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Autor: Braun

tomada de decisões

Em que basear sua tomada de decisões: informação ou feeling?

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Desde a abertura da empresa até a decisão de vendê-la, expandi-la ou mesmo fechá-la, as escolhas estão por toda parte no mundo corporativo. Por isso, é simplesmente impossível fugir da tomada de decisões. Mas sabia que há maneiras de fazer isso com mais segurança? Assim você garante que sua empresa não perderá dinheiro ou deixará alguma oportunidade promissora escapar.

A verdade é que muitos empresários apostam no mais puro feeling, somando conhecimento e experiência de mercado para tomar as decisões mais importantes na condução de seus negócios. E, de fato, grandes impérios corporativos foram construídos nessa base. Mas o que diriam Asa Griggs Candler, da Coca-Cola, Walt Disney e Warren Buffet se tivessem tanta informação à disposição naquela época? Será que não teriam tomado escolhas mais acertadas e gerado ainda mais lucro para suas empresas? Provavelmente sim. Veja como e por quê:

O que não é medido não pode ser gerenciado

Essa frase já virou até clichê no mundo corporativo, muitas vezes sendo atribuída a Deming, a Kotler ou a Norton e Kaplan. Pensadores à parte, fato é que tal afirmação é uma verdade absoluta no atual contexto das empresas. Afinal, a competitividade só cresce e se acirra. Pense bem: se você não tem noção de como seu negócio vem se desenvolvendo, fica bem difícil saber o que fazer para melhorar os resultados, elevando-o a um novo patamar.

Imagine que você deseja emagrecer 10 quilos em 10 semanas. Isso significa que você precisa perder 1 quilo por semana, certo? Mas como você saberá se está dentro, abaixo ou acima da meta? Só medindo seu desempenho, pesando-se semanalmente e tirando suas medidas. Pois o mesmo acontece em uma empresa. Se você quer reduzir custos, deve ter metas consistentes e mensuráveis, que permitam avaliar se seus objetivos serão atingidos dentro do prazo proposto. No caso, é impossível usar o feeling. Está economizando? Mas quanto e em quanto tempo? Essa economia é real ou aparente? Quanto ela está contribuindo para melhorar os resultados do negócio?

O feeling pode ser ótimo para inovar e lançar novos produtos e serviços no mercado, mas quando se trata de conduzir os negócios, de fazer com que a empresa gere lucros e dividendos, fica muito mais difícil apostar pura e simplesmente naquilo em que se acredita. Pelo contrário, é preciso ter dados mensuráveis, que realmente certifiquem que determinada situação de fato está evoluindo ou ao menos tem capacidade para efetivamente acontecer.

O que não é previsto não pode ser aproveitado

Outra questão que deve ser levada em consideração na tomada de decisões empresariais é que, atualmente, sai na frente quem consegue prever o futuro. Mas atenção: essa previsão não pode se fundamentar em feelings. É preciso ser certeiro. Caso contrário, acaba-se perdendo espaço para a concorrência.

Até aí tudo bem. Mas como prever situações que possam vir a ocorrer no mercado? Simples: fazendo uma cuidadosa leitura dos dados disponíveis. Informações econômicas, do setor em que se atua, da concorrência e da própria empresa: toda essa riqueza de dados pode trazer importantes insights para que o empresário aproveite as oportunidades de negócio e melhore ainda mais sua performance. Sem isso, fica-se preso ao feeling, o que pode trazer riscos para qualquer empresa.

Você pode estar se perguntando nesse momento como então os grandes empresários de antigamente conseguiam guiar seus negócios sem esse tipo de informação e, ainda assim, obter sucesso, não é mesmo? Obviamente, muitos deles tinham um talento especial para a gestão, com um olhar apuradíssimo para as oportunidades de mercado. Mas também é preciso observar que o ambiente corporativo era bem menos complexo, com menos concorrência e diferentes perfis de consumidores.

A chegada triunfal do feeling com base em dados

Ao mesmo tempo em que o recomendado é não se pautar apenas no feeling para a tomada de decisões na empresa, também não se pode ficar preso somente a dados. Afinal, muitas vezes, eles sequer existem. Como Mark Zuckerberg saberia que o Facebook cresceria tanto em tão pouco tempo se não existia um histórico consistente sobre o sucesso das redes sociais no mundo, por exemplo? Isso sem contar que ele tampouco teve acesso a dados financeiros, tecnológicos ou de mercado. A verdade é que ele baseou suas decisões no feeling.

Em contrapartida, enquanto o Facebook crescia, Zuckerberg coletava dados dos usuários, fazia análise das funcionalidades mais utilizadas e verificava até o que estava sendo dito. E todas essas informações passaram a ser cruciais para a melhoria da plataforma, que se reinventa periodicamente para manter os usuários interessados e engajados. Em algum momento, portanto, ele passou a confrontar seu feeling com os dados disponíveis a fim de obter um melhor desempenho para a plataforma que se desenhava.

Como você pode perceber, o feeling na verdade não deve ser excluído do processo de tomada de decisões, afinal de contas, ele é formado pela somatória de conhecimento e experiência de mercado. Assim, quando aliado a uma boa análise de dados, é capaz de direcionar corretamente as ações, reduzir os riscos de cada decisão e encurtar o caminho entre o investimento e o respectivo retorno financeiro.

Não tem mistério: informações são indispensáveis para a tomada de decisões em qualquer empresa. E por que dispensar algo que está disponível e que pode ajudar sua empresa a se sair melhor no mercado? O importante é não esquecer que a análise de dados traz informações específicas e seguras, tornando a tomada de decisões bem mais assertiva. Até porque o feeling pode falhar, mas a análise de dados, quando feita da maneira correta, não dá margem a interpretações equivocadas.

Ao fazer uma análise de dados atenta, passa a ser possível decidir com mais agilidade sobre uma determinada situação, evitando aquelas intermináveis conversas intrapessoais pra lá de improdutivas. Se os dados estão aí e dizem que o mais prudente é reduzir custos, aumentar vendas, rever gastos ou basicamente reestruturar o negócio para manter a competitividade, seria totalmente contraproducente caminhar no sentido contrário só porque o feeling mandou, não concorda?

E na sua empresa, como é feita a tomada de decisões? Com base no feeling ou em informações? Deixe seu comentário e participe da conversa!

coaching para empresas

Coaching para empresas: como melhorar a performance da sua equipe?

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Entre empresários e gestores já existe um consenso sobre a importância do capital humano para o sucesso dos negócios. Afinal, é fácil perceber que o potencial e o engajamento dos profissionais são responsáveis pelo verdadeiro diferencial competitivo de qualquer instituição. Por isso, as práticas relacionadas a gestão de pessoas passaram a fazer parte do planejamento estratégico, com a intenção de garantir a atração e a retenção de talentos, a capacitação das equipes e o aumento dos índices de produtividade e de motivação.

Nesse sentido, o coaching para empresas tem conquistado muitos adeptos, exatamente por ser uma ferramenta eficaz no desenvolvimento dos colaboradores e na formação de times de alta performance. Através do coaching, podem ser desenvolvidas competências emocionais, psicológicas e comportamentais – indispensáveis dentro do universo empresarial – com a intenção de direcionar os profissionais ao alcance de suas metas. Neste artigo veremos como é possível conquistar resultados excepcionais, mesmo em um curto prazo, através do coaching de empresas.

 O coaching para empresas

O coaching para empresas é um processo realizado junto às equipes de maneira coletiva, com a finalidade de alavancar o desempenho de todos – através do planejamento, do foco, da disciplina e da definição novos objetivos. O primeiro passo é a construção da identidade dessa equipe, por meio de uma avaliação profunda das principais características, habilidades e deficiências do grupo. O conceito de complementariedade também é explorado durante esse processo, com a demarcação de papéis e com o aproveitamento dos talentos individuais.

Para tanto, é essencial contar com uma análise de perfil e de tendências comportamentais dos colaboradores, que irá balizar uma série de outras decisões – como a delegação, os recrutamentos internos, as promoções e o remanejamento dos profissionais. Com base nestas informações, o orientador – o coach – auxilia a equipe a identificar suas próprias fortalezas e fraquezas, e também a encontrar soluções eficazes, para as dificuldades e resistências.

Porém, para que esse trabalho seja realmente efetivo, é fundamental que o coach conheça a cultura organizacional, o clima, as hierarquias e, principalmente, as expectativas da empresa. Essa análise prévia pode ser feita por meio de pesquisas internas, levantamento de dados e conversas programadas com colaboradores e gestores.

De fato, o objetivo é fazer com que os profissionais desenvolvam o autoconhecimento e, assim, sejam capazes de avaliar os impactos de suas atitudes dentro do grupo. Além disso, todos são levados a observar como os modelos mentais, as crenças, as experiências anteriores e os valores pessoais influenciam na postura adotada no dia a dia. Deste modo, é mais fácil usar a empatia e perceber quais são os aspectos geradores de conflitos, e cada integrante pode dar início a uma transformação interna, ajustando comportamentos para melhorar o convívio e consolidar a equipe.

Os benefícios do coaching

Os benefícios do coaching para empresas são vários. e dentre os principais estão o aumento do nível de satisfação pessoal e profissional, a qualidade dos relacionamentos interpessoais, a efetividade da comunicação interna, a capacidade de planejamento e o fortalecimento do senso de pertencimento – que por sua vez, influenciam positivamente outros indicadores de gestão, como a produtividade geral e a rotatividade dos colaboradores.

Além disso, o coaching para empresas mobiliza os membros do time para a resolução dos problemas, incentivando a integração e a participação. Deste modo, é possível estabelecer compromissos individuais e gerais, garantir a convergência, consolidar as relações de interdependência do grupo, potencializar as habilidades de cada um, sensibilizar os profissionais sobre a importância de todos para o sucesso da operação e engajar as equipes aos objetivos do negócio.

Através do coaching é possível conquistar equipes mais maduras, multidisciplinares e preparadas para enfrentar os novos desafios. Assim, o clima organizacional também é favorecido, em especial, pela construção de relações mais colaborativas e, também pela eliminação dos conflitos, hostilidades e desencontros. Todas essas mudanças acontecem em função do desenvolvimento de competências importantes, como inteligência emocional, autoconfiança, poder de execução, resiliência e automotivação.

As recomendações

Na verdade, o coaching é indicado a todos os profissionais, independentemente da área de atuação, experiência, cargo ou momento de carreira. Para as empresas, a recomendação é a mesma, porém o coaching pode ser ainda mais útil em determinadas situações, como por exemplo na expansão da empresa e na consequente contratação de novas equipes de trabalho, na realocação de colaboradores, ou quando o rendimento do time está abaixo do esperado.

No entanto, é muito importante que a escolha do coach ou da assessoria, seja feita através de critérios rígidos, buscando sempre referências, credibilidade e a confiabilidade dos serviços.

O papel do líder na performance da equipe

A eficiência do coaching para empresas depende também da atuação do líder perante a equipe. Aliás, a maneira mais eficaz de liderar é através do exemplo, por isso os líderes precisam desenvolver as mesmas competências de seus liderados – e mais algumas – como humildade, persuasão, persistência e escuta ativa. Assim, é possível influenciar, inspirar e encorajar a adoção de posturas comprometidas com o negócio.

Cabe ao líder ser o mediador durante o processo de construção e de aperfeiçoando do grupo – orientando, instruindo e incentivando a colaboração. Para tanto, o feedback precisa ser encarado como uma importante ferramenta de gestão de pessoas. Através de conversas francas e estruturadas, o líder deve elogiar o desempenho, reconhecer o talento, alinhar as expectativas e corrigir os desvios.

Paralelamente, é essencial estabelecer metas em conjunto com a equipe e com cada colaborador, e ainda definir um plano de ação para nortear os projetos e as atividades. Desta forma, todos podem compreender a própria participação no crescimento da empresa. Vale lembrar que o mercado exige líderes tecnicamente competentes, mas que ao mesmo tempo, sejam capazes de conduzir suas equipes de forma eficiente, através de uma gestão com foco em resultados e em pessoas.

Por isso, as práticas direcionadas ao capital humano – em especial, ao desenvolvimento dos profissionais – se tornaram tão importantes para a estratégia das empresas. Assim, o coaching pode ser um grande aliado desta gestão, enfatizando habilidades, preenchendo lacunas, fortalecendo a coletividade e impulsionando o desempenho dos times e claro, de seus líderes.

Quer saber mais sobre produtividade e motivação? Leia também: 6 dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise!

funcionário problema

Funcionário problema: como lidar com esse colaborador?

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Empresários e gestores concordam que o desempenho das equipes é fortemente influenciado pela qualidade dos relacionamentos. Logo, é fundamental contar com ambientes produtivos, onde todos os profissionais possam explorar o seu potencial. Além disso, as relações interpessoais são indispensáveis para a formação de times de alta performance, comprometidos e engajados. No entanto, a convivência entre colaboradores com diferentes perfis, nem sempre é pacífica e os conflitos aparecem, principalmente, devido ao funcionário problema.

De fato, o funcionário problema costuma estar presente em boa parte das empresas, exigindo dos líderes práticas direcionadas a gestão de pessoas e uma atuação diferenciada, para evitar que posturas negativas contaminem os demais. Por isso, confira a seguir como lidar com esse colaborador.

Os diferentes tipos de funcionário problema

O funcionário problema possui pelo menos uma característica marcante. Conheça agora os tipos mais comuns e saiba como lidar com cada um deles.

O bajulador

O bajulador pode até ser um profissional competente, mas perde credibilidade devido a constante preocupação em agradar os superiores. Esse funcionário é individualista e não se prende aos objetivos da equipe.

Além de criar desafetos, o bajulador pode prejudicar a coletividade e a atitude colaborativa entre os colegas. Neste caso, o líder deve intervir — através de feedbacks imediatos — para eliminar as bajulações e reforçar qual é o comportamento esperado pela empresa.

O controlador

O controlador costuma ser inflexível, autoritário e centralizador. Em linhas gerais, julga ser o mais preparado e por isso, assume todas as responsabilidades, agindo como um “chefe autonomeado”. Esse funcionário problema precisa ser acompanhado de perto pelo líder, que deve estabelecer limites claros para a atuação de todos os seus liderados, evitando atitudes impróprias ou excessos. O diálogo é fundamental para corrigir esse comportamento.

O injustiçado

Esse profissional sente-se injustiçado, pois acredita que o seu talento não é reconhecido. A situação se agrava, quando há uma promoção ou outros colegas são escolhidos para novas posições. Esse sentimento envenena o funcionário, que muitas vezes, torna-se agressivo e arredio. Por isso, é preciso elaborar e divulgar políticas de cargos e salários, bem como um plano de carreira corporativo, que sirvam de base para todas as movimentações internas.

Cabe ao líder, além dos feedbacks, esclarecer quais os conhecimentos e competências essenciais para a ascensão dentro da empresa. Deste modo, os colaboradores podem compreender como devem se preparar para oportunidades futuras.

O aproveitador

Esse funcionário problema é, sem dúvidas, um dos mais nocivos ao negócio, pois tira proveito pessoal de seu cargo, dos recursos ou da infraestrutura da empresa. Fraudes, desvios e prejuízos à imagem, são alguns transtornos provocados por esse tipo de profissional.

As práticas de governança e compliance são bastante úteis no sentido de rastrear e eliminar esse tipo de risco. Assim, os líderes devem manter as equipes informadas sobre as normas de conduta e as consequências dos atos, das decisões e das omissões de todos os colaboradores.

O fofoqueiro

O fofoqueiro ainda é um perfil facilmente encontrado no universo corporativo, mas traz muitos danos a empresa e ao clima. A ausência de uma liderança ativa, cria condições para que boatos se espalhem. Por isso, é importante uma gestão próxima, atenta e efetiva.

O fanático

Esse profissional prega suas crenças políticas e religiosas, no ambiente de trabalho, provocando discussões ideológicas. É preciso incentivar a diversidade, mas o respeito as diferenças é um dos pilares de uma sociedade tolerante a igualitária, por isso deve fazer parte da cultura organizacional. Nestas circunstâncias, cabe ao líder a difícil missão de minimizar o fanatismo, evitar julgamentos de valor e atuar na convergência.

O arrogante

Uma equipe forte é composta por colaboradores com conhecimentos e experiências diferentes, reforçando o conceito da complementariedade. Porém, há sempre muito que aprender. Deste modo, o arrogante é mais um funcionário problema, pois é vaidoso e prepotente.

Assim, o líder deve incentivar a colaboração e a ajuda mútua. Afinal, a humildade é uma competência indispensável aos profissionais bem-sucedidos e saber compartilhar de forma adequada suas opiniões e sugestões, indica maturidade.

O crítico

Colaboradores pessimistas, frustrados e desengajados, causam profundos estragos no clima organizacional e no rendimento das equipes. É importante que o líder observe esse comportamento e identifique quais as razões para uma postura tão medíocre. O crítico pode, na verdade, ser um injustiçado ou um controlador, que já teve sua postura questionada pelo gestor, mas que ainda não aprendeu a administrar suas próprias emoções.

O tagarela

A troca de ideias é fundamental em um ambiente de trabalho produtivo, entretanto, é preciso manter o foco, a disciplina e evitar distrações. Profissionais tagarelas não sabem estabelecer esses limites e assim, têm dificuldades para atingir suas metas, além de irritar o time.

Em alguns casos, esse comportamento pode indicar um perfil criativo, curioso e inventivo — muito desejado pelas empresas — mas é fundamental que o líder saiba canalizar essa energia e evitar a perda de produtividade. O brainstorming pode ser uma boa alternativa para explorar esse potencial.

O palhaço

O bom humor é indispensável no dia a dia das equipes, porém, alguns profissionais extrapolam nas brincadeiras — tanto na frequência, como no conteúdo — e podem provocar atritos. Lembrando que esse comportamento abre uma porta para a difamação e para o bullying. Então, o líder deve promover o equilíbrio, garantindo a seriedade e principalmente, o bom senso.

O dependente químico

Esse funcionário problema abusa do álcool, das drogas ou dos medicamentos controlados e isso afeta diretamente seu desempenho e sua relação com a equipe. Neste caso, o líder deve provocar conversas constantes, para compreender a real situação. Além disso, buscar ajuda em entidades especializadas na prevenção e tratamento de dependentes químicos, é uma iniciativa importante.

Psicólogos, assistentes sociais e médicos podem oferecer o apoio necessário para a superação da doença. A empresa deve cogitar, inclusive, a possibilidade de pagar o tratamento. Um aconselhamento jurídico também é imprescindível, para nortear as ações e evitar reclamações trabalhistas.

Os impactos da liderança no clima organizacional

Os gestores são os verdadeiros responsáveis pelos resultados de seus times, por isso, devem dedicar especial atenção a avaliação de desempenho, orientação e desenvolvimento de seus colaboradores — incluindo o funcionário problema.

Assim, é necessário que o líder compreenda as causas de alguns comportamentos, elimine posturas e atitudes improdutivas, monitore o rendimento individual, valorize as competências e talentos. Além de agir com transparência e coerência, mantendo o foco nos objetivos e sabendo como motivar a equipe.

Uma sugestão é investir na análise de perfil comportamental dos colaboradores. Com base nessas informações, é possível identificar modelos mentais, preferências, habilidades e deficiências de cada membro do grupo. Além disso, o Team Building pode ser bastante interessante, pois é uma ferramenta excelente para construção de times mais fortes e unidos, através do autoconhecimento, da empatia e da coletividade.

As relações interpessoais, no ambiente de trabalho, devem ser saudáveis, repletas de discussões produtivas, troca de experiências e colaboração. Para isso, a liderança precisa ser capaz de criar condições favoráveis ao bom desempenho, eliminando os conflitos e orientando os comportamentos.

Vale lembrar que a maneira mais eficaz de liderar uma equipe, é pelo exemplo, assim, o líder deve desenvolver a capacidade de comunicação e observação, a persuasão, a inteligência emocional, a resiliência e o poder de decisão. Desta maneira, é possível administrar o funcionário problema, diagnosticar as causas de posturas prejudiciais e auxiliar o profissional a assumir uma conduta produtiva e comprometida com a empresa.

E você já precisou lidar com um funcionário problema ou ainda tem alguma dúvida sobre como identificá-lo? Compartilhe suas dicas e experiências conosco através dos comentários!

administração de projetos

7 dicas estratégicas de comunicação para a administração de projetos

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A comunicação é um processo intrínseco ao ser humano. Se não podemos nos comunicar, não nos relacionamos com as pessoas, não somos entendidos, não repassamos nossa mensagem. Na administração de projetos, este é um dos processos mais importantes para o sucesso de qualquer iniciativa, já que é por meio da comunicação que o gestor mantém sua equipe em sintonia e também se relaciona com os demais stakeholders.

Mesmo sendo de grande importância, a comunicação não é perfeita. As teorias mudam a todo o momento, justamente, para dar conta das diversas variáveis que a afetam: o emissor, o canal, o contexto, o receptor, as interferências do ambiente e por aí em diante. Por esta razão, a comunicação na administração de projetos, é um processo que necessita de melhorias constantes. Confira a seguir algumas dicas estratégicas que podem te ajudar neste processo!

 Conheça seus stakeholders

Traçar o plano de comunicação começa em uma etapa anterior, quando você identifica os stakeholders do seu projeto. Ao definir quem são as pessoas que estarão envolvidas com o desenvolvimento do produto ou serviço, você já pode começar a pensar em que tipo de informação elas necessitam para se manterem atualizadas, tranquilas e seguras com a iniciativa.

Parece meio óbvio, mas muitos profissionais de projetos optam por criar canais globais de comunicação, informando tudo a todos, da mesma maneira, sem levar em consideração as características de cada público.

Se você pensar em um projeto interno da sua empresa, faria a mesma comunicação tanto para os funcionários da fábrica quanto para os gerentes e diretores? As informações seriam as mesmas, a linguagem uma só? Dificilmente, não é mesmo? Então o melhor é conhecer cada um e seguir para a próxima etapa.

Segmente a comunicação

Seguindo no mesmo exemplo de um projeto interno, imagine que você tem como públicos envolvidos no projeto: gerentes e diretores, coordenadores e supervisores, demais funcionários e fornecedores. Para cada um destes públicos, você terá que identificar que tipo de informação enviará, em que formato, com qual periodicidade. Isso se chama segmentar a comunicação.

Você segmenta a comunicação por diversos motivos: porque há informações sigilosas; porque as pessoas não entenderiam determinadas informações; porque não compete a determinado público saber uma informação e assim por adiante. Além de manter a segurança da informação da empresa (e do cliente, no caso de projetos externos), você facilitará a vida das pessoas, levando informações realmente relevantes para elas.

Identifique os canais adequados

Se para o pessoal da fábrica é mais fácil consumir informação na hora do almoço, por meio da TV corporativa, para os diretores e gerentes pode ser um e-mail com um relatório analítico ou ainda um dashboard de controle. Enquanto para os fornecedores pode ser um informativo e para um órgão governamental um ofício.

Saber identificar a melhor forma de levar as informações para cada público é fundamental para que você não erre na comunicação. A distância, a linguagem e o contexto em que uma informação é divulgada podem ser fatores de impacto negativo na administração de projetos, pois podem levar a más interpretações daquilo que você está dizendo.

Use a tecnologia a seu favor

A comunicação na administração de projetos deve ser ágil e assertiva, sem margem para erros. Para tanto, você pode dispor da tecnologia para assegurar que a informação flua para os locais certos e provoque as reações esperadas. Para equipes que trabalham a distância, uma ferramenta de videoconferência pode fazer toda a diferença na comunicação, colocando todos os envolvidos em pé de igualdade quanto ao recebimento das informações. Assim ninguém poderá dizer que não estava presente ou não foi informado.

O mesmo acontece para clientes, diretores, acionistas, investidores. Se você identificar os canais de maneira adequada e usar a tecnologia para acelerar o envio de informações e o feedback, seu processo de comunicação terá muito mais chances de não incorrer em falhas básicas, devido à distância.

Defina a periodicidade da comunicação

Um projeto estratégico para um cliente requer um cuidado maior com a comunicação, mantendo-a constante para que ele possa acompanhar a evolução do seu investimento. Já um projeto desenvolvido internamente, em que as pessoas estão participando, não necessita de tanta frequência no fluxo de informações.

O que queremos dizer com isso é que você precisa encontrar um equilíbrio, que permita que as pessoas envolvidas com cada projeto saibam o que está acontecendo. Sem que você fique enviando informações não tão importantes a todo o momento.

Uma boa forma de acertar na medida e não se tornar a pessoa que lota a caixa de entrada de e-mail dos outros, é perguntar aos seus stakeholders com que frequência e nível de profundidade eles querem ser informados a respeito do projeto. Para os públicos prioritários, dar acesso à sua ferramenta de gestão de projetos também é uma maneira de deixá-los tranquilos para consultarem as informações quando quiserem.

Registre a comunicação

Toda comunicação que se refere ao projeto deve ser registrada e arquivada, para que você possa resgatá-la sempre que necessário. Um stakeholder pode se sentir prejudicado por não receber determinada comunicação e isso pode impactar negativamente o projeto. No entanto, se você tiver o registro do envio, poderá comprovar que não foi desleixo da sua equipe, mas sim um problema de tecnologia (melhor não colocar a culpa na desatenção do cliente, não é?).

Além disso, manter um registro de todas as comunicações é mais uma forma de controlar o projeto, de saber como cada pessoa está envolvida, quais informações estão sendo distribuídas e para quem. Numa situação de fuga de informação sigilosa, por exemplo, você terá que saber quem recebeu a informação, concorda?

Obtenha feedback sempre

Mais do que distribuir um monte de informações, o papel da comunicação em projetos é certificar-se de que o receptor da mensagem entendeu o conteúdo e está apto a tomar as ações necessárias para dar continuidade ao projeto. Neste sentido, você deve buscar coletar o máximo de feedbacks possíveis.

Por exemplo, se você envia um e-mail para sua equipe, peça que ela faça algo na sequência, como confirmar o recebimento ou dar seguimento a uma atividade. Sempre que houver uma ação sequencial, você terá certeza de que a pessoa entendeu a sua mensagem. Outra forma de fazer isso é reunindo seus stakeholders com certa frequência e repassar os pontos acordados anteriormente, como um checklist.

Comunicação é algo sério na administração de projetos, por isso, faz parte do roll dos primeiros processos a serem estruturados em qualquer iniciativa, interna ou externa à sua empresa. Se você quer ir mais adiante e compreender melhor como ela funciona, leia o nosso artigo Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 4: Comunicação.

Ferramenta SWOT

Como utilizar a ferramenta SWOT em projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. 2 comentários em Como utilizar a ferramenta SWOT em projetos?

A ferramenta SWOT em projetos é uma excelente técnica de diagnóstico para a gestão empresarial como um todo e, especificamente, para a execução dos projetos. Com ela, é possível gerenciar riscos e, assim, otimizar as condições de conquista dos objetivos.

Além disso, a técnica é bastante abrangente, visto que analisa diferentes fatores que interferem no desempenho de uma organização. Ao utilizá-la, é possível ter uma visão muito mais clara do próprio projeto e do ambiente externo de modo geral.

Essa ferramenta foi criada ainda na década de 60, pelo professor Albert Humphrey, da Universidade de Stanford. Desde então, tem sido usada pelas maiores e mais bem-sucedidas companhias do mercado, subsidiando suas atuações estratégicas.

Acompanhe, a seguir, o que significa a ferramenta SWOT e veja como ela pode trazer ótimos resultados para o gerenciamento de projetos!

O que é a ferramenta SWOT?

Você pode encontrar a ferramenta SWOT expressa sob vários nomes, como análise SWOT, matriz SWOT ou, ainda, análise FOFA, na versão em português. Seu nome vem do acrônimo de quatro palavras do inglês. São elas:

  • strength (forças);
  • weaknesses (fraquezas);
  • opportunities (oportunidades);
  • threats (ameaças).

Essa ferramenta é utilizada com frequência no planejamento estratégico das organizações e em projetos específicos, como análise de cenário para lançamento de produtos ou serviços.

Geralmente, a ferramenta SWOT é apresentada em forma de quadrante, em que forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno da empresa, enquanto oportunidades e ameaças estão ligadas ao ambiente externo.

Ao final, todas as informações são cruzadas em uma matriz, na qual é possível ter uma visão mais holística de tudo o que está acontecendo e de como o projeto está posicionado. Assim, desenvolve-se uma estratégia de atuação realmente eficiente.

Como analisar os pontos fortes da empresa?

Muitas organizações sequer sabem quais são as próprias forças. Por isso, a análise dos pontos fortes serve para que a empresa identifique essas qualidades e possa torná-las diferenciais competitivos.

Vários podem ser os pontos fortes de uma empresa, como:

  • ter uma história de muitos anos;
  • ser top of mind;
  • ter equipamentos de ponta;
  • dispor de excelente suporte de atendimento ao cliente;
  • contar com profissionais altamente capacitados etc.

Na gestão de projetos, a ferramenta SWOT pode apontar forças específicas da empresa que podem ser muito úteis para conquistar os objetivos planejados.

Como avaliar os pontos fracos da organização?

A análise das fraquezas da empresa é de extrema importância, pois aponta para as áreas em que o negócio pode estar vulnerável e mostra como a gestão deve agir para fortalecê-las. Por serem fatores internos, as fraquezas são passíveis de melhorias vindas da própria organização — inclusive, esse aperfeiçoamento pode ser objetivo do planejamento estratégico.

Assim, ao encontrar uma fraqueza, é indispensável agir corretivamente, objetivando eliminá-la ou, ao menos, neutralizá-la dentro da empresa.

No caso da gestão de projetos, os pontos fracos da empresa podem ser determinantes para a conquista ou não das metas estipuladas. Por exemplo:

  • falta de profissionais adequados para determinada função;
  • falta de capital de giro;
  • capacidade produtiva aquém da necessária para atender a um pedido no prazo etc.

Esses são alguns dos possíveis pontos fracos de uma empresa.

O que são as forças e fraquezas?

É muito relativa a caracterização de determinado recurso como uma força ou fraqueza da companhia. Desse modo, em uma empresa, o nível de expertise dos colaboradores pode ser visto como um ponto forte; já em outra, como um ponto fraco.

Para garantir a otimização dos diversos meios utilizados no projeto, é importante criar uma lista dos recursos-chave que serão utilizados, como:

  • pessoas;
  • matérias-primas;
  • sistemas;
  • máquinas etc.

Depois, analise cada um desses recursos individualmente e profundamente. Caso algum se apresente como uma fraqueza — que pode atrapalhar o sucesso do projeto —, transforme-o em uma força impulsora de grandes resultados.

Para cada ponto encontrado, há uma solução:

  • pessoas desqualificadas podem ser treinadas, tornando-se brilhantes;
  • máquinas ultrapassadas podem ser substituídas ou restauradas, tornando-se excelentes;
  • sistemas defasados podem ser atualizados, tornando-se eficazes para as tarefas.

Transforme as fraquezas em forças!

Como aproveitar as oportunidades?

A ferramenta SWOT, com o auxílio da área de inteligência de mercado da empresa, pode ser muito útil para identificar oportunidades existentes no mercado. Para ficar claro, essas oportunidades representam algo favorável para a execução do projeto.

Por exemplo, a criação de um loteamento em uma cidade pode atrair demanda para os produtos ou serviços. Mudanças no perfil de consumo das pessoas também podem ser fontes de oportunidades, como a contínua troca de produtos analógicos por digitais.

Em projetos específicos, a empresa deve ter um radar bem apurado para otimizar os resultados por meio do aproveitamento das oportunidades. Por exemplo, uma empresa que depende de importação pode utilizar o dólar baixo para tornar o preço final do produto mais competitivo.

Como se prevenir contra ameaças?

Como as empresas são grandes sistemas abertos, em que há trocas entre o ambiente interno e o externo por meio das entradas e saídas dos processos, as organizações estão suscetíveis a ameaças que podem comprometer os negócios.

Mesmo que nem todas as ameaças sejam passíveis de previsão, é importante a empresa ter um plano de gerenciamento de riscos para ocorrências que possam prejudicar o empreendimento. Por exemplo:

  • uma crise econômica;
  • uma mudança na regulação de mercados;
  • problemas de logística e de infraestrutura em geral etc.

Esses pontos podem comprometer significativamente o andamento de projetos e o desempenho da empresa como um todo.

A linha que diferencia uma oportunidade de uma ameaça é muito tênue. Desse modo, mesmo uma ameaça, quando bem aproveitada, pode se tornar algo positivo para o projeto, capaz de impulsionar seu crescimento em relação à concorrência.

Por que subdividir o ambiente externo?

Para facilitar a utilização da ferramenta e a leitura do ambiente externo, é importante entender que o mercado se divide, de maneira a formar o macroambiente e o microambiente — também conhecido como ambiente-tarefa.

O macroambiente

Nele encontram-se todos os fatores que influenciam de forma negativa ou positiva o negócio, mas que estão distantes da empresa. É possível destacar os aspectos:

  • políticos;
  • legais;
  • econômicos;
  • tecnológicos;
  • culturais.

O microambiente

No microambiente, apresentam-se fatores que estão mais próximos da empresa e que se relacionam com ela de forma mais ágil. Entre eles, podemos citar:

  • os concorrentes;
  • os clientes finais;
  • os fornecedores;
  • os órgãos reguladores — como sindicatos, prefeituras etc.

O ambiente externo é muito abrangente e, se não for subdividido, fica mais complexo compreender suas ameaças e oportunidades.

Qual é a importância da precisão das análises?

Para realmente proporcionar resultados para a empresa, a ferramenta SWOT deve ser utilizada de forma precisa. Logo, deve haver uma espécie de pente-fino na organização, ou seja, uma avaliação de todos os setores e de todas as áreas que influenciam os negócios ou os projetos específicos.

Para tanto, é necessário contar com informações confiáveis, de forma que os gestores possam tomar decisões realmente estratégicas. O uso de indicadores, por exemplo, pode ser uma maneira de mensurar o desempenho de várias áreas da empresa.

No caso da gestão de projetos, é importante também fazer acompanhamentos periódicos sobre as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, pois, conforme o contexto, pode haver alterações de cenário frequentes.

Qual é a importância da ferramenta SWOT em projetos?

Como técnica de diagnóstico, a ferramenta SWOT possibilita embasamento para o planejamento estratégico da empresa e a tomada de decisão dos gestores.

Por exemplo, ao utilizar a ferramenta, algumas organizações costumam dar notas para cada item analisado e, a partir daí, estabelecer uma escala de prioridades para as ações que devem ser executadas.

Dessa forma, a empresa pode identificar iniciativas que geram resultado mais rápido ou que são mais importantes para a conquista de determinados objetivos.

Vale lembrar que, no trabalho de análise de cenário e acompanhamento das metas, é recomendado contar com o suporte de um software de gerenciamento, para tornar a execução da avaliação mais ágil e sem perda de informações.

Como definir uma estratégia a partir da matriz SWOT?

A ferramenta requer alguns cuidados para que, durante a sua aplicação, seja possível extrair estratégias relevantes, independentemente de ser aplicada em um projeto específico ou na empresa como um todo. Do contrário, é possível que os brainstormings conduzam a um quadro com informações desconexas e confusas, logo, sem utilidade prática.

Faça a análise cruzada

A primeira dica para gerar conhecimento com a aplicação da matriz SWOT em projetos é relacionar as informações sobre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças entre si. Pense no seguinte:

  • as forças da empresa favorecem o combate a quais ameaças ou o aproveitamento de quais oportunidades?
  • E as fraquezas, qual combate ou aproveitamento elas prejudicam?
  • Há ameaças que podem gerar novas fraquezas?
  • Há oportunidades que podem gerar novas forças?

Tais exemplos mostram algumas das muitas interações entre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Na verdade, existem, até mesmo, comparações que inicialmente pareceriam pouco prováveis, como uma oportunidade evidenciar uma fraqueza. Por exemplo, uma nova tecnologia pode ser a oportunidade de aumentar a produtividade da equipe, mas, ao mesmo tempo, revelar a necessidade de reciclagem dos profissionais.

Nesse sentido, diversas forças podem atuar conjuntamente em favor de certa oportunidade, assim como diversas fraquezas podem se tornar obstáculos. Só para citar um caso, lentidão, burocracia e falta de liderança tornam a equipe presa fácil diante da ameaça de um concorrente com um projeto similar.

Uma forma de visualizar a convergência entre os elementos externos e internos é ligar os pontos do quadro. Ao conectar os fatores que se influenciam, entendemos a situação como um sistema em que as partes interagem entre si e determinam o resultado do todo.

Aplique no momento certo

Usar a matriz SWOT em projetos significa colocar a ponta do pé na água antes de pular na piscina. Não à toa, o uso ocorre nos brainstormings anteriores à definição das estratégias, em que buscaremos compreender os fatores externos e internos. O objetivo é chamar os profissionais à reflexão sobre o cenário.

Além disso, a partir dela pensaremos como os recursos e competências internas precisam ser organizados para atender aos requisitos externos. Tudo isso situa a ferramenta nas etapas de planejamento de projetos, quer seja do plano inicial, quer seja das possíveis revisões a serem realizadas durante o caminho.

Combine com a análise 5C

O principal desafio de aplicar a SWOT em projetos é a ausência de uma resposta pronta, porque a ferramenta fornece informações para que os profissionais reflitam e encontrem uma estratégia, sem definir os rumos a serem tomados. É como se ela fornecesse as peças e nós precisássemos montar o quebra-cabeças.

Nesse sentido, aplicar outras ferramentas pode facilitar a organização das informações extraídas da matriz. É o caso da análise 5C ou análise da situação, que pode ser aplicada em conjunto com o diagnóstico das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, categorizando as informações.

Conforme o modelo proposto por Vaughan Evans em seu livro Ferramentas Estratégicas: Guia Essencial para Construir Estratégias Relevantes, para entender a situação precisamos fazer uma varredura em cinco elementos:

  • companhia;
  • colaboradores;
  • clientes;
  • concorrentes;
  • contexto.

Para cada um desses pontos, identificaremos forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Por exemplo, ao projetar um novo produto, as demandas dos clientes podem exigir novas competências ou direcionar o uso dos recursos, revelando fraquezas nas práticas atuais.

Proponha diferentes soluções

A matriz SWOT fornecerá o cenário interno e externo para a equipe de projetos, mas, como visto, não dará respostas prontas. Assim, após organizar e compreender as informações com as análises cruzadas e a 5C, os profissionais precisam ir atrás das soluções.

Para isso, o primeiro passo é definir um objetivo claro. Em um planejamento inicial, ele coincidirá em grande parte com os fins do próprio projeto. Por exemplo, se uma equipe é designada para reduzir custos de um serviço prestado pela empresa, as ferramentas utilizadas também estarão voltadas para essa meta.

No entanto, também é possível que o diagnóstico vise entender um problema ou aprimorar uma estratégia já em curso. Em qualquer caso, sem saber aonde queremos chegar, não teremos uma referência clara sobre o que precisa ser feito agora.

Após apresentar o cenário e o objetivo para os profissionais, o ideal é levantar diferentes opções. Aqui, embora seja possível realizar um brainstorming e coletar ideias em conjunto, dividir as equipes em grupos de trabalho pode ser uma alternativa para buscar soluções relacionadas às forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A vantagem desse procedimento é ganhar subsídios para tomar decisões e verificar a viabilidade das estratégias. Em vez de analisar com base em estimativas feitas na hora, permite-se que os profissionais trabalhem nas propostas e pensem em soluções mais concretas, dentro de um prazo determinado.

Por fim, com o conjunto de objetivos e estratégias, é preciso fixar metas para executar o que foi decidido, além do respectivo cronograma.

Como implementar a estratégia definida?

Nenhum planejamento estratégico, por si só, vai interferir positivamente no lançamento de um projeto. É preciso tirá-lo do papel e garantir que sua execução seja leal às expectativas iniciais. Assim, grandes resultados poderão ser conquistados.

Para isso, é importante criar um plano de atuação. Esse plano deve funcionar como um passo a passo para o alcance do objetivo maior, definindo os diversos recursos, prazos e pessoas que estarão envolvidas no trabalho.

Para tanto, é indicado usar a ferramenta 5W2H, representada por 7 perguntas em inglês, que são:

  • what: o que será feito?
  • Why: por que isso precisa ser feito?
  • Where: onde ocorrerá?
  • When: quando será realizado?
  • Who: quem fará?
  • How: como será feito?
  • How much: quanto vai custar?

Para a correta implementação do plano e sucesso do projeto, também é importante contar com um bom software de gerenciamento dos projetos. Com ele, é possível controlar de forma eficiente as equipes, os prazos e os recursos e monitorar os indicadores de sucesso.

Além disso, pode ser interessante revisar os planos para corrigir erros e aprimorar práticas. Para isso, uma alternativa é estruturar um processo de gestão baseado em ciclos, como é o caso do PDCA. Assim, a função da SWOT em projetos também estaria relacionada à melhoria contínua do plano de ação, contribuindo com informações sobre as mudanças de cenário.

Quais são os principais benefícios da ferramenta SWOT em projetos e empresas?

Sun Tzu, o general e escritor do livro A Arte da Guerra, certa vez disse: “se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas”. Isso porque, ao ter uma visão clara, é possível atuar de forma realmente eficaz.

No mundo dos negócios, essa visão límpida é essencial. Muitas vezes, ela é um fator-chave para a permanência da empresa no mercado. Muitas companhias têm fechado suas portas, e um dos principais motivos é a falta da leitura — além de, consequentemente, falta de adaptabilidade aos seus mercados de atuação.

No desenvolvimento de novos produtos e serviços, o assunto ganha contornos ainda mais dramáticos. Estima-se que entre 80% e 90% dos projetos inovadores falhem, possivelmente pela falta de leitura do mercado ou gerenciamento devido.

Desse modo, a ferramenta SWOT não só contribui para a fundamentação de uma estratégia eficaz, capaz de abrir mercados e potencializar os resultados; ela também auxilia na permanência de novos projetos no mercado, garantindo que os esforços para sua melhoria sejam realmente úteis e promovam sua diferenciação.

Quais são as principais fases de um projeto?

Um projeto é composto por algumas fases diferentes. Dependendo da etapa, é possível utilizar a ferramenta SWOT para alcançar resultados diversos. Veja as principais etapas, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge, ou corpo de conhecimentos da administração de projetos):

1. Iniciação

Primeira fase, na qual uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema que deve ser solucionado.

Nela, a análise SWOT pode ser útil para avaliar a viabilidade do projeto, analisando se a empresa tem condições para executá-lo e sua relação com o ambiente externo.

2. Planejamento

Fase responsável por definir como o problema será solucionado, identificando as metas, os prazos e os recursos envolvidos.

Nela, a análise SWOT contribui para realizar uma leitura eficiente do mercado, identificando as diversas oportunidades e ameaças que podem ser aproveitadas e evitadas, respectivamente.

3. Execução

Representa o momento de colocar a mão na massa, materializando aquilo que foi planejado anteriormente.

Nela, erros não podem ser cometidos. Assim, a análise SWOT pode contribuir para uma execução mais eficiente, identificando e eliminando qualquer gargalo que comprometa os resultados finais.

4. Monitoramento e controle

Encontra-se entre o planejamento e a execução do projeto, buscando acompanhar aquilo que está sendo realizado. Com a ferramenta SWOT, é possível manter o projeto alinhado às forças da empresa.

5. Finalização

Representa o encerramento do projeto. Nela, a análise SWOT pode contribuir para avaliar se os pontos fortes e fracos internos foram bem utilizados e se as oportunidades e ameaças externas foram antecipadas. Assim, é possível manter um processo de melhoria contínua.

Quais são os riscos de não analisar cenários?

Já imaginou fazer uma viagem sem checar todos os itens de seu carro? É preciso conferir:

  • a manutenção do veículo;
  • as condições da estrada;
  • a distância do percurso;
  • os gastos durante o trajeto etc.

Seria um grande risco não observar isso, não é mesmo? Na gestão empresarial — especificamente na gestão de projetos — não dispor de uma análise de cenário confiável pode significar prejuízos de várias ordens.

Afinal, com o uso da ferramenta SWOT, é possível descartar a realização de um projeto que se mostre inviável em determinada realidade da empresa. Dessa forma, a organização não precisará mobilizar uma série de agentes e recursos para algo que tem muitas chances de dar errado.

Além disso, a análise de cenário serve para a empresa se proteger de pontos fracos e possíveis ameaças e, assim, aumentar as possibilidades de êxito nas atividades.

Como a tecnologia pode ajudar a entender cenários e planejar com eficiência?

Tudo o que foi apresentado até aqui requer a gestão da informação. Afinal, precisamos não só entender os elementos externos e internos, como também acompanhar o andamento das estratégias relacionadas a cada projeto.

Vale ressaltar que, muitas vezes, as forças e fraquezas não se apresentam de maneira clara. Os gestores precisam aplicar uma série de indicadores para, de fato, conhecer os atributos das equipes e dos projetos, bem como cruzar informações.

A tecnologia, portanto, se revela um elemento essencial. Somente um bom software de gestão de projetosserá capaz de transformar o volume de informações em relatórios compreensíveis, com informações concretas para tomada de decisão.

Sendo assim, agora que você sabe como utilizar a matriz SWOT em projetos, o mais importante é buscar uma solução digital que dê o suporte necessário para aplicar a ferramenta aos projetos da sua empresa.

Para saber mais sobre o software de gestão de projetos da Project Builder, acesse a nossa página de contato e converse com um de nossos consultores!

benchmarking em gestão de projetos

Por que você precisa fazer benchmarking em gestão de projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que você precisa fazer benchmarking em gestão de projetos?

No universo corporativo, seria bastante interessante que todos tivéssemos mentores, isto é, pessoas mais experientes que orientam, direcionam e nos fazem refletir sobre nossas ações. Mas, como nem sempre isso é possível, existem outras práticas que podem contribuir para o nosso aperfeiçoamento: é o caso do benchmarking em gestão de projetos.

Basicamente, o benchmarking é uma estratégia que visa identificar as melhores práticas do mercado e trazê-las para a realidade da empresa, adaptando o aprendizado para que ele se torne um diferencial competitivo.

Na gestão de projetos, ele é fundamental para que você aprimore a performance da sua equipe continuamente, tornando seus projetos mais eficientes e elevando a qualidade das entregas realizadas.

Quer saber mais sobre o tema e como o benchmarking permite ao negócio ter mais eficiência no gerenciamento das etapas de cada projeto corporativo? Leia o post até o fim e saiba mais!

Benchmarking em gestão de projetos: por que fazer?

Ter uma metodologia própria de gestão de projetos não garante que todos os processos, ações e decisões serão sempre os mais acertados. Os projetos corporativos envolvem um grande número de pessoas, o que facilita a criação de um ambiente com trocas ineficazes de avisos, gargalos e atrasos na execução de cada etapa.

Além disso, pode haver outros profissionais, inclusive dentro da sua própria empresa, desenvolvendo maneiras mais eficazees de fazer aquilo que você tem dificuldades. Se não existir um mecanismo para propagar essas boas práticas, a companhia perderá a oportunidade de aproveitar melhor seus recursos e conseguir bons resultados em médio e longo prazo.

Por isso, o gestor deve ter um grande cuidado no modo como planeja seus projetos e executa sua rotina de gestão. A empresa precisa contar com um conjunto de estratégias que auxiliem os profissionais a trabalhar de modo integrado, inovador e eficiente. Junto a isso, é importante garantir que riscos sejam evitados e problemas corrigidos rapidamente.

O processo de benchmarking se insere nesse cenário. Ele dá para os times uma estratégia robusta e bem estruturada a fim de encontrar as melhores práticas para o negócio, a partir do seu perfil e das suas demandas particulares.

Se bem executado, o benchmarking causará uma grande mudança no ambiente corporativo. Os projetos estarão mais alinhados com as tendências do mercado e, com isso, a empresa conseguirá ser mais eficaz e competitiva e ter uma elevada taxa de sucesso em seus projetos.

Quais são os tipos de benchmarking que a empresa pode realizar?

O benchmarking é um processo aplicado em ambientes que vão além da gestão de projetos corporativo. Justamente por isso, hoje existem quatro tipos de benchmarking muito comuns no mercado. Conheça suas principais características abaixo!

Interno

O benchmarking é um processo voltado para o ambiente corporativo. Nele, a companhia deve observar as melhores práticas de cada setor e, conforme for necessário, disseminar essas rotinas em outras áreas.

A execução do benchmarking interno envolve todos os setores e demanda uma profunda comunicação entre as áreas. A organização precisa estar envolvida, de modo unificado, na busca por práticas que possam ser replicadas.

Além disso, há a necessidade de os gestores abrirem espaços para que os profissionais possam inovar e testar novas ideias. Dessa forma, novas práticas de alta qualidade poderão ser executadas mais facilmente.

Competitivo

Esse é um tipo de benchmarking voltado para as empresas que atuam no mesmo setor do negócio. No benchmarking competitivo, a companhia observa os concorrentes e busca compreender as práticas existentes que os tornam, em alguns cenários, mais competitivos.

Se o benchmarking interno demanda uma comunicação interna ampla, o competitivo demanda que a companhia esteja atenta às principais técnicas e tendências do seu setor.

Seja por meio de conferências, seja por busca manual por dados, a empresa precisa garantir que seus profissionais estejam em consonância com as melhores práticas do mercado e, alinhado com técnicas internas, contribuam para colocar a companhia à frente da concorrência.

Processual

Esse método de benchmarking envolve processos específicos da companhia. Eles devem ser comparados entre as práticas de outros setores e empresas, para que seja possível criar um cenário de mais qualidade e eficiência.

O ideal é que esse modelo seja aplicado sempre que a companhia detectar que alguma prática interna não atende às demandas mínimas de qualidade exigidas pelo setor, pelos parceiros comerciais ou pela própria empresa. O gestor deve verificar a possibilidade de realizar mudanças a partir do exemplo de outras companhias e suas estratégias de execução de rotinas semelhantes.

Genérico

Esse é um modelo de benchmarking mais abrangente. Nele, a empresa compara suas práticas com as de outras empresas em vários setores, ainda que eles não estejam ligados diretamente aos processos e às especialidades da organização.

Em outras palavras, o benchmarking genérico busca compreender como empresas, de um modo geral, executam suas rotinas. Para isso, a pesquisa realizada deverá considerar qualquer companhia que tenha abordagens operacionais que possam ser úteis para as demandas internas, ainda que elas não prestem serviços ou produzam mercadorias semelhantes ao negócio.

O objetivo final de qualquer processo de benchmarking é sempre aprender com outras experiências e transformar esse aprendizado em insumo para melhorar a própria performance dos seus projetos, levando em consideração as características da sua empresa e dos clientes finais.

Com esse aprendizado, que deve ser contínuo e sistemático, você será capaz de:

  • rever processos e otimizá-los;
  • conhecer seu mercado e seus concorrentes;
  • aperfeiçoar a atuação da sua equipe;
  • elevar a produtividade e reduzir custos.

Ele também contribuirá fortemente para que sua equipe se sinta motivada e capaz de superar desafios, já que outros setores ou empresas já conseguiram.

Quais são os problemas de gestão de projetos que podem ser resolvidos com benchmarking?

Todo projeto apresenta determinadas dificuldades que podem acabar por impactar o trabalho da equipe. É importante que o gestor tome cuidado para evitar esses riscos criando medidas preventivas e realizando uma análise contínua para sempre corrigir problemas, caso eles ocorram.

O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, por exemplo, traz como principais dificuldades das empresas:

  • cumprimento de prazos (60,2%);
  • mudanças constantes no escopo (43%);
  • falhas na comunicação entre os profissionais (40,1%);
  • um escopo não definido adequadamente (39,5%);
  • problemas que levam ao não cumprimento do orçamento (28,3%).

A lista de dificuldades continua. Contudo, neste post, vamos nos ater aos cinco principais desafios enfrentados pelas organizações em gerenciamento de projetos para que você entenda como o benchmarking pode ser uma prática saudável para sua empresa e, é claro, para seus projetos.

Confira abaixo como essa estratégia permite ao negócio vencer os maiores desafios do processo de gestão de projetos!

Problemas no cumprimento de prazos

O cumprimento de prazos é algo fundamental na rotina do gestor do projeto. Em situações nas quais o time não está aderente ao cronograma, os custos aumentam, seja por baixa performance dos times, seja por elevado número de erros ou falhas na gestão dos times. Quando isso ocorre, a rentabilidade e a satisfação dos stakeholders do projeto caem drasticamente.

Se sua empresa nunca consegue entregar os projetos no prazo ou até entrega, mas a qualidade se vê afetada, é hora de parar para analisar o que está acontecendo. Você pode usar o benchmarking para comparar as ferramentas utilizadas tanto pela sua equipe quanto por outras, a fim de controlar os cronogramas de projetos de um modo mais eficaz e alinhado com as demandas dos clientes.

O benchmarking também pode ser utilizado para reavaliar sua metodologia de gerenciamento de projetos com base nas usadas por seus concorrentes. Assim, haverá uma compreensão de como eles conseguem manter o time aderente ao escopo de cada iniciativa.

Além disso, essa estratégia pode auxiliar o gestor a rever como sua equipe está se organizando para realizar as atividades. Muitas vezes o sucesso está bem próximo, você só precisa mudar seu ponto de vista sobre determinada prática — e isso o benchmarking em gestão de projetos ajuda a fazer com bastante eficácia.

Mudanças constantes no escopo

Alterações constantes no escopo podem ser fruto de um projeto complexo, inserido em um ambiente de mudanças frequentes. Elas exigem um tratamento diferenciado para que você não se veja em situações difíceis de serem tratadas, em que o projeto é mudado excessivamente, elevando custos e prazos.

Para quem costuma desenvolver projetos em cascata e passa por esse problema, uma boa alternativa seria adotar metodologias ágeis de gerenciamento de projetos. Porém, antes de mudar completamente sua atuação, você pode se utilizar do benchmarking para escolher a melhor estratégia para o negócio.

Faça uma análise de mercado para ver como seus concorrentes estão desenvolvendo os mesmos tipos de projetos, quais metodologias e ferramentas utilizam e como se posicionam frente as dificuldades.

Isso dará um referencial para o empreendimento, que conseguirá identificar possíveis caminhos para melhorar sua política de gestão de escopo e, assim, ter mais facilidade para planejar e executar as etapas em um ambiente robusto e flexível na medida certa.

Comunicação

Processos comunicacionais são um problema para a maioria das empresas, ainda mais em grandes projetos. Quando os times não têm boa comunicação, falhas se tornam mais frequentes e equipes buscam objetivos pouco semelhantes e entram mais em conflitos.

Por isso, muitos gestores consideram isso algo complexo. Ainda assim, existem algumas empresas que conseguem se sair esplendidamente em situações do tipo com o apoio de novas tecnologias e estratégias de gestão.

Se você tem problemas em otimizar a comunicação em seus projetos ou fazer com que as pessoas alimentem e retroalimentem os sistemas de comunicação, pode lançar mão do benchmarking genérico. Em outras palavras, o gestor pode buscar as melhores práticas de qualquer empresa do mercado que tenha níveis ótimos de excelência em comunicação.

O benchmarking genérico permite ao gestor aprender sobre melhores canais de comunicação com stakeholders, como transformar a informação de modo que ela seja facilmente compreendida e como monitorar o entendimento das pessoas sobre o que está sendo comunicado.

Se bem executada, essa estratégia dará para o negócio as bases para encontrar um processo de gestão bem estruturado e que evite conflitos e falhas na comunicação. Dessa forma, todos ficarão mais alinhados e capazes de atingir os mesmos objetivos.

Escopo inadequado

Problemas de mudança de escopo também podem ser resultado de um escopo mal definido. E isso quer dizer que você — e sua equipe — não entenderam realmente o que o cliente final precisa. Como consequência, o planejamento será menos eficaz e capaz de buscar os objetivos de modo claro.

Nesse sentido, você pode realizar benchmarking para entender como outras empresas ou setores da sua própria conduzem os processos de elaboração de escopo.

A adoção de uma checklist, de entrevistas com os clientes e de pesquisas mais aprofundadas sobre os problemas do seu público podem fazer toda a diferença na definição de escopo. Certamente, há alguém no mercado que faz isso com muita qualidade.

Não cumprimento do orçamento

Esse problema não impacta somente o projeto, mas também a credibilidade da sua equipe junto aos clientes. Quando você dimensiona os custos de um projeto e passa o orçamento para o cliente, ele espera que esses valores sejam realistas e calculados da forma correta.

Se sua promessa não é cumprida, o cliente deixa de confiar em você. Por isso, é fundamental encontrar melhores formas de fazer a orçamentação dos projetos, utilizando ferramentas mais precisas, estimando os custos com maior precisão e baseando-se em dados confiáveis.

O benchmarking pode servir para que você encontre projetos semelhantes, dentro e fora da sua empresa, e, com base neles, faça estimativas mais coerentes. Além disso, você pode descobrir metodologias de cálculo mais precisas, ferramentas auxiliares e até profissionais ou empresas especializadas que oferecem suporte para essas práticas no mercado.

Há quem pense que benchmarking é uma ferramenta do marketing, exclusiva para identificar melhores práticas para a promoção e a divulgação de produtos e serviços. Mas ele é muito mais do que isso, é um instrumento de melhoria contínua que pode e deve ser utilizado no gerenciamento de projetos para que você encontre um roll de melhores práticas que sejam totalmente adequadas ao negócio.

Portanto, sempre busque o benchmarking como uma forma de otimizar os processos de cada etapa de seus projetos. Além disso, tenha meios de tornar essa estratégia uma das bases para garantir que sua gestão de projetos esteja alinhada com as tendências do mercado. Isso tornará o negócio mais competitivo, inovador e livre de falhas operacionais.

O investimento em sistemas de gestão de projetos também é uma forma de tornar os seus projetos mais eficazes. Se você quer saber como isso ocorre, fale com um de nossos consultores!

gerenciamento de riscos em projetos

Gerenciamento de riscos em projetos: 10 dicas para você ter sucesso

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de riscos em projetos: 10 dicas para você ter sucesso

Sempre que uma iniciativa é malsucedida, vem alguém e diz: “você sabia dos riscos inerentes ao projeto”. Mas o que muitas pessoas não levam em consideração é que realizar o gerenciamento e análise de riscos em projetos também significa estar atento às oportunidades.

Por exemplo, se você joga na Mega-Sena, corre o risco de não ganhar, mas também corre o risco de ganhar. O que você tem que fazer é gerenciar as variáveis (positivas e negativas) que influenciam seu projeto para que você atinja o objetivo que tanto almeja.

Nesse sentido, o gerenciamento de riscos em projetos é um conjunto de ações que buscam maximizar os riscos positivos e minimizar os negativos. Muitas surpresas podem acontecer durante a execução de um projeto, e é importante se preparar para tomar as decisões adequadas no momento correto.

Para lhe ajudar a ter sucesso nesse trabalho, preparamos dez dicas infalíveis. Veja a seguir!

1. Saiba os benefícios de fazer uma análise de riscos em projetos

Os benefícios de realizar uma análise de riscos em projetos podem se resumir em duas palavras: previsibilidade e controle.

Antes de começar efetivamente a analisar e gerenciar os riscos, é importante que você entenda por que deve fazer isso e quais os resultados positivos pode esperar. Assim, você será capaz de convencer seus superiores, seu cliente e sua equipe da relevância desse trabalho, ganhando o apoio necessário para realizá-lo com sucesso.

Veja a seguir os benefícios que a análise e o gerenciamento de riscos podem trazer para sua empresa!

Aumento da probabilidade de atingir os objetivos da empresa

Diferente da gestão de processos, quanto o assunto é projetos, é muito difícil alcançar um alto nível de previsibilidade. Por mais que a empresa tenha experiência em projetos semelhantes, cada iniciativa é única e, por isso, está exposta a todo tipo de imprevistos.

Ao fazer um adequado gerenciamento de riscos, é possível prever essas situações com antecedência, estabelecendo indicadores para identificar sua ocorrência e ações para mitigá-las, evitá-las ou transferi-las. Assim, será possível antever o risco em tempo hábil, tratando-o o mais rápido possível.

Esse cenário possibilita um maior controle das variáveis que interferem no projeto, evitando que elas gerem resultados negativos. Com isso, aumenta a probabilidade de alcançar o êxito do projeto, o que, consequentemente, ajuda a empresa a atingir seus objetivos.

Melhoria na identificação de oportunidades e ameaças

Ao realizar a análise riscos, é possível identificar tanto as ameaças ao projeto quanto as oportunidades com as quais a equipe pode se deparar. No dia a dia, não é fácil identificar uma situação quando ocorre. E, se não é fácil identificá-la, imagine definir as melhores ações para tratá-la ou aproveitá-la?

Ao identificar o maior número de possibilidades com antecedência, é possível determinar indicadores que revelem se uma situação está prestes a ocorrer ou está ocorrendo. Isso permite uma rápida reação da equipe, que passa a ter as ferramentas necessárias para perceber quando uma oportunidade ou ameaça se aproxima.

Melhoria da governança

Se a empresa passa a ter maior controle sobre suas oportunidades e ameaças e a garantir o atendimento dos objetivos de seus projetos, a melhoria da governança é uma consequência natural.

Imagine, por exemplo, uma empresa cujos projetos nunca conseguem entregar o resultado esperado. Com o tempo, sua reputação diante de seus acionistas e administradores irá por água abaixo. Os primeiros prejudicados serão os gestores de projetos e sua equipe. Porém, se a situação segue a mesma, isso poderá marcar a empresa como um todo.

Um adequado gerenciamento de riscos vai permitir alcançar os resultados esperados, entregando projetos exitosos. Isso refletirá na reputação da empresa diante dos altos conselhos administrativos, aumentando sua credibilidade.

Melhoria da eficiência dos profissionais

Esse benefício se relaciona diretamente com a melhor identificação de oportunidades e ameaças. Ao ter as ferramentas e informações necessárias para prever situações antes que elas ocorram, os profissionais poderão responder com maior agilidade. Ter um mapeamento das ações mais adequadas para tratar cada risco vai permitir a execução de ações efetivas, afastando a possibilidade de que se cometam erros devido à pressão do momento.

Paralelamente, todo o projeto será beneficiado pela previsibilidade proporcionada pelo gerenciamento de riscos. Serão necessários, por exemplo, menos ajustes de cronograma, o que evita retrabalhos e aumenta a produtividade.

Melhoria da aprendizagem organizacional

O gerenciamento de riscos deve andar de mãos dadas com o registro de lições aprendidas. Apesar de únicos, projetos podem apresentar semelhanças. Por isso, documentar seus riscos e os resultados de seu gerenciamento contribuirá para a construção de uma valiosa base de conhecimentos.

Em posse de toda essa informação organizada e acessível, as equipes de gestão de projetos podem usar esses ativos para aprenderem com experiências passadas e se prepararem para a execução de seus próprios projetos. A cada novo trabalho, mais completa essa base de conhecimentos será, beneficiando toda a empresa.

Melhoria da resiliência organizacional

Resiliência é a capacidade de se recuperar facilmente de problemas ou eventos de má sorte. Tudo a ver com gestão de riscos, não é mesmo? Executar uma boa análise de riscos em projetos vai permitir à empresa ter as ferramentas adequadas para passar por imprevistos em projetos. Será mais fácil responder às situações e os impactos serão minimizados.

2. Conheça os componentes da análise de riscos em projetos

Quando você começa a idealizar o Plano de Gerenciamento de Riscos, identifica três componentes: o evento (risco em si), a probabilidade de que ele aconteça, e também o impacto, caso ele ocorra. Mas o que significa isso?

Explicamos: se você está construindo uma casa próxima a uma árvore centenária, existe o risco de que a árvore caia. Ainda assim, qual é a probabilidade de isso acontecer? E, se ocorrer, que tipo de estrago ela fará?

Para cada risco listado, tanto negativo quanto positivo, você fará essa análise. Ao realizá-la, você deverá classificar os riscos de maneira que os mais importantes sejam tratados rapidamente. Com isso, poderá preservar o resultado que se busca com o projeto.

Depois de listados e classificados os riscos, você elabora um plano de ação para mitigar os riscos negativos (eliminá-los ou reduzir a probabilidade de incidência e o impacto) e maximizar os riscos positivos (aumentar a probabilidade de que eles aconteçam).

Isso não significa que os riscos positivos se tornarão realidade nem que os riscos negativos nunca ocorrerão. Significa que você estará preparado para aproveitar as oportunidades que se apresentarem, assim como para agir rapidamente quando um problema surgir.

3. Saiba como ter sucesso em gerenciamento de riscos em projetos

Gerenciar riscos em projetos requer uma boa dose de análise crítica e de planejamento. Não é ser pessimista nem otimista demais, e sim ver o cenário em que o seu projeto está sendo desenvolvido por completo, com todas as oportunidades e ameaças.

Esse é o momento para você pensar no quanto seu projeto é arriscado e em quais benefícios ele pode trazer para os usuários finais. Além disso, também é importante pensar em todas as partes interessadas e no impacto que o projeto pode ter sobre elas.

Essa questão das partes interessadas é muito importante e merece especial atenção. Projetos podem ser influenciados por diversas variáveis e, às vezes, os riscos podem vir de lugares que, a princípio, pareciam pouco prováveis. É preciso gerenciar as expectativas de todos e, para isso, você deve ter muita atenção.

Além disso, não esqueça de consultar as lições aprendidas da sua organização e de projetos semelhantes. Você pode encontrar valiosos insights sobre que tipo de risco esperar e como tratá-los, evitando passar novamente por situações que já foram vividas.

Depois de pensar nisso tudo, você poderá gerenciar seu projeto com muito mais eficácia, sabendo tudo o que pode acontecer, e conhecendo as ações que devem ser tomadas.

4. Identifique todos os riscos corretamente

Até mesmo o mais absurdo dos riscos deve ser considerado no momento de fazer seu Plano de Gerenciamento de Riscos. Se ele for passível de acontecer, você deve saber quais são as consequências, já que praticamente todos os riscos terão impacto em, pelo menos, três áreas do seu projeto: escopo, tempo e custos.

Uma boa ferramenta — mas não a única — que pode ser utilizada para esse fim é a análise SWOT. Veja a seguir o que é, qual seus benefícios e como utilizá-la como ferramenta interativa.

Análise SWOT

O termo SWOT é um acrônimo, no inglês, para Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Ou seja, corresponde a um modelo que organiza as Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades. Na prática, o que se faz é um estudo das características internas (forças e fraquezas) e uma análise externa (oportunidades e ameaças).

No conceito de gerenciamento de riscos de projetos, a análise de SWOT se aplica muito bem como uma técnica de identificação de riscos. Isso porque os riscos podem ter consequências positivas (forças, oportunidades) ou negativas (fraquezas, ameaças), e podem ser internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças).

Benefícios da análise SWOT

A análise SWOT tem muito a contribuir para a gestão de riscos, pois permite olhar por outra perspectiva. Desse modo, gestor e equipe têm a possibilidade de encontrar riscos não identificados por outras técnicas.

É também uma ferramenta que está em consonância com a visão moderna de riscos: não são apenas potenciais problemas, mas também oportunidades. Ela possibilita visualizar se há forças internas suficientes para arcar com as ameaças (riscos negativos), ou para potencializar as oportunidades (riscos positivos), e, ainda, se as fraquezas são tão expressivas a ponto de inviabilizar o sucesso do projeto.

Desse modo, essa análise permite também realizar uma avaliação preliminar dos riscos no momento da sua identificação. Realizando uma análise um tanto mais aprofundada sobre a aplicação da análise SWOT, pode-se dimensionar até quanto a empresa, de fato, está disposta a se arriscar em benefício dos resultados.

Ou seja, a tolerância a riscos permite aferir até quanto dinheiro a empresa aceita investir e o quanto pode esperar até que o índice de falha seja considerado aceitável. Em síntese, para efeito de identificação de riscos, tudo o que é assinalado como sendo ameaças e oportunidades são riscos (negativos e positivos).

Perceba que a fraqueza pode ser entendida como risco ou como um agravante para a ameaça. Já as forças mitigam as fraquezas e protegem — até certo ponto — o projeto de sofrer com as ameaças.

A análise SWOT como ferramenta interativa

Além de auxiliar no processo de análise de riscos em projetos, as forças e fraquezas são elementos que apoiam a análise de riscos e o planejamento de respostas a eles. A fraqueza, por exemplo, aumenta a probabilidade de uma ameaça vir a afetar o projeto, ou aumenta o impacto dela.

A força, nesse caso, tem um efeito contrário. Por exemplo, a capacidade de investir na capacitação pode ser uma força para se aplicar no projeto e, ao mesmo tempo, a resposta ao risco para combater uma fraqueza e ameaça.

Note que, usando a análise SWOT como ferramenta, os processos de gerenciamento de riscos se tornam ainda mais interativos. Mas, ainda que essa análise seja um método válido na identificação de riscos, outras estratégias e ferramentas adicionais podem e devem ser utilizadas em conjunto, viabilizando brainstormings mais produtivos e uma melhor gestão dos riscos.

5. Dimensione o risco com precisão

Um risco mal dimensionado é tão perigoso quanto um risco não identificado. Se você subestima o impacto de um risco no orçamento do projeto e, depois, percebe que o projeto se torna inviável pelo acréscimo financeiro, de que forma justificar isso para o seu cliente?

É por isso que você deve usar as ferramentas adequadas para dimensionar o impacto de cada risco no todo, considerando as possíveis ações para reduzir ou maximizar seus efeitos.

Uma das formas mais comuns de se dimensionar os riscos com maior precisão é por meio da matriz de riscos. Ela vai permitir avaliar a probabilidade de o risco ocorrer e o impacto que ele vai gerar caso aconteça. A seguir, comentamos um pouco mais sobre essa ferramenta.

Matriz de Riscos

Como diz o próprio nome, essa ferramenta consiste em uma matriz que serve para classificar melhor os riscos existentes no projeto, atribuindo a eles graus de relevância.

Essa matriz apresenta dois eixos: o vertical (probabilidade de ocorrência do risco) e o eixo horizontal (grau de impacto do risco, caso ele ocorra). Ao cruzar os resultados de cada eixo, é possível determinar o grau de importância do risco analisado.

Eixo probabilidade da Matriz de Riscos

Esse eixo determina a probabilidade de ocorrência do risco. Existem diversas versões, porém o mais comum é trabalhar com as probabilidades alta, medida, baixa e rara.

  • alto: significa que a chance de o risco ocorrer é grande, pois costuma se realizar, de fato. Assim, precisa ser gerenciado de perto;
  • médio: consiste no risco que tem probabilidade ocasional de acontecer. Para tal risco, vale a pena planejar respostas, mas sem tanta preocupação como nos casos acima;
  • baixo: quer dizer que o risco tem pouca chance de se concretizar;
  • raro: neste caso, é muito improvável que o risco aconteça. Assim, só valeria a pena se preocupar nos casos em que esse risco se mostrasse com impactos grave ou gravíssimo;
  • quase certo: essa é uma atribuição aos riscos que são quase impossíveis de se evitar. Por essa razão, convém estudar iniciativas de mitigação que deverão ser colocadas em prática depois de o risco se tornar um ofensor concreto.

Eixo impacto da Matriz de Riscos

Esse eixo determina o impacto do risco, caso ele ocorra. Também existem diversas versões, porém, o mais usual é encontrar uma classificação dividida em riscos gravíssimos, graves, médios, leves e sem impacto.

  • gravíssimo: traduz-se em um risco que pode fazer com que o projeto seja inviabilizado ou que o dano ocasionado seja irreversível;
  • grave: consiste em um risco que apresenta consequências que podem comprometer drasticamente o resultado do projeto, acarretando atraso ou insatisfação das principais partes interessadas;
  • médio: esse é um tipo de risco que pode acarretar prejuízo momentâneo nas restrições de custo e prazo do projeto, mas é passível de ser corrigido;
  • leve: refere-se a um risco com consequências pouco perceptíveis, podendo ser facilmente corrigido;
  • sem impacto: é o risco que não apresenta consequências perceptíveis no projeto e, por isso, pode ser tratado com indiferença em praticamente todos os casos. Somente requer atenção se ocorrer com certeza e com alta frequência.

É importante avaliar muito bem o nível de impacto dos riscos, já que essa classificação vai influenciar diretamente o tipo de medida a ser tomada em relação a ele.

Probabilidade x Impacto

Ao analisar o eixo de probabilidade, pode ser atribuída uma classificação que varia de quase certo de acontecer até raro. Já ao observar o impacto de cada risco, pode-se determinar que eles podem desde não representar impacto até serem gravíssimos.

Ao cruzar essas duas informações, é obtida a classificação do grau de importância do risco. Geralmente representado em uma escala de cores de verde, amarelo e vermelho, essa categorização divide os riscos em:

  • risco extremo;
  • risco elevado;
  • risco moderado;
  • risco baixo.

Com isso, o que antes poderia parecer uma análise subjetiva e pouco confiável passa a ser um modelo de gestão que diferencia os riscos e otimiza o processo de tomada de decisão.

6. Socialize as informações

Falar de riscos pode parecer um pouco pessimista ou otimista demais, mas tanto sua equipe quanto seu cliente têm que saber o que pode ocorrer ao longo do projeto. Se a mudança de uma lei pode atrapalhar ou beneficiar seu trabalho, você deve deixar claro quais serão os efeitos positivos e negativos dessa mudança.

Obviamente, todos ficarão na expectativa de que somente os riscos positivos aconteçam. Mas, se houver um impacto negativo, não será surpresa e todos saberão como agir dali em diante.

7. Aceite sugestões

Risco identificado e dimensionado, e vem alguém com uma solução nunca imaginada por você ou sua equipe. Antes de rechaçar a sugestão, avalie se ela é aplicável. Por mais absurdas que algumas soluções pareçam, muitas vezes, são elas que nos salvam de boas armadilhas. Basta lembrar-se do personagem MacGyver para saber como, às vezes, o inusitado serve para muitas coisas.

8. Tome providências

Mesmo os riscos com pouca probabilidade de acontecer e pouco impacto para o projeto devem ser considerados, tratados e registrados, para que sua equipe saiba exatamente o que fazer no momento em que eles ocorrerem. Subestimar os riscos de um projeto é uma falha bastante comum para as empresas, o que, muitas vezes, implica perdas irreparáveis para o projeto.

9. Monitore seus riscos

Mais do que ter um excelente Plano de Gerenciamento de Riscos em Projetos, com tudo documentado e guardado na gaveta, você deve ter mecanismos de acompanhamento para saber se a probabilidade ou impacto de cada risco está aumentando ou diminuindo.

Prever um acontecimento pode ser a diferença entre você ser parabenizado pela conclusão do projeto ou crucificado por ter um projeto concluído fora do prazo, ou com orçamento estourado, por exemplo.

O monitoramento é fundamental para que você esteja sempre pronto para dar respostas ágeis e efetivas a cada risco, garantindo que seus clientes terão a solução contratada conforme o combinado.

10. Faça ajustes e siga em frente

A partir do monitoramento, você poderá atualizar seu Plano de Gerenciamento de Riscos, tornando-o uma verdadeira ferramenta de gestão.

A entrada de um novo concorrente no mercado do seu cliente, por exemplo, pode significar um risco a mais, assim como a saída de um grande player pode se tornar uma grande oportunidade. Estar atento a essas nuances permitirá que seu projeto seja um verdadeiro sucesso e que seu cliente se sinta satisfeito com o seu trabalho.

Gerenciamento de riscos em projetos é um gerenciamento de incertezas, de coisas que podem ou não ocorrer. Quanto mais preparado você estiver para lidar com essas incertezas, maior é a segurança que a sua equipe terá para desenvolver projetos de alta qualidade.

Para saber mais sobre como você pode implementar um gerenciamento exitoso de riscos na sua empresa, fale com um dos nossos consultores. Nossa equipe técnica estará aberta para assessorar e ajudar você a encontrar as melhores respostas para suas necessidades.

indicadores de produtividade

Indicadores de produtividade: como construir KPIs mais fiéis?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Indicadores de produtividade: como construir KPIs mais fiéis?

Para garantir o sucesso do seu projeto é preciso acompanhar a performance das ações, só assim será possível identificar o que está ou não funcionando em cada etapa do projeto. Para conseguir fazer esse acompanhamento é preciso lançar mão de indicadores de produtividade fiéis, ou seja, aqueles que melhor se adequam a cada projeto especificamente.

Você deve estar pensando “mas como saber qual é o melhor KPI a ser utilizado?” Calma, não se desespere, nós vamos te ajudar a entender tudo sobre indicadores e como escolhe-los de acordo com cada projeto.

Importância dos indicadores de produtividade

Os KPIs de um projeto fazem parte do processo decisório em diferentes níveis, por isso devem ser escolhidos a partir de um embasamento teórico que faça sentido para toda a equipe envolivida no mesmo. Os indicadores são de extrema importância para os projetos, pois servem para:

Localizar oportunidades e problemas
Estudar comportamento e inter-relações
Monitorar processos para garantir a eficácia das metas e utilização de recursos
Medir a relevância e impacto
Avaliar os resultados alcançados e a efetividade dos trabalhos
Alertar para necessidade de ajustes (avaliação intermediária)
Comunicar os resultados

Tipos de Indicadores

Eficiência (produtividade): medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos.
Eficácia (Qualidade): focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço.
Efetividade (impacto): focam as consequências dos produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral.

Como escolher o melhor indicador de produtividade?

O KPI – Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-chave de Performance, é usado para medir o desempenho dos processos e se uma ação, projeto ou conjunto de iniciativas estão colaborando para atingir os objetivos da organização.

Existem diversas opções de indicadores a serem medidos, para não se perder no meio do caminho considere as seguintes características de um bom KPI:

Ligação direta com os objetivos do projeto e da organização

Os KPIs estão diretamente relacionados aos objetivos do projeto e/ou da organização, portanto é preciso escolher adequadamente, pois indicadores errados mostram performances erradas.

Antes de escolher os KPIs do seu projeto, tenha os objetivos bem definidos e alinhados com toda a equipe, a partir disso passe a avaliar os indicadores que melhor respondem a esses objetivos. Cada projeto deve possuir indicadores próprios, que reflitam as expectativas, necessidades e realidades de cada projeto.

Possibilidade de mensuração

Não basta ter indicadores corretos, se o gestor não consegue medi-los e acompanha-los. Um KPI pode ser um percentual ou um número que precisa estar disponível para que possa ser medido e analisado da forma correta.

Periodicidade de acompanhamento

Já que o KPI é possível de ser mensurado, é preciso definir a periodicidade de análise dos dados. O acompanhamento constante dos dados é o que permite perceber o que está funcionando ou não no projeto.

Informações que ajudem nas decisões

A partir da mensuração constante dos dados os KPIs devem fornecer as informações corretas para a tomada de decisão. Ao perceber que uma ação não está trazendo os resultados esperados, pode-se muda-la imediatamente para que não traga prejuízos ao resultado final do projeto.

Componentes Básicos de um KPI:

Medida: pode ser qualitativa ou quantitativa e permite classificar os resultados, as características e as consequências dos produtos, processos ou sistemas.
Fórmula: indica como o valor numérico (índice) é obtido.
Índice: é valor de um indicador em determinado momento.
Padrão de comparação: permite uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento.
Metas: índices atribuídos aos indicadores, que devem ser alcançados num determinado período de tempo. Pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

Principais tipos de Indicadores de Produtividade

Existe uma vasta possibilidade de escolha de indicadores, podendo inclusive ser construídos pela organização para determinado projeto, porém existem alguns KPIs que são comumente usados por gestores de projetos, são eles:

ROI (return on investment)

O ROI ou Retorno sobre o investimento é um indicador econômico que permite medir os rendimentos alcançados a partir de uma determinada quantia de recursos investidos.

Para se calcular o ROI faz-se a seguinte conta

ROI = (Ganho Final – Investimento Inicial) / Investimento Inicial

CPI (Cost Performance Index)

O CPI é o índice de desempenho de custos em um projeto.

A fórmula usada para calcular o CPI é

CPI = BCWP / ACWP

Onde BCWP significa budgeted cost of work performed e ACWP actual cost of work performed.

SPI (Schedule Performance Index)

Ja o SPI é o índice de desempenho de cronograma no projeto. Seu objetivo será o resultado do projeto e o que foi possível entregar dentro do planejamento.

Para calcular o SPI ao final do projeto usa-se a seguinte fórmula:

SPI = BCWP / BCWS (budgeted cost of work scheduled)

Se for construir o seu próprio indicador lembre-se que a fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.

Já as metas de um KPI devem ser desafiadoras, mensuráveis, relevantes, viáveis, relevantes, específicas, temporais e, claro, alcançáveis.

Tenha sempre em mente que um indicador de produtividade serve como um guia do projeto durante a sua execução, mostrando se os caminhos estão ou não levando ao objetivo final. Use-os para tomar decisões inteligentes ao longo do processo e não exite em alterações ações e cronogramas quando os KPIs indicarem que algo está saindo do controle.

Por exemplo, tanto o CPI quanto o SPI têm como padrão de normalidade o número 1,0. Qualquer variação para cima indica que o projeto está melhor que o planejado em termos de custos (CPI) ou em termos de prazos (SPI); porém, se abaixo de 1,0 indicam situação adversa em uma ou em ambas as dimensões citadas.

Agora que você já sabe como escolher seus indicadores de produtividade visite nosso Blog se e aprofunde mais no assunto lendo sobre Indicadores de gestão de projetos.

Acompanhe sempre o blog da Projetc Builder para ter sucesso nos projetos da sua empresa!

gestão de pessoas

7 Dicas para a Gestão de Pessoas em Projetos Ágeis

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 Dicas para a Gestão de Pessoas em Projetos Ágeis

Dentro de uma empresa que trabalhe no mercado B2B – e principalmente se esta empresa atua com a implementação de soluções, ou seja, trabalha através de projetos – o desenvolvimento ágil já se tornou uma metodologia consolidada. Ele traz excelentes resultados em produtividade e está bem alinhado com a filosofia lean, de redução do desperdício. Porém, para que o desenvolvimento ágil seja bem-sucedido, ele depende exclusivamente da performance da equipe em cumprir cada etapa. Por isso, a gestão de pessoas passa a desempenhar um papel importante dentro desta dinâmica de trabalho.

1- Entenda seu papel

Em primeiro lugar, o gestor precisa entender que uma equipe trabalhando com projetos ágeis tem necessidades diferenciadas. Estes profissionais não precisam do gestor que cobra, que pergunta em que parte do trabalho eles estão, que exige relatórios adicionais, que marca reuniões a todo momento.

O que este tipo de equipe precisa, no que se refere a gestão de pessoas, é de um facilitador. O gestor, portanto, deve se concentrar em avaliar a saúde da equipe; remover obstáculos organizacionais; deixar espaço para que os profissionais errem e fazer um trabalho de incentivo e motivação.

2- Deixe claro para a equipe que você precisa de feedback

Geralmente dizemos que a gestão de pessoas, no desenvolvimento ágil, assume a forma bottom-up, em outras palavras, de baixo para cima. Isto significa que, embora você deva estar atento à sua equipe, não cabe a você definir o que ela precisa.

A própria equipe precisa trazer para você suas demandas, conforme o que é prioritário para o avanço do trabalho. Para que este modelo funcione, você deve deixar claro que o canal de comunicação estará sempre aberto e que, como vimos na primeira dica, eles devem pensar em você como um facilitador.

3- Fique atento aos conflitos

Conforme o gestor dá um passo atrás, dando mais espaço para a equipe trabalhar, aumenta a presença do fator humano. Em outras palavras, os profissionais sentem essa liberdade e tendem a se comportar de maneira mais natural. Por consequência, é comum que surjam conflitos mais intensos do que vemos quando o gestor assume mais controle.

Você deve estar atento a esses conflitos. Seu papel deve ser de mediador e, portanto, imparcial e justo. Ajude seus funcionários a chegarem a um consenso, para que possam seguir trabalhando juntos de maneira harmônica.

A gestão de conflito pode ser integrada com um treinamento pessoal. O treinamento age como uma medida preventiva, auxiliando os funcionários a desenvolver habilidades que ajudarão a resolver suas diferenças de maneira saudável. Entre os temas que podem ser abordados em um treinamento pessoal, temos a inteligência emocional, a comunicação e até mesmo a postura corporal. Todos estes elementos influenciam no relacionamento entre os colaboradores.

4- Adeque a cultura dos funcionários através de feedback

Alguns dos seus funcionários podem não estar acostumados aos modelos de projetos ágeis. Eles precisarão passar por um processo de adequação da cultura. Uma parte desse processo está ligada ao feedback.

Enquanto o funcionário aprende como esse modelo funciona e se integra à equipe no desenvolvimento dos projetos, você deve estar atento à sua performance. Então, use sua análise para derivar críticas e recomendações úteis que você possa oferecer a esse funcionário. Faça desse feedback uma interação constante. Assim, o funcionário tem uma referência sólida sobre seu progresso e sobre aspectos que ainda precisam de melhoria, até que ele esteja totalmente alinhado à equipe e ao modelo ágil.

5- Deixe que seus melhores funcionários sejam instrutores

Você é o gestor porque, obviamente, possui um conjunto de habilidades de liderança. Porém, você não precisa concentrar também a função de instrutor técnico. Em vez disso, deixe que os melhores membros da equipe ocupem essa função. Eles poderão ajudar os colegas, ensinando a partir de sua própria experiência. Tenha em mente que, ao fazer isso, você ganha duas vezes.

Em primeiro lugar, porque você consegue fortalecer o relacionamento entre seus funcionários. Dessa maneira, eles terão mais sincronia e alinhamento, o clima organizacional vai melhorar e a equipe será mais produtiva. Os resultados do projeto ágil, é claro, também serão beneficiados.

Em segundo lugar, porque essa é uma oportunidade valiosa de desenvolvimento profissional para os funcionários que se tornam referência. Eles ganham destaque, reforçam seus conhecimentos e passam a ocupar uma posição estratégica. Com o tempo, eles podem usar esta oportunidade como uma ponte para um cargo mais alto e novos desafios.

6- Foque no desenvolvimento

E isso vale tanto para o desenvolvimento do projeto quanto o desenvolvimento profissional da equipe. Essa é uma oportunidade única que o modelo ágil oferece: ele permite que o foco seja sempre no progresso, e não apenas nos resultados. Essa é a mentalidade que você deve manter com relação à gestão de pessoas.

A cada etapa do desenvolvimento do projeto, avalie sua equipe. Identifique se eles inovaram; se pensaram “fora da caixa”; se saíram de sua zona de conforto; se tentaram fazer mais do que foi pedido; se demonstraram integração e generosidade. Todos esses fatores devem formar uma tendência crescente. A cada nova etapa o objetivo é que sua equipe chegue um pouco mais longe. Se seus funcionários estiverem sempre se desenvolvendo, eventualmente atingirão a meta que você estabeleceu para eles.

7- Lembre-se destes quatro parâmetros básicos

Um bom gestor de projetos precisa também ser hábil na gestão de pessoas. O sucesso do projeto depende, de forma direta, do bom desempenho dos profissionais envolvidos. E esse desempenho está vinculado a quatro parâmetros básicos: alinhamento, satisfação, motivação e crescimento profissional. Direcione suas ações para atender a esses quatro parâmetros, e você não errará.

E não se esqueça de que, neste processo, você ainda pode contar com o apoio dos gestores de Recursos Humanos. Estes profissionais contam com ferramentas e recursos específicos para desenvolver e gerir equipes.

Estas foram as sete dicas da Project Builder para uma gestão de pessoas mais eficaz, especificamente no âmbito do desenvolvimento de projetos ágeis. Aproveite e leia também nosso outro artigo, “Gestão de projetos: afinal, o que é agilidade?”, onde você poderá encontrar informações mais detalhadas sobre este modelo.

liderança jovem

Liderança Jovem: Como Preparar seu Time para se Tornar cada vez mais Autossuficiente?

Escrito por Braun em . Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Liderança Jovem: Como Preparar seu Time para se Tornar cada vez mais Autossuficiente?

“Não ande atrás de mim, talvez eu não saiba liderar. Não ande à minha frente, talvez eu não queira segui-lo. Ande ao meu lado para que possamos caminhar juntos”. Apesar de ser antigo, esse famoso provérbio indígena norte-americano traduz o tipo de liderança jovem que vem conquistando o mercado contemporâneo: consciente, democrático e inovador.

O conjunto de táticas utilizadas para passar de fase no jogo do videogame propiciou a formação de jovens líderes que não medem esforços quando o assunto é dominar diversos setores. São formadores de opinião, empáticos, altamente capacitados, proativos e estão sempre conectados e cheios de novas ideias, prontos para colocar em prática.

Se por um lado a imaturidade e a impulsividade atrapalham, por outro, contam com a oxigenação das estratégias, aliada à criatividade e o enfrentamento diante das situações que exigem a resolução imediata dos problemas.

Portanto, esqueça a referência de chefe grisalho e carrancudo, porque os líderes que compõem as duas últimas gerações em nada se assemelham ao comando engessado e ditatorial que predominou por décadas. Aprenda agora com a liderança jovem a preparar seu time para se tornar cada vez mais autossuficiente.

ATUALIZANDO AS GERAÇÕES

Vamos começar do início: quem nasceu de 1985 em diante faz parte da geração Y, e vem se mostrando mais eficiente quando o assunto é liderar, ultrapassando os chefes tradicionais da era baby boomer — nascida entre a década de 40 até final de 60 —, e até mesmo a geração X — formada pelos nascimentos de 70 até o início dos anos 80.

Criada recentemente, a geração Z, ou Millennials, contempla os que nasceram a partir de 1995, e já sai do berço com uma expectativa tremenda — já que são caracterizados como os primeiros a crescer pajeados pela internet.

TIMELINE DA LIDERANÇA JOVEM

A pouca idade não é empecilho para assumir grandes posições, porque a vantagem da liderança jovial está na energia que empenha visando desenvolver o máximo de potencial em qualquer posição e na sede de ver os projetos acontecendo, o que os difere dos líderes mais velhos.

Na verdade, a posição de gestor independe da idade, e está diretamente relacionada à responsabilidade e ética atribuídas ao funcionário. Portanto, todos possuem capacidades para serem chefes, desde que desenvolvam a liderança e estimulem a equipe a efetivar os resultados solicitados, afinal, liderar pessoas também significa influenciá-las.

Esse também é um ponto a favor da geração Y, pois os chefes inacessíveis das outras gerações foram superados por maneiras mais inventivas e eficazes de persuasão.

CARTAS NA MANGA

Governar com mão de ferro também ficou no passado. O chefe intransigente e inflexível é sinônimo de descontentamento em qualquer ambiente de trabalho. A distância, antes necessária para diferenciá-lo dos demais, configura uma alternativa ineficaz que compromete diretamente a identificação necessária para o trabalho em grupo.

Por isso, a nova gestão de pessoas busca a interação e proximidade, estabelecendo vínculos e transparecendo uma postura mais maleável para que, ao conquistar uma boa imagem, possa cobrar os resultados de uma forma parceira e profissional ao mesmo tempo.

Isso porque ser um bom líder se tornou sinônimo de reconhecer talentos, além de sempre incentivar o crescimento das pessoas como combustível para a conquista das promoções e metas na carreira.

TEMPO DE CASA

Ter muito tempo de firma antes era considerado um importante predicado para se destacar e crescer. Mas não é de hoje que o mercado passou a demandar exemplos de adaptações variadas, e isso inclui não se acomodar por longa data na mesma colocação.

Segundo os especialistas, o tempo de casa promove a credibilidade, mas também admite uma interpretação distorcida, se durante o longo período de permanência, não haja sinais curriculares de certificações ou reciclagem profissional.

Neste quesito, ponto para esta nova geração que só costuma ficar, no máximo, 18 meses aproximadamente, no mesmo cargo, conforme apontam as pesquisas.

ANSIEDADE PERIGOSA

Um pouquinho de ansiedade pode manter as pessoas mais ativas e dinâmicas. Porém, uma das propriedades que impactam negativamente o perfil dos novos líderes é, sem dúvida alguma, a ansiedade exacerbada.

A intenção de que tudo ocorra depressa demais, normal da idade, somada ao despreparo em saber aguardar o tempo de cada instituição, pode fazer com que a mocidade acabe metendo os pés pelas mãos.

Muitas vezes, o novato é admitido já com um turbilhão de ideias efervescendo, mas esquece-se de que precisa respeitar as políticas da empresa, bem como a hierarquia da mesma, e até alguns processos morosos internos para fazer com que sua proposta seja, de fato, aprovada, e possa finalmente sair do papel.

Desta forma, caso não haja experiência o suficiente, serenidade ou paciência para evitar que o cartucho seja queimado antes da hora, o melhor a fazer é não promover ou contratar o candidato ansioso que pleiteia a vaga.

Inclusive, as organizações muito tradicionais e burocráticas podem sinalizar uma desmotivação para este perfil que almeja ser reconhecido em uma velocidade maior e, geralmente, não teme o desemprego.

EMPRESAS QUE COMBINAM COM A GERAÇÃO Y

Por falar em companhias tradicionais, outro fator importante a ser levado em conta é que, geralmente, os jovens responsáveis por administrar um conjunto de pessoas encontram a maior parte das oportunidades de trabalho em estabelecimentos também mais novos, que acreditam no papel empreendedor da juventude, e dispensam as regras convencionais das grandes corporações.

Desta forma, a desempenho da geração Y será melhor exercido, caso o contratante ofereça maior liberdade, identifique e valorize o estilo de vida do seu time: normalmente solteiros, que gostam de viajar, internacionalmente e eventualmente podem precisar alterar as férias para um intercâmbio imperdível. Costumam produzir melhor, através de uma carga horária flexível, de preferência num ambiente despojado; típico das agências de publicidade, notícias, startups ou microempresas.

ABAIXO A ESTAGNAÇÃO

Outra característica da geração Y ou Z, é que não buscam necessariamente, a estabilidade na empresa ou permanecer no mesmo cargo por longos anos. Pelo contrário. É muito comum observar, na trajetória profissional destes jovens, uma grande variedade de empregos. Sinônimo da coragem de buscar sempre novos desafios quando aquela função, por algum motivo, deixou de motivá-los.

Agora que você acabou de entender alguns atributos fundamentais da liderança jovem, leia o artigo Como ser um bom líder: aprenda a evoluir como gestor, para que o potencial do seu time adquira ainda mais espaço, confiabilidade e valorização.