Autor: Braun

Priorizando projetos: Valor estratégico versus valor imediato

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Priorizando projetos: Valor estratégico versus valor imediato

Ainda que não saibam, os gerentes que lidam com muitos projetos simultaneamente, seja através da gestão de um portfólio ou de múltiplos projetos, acabam priorizando projetos ou iniciativas que possam realmente gerar valor para a organização.

Ainda que o mercado conte, cada vez mais, com profissionais com conhecimento e habilidades no gerenciamento de projetos, não é raro que as empresas não consigam organizá-los e alinhá-los à estratégia para que possam trazer os retornos esperados. Por isso, é preciso saber ir priorizando projetos sob várias perspectivas, sejam elas técnicas ou em relação ao contexto vivido pela empresa e pelo mercado.

Imediatismo

Quando os clientes se tornam mais informados e exigentes sobre os produtos e serviços que consomem, as empresas são pressionadas a agir com maior agilidade para que possam se manter competitivas. Em função disso, acabam priorizando projetos que atendem a necessidades de mercado específicas e imediatas.

Não é raro também que cada setor da empresa gerencie seu próprio portfólio de forma separada, alcançando objetivos específicos sem se alinhar com o restante da organização. Mesmo que um projeto apresente um bom cenário no que se refere aos retornos imediatos, ele pode não contribuir para a estratégia global da organização que, invariavelmente, envolve a garantia da competitividade no futuro para atingir o crescimento sustentável.

Foco no longo prazo

Para preencher essa lacuna, a gestão de portfólios permite que a organização gerencie diversos projetos ao mesmo tempo e consiga avaliá-los sob a perspectiva da estratégia e dos objetivos de longo prazo.

Com isso, é possível selecionar os projetos que devem ser iniciados antes de qualquer outro, a alocação de recursos para determinadas iniciativas, a definição de responsabilidades na equipe e até mesmo a reprovação de alguns empreendimentos.

Análise financeira

Nas empresas em que um grande número de projetos é executado, é comum que a priorização envolva diversos critérios e métricas a serem avaliados individualmente e, em seguida, comparados com os das demais iniciativas.

Em alguns casos, esses critérios são definidos em normas da empresa ou até mesmo estabelecidos em marcos regulatórios. Entretanto, a análise financeira do retorno de um projeto geralmente é feita usando indicadores como Payback, VPL, TIR, entre outros.

O Payback avalia o tempo necessário para que a empresa alcance o retorno sobre o investimento em um determinado projeto. Para isso, divide-se o valor do retorno esperado pelo investimento realizado.

Já o Valor Presente Líquido, uma fórmula mais complexa, leva em consideração o valor do dinheiro no tempo e, portanto, é adequado para que avaliar projetos cujo retorno é previsto no longo prazo.

Outros indicadores, como a Taxa Interna de Retorno (TIR) e a Taxa Mínima de Atratividade (TMA) também ajudam os gestores a definir quais projetos são prioritários em um determinado momento.

Critérios subjetivos

Apesar de a análise financeira ser indispensável para a avaliação de projetos, é preciso ressaltar que o processo de priorização também deve passar por critérios mais subjetivos, como o alinhamento à estratégia, a possibilidade de criar diferenciação no mercado, o senso de urgência, a fidelização de clientes, entre outros.

Não se esqueça, ainda, que todo o esforço de gerenciamento e análise de projetos, programas e portfólios se torna bem mais fácil quando sua organização conta com um sistema capaz de atender às necessidades de armazenamento, organização e distribuição de informações.

E você, como prioriza os projetos que gerencia? Quais ferramentas de gestão utiliza para angariar dados para a tomada de decisões? Compartilhe suas dúvidas e dores através dos comentários! Podemos ajudá-lo a com dicas valiosas para esta definição.

Projeto que nunca acaba: 5 dicas para resolver este problema

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Projeto que nunca acaba: 5 dicas para resolver este problema

Os projetos de sua empresa, quando bem delineados, têm seu prazo de conclusão definido logo no desenvolvimento do escopo. Contudo, quando analisamos a realidade, é comum nos depararmos com muitos projetos que nunca acabam. Os motivos para isso são diversos: má definição dos objetivos, mudanças de mercado durante o desenvolvimento, um novo posicionamento estratégico pela empresa, falta de recursos, dentre vários outros fatores.

Se identificou com esta realidade e não sabe como resolver este problema? Então você não pode perder este post com 5 dicas para encerrar aqueles projetos que nunca acabam!

1) Redefina um prazo final conforme as variáveis necessárias para a conclusão

Existem dois tipos de projetos: os de prazo determinado e os de caráter contínuo. Os do segundo tipo são mais raros. Por isso, para a maioria dos projetos é necessário definir uma data para que ele se encerre. Caso os objetivos não tenham sido alcançados, reavalie, faça modificações e crie um novo prazo, levando em consideração os fatores que impediram a conclusão com sucesso. Para isso, evite manter tarefas abertas por “tempo indeterminado”. O prazo permite planejar os recursos que serão investidos e as prioridades da empresa.

2) Estabeleça metas intermediárias

Mesmo definindo um prazo final para o seu projeto, a equipe pode acabar se perdendo no meio do caminho. É isto o que, geralmente, acontece quando há constante revisões de prazos. Neste caso, o prazo não vale de nada porque não é cumprido. Para evitar este problema, defina metas intermediárias e também dê prazos para a conclusão delas.

Com esta definição você consegue saber exatamente em que ponto está o projeto, onde serão necessários ajustes e o que precisa ser feito para que ele seja concluído dentro do prazo estimado. Se a equipe conseguir cumprir todas as metas intermediárias, você saberá que o objetivo final será cumprido dentro do prazo estabelecido. Na situação inversa, você visualizará uma oportunidade para a definição de um plano de ação que contribua para reverter o caso.

3) Crie maneiras de medir o desempenho

Além de criar as metas intermediárias, é preciso também desenvolver maneiras de medir o desempenho de sua equipe no projeto. Quantas horas estão sendo gastas em cada atividade por cada um dos funcionários? Elas estão de acordo com o planejado? Quantos recursos estão sendo investidos em cada parte do projeto? Ele está sendo suficiente para a conclusão dos objetivos?

A partir destes e de outros dados você conseguirá realocar os recursos sempre visando o cumprimento das metas intermediárias e do prazo final. Nesta questão, um software para o gerenciamento dos projetos é a melhor ferramenta para fazer essas medições de forma rápida e integrada com outros processos.

4) Mantenha vivo os canais de comunicação

A falta de comunicação é uma das principais raízes de problemas de todos os tipos nas empresas. Não seria diferente em relação aos projetos que nunca acabam. Um gerente de projetos deve favorecer ativamente os canais de comunicação entre os funcionários e com ele próprio, para que a equipe possa apresentar suas dificuldades e cooperar para buscar soluções para os problemas. Trabalhar de forma colaborativa é uma excelente estratégia para manter o time mais envolvido e comprometido com as entregas!

5) Reavalie as necessidades

Muitas vezes o problema de projetos que nunca acabam é de solução bastante fácil: simplesmente termine-o. Alguns projetos, especialmente os de caráter contínuo, vivem indefinidamente quando não há sequer necessidade que eles existam. Por isso, é preciso fazer uma avaliação contínua sobre a real função de cada um dos projetos abertos para os objetivos da empresa.

Mesmo que um projeto não tenha cumprido seus objetivos originais, muitas vezes a melhor solução é simplesmente encerrá-lo ou mesmo considerar a reavaliação de necessidade e prioridades. A economia de tempo, dinheiro e a possibilidade de focar no que realmente importa são compensadoras.

Como vimos, com exceção dos que possuem caráter contínuo, todos os projetos devem ter um fim. Caso contrário, serão consumidos muitos recursos e o objetivo não será alcançado de maneira satisfatória. Para evitar este problema, sempre estabeleça um prazo final e metas intermediárias. Também tenha maneiras de avaliar o desempenho e recursos gastos em cada etapa do projeto, além de manter vivo seus canais de comunicação. Por fim, sempre esteja aberto para encerrar projetos que já se estenderam por tempo demais, mesmo que eles não tenham cumprido seus objetivos ou rever todas as questões que os envolvem, visando maneiras de concluí-los com excelência.

E você, já se deparou com este tipo de situação? O que fez para resolver estas questões? Complemente nossas dicas através dos comentários abaixo!

7 dicas para melhorar a gestão de tempo no gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 dicas para melhorar a gestão de tempo no gerenciamento de projetos

Todos sabemos que a gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Por isso, procurar alternativas e dicas para melhor aproveitar o tempo, favorecer a pontualidade e melhorar a execução de projetos é imprescindível. Visto isso, seguem aqui sete dicas valiosas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos.

1. Organize-se

Faça uma lista das etapas do projeto que estão em andamento e programe o tempo necessário para a execução de cada tarefa. Isso vai ajudar a ter uma melhor distribuição na gestão de tempo e agilizar seus deveres. Mas não se esqueça de estipular, nesse mesmo cronograma, um período de descanso para aliviar o estresse natural do trabalho.

2. Utilize um gerenciador de projetos

Utilizar um sistema gerenciador de projetos, além de colaborar na qualidade do próprio projeto, ajudará na gestão do tempo, pois trará especificidade nas tarefas e no tempo que cada uma levará para ser executada. Escrevemos um artigo sobre como escolher um software de gestão de projetos. Se você ainda não possui um ou está buscando a melhor solução, esse post pode te ajudar.

3. Diga não a procrastinação

Se você tem um sistema de gerenciamento de projetos, conseguiu elaborar uma excelente gestão e já programou todo seu tempo, não existe razão para fugir da responsabilidade. Procrastinar significa deixar para depois o que se deve fazer agora. E as consequências disso serão atrasos significativos nos projetos. Pequenos deslizes são perdoáveis, mas insistir na procrastinação é sinônimo de fracasso em um projeto. Lembre-se que, independente de seu comportamento, a gestão de tempo continua. Você terá que dar conta de tudo em um tempo muito menor caso atrase as coisas. Então o jeito é evitar qualquer tipo de distração e colocar a mão na massa o mais cedo possível.

4. Utilize o PMBOK

O Project Management Body of Knowledge, o PMBOK, é um guia completo que trás todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Seguindo as etapas apontadas pelo livro, e não se utilizando da procrastinação, é possível cumprir qualquer projeto, do mais simples ao mais complexo.

5. Delegue tarefas

Algumas etapas de um projeto podem ser executadas por outras pessoas. Essa atitude poderá fazer com que sobre mais tempo para aquilo que não pode ser delegado a outros. Isso facilita a gestão e economiza tempo.

6. Tenha uma boa comunicação

Uma comunicação eficaz favorece a compreensão dos comandos. No caso de projetos compartilhados, é fundamental que os envolvidos se comuniquem perfeitamente para evitar a perda de tempo. Uma má comunicação pode significar a repetição de uma mesma tarefa ou até mesmo o comprometimento de todo o projeto. Fizemos um post dedicado à esse problema tão comum nas organizações.

7. Faça uma avaliação rotineira

Defina um momento para avaliar o projeto e pensar sobre os obstáculos do percurso. Caso haja algum atraso ou problema grave, deve-se tomar uma atitude para que o projeto seja concluído no tempo determinado. Um sistema de gerenciamento de projetos poderá colaborar para automatizar essas avaliações.

Seguindo estes passos, você tem grandes chances de se tornar um Super Gerente de Projetos. Mas caso ainda tenha alguma dúvida, compartilhe-a com a gente nos comentários abaixo.

Como utilizar o Business Model Canvas para planejar um PMO que gere valor para a organização

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como utilizar o Business Model Canvas para planejar um PMO que gere valor para a organização

Um PMO (Escritório de Projetos) muito se assemelha a uma startup, que nascem com o objetivo de resolver um problema de um público especifico. Quanto melhor o PMO resolve esse problema, atendo as reais necessidades de seus clientes, maior será a sua percepção de valor. Alexander Osterwalder no livro “Business Model Generation” criou um modelo que ajuda as empresas nascentes a conceber um modelo de negócio inovador. Agora, como aplicar o conceito vencedor do Business Model Canvas dentro da nossa organização para potencializar a capacidade de gerar valor do nosso PMO?

Preparamos esse artigo com o objetivo de te ajudar a criar esse Canvas. Aí vão as dicas:

Criando o Canvas

O Business Model Canvas é uma ferramenta de gerenciamento estratégico que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes. É um mapa visual pré-formatado contendo nove blocos do modelo de negócios. Foi inicialmente proposto por Alexander Osterwalder. Neste vídeo o criador explica como utilizá-lo

#1 Segmentos de Clientes do PMO

Começamos preenchendo o bloco Segmentos de Clientes (Customers Segments), buscando mapear para quem o PMO irá criar valor e quem são os potenciais clientes internos para os objetivos pretendidos. Exemplos de segmentos de clientes são: Alta Gerência, Gerentes de Projetos, Equipe de GP e Gerentes Funcionais. Use cores de post it diferentes para cada segmento cliente.

Segmento Cliente

Alta Gerência

Gerentes de Projetos

Equipe de GP

Gerentes Funcionais

Toda a companhia

#2 Proposta de valor do PMO

No bloco Proposta de Valor (Value Proposition) são criadas propostas que atendam a determinadas necessidades dos potenciais clientes internos, sempre tendo os objetivos de negócio norteando a dinâmica. No quadro da proposta de valor você deve inserir os problemas que o PMO resolve para cada segmento cliente existente dentro da sua organização. Dentre as Proposta de Valor (serviços existentes) destacam-se os respectivos possíveis segmentos clientes:

Proposta de Valor	Segmento Cliente
Informar o status dos projetos	Alta gerência
Desenvolver e implementar a metodologia padrão de GP	Gerentes de Projetos e equipe de GP
Desenvolver as competências dos profissionais	Gerentes de Projetos
Implementar e operar sistemas de informação	Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais
Coordenar e integrar projetos de um portfolio de projeto	Alta gerencia
Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização	Toda a companhia

#3 Canais do PMO

Uma vez que já se tem uma prévia de clientes potenciais e propostas de valor, é necessário pensar em como fazer com que estes dois elementos fundamentais se encontrem. Logo, são definidos e sugeridos os Canais (Channels), como entrega em domicílio. Site de conteúdo, Newsletter, atendimento presencial, entre outros, através dos quais será possível distribuir e entregar as propostas de valor.

Canais de Distribuição	Segmento Cliente
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Wiki, Reunião Mensal	Alta gerência
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Wiki, reunião semanal, treinamento, chat, documentos	Gerentes de Projetos
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet,	Gerentes Funcionais
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Wiki e treinamento	Equipe de GP

#4 Relacionamentos com os Clientes do PMO

Também é preciso entender como se dará os Relacionamentos com os Clientes (Customer Relationships) do PMO, que deve ter o propósito de fortalecer o envolvimento do cliente com os serviços prestados. São exemplos de relacionamentos com clientes:

Relacionamentos com os Clientes	Segmento Cliente
Pessoal e Auto atendimento (dashbord)	Alta gerência
Auto atendimento (software) e Pessoal	Gerentes de Projetos
Auto atendimento (software)	Gerentes Funcionais
Auto atendimento (software)	Equipe de GP

#5 Fontes de Receita do PMO

Por fim, na dimensão direita, temos as Fontes de Receita (Revenue Stream), que registram como o PMO gera valor para organização. Pode ser evidenciado com aumento de produtividade, redução de custos, redução de projetos em atrasos e com os serviços propriamente prestado pelo PMO (horas de capacitação, horas de consultoria) que deixaram de ser contratados externamente. Alguns exemplos:

Fontes de Receita

Redução de Custos

HH de serviço prestado

Ampliação da Capacidade produtiva

A imagem abaixo mostra os elementos fundamentais da dimensão direita do Canvas.

Na dimensão esquerda do Business Model Canvas encontramos algumas definições mais objetivas, que irão sustentar os elementos do PMO mapeados na dimensão direita.

#6 Recursos-chave do PMO

Os Recursos-chave (Key Resources) são os recursos ligados diretamente ao funcionamento do modelo de negócio, ou seja, que elementos você necessita para colocar o PMO para funcionar. Alguns exemplos são:

Recursos-chave

Gerente do PMO

Equipe do PMO

Software de Gerenciamento de Projeto

Sala de Reunião

Templates

#7 Atividades-chave do PMO

As Atividades-chave (Key Activities) são todas as atividades que necessitam ser executadas com maestria para atender as propostas de valor, construir os canais necessários e manter os relacionamentos. Podem ser atividades-chave desde acompanhar a evolução dos projetos até construir uma sala de guerra para gerenciamento de crises.

Atividades-chave do PMO

Distribuir informação

Capacitar gerentes de projetos

Desenvolver / Evoluir a metodologia de gestão de projetos

Prover ferramentas

#8 Parceiros-chave do PMO

Já os Parceiros-chave (Key Partners) são todos aqueles que podem contribuir tanto com as Atividades-chave quanto com os Recursos-chave. Algumas parcerias, como as de Fornecedores de Tecnolologia, área de TI da organização, patrocinadores, entre outros. Outras parcerias podem contribuir com pessoas ou realizando diretamente alguma das Atividades-chave, como capacitar os gerentes de projetos.

Parceiros-chave do PMO

Fornecedor de Software

Área de TI

Área de Recursos Humanos

Alta Diretoria

#9 Estrutura de Custos do PMO

Representando os custos necessários para se manter e construir toda a solução proposta, há o bloco Estrutura de Custos (Costs Structure), que indica, por exemplo, a necessidade de se pagar a manutenção dos equipamentos, os pagamentos dos parceiros contratados, o custo recorrente de infraestrutura, o custo das equipes envolvidas, e assim por diante.

Estrutura de Custosdo PMO

Infraestrutura

Software

Salários dos Recursos Humanos

Para finalizar

A aplicação do Business Model Canvas pode facilitar muito a concepção do PMO e a estruturação de seus serviços através do exercício e estudo de seus nove elementos fundamentais. Também possibilita divergir e convergir opiniões, criando assim, um entendimento comum entre os envolvidos e gerando indicadores fortes para a inovação estratégica.

Quer ver como ficou o nosso Canvas? Disponibilizamos o A0 em branco aqui!

Modelo de Negócio do PMO from Project Builder

E você já fez seu Canvas? Compartilhe conosco sua experiência com a utilização do Business Model Canvas na criação do PMO.

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

Conheça os gargalos que mais atrapalham projetos de implantação de software

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Conheça os gargalos que mais atrapalham projetos de implantação de software

Um projeto de implantação de software é uma engrenagem complexa e qualquer questão que o tire dos trilhos pode fazer com que o prazo estoure. Estas questões são os chamados gargalos, que fazem o tempo escapar das mãos do gerente de projetos e tornar o calendário uma verdadeira dor de cabeça. Como evitá-los?

Aprenda quais são os três principais gargalos que consomem tempo nos projetos de implantação de softwares e saiba como fugir deles.

1) Orçamento

O problema do orçamento atinge diversos projetos e é algo que não deveria acontecer. É preocupadoramente comum a quantidade de vezes que o orçamento do projeto de implementação de um software estoura, deixando a equipe com dificuldades de seguir e a fazendo solicitar um aumento de recursos, atrasando diversas fases do projeto.

O motivo disto acontecer pode estar numa definição ruim do orçamento na fase de planejamento. Caso seja este o problema, faça uma pesquisa mais ampla e reúna-se com os membros da equipe para entender exatamente a quantidade de recursos que cada um dos processos consome.

Outra razão para o orçamento estourar é que o cliente pode estar pedindo adicionais já na fase de desenvolvimento do projeto.

Para evitar este tipo de cenário, defina com clareza quais são todas as necessidades na fase inicial e inclua cláusulas no contrato caso o cliente deseje adicionais.

2) Processos de trabalho

Processos de trabalho mal desenhados podem ser um terrível gargalo de tempo e recursos no seu projeto. Para um projeto funcionar bem é necessário definir os processos de maneira a otimizar o calendário de cada um dos seus funcionários, caso contrário haverá grande desperdício de tempo.

Defina a alocação de tempo de cada um dos membros da equipe de maneira que eles possam realizar tarefas enquanto outras estão sendo finalizadas por outros membros. Não permita que os processos criem aquele cenário em que alguém da equipe fica esperando outro funcionário terminar determinado trabalho para começar o seu.

3) Recursos humanos

Este é possivelmente o maior gargalo que pode surgir na maior parte dos projetos de implantação de software. A alocação incorreta dos seus recursos humanos pode gerar atrasos em todas as fases do calendário do seu projeto, por isso este deve ser o problema número 1 a ser resolvido.

Os motivos para problemas de recursos humanos são de várias naturezas. Pode ser um funcionário específico que tem dificuldades com os prazos, o número inadequado de pessoas para cumprir um projeto, a falta de enumeração de prioridades ou a falta de clareza sobre quem se reporta a quem.

Para evitar este gargalo, já tenha a certeza na fase de planejamento que está designando o número (e o perfil) correto de pessoas para o projeto. Também estabeleça com clareza as prioridades e a hierarquia. Outra questão importante é manter reuniões frequentes (de preferência curtas, no formato stand-up meeting) para entender as dificuldades da equipe e buscar soluções rápidas.

Vimos que a principal razão para os prazos dos projetos estourarem são os chamados gargalos, erros no planejamento ou desenvolvimento do projeto que consomem tempo e recursos. Os três principais são um orçamento mal definido, processos de trabalho desenhados de forma inadequada e uma alocação errada de recursos humanos. Evitando-os, você fica muito próximo de cumprir com tranquilidade o calendário do projeto.

Você conhece mais algum gargalo de tempo nos projetos de implantação de software? Gostaria de dividir a sua experiência? Deixe seu comentário!

6 dicas para vender mais projetos sem crescer sua equipe

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 dicas para vender mais projetos sem crescer sua equipe

Sua empresa chegou naquele momento em que a equipe atual parece ter atingido o limite de sua capacidade para continuar executando os projetos? Antes de sair contratando novos profissionais para fazer parte do time, é fundamental seguir alguns passos para saber se é possível melhorar a produtividade dos atuais e vender mais projetos, evitando gastos desnecessários e aumentando a rentabilidade do negócio.

Confira 6 dicas para vender mais projetos sem precisar necessariamente crescer a equipe:

#1 Acompanhe o desempenho da equipe atual para ver o que pode ser otimizado

Como saber se sua equipe precisa de mais pessoas se você não sabe o que esperar delas? Por isso, é fundamental acompanhar o desempenho de cada um dos profissionais por meio de indicadores de desempenho como entregas realizadas ou tempo dedicado às diversas tarefas. Neste contexto, um software para o gerenciamento de projetos torna-se uma ferramenta indispensável, pois permite que a sua empresa saiba como estão os níveis de produtividade e o que pode ser feito para melhorá-los ou mantê-los em níveis adequados.

#2 Planejamento é fundamental: esteja sempre de olho nos próximos passos

Quando a oportunidade de vender um novo projeto se apresenta, a empresa precisa entender imediatamente qual impacto o início da execução terá sobre a equipe atual. Por isso, é sempre bom que os vendedores estejam alinhados aos Gerentes de Projetos.

Para dar mais autonomia aos vendedores, sem prejudicar o projeto por falta de horas disponíveis para alocação de profissionais, um software de gerenciamento de projetos que possui uma versão mobile é uma excelente alternativa. Desta forma, seus vendedores conseguirão identificar a disponibilidade dos recursos e a capacidade de que as entregas sejam feitas durante a negociação, evitando contratações desnecessárias quando a equipe atual ainda consegue dar conta do recado.

#3 Flexibilidade é importante

Quando a empresa tem um retorno sobre a disponibilidade dos recursos humanos para um novo projeto e o resultado não é bom, uma boa dica é avaliar o status e a flexibilidade de outros projetos antes de tomar a decisão de contratação.

Dessa forma, antes mesmo de vender o projeto e prometê-lo para o cliente, os gerentes já podem estar em campo negociando com recursos de outros gerentes ou revendo as prioridades com a gestão da empresa.

#4 Aproveite melhor os funcionários com mais experiência e eficiência em performance para projetos mais críticos

Quando sua empresa aloca os recursos de forma aleatória, perde a chance de aproveitar as melhores pessoas nas funções mais cruciais para as entregas.

Por isso, outra dica é atribuir as tarefas mais desafiadoras às pessoas mais preparadas, analisando suas habilidades, experiência no tema e localização atual.

#5 Estimule a cooperação

Muitas empresas ainda insistem em cobrar apenas o desempenho individual das pessoas, mesmo sabendo que o trabalho em equipe é capaz de trazer melhores resultados.

Por isso, estimule o trabalho em conjunto, com o compartilhamento de conhecimento e lições aprendidas a cada etapa e promovendo a discussão de ideias. Isso aumenta as chances de solução de problemas de forma mais rápida, a proposta de iniciativas para redução de custos e uma melhoria da produtividade.

#6 É preciso priorizar conforme um critério de relevância para a sua empresa

Lembre-se que nenhuma empresa jamais terá todos os recursos que gostaria para conseguir executar seus projetos e processos: cada vez mais é preciso fazer “mais com menos” para se manter competitivo no mercado.

Em um cenário em que você precisa vender mais projetos sem aumentar a equipe, também é preciso priorizar. Identifique as tarefas mais importantes para a entrega dos projetos dentro do prazo e na qualidade esperada pelo cliente, deixando em segundo plano aquelas que podem ser resolvidas um pouco mais adiante.

Lembre-se que o desafio de aumentar a produtividade da equipe atual exige ferramentas que ajudem os gerentes de projeto a visualizar a equipe atual e suas habilidades e alocá-los da melhor forma possível nas iniciativas em busca de melhores resultados.

Você já conta com um software para o gerenciamento de projetos que ajude a vender mais, alocando melhor a sua equipe atual? Compartilhe suas dúvidas e experiências nesta área: vamos trocar ideia sobre as melhores práticas!

Copa do Mundo- O que fazer para não deixar seus jogadores no banco de reserva e não correr o risco de ver sua empresa na zona de rebaixamento?

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Copa do Mundo- O que fazer para não deixar seus jogadores no banco de reserva e não correr o risco de ver sua empresa na zona de rebaixamento?

Poucos dias úteis, a produtividade cai e consequentemente diminui o ritmo da empresa. O que fazer para não deixar seus jogadores / funcionários no banco de reserva e não correr o risco de ver sua empresa na zona de rebaixamento?

Crie um calendário de trabalho para o período do copa

O primeiro passo é saber exatamente quantos dias úteis você terá. Analise as semanas, cada empresa adota um sistema de folgas e dias úteis. Para quem está em cidades-sede da Copa do Mundo, já estão previstos feriados e esquemas específicos para os dias de jogos. Com a visão clara dos dias de trabalho você poderá se planejar melhor. Se você ainda não sabe quais serão os dias de jogos na sua cidade, veja nesta tabela.

Melhore os processos internos da sua “federação”

Como as atividades que demandam mais energia vão estar num ritmo mais lento, você terá mais tempo para “arrumar casa.” Procure se dedicar as atividades que com a correria do dia a dia acabam ficando para segundo plano. Por exemplo: avaliar como está sua metodologia. Escrevemos um artigo que pode ser útil nesse processo, sobre como a adoção de um software de GP ajuda você a manter os processos claros.

Defina seu esquema de jogo

Crie planos de ação para resolver aquilo que não vai bem e aproveite para refinar o planejamento. O Project Model Canvas pode ser uma boa opção. Ele permite que você realize a prototipação, ou seja, a criação de várias versões do seu projeto em apenas uma página e ajuda a engajar ainda mais a sua equipe.

Com o aplicativo PM Canvas App fica ainda mais fácil co-criar seu projeto. Você precisará apenas de uma sala de reunião, um projetor, onde será apresentado o link do Canvas na web e, cada membro do planejamento usa seu app para participar. Se você ainda não baixou, faça o download do aplicativo gratuitamente na App Store ou na Google Play.

Capacite seu time

Quando não estão em campo, os jogadores estão se exercitando, treinando e aprimorando cada vez mais suas habilidades.

É comum ver funcionários com bastante conhecimento técnico sobre o trabalho que desempenham, mas pouco conhecimento sobre o gerenciamento dos projetos. Aproveite esse período para proporcionar a sua equipe um treinamento em gerenciamento de projetos. Se não for possível que todos os funcionários participem do treinamento, escolha funcionários-chave que vão poder compartilhar o que foi aprendido com o restante da equipe.

Webinários e e-Books podem ser uma excelente saída, pois além de, na maioria das vezes serem gratuitos, eles abordam assuntos muito específicos. Na Academia Project Builder você encontra webinários e e-Books de diferentes temas, com os mais renomados profissionais de gerenciamento de projetos.

Outra maneira de incentivar a capacitação da sua equipe é multiplicando seu conhecimento. Não guarde sua sabedoria para você, use sua expertise para aumentar o conhecimento da sua equipe.

Ótimo momento para implantação de um software

Todos sabem que é muito mais difícil trocar o pneu de um carro com ele em movimento. Com o ritmo mais lento, podemos aproveitar para implantar uma gestão de projetos profissional amparada por um bom software para controle de projetos. Se você ainda não sabe qual ferramenta é ideal para o seu negócio, escrevemos um post dedicado a como escolher um software de gestão de projetos.

Para a implantação ser bem sucedida é importante ter tempo para refletir sobre as reais necessidades da empresa, objetivos e metas com a nova solução. Mesmo que o sistema não entre em operação nesse mês, o período mais calmo vai permitir dedicar mais tempo e energia a essa implantação.

E aí, você e sua organização já estão preparados para a Copa do Mundo? Nada de deixar os funcionários no banco de reserva, ein? Agora, quando o Brasil entrar em campo, por favor, nada de falar de gestão de projetos ou de como estão os processos da empresa! Vamos torcer, porque afinal, essa Copa é nossa!

A importância da participação do cliente na gestão de projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em A importância da participação do cliente na gestão de projetos

A eficiência no gerenciamento de projetos está diretamente ligada à satisfação e participação do cliente com os resultados. Contudo, contar com o cliente para as definições de objetivos estratégicos, prazos de entregas, reuniões de alinhamento do escopo e devidos ajustes antes mesmo de iniciar o projeto, é um fator crucial para o ganho de eficiência e suas consequências, como citamos.

Neste contexto, o cliente passa a ter uma grande importância para o sucesso do projeto como um todo, inclusive ao que tange o gerenciamento do GP. A tarefa não é fácil, porém é fundamental. Este relacionamento estreitará a confiança e firmará a participação do cliente com a sua empresa, assim como com você. Por isso, no post de hoje, você entenderá a importância desta participação conjunta para a conquista dos objetivos e, assim, para uma boa imagem de sua empresa e, claro, do responsável por ter completado a tarefa com êxito.

Você entende sobre projetos, mas é o cliente quem conhece suas dificuldades

Enquanto um Gerente de Projetos (GP), você tem conhecimento sobre a sua equipe, as habilidades de cada um dos integrantes e como alocá-los em múltiplos projetos garantindo, assim, o cumprimento dos objetivos, prazos e do sucesso da empreitada como um todo. Porém, é o seu cliente quem conhece as dificuldades do dia a dia, a necessidade de ter procurado por sua empresa para solucionar um determinado problema, o mercado ao qual está inserido, a cultura empresarial diante às mudanças, dentre vários outros fatores.

Diante a isso, é de extrema importância unir ambos os conhecimentos em busca de uma definição de escopo adequada às necessidades e expectativas do contratante. Isso implica entender quais são as dificuldades atuais, os gargalos encontrados, os processos atuais e, com o seu conhecimento, identificar a melhor oportunidade para o desenvolvimento de um projeto que de fato resolva estas questões com eficiência.

A validação do cliente resguarda a sua empresa de possíveis “imprevistos”

Desde os processos iniciais, que envolvem as conversas sobre o problema, a solução e o escopo do projeto, é fundamental envolver o cliente não apenas para obter informações mais certeiras para a obtenção de resultados, mas para obter a validação do que foi definido. Isso ajudará a sua empresa a lidar melhor com possíveis “imprevistos” como a solicitação da mudança do escopo do projeto em um momento mais avançado do projeto, questionamentos sobre a autorização de determinada ação e o respaldo de que você apenas cumpriu o acordado. Por isso, envolva seu cliente em todas as partes do processo, incluindo o envio de relatórios periódicos e reuniões para tratar sobre a evolução das atividades.

Você precisará contar com alguém para guiar você e a equipe envolvida no desenvolvimento do projeto

É possível que, em muitos casos, a sua equipe esteja alocada no próprio cliente. Por isso, precisará de um braço direito que garantirá o acesso aos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto. Isto significa indicar os profissionais que concederão acessos, permissões, informações e o que preciso for para garantir o cumprimento dos prazos. Você, enquanto GP, terá o reporte dos seus funcionários sobre as atividades ao utilizar um software para o gerenciamento destes projetos. Contudo, é fundamental contar com um responsável interno, do cliente, para contribuir com o bom andamento das atividades in loco facilitando o seu trabalho em lidar com múltiplos projetos, equipes e clientes.

E você, já envolve os seus clientes em seus projetos? Como eles contribuem para o sucesso em sua gestão? Quais são as grandes dificuldades encontradas? Aproveite os comentários abaixo para compartilhar suas dúvidas e experiências. Vamos trocar uma ideia sobre as melhores práticas nestas situações!

Gerenciamento de projetos nas férias: dicas para manter a qualidade do trabalho (e descansar de verdade)

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de projetos nas férias: dicas para manter a qualidade do trabalho (e descansar de verdade)

Um grande desafio para a maioria dos gerentes de projetos é conseguir estabelecer o gerenciamento de projetos nas férias. E o descanso é muito importante, afinal, sabemos muito bem como a rotina intensa demanda desses profissionais durante o período de trabalho. Mas como cada profissional pode planejar o gerenciamento dos projetos que coordena durante as tão merecidas férias?

Para atender as principais dúvidas sobre o tema, preparamos alguns pontos importantes para se levar em conta na hora do planejamento e gerenciamento de projetos nas férias. Vamos conferir?

Por que um gerente de projetos deve tirar férias?

Diversos estudos comprovam que o controle de projetos fica melhor depois que o gerente consegue descansar por alguns dias, pois a resolução de problemas ocorre de forma ainda mais assertiva após a volta do recesso. Além disso, a equipe do gerente tem a oportunidade de aprender a ser mais independente e perceber que deve tomar algumas decisões sozinha.

Preparação para as férias

Em caso de viagem, deve-se pensar no local e na quantidade de dias que você vai ficar fora para que seu projeto não sofra com sua ausência prolongada – especialmente se estivermos falando de consultorias, que demandam atendimento às eventuais dúvidas do cliente. Porém, de nada adianta levar o celular e atender a mensagens o tempo todo, pois isso não dará nenhum descanso para você. Priorize as atividades e divida as responsabilidades do gerenciador de projetos entre sua equipe.

Prepare sua equipe para buscar esta independência antes do seu período de férias. Instrua todos a fazerem relatórios diários de todos os processos para que, quando este período acabar, você possa estar a par do que aconteceu na sua ausência.

Além disso, estipule um calendário deixando claro todas as tarefas que deverão ser executadas e finalizadas no período que você estiver fora. Assim, cada membro da equipe saberá o que deve fazer neste período, com maior propriedade. Isso esclarecerá as coisas e poupará preocupações durante seu descanso.

Período de férias

Depois de preparar sua equipe, o jeito é relaxar e ter em mente que você deixou seu projeto nas mão de pessoas preparadas e de sua confiança. Não se esqueça, também, de alinhar o cronograma com seus superiores ou clientes para que você possa aproveitar melhor sua folga. Por mais que as preocupações surjam, busque contatar o menos possível sua equipe para saber como anda o projeto, afinal, você está de férias.

Retorno das férias

Lógico que, ao voltar, algumas decisões ainda dependerão de você, já muitas deliberações exigem maior responsabilidade. Por isso, você deve fazer uma reunião para se inteirar dos acontecimentos e, só assim, retomar suas atividades. É provável que você perceba que sua equipe aprendeu bastante nesse período e que, além disso, você voltará bem mais disposto e descansado para o trabalho.

Você tem outras dicas para melhor gerenciar seus projetos no período de férias? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!

6 dicas para captar recursos para o projeto

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 dicas para captar recursos para o projeto

Captar recursos para o projeto é uma atividade fundamental para qualquer que seja o tipo de projeto. Os investidores escutam solicitações todo o tempo, por isso se você quer obter os recursos para seu projeto, saiba que terá que se destacar.

De fato, impressionar a pessoa que poderá destinar o montante necessário para a execução de seu projeto é importante e deve ser feito da maneira correta. Confira a seguir 5 dicas importantes para fazer um pitch matadore conseguir convencer os investidores a colocar recursos em seu projeto.

Uma boa justificativa

Todo Plano de Projeto precisa conter uma boa estrutura de apresentação. Normalmente, este documento inclui uma introdução, justificativa, objetivos, recursos, requisitos, tecnologias, infraestrutura, riscos, stakeholders entre outras informações. Mas o que torna um projeto atraente para os investidores é uma justificativa de impacto.

Quais benefícios terão ao investir naquele projeto? Por que este projeto precisa daquele recurso proveniente daquele parceiro? Qual a proposta de valor do projeto? Estas questões são os diferenciais. Por isso, capriche na justificativa do seu plano de projeto. Estas informações irão subsidiar sua apresentação final, seu pitch com os investidores.

Destaque aos objetivos específicos

Outra dica para captar recursos para seu projeto junto aos investidores é destacar o papel que eles possuem para que os objetivos específicos deles sejam alcançados. O objetivo geral é amplo, mas nos pontos específicos é possível detalhar as metas de forma dirigida. O ideal é ter um objetivo específico para cada um dos investidores. Aliados as justificativas estes são bons argumentos que você pode utilizar para captar recursos para seu projeto.

Descreva as atividades

Os investidores também querem saber como você irá alcançar aquelas metas descritas nos objetivos específicos, por isso é importante explicar bem quais serão as atividades realizadas para cumprir com aqueles objetivos. Destaque os recursos humanos que irão ser destinados para o projeto e suas qualidades e habilidades. Vale a pena também ressaltar junto aos investidores a capacidade de execução daquela equipe.

Por fim, no plano de projeto é preciso detalhar estas atividades para subsidiar de dados o cronograma de desembolso. Para uma apresentação rápida não é preciso incluir estes detalhes, mas tenha-os em mente caso algum investidor questione como será executado o projeto meticulosamente.

Faça um orçamento realista

Outra dica que pode até soar óbvia é com relação ao orçamento. Superfaturar o valor requisitado costuma ser uma prática de alguns projetos. Mas tenha em mente que o investidor sabe o custo de cada um dos itens do orçamento, afinal de contas este é seu trabalho. Portanto, não pratique isso, faça um orçamento realista sem superfaturar nenhum dos recursos. Lembre-se que dados precisos geram mais confiança em seu projeto e sua execução.

Tenha um cronograma de desembolso

Dificilmente os investidores irão desembolsar todo o recurso solicitado de uma só vez. Por isso apresente também um cronograma das etapas do projeto e os recursos necessários para cumprir cada uma delas. Planeje entregas para que o investidor possa ver o retorno de seu investimento em resultados concretos. Apresente sua estratégia na hora de solicitar recursos. Este planejamento é outro fator que promove a confiança dos investidores em seu projeto.

Faça um pitch consistente

Por fim, durante a apresentação de sua solicitação de recursos tenha um discurso matador. Comece pela justificativa do projeto, destacando porque ele é relevante e importante. Passe para os objetivos específicos, as atividades, o orçamento e o cronograma de desembolso. Mas certifique-se de fazer uma apresentação dinâmica, recheada de informações, imagens e gráficos. Impressione os investidores para obter os recursos para seu projeto!

E não se esqueça que além de buscar por recursos de maneira eficiente, o projeto precisa ser muito bom para se tronar viável.

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