Autor: Braun

Como fazer apresentações incríveis de resultados de projetos?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como fazer apresentações incríveis de resultados de projetos?

Tudo bem que todo projeto nasce de uma ideia incrível, mas se você não souber expô-la da forma adequada, de nada adianta. Nesse cenário, você provavelmente falará por horas e horas sem que ninguém entenda os resultados de projetos que está comunicando ou entregará um relatório enorme fundamentado com dados e fatos que ninguém lerá.

Melhor aprender como fazer apresentações altamente convincentes, que atraiam a atenção da sua audiência e façam com que ela compre sua ideia de imediato, não concorda? Por isso é que trouxemos para você algumas dicas para que passe a fazer apresentações de resultados de projetos simplesmente incríveis. Confira:

Resgate objetivos e metas

Antes de partir efetivamente para os resultados, faça um resgate de quais eram os objetivos e as metas iniciais, se eles foram atingidos, se houve modificações ao longo do projeto e como essas mudanças impactaram nos resultados que serão apresentados. Esse momento serve para que todos os envolvidos relembrem o que havia sido acordado e fiquem mais atentos aos resultados que serão destrinchados na sequência.

Levante os dados

Quer causar uma boa impressão na sua audiência? Então guarde desde já que planejamento nunca é demais. Com isso em mente, faça um levantamento dos dados que serão discutidos durante a reunião e tenha todo o material organizado de maneira cronológica e de fácil compreensão. Assim, no momento de realmente criar a apresentação, você já estará com o encadeamento das ideias delineado.

Pense no público-alvo

Quem assistirá à apresentação? Clientes, colaboradores, diretores, comunidade? Saber qual exatamente será sua audiência o ajudará desde a adotar a linguagem certa até a preparar a apresentação de uma maneira compreensível para todos. Além do mais, ter essa noção o deixará mais tranquilo na fase de preparação, tanto no que se refere à vestimenta escolhida como em relação à forma de abordagem.

Capriche no design

Já parou para pensar que a imagem que sua apresentação transmite fala muito sobre você, sua equipe e o desenvolvimento do projeto em si? Se o layout parece amador, com as informações sendo lançadas sobre slides em branco, sem nenhum tipo de trabalho visual, as pessoas pensarão que o projeto foi desenvolvido da mesma forma, com um certo desleixo. Em contrapartida, se você optar por um layout profissional, transmitirá credibilidade e confiança, estabelecendo um elo mais forte com o público. Acha que não dará conta de desenvolver esses detalhes? Peça ajuda a um designer! Assim você garantirá sucesso total.

Distribua bem as informações

Evite encher cada lâmina com uma quantidade grande de informações. O ideal é que cada slide tenha uma única informação de apoio, visualmente atrativa e de forte impacto. Dessa forma, as pessoas conseguem se concentrar no tópico abordado. Só não se esqueça de que, nesse caso, você deverá estar ainda mais preparado para detalhar cada resultado e responder às perguntas da sua plateia.

Use imagens inspiradoras

Quando apresentamos resultados de projetos, é comum usarmos gráficos, tabelas, prints de telas e outras imagens que não são visualmente tão atrativas. Que tal transformar essas informações em algo realmente interessante, com movimento, cores contrastantes e imagens inspiradoras? Um homem escalando uma montanha chama mais a atenção para resultados do que uma tabela cheia de números, por exemplo. Faça o teste na próxima oportunidade que tiver e avalie o nível de engajamento e atenção do público!
Evite apresentações automáticas

A quantidade de recursos tecnológicos de que dispomos atualmente para aprender como fazer apresentações é enorme. E por mais que essa evolução seja extremamente benéfica, também envolve um risco: exagero. Evite utilizar todos os recursos e funcionalidades em uma única apresentação! Mantenha um padrão na transição dos slides e tome cuidado com as entradas e saídas de elementos de cada página. Imagine se você demora um pouco mais na fala e a apresentação anda sozinha! Você ficará perdido nos dados a apresentar, passando uma imagem nada positiva para os ouvintes.

Escolha fontes legíveis

Fontes divertidas, sérias, rebuscadas: as opções são muitas. Mas prefira sempre fontes facilmente legíveis, que favoreçam o entendimento das informações. Dispense as alternativas serifadas e não se agarre a fontes muito quadradas, pois elas dificultam a leitura. Evite também o uso de palavras em negrito ou itálico, que acabam entrando em conflito com o restante do conteúdo e não são atraentes a distância.

Cite as referências

Se você escolhe utilizar dados de pesquisas ou outras fontes de informações, lembre-se de citá-las. Isso não só demonstra que você fez sua lição de casa como dá maior credibilidade à sua fala. Quando não for possível comprovar de onde os dados surgiram, evite sequer mencioná-los.

Revise a escrita

Depois de concluir a apresentação, peça a alguém para revisá-la. Muitas vezes estamos tão absortos no conteúdo que não percebemos erros gramaticais, de concordância, coerência ou até mesmo de digitação. E chegar ao grande momento com um erro (por mais bobo que seja) pode comprometer a credibilidade dos resultados de projetos que você está apresentando.

Prepare-se para a explanação

Material visual pronto e revisado, é hora de você se preparar para expor as ideias. Estude sua apresentação, faça simulações, reveja os dados várias vezes e mantenha sempre cartões com as informações principais. Assim você tem onde se apoiar em um momento de esquecimento. Certamente você já viu vários apresentadores de TV utilizando esse recurso, não é mesmo? Pois é exatamente porque é simples e eficaz.

Cuide do visual

Saber quem é seu público o ajudará inclusive a escolher a melhor vestimenta para a apresentação. Se você vai conversar com clientes ou diretores da empresa, vale a pena se apresentar de terno. Se o público é o pessoal da fábrica, por exemplo, você pode se vestir de maneira mais descontraída, visando gerar empatia no público, e assim por diante.

Abra espaço para perguntas

Por mais que as pessoas se sintam impelidas a perguntar durante sua fala, pode ser que você prefira responder a todas as perguntas ao final da explanação. Deixe isso claro desde o início! Afinal, é você quem dá ritmo à reunião. Só tome cuidado para não deixar todos enfadados com horas e horas de fala ininterrupta, ok?

Agradeça pela presença

Depois que todos estiverem satisfeitos com os dados e resultados informados, agradeça pela atenção e se coloque à disposição para dirimir dúvidas que surjam depois do encontro. Deixe seu e-mail e telefone de contato e, se tiver um tempinho, dê atenção aos presentes conversando sobre qualquer tema da atualidade. Essa abertura ajuda a estabelecer conexões emocionais com sua audiência, transformando-a em aliada.

Com essa checklist pra lá de completa, você não precisa de mais nada para aprender como fazer apresentações! Mas ainda precisa saber como defender a execução do seu projeto, não é verdade? É por isso que você não pode perder este post!

Saiba como fazer o acompanhamento de projetos de forma infalível

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba como fazer o acompanhamento de projetos de forma infalível

Quer saber o segredo para um planejamento bem-sucedido? Simples: acompanhamento de projetos! Afinal de contas, monitorando todas as variáveis possíveis, tudo tende a caminhar de acordo com o previsto. Com o controle adequado, será possível fazer melhor uso dos recursos, maximizar os resultados e garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos com o mínimo de surpresas indesejadas pelo percurso.

Tudo bem que projetos de menor complexidade são mais fáceis de monitorar e controlar, mas conforme crescem as exigências do cliente, você precisa automaticamente aumentar seu grau de controle. Afinal, o objetivo é sempre atingir os maiores níveis de sucesso. Mas como fazer um controle de projetos de forma eficiente? Pois descubra agora mesmo!

Crie uma rotina de acompanhamento

Para o acompanhamento de projetos, na etapa de planejamento você faz previsões, determina prazos, custos e recursos (dentre tantos outros itens que devem ser monitorados) para que o escopo do projeto seja atingido conforme o acordado com o cliente. A partir desses dados, você cria uma checklist de itens a serem verificados diária, semanal, quinzenal ou mensalmente, dependendo da complexidade do seu projeto.

Essa checklist deve ser de conhecimento de todos e envolver todas as áreas do projeto, a fim de monitorar as métricas de desempenho bem como o previsto versus o efetivamente realizado. Com essa tática, caso haja qualquer desvio, é possível agir rapidamente para corrigir o caminho e manter as atividades conforme o planejado.

Defina uma forma de controle

Ao identificar os objetivos e as metas do projeto, você atribui a eles métricas ou indicadores de performance. São os chamados KPIs. Esses KPIs servem para que você acompanhe a evolução das atividades ao longo do tempo e saiba exatamente quanto falta para atingir os objetivos e as metas propostos para o projeto.

Já falamos bastante sobre indicadores de performance aqui no blog, mas é válido relembrar que eles devem ser mensuráveis, realistas e fáceis de compreender. Dessa forma, toda a sua equipe saberá exatamente como está o acompanhamento de projetos e o que deve ser feito para finalizá-lo com eficiência e qualidade.

Colete e analise dados periodicamente

Uma boa forma de coletar e analisar dados no gerenciamento de projetos é com o auxílio de uma ferramenta de Business Intelligence (BI). Essa ferramenta tem a capacidade de processar uma quantidade gigantesca de dados e informações em questão de segundos, detectando padrões e tendências que dificilmente seriam identificados de outra forma.
No âmbito do gerenciamento de projetos, o BI pode ser aplicado na identificação de falhas do processo. Se toda vez que uma atividade se repete acontece um determinado problema, o BI será capaz de fazer essa ligação e informar a você e à sua equipe a causa da falha persistente, mesmo que ela não esteja tão evidente quanto você gostaria.

Socialize a informação

Indicadores de performance, bem como os relatórios analíticos extraídos do BI devem ser comunicados a todos os membros do time para que cheguem a um consenso sobre o que deve ser feito a fim de corrigir eventuais falhas e desvios.

Além de manter o registro de todas as informações em um local de fácil acesso (como um software de gestão de projetos), você também deve promover reuniões presenciais e abrir canais de comunicação que facilitem a troca de ideias e experiências entre todos os envolvidos. Para isso, pode optar por chats, aplicativos de troca de mensagens, grupos de discussão, entre outros.

Mantenha o foco no progresso

No acompanhamento de projetos, não adianta ficar constantemente discutindo o passado. Se atrasou um dia no seu cronograma, olhe para a frente e veja como é possível compensar esse atraso para que o cliente não seja prejudicado com essa falha de gestão.

Um Gráfico de Gantt ou ainda um dashboard Kanban podem ajudar a manter seu cronograma em dia e o status do projeto sempre atualizado para todos os envolvidos. O Gráfico de Gantt funciona como a sua linha do tempo, com todas as tarefas distribuídas, enquanto o quadro Kanban serve para acompanhar a produtividade da sua equipe em cada tarefa.
E é fato que o controle minucioso dessas duas ferramentas ajudará a equipe a agir proativamente para evitar problemas maiores, como a não entrega de uma funcionalidade no prazo estipulado ou mesmo uma entrega de qualidade duvidosa.

Faça os devidos ajustes

A verdade é que todo projeto é passível de falhas e imprevistos, cabendo a você manter a tranquilidade e orientar sua equipe para fazer as correções necessárias o mais brevemente possível. Nesse sentido, o acompanhamento dos KPIs e também dos dados coletados e analisados por meio do BI é fundamental.

Essas duas ferramentas de controle devem estar perfeitamente alinhadas e integradas a seu software de gerenciamento de projetos para que você tenha uma visão completa e sistêmica de tudo o que acontece no decorrer do projeto. Caso contrário, poderá enfrentar dificuldades em fazer a leitura do contexto global em que está inserido.

Tenha sempre os resultados em mente

Controlar projetos é olhar para onde você está e saber aonde quer chegar, identificando melhores formas de encurtar esse caminho. Quando você mantém o foco nos resultados que deve gerar para o cliente, fica muito mais fácil tomar decisões e seguir adiante sem se prender a erros passados.

Ensine também sua equipe a manter o foco nos resultados. Dessa forma, a criatividade e o pensamento crítico estarão sempre voltados para encontrar maneiras mais ágeis e efetivas de entregar aquilo que o cliente espera e precisa. Com tudo isso, aumenta-se o valor agregado de cada projeto.

Cada vez que você deixa de controlar um projeto, perde oportunidades, desperdiça recursos e compromete o tempo da sua equipe com atividades que poderiam ser eliminadas, aumentando a eficiência de cada entrega. Portanto, no momento do planejamento, defina como seu projeto será monitorado e controlado, quais são os indicadores de sucesso e como eles devem ser medidos.

O acompanhamento de projetos começa no kick off, ou seja, no pontapé inicial. Desse momento em diante, nada de perder de vista seus indicadores de performance nem os dados gerados com a execução de cada fase. E por falar em indicadores de performance, que tal compreender de uma vez por todas o que são esses tais de KPIs em gerenciamento de projetos?

10 erros na avaliação de desempenho que você não pode cometer

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 10 erros na avaliação de desempenho que você não pode cometer

Como o próprio nome já sugere, a avaliação de desempenho é um recurso usado para analisar o desenvolvimento profissional dos colaboradores de uma organização. É comumente adotada por gerentes de projetos e pelo departamento de RH para aferir a performance e promover o aprimoramento dos funcionários dentro de sua área. Assim a liderança consegue tirar o melhor do seu time!

Exatamente por ser uma forma de garantir o sucesso do processo como um todo é que se torna essencial saber como realizar a avaliação de desempenho corretamente. Mas, na prática, isso nem sempre acontece. Que tal conhecer alguns erros que podem prejudicar essa avaliação a fim de saber como evitá-los caso cruzem seu caminho? Então acompanhe:

Negligência

É impressionante a quantidade de chefes (pois não é possível chamar um gestor desses de líder) que sequer se dão ao trabalho de fazer a avaliação de desempenho. Mesmo que exista um processo formalizado pelo RH, muitos chefes simplesmente não dão o valor necessário ou mesmo nunca reúnem a equipe para discutir sua performance. É possível que isso seja devido à falta de conhecimento ou de tempo. De toda forma, a familiaridade pode resolver.

Efeitos

Aqui vamos falar sobre duas possíveis situações: estender uma avaliação positiva (efeito de halo) ou negativa (efeito de horn) do avaliado. Acontecem quando o avaliador mantém um mesmo raciocínio durante toda a análise, quer seja avaliando positivamente ou negativamente o colaborador. Esse erro costuma acontecer pela não separação dos itens a serem avaliados, o que faz com que todos os elementos sejam analisados de forma igual, sem uma interpretação individual adequada. Nesse caso, o avaliador tende a pensar que, se o colaborador desempenha bem determinada tarefa, automaticamente o fará em relação às demais (ou o contrário).

Centralização

O erro da tendência central é mais frequente do que se imagina, ocorrendo quando o avaliador opta por não atribuir notas muito extremas aos avaliados (ou seja, nem muito altas, nem muito baixas). Seja por medo, insegurança ou mesmo preguiça de avaliar corretamente seus colaboradores. O avaliador atribui notas medianas (como 5 ou 6), a fim de não prejudicar demais os funcionários ou, ainda, não ter que justificar notas muito altas ou baixas no futuro. Convenhamos que esse tipo de avaliação não beneficia nem a empresa nem os avaliados, não concorda?

Memória

A falha da memória se refere ao fato de o avaliador se valer apenas de suas lembranças recentes para atribuir as notas. Essa modalidade de falha é extremamente prejudicial, principalmente para aqueles colaboradores que sofreram com algum problema de desempenho nos últimos tempos. Por outro lado, tal falha tende a ser mais benéfica para os avaliados que demonstraram bons resultados no período da realização da avaliação, mesmo que antes não tivessem bom rendimento. O pior é que esse problema na avaliação pode acabar incentivando desvios de comportamento, como avaliados que dissimulam uma determinada postura durante determinado tempo com foco apenas na análise de desempenho quando periódica.

Rigor

Por mais que existam critérios especialmente desenvolvidos para as avaliações de desempenho, é comum que um ou outro responsável por sua aplicação insista em empregar um processo particular. Com isso, enquanto um avaliador pode parecer mais flexível, o outro pode ter perfil mais rígido. E é claro que esse tipo de erro é danoso para todo o processo de avaliação, uma vez que considera diferentes critérios para as análises. Para corrigir a falha, é preciso definir métricas de avaliação iguais para todos os avaliadores, eliminando assim a possibilidade de análises subjetivas.

Impressão

O erro de primeira impressão é praticamente autoexplicativo. E, por incrível que pareça, é bastante comum que avaliadores contem com a primeira impressão transparecida pelo colaborador para avaliar seu desempenho em determinado período. Assim, o avaliador acaba não ponderando sobre as efetivas realizações ao longo do tempo para medir desempenhos.

Identificação

Infelizmente, não é raro que os avaliadores analisem de forma mais positiva aquelas pessoas com quem mais se identificam, que mais se parecem com eles, que possuem os mesmos gostos, a mesma formação profissional e assim por diante. Com isso, a avaliação acaba bastante prejudicada, afinal, levou-se em consideração fatores outros que não aqueles previamente definidos e que estruturam todo o processo de análise e avaliação de desempenho.

Fadiga

Em organizações com um número muito grande de colaboradores, é natural que a quantidade de avaliações seja elevada. Logo, os responsáveis por esses pareceres terminam o dia muito cansados. Após concluírem inúmeras avaliações, os critérios de análise tendem a ser esquecidos ou afrouxados, dando lugar a falhas por fadiga. Por isso, é importante que as avaliações não sejam feitas uma logo após a outra, mas sim com pausas, intervalos para descanso. Isso evita que o desgaste físico e mental abata a equipe de avaliação, provocando prejuízos nos julgamentos.

Perfeição

Outra falha passível de acontecer diz respeito à incapacidade dos chefes de darem feedbacks negativos. Nesse caso, segundo as análises, os desempenhos se mostram simplesmente perfeitos, de modo que os colaboradores aparentemente não têm nada a aprimorar (até que sejam desligados por falta de performance). Daí a importância de que a avaliação seja verdadeira e honesta. Para verificar se esse erro ocorre, é válido se atentar para as pessoas que são demitidas: elas se sentem surpresas com a notícia? Esse é um sinal claro de que a avaliação de desempenho não foi bem realizada.

Indicadores

É importante dizer que a avaliação de desempenho não é uma ficha que deve ser apenas guardada na gaveta, mas sim uma ferramenta essencial para que o gestor e sua equipe se mantenham alinhados, orientados para um objetivo em comum, sempre em busca de produtividade. Para tanto, é necessário que a empresa mova esforços na definição de indicadores, métricas e critérios que possam tornar o processo de avaliação de desempenho dinâmico e eficaz. Afinal, a referida avaliação tem relação direta com os resultados da empresa. Logo, é preciso que lhe seja dada a merecida atenção.

Aqui foram listados os principais erros, mas não deixe de se aprofundar mais no tema! Aprenda como a avaliação de desempenho se relaciona com a meritocracia, política de ascensão profissional que incentiva fortemente a melhoria contínua do desempenho dos colaboradores. Clique aqui e saiba mais!

Como usar BI para melhorar a produtividade da sua equipe de implantação?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como usar BI para melhorar a produtividade da sua equipe de implantação?

Em épocas passadas, muitas das empresas que investiam recursos em Business Intelligence (BI) acabavam não logrando êxito em suas operações. As constantes queixas dos usuários sobre a má qualidade das informações e a dificuldade em lidar com os sistemas e as ferramentas de BI eram prova mais que suficiente disso. Mas a verdade é que esses problemas eram acarretados por detalhes nos projetos de implementação. Na prática, quando o BI é bem implantado, torna-se uma ferramenta de valor inestimável no gerenciamento de projetos.

Vale dizer que o BI não se baseia apenas na instalação de aplicações tecnológicas para automatizar processos, mas sim em uma forma de captar dados consolidados, capazes de oferecer ao gestor condições de colocar em prática uma série de análises e projeções antes de tomar qualquer decisão. Com tamanho amparo tecnológico, o BI consegue otimizar os trabalhos de todo o time enquanto acompanha e sinaliza sobre possíveis problemas. Não parece ideal? Então acompanhe os tópicos seguintes e veja como melhorar a produtividade da equipe de implementação!

ESTABELECIMENTO DE REQUISITOS

Dada sua importância, e partindo do pressuposto que foram bem determinados, o BI deve começar pela definição dos KPIs (ou indicadores-chave de desempenho), que são o cerne de qualquer software de Business Intelligence. Afinal, esses indicadores acabam sendo traduzidos nas informações de negócios mais relevantes para empresa.

Nesse cenário, toda a equipe (composta majoritariamente por colaboradores do setor de TI, mas também por outros departamentos especializados) deve determinar quais dados devem ser tratados pelas aplicações de BI, quando é necessário que estejam disponíveis e em que formato. Dessa maneira, a eficiência dos trabalhos tende a ser muito maior.
Definição dos usuários

Deve-se dedicar especial atenção à determinação dos usuários do BI. Dessa forma é possível evitar conflito de papéis, problemas referentes ao sigilo de informação e ruídos na comunicação. A equipe do projeto deve, portanto, determinar quem serão os utilizadores da solução, que podem ser divididos, basicamente, em três grupos:

• Usuários gerais de relatórios;
• Produtores e analistas que estudam os dados;
• Gestores que estipulam os objetivos.

Com a correta organização dos usuários (quem são, quais informações devem receber e quais são suas respectivas responsabilidades), a produtividade do time como um todo é otimizada.

Envolvimento dos utilizadores

Ainda no que se refere aos usuários, a TI deve desenvolver um protótipo simples da solução. Dessa forma, pode-se fazer revisão a fim de garantir que os requisitos fundamentais sejam contemplados desde o início. No decorrer da implantação de um projeto de BI, os membros dos setores especializados devem sempre ser considerados (até porque, futuramente, serão eles os que trabalharão com as aplicações). Por isso, dependendo do resultado do teste do protótipo, serão esses os colaboradores que determinarão se o projeto atende ou não às necessidades, se deve ou não haver mudança.

Apoio da gestão

Assim como em qualquer tipo de projeto, a equipe deve poder contar com o apoio da alta gestão. Assim, os objetivos corporativos de curto e longo prazos têm grandes probabilidades de serem alcançados. Isso quer dizer que a alta cupula da empresa não deve atribuir o sucesso ou o fracasso da iniciativa somente ao gestor, afinal, ela mesma tem grande influência nesses resultados e na performance de todo o time.

Confiabilidade dos dados

A confiabilidade dos dados é essencial para o sucesso de um projeto de Business Intelligence. Para tanto, a equipe deve determinar como as informações serão disponibilizadas e como os dados devem ser acessados. Para o caso de informações atualizadas em tempo real, por exemplo, o acesso direto é a melhor opção. Se o fornecimento de dados brutos não for suficiente, o tratamento deverá ser aprimorado por meio de software apropriado para seu gerenciamento.

Padronização dos processos

Logo na iniciação de um novo projeto, é necessário estudar se as ferramentas anteriormente utilizadas devem ou não continuar para o projeto vigente. Caso a organização não conte com uma padronização de BI, é fundamental que dê início a esse processo a fim de garantir dinamismo e produtividade, evitando retrabalhos.

Escolha do software

Antes que a empresa efetivamente escolha a solução que pretende utilizar, é importante rascunhar quais são suas necessidades e o que espera de um software de BI. Munida dessas informações e, é claro, com o apoio da equipe de projeto, deve decidir qual a ferramenta mais adequada. Com isso, a probabilidade de a organização escolher a melhor solução para o negócio aumenta significativamente. A propósito, a Project Builder conta com BI em sua solução de gerenciamento de projetos, viu?

Limitação do tempo

Quando se está implementando um novo projeto de BI, os esforços dos departamentos especializados devem estar concentrados em dar passos claros e muito bem definidos. Um bom parâmetro é determinar que os primeiros módulos estejam executáveis e operacionais depois de dois ou três meses, no máximo.

Ferramenta de comunicação

Não se pode ignorar o fato de que a aplicação de uso do BI deve ser explorada em todo o seu potencial de ferramenta de comunicação. Afinal, a solução possibilita gerenciar a tramitação de dados de diferente formas e até ajustar o modo de apresentação de resultados de acordo com as partes interessadas. Logo, dentro da estratégia de comunicação, o uso do Business Intelligence é mais uma alternativa para os gestores na apresentação de relatórios de resultados e no acompanhamento do andamento do projeto de forma dinâmica e transparente.

Finalmente, é interessante dizer que a implementação de BI é um processo. Por se tratar de um projeto interno, os requisitos da organização podem mudar constantemente, refletindo diretamente na aplicação de BI. Isso significa que todas as ferramentas de Business Intelligence precisam ser desenvolvidas e aprimoradas continuamente. Do contrário, seria impossível cumprir todas as demandas de cada departamento.

Como você viu, dentre as mais variadas funções que o BI pode realizar dentro de uma empresa, destacam-se o controle, o monitoramento e a comunicação, instrumentos extremamente relevantes e carentes de soluções tecnológicas eficientes. Logo, com a devida atenção aos trabalhos da equipe de implantação, os resultados só demonstram o quão versáteis são as aplicações de BI no mundo corporativo e seus impactos significativos no aumento da produtividade.

Deseja saber mais sobre Business Intelligence? Então não deixe de conferir nosso guia para dobrar sua inteligência em negócios e saber tudo sobre o tema!

Como planejar o Sprint

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como planejar o Sprint

A reunião para planejar o sprint é um momento fundamental para o projeto, pois ela vai definir quais tarefas vão entrar neste determinado sprint e a prioridade delas. Engana-se quem acredita que a metodologia ágil elimina o planejamento e parte para a execução de maneira cega. Tudo é acompanhado, mas de forma otimizada, pois não temos tempo a perder!

Neste post, vamos falar em como funciona as reuniões para como planejar o Sprint para que estas não sejam mais longas do que devem (a metodologia é ágil, lembre-se disso) e todos saiam satisfeitos e com clareza do que devem produzir a seguir.

PRÉ-PLANEJAMENTO

Uma dica que serve para toda a reunião é uma boa preparação prévia. O Product Owner deve estar afinado com as necessidades do projeto e a equipe (assim como o Scrum Master) devem ter a real noção d capacidade de produção do time. Uma vez alinhados é hora de partir para a reunião de planejamento dos sprints propriamente dito.

A reunião

A reunião para planejar o sprint tem na verdade duas partes. Na 1ª, é definido as demandas para a equipe e a presença do Product Owner é imprescindível pois ele irá descrever um conjunto de estórias desejadas do produto e prioridade entre elas para a equipe. O objetivo é fornecer as informações suficientes para o time traçar as tarefas necessárias para a criação da funcionalidade desejada.

Vale lembrar que só equipe é capaz de definir o que ela é capaz de realizar no próximo Sprint. O Product Owner não deve fazer nenhuma pressão para incluir algum item e é função do Scrum Master, o mentor e facilitador do time, zelar para que a equipe compreenda o que deve ser fazer e que somente aceite tarefas e prazos que consiga cumprir.

Já na 2ª parte da reunião, o foco é como a equipe irá realizar as funcionalidades desejadas, como as tarefas serão executadas, aqui a presença do Product Owner é opcional, mas ele deve estar disponível para tirar qualquer dúvida da equipe. Nessa etapa é definido o sprint backlog, a lista de estórias e tarefas a serem concluídas durante o sprint.

Uma dica importante é dedicar 1h em cada uma das partes para cada semana planejada, assim, se o seu sprint é duas semanas, sua reunião vai durar aproximadamente 4h (2h da 1ª parte e mais 2h da 2ª parte).

Resumindo: ao final da reunião de planejamento do sprint, teremos:

• A meta do sprint.
• Data e local definidos para a reunião diária.
• A relação dos membros do time envolvidos e seu nível de comprometimento.
• O sprint backlog (lista de estórias que serão trabalhadas neste determinado sprint).
• Data de apresentação do sprint.

E se o planejamento do Sprint falhar?

O carácter incremental e iterativo da metodologia ágil diminui as falhas de planejamento, pois alia contato constante entre os envolvidos e planejamento com tempo delimitado e meta clara como resultado. Porém, diversos fatores podem aparecer para alterar o planejamento feito para uma determinada sprint ou até mesmo cancelá-la!

Má avaliação da prioridade dos itens do backlog, da real capacidade da equipe em atender certa demanda e até mesmo o surgimento de uma funcionalidade pelo cliente que não estava prevista. O gerente de projetos precisa estar atento e ser capaz de realizar as mudanças necessárias para não prejudicar os prazos e nem permitir que surjam atrito entre equipe e Product Owner.

A forma mais fácil de fazer as correções necessárias é buscar as estórias impactadas pelo problema e alterá-las, com isso buscar aproveitar o máximo do que já havia sido acordado durante a reunião de planejamento de sprint. Outra alternativa é substituir estórias que ainda não haviam sido iniciadas por aquelas criadas a partir das novas necessidades do projeto. O objetivo aqui é evitar atraso no prazo anteriormente estipulado.

Agora, caso a meta da sprint já não faça sentido com as novas premissas do projeto ou o que iria começar a desenvolvido simplesmente já não faz mais parte do escopo do projeto, não resta outra coisa a se fazer a não ser cancelar a sprint. Mas não se preocupe, pois essa é uma medida extrema e raramente necessária.

E aí, preparado para realizar sua reunião de planejamento de sprint? Conte como você e sua equipe organiza seus sprints!

Agile: entenda o que é o burnup chart

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Agile: entenda o que é o burnup chart

Um burnup chart (ou gráfico de burnup) fornece informações sobre o status do projeto como um todo e não apenas do sprint, como é o caso do gráfico de burndown. É uma ferramenta que exibe claramente em que ponto o time está no que se refere às entregas e onde ele precisa chegar quando se trata de demandas.

Já podemos adiantar que esse gráfico é constituído de dois eixos: o eixo horizontal apresenta o fator tempo e o eixo vertical vem com o montante de trabalho. Nessa lógica, as unidades de trabalho podem ser representadas por pontos, medidas de esforço ou até horas, conforme o que é praticado no dia a dia pela equipe. Quer conhecer mais sobre esse recurso? Então acompanhe agora mesmo nosso post:

Conceituação básica

O burnup chart consiste em faixas que representam o progresso em direção à finalização do projeto. De forma mais simples, existem duas linhas no gráfico:
• Uma linha de trabalho total (a linha do escopo do projeto);
• Uma linha de trabalho concluído.

Assim, esse gráfico mostra claramente tanto o escopo do trabalho como também o projeto concluído, com a iniciativa sendo finalizada na medida em que as linhas se aproximam. No eixo vertical consta a quantidade de trabalho, medida em unidades personalizadas, de acordo com a realidade do projeto. Já o eixo horizontal representa o tempo, normalmente medido em dias. Com o passar do dias, é possível observar a quantidade de trabalho sendo finalizado e o volume do que ainda se pretende concluir. Quando as duas projeções se encontram, o projeto estará completo! É ou não é uma forma de acompanhamento extremamente útil?

Monitoramento e controle

Uma parte fundamental da gestão do projeto é a verificação regular do progresso. Para tanto, o burnup chart é uma ferramenta extremamente importante. Certos problemas (tais como o aumento do escopo ou um desvio qualquer) podem ser facilmente identificados por meio do gráfico de burnup. Dessa maneira, dada a rápida identificação de uma possível falha, ações corretivas podem ser tomadas em tempo hábil e não quando já é tarde demais. Com isso, a competência da gestão só cresce. Promover uma comunicação assertiva com o cliente por meio do compartilhamento do burnup chart também pode ajudar a conquistar sua confiança tanto no que se refere aos trabalhos de gestão como no que tange o progresso do projeto como um todo.

Uma das grandes vantagens de um burnup chart é a inclusão da linha de escopo. O gráfico controla, de forma clara, todas as demandas adicionadas ou removidas, além de também permitir a visualização de uma data de conclusão mais realista para os trabalhos por meio de uma linha de tendência. Ao fazer o acompanhamento dessa linha, o gerente de projetos identifica facilmente onde os esforços estão concentrados e os impactos na data de conclusão. Ao distinguir se o trabalho adicionado é de origem do cliente ou da equipe, torna-se possível planejar uma resposta mais assertiva.

Mas atenção: por mais que um burnup chart típico tenha apenas duas linhas, outras linhas também podem ser incluídas, correspondendo, por exemplo, ao desempenho ideal para servir de padrão de comparação. Com isso, é possível identificar, de forma mais ilustrativa, se o projeto está adiantado ou atrasado. Ao notar se a linha de desempenho real está acima ou abaixo da linha ideal e observando a distância existente entre essas linhas é possível ter uma ideia do quão à frente (ou atrás) a iniciativa está na programação.

Razões para uso

Vale ressaltar que um dos maiores objetivos de qualquer gráfico é a comunicação. E um burnup chart o faz direta e claramente, informando sobre o trabalho em curso. Funciona, assim, como uma ferramenta extremamente eficaz para o gerenciamento das partes interessadas. Os pedidos de funcionalidades adicionais realizados por parte do cliente, por exemplo, desde que bem gerenciados e visíveis aos olhos de todos, podem ser melhor compreendidos, estudados e planejados para garantir que não afetem negativamente o prazo final da iniciativa. Esse acompanhamento e a devida publicidade garantem que o trabalho progredirá da melhor forma.

Enquanto o gráfico de burndown não exibe os avanços que vêm sendo conquistados pela equipe, impedindo inclusive que o cliente acompanhe o desempenho na medida em que adiciona trabalho ao projeto, um gráfico de burnup permite que os clientes avaliem rapidamente se tudo está em conformidade com o planejado ou se é necessário acionar algum alerta.

Pode ser que seja necessário dar uma explicação extra sobre a interpretação do burnup chart para as pessoas que não estão muito familiarizadas com esse tipo de visualização e informação. No entanto, devido aos inúmeros benefícios percebidos com a utilização do gráfico, dedicar um certo tempo para esse esclarecimento é plenamente aceitável, compensando todo os esforços de elucidação que se imponham.

Criação do burnup chart

É possível criar um gráfico de burnup de muitas formas, desde apostando na elaboração manual (com caneta e papel) até por meio de um programa de suporte (como com o Excel), ou mesmo adotando softwares de gerenciamento de projetos que contenham esse gráfico em suas ferramentas. Para desenvolver um burnup chart, o ideal é integrar a fonte de dados ao gráfico, automatizando sua atualização. Entretanto, não custa nada lembrar que não se deve reinventar a roda. Então não hesite em lançar mão dos diversos modelos já disponíveis para adaptação em vez de comprometer um tempo desnecessário para a criação de um gráfico de burnup totalmente do zero.

Como você viu, os gráficos de burnup exibem o que já foi feito até o momento em contraste com o montante total do projeto. São ferramentas imprescindíveis de acompanhamento no gerenciamento ágil e apresentam, de forma rápida e simples, o progresso a todas as pessoas envolvidas na iniciativa (desde o Product Owner, passando pelo Scrum Master até chegar ao time de desenvolvimento).

Pronto para potencializar a compreensão de informações em relação ao andamento dos projetos da sua empresa? Então invista na elaboração (ou adaptação) de um burnup chart e se prepare para ótimas surpresas nos resultados! E por falarmos em resultados, que tal aproveitar para entender como métodos ágeis afetam os resultados de uma empresa?

Startups: como planejar em um cenário de grande incerteza?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Startups: como planejar em um cenário de grande incerteza?

Startups são empresas que normalmente nascem em ambientes de incerteza, cenários em que é preciso ousar para alcançar o sucesso. Suas grandes armas contra a competitividade acirrada são o crescimento rápido e escalável, a replicação do modelo de negócio sem perder no quesito qualidade do que é oferecido e uma grande capacidade de inovação. Mas a verdade é que, mesmo com essas características, é preciso saber como planejar o empreendimento para que ele cresça ordenadamente. Caso contrário, o caos pode tomar conta.

Na prática, a falta de planejamento se mostra como uma das maiores responsáveis pela mortalidade das startups pelo mundo afora. No Brasil, segundo pesquisa da Fundação Dom Cabral, 25% morrem em menos de um ano. 50% fracassam em menos de quatro anos. E dentre os fatores que contribuem para esse alto nível de mortalidade estão a quantidade de fundadores (quanto maior, menos chances de sobrevivência), o capital investido para manter a operação e o local onde essas empresas são instaladas.
O site CB Insights elaborou um R.I.P. Report mostrando os motivos que geralmente levam as startups ao fracasso. Nesse levantamento, 79% das empresas que deixaram de existir eram ligadas ao setor de internet, enquanto 15% envolviam as áreas mobile e telecom. Ou seja, mesmo com toda a tecnologia do mundo, sua iniciativa pode sim falhar sem o devido planejamento. E como erros acontecem, estamos aqui para ajudá-lo a entender como planejar uma startup de sucesso e fugir desses números aterrorizantes. Quem sabe sua ideia não se transforma na próxima revolução tecnológica? Confira:

STARTUPS: DO NASCIMENTO AO CRESCIMENTO

Uma das principais características definidoras das startups é sua escalabilidade, ou seja, sua ilimitada capacidade de replicar produtos ou serviços. Para entender melhor o conceito, pense em como o Facebook se expandiu rapidamente pelos Estados Unidos e depois para diversos outros países. Não há limites para o número de usuários de uma rede social como essa. Em contrapartida, um negócio local (como um restaurante) não possui essa capacidade, apresentando limitações que impedem seu crescimento escalável.

E para crescer tão rapidamente, uma startup não pode seguir os mesmos mecanismos que qualquer outro tipo de empresa. Nesse caso, criar um plano de negócios, fazer intermináveis pesquisas de mercado e buscar investidores para, só então, colocar o negócio em funcionamento não é uma alternativa. Uma startup nasce trabalhando, validando seu modelo de negócio na prática.

Para tanto, utiliza-se o Business Model Canvas a fim de entender a cadeia de valor da startup e saber como chegar aos clientes oferecendo algo inovador e interessante. Esse documento conta com apenas uma página, na qual é possível visualizar toda a operação da empresa em um encadeamento de ações bastante simples. A validação da ideia de negócio é feita diretamente com os consumidores, mas não com pesquisas, com a aplicação de uma versão beta daquilo que será ofertado. Essa versão beta é criada a partir de um Minimum Viable Product (MVP) ou produto mínimo viável.

Na área de tecnologia, é bastante comum vermos softwares em versões beta, isto é, em teste, para validar funcionalidades e aprimorar a solução. Em uma startup, essa validação ocorre no mercado, com a oferta do produto ou serviço mesmo antes de ele ter sido finalizado.

Lean startup: planejamento de modo ágil

Para quem está acostumado ao modelo tradicional de desenvolvimento de empreendimentos, com planos de negócio sendo o foco das atenções durante meses, o processo de criação de uma startup pode parecer uma verdadeira loucura. E na verdade é mesmo, já que startups nascem de grandes ideias e precisam aproveitar o time to market para gerar receita e se manter firmes no mercado. E uma das estratégias utilizadas para planejar é a metodologia lean startup, baseada no lean manufacturing (ou produção enxuta).

Na metodologia lean startup, tem-se um tripé que sustenta todas as ações de planejamento, execução e controle do processo:

• Desenvolvimento ágil: uso de metodologias ágeis de gerenciamento de projetos (como Scrum ou XP) para realizar o planejamento de forma iterativa e incremental, reduzindo o número de atividades de cada sprint (funcionalidade) para chegar a um produto perfeito, aceito pelo mercado.
• Customer Development: processo de validação do produto ou serviço junto ao mercado-alvo, que acontece por meio da oferta de uma versão beta para uso dos consumidores e da respectiva coleta de feedbacks.
• Tecnologia como canal de comercialização: como é no uso adequado da tecnologia que as startups ganham escalabilidade, a internet se tornou seu principal canal de comercialização.

O desenvolvimento incremental e iterativo proporcionado pelo uso de metodologias ágeis é o grande diferencial que faz com que as startups organizem seu processo evolutivo e consigam chegar à maturidade do negócio.

Desenvolvimento ágil: por que startups devem investir

Ambientes complexos exigem respostas rápidas à dinâmica do mercado, caso contrário, seu negócio corre o risco de falhar. Pegando como exemplo uma das startups de maior sucesso de todo o mundo (o Facebook), já reparou quantas alterações são realizadas na plataforma regularmente para otimizar a experiência dos usuários? Caso a empresa (que hoje já não é mais uma startup) levasse meses ou, quem sabe, anos para desenvolver as mudanças necessárias, já teria perdido uma boa fatia de mercado para outras redes sociais menores, com maior capacidade de flexibilização e personalização da experiência do cliente.

Outro exemplo marcante no mundo da tecnologia é o da Kodak, que não agiu rapidamente para se adaptar ao mercado que estava mudando para câmeras digitais. Por isso, perdeu de vez seu marketshare, tendo sido há anos líder no segmento de câmeras fotográficas. A lição a tirar desses dois exemplos é de que a metodologia lean startup permite que você responda rapidamente às demandas do mercado consumidor, aprimorando produtos e serviços constantemente e mantendo sua startup em crescimento contínuo. E mesmo depois que deixar de ser uma startup, você ainda pode manter o espírito de desenvolvimento ágil na empresa, ganhando competitividade e poder de inovação.

Existem várias metodologias ágeis que podem ser aplicadas no desenvolvimento de startups, basta você conhecer suas opções e aprender como se planejar com cada uma delas. Já aproveitamos para sugerir que conheça o que é scrum e como ele pode ajudá-lo nessa empreitada!

O que é MVP e por que você deveria construir um antes de lançar seu produto?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que é MVP e por que você deveria construir um antes de lançar seu produto?

Sigla para Minimum Viable Product (ou produto minimamente viável), é importante saber o que é MVP e que ele pode ser considerado um dos primeiros degraus que o empreendedor deve subir antes de iniciar qualquer que seja seu negócio. Ele funciona como uma espécie de plataforma de observação e coleta de dados dos clientes, a fim de construir situações práticas de negócio que permitam aprender, de forma rápida, o preço a ser praticado, os diferenciais buscados pelo público e as funcionalidades a serem desenvolvidas, tudo com o objetivo de oferecer ao mercado uma solução inovadora.

É como se fosse um protótipo para a elaboração de um produto certeiro, que realmente tenha utilidade para quem o adquirir. Mas não é só isso! Passado algum tempo de inserção do MVP, ainda será possível se antecipar à concorrência, acredite? Pois acompanhe os tópicos seguintes e entenda melhor o que é MVP e como ele pode ser decisivo para o sucesso do seu negócio!

A realidade que não mente

Não é segredo para ninguém que um número expressivo de empresas fecham em seu primeiro ano de atividade. E a verdade é que uma grande parcela da culpa por esses fracassos precoces se dá pela falta de informações sobre o setor (tais como o número de clientes e seus hábitos de consumo), assim como pela negligência na identificação das necessidades do mercado. Assim fica mesmo complicado acertar a mão, não concorda?

Além de ser usado para atestar o atendimento do produto e de seus recursos às demandas do mercado, o MVP também serve para avaliar as necessidades dos usuários. Logo, tende a diminuir as chances de o negócio figurar no lado sombrio das estatísticas de falência. Afinal, com hipóteses testadas, é menos difícil errar o alvo.

O experimento pode estar focado no produto em si ou em outras variáveis que possibilitem a validação da proposta. O MVP ajuda a isolar claramente o problema que o produto ou o serviço se propõe a sanar, sendo por isso extremamente útil para validar ideias, que podem ser testadas e otimizadas repetidamente. Assim, os empreendedores que sofrem com dificuldades para obter uma clientela inicial poderão dormir despreocupados, já que, colocando o MVP em prática, o lançamento do produto já virá com uma carteira de clientes basicamente formada!

Como você pôde ver, a implementação do MVP consiste em processo bem simples, que se origina de conceitos já idealizados pelo empreendedor e tem a característica de ser ágil. Por essas e outras, é perfeito para startups em momentos de incerteza ou para empresas que carecem de economia tanto de tempo como de recursos financeiros. Mas engana-se, quem acredita que adotar MVP é exclusivo desse tipo de empresa, organizações maduras têm muito a se beneficiar com essa prática.

O MVP na forma de projeto

Caso a empresa ainda não tenha definido um protótipo ou, mesmo que já o tenha feito, quer transformar o processo em algo ainda mais eficiente, é interessante adotar um modelo de negócios baseado no Business Model Canvas, que consiste em 9 blocos que estabelecem os componentes básicos do negócio:

• Segmentação de clientes;
• Propostas de valor;
• Canais ou meios;
• Interação com o cliente;
• Origem de receitas;
• Recursos-chave;
• Tarefas-chave;
• Parceiros-chave;
• Composição de custos.

No caso da elaboração do zero, ou seja, quando não há nada parecido para que se possa comparar, realmente é mais difícil definir um MVP. Nessa situação, a melhor estratégia é realizar testes rápidos para se aprender com os erros e os acertos. Se o empreendedor ainda não tiver esmiuçado a fundo o nicho no qual pretende investir, o ideal é procurar por referências e mais conhecimento antes de iniciar o MVP, colocando suas concepções em prática só mais tarde.

A medição do MVP

É necessário estabelecer métricas para estudar o feedback tanto de clientes em potencial como daqueles que já fazem uso do serviço. Assim é possível aprender o que é necessário para aprimorar o produto ou eliminar um problema que venha a inviabilizá-lo no futuro. A ideia é de que os resultados das validações sejam rápidos e fáceis de analisar.

Que tal alguns exemplos? Para testar o conceito de compras coletivas, o site Groupon iniciou suas operações com um blog de ofertas que enviava os cupons em formato PDF, elaborados de forma manual. Outro caso similar é o da Zappos, que, para testar se a venda virtual de calçados realmente funcionava, abriu seu site na internet com apenas alguns modelos. Quando as pessoas adquiriam, a equipe se dirigia à loja física, comprava o par de sapatos e mandava para os compradores!

A seleção de recursos

Sabendo que muito se tem a ganhar em conhecimento sobre o mercado, as empresas devem investir no aprendizado de forma prática. Assim conseguem potencializar a percepção sobre o espaço para novidades. Nesse caso, uma dica importante é não deixar que o cliente note a fragilidade do MVP, por mais bruto que ele possa parecer (ou seja, o cliente deve ser atendido de forma impecável).

Caso seu negócio seja virtual, é importante se valer de ferramentas que otimizem o tráfego, investir em SEO, landing pages, Google AdWords, Facebook Ads ou mesmo na geração de conteúdo em blogs (como fizeram as startups citadas no tópico anterior). De maneira genérica, para produtos corporativos de alto valor agregado, o ideal é primeiramente testar por intermédio de apresentações e pesquisas com potenciais clientes.

Já para produtos voltados para pequenas e médias empresas ou mesmo para o consumidor final, validar a demanda via web também é uma boa estratégia. Dependendo do caso, a validação a partir da experimentação real do produto também pode ser interessante. Para modelos de negócio ligados à comercialização de publicidade, por sua vez, os MVPs devem se voltar para a elaboração do próprio produto em si.

O importante é compreender se o empreendimento está trilhando o melhor caminho ou se está indo na direção errada. Quando findar o ciclo de obtenção de ideias, determinação do escopo, aferição de dados, aprendizado, obtenção e análise de feedbacks, é necessário voltar a atenção para não se deixar envolver totalmente pelas opiniões dos usuários. Isso porque, muitas vezes, nem mesmo os clientes têm clareza sobre o que querem. Ao mesmo tempo, não é fácil ser autor de grandes inovações!

Na prática, o processo de implementação de um MVP gera uma bagagem ainda mais valiosa que a avaliação dos clientes em si. Por isso, o empreendedor deve ser criterioso e observador ao estabelecer sua estratégia, devendo fazê-la do modo mais simples possível para, então, poder desfrutar do sucesso de seu empreendimento.

Entendeu direitinho o que é o MVP e por que é necessário construir um antes de lançar seu produto no mercado? Ficou ainda com alguma dúvida sobre o assunto? Comente aqui e compartilhe suas impressões e seus questionamentos conosco!

Como criar um product backlog eficiente?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como criar um product backlog eficiente?

Um product backlog eficiente é aquele bem priorizado, que não só torna o planejamento mais fácil, como também contempla os esforços no que se refere ao tempo de consumo e à descrição dos trabalhos internos que entregarão valor ao cliente. Com essas definições, torna-se possível gerenciar melhor as expectativas das partes interessadas e o empenho das equipes, especialmente quando o time está mobilizado na geração de valor agregado em cada uma de suas demandas.

O product backlog contém basicamente uma lista com todos os requisitos em questão, classificados ordenada e atreladamente a outras características que facilitam o planejamento e a devida priorização. Quer entender melhor? Então acompanhe os tópicos seguintes:

Criando a eficiência

Antes de mais nada, é importante dizer que o product backlog é o cerne do Scrum, basicamente onde tudo começa. Consiste em uma lista de requisitos (também conhecidos como estórias) que descrevem tudo aquilo que o cliente deseja com base em suas próprias palavras, sendo responsabilidade do Product Owner definir esse documento. Essas estórias (ou itens do backlog) devem incluir primordialmente os seguintes campos:

ID

Traduz-se como uma identificação exclusiva, um número sequencial, responsável por evitar que se perca o controle sobre as estórias quando os nomes sofrem algum tipo de alteração.

Nome

É importante atribuir um nome curto e descritivo. “Exibir o histórico das operações”, por exemplo. O segredo está em pensar em uma descrição suficientemente clara para que os desenvolvedores e o Product Owner compreendam, sem risco de mal-entendidos, do que se trata. Usar de 2 a 10 palavras é um bom parâmetro a ser usado.

Grau de importância

O grau de importância se refere à pontuação dessa estória para o Product Owner. A lógica é simples: quanto mais pontos, mais importante é a estória. É bom tentar evitar o uso da classificação prioridade, pois uma prioridade 1 é comumente interpretada como prioridade mais alta, por exemplo. E não soaria bem se, mais tarde, surgisse a necessidade de atribuir ainda mais importância a um outro determinado item de backlog. Nesse caso, qual pontuação de prioridade esse item deveria receber? Prioridade 0, -1? Para evitar essa confusão, recomenda-se a classificação por grau de importância.

Estimativa inicial

Trata-se das estimativas da equipe em relação ao tempo que será necessário para implementar uma determinada estória em comparação com as demais. A unidade utilizada é pontos por estória e normalmente diz respeito à relação ideal entre homem por dia.

Descrição

Esse campo se refere à descrição cuidadosa sobre como a estória será́ demonstrada na apresentação do sprint. É um passo a passo.

Notas

Nesse campo devem constar quaisquer outras informações, explicações, referências ou pequenas anotações que sejam interessantes deixar claro a respeito da estória.

Organizando o backlog

A organização do product backlog pode ser feita por meio do Excel ou por ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis. Formalmente falando, o Product Owner é o responsável pelo documento. Mas os demais usuários não devem ficar de fora, afinal, um desenvolvedor pode sentir a necessidade de acessar o documento para esclarecer algo ou alterar uma estimativa, por exemplo.

Tendo em vista essa característica, o ideal é que o product backlog não seja arquivado em um repositório de controle de versões, mas sim compartilhado em um drive na rede ou em uma ferramenta online própria para a gestão de projetos. Essa é uma forma extremamente simples de viabilizar múltiplos acessos e edições simultâneas sem causar conflitos.

Mantendo a saúde

Uma vez que o product backlog foi elaborado, é importante monitorá-lo regularmente para garantir o cumprimento do cronograma. Para isso, o Product Owner precisa, antes de cada reunião de planejamento, consultar se existem atrasos, de forma a assegurar a priorização correta e fornecer os devidos feedbacks sobre as últimas estórias incorporadas. Caso o atraso se torne maior do que o tolerado, esse profissional deve agrupá-lo em itens de curto prazo e de longo prazo. Os itens de curto prazo devem ser plenamente finalizados assim que forem organizados. Já os itens de longo prazo podem contar com uma certa latência, intervalo que deverá ser utilizado para a determinar a priorização.

O product backlog serve de conexão entre o Product Owner e a equipe de desenvolvimento, detendo a liberdade necessária para retornar à lista de estórias sempre que preciso para priorizar o trabalho no backlog (seja devido ao feedback dos clientes, ao refinamento das estimativas ou mesmo a novas exigências). Contudo, uma vez que o trabalho está em andamento, deve haver o máximo de esforço para intervir o mínimo possível, de forma a não prejudicar a equipe de desenvolvimento em seu foco, seu fluxo e sua motivação.

Garantindo a agilidade

É bem comum que as partes interessadas desafiem as prioridades definidas. E isso é bom, uma vez que promover o debate em torno do que realmente é importante, equilibrando o que é considerado iminente entre todos os envolvidos. Esses diálogos fomentam uma cultura de priorização de grupo, assegurando que todos compartilhem da mesma mentalidade sobre o programa.

O product backlog também deve servir como um instrumento para o planejamento das iterações. Para tanto, todos os itens de escopo devem ser incluídos no backlog: estórias de usuários, erros, alterações de design, dúvidas técnicas, pedidos de clientes e assim por diante. Isso assegurará que os itens de trabalho estejam presentes na discussão global para cada iteração. Dessa forma, os membros da equipe podem, então, fazer as solicitações ao Product Owner antes de começar uma iteração, tendo o conhecimento completo de tudo o que deve ser feito.

A gestão do product backlog não deve se concentrar apenas na finalização das estórias, mas sim na própria forma de gerenciar! Esse é o ponto em questão. Assim, a organização deve estar constantemente analisando os incidentes, tudo para se antecipar a um eventual problema. Por isso se vê a importância de estudar as tendências, valer-se de métricas de acompanhamento e monitorar os status das iterações. Só assim a empresa terá condições de identificar a necessidade de intervenção e, mais do que isso, gozará de tempo suficiente para eliminar o ofensor.

E então, ficou ainda com alguma dúvida sobre o assunto? Quer saber mais? Pois aproveite para assinar nossa newsletter e ficar a par das novidades!

Gestão de projetos: afinal, o que é agilidade?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gestão de projetos: afinal, o que é agilidade?

A gestão de projetos ágil nasceu como uma modalidade de gerenciamento usada na Engenharia de Software. Pode-se dizer que é uma abordagem leve, que tem como característica principal a pouca intervenção por parte do gestor. É também um modelo que se destaca por promover empowerment em todos os níveis do projeto.

E por mais que um gerente ágil deva ser fortalecido juntamente com seus líderes de equipes, são os desenvolvedores e testadores os protagonistas do desenvolvimento das tarefas, quem efetivamente põe a mão na massa. Por isso, devem também receber poder. Quer saber mais sobre a agilidade na gestão de projetos? Então acompanhe os tópicos seguintes:

Empowerment

Mas o que, afinal, significa empowerment? O termo se traduz com a ideia de o indivíduo assumir a responsabilidade pela entrega de determinado item com valor agregado. Esse compromisso faz com que o indivíduo determine o que é efetivamente necessário e atue junto aos demais membros para conceber a melhor forma de entregar essa saída, sempre com o máximo de qualidade e o mínimo de esforço. Esse tipo de delegação de responsabilidade transforma cada membro do time em autor do desempenho do projeto. É traduzido como Empoderamento por alguns autores.

Valor

Para que a consciência de poder seja fortalecida de forma eficaz, os colaboradores precisam compreender o conceito de criação de valor agregado. Eles precisam entender exatamente o que sua organização realiza, para assim poder acrescentar valor ao negócio. Se o grupo de desenvolvimento é parte de um departamento de TI, por exemplo, então os desenvolvedores precisam ter o entendimento sobre o valor de negócio que será entregue pelo desenvolvimento de suas aplicações. O segredo está em focar na entrega de valor da forma mais eficiente possível. É esse o cerne da ciência do gerenciamento. Na prática, membros fortalecidos da equipe não precisam necessariamente entender de gerenciamento, mas sim ter uma boa noção de criação de valor.

Objetividade

Uma boa gestão de projetos ágeis é objetiva e está fundamentada na realidade. Por isso, bons gerentes devem não só conhecer, mas também aceitar a realidade. Para que possa se tornar autor de decisões assertivas, um gerente precisa conhecer a fundo o contexto de um negócio. Para isso, as métricas do projeto precisam ser coletadas, já que são essas as ferramentas que oferecem um diagnóstico sobre o cenário atual do projeto. Então guarde desde já que sem métricas simplesmente não pode haver gestão.

Métrica

Durante muitos anos, por mais que diversas métricas tenham sido coletadas, duas se sobressaíram. São elas: o número de horas trabalhadas em uma atividade e a quantidade de linhas de código. Mas há também uma outra métrica muito utilizada que se refere ao número de defeitos por mil linhas de código. Contudo, muitas metodologias ágeis criticam veementemente a coleta de métricas. De toda forma, ainda que não haja consenso, a gestão ágil evidencia que as métricas podem sim ser instrumentos muito eficazes no desenrolar de um projeto.

E o objetivo realmente não é afirmar que as teorias da administração na Engenharia de Software estão equivocadas. Em vez disso, a intenção é dizer que alguns aspectos de gestão de projetos em desenvolvimento de software foram mal orientados, errando ao deixar de lado o fator mais importante: a criação de valor. De fato, se a maior parte dos autores de metodologias de software tivessem dado atenção à prática em detrimento da teoria, os métodos se concentrariam na criação de valor em vez de nas restrições de custo, destacando-se mais cedo e, consequentemente, proporcionado melhores resultados. Assim, podemos afirmar que as métricas ideais são simples e relevantes, mensurando o valor criado.

Foco

Considerando que o gerente de projetos deve entregar resultados, ele precisa manter o foco. A teoria das restrições estabelece que esse profissional precisa se voltar para o fator restritivo, ou seja, aos ofensores que prejudicam a produtividade. E essa perspectiva é muito poderosa principalmente por duas razões:

• Direciona os esforços da gerência para onde ela é mais urgentemente necessária e concentra os investimentos nas áreas geradoras de maior retorno, por meio do aumento na produtividade;

• Aumenta a produtividade geral ao se concentrar na restrição do sistema.

Essa teoria consiste, portanto, em um método para atingir a eficácia global (eficiência de valor) em vez de a eficiência de custo local dos métodos gerenciais tradicionais. Muitas tentativas antes aplicadas à gestão de métricas para desenvolvimento de softwares eram embasadas na eficiência e nas otimizações locais inspiradas por modelos tradicionais. A gestão ágil, por sua vez, é fundamentada, sobretudo, na eficiência de valor.

Pessoal

Uma boa gestão de projetos ágil compreende que o modelo de serviço ideal vem de baixo para cima. Nesse caso, um bom gerente cumpre o papel de servir a equipe com sua força de trabalho. Consequentemente, os gerentes falhos agem como se os colaboradores devessem trabalhar para eles. Com isso em mente, percebe-se logo que os papéis se encontram invertidos na maior parte das empresas. De fato, são os membros do time que criam valor. Os gerentes apenas guiam. Assim, se os gerentes não são geradores de valor, seu papel consiste em servir a equipe, exterminando os impeditivos que cerceiam sua produtividade.

Agilidade

O Extreme Programming (XP), o Scrum e o Feature Driven Development (FDD) são ótimos exemplos de métodos de desenvolvimento ágil, já que todos seguem princípios centrados na geração de valor agregado. Eles focam na entrega efetiva de valor, estabelecem a delegação e o empowerment (termos também conhecidos como autogestão), além de fomentarem um estilo gerencial livre, com intervenção mínima. Fora isso, eles também valorizam o capital humano, reconhecendo que são os membros do time que fazem a diferença. Vale a pena insistir que no desenvolvimento de software, o modelo de serviço deve funcionar de baixo para cima, dando aos desenvolvedores autonomia suficiente para criarem os códigos com geração de valor.

Gestão

A gestão de projetos tradicional e o desenvolvimento ágil definitivamente não são mutuamente excludentes. E ninguém deve se convencer do contrário. Enquanto é possível se valer das métricas de gestão, é necessário construir modelos de aferição orientados ao valor agregado nas entregas. E isso sim é agilidade!

Na verdade, a gestão ágil não é nenhuma novidade. E o mesmo pode ser dito sobre os princípios do desenvolvimento ágil de software. Se ainda não os conhece, clique aqui e descubra quais são seus 12 princípios!