Autor: Braun

Você, como profissional de consultoria e controle de projetos, vive analisando elementos que causam problemas no projeto e procurando soluções para eles. Mas você já parou para pensar qual deveria ser o foco real para assegurar que seu projeto tenha melhores chances de sucesso? Bem, é claro que não podemos garantir que seu projeto terá êxito, mas você pode começar muito bem ao se assegurar que, de fato, identificou alguns sinais que podem determinar um bom desenvolvimento para seu negócio. A seguir apresentamos 7 sinais que podem indicar que seu projeto será um sucesso.

1. Ter um plano de gerenciamento de projetos

Qualquer projeto de consultoria tem início com uma lista completa de tarefas. Com isso em mãos, você já tem meio caminho para o sucesso de um empreendimento. Afinal, sem planejamento, você não sabe para onde ir, quais metas atingir e como expandir seu negócio.

2. Colaborar com sua equipe

Como qualquer gerenciador de projetos sabe, equipes são a mola mestra de qualquer empreendimento. Portanto, se não houver interação e/ou colaboração entre os diversos profissionais envolvidos, a chance de que o negócio obtenha êxito é mínima.

3. Você controla o orçamento do projeto

Apesar do grande número de ferramentas e instrumentos que ajudam o gestor a acompanhar os gastos de seu projeto, muitos falham no acompanhamento. Estes, portanto, devem aprender a usar essas ferramentas tão úteis. Mas não hesite em manter sempre próximo as notas fiscais, recibos e outros comprovantes de capital. No fim das contas, se o seu orçamento prospectado se igualar ao volume gasto, então seu negócio está saudável financeiramente.

4. Contar com um sistema de proteção contra riscos

Um negócio com boas perspectivas de sucesso deve saber lidar com todo aspecto – seja ele positivo ou negativo – que possa impactar seu negócio. Então, a qualquer risco que surja, o gestor deve se reunir com sua equipe para que, rapidamente, sejam desenvolvidos processos para direcionar soluções práticas. Divida esse planejamento em pequenas tarefas para cada setor e estipule alguém para controlar o andamento desse processo.

5. Atentar para mudanças

Mudança é tudo o que altera o escopo, a qualidade, o orçamento ou os requisitos do projeto. Mas nem toda mudança é ruim. Você pode, por exemplo, se deparar com uma ajuda advinda de captação de recursos oferecida no andamento do projeto. Portanto, como esses aspectos afetam diversas áreas do negócio, tais modificações devem ser implementadas de forma sensível e cautelosa, com ações contínuas de análise de desdobramentos e impactos consequentes da mudança.

6. Lidar com o público de modo efetivo

Seu público-alvo se interessa por aquilo o que configura o projeto ou, sobretudo, no que o projeto resultará concretamente. Por isso devem ser desenvolvidas diversas estratégias para ampliar a gestão de valor agregado ao negócio, por meio de ações de marketing, investimentos na relação mais próxima ao cliente e prospecção de audiência nova. Tudo isso gerará mais interesse sobre o projeto e converterá em mais vendas.

7. Dispor de armazenamento centralizado de arquivos

Uma boa gestão de projetos é aquela que está apta a dispor de qualquer documento e/ou arquivo em poucos segundos. É grande a necessidade de centralizar informações, o que pode ser facilmente solucionado utilizando um software de gerenciamento que organize todo documento necessário para seu projeto.

Você conhece outros sinais que possam apontar que seu projeto será um sucesso? Compartilhe-os com a gente nos comentários abaixo!

Projetos quase sempre envolvem os mais diversos tipos de riscos. Isso porque riscos são condições não planejadas e podem ter efeitos decisivos em seu trabalho. Por isso, é sempre necessário um bom planejamento e priorizar tentativas de categorizar esses fatores para evitar posteriores problemas com seus projetos.

Categorizando riscos

Para categorizar os riscos dos seus projetos, é preciso analisar alguns fatores como o próprio planejamento de riscos, identificá-los e realizar análises de qualidade e quantidade. Além disso, planejar as respostas a estes riscos, monitorar e controlá-los são de fundamental importância.

No começo da criação de seu plano, saiba que é preciso alinhar seus objetivos e, dessa maneira, colocar em mente todos os riscos que podem aparecer e como eles serão identificados, monitorados e por fim respondidos. É muito importante que nessa fase sejam documentadas as informações de gerenciamento de risco, para que assim qualquer problema que surgir seja rapidamente solucionado.

Tipos

É de vital importância que se categorize e classifique os riscos para que você consiga melhor trabalhar com eles. Existem, por exemplo, os Ricos Políticos, que dizem respeito às políticas e normas de seu país. Há ainda os Riscos Econômicos, que se referem a questões envolvendo capital. Os Riscos Sociais englobam a cultura, o trabalho em equipe e a maneira como a empresa atua.

Os Riscos Tecnológicos são aqueles relacionados a problemas técnicos e operacionais. Os Legais dizem respeito às leis que sua empresa está subordinada. Já os Riscos Ambientais são aqueles que envolvem desastres naturais e mudanças relacionadas ao clima, por exemplo.

Resultados

Com uma boa metodologia para gerenciar riscos, os problemas serão resolvidos de forma mais simples. Portanto, o jeito mais prático e fácil de categorizar os riscos dos seus projetos é documentar e elencar as características dos riscos, para que quando eles surgirem no decorrer do processo, eles sejam respondidos e assim solucionados. Assim, não se coloca em perigo nenhuma parte do projeto e as chances de finalizá-lo são maiores. E com isso, seja qual for o problema que surgir, você sempre terá um plano de ação pronto para ser colocado em prática.

Tendo em mente o fato que problemas são inevitáveis porém solucionáveis, a palavra de ordem neste caso é “organização”. Qualquer projeto, antes de entrar em ação, precisa ser pensado e planejado, prevendo posteriores e possíveis problemas no percurso. É importante que já se tenha respostas e medidas prontas para determinado problema, a fim de minimizar seus efeitos.

Você conhece outras maneiras práticas de categorizar e se preparar para os riscos dos seus projetos? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!

A PM Survey é uma pesquisa anual que começou em 2003 e é organizada de forma voluntária por Chapters do PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho. A parceria entre Project Builder e PM Survey se deu para auxiliar o grupo de pesquisa na organização dos dados obtidos, além da elaboração de técnicas que ajudassem a melhor gerir e desenvolver o projeto.

As empresas que se dispuseram a fazer parte da PM Survey 2013 perceberam a diferença na forma que se deu a pesquisa em relação ao ano anterior. Antes, o processo era quase artesanal, utilizando planilhas complexas e fazendo uso de uma organização não muito efetiva.  Com a entrada da Project Builder como parceira do projeto, foi possível uma melhoria tecnológica, tornando a pesquisa mais ágil e segura.

Que tal conferir os resultados dessa parceria? Leia nosso post e saiba mais!

Números e o Crescimento do PM SURVEY

Em 2013, os balanços da economia mundial mostraram que quem foi mais ousado, mas sem dispensar a disciplina nos projetos, teve maior chance de se dar bem em épocas de crise. Investir em informação não é garantia de proteção contra épocas difíceis, mas pode implicar em uma certa estabilidade.

Os resultados da parceria entre PM Survey e Project Builder já começam a ser colhidos. Com uma plataforma bem mais robusta, além de o número de empresas envolvidas na pesquisa ter aumentado, hoje ela também congrega nomes de peso, dando ao gerenciador de projetos um painel para consulta bem mais abrangente.

2013 ficou caracterizado pela alta participação de empresas do ramo de Tecnologia da Informação na pesquisa. Esta área soma 26% da participação, seguida por empresas de Consultoria, com 15%, e de Serviços com 10%. Os gerentes de projeto somaram a maioria dos participantes, seguidos pelos executivos e coordenadores.
Percebeu-se também nos dados de 2013 que ainda existe resistência por parte das empresas em realizar gerenciamentos de projetos. 38% das organizações ainda têm um grau médio de resistência. Entretanto, um total de 49% dos entrevistados entende como fundamental a participação engajada de profissionais nos projetos.

Um fator de alerta é a constatação de que nem todos os projetos estão alinhados com as estratégias, com um preocupante número de 39% de entrevistados afirmando que não há constância de alinhamento.  Também 10% disseram não haver alinhamento nenhum e outros 10% respondendo que não há sequer projeto sendo realizado.
A comunicação surgiu como o principal problema na organização de projetos, com 66,3% dos entrevistados respondendo que esse é o principal agravante. Escopo definido inadequadamente fica em segundo lugar, com o percentual de 59,2%. Mas a boa notícia é que os dados mostram que a maioria das empresas utiliza softwares de gerenciamento de projetos para os cronogramas.

Um chamado aos empreendedores

Com os resultados da PM Survey 2013, todos os interessados podem ter acesso a informações reais do que está acontecendo no mercado, aumentando o apetite de empreendedorismo e consolidando ações mais assertivas nas estratégias empresariais.

Para quem está cansado de estimativas vagas sobre o mercado e quer realmente se interar sobre o mundo dos negócios, aqui está a oportunidade. 2014 pode ser um ano especial para sua empresa e seu projeto de gestão. Informar-se sobre as tendências, dificuldades e êxitos apontados pelas principais empresas do mercado é essencial para uma melhoria contínua do seu negócio. Conte com um exército de mais de 700,000 membros e voluntários, e saia na frente.

A vida de um Gerente de Projetos (GP) é sempre bastante atarefada. Conciliar a gestão da equipe e suas respectivas atividades, em meio a projetos diversos toma bastante tempo. Isso porque a tarefa envolve não apenas as questões de rotina, mas também criar produtividade para gerentes de projetos, a tomada de decisão e o desenvolvimento de estratégias que otimizem o trabalho dos colaboradores que precisam ser constantemente motivados.

Diante a isso, é fundamental utilizar técnicas e incorporar alguns hábitos a fim de melhores resultados. Para ajudá-lo nessa empreitada, selecionamos algumas dicas de produtividade para gerentes de projetos. Confira e coloque-as em prática hoje mesmo!

Planeje a sua semana estabelecendo prioridades

Para aumentar a produtividade é fundamental organizar sua rotina de trabalho. Por isso, nas segundas-feiras, logo pela manhã, reserve uma parte do seu tempo para avaliar os e-mails pendentes, as novas demandas recebidas, sua agenda e as pendências da semana. Liste as tarefas que precisam ser feitas e, em seguida, estabeleça as prioridades.

Estabeleça horários para checar e-mails

Os e-mails nunca param de chegar. Por isso, é fundamental estabelecer em sua rotina os horários que eles serão checados. Uma boa dica é fazê-lo logo ao chegar na empresa, após retornar do horário de almoço e verificá-lo novamente na última hora do dia. Dessa forma você não perde tempo passando todo o dia respondendo e-mails sem conseguir concluir as demais atividades.

Já ouviu falar na técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro consiste na premissa de que pausas frequentes auxiliam no aumento da produtividade mental. Ela é extremamente simples e, para executá-la, basta um cronômetro. Defina a atividade que será desenvolvida e ajuste o alarme do seu celular ou aplicativo na web para tocar em 25 minutos. Durante este período, você deve se concentrar único e exclusivamente em executar a tarefa escolhida. Não leia e-mails, converse, atenda telefone ou nada do tipo.

Caso durante o período você consiga concluir a atividade definida, passe para a próxima de sua lista, sem parar, até que o alarme desperte. A cada Pomodoro (ciclo de 25 minutos), faça uma pausa entre 3 a 5 minutos. Aproveite este momento para buscar o café, ir ao banheiro ou retornar uma ligação. A cada 4 Pomodoros, realize uma pausa mais demorada, entre 15 e 30 minutos.

Inbox 0: a certeza de que nada ficou pendente

A inbox 0 é uma técnica que consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. O conceito prega que sempre que você acessar os seus e-mail, deve deixar a inbox zerada. A ideia é que assuntos que já foram visualizados sejam resolvidos ou transformados em tarefas. Isso poque a cada vez que os e-mails são acessados e um volume de mensagens estão marcadas como não lidas, você tende a relembrar todas as pendências novamente. Em um volume maior de mensagens, isto atrapalhará consideravelmente a sua produtividade, visto que refletirá diversas vezes ao dia tudo o que precisa ser realizado, foi demandado ou deverá ser resolvido.

Otimize as reuniões

Antes de encontrar a sua equipe para uma reunião, levante todos os pontos-chave que deverão ser abordados. Se possível estabeleça, inclusive, destrinche cada um deles evitando que a conversa tome um rumo inverso ao esperado. Também é uma excelente tática estipular o tempo de cada um dos assuntos abordados, bem como a ordem de pronunciamento dos participantes – ou uma forma de eles demonstrarem interesse em palpitar sobre eles. Considere deixar as discussões mais densas para a próxima reunião. Levante a pauta e deixe como “tarefa” para os participantes trazerem propostas no próximo encontro. Desta forma você conseguirá otimizar não apenas o seu tempo e de sua equipe, mas também deixar o encontro mais produtivo.

2 minute rule: o que pode ser feito agora, não deve ser deixado para depois!

A “regra dos 2 minutos” consiste em fazer tudo o que pode ser resolvido de imediato, no momento da atividade e passar uma orientação são alguns dos exemplos que se encaixam perfeitamente a isso. Desta forma você reduzirá a sua lista de pendências realizando tarefas simples de realizar.

Use a tecnologia a seu favor

Sejam apps no celular ou ferramentas de gestão, utilize sempre a tecnologia disponível a seu favor. Verifique qual o maior problema que atrapalha a sua produtividade e pesquise com amigos, colegas de trabalho e até mesmo na internet algumas tecnologias que possam ser úteis para sanar estas questões.

Você já utiliza alguma destas dicas de produtividade para gerentes de projetos? Qual delas traz melhores resultados em sua rotina? Conhece alguma outra diferente das que indicamos? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!