Autor: Braun

7 Templates gratuitos para quem está Implantando um Escritório de Projetos (PMO)

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em 7 Templates gratuitos para quem está Implantando um Escritório de Projetos (PMO)

Uma importante decisão quando uma organização busca elevar a maturidade em gestão de projetos é quando se está implantando um Escritório de Projetos, ou em inglês, Project Management Office (PMO). O PMO pode se adequar de forma a abranger a carteira de projetos, programas e portfólios, de acordo com o porte dos projetos que a organização necessita administrar, assim como sua atual maturidade.

De acordo com a necessidade de serviços a serem prestados (falamos sobre isso nesse artigo) e com a disponibilidade de recursos para investir enquanto se está implantando um escritório de projetos, a empresa irá estruturar o Objetivo S.M.A.R.T do PMO e os benefícios que se espera conquistar após sua implantação (falamos disso nesse artigo). Para organizações mais maduras, o objetivo do escritório de projetos poderá ser: alinhar a estratégia às iniciativas em andamento na busca do crescimento sustentável. Já em empresas com baixa maturidade o foco maior do PMO poderá ser: apoiar aos gerentes de projetos em suas atividades por meio do desenvolvimento de treinamentos, metodologias e ferramentas que usam as melhores práticas da própria organização e do mercado, aumentando assim, as chances de sucesso dos projetos.

Na definição de uma metodologia de gestão de projetos (falamos disso nesse artigo) um passo que auxilia sua adoção é a utilização de templates, que em um primeiro momento pode estar em uma planilha ou documento, mas que no médio prazo demandará um software que facilite sua atualização e seu compartilhamento.

Dentre os diversos modelos existentes, identificamos 7 que são essenciais para todos os escritórios de projetos e que vão te ajudar.

1. Termo de Abertura

Este documento tem como objetivo autorizar formalmente o início de um projeto e contém informações necessárias para o entendimento do projeto, fornecendo uma visão macro do produto a ser desenvolvido.

2. Plano de Projeto

O objetivo do plano de projeto é apresentar como o fluxo de interações irá prosseguir durante a criação do projeto de maneira completa e clara. Este documento servirá de referência básica para o decorrer da criação do produto, na qual, todo o projeto está relacionado.

2.1 Linha do tempo do Projeto

Cronograma Resumido do Projeto

3. Status Report

Este documento tem como objetivo informar aos envolvidos a evolução do projeto e suas ocorrências.

4. Ata de Reunião

Tem como objetivo registrar todos os assuntos tratados em uma reunião. Dessa forma, os assuntos abordados durante este evento não serão esquecidos e poderão ser retomados, se necessário.

5. Lista de Ocorrências

Este documento tem como objetivo listar todos os problemas ou situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas.

6. Aceite da Entrega

Este documento tem como objetivo formalizar o aceite do Projeto, considerando-o entregue integralmente.

7. Lições Aprendidas

Documentar as lições aprendidas de modo a aperfeiçoar os envolvidos e os processos de gerenciamento de projetos.

Estes templates são a espinha dorsal de uma metodologia de gestão de projetos. Para quem utiliza um software corporativo de gestão de Projetos, como o Project Builder, essas informações são geradas automaticamente ao logo do projeto. Para quem ainda não utiliza um software de gestão de projetos e está começando a implementar o PMO, separamos templates profissionais que vão ajudar muito nesse momento; mas, conforme a metodologia cresça em toda empresa, ficará difícil atualizar esses documentos de acordo com o número de projetos e envolvidos.

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

Como alinhar o time de vendas e a equipe de implantação de sua empresa para facilitar a gestão de múltiplos projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Como alinhar o time de vendas e a equipe de implantação de sua empresa para facilitar a gestão de múltiplos projetos

O foco da equipe de vendas de qualquer empresa é sempre vender mais em busca do crescimento da organização. O problema é que, quando se trata de empresas que lidam com múltiplos projetos, como as software houses, por exemplo, nem sempre os recursos estão disponíveis para entregar cada vez mais demandas, conforme é negociado pelos vendedores. Neste caso, o cenário pode ser bastante desfavorável, gerando conflitos entre quem gerencia as equipes de implantação (GP) e os que vendem. Como o gerente de projetos deve resolver este impasse, sem ter que contratar sempre mais funcionários ou colocar a reputação da empresa em “xeque” pela falta de disponibilidade no cumprimento dos prazos definidos?

Entenda no post a seguir, o que o gerente de projetos deve fazer para alinhar a equipe de vendas com a equipe de implantação de projetos para obter melhores resultados em múltiplos projetos:

Promova a comunicação e a cooperação entre as áreas

A equipe de vendas precisa de autonomia, mas ao mesmo tempo, não pode ser uma área que trabalha de forma individual, ignorando o escopo do restante da empresa. Este problema pode acontecer principalmente quando os vendedores ficam obcecados apenas com os próprios números e metas, tentando a todo custo, sem se importarem com a infraestrutura atual da equipe, vender mais! Por isso, é importante a participação dos vendedores nas reuniões de projetos e a criação de um espírito de equipe em toda a empresa – principalmente quando se trata da visualização da alocação dos recursos humanos atuais para conciliar os projetos atuais e os novos.

Com isso, cria-se também uma cultura da cooperação, do compartilhamento de conhecimentos e experiências no ambiente empresarial. A equipe de vendas terá a dimensão do trabalho de quem implementa e vice-versa. Mais importante do que vender uma série de projetos, é ter a certeza de que eles serão entregues com qualidade e dentro do prazo, o que aumenta a credibilidade da empresa e, consequentemente, as suas vendas.

Muna os vendedores com informações sobre a realidade atual da infraestrutura

Além das reuniões, o ideal é que a sua equipe de vendas tenha sempre acesso à informações sobre a disponibilidade de recursos para a negociação de novos projetos. Além das reuniões e canais de comunicação que destacamos anteriormente, é importante que os vendedores consigam visualizar as possibilidades de prazo pra atendimento ao novo cliente bem como as limitações da equipe.

Isto pode ser feito com o auxílio de um software de gerenciamento de projetos que possibilite o acesso a estes dados através de um dispositivo móvel. Desta maneira, o vendedor saberá, em tempo real, as possibilidades para negociar novos projetos sem prejudicar clientes, equipes ou mesmo a sua empresa.

A importância da flexibilidade

Quando ambas as equipes estão trabalhando em sincronia, é possível adotar práticas mais flexíveis. Dessa forma, o gerente de projetos entenderá que talvez precise priorizar certas tarefas quando estiver prestes a ser realizada uma venda importante para a empresa. Da mesma maneira, os vendedores saberão quando será necessário negociar um prazo maior ou sugerir mudanças no projeto ainda na fase das negociações para as vendas.

Adote a gestão de múltiplos projetos

Para alinhar as equipes de vendas com a de implantação, é fundamental que se tenha uma dimensão de todos os projetos que estão sendo tocados simultaneamente na empresa. Esta é a única forma para o gerente de projetos saber exatamente como estão disponibilizados seus recursos humanos e quais são as possibilidades para executar novos projetos sem a necessidade de contratar novos profissionais – ou, mesmo que haja esta necessidade, ele conseguirá identificar previamente o momento ideal da contratação para treinamento e outros fins que assegurem a qualidade da execução da atividade.

Neste contexto, um software para a gestão de múltiplos projetos torna-se fundamental. Isto porque, com o auxílio da ferramenta, o gerente pode alocar adequadamente seus consultores de acordo com as atividades ou fases de implantação do software em cada um dos projetos, assim como suas especificidades e prazos de entrega. Dessa forma é possível otimizar o uso dos recursos disponíveis ao criar um planejamento de acordo com as habilidades de cada um dos funcionários ou necessidades do projeto em questão.

A partir de indicadores, é possível também saber antecipadamente como evitar problemas como gargalos de tempo e recursos, bem como priorizar as atividades essenciais.

O ponto-chave para alinhar as equipes de vendas com a de implantação é a informação. Ambas as equipes precisam compreender os respectivos trabalhos e suas dificuldades, o que é conseguido através da criação de uma cultura da cooperação e da adoção da gestão de múltiplos projetos. Assim, o gerente de projetos saberá como alocar seus recursos humanos, terá sempre a dimensão real das possibilidades e limitações para novas vendas.

Você já adota um software para a gestão de múltiplos projetos na sua empresa? O que faz para que a equipe de vendas esteja alinhada à de implantação? Quais as grandes dificuldades encontradas e conflitos gerados? Compartilhe suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários. Podemos auxiliá-lo a encontrar a melhor opção para mediar estes problemas!

Como entender melhor a capacidade do seu pessoal em múltiplos projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como entender melhor a capacidade do seu pessoal em múltiplos projetos

Existem muitos desafios na implantação do PMO, o que acarreta em uma grande taxa de insucesso (já falamos aqui no blog sobre os motivos pelos quais os projetos fracassam). O Business Model Generation resolve o valor e planejamento dos recursos e atividades-chave do PMO. Mas e o projeto de implantação? Para te ajudar na estruturação do PMO criamos este artigo que mostra o passo a passo de como planejar seu escritório de projetos usando a metodologia do Project Model Canvas.

O Project Model Canvas é uma metodologia para planejamento e co-criação de projetos, criado pelo professor José Finocchio, e utiliza conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto. Você pode conhecê-lo melhor no livro Project Model Canvas – Gerenciamento de Projetos Sem Burocracia, do Prof. José Finocchio Júnior. Nesse vídeo o autor explica o modelo:

A dinâmica

A dinâmica de construção do Canvas não tem papéis pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:

1ª Deve ser feito em equipe;
2ª Uma das pessoas envolvidas deve ter conhecimento básicos de gestão de projetos.

No e-book “GUIA COMPLETO DO PROJECT MODEL CANVAS”, detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros do Canvas e explicamos como podemos alimentar o Project Builder de forma a gerar um relatório automático.

Criando o PM Canvas

Na metodologia, os participantes preenchem um Canvas colocando post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e Quanto? Essas são as perguntas certas para estruturar o seu planejamento. Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:

Criando um Canvas com Post-it

a) folha A1 com o Project Model Canvas (Download aqui)
b) post-it grande (98,4×149)
c) fita crepe
d) canetas

Criando um Canvas Digital

Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo mobile será necessário que cada participante baixe o App na Appsotre, para que utiliza IOS, ou na Google Play, para quem utiliza Andorid. Uma televisão ou um projetor, onde será projetado a url do Canvas (nesse vídeo explicamos a dinâmica). O Benefício do Canvas digital é que não necessariamente os participantes necessitam estar na mesma sala, todas as informações ficam salvas digitalmente, e para quem utliza o Project Builder, é possível criar um projeto a partir do seu Canvas.

Preenchendo os 13 Blocos

0 – Pitch:

A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase. Exemplo: Escritório de projetos rodando!

Por quê?

Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a situação atual da empresa, identificando quais são suas principais dores, que problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.

1 – Justificativa

Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades não estão sendo atendidas no momento. Exemplo: projetos fora do padrão; insatisfação do patrocinador; gerentes de projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio; perda de faturamento; perda de cliente.

2 – Objetivo Smart

Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso significa:

Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizáveis)

Exemplo: Implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme, responsável por padronizar a gestão de projetos; capacitar os gerentes de projetos na sua metodologia; dar suporte aos projetos estratégicos da empresa até 12 de agosto de 2014, gastando até R$ 80 mil.

3 – Benefícios

Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto. Exemplo: aumento de faturamento; ampliação da satisfação do cliente; redução de custos; melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

O quê?

Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados quais produtos, serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.

4 – Produto:

O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um serviço ou um resultado único. Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.

5 – Requisitos:

Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente. Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos; deve ter a metodologia padrão de gestão de projetos; deve ser aplicado o treinamento padrão da metodologia de gestão de projetos; deve ser implantado um software de gestão de projetos; deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.

Quem?

Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o gerente do projeto.

6 – Stakeholders

Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto.
Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gestão de projetos; fornecedor do software de GP; diretorias da Acme; gerentes funcionais da Acme.

7 – Equipe

Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto. Exemplo: gerente do projeto; analista do PMO; consultor de projeto; analista de processos; instrutor.

Como?

Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o projeto ocorra naturalmente é importante definir quais são as entregas e quem são os responsáveis; suas premissas e restrições.

8 – Premissas

São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto. Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto; o software de gestão de projetos será implantado até 12 de agosto de 2014.

9 – Grupos de entregas:

São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo projeto.
Exemplo:
1 – Estratégia de implantação
4 – Apresentação do Processo
2 – Processo de GP
5 – Aplicação do Treinamento
3 – Implantação do PB
6 – Festa de Encerramento

10 – Restrições

Nesse quadro serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe. Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de suas funções; não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços externos; a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.

Quando e Quanto?

Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do projeto.

11 – Riscos:

Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa etapa identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas. Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP; baixa qualidade do treinamento realizado internamente; atraso na implantação do software.

12 – Linha do tempo:

Nesse momento definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas. A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 períodos definidos pela equipe do projeto.

Exemplo:

13 – Custos

Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos pelos grupos de entregas pré-definidos.

Exemplo:

1 – R$ 800
2 – R$ 2 mil
3 – R$ 5 mil
4 – R$ 1,2 mil
5 – R$15 mil
6 – R$ 4 mil

Conclusões

A aplicação do PM Canvas pode facilitar muito o planejamento do PMO e a estruturação das entregas necessárias através do exercício e estudo de seus treze blocos fundamentais. Ele também possibilita divergir e convergir opiniões, criando assim, um entendimento comum entre os envolvidos e gerando indicadores fortes para a criação de um projeto de sucesso.

Agora você já pode começar a planejar a implantação do seu PMO! O que achou? Compartilhe conosco nos comentários!

Como definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos?

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos?

Gerir projetos simultâneos já não é das tarefas mais fáceis. Quando se trata de um ambiente de múltiplos projetos, então, onde os recursos e a atenção do gerente são compartilhadas, esta tarefa se torna ainda mais complexa. Isso porque em alguns momentos será necessário definir prioridades, seja de atendimento do GP ao cliente em questão ou mesmo de um profissional da equipe, que possui as habilidades mais indicadas para uma determinada atividade do projeto, mas está alocado em outra tarefa.

A questão é: como agir em situações como esta sem prejudicar nenhum dos projetos em andamento, causar insatisfações nos clientes ou mesmo sobrecarregar o profissional que está a frente da atividade? A resposta para isto está em saber definir prioridades a partir de um melhor conhecimento sobre os projetos, seus clientes, as demandas e, claro, os recursos humanos disponíveis. Entenda melhor como fazer isto em um ambiente de múltiplos projetos:

Realize controles mais rigorosos

Quando você tem um controle mais rigoroso sobre os múltiplos projetos que gerencia, bem como suas atividades e recursos envolvidos, é mais fácil ter uma visão sistêmica do cenário atual. Isso engloba a necessidade de treinamento da equipe para não depender de um profissional-chave, previsão de novas contratações ou mesmo da alocação de recursos ideal para cada tipo de projeto, atividade ou tarefa.

Contudo, para um controle mais efetivo e uma análise mais ágil, depender de inúmeras planilhas para o cruzamento de dados não gera eficiência no trabalho atribulado pelo volume de projetos sob a sua gestão. Tampouco assegura dados condizentes à realidade. Neste contexto, um software para o gerenciamento de múltiplos projetos torna-se fundamental para o ganho de produtividade e para a definição de prioridades conforme a situação atual dos projetos em andamento e dos que estão por vir. Isso porque ele o auxiliará a ter uma visão panorâmica sobre a alocação dos recursos humanos, disponibilidade de profissionais, obtenção de métricas de produtividade da equipe ou por colaborador individualmente, além de permitir um rápido acesso às informações sobre habilidades de cada um destes recursos. Assim, você terá controles mais rigorosos que serão fundamentais para auxiliá-lo na definição de prioridades.

Otimize recursos

Quando você possui um maior controle sobre os recursos disponíveis,é mais fácil associá-los a cada demanda e necessidade dos projetos. Desta forma você saberá exatamente como alocá-los de forma a não comprometer o sucesso do projeto, seja por utilizar um profissional não indicado para determinada tarefa ou mesmo como redistribuir otimizar a distribuição destes recursos para o cumprimento de prazos e objetivos de cada projeto. Escrevemos um post que explica como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos.

Utilize a margem de segurança definida para os prazos de entrega a seu favor

Durante o desenvolvimento do escopo do projeto, você certamente reservou uma margem de segurança para os prazos de entrega definidos. Use isto a seu favor! Esta margem serve exatamente para respaldá-lo em relação a imprevistos – e que fique claro que estes imprevistos não dizem respeito a feriados, datas comemorativas, férias de funcionários, dentre outras questões que devem ser previamente consideradas. Por isso, esta auxiliará não apenas para o ganho de tempo na resolução de intempéries, mas também na definição de prioridades de alocação de recursos e definição de atividades a cada um deles.

E você, o que faz para definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos? Quais as grandes dificuldades enfrentadas? Compartilhe-as conosco através dos comentários! Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog!

Como um software de gestão de projetos pode te ajudar a alocar recursos humanos de maneira eficiente

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Um dos pontos críticos na gestão de projetos são os recursos humanos – principalmente quando se trata de múltiplos projetos, que compartilham dos mesmos profissionais para trabalhos distintos. Em geral, é a partir de um controle ruim dos seus funcionários que os projetos saem dos trilhos, gerando atrasos e custos desnecessários. A gestão eficiente dos recursos humanos pode ainda reduzir os gastos, promovendo uma gestão mais eficiente, já que você precisará de menos pessoas para realizarem as mesmas atividades, desde que as planeje de maneira correta. Para isto, um software de gestão de projetos tem muito a contribuir. Entenda os motivos:

Tenha um panorama sistêmico sobre a alocação dos recursos humanos

Com um software de gestão de projetos você obtém com facilidade um panorama do uso de todos os recursos humanos da empresa envolvido nos projetos. É possível saber quantas horas de trabalho de cada um dos funcionários estão alocadas, para quais atividades e em quais projetos.

Com isso, além de saber a disponibilidade de cada profissional, é possível verificar o tempo gasto em cada uma das atividades para obter uma média que auxiliará no planejamento de outros projetos. O sistema ainda mostra a evolução de cada fase do projeto, dando informações sobre prazo e necessidades de recursos para a conclusão de alguma tarefa.

Identificação rápida da disponibilidade dos profissionais

Já que você pode saber como cada um dos seus recursos humanos está alocado, abre-se a possibilidade de identificar rapidamente a disponibilidade dos profissionais para saber quando poderá usá-los em outros projetos ou atividades diferentes dentro do mesmo trabalho.

Este recurso é útil para extrair o máximo de eficiência e produtividade dos funcionários sem a necessidade de contratar novos recursos quando aparecer um novo projeto ou surgir algum problema em outro que está em curso.

Esta função evita ainda um problema muito comum quando a empresa não utiliza um bom sistema: a sobrecarga do profissional, o que pode não gerar os resultados almejados, incluindo o cumprimento dos prazos. Com um software de gerenciamento de projetos, porém, como você saberá com precisão as horas alocadas para cada funcionário, não existe a possibilidade de alocar o mesmo recurso para várias atividades em períodos coincidentes.

Mesmo que ele realize duas atividades no mesmo período de tempo, você saberá exatamente quantas horas estão alocadas para cada uma, podendo planejar seu trabalho da melhor maneira possível.

Obtenção de métricas de produtividade de cada membro da equipe

Outra possibilidade que um software de gestão de projetos oferece é a mensuração da produtividade dos recursos humanos conforme atividades. É possível medir qual o tempo médio que cada um gasta para uma desenvolver uma tarefa específica, o que é muito útil para projetos que têm prazos mais restritos. Nestes casos, é melhor optar por um funcionário que realize o mesmo trabalho mais rapidamente, ou seja, o que tem maior habilidade no desenvolvimento do que outro, por exemplo.

Esta função também é útil no planejamento, fazendo com que a capacidade de realização de cada profissional fique mais próxima do que realmente transcorrerá na realidade. Quando se tem conhecimento sobre isto, ou seja, o tempo médio que cada um leva para finalizar cada uma das atividades, fica mais fácil ter uma previsão precisa do tempo final para execução do projeto.

Além disso, o software fornece espaço para o cadastro de informações sobre conhecimentos, habilidades e atitudes de cada um dos recursos humanos. Como cada parte do projeto demanda características específicas, a alocação de membros da equipe fica muito mais precisa e eficiente.

Um software de gestão de projetos miniminiza as falhas de gestão e alocação de recursos humanos, especialmente quando se trabalha com vários projetos ao mesmo tempo. Com isso, você pode utilizar a mesma quantidade de funcionário para realizar mais trabalho, reduzindo custos e atingindo melhores resultados.

E você, já utiliza um software de gestão de projetos para a alocação de recursos humanos em múltiplos projetos? Quais as grandes dificuldades encontradas nesta tarefa? Compartilhe-as conosco através dos comentários. Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog!

Checklist: 10 itens para verificar antes de começar a implantação do seu PMO

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Transformar os gerentes em melhores administradores de projetos é uma das principais metas da implantação do seu PMO. Já para a alta gestão o foco maior está em conseguir o melhor alinhamento entre projetos e estratégia do negócio. Quando se trata de uma implantação de um PMO dentro de uma organização, de qualquer dimensão, impõe-se o desafio de sua execução, até mesmo os mais experientes gerentes de projetos sofrem uma leve “taquicardia” ao analisar as estatísticas de sucesso de iniciativas semelhantes (veja neste artigo).

Um pequeno erro na estratégia de implantação do seu PMO, ou até a não identificação de um stakeholder de grande influência pode levar toda a empreitada ao fracasso. Por isso, sempre se pergunte: Está realmente tudo ok? Eu incluí todas as informações necessárias? A lista de stakeholders está completa? Muitas tentativas de implantação acabam dando errado porque uma lista de pequenas atividades não foram executas corretamente. Perguntas tão simples, mas que uma vez listadas poderiam evitar erros irreversíveis.

Porém, se você tiver uma lista de verificação em que se basear antes de iniciar a implantação, você não precisará se arrepender da ação com o pesadelo de ser incluído na cruel estatística de insucesso da implantação de escritórios de projetos. Esta é a ideia deste post: fornecer um checklist para você rever antes de iniciar a implantação do seu PMO. Para quem já utiliza o Project Builder ou um outro software de gestão de projetos, preparamos este modelo que pode ser utilizado como projeto dentro do seu software.

1 – Alinhamento de expectativas

Verifique quais são as expectativas da organização com a implantação do seu PMO. Segundo Relatorio PM.Survey 2013 em ¾ dos casos de implantação de escritório de projetos a alta administração ainda não está segura de quanto valor o escritório gerará para o negócio. Existe um grande desafio na implantação que é entregar aquilo que se espera, nem mais nem menos. Para o sucesso do PMO é fundamental identificar a expectava do patrocinador do projeto e definir qual será a proposta de valor do PMO.

2 – Identificação dos principais stakeholders dos projetos

Quem pode exercer influência sobre o projeto? Qual é o poder desse stakeholder? Ele é a favor ou contra a implantação do PMO? É fundamental identificar o maior número de partes interessadas e traze-las para perto do Projeto (Falamos disso nesse artigo). Tenha uma especial atenção às áreas que mais demandam projetos e as que mais competem por recursos. Se pergunte quem será impactado pelo projeto, quais áreas verão sua rotina mudar com a implantação do escritório e quem está competindo por investimento e/ ou recursos destinados ao projeto.

3 – Mapeamento e Parecer sobre os controles existentes

Você não precisa de uma auditoria feita por uma empresa de consultoria para identificar os atuais processos e controles existentes, mas no mínimo tenha o conjunto completo dos atuais controles e práticas utilizados pela companhia. Normalmente em nossas implantações encontramos planilhas, templates e algumas áreas, utilizando softwares locais como o MS Project ou soluções gratuitas. Separe o que é processo, ferramentas e modelos.

4 – Mapeamento e Parecer dos Projetos e Solicitações

A regra é a mesma da pergunta acima, mas é importante identificar como as demandas e os projetos nascem dentro da sua organização, quais áreas demandam, qual área analisa, qual área prioriza e onde os projetos são executados e concluídos. A ideia deste checklist é entender o ciclo de vida dos projetos e seu fluxo natural dentro da organização. Ao final desta identificação você deverá responder claramente onde os projetos nascem e onde eles são concluídos.

5 – Criação do Business Model Canvas do PMO

Qual é a proposta de valor do escritório de projetos e como entramos nesta proposta de valor. Nesta etapa você irá fazer um brainstorming junto à sua equipe, percorrendo os 9 Blocos do BMG. Detalhamos melhor esse processo no artigo: Como utilizar o Business Model Canvas para planejar um PMO que gere valor para a organização.

6 – Criação do Project Model Canvas do PMO

Enquanto na pergunta anterior você define o que o PMO irá fazer, nesta etapa você irá planejar como será a implantação. A construção do Canvas é obrigatoriamente colaborativa, logo será importante convidar para a dinâmica os stakeholders identificados na pergunta 2, assim como, os outros membros da equipe do projeto. Caso existam dificuldades geográficas na reunião, uma boa alternativa é usar o PM Canvas APP (IOS ou Android) Ele permite que pessoas que estão separadas geograficamente co-criem, sendo necessário apenas um canal de voz (Skype, Hangout e etc.) e uma tela para projetar o Canvas web. Para entender melhor o App veja este vídeo.

7 – Definição da metodologia / processos / métricas

Para realizar a gestão de um projeto eficiente é preciso adotar uma metodologia que padronize os processos e métodos. Nesta etapa seu desafio será refletir pensando em todos os levantamentos realizados. Não adianta construir uma metodologia completa se sua empresa está começando a gerenciar projetos, tão importante quanto adotar um método de gestão de projetos é ter um método que que combine com a sua empresa (entenda melhor neste artigo). Quanto à indicadores, nesse primeiro momento tenha em mente que eles irão possibilitar um entendimento de maneira mais rápida de como está o projeto e como ele irá evoluir, assim como, a antever crises e minimizá-las.

8 – Criação dos Modelos de forms / Templates

A utilização de templates é um passo que auxilia sua adoção na metodologia de gestão de projetos pelo fato de simplificar o sequenciamento dos principais processos da gestão de projetos. Cada metodologia irá demandar seus templates, com campos e requisitos específicos, a grande maioria utiliza estes templates que publicamos recentemente. Para quem é cliente Project Builder, esses documentos são gerados em forma de relatório naturalmente conforme seus projetos são criados e ao longo do seu ciclo de vida.

9 – Definição das ferramentas de suporte a gestão de projetos

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções, que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis. Nesse momento é que entra a definição de qual software de gestão de projetos será adotado. Para saber qual das alternativas disponíveis no mercado se adequa melhor à realidade do seu negócio e às demandas de gerenciamento de projetos, é fundamental compará-las entre si com base na contribuição que irão trazer para a empresa. Nesta etapa crie uma lista das opções e uma matriz de comparação entre as funcionalidades que sua metodologia demanda e as opções identificadas no mercado. Crie uma nota de avaliação que classifica cada opção como: muito aderente, aderente, pouco aderente e não aderente. No artigo “Como escolher um software de gestão de projetos” explicamos um pouco mais como fazer essa comparação. Dependendo da complexidade do seu processo e da sua organização pode ser necessário criar um RFP (Request for Proposal).

10 – Criação do comitê de projetos

O comitê de projetos é composto normalmente pela alta administração e sua principal função é garantir o alinhamento entre portfólio de projetos e o planejamento estratégico. Dentre suas funções estão: avaliar as propostas de projetos, selecionar as mais relevantes para a estratégia de negócio da empresa, assim como, priorizar investimentos e recursos. Um segundo nível de comitê que algumas organizações possuem é composto por executivos que têm a função de acompanhar os projetos em andamento, as solicitações de mudança e auxiliar os gerentes de projetos em problemas, além de seu escopo de atuação. Nesta etapa seu objetivo será criar um comitê coeso composto por executivos experientes e membros da alta gestão envolvidos diretamente com a visão de longo prazo da empresa.

Esperamos que você faça bom proveito deste checklist na implantação do seu escritório de projetos.
Boa sorte nas iniciativas, e não se esqueça de passar por aqui sempre que tiver alguma dúvida. Aproveite para fazer o download do checklist dinâmico, que irá te ajudar a não esquecer os pontos aqui citados e até alguns que não falamos neste post. Para quem já é cliente Project Builder separamos um modelo pronto que pode ser importado para o Project Builder.

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

5 aprendizados sobre gestão que a Alemanha ensinou ao Brasil

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em 5 aprendizados sobre gestão que a Alemanha ensinou ao Brasil

O que foi visto na partida da última terça-feira no Mineirão, entre Brasil e Alemanha, certamente ainda assombra muitos brasileiros que só querem esquecer o que aconteceu. Mas, curiosamente, são nas crises que surgem as oportunidades. É, você deve estar se perguntado agora: “Que aprendizados sobre gestão pode haver num jogo de futebol, onde o Brasil foi humilhado pela estratégica Alemanha?”

O doído 7 x 1 da Alemanha nos ensina mais do que simplesmente futebol. A derrota faz parte da vida e do esporte, o que nos resta é aprender com ela e tirar a melhor lição que podemos.

Separamos 5 pontos que merecem atenção por serem aprendizados sobre gestão que podem ser aplicados na rotina de uma empresa.

1 – Foque no resultado de longo prazo

Os alemães sabem muito bem como é perder uma semifinal em casa, em 2006 a seleção alemã foi derrotada em seu próprio país pelos italianos. A seleção tri campeã se planejava há 8 anos para o feito que culminou no vexame verde e amarelo. Estruturou um time e seguiu com ele até aqui, finalista em 2002, terceiro lugar em 2006, terceiro lugar em 2010 e, agora, finalista em 2014. Isto demonstra visão de longo prazo e foco em resultado, em 2010 eles sabiam que não seriam campeões e encararam aquela copa como uma preparação para o mundial de 2014.

Na sua estratégia pense também em quais ações podem construir resultados duradouros e não espere resultados “da noite para dia”, foque no seu alvo e saiba que a “vitória” vem com preparação, determinação e visão de longo prazo.

2 – Conheça o adversário e identifique onde você se diferencia

Estudiosos, analíticos e extremamente focados, eles souberam aproveitar o momento de fragilidade do adversário, o Brasil, para continuar marcando gols. A tricampeã se beneficiou de estudos acadêmicos para montar seu esquema. Na pesquisa realizada por 50 estudantes da cidade de Colônia, os jogadores brasileiros foram analisados minuciosamente.

Quais são os pontos de diferenciação da sua empresa? O que deve ser explorado para apresentar um diferencial competitivo. É importante analisar também quais aspectos o seu adversário obtém vantagem sobre a sua empresa.

3 – Saia da sua zona de conforto

Os treinos dos alemães eram realizados de 12h às 14h – quando o sol é mais forte. Desta forma eles se adaptam e se preparam para o pior cenário, ou seja, saindo da zona de conforto. Nas organizações a maioria das pessoas preferem permanecer na sua zona de conforto, gostam de estar confortáveis na maioria dos aspectos dos negócios, processos e maneira como conduzem suas iniciativas. Tentar algo novo permite que você tenha a oportunidade de experimentar novos desafios, expande seu campo de visão e abre as portas para as habilidades que você não sabia que possuía.

4 – O coletivo é mais importante que o individual

Não adianta contar com uma grande estrela para o sucesso. Ao invés disso, pense no desenvolvimento do espirito de equipe e na capacidade de gerar sinergia, ou seja, o todo supera a soma das partes. Vimos nos jogadores da Alemanha uma grande harmonia entre todos os membros da equipe e grandes resultados gerados pela união das forças, sem ninguém buscando o estrelato separadamente. A estratégia de uma empresa não pode ser diferente, não podemos depender da habilidade isolada de um membro do time e sim contar com a cooperação de todos.

5 – Pense no todo e sua ligação entre as partes

Além de toda a estratégia e a preparação a Alemanha, ela estudou todos os elementos e fez uma estratégia que combinasse a preparação dos jogadores, o local onde eles ficaram, construído e preparado por eles, o uniforme (semelhante ao time mais popular do Brasil, o Flamengo), aulas de português para os jogadores, friesa em campo, para não ser impactado pela torcida e campanhas publicitarias a fim de conquistar a simpatia da torcida na final. Seja na implantação da gestão de projetos ou em um plano estratégico, tenha sempre o foco no todo e a ligação entre cada elemento.

Sim, vai ser difícil esquecer uma goleada como a que vimos nesta semifinal, o brasileiro é apaixonado pelo futebol e perder em casa tem um sabor especialmente amargo. Mas, como disse no início deste artigo, precisamos aprender com a crise. O Brasil ainda tem a melhor qualidade para gerar jogadores, mas ainda está longe de ser o que melhor trabalha. Já a Alemanha, formada por uma excelente geração, trabalhou praticamente uma década para conquistar o objetivo que conseguiu alcançar no fatídico dia 8 de julho no Mineirão: decidir uma Copa do Mundo.

“O Nivelamento de Recurso nos projetos é um mito”

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em “O Nivelamento de Recurso nos projetos é um mito”

Entrevistamos José Finocchio Júnior, um dos gurus do gerenciamento de projetos do Brasil, e perguntamos a respeito de uma importante questão no gerenciamento de projetos: O nivelamento de recursos dos projetos.

Finocchio tem mais que credenciais para falar do assunto, é professor da disciplina de gerenciamento de cronograma, tanto na FGV como na FIA-USP, fez sua dissertação de mestrado na Escola Politécnica, baseado no tema de restrições de recursos em programação de projetos, foi o primeiro profissional do mundo a obter a certificação PMI SP especializada em cronogramas e também é detentor da certificação TOC- Critical Chain Project Management, na qual o nivelamento de recursos é um tema central.

Confira a entrevista que ele nos concedeu:

Professor, qual a importância do nivelamento de recursos numa ferramenta de gestão de projetos?

– O nivelamento de projetos é um mito e na maioria das vezes dá uma informação errada ao gestor. O motivo é que modelamos a realidade em ferramentas estáticas e um projeto é um sistema complexo que apresentas filas, estoques, loopings, e retrabalho, e ainda assim apresenta interdependências que não são imediatas, mas com efeito retardado. Isso tudo é muito difícil , para não dizer impossível, de modelar num gráfico de Gantt estático.

Então o Sr. está afirmando que um gerente de projeto não deve nivelar os recursos de seu projeto?

– Ao contrário, conhecer a restrições de recursos de um projeto é algo muito importante, pois estas vão ditar o ritmo do projeto. O gerente deve identificar e estabilizar o gargalo e subordinar o dimensionamento dos recursos não gargalo a ele. Apenas afirmo que é muito difícil enxergar isso num gráfico de gantt estático. Para encontrar o recurso gargalo na prática, por meio de cálculos deveríamos considerar que muitos deliverables voltam, são retrabalhados, o cliente muda de ideia e pede coisas novas e isso muda radicalmente a carga nos recursos, jogando no lixo aquele cronograma feito perfeitinho, sem contar que para achar o recurso crítico teríamos que mapear todos os projetos do portfolio, e suas modificações ao longo do tempo. A cada dia que passa novos projetos são lançados e existem demandas de trabalho que surgem fora dos projetos, como por exemplo, o suporte ou a parte administrativa das operações do dia-a-dia.

Mas, as modernas ferramentas PPM do mercado não se propõem a fazer isso?

– Não é bem assim. Hoje sabemos que o foco deve ser dado no controle de fluxo do projeto. O fluxo não pode parar. O principal instrumento de controle de recursos é a administração do volume do Work in process, quanto maior o WIP, maior será o aumento do lead time (prazo) dos projetos.

E as ferramentas tradicionais não fazem isso?

– Nenhuma das tradicionais ferramentas de gráfico de gantt do mercado faz isso, pelo menos as mais conhecidas na minha opinião não fazem.

Qual ferramenta o gerente deve buscar?

– Eu prefiro não colocar o foco nas ferramentas, mas em princípios de gestão, como O Lean Manufacturing- a teoria das restrições e a dinâmica de sistemas.
Instrumentos que melhor se adequam a essas teorias são tambor-pulmão-corda (DBR), o Kanban e o Scrum, ou qualquer ferramenta que trabalhe os pacotes de trabalho em modo pull e não push. Eu mesmo estou desenvolvendo uma maneira de controlar os projetos, que tornarei pública como parte do desdobramento da metodologia Project Model Canvas, desta vez para gestão de fluxo do projeto e controle da execução. Estou finalizando um livro sobre isto e ele deve ser lançado em setembro de 2014.

Dicas fundamentais para o sucesso do gerenciamento de múltiplos projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Dicas fundamentais para o sucesso do gerenciamento de múltiplos projetos

Analisar a viabilidade e cuidar do gerenciamento de múltiplos projetos, negociar prazos e orçamentos, definir, distribuir e alocar recursos para cada uma das tarefas necessárias, controlar cronogramas… Estas são, certamente, atribuições que regem o trabalho de um gerente de projetos (GP).

Porém, quando se trata de um GP que gerencia múltiplos projetos, os desafios para gerir pessoas, intermediar conflitos e defender interesses para que todos eles sejam cumpridos dentro dos prazos estipulados e com a qualidade necessária para garantir a satisfação de seus clientes e, assim, obter o sucesso na tarefa, a situação pode ser ainda mais complexa. Afinal, partilhar dos mesmos recursos para alocação ideal dos profissionais, minimizando o retrabalho, o tempo gasto em cada atividade e até mesmo o desafio do ganho de produtividade para atender mais demandas sem a necessidade de investir no aumento da equipe, apesar de ser um trabalho recompensador, exige muita dedicação e jogo de cintura! Por isso, selecionamos dicas fundamentais para os GPs à frente de múltiplos projetos. Confira!

Entenda que o sucesso depende de você também, e não apenas de sua equipe

Você pode ter contratado e treinado os melhores profissionais. Contudo, se você não souber explorar e incentivar o que cada um deles tem como pontos positivos e preparar melhor os que ainda carecem de aprendizado, não conseguirá obter o sucesso almejado. Isto porque você, enquanto GP, deve conhecer e entender bem a sua equipe, cuidando para que todos tenham conhecimentos equivalentes e, assim, não depender de um funcionário-chave apenas para resolver determinada situação – o que pode deixá-lo “na mão” em situações de extrema necessidade ou mesmo com o desligamento deste funcionário.

Fácil adaptação é fundamental!

Você lidará com projetos distintos, em clientes com necessidades diferentes, mas utilizando dos mesmos recursos. Por isso, é fundamental uma fácil adaptação às especificações de cada um deles. Isto será primordial para que você consiga guiar os profissionais à frente das atividades, orientando-os quando a estas adequações.

Reúna as informações de todos os projetos em um único ambiente

Os projetos são múltiplos, mas a ferramenta de gestão deve ser uma só. Isto facilitará uma visão sistêmica das etapas de cada um dos projetos, alocação dos recursos, replanejamento das ações, dentre vários outros benefícios. Manter as informações separadas, além de demandar um maior tempo para análise, ainda propicia um ambiente mais suscetível às falhas. Por isso, se você ainda não conta com um software para o gerenciamento de projetos, esta passa a ser uma prioridade de investimento para otimização do trabalho, aumento da produtividade e até mesmo para a redução de custos internos de gestão.

A definição correta de prazos é um grande aliado, mas pode também ser o responsável pelo fracasso

Independentemente do curso que você dê nos múltiplos projetos que gerencia, o sucesso ou o fracasso de seu trabalho tem como fator decisivo a definição de prazos. As dicas em relação a isto são básicas, mas por incrível que pareça, pouco utilizada.

A primeira delas é que aceitar um projeto com curto prazo para execução para não perder o cliente pode parecer bastante interessante no primeiro momento, mas as consequências não necessariamente compensadoras. Isso porque muito do gerenciamento de múltiplos projetos aceitos desta forma não têm seus prazos cumpridos, o que estremece a confiabilidade e reputação de sua marca não apenas com este cliente, mas com os outros potenciais que ele conhece. Uma outra dica muito importante é que você nunca deve estipular um prazo sem uma margem de segurança. Imprevistos acontece e o cliente não será compreensivo em relação a isto!

Estas são apenas algumas das inúmeras dicas fundamentais para a eficiência no gerenciamento de múltiplos projetos. Se com a sua experiência você identificou outras questões que merecem atenção para o sucesso dos projetos, aproveite os comentários abaixo para compartilhá-las conosco!

Você sabe o que é e qual a importância de usar proposta de projeto?

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. 1 comentário em Você sabe o que é e qual a importância de usar proposta de projeto?

Qualquer negócio que possui a gestão e execução de projetos como core business, sabe que a apresentação adequada da proposta de projeto e sobre o que a sua empresa se propõe a desenvolver é o grande diferencial entre sua aprovação ou reprovação junto aos diferentes públicos de interesse.

É aí que entra a proposta de projeto: uma ferramenta que ajuda gestores e equipe a prepararem melhor suas ideias e aumentar a produtividade da empresa para o êxito nas tarefas. Saiba o que é e qual a importância de usar o recurso em seu negócio.

O que é uma proposta de projeto

As propostas de projeto são documentos ou apresentações que explicam os pontos principais de um empreendimento para que a empresa consiga fechar um novo contrato, encontrar investidores ou fazer aprovações internas. Seu uso traz diversas vantagens às empresas, que você poderá constatar a seguir.

1 -Apresentação eficaz sobre o que a sua empresa tem a propor

Quando uma proposta é desenvolvida de forma adequada para a situação, a fase de planejamento do projeto poderá ter início logo em seguida. Em geral, as propostas de projeto trazem informações essenciais como escopo, cronograma, prazos e investimentos.

2-Exercício mental: colaboração por novas ideias

A elaboração de uma proposta de projeto contribui para que a equipe possa desenvolver novas ideias sobre sua execução. Afinal, muitas das coisas que nos parecem simples em pensamento podem mudar de cenário quando nos aprofundamos em números e outros detalhes.

3-Alinhamento constante entre as partes envolvidas

O uso de propostas de projeto bem estruturadas também garante um maior alinhamento entre todas as partes interessadas, envolvidas na iniciativa – seja internamente na empresa ou no público externo como patrocinadores, clientes, dentre outros. Afinal, desde o início das conversas sobre o projeto, tudo aquilo que foi pensado e planejado estará documentado e aprovado em um sistema formal, evitando a perda de informação à medida que o processo evolui no dia a dia.

4 -Maior poder de convencimento sobre as ações propostas

As propostas contém informações tão importantes que costumam ser aproveitadas até mesmo no plano do projeto em um momento posterior. Com isso, quando uma empresa adota esse tipo de proposta em sua rotina, o público-alvo da proposta de projeto desenvolvida terá uma imagem muito mais positiva de como o projeto será conduzido, aumentando o poder de convencimento da equipe envolvida na execução.

5- Fugindo dos riscos

O uso de propostas de projeto em sua empresa também permitirá que investidores, gestores e equipe tenham uma visão mais abrangente e precisa dos requisitos, orçamentos, prazos, pessoas e outras questões fundamentais à execução do projeto. Com isso, a organização poderá identificar e contornar os riscos inerentes aos empreendimentos com maior facilidade, evitando que alguns obstáculos surpreendam a equipe durante seu desenvolvimento.

6- Ganho de eficiência

Uma das principais vantagens relacionadas ao uso de propostas de projetos em uma empresa é a simplificação do processo de seleção de projetos.

Quando as organizações trabalham com múltiplos projetos, o processo de aprovação e reprovação fica facilitado pela inserção de uma proposta no sistema de gerenciamento de projetos que irá, em seguida, gerar um fluxo automático de responsabilidade às pessoas envolvidas. Isso aumenta o nível de documentação do projeto como um todo, organizando o ambiente de trabalho e evitando problemas em fases posteriores.

E você, acredita que o uso de propostas de projeto pode realmente fazer diferença na hora de angariar novos trabalhos para a sua empresa? Já o utiliza em seu negócio? Compartilhe suas opiniões, experiências e dúvidas consoco através dos comentários!