As entregas são um fator de extrema importância para avaliar o sucesso de um projeto. Isso porque todo o escopo e o planejamento desenvolvido pelo Gerente de Projetos (GP) é elaborado em prol do cumprimento dos prazos destas entregas, garantindo a satisfação dos clientes, sejam eles internos ou externos. Mesmo porque, em alguns casos, a conclusão de uma etapa do projeto depende dessa cultura de entrega, e o não cumprimento dela resulta no atraso da conclusão dos trabalhos.

Estas entregas estão diretamente ligadas à produtividade das equipes envolvidas e do comprometimento deles em relação às tarefas, qualidade de execução e cumprimento de prazos. Contudo, para que estas entregas sejam concluídas com sucesso, é fundamental ao GP desenvolver ações motivacionais, ter pulso firme para acompanhar e cobrar prazos definidos, jogo de cintura com situações atípicas e criar uma cultura de entrega na empresa.

Dentre estas questões, todas, habitualmente, já estão na rotina deste GP. Porém, quando o assunto envolve adequar a cultura de uma organização em prol dos resultados almejados, a tarefa se torna desafiadora. Cultura não é construída do dia para a noite. Ela leva tempo, esforço, definição de processos, requer um bom fluxo de informações, alinhamento da comunicação, dentre outros fatores que, com o tempo, são absorvidos e replicados pelos integrantes das equipes envolvidas nos projetos. Para ajudá-lo a dar início à criação de uma cultura de entrega em sua empresa, selecionamos alguns pontos-chave a serem trabalhados. Confira:

Esteja aberto às mudanças e conscientize sua equipe sobre a importância desta questão

Este, talvez, seja o ponto mais crítico para a criação de uma cultura de entregas em sua empresa. Mudanças, em grande parte dos casos, geram resistência entre os colaboradores e muitas vezes até em nós mesmos. Como um GP você deve ser o primeiro a incorporar a abertura a alterações nas rotinas. Contudo, para obter o sucesso, esta questão não pode ser apenas verbal. Você precisará aplicá-la em sua rotina. Para isto, esteja mais atento às sugestões que sua equipe traz. Não será necessário aplicar todas, mas demonstrar abertura em recebê-las, bem como explicar os motivos para não incorporá-las, quando for o caso. Com atitudes como esta você sempre terá o gancho para reforçar a importância de estar aberto às mudanças.

Defina processos para incorporar as mudanças

A cultura de uma organização é absorvida aos poucos por seus funcionários. Conforme as ações são desenvolvidas, eles incorporam uma parte dos costumes. Há a necessidade de mudança nos hábitos destas equipes. Contudo, para iniciar o trabalho de mudança comportamental, alinhado à nova cultura proposta, sugere-se a definição de processos ou reestruturação dos existentes.

Realize estas mudanças de forma gradativa. Institua treinamento para a nova rotina estabelecida, acompanhe os impactos, colete feedback dos envolvidos e ajuste o modelo para que fique satisfatório aos objetivos de sua empresa, mas favorável aos funcionários. A definição destes processos contribuirá para incorporar estes novos hábitos à rotina, o que com o tempo se transformará em uma ação contínua e intrínseca à cultura da organização.

Integre ferramentas e use a tecnologia a favor de seus objetivos

Busque recursos para que o impacto causado por estas mudanças sejam minimizados. Vá em busca de ferramentas que contribuam para a otimização dos processos e, assim, auxiliem na redução dos impactos destas mudanças.

Use a tecnologia a seu favor! Um software para gerenciamento de projetos, por exemplo, é bastante considerável para as melhorias nas rotinas e, consequentemente, nas entregas. Com ele você, GP, conseguirá acompanhar melhor o andamento das atividades para traçar planos de ação, quando preciso for. Já para a sua equipe, será mais fácil acompanhar prazos, relatar empecilhos, ajustar o que preciso for e, assim, incorporar uma cultura de entregas, devido à eficiência alcançada.

Criar uma cultura de entregas exige dedicação. O resultado não é imediato e o trabalho deve ser contínuo. Recorra aos Recursos Humanos de sua empresa, peça auxílio à Comunicação Interna e, em equipe, desenvolvam ações que se destinem ao cumprimento deste objetivo. Mudanças de cultura afetam a empresa como um todo. Trabalhe por um impacto positivo, dê exemplos enquanto GP e veja como as dicas repassadas contribuirão para melhorar o dia a dia de seus projetos e do negócio.