Autor: Braun

Quando você integra ao processo de seu negócio as propostas de projeto, é preciso estabelecer critérios de avaliação, priorização e aprovação deles. Independentemente se o seu foco é o gerenciamento de múltiplos ou portfólio de projetos, definir este workflow de aprovação será determinante para o ganho de eficiência e, assim, uma maior certeza de que os objetivos da organização, bem como as metas pretendidas sejam alcançadas com sucesso.

Nesse contexto, contar com um software especializado é uma grande solução para automatizar este workflow, garantindo uma comunicação eficiente entre as partes envolvidas e a conclusão das avaliações, bem como do parecer de cada área ou profissional integrado a ele. Entenda melhor como isso funciona e como criar estes fluxos com o apoio de um software de gerenciamento de projetos:

Quando e como utilizar um workflow de aprovação

O melhor momento para criar um workflow de aprovação é antes mesmo do início do projeto, durante a fase de iniciação. O primeiro passo para isso, contudo, é passar a utilizar uma proposta de projeto. O objetivo de se formalizar o início dele é definir alguns parâmetros que servirão como base para aprovar e desenvolvê-lo.

Além disso, é indispensável atribuir responsabilidade a um profissional, que pode ser um gerente, em caso de múltiplos projetos, ou o responsável pelas decisões internas, quando se tratar de um portfólio de projetos. Dessa forma você impede que iniciativas semelhantes às já reprovadas sejam desenvolvidas dentro da empresa, além de defender a importância das regras definidas pelas pessoas que aprovaram a proposta. Caso contrário, corre-se o risco de duplicidade ou ausência de comando e, consequentemente, grandes transtornos ocorrerão em sua condução.

Conte com a tecnologia!

Muitas organizações falham na hora de implementar e controlar o processo com as informações necessárias para validar a viabilidade da iniciativa. A tecnologia, neste contexto, auxilia na automação do processo, bem como na verificação de seu andamento de forma mais rápida, prática e atualizada em tempo real. Desta forma, é possível identificar não apenas o status, mas o andamento do workflow exibindo detalhes, inclusive, de onde o processo está parado: nível técnico ou estratégico.

Para a criação do fluxo com o auxílio de um software você passará pelas etapas de:

• Definir claramente o que tem que ser feito para que o projeto seja aprovado – as “regras do jogo”: quais os critérios de avaliação técnicos, financeiros e do ponto de vista estratégico da empresa para colher os benefícios;

• Estabelecer um ou mais responsáveis pela aprovação em cada nível, considerando as habilidades e relação com a área;

• Estipular quais serão os indicadores-chave de performance a serem avaliados para embasar os demais fluxos estipulando procedimentos padronizados.

Diante disso, um software especializado para gerenciamento de projetos é uma excelente solução para automatizar o processo, obrigando que pré-requisitos sejam cumpridos em cada etapa da avaliação da proposta.

Como criar um workflow de aprovação em um software de gestão de projetos

Em um software de gestão de projetos, a criação de um workflow de aprovação é simples. Procure a opção no sistema e escolha um nome para o novo fluxo a ser criado, que pode ser por área, portfólio, objetivo de negócio, dentre outros.

Em seguida, insira uma breve descrição para ele, fazendo com que as pessoas envolvidas no fluxo de aprovação recebam, de forma automatizada e seguindo o processo de iniciação definido pela empresa, qualquer notificação referente a este workflow.

Tanto para múltiplos projetos quanto para a gestão de um portfólio, também será preciso definir a qual dos workflows cada um deles deve ser associado. A ideia é que estes fluxos sejam padronizados conforme a demanda por área ou tipo, estabelecendo os mesmo responsáveis pela avaliação em cada um dos níveis.

A definição dos responsáveis

No que diz respeito ao processo de definição dos responsáveis pela aprovação de projetos, é aconselhado definir entre dois e cinco níveis diferentes de responsabilidade pela aprovação. Isso garantirá que a decisão não seja tomada apenas por uma pessoa ou que o processo de prolongue excessivamente.

Para cada um desses níveis, nomeie os responsáveis mais indicados para cada tipo de aprovação. Por exemplo, o responsável pelo departamento de TI aprova o nível técnico do projeto, o de finanças avalia a parte relacionada a custos e investimentos, e assim por diante. O importante é que cada um destes níveis sejam avaliados e aprovados por profissionais que têm o poder de tomar decisões alinhados aos objetivos estratégicos do negócio, além de terem as habilidades técnicas necessárias para a tarefa. Com isso, eles sempre serão notificados sobre a abertura da nova demanda e da aproximação do prazo final para a aprovação.

Já que há mais de um nível de aprovação no workflow ou outros profissionais estão envolvidos no trabalho com permissões similares, é preciso colocá-los na ordem correta para que o sistema envie a aprovação na sequência ideal estipulada pela empresa para o bom funcionamento do fluxo.

Padronize os workflows por tipo de demandas

Em vez de criar um workflow para cada iniciativa, o que exige tempo e esforços, um software especializado para o gerenciamento de projetos ajudará a agrupar os fluxos por tipo de demanda. Afinal, projetos da área de TI (Tecnologia da Informação) exigem aprovação similar, assim como o marketing, o financeiro, dentre outros.

E você, como criar workflows de aprovação de projetos em sua empresa? Já possui um software de gerenciamento de projetos para auxiliá-lo nesta tarefa?

O balanceamento de uma carteira de múltiplos projetos envolve, além das questões técnicas, muitos aspectos políticos e internos em uma organização.

Em função de sua complexidade, esse processo deve ser conduzido com cuidado para que a empresa priorize as iniciativas que mais poderão contribuir para os objetivos estratégicos do negócio, obtendo o melhor de sua equipe e de seus recursos atuais.

Confira algumas dicas para balancear a carteira de projetos em sua empresa com mais eficiência:

Alinhe os projetos à estratégia

Ao balancear os projetos em uma carteira, é indispensável que a empresa tenha em mente quais os objetivos estratégicos do negócio para curto, médio e longo prazo. Somente assim será possível dar prioridade na carteira àquelas iniciativas que, em conjunto, poderão contribuir para o alcance das metas e garantir um processo decisório que leve em conta as questões mais urgentes para o momento.

Avalie os indicadores financeiros

O balanceamento de uma carteira de projetos só pode ser feito quando a empresa conhece o retorno esperado para cada uma de suas iniciativas de forma clara e precisa.

Seja em faturamento, lucro, redução de custos, retorno sobre o investimento ou outros ganhos para o negócio, é importante que os gestores consigam comparar os indicadores financeiros de cada um dos projetos para compor a carteira de forma atrativa para as finanças, evitando que alguns projetos onerem a empresa.

Estude o histórico dos projetos atendidos

As lições aprendidas em projetos anteriores são fundamentais para que os gestores e executivos compreendam o impacto de um ou mais projetos para a carteira atual.

Analisando projetos já concluídos, é possível identificar causas comuns de sucesso ou fracasso, assim como iniciativas similares executadas no passado, permitindo a composição de uma carteira mais próxima da realidade vivida pela empresa no momento.

Leve em consideração os recursos disponíveis

Em tempos de concorrência acirrada, um importante critério no balanceamento da carteira de projetos é a priorização daqueles que poderão ser executados com menor esforço dentro do quadro atual de equipe e recursos da empresa.

Isso pode evitar a necessidade de mudanças organizacionais drásticas em função de projetos isolados que não estejam totalmente alinhados aos principais objetivos do negócio.

Esteja sempre alerta

Muitos gestores fazem o balanceamento da carteira de forma reativa, levando em conta somente as questões mais urgentes que surgem com o passar do tempo.

No entanto, encontrar o equilíbrio com múltiplos projetos exige atenção para os ciclos econômicos e outras mudanças no mercado que podem trazer impactos substanciais para a carteira no futuro.

Isso deve ser feito com a atenção constante no mercado, além de uma boa comunicação entre executivos e gestores para que a empresa possa se planejar para o futuro e ter capacidade de se adequar melhor às possíveis mudanças de cenário.

Conte com a ajuda de um software específico para o gerenciamento de projetos

O balanceamento da carteira de projetos se torna muito mais fácil quando os responsáveis pela tarefa contam com a ajuda das ferramentas adequadas.

Um softwares para a gestão de projetos contribui consideravelmente para elaboração da proposta de projeto, bem como o cumprimento do workflow de aprovação definido. Com isso, a priorização dos projetos, com base em informações precisas e confiáveis, torna-se mais fácil e eficiente.

Além disso, esses sistemas permitem o uso de recursos visuais como relatórios e gráficos, que também ajudam os executivos a compreenderem como a carteira atual está sendo suportada pela equipe e os possíveis impactos de sua mudança.

E você, qual prática aplica para balancear a carteira de projetos de sua emrpesa? Compartilhe suas dicas nos comentários abaixo!

O mercado para Gerente de Projetos é bastante aquecido. Isso porque ele se enquadra em diversos segmentos, o que propicia um maior campo de atuação. Para ocupar boas posições, o profissional que pleiteia o cargo precisa ter um conhecimento amplo e muito jogo de cintura, já que dentre suas atividades estão a gestão das equipes, a moderação de conflitos, garantir que os prazos das entregas serão cumpridos, que o orçamento não será extrapolado, que todos os recursos necessários para a execução dos projetos estão disponíveis e atentar-se a todas as variáveis possíveis para evitar riscos.

Se você possui as certificações, cursos e habilidades necessárias para ocupar uma vaga, provavelmente não pretende assumir o cargo em uma empresa qualquer. Por isso, você não deve se ater apenas aos salários ao escolher por um emprego, principalmente no mercado para gerente de projetos. Tampouco deve deixar a decisão de ingresso em determinada empresa nas mãos apenas do recrutador. Pense que você passará horas na instituição e, por isso, precisa também avaliar outras questões antes de aceitar uma proposta!

Você também precisa se interessar pela empresa

Considere o objetivo central de uma entrevista: você almeja uma vaga. Para conquistá-la, será preciso passar por um criterioso processo seletivo. Com ele a empresa pretende conhecer mais do que o seu currículo e portfólio. Afinal, eles já foram aprovados na triagem para a vaga. Ela quer entender melhor como você se porta, ouvir o relato das experiências adquiridas, o que gosta de fazer, seus planos, se a sua personalidade é adequada à cultura da empresa, dentre outras questões. Tudo isso para certificar-se de uma contratação mais certeira.

Em contrapartida, você precisa ter certeza de que os projetos que assumirá também são de seus interesses, se os valores da empresa estão adequados aos seus e como será o seu trabalho por lá. Idealmente, não há porque se desesperar para conseguir um emprego em uma nova empresa, apenas há a vontade de crescer e se desenvolver em uma nova oportunidade. Por isso, não há motivo para se desesperar e aceitar a primeira vaga que aparecer.

O que analisar antes de aceitar uma proposta de emprego

No mercado para gerente de projetos, você também precisa ser criterioso antes de aceitar uma oferta. Para isto, não deixe as perguntas apenas nas mãos dos recrutadores! Quando houver uma oportunidade, questione sobre algumas questões-chave que podem fazer a diferença em sua decisão, além de demonstrar seu interesse na vaga. Não sabe quais perguntas são estas? Não se preocupe! Vamos ajudá-lo:

1-Como os projetos são priorizados?

Com esta pergunta, além de demonstrar ao recrutador o seu entusiasmo pela vaga, você obterá respostas que o levarão mais próximo à realidade da sua rotina, caso seja o profissional selecionado e tenha interesse em assumir o cargo em questão.

É comum às empresas ter mais demanda que tempo para executá-las. Por isso, ao levantar esta questão, você entenderá melhor como a empresa lida com a definição das prioridades para, assim, verificar se o volume de trabalho e a forma como a empresa lida com isto o possibilitarão manter certa qualidade de vida e entusiasmo no dia a dia.

2- Como você descreveria a relação entre as equipes dos projetos e de vendas?

De um lado, um time trabalha para trazer mais projetos à empresa. Do outro, há uma equipe trabalhando para realizar as entregas dentro dos prazos estipulados. Por isso, é comum que ocorram conflitos de interesses. Como o Gerente de Projetos tem a função de contornar este tipo de situação, não hesite em questionar ao recrutador como esta relação funciona na empresa. Desta forma você conseguirá identificar o que enfrentará no dia a dia e avaliar se consegue – ou pretende – lidar com estas questões.

3- Quais os maiores desafios enfrentados atualmente na gestão de projetos da empresa?

Esta pergunta é bastante estratégica. Afinal, com sua expertise você poderá propor uma solução imediata, o que você faria para driblar estes desafios com maestria caso assumisse a posição. Logo de cara você já demonstraria aptidões indispensáveis para a vaga! Por outro lado, você também conseguirá avaliar se os desafios da empresa casam com o que você almeja e se, de fato, será possível enfrenta-los.

Com as perguntas certas você consegue não apenas demonstrar competência para ser selecionado para a vaga, como também avaliar se você quer mesmo desenvolver sua carreira naquela empresa!

E você, conhece alguma outra pergunta que auxiliaria na decisão em aceitar ou não uma vaga como Gerente de projetos? Compartilhe conosco através dos comentários!

Ao chegar às etapas finais de um projeto, tenha ele sido bem-sucedido ou não, não é raro vermos gestores ignorarem o momento de documentar as lições aprendidas por o considerarem desnecessário. Esse péssimo hábito pode ser um verdadeiro “tiro no pé” das organizações que estão em busca de melhorar os resultados para os projetos seguintes.

As lições aprendidas jamais podem ser negligenciadas pelos gerentes de projetos bem-sucedidos. Não sabe o motivo? Confira e mude agora mesmo a forma como você encerra esta etapa:

Evite os erros do passado

O motivo mais claro e conhecido por qualquer profissional da área é que a forma correta de documentar as lições aprendidas serve para que a empresa não cometa os mesmos erros do passado ou então possa repetir seus acertos.

Com a documentação adequada, os gestores podem identificar as causas fundamentais dos sucessos e fracassos em todos os projetos, aumentando as chances de que a empresa entregue os próximos no prazo acordado, dentro do orçamento e alinhado com os requisitos.

Previna riscos diagnosticados em outras situações

Os projetos são, por sua natureza, realizados de forma única para criar produtos, serviços e outros resultados que, por sua vez, também são únicos. Em função disso, muitos gestores acreditam que documentar as lições aprendidas no passado, nos ensina a não aplicá-las no futuro.

Apesar dessa constatação, é preciso lembrar que todos os projetos possuem elementos em comum que devem ser considerados na fase de documentação. Agindo assim, ainda que a empresa não consiga eliminar todos os riscos em um novo projeto, ela poderá ao menos mitigá-los ou saber como contorná-los com a devida antecedência.

Gestão do conhecimento a partir da construção de um consenso sobre práticas gerais

Muitos projetos passam por momentos difíceis em que a decisão de como proceder envolve discussões e discordância entre clientes, patrocinadores, gestores e equipe.

Após a conclusão do projeto ou de uma etapa específica, verifica-se então o resultado da decisão tomada e, quando a lição aprendida é documentada, cria-se um consenso sobre qual caminho era o mais correto a ser seguido, evitando que a organização se esforce no futuro para encontrar as soluções para os mesmos problemas.

Aumento da competência dos gerentes de projeto

As soluções de gerenciamento de projeto também funcionam como verdadeiras ferramentas para a gestão do conhecimento. As lições aprendidas, em especial, servem para que qualquer gestor da organização seja capaz, a qualquer momento, de estudar como os projetos já finalizados ou em andamento encontraram soluções para os obstáculos encontrados e apliquem isso no trabalho do dia a dia.

Isso gera benefícios incríveis não somente para o desenvolvimento profissional dos gestores, mas também significa economia de tempo e esforço para a organização.

Repensando a estratégia

As lições aprendidas podem, ainda, trazem vantagens que superam a execução de cada um dos projetos de forma individual. Algumas podem servir para que a empresa reavalie a forma como mantém seu portfólio de projetos e até mesmo a sua estrutura organizacional atual para que eles sejam gerenciados e executados com sucesso.

Com tudo isso, não fica difícil perceber que as lições aprendidas não são apenas mais um formulário a ser preenchido, mas sim verdadeiras oportunidades de crescimento para a organização interessada em alavancar os seus negócios de forma sustentável, economizando tempo e dinheiro!

E você, como vem documentando as lições aprendidas nos projetos conduzidos na sua empresa? Quais os benefícios adquiridos com essa prática? Compartilhe suas experiências através dos comentários!