.

A ideia é tanto servir para consultas rápidas como também para dar uma visão geral sobre os conceitos que, a cada dia mais, vêm sendo discutidos e adotados no ambiente de gerenciamento de projetos ágeis. Confira os termos abaixo e veja se já está familiarizado com todos!

Autogestão

Corresponde ao princípio em que as equipes se organizam de forma autônoma. Por meio da autogestão, os times escolhem por si mesmos a melhor forma de realizar o trabalho em vez de serem dirigidos por pessoas de fora.

Burndown chart

O gráfico burndown apresenta a porção de trabalho finalizada em comparação com o planejamento. A visualização se dá pelo contraste entre a linha do trabalho planejado (caso fosse executado de maneira uniforme ao longo do sprint) e outra linha que apresenta o trabalho realmente realizado pela equipe de desenvolvimento. É normalmente usado ao longo do sprint para medir os pontos das histórias finalizadas.

Burnup chart

Apresenta a evolução do trabalho em relação ao produto final. Nesse gráfico são traçadas duas linhas, uma com a evolução do product backlog e a outra apresentando o progresso do que já foi realizado pela equipe durante os sprints concluídos. O gráfico burnup dá a visibilidade do andamento do projeto.

Equipe de desenvolvimento

Corresponde a uma das três principais funções no Scrum. A equipe de desenvolvimento é responsável pelo realização do sprint, atuando nas tarefas de cada história para a conclusão dos trabalhos.

Estimativa

A estimativa nada mais é que a pontuação prevista sobre o esforço requerido para a implementação de uma história. Ela pode ser em pontos de história, de acordo com o placar usado no planning poker.

Histórias

São itens do product backlog que representam parte do produto a ser implementado. As histórias devem conter uma descrição detalhada daquilo que deve ser efetivamente concluído.
• História preparada: é uma história que, por ter sido elaborada em comum acordo entre a equipe de desenvolvimento e o Product Owner, já está preparada para ser estimada pelo time de desenvolvimento, a fim de poder ser incluída em um sprint.
• História pronta: é uma história executada no sprint, pronta para ser apresentada ao Product Owner para sua avaliação.

Impedimentos

Os impedimentos são problemas que surgem durante o sprint e que prejudicam a equipe, seja no desenvolvimento ou na finalização de alguma história.

Incremento

Corresponde a uma parte das funcionalidades do software, uma característica adicional que vem a complementar o que já foi ou ainda está sendo desenvolvido.

Meta do sprint

A meta do sprint é definida pelo Product Owner e se trata daquilo que esse profissional espera conseguir ao final daquela leva de trabalhos.

Planning poker

Técnica para a estimativa das histórias do product backlog. É baseada no uso de cartas com valores similares às cartas de poker (o que justifica o nome do método).

Pontos de história

Representa, em forma de pontos, o esforço da equipe de desenvolvimento para concluir uma história.

Product backlog

Lista de itens ou histórias que precisam ser implementados para a criação do produto desejado ou para o desenvolvimento do projeto. Quer saber mais sobre o Product Backlog? Leia este artigo.

Product Owner

Basicamente, o Product Owner é a pessoa responsável pelo product backlog. Ele também define e prioriza as funcionalidades que o produto deve apresentar ou as atividades necessárias ao projeto, listando-as em forma de histórias no backlog. Neste artigo nos profundamos nas funções do Product Owner em métodos ágeis.

Quadro de tarefas

Recurso usado para apresentar o trabalho que deve ser implementado pela equipe de desenvolvimento. A divisão mais comum desse quadro se dá como uma matriz de 3 colunas, com tarefas a fazer, tarefas em andamento e tarefas concluídas. Um quadro de tarefas é um Kanban, abordamos esse quadro neste artigo e lançamos um Kanban interativo exclusivo para Google Drive.

Reuniões de planejamento

Por apresentarem focos diferentes, são divididas em 1 e 2, como você pode ver a seguir:
• Reunião de planejamento 1: reunião realizada no início dos trabalhos com o objetivo de definir o que deverá ser entregue no sprint.
• Reunião de planejamento 2: posterior à reunião de planejamento 1, a reunião de planejamento 2 tem o intuito de definir como a equipe realizará o trabalho para conseguir finalizar o que foi planejado.

Reunião de revisão

Realizada ao final de cada sprint, a reunião de revisão tem como objetivo apresentar ao Product Owner aquilo que foi realizado no sprint pela equipe de desenvolvimento.

Reunião diária

Como o nome já indica, é uma reunião realizada diariamente, de preferência no início da manhã ou ao final do dia, quando todos os participantes ficam de pé com o objetivo de comunicar o andamento dos trabalhos, deixando a evolução transparente para todos da equipe de desenvolvimento.

Reunião retrospectiva

Realizada após a reunião de revisão, a retrospectiva consiste em levantar tanto os pontos positivos como os negativos do sprint e, ao final da discussão, ter como resultado uma lista de ações para melhorar o processo como um todo.

Scrum Master

É um dos três principais papéis exercidos no Scrum. O Scrum Master atua ao mesmo tempo como um facilitador da equipe de desenvolvimento e um auxiliar do Product Owner, ajudando na manutenção do product backlog. Sua maior responsabilidade consiste em remover obstáculos que possam interferir nos trabalhos da equipe de desenvolvimento, resguardando-a de qualquer ofensor externo e garantindo a produtividade e a eficiência do trabalho do time. É também o Scrum Master quem procura assegurar o uso das práticas e dos valores do Scrum. Saiba mais sobre essa função neste artigo.

Scrum

Falamos bastante dele até agora, mas finalmente você vai entender o que o Scrum é: uma metodologia ágil para a gestão e o planejamento de projetos.
Aprofunde sua leitura nos links:

Sprint

O sprint representa um ciclo de trabalho no Scrum, que pode ser de 2, 3 ou 4 semanas (timebox dos sprints). E vale ressaltar que os sprints devem ter sempre a mesma duração.

Sprint backlog

Consiste na lista de histórias selecionadas para ser trabalhada em um sprint, de acordo com a velocidade da equipe de desenvolvimento.

Stakeholder

Com significado idêntico ao que tem no universo de gerenciamento de projetos tradicional, trata-se de qualquer pessoa (física ou jurídica) com interesse específico ou algum tipo de envolvimento no produto a ser gerado pelo projeto. Leia mais sobre o assunto no e-book: Guia prático para um Gerenciamento Efetivo de Stakeholders

Tarefas

As histórias de cada sprint devem ser divididas em tarefas, com esforço correspondente a, no máximo, um dia de trabalho de um membro da equipe de desenvolvimento. Isso quer dizer que as tarefas são divisões das histórias.

Timebox

Corresponde à escala de tempo definido para o sprint do projeto.

E então, já conseguiu esclarecer algumas dúvidas? Acha que deixamos algum termo importante de lado? Deixe seu comentário e contribua para enriquecer nosso post!

Como mantemos o Product Backlog a nível de negócio

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como mantemos o Product Backlog a nível de negócio

Um elemento de suma importância no desenvolvimento de projetos ágeis é o Product Backlog, uma lista de funcionalidades desejadas de um produto, ou seja, os requisitos que o cliente espera receber ao final do projeto. É no Product Backlog que o projeto começa.

Neste artigo veremos como fazer um Product Backlog a nível de negócio para cliente nenhum por defeito. Ficou interessado? Então continue lendo:

Antes de começar, vale lembrar que o Product Backlog é estruturado em itens, as chamadas histórias, que contém a descrição detalhada dos requisitos de cada solicitação a ser implementada. O Product Owner é a pessoa que escolhe os itens que irão compor o Product Backlog e a importância de cada um deles nas reuniões de planejamento dos Sprints. É de responsabilidade dele também fazer a ponte entre executivos e a equipe de desenvolvimento, em resumo, ele é o representante dos interesses dos stakeholders conectando vários setores dentro e fora da empresa.

Visão de Negócios

É vital que o Product Owner tenha uma visão de negócios, e que as estórias não sejam pautadas apenas por requisitos técnicos. Claro que essas informações são importantes, mas o foco deve ser a geração de valor que esse produto irá trazer quando pronto.

O Product Owner também filtra as demandas e impede que novos requisitos sejam levados a equipe de desenvolvimento durante os Sprints. Por isso que sua visão não pode estar afastada dos objetivos de negócio do cliente, pois dele depende o planejamento do projeto.

Conhecimento do Cliente

Como representante dos stakeholders, o Product Owner precisa conhecer muito bem as características e capacidades da equipe de desenvolvimento quanto os interesses de negócios e necessidades do cliente. Para que não haja ruído, o ele deve ter facilidade de acesso aos envolvidos no projeto.

Foco em resultados

Outra coisa que deve estar sempre em mente do Product Owner é a busca por aumentar o valor do produto, com o maior retorno sobre investimento possível, pois ele responde sobre isso. Esse colaborador reúne em si as capacidades de três funções: Analista de Requisitos, Consultor de Negócios e Gerente do Projeto.

Imparcialidade

O Product Owner deve ter não só acesso a todos os stakeholders, mas também facilidade em falar com qualquer um independente do seu nível hierárquico. Isso significa, que seu único objetivo deve ser gerar valor para o produto, e não agradar diretores ou evitar se indispor com a equipe de desenvolvimento. Outro fator que ajuda nessa imparcialidade, é que o Product Owner não seja um chefe ou gerente da equipe.

O que é achou do artigo? Ainda acha difícil manter a visão de negócios como prioridade em um gerenciamento de projetos ágil? Conte para a gente!

Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Além dos esforços diretamente voltados para o planejamento, é bastante comum que o gerente de projetos enfrente um outro grande desafio: organizar da melhor forma possível as informações gerenciais para a apresentação do relatório gerencial semanal de resultados. Diante disso, como fazer um bom relatório?

Afinal, informar quais foram os avanços físicos e financeiros do projeto, como andam os status das atividades, quais são as projeções de término e demais estimativas costuma se transformar em um enorme sofrimento para alguns profissionais de planejamento. Mas, definitivamente, não precisa ser assim!

Aqui, você vai saber como fazer um bom relatório em muito menos tempo. Apresentar um bom relatório gerencial semanal é plenamente factível. Para isso, basta que algumas premissas sejam observadas. Pronto para aprender a não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal? Então, fique de olho e acompanhe o artigo!

5 benefícios de um bom relatório gerencial semanal

Comece entendendo os principais motivos pelos quais um relatório gerencial semanal pode ser vantajoso para todo negócio.

1. Facilita a tomada de decisões

Os relatórios gerenciais são de extrema utilidade, pois condensam informações importantes, organizam os dados em categorias, e facilitam a análise minuciosa dos principais fatores de cada projeto. Dessa forma, a tarefa de acompanhar históricos de resultados é facilitada, bem como a de identificar se a companhia conquistou avanços ou retrocessos em áreas específicas.

Para tomar as decisões mais adequadas, especialmente, em casos delicados, ter clareza dos dados é um passo fundamental. Os riscos sempre existem, no entanto, eles podem ser consideravelmente menores se as resoluções estiverem baseadas em números que reflitam a realidade da organização.

2. Elimina gargalos de produtividade e finanças

Os gargalos são obstáculos que atrasam o desenvolvimento dos processos da empresa. Na área financeira, eles podem ser refletidos em atrasos ou falta dos pagamentos, lentidão na emissão de boletos, problemas para atualizar o sistema, dificuldades para obter informações atualizadas etc.

Já na área da produtividade, os gargalos podem estar relacionados a uma má infraestrutura e layout da companhia, fraca automação da gestão, lento fluxo de informações internas e externas, falta de treinamento das equipes, pouco ou nenhum controle de estoque em tempo real, entre outros.

Na prática, conquistar ganhos em cada uma dessas áreas que determinam a fluidez do empreendimento só é possível com a aplicação de uma gestão objetiva, enxuta e organizada.

Nesse contexto, os relatórios gerenciais se destacam por trazer à tona informações-chave de diversos setores (fiscal, financeiro, atendimento, compras, entre outros), que podem ser estratégicas e servir de amparo às equipes nas suas principais decisões cotidianas.

3. Traz segurança e crescimento para a empresa

Figurativamente falando, no contexto de um negócio, pode-se comparar a função dos relatórios gerenciais à das bússolas, uma vez que essas modernas ferramentas de gestão empresarial servem para orientar a administração a encontrar um porto seguro e próspero para a organização.

Sendo assim, se o seu objetivo é aperfeiçoar a gestão da empresa como um todo e otimizar os resultados operacionais do empreendimento, não menospreze a importância de um relatório gerencial. Trabalhe até que consiga gerar esses documentos em menos tempo e com mais qualidade.

4. Aumenta o ROI

Produzir mais em menos tempo, sem perder a qualidade e utilizando menos recursos é um dos grandes desafios de toda gerência. Essas práticas, assim como o crescimento do faturamento, estão diretamente relacionadas à elevação do ROI de uma empresa.

O ROI, ou retorno sobre o investimento, é caracterizado por um percentual obtido por uma equação que envolve os investimentos realizados no negócio e os respectivos ganhos financeiros obtidos com as suas operações comerciais.

Para levantar esse tipo de dado e tratar dos resultados com precisão, é necessária uma análise cautelosa dos relatórios gerenciais, visto que são eles que tornam a apuração dessas informações possível, confiável e transparente.

5. Melhora o controle administrativo

Relatórios personalizados (que também podem ser gerados em softwares de gestão) permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas da empresa. Veja abaixo alguns relatórios gerenciais que podem servir ao negócio.

Relatório de fluxo de caixa

Considerado um dos mais importantes, esse relatório revela a real situação financeira da organização, considerando seu histórico de vendas e a previsão de suas despesas, receitas, reservas e investimentos. Vale ainda destacar que erros no relatório de gestão do fluxo de caixa podem impactar diretamente o ROI da empresa.

Relatório de contas a pagar e receber

Esses relatórios simplificam a gestão de dois comportamentos básicos de uma companhia: pagar e receber contas. Sem a visibilidade e detalhamento preciso dessas ações, a administração de outras atividades do empreendimento pode ficar comprometida.

Relatório de satisfação dos clientes

Entender o que os clientes precisam e o que acham da experiência que têm com cada área da companhia é tão importante quanto atendê-los da melhor forma possível. Isso porque os custos de aquisição de novos clientes são muito mais elevados do que os de retenção de consumidores.

Além disso, o prestígio e reputação do negócio tendem a crescer quando o nível de satisfação dos compradores é acompanhado de perto.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

O DRE é uma visão contábil da empresa, que mostra o lucro ou o prejuízo das atividades durante um determinado período. Logo, quanto mais rigorosa for a apuração das informações que alimentam esse relatório (impostos, faturamento, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que demonstram a verdadeira situação financeira do empreendimento.

3 impactos negativos de um relatório gerencial ruim

Apresentar relatórios gerenciais com um tempo comprometido de prazo e se valendo de ferramentas inadequadas interfere de diferentes formas na empresa. Veja 3 exemplos abaixo.

1. Conclusões equivocadas

Quando você tenta fazer um relatório gerencial sem as ferramentas corretas — como um software de gestão de projetos que integre todas as informações —, fica muito difícil conciliar os dados e, consequentemente, realizar boas análises. Nesse caso, acaba ficando fácil tirar conclusões equivocadas.

2. Perda de oportunidades

Com um volume cada vez maior de informações, a carência de uma análise adequada de dados prejudica o aprimoramento dos processos internos da empresa. Assim, a organização pode perder oportunidades de aplicar melhorias que gerariam mais faturamento ou reduções de custos, por exemplo.

3. Prejuízo financeiro

Sem o uso das tecnologias adequadas, a companhia fica com recursos mobilizados para o tratamento dos dados gerenciais. Em outras palavras, um ou mais colaboradores precisam reservar um tempo em sua agenda somente para fazer o trabalho que poderia ser realizado por um software.

Esse desperdício de mão de obra, consequentemente, onera o orçamento, já que o custo com recursos humanos é um dos mais altos dentro de uma empresa.

Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Tenha um software de gestão de projetos

Quando a empresa se vale de muitas ferramentas que não interagem entre si, qualquer tarefa que deveria ser simples acaba se tornando desnecessariamente complicada. E, apesar de parecer um conceito óbvio, infelizmente, não é nada raro que algumas organizações tenham dificuldade para compreender os ganhos que a adoção de uma única solução pode proporcionar.

Implementar um ERP, um software CRM e múltiplas planilhas eletrônicas, por exemplo, irremediavelmente, fará com que haja um desperdício de tempo muito grande para a extração de qualquer tipo de informação. Consequentemente, a agilidade (e até a confiabilidade) na consolidação dos dados fica comprometida.

Na prática, muito esforço é empreendido na geração de um relatório gerencial que traz uma infinidade de números e resultados operacionais que, na maioria das vezes, acabam não demonstrando de forma eficiente o que é efetivamente importante para a gerência.

Para evitar que o relatório gerencial se torne uma saga sem fim, o ideal é utilizar um software de gestão de projetos que integre todos os dados e ferramentas. Assim, torna-se possível automatizar inúmeros processos, prevenir perdas de informações e evitar erros.

Aposte em análises cada vez melhores

Para obter resultados satisfatórios com a geração de relatórios gerenciais, é fundamental trabalhar com soluções integradas, de forma a correlacionar melhor os dados, extrair informações mais completas e, por conseguinte, tornar todo o processo mais dinâmico. Isso ajuda tanto a poupar tempo quanto a tornar as análises muito mais valiosas.

Nesse cenário, não só a ferramenta, mas um método de análise bem definido facilitará bastante a geração dos relatórios gerenciais. Com o suporte de ambos, não será mais necessário partir do zero a cada nova apresentação, uma vez que as informações estarão estruturadas sempre da mesma forma.

É simples: com metodologia e tecnologia trabalhando de maneira sinérgica, poucos esforços serão necessários para que as informações compiladas propiciem uma boa avaliação.

Defina o que é importante planejar e monitorar

É preciso que os relatórios gerenciais exponham as informações mais importantes tanto para a equipe de projetos quanto para a diretoria. Essas métricas devem exibir o impacto do trabalho do time, bem como do planejamento exercido pela gestão, ou seja, o quanto os trabalhos estão sendo produtivos na forma de enxergar novas oportunidades e promover redução de custos e despesas, potencializando o retorno de cada investimento realizado (ROI).

Parta da visão macro para a micro

Em um primeiro momento, é importante observar os dados mais relevantes do negócio e analisar a performance no mês, compreendendo se o planejamento foi atingido e se essa realmente é a tendência. Posteriormente, deve-se fazer uma análise mais minuciosa, buscando entender cada ponto a fim de aprofundar a investigação.

Assim, se os custos do projeto foram superiores ao orçamento dimensionado, é preciso avaliar quais foram as entregas ou atividades que se mantiveram de acordo com a baseline e quais extrapolaram, se os gastos foram maiores porque houve retrabalho, ou porque o custo de produção ficou acima do planejado, e assim por diante. Essas ponderações mais precisas permitirão que os ofensores sejam identificados e, posteriormente, eliminados.

Priorize fatores comprovadamente de sucesso

Nesse quesito, é importante focar aquilo que pode gerar mais resultados com o menor esforço possível. De fato, os fatores que apresentam os piores resultados costumam ter maior potencial para melhoria. Assim, um projeto que apresenta alto índice de retrabalho pode revelar resultados simplesmente excelentes com uma reestruturação dos processos produtivos e a implantação de práticas que estejam sendo bem aplicadas em outras iniciativas.

Já os melhores resultados devem servir de boa prática para inspirar outros projetos. Um canal de comunicação que esteja se mostrando eficiente em determinados casos pode muito bem ser adotado em outros empreendimentos, por exemplo. E não se deve ignorar também a possibilidade de que algo que esteja apresentando bons resultados receba um investimento ainda maior, proporcionando ganhos ainda mais expressivos que os atuais.

Um bom relatório gerencial apresenta não só as principais métricas do negócio, como também a análise desses indicadores, as oportunidades de melhoria e a priorização das demandas. Com um software de gerenciamento de projetos integrado, somado a uma boa estrutura metodológica, torna-se possível expor os reais resultados da organização e determinar quais serão os passos seguintes.

Goza-se, assim, de mais tempo para identificar e intervir nos pontos certos, tornando o planejamento mais efetivo na empresa e conseguindo provar seu valor. Dessa maneira, os relatórios gerenciais deixam de consistir em uma atividade mecânica ou de ser vistos como um mal necessário, passando a ser importantes aliados, concentrados em inteligência e aperfeiçoamento.

Seja objetivo

Um relatório gerencial deve ser conciso e objetivo. Esse tipo de documento objetiva expor dados reais da organização e, por isso, não existem razões para a prolixidade.

Todas as informações e resultados nele contidos precisam ser de fácil entendimento, evitando a má compreensão de dados ou reuniões muito prolongadas. É claro que um relatório apresenta uma grande quantidade de elementos, mas, mesmo assim, é possível compactar dados importantes em tabelas, gráficos e outros recursos que facilitem a compreensão de todos.

Por isso, é fundamental considerar a posição do leitor ao elaborar esses documentos. Um número exagerado de informações técnicas não agrega para a assimilação e ainda pode confundir quem precisa avaliar o seu trabalho.

Conforme mencionado, o aconselhável é que a organização conte com uma solução que possibilite coletar as informações necessárias de forma dinâmica e que seja flexível para customizar a apresentação dos resultados. O ideal é que permita, por exemplo, apresentar informações de maneira macro, com representações gráficas e de fácil assimilação. Bons exemplos são os relatórios providos pelo PMO para o acompanhamento do portfólio da empresa.

Agora que você já sabe como fazer um bom relatório gerencial, pode seguir todas as dicas compartilhadas aqui para elaboração e contar com todos os benefícios dessa facilidade.

E você, quer mais eficiência no dia a dia da sua empresa, incluindo a elaboração do relatório gerencial semanal? Entre em contato conosco, converse com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudar!

O poder do Kanban

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O poder do Kanban

Uma das principais estrelas no mundo do gerenciamento de processos ágeis, além de ser uma metodologia que tem tudo para melhorar a produtividade da sua empresa através de uma maior organização, transparência no andamento e priorização de tarefas na execução de projetos. O poder do Kanban, que é uma metodologia Lean que prega a produção enxuta visando processos mais objetivos e eficientes.

Ao adotar esse método, a empresa passa a usufruir de processos mais ágeis e assertivos. Leia o post e aprenda sobre o poder do Kanban e mais detalhes de como ele pode beneficiar a sua gestão de projetos:

Como é o Kanban na prática?

Sua aplicação consiste no uso de cartões (ou post-its) para tornar visual o acompanhamento da execução das tarefas e andamento dos fluxos de produção. Por muitos anos, eram montados grandes quadros em que as tarefas eram divididas em “para fazer”, “em execução” e “finalizado” e conforme o andamento do projeto o post-it com uma determinada tarefa ou trabalho era colado na coluna correspondente ao seu estágio.

Com essa ferramenta, é possível compreender o fluxo de trabalho (workflow) e identificar gargalos e filas e atrasos no desenvolvimento. Além do tradicional quadro na parede, há diversos softwares que utilizam o modelo kanban para ajudar a organização da empresa, um deles é o Lean PB.

Impacto do Kanban na cultura da empresa

O uso do Kanban, seja como quadro ou em suas versões digitais, melhora a comunicação, a organização e a transparência na relação empresa e colaboradores. Por exemplo, quando se sabe as ações que estão sendo realizadas no momento e por quem, fica fácil identificar excesso de trabalho ou mesmo ócio de um colaborador. Quando vemos as tarefas que precisam ser executadas, assim que um colaborador se liberar de suas pendências ele pode já iniciar essa. E por fim, quando a equipe vê o número de tarefas já executadas isso traz uma sensação de completude, além da noção (para o time e para a empresa) do quanto o projeto já andou em direção à sua conclusão.

Isso impacta também os resultados obtidos pela empresa, com processos executados de forma mais ágil, a entrega do projeto para o cliente se dá com mais rapidez. Uma grande vantagem para ambas as partes.

Outro impacto que adotar o kanban traz é a redução do work in progress. Com menos itens em andamento, a equipe passa a ser mais objetiva e executa as tarefas com mais rapidez, uma vez que reduz o tempo gasto na troca entre atividades e na avaliação da prioridade das ações a serem realizadas.

Aprofundando seus conhecimentos em Kanban

No blog da Project Builder, já abordamos varias nuances do Kanban. Listamos esse material a seguir.
Aprenda mais sobre Kanban no novo template gratuito da Project Builder

É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

Kaizen, evolução contínua

Outro grande aliado na sua empresa na melhora da performance da sua empresa é Kaizen, uma estratégia que prega a melhora contínua de uma gestão. O poder do Kaizen busca principalmente localizar formas de melhorar o processo de produção e assim reduzir custos e o tempo gasto, o que representa um importante ganho de produtividade.

Uma das forças do Kaizen é dar poder à equipe para definir os programas de melhoria de performance. Isso cria um aumento de forma significativa o comprometimento dos colaboradores, na execução das atividades propostas e com a empresa.

O que achou do poder do Kanban e do Kaizen? Ficou com alguma dúvida ou quer acrescentar algo? Comente no nosso blog!

Gerenciamento de projetos: por que seus projetos falham?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de projetos: por que seus projetos falham?

Segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI, na sigla em inglês), todas as empresas executam dois tipos de trabalho: projetos e o trabalho operacional. O trabalho operacional permite uma sistematização dos processos, visto que possui uma natureza repetitiva de trabalho. Já os projetos possuem datas de início e término específicas, tornando-os de natureza única. Assim, misturar membros destas equipes pode dificultar o processo de sistematização e desenvolvimento de metodologias para a execução das tarefas. Mas por que seus projetos falham?

Uma grande parte das organizações têm sentido as consequências de planos que extrapolam o prazo, ficam acima do orçamento ou sofrem muitas alterações ao longo do tempo. Projetos podem cair em muitas armadilhas que podem afundá-los.

Separamos fatores críticos que causam falhas em projetos para você ficar alerta e evitar cada um deles. Veja a seguir!

Falta de visibilidade

Um motivo comum que projetos falham está relacionado com a visibilidade. Todos os componentes do projeto, em todos os níveis, precisam ter acesso às informações no momento certo.

Diversas vezes, os executivos citam o fato de que não possuem visibilidade em todos os projetos. Por exemplo, eles acabam não tendo acesso ao cronograma do projeto em tempo real por conta de gerentes que apresentem planos no início do projeto e, logo após, começam a alegar aos executivos que o cronograma não está pronto pra compartilhamento ou não tem uma atualização recente.

Ainda há que, em ambientes com um ritmo mais acelerado, os gerentes são solicitados em vários projetos ao mesmo tempo. Muitos deles tentam manter o ritmo das atualizações das atividades em seus cronogramas. Os que o fazem, acabam, muitas vezes, gastando muito tempo pedindo informações sobre o andamento das tarefas.

Nem sempre os gerentes de projeto possuem total visibilidade sobre o andamento dos projetos e seus recursos. Frequentemente, as informações do andamento diário fica por conta dos membros da equipe, os quais nem sempre compartilham exatamente em quais atividades estão trabalhando naquele dia.

Uma reclamação ouvida com frequência pelos membros de equipe é sobre a falta de uma base com informações das tarefas em que eles supostamente estão trabalhando durante o dia. Por outro lado, quando os membros da equipe estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, eles podem ficar confusos no que tange à prioridade das tarefas.

Objetivos pouco claros

Grande parte das empresas aceitam mais oportunidades de projetos do que eles têm capacidade de cumprir. Isso pode gerar excesso de demanda e sobrecarga nos na equipe, ou seja, por esse motivo, muitos projetos falham. Nessa questão, os executivos desempenham um papel essencial. Há organizações que não definem de forma adequada quais as suas estratégias e metas. Se a gestão por parte dessa área da empresa não é clara a respeito das prioridades dos projetos, logo a seguir, o resto da organização também não saberá quais projetos são mais importantes. Uma boa parte das empresas se preocupa tanto em conseguir mais projetos que se esquecem da importância de se discutir metas e estratégias para que atinjam essas metas.

Para os gerentes de projeto, às vezes lhes são dados tantos projetos que eles não podem conseguir executar todos no tempo necessário. Alguns gerentes mais experientes podem logo recusar, alegando que não darão conta de tudo. Entretanto, há aqueles que aceitam por medo de perder o emprego ou algum outro motivo.

Falta de comunicação

A partir do momento em que o projeto está em execução, um problema típico é a comunicação entre as partes. A maioria das equipes de projeto usam e-mails para troca de informações a respeito dos projetos e tarefas. Nesse caso, a principal reclamação é que as informações ficam na caixa de e-mail de cada membro, de forma que, se um membro novo se junta à equipe, não terá uma visão centralizada do histórico do projeto.

Os membros da equipe costumam reclamar da quantidade de e-mails que recebem, dificultando encontrar aqueles que são realmente mais importantes para eles. Essa prática desperdiça um tempo precioso que poderia estar sendo aproveitado para executar as atividades. Neste artigo damos mais motivos pelo qual e-mail e gestão de projetos pode ser uma grande dor de cabeça para todos.

Estimativas não confiáveis

Muitas vezes, as estimativas a respeito do gasto de tempo nas tarefas são apenas suposições feitas pelos membros da equipe, com base no tempo gasto na última vez. Essa pode vir a se tornar uma suposição totalmente errada e, se der errado, causa uma falha no planejamento e um aumento de risco.

Não analisar riscos

Todo projeto é único e isso faz com que cada um possua riscos diferentes. É tarefa do gerente de projeto analisar antecipadamente o que pode dar errado. Uma vez identificados, a equipe precisa discutir sobre quais decisões tomar quando um erro acontecer e, principalmente, trabalhar de forma a evitar que tais erros aconteçam. Neste artigo damos dicas práticas de categorizar os riscos dos seus projetos.

Mudanças no projeto

Quando o projeto tem suas necessidades alteradas, então a atividade que estava sendo executada pode se tornar desatualizada ou até mesmo inútil antes que seja concluída. Pode ser necessário reavaliar as metas e objetivos e alterar partes do projeto ou, no pior dos casos o projeto inteiro.

Executar requisitos errados

O projeto ainda pode fracassar mesmo que entregue tudo dentro do prazo, qualidade e orçamento exigidos. Basta que esteja configurado para entregar algo errado. Por mais cruel que pareça, se o projeto não entregar o que é pedido, ele infelizmente falhará. Isso afetará q equipe e a forma como ela é vista. Por isso é importante fazer uma análise detalhada de tudo que é solicitado.

Metodologias ágeis, a solução dos seus problemas

As metodologias ágeis atacam cada um dos problemas citados com facilidade. A figura do Product Owner impede que requisitos errados sejam desenvolvidos e uma boa reunião de sprint evita que os objetivos não fiquem claros em cada etapa de trabalho, a própria divisão por sprints já combate que estimativas imprecisas, mudanças e riscos não analisados resultem em um produto final que não gere valor nem para o cliente, nem para o usuário.

Mesmo que o projeto que você está se preparando para desenvolver não seja apto para a aplicação de uma metodologia ágil, há alguns requisitos e práticas desse método que tem muito a impactar o seu desenvolvimento como planejamento por etapas e feedback constante do cliente. Neste artigo falamos mais sobre por que investir em metodologias ágeis. Dê uma chance para compreender as vantagens desses métodos!

Já passou por essas ou outras experiências? Como foi? Comente abaixo!