O setor da construção civil sofre constantemente com atividades finalizadas fora do prazo, acima do custo ou sem cumprir todo o escopo acordado. Isso sem falar da qualidade do produto final. Por que tamanha dificuldade na gestão de projetos de engenharia?
As empreitadas não seguem “receitas de bolo”, pois os obstáculos enfrentados variam tanto no planejamento quanto na execução das tarefas. Contudo, existem diretrizes capazes de manter engenheiros e construtoras no controle da atividade desempenhada, ao amenizar riscos de atraso nos projetos e permitir rotinas laborais mais eficientes.
Quer aprender a organizar, executar, monitorar e readequar seus projetos de engenharia? Siga a leitura deste post para conferir como isso pode ser feito e os benefícios de adotar a estratégia!
1. Tenha um bom planejamento físico-financeiro
Foque a elaboração desse documento após definir o escopo juntamente com a parte contratante. É nele que se estabelecem os pacotes de trabalho necessários, o cronograma das tarefas e as expectativas de andamento dos processos.
Com o papel em mãos, você pode acompanhar o avanço físico da empreitada e os gastos despendidos até o momento. Tendo como base a construção de uma residência familiar, a elaboração do planejamento em questão envolve as seguintes etapas:
- Identificar as atividades: por exemplo, fazer as vedações;
- Determinar as durações: tempo necessário para instalar os pilares e subir as paredes;
- Definir a precedência: as vedações só podem ser feitas após a estruturação da casa;
- Montar o diagrama de rede: concretar pilares, executar a laje e, na sequência, fazer as instalações elétricas;
- Identificar o caminho crítico: a partir das estimativas, estabelecer quanto o atraso na etapa de vedação impacta o prazo de entrega da obra;
- Fazer o cronograma e calcular as folgas: determinar prazo inicial e fatal de cada fase, concedendo (ou não) dias a mais para a execução de certas tarefas.
O exemplo é simplista, afinal, esquadrias, revestimentos, instalações hidrossanitárias e acabamentos ainda são etapas típicas de uma empreitada como essa. Ainda assim, demonstra a importância do planejamento físico-financeiro.
Você ainda precisa discriminar os custos necessários à realização de cada tarefa, forma de controlar os gastos e detectar falhas no andamento da obra. O documento deve ser de livre acesso em todos os setores e para todos os obreiros, admitindo consulta sempre que necessário.
Obviamente, é imprescindível atualizar o planejamento físico-financeiro periodicamente para manter o escopo e orçamento, bem como não estourar o prazo. Com isso, será mais fácil gerenciar o tempo disponível no projeto e metas, além de estabelecer e cobrar os responsáveis.
2. Invista em uma comunicação eficiente
A questão é especialmente sensível no caso de obras grandes por questões lógicas: reformar um cômodo de 50 m² requer menos envolvidos do que o necessário para construir do zero uma casa de 400 m².
A gestão de projetos de engenharia é feita de forma muito mais eficaz quando a comunicação é sólida e clara, evitando erros e retrabalhos motivados por falhas e gargalos na troca de informações. O canal deve ser estabelecido não apenas entre gestor e encarregado, mas com toda a equipe conectada.
Assim, o pintor pode se comunicar com o responsável pela parte elétrica (etapa anterior) e com quem instalará os móveis planejados (fase seguinte à pintura). Havendo problemas, a solução já pode ser proposta e acertada entre os próprios titulares diretos da responsabilidade.
Isso alivia a lista do gestor de projetos de engenharia, já lotada de atribuições como:
- integrar arquitetos, paisagistas e técnicos em segurança do trabalho;
- cuidar dos trâmites e autorizações na prefeitura;
- distribuir responsabilidades;
- fazer reuniões com obreiros, clientes e fornecedores.
Crie um plano de comunicação, certifique-se de que a informação foi transmitida claramente e obtenha feedback do receptor para checar sua completa assimilação. Regras quanto ao meio de contato (mensagem no celular, ligação ou e-mail) são extremamente válidas e ajudam a manter a comunicação e a obra nos trilhos.
3. Faça atualizações em tempo real
O sucesso dos projetos de engenharia depende da forma como os dados são administrados, pois os processos são otimizados quando uma etapa é realizada e imediatamente dada como cumprida no sistema.
Não basta ter a informação: ela precisa fluir, com uma transmissão clara e ágil. Suas chances de cumprir o prazo final para entrega da obra são maiores quando o programa de controle utilizado admite atualizações constantes.
Por exemplo, gerar relatórios em tempo real ajuda na avaliação e interpretação dos dados, monitoramento das atividades, adoção de novas estratégias, análise do workflow e do avanço das etapas.
Porém, a disponibilidade desse sistema não é suficiente, sendo imprescindível educar os responsáveis para eles informarem no software a realidade de sua situação. Assim, a força de trabalho atua integradamente, a ociosidade é evitada e o gerenciamento de recursos melhora.
4. Realize uma análise de riscos
Quais são as principais ameaças passíveis de impactar o projeto? O estudo sana a dúvida, minimiza impactos e prepara a equipe para agir rápida e efetivamente caso haja obstáculos.
Segundo o PMBOK, a avaliação segue as seguintes etapas: registro de riscos, análise qualitativa, quantitativa (normalmente não desenvolvida quando o escopo é pequeno, porque requer alto investimento) e planejamento das respostas.
Mensurar a exposição ao evento (como um longo período de chuvas capaz de paralisar a empreitada), considerar seu impacto e probabilidade de acontecer evita surpresas e atrasos na entrega da obra, além de possibilitar um melhor gerenciamento das tarefas.
A matriz de riscos pode ser desenvolvida com ferramentas como a análise SWOT, capaz de elencar forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats), ou seja, fatores internos e externos passíveis de interferir nos projetos de engenharia.
Os dados devem ser revisados constantemente, pois a ordem de prioridade e a possibilidade de ocorrência de um evento podem se alterar facilmente, levando a uma interferência grande no cronograma.
5. Monitore os materiais
É uma maneira de garantir que projetos de engenharia cumpram com os principais marcos e prazos estabelecidos, evitando estimativas fora da realidade, gastos desnecessários e compras emergenciais. A lista de materiais na construção civil é longa:
- armações e estruturas metálicas;
- portas e janelas;
- tijolos, areia, cimento e pedras;
- pisos;
- tubos e conexões hidráulicas;
- tintas;
- argamassa e concreto;
- telhas;
- cabos e aços para instalações elétricas etc.
Inspecioná-los antes da obra, cuidar de seu correto armazenamento em locais cobertos, sobre plataformas, tablados ou utilizando lonas, seguir as orientações do fabricante e fazer o controle inteligente de estoque evita desperdícios — um dos principais problemas da construção civil, juntamente com a geração de grandes quantidades de resíduos.
Discrimine e categorize os materiais disponíveis, quanto você já tem e quanto é necessário. O planejamento de uma empreitada envolve estimativas, e tudo bem se elas não forem precisas, mas não é motivo para você cometer excessos e estourar o orçamento.
Os insumos e bens precisam ser monitorados desde as solicitações de compra até o envio ao campo, condicionando a liberação de novo lote apenas mediante consumo integral do anterior, uma das razões pelas quais o gerenciamento de aquisições é imprescindível.
6. Controle a qualidade
Como o nível de exigência dos clientes vem aumentando, é necessário garantir que os projetos de engenharia sejam realizados com primor, até porque o aspecto estético é essencial. Além disso, há a questão da segurança: ninguém quer frequentar um espaço cuja estrutura esteja comprometida, com as paredes se desfazendo ou fundações que afundam e em iminente risco de desabamento.
Um bom relacionamento com os fornecedores garante a procedência de bons materiais a serem entregues. A obediência às normas da ABNT (NBR 15.575, por exemplo) assegura a padronização, correta condução dos processos, resistência da construção e utilização dos insumos adequados.
Como a qualidade está relacionada à expectativa do cliente, considere essa exigência na hora de escolher sua equipe e contratar terceirizados. Você pode utilizar uma ficha de acompanhamento de serviço, por exemplo.
A metodologia é amplamente aplicada em inúmeras construtoras, para mostrar aos gestores o desempenho dos colaboradores e como o projeto é construído. O documento deve ser de fácil preenchimento e evidenciar somente os pontos importantes do processo construtivo.
7. Conheça sua equipe
O gerenciamento de pessoas é uma questão-chave, pois a obra é realizada pela união de esforços dos funcionários, que são imprescindíveis à qualidade, prazo, custo e cumprimento do escopo contratado.
A melhor maneira de garantir a máxima produtividade e uma equipe que atue em prol de objetivos predeterminados é compreender os pontos fracos e fortes de cada integrante, além de conhecer as suas características e aptidões.
A ISO 9001:2015 orienta o gerenciamento de trabalho na obra ao dispor sobre questões importantes à qualidade dos projetos de engenharia, destacando o engajamento das pessoas e a liderança como princípios essenciais ao planejamento e execução das medidas.
Conheça bem sua equipe e delegue funções com mais efetividade. Consolide a comunicação clara e eficaz com seus colaboradores, invista em uma relação transparente e ateste a importância das aptidões de cada um no cumprimento do escopo.
8. Escolha os KPIs
Existe um longo caminho a ser percorrido do planejamento à entrega da obra, razão pela qual o gestor deve ter meios de avaliar se o projeto segue o fluxo esperado, se o termo de encerramento vai acontecer dentro do prazo e atender aos requisitos do contratante.
KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores-chave normalmente centrados nos seguintes itens da construção civil: segurança, custo, qualidade, prazo e meio ambiente. Uma empreitada de baixo impacto terá pouca geração de resíduos, alto aproveitamento de materiais e pouco desperdício.
Assim, o número de acidentes de trabalho é um ótimo parâmetro, pois afastamentos e licenças custam caro para a empresa, atrasam e encarecem o projeto, prejudicando também o colaborador.
Rastrear a demora de certas atividades em dias e analisar o percentual de reciclagem na obra para diminuir impactos ambientais também são indicadores de extrema importância. Inclusive, o gestor pode mensurar o índice de desperdício de materiais — estimado em torno de 8% pela Escola Politécnica da USP.
O cálculo correto dos custos permite avaliar se os gastos com a empreitada estão dentro do orçamento inicial ou se há alguma distorção. Por meio de medidas de racionalização de gastos, melhor gerenciamento de estoques e automatização de processos, é possível reduzir despesas e aumentar o lucro.
9. Fomente uma base de dados
As informações geradas em projetos de engenharia não são úteis apenas enquanto a obra é feita, pois também orientam o gestor no planejamento, execução e controle de trabalhos futuros.
Os registros e documentos gerados servem de base para a tomada de decisão e ajudam a mitigar riscos em outras empreitadas, porque promovem a gestão do conhecimento. Suas experiências ficarão armazenadas e você poderá consultá-las para sanar dúvidas e ter maior segurança em suas escolhas.
A reunião de dados em um único repositório ainda favorece o uso do Business Intelligence, ferramenta capaz de confrontá-los e extrair dali informações preciosas ao gestor de projetos de engenharia. Isso permite prever recursos extras, mostrar à equipe as curvas de tendências, evitar desperdícios e otimizar a gestão do tempo, ao estabelecer as prioridades certas e prevenir o desvio do escopo.
10. Use e abuse da tecnologia
Vivemos na era digital, com forte presença e tendência de desenvolvimento tecnológico: hoje, é possível realizar diversas tarefas por meio de dispositivos móveis, de qualquer localidade e ao alcance das mãos.
Já existem softwares que oferecem todas as ferramentas de gestão de projetos e colaboração em um único lugar, sendo fáceis de operar e capazes de aumentar a produtividade. A automação gera informações valiosas e passíveis de utilização em diferentes processos do dia a dia no canteiro de obras.
Ademais, o programa otimiza o tempo do gestor, o que permite ter foco nas operações e prazo suficiente para analisar os dados sem perda de tempo para reuni-los. Por último, mas não menos importante, o software é fundamental ao processo de delegação de tarefas: nenhum colaborador fica sobrecarregado ou completamente ocioso, aumentando os níveis de performance da equipe.
11. Aproveite os benefícios da gestão de projetos de engenharia
Planejar não é suficiente, afinal, a execução tem seus percalços, especialmente, na construção civil, que conta com inúmeras etapas profundamente dependentes umas das outras, que demandam organização:
- manter o escopo;
- assegurar a qualidade dos projetos de engenharia;
- estabelecer meios de comunicação eficientes;
- gerir a informação com rapidez, clareza e precisão;
- analisar riscos;
- controlar materiais;
- escolher indicadores-chave;
- analisar os resultados para orientar obras futuras.
O gestor ainda precisa ter capacidade analítica e pulso firme para coordenar a equipe enquanto gera motivação, lidera e atende às expectativas do cliente. A gestão de projetos de engenharia assegura o cumprimento simultâneo de todas essas funções, evidencia prioridades e aponta oportunidades e falhas nos processos.
Os dados gerados e o acompanhamento feito aumentam as chances de satisfazer as expectativas do contratante, além de inúmeros benefícios, como a correta alocação de recursos e contribuições significativas ao workflow.
A produtividade cresce, os desperdícios são reduzidos, os relatórios de desempenho evidenciam pontos de melhoria, orientam a atuação preventiva, mitigam riscos e asseguram o cumprimento do cronograma.
A gestão de projetos de engenharia é promessa de bons resultados e aprimora o gestor constantemente. Esse recurso otimiza o controle dos processos, contribui para sua formação como líder e evidencia sua excelente atuação no mercado de trabalho.
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