Um dos principais requisitos para um projeto bem gerenciado, que lide com riscos e incertezas, é o planejamento. A etapa de planejamento é fundamental para que o gerente de projetos possa visualizar o futuro e consiga prever as adversidades que deverão ser enfrentadas durante a execução das atividades.
Os riscos estão diretamente ligados ao fracasso ou ao sucesso de um projeto. Sendo assim, um projeto necessita ser bem controlado por um profissional capacitado, que deve estar preparado para qualquer casualidade que possa ocorrer e apto a resolvê-la sem ter que parar ou comprometer todo o planejamento.
Porém, o nosso pensamento é linear, ou seja, usamos dados do passado para tentar identificar o futuro. A maneira como projetamos o futuro é importante, mas não se pode considerá-la correta — afinal, existem incertezas que devem ser levadas em consideração.
É preciso deixar claro que não temos certeza do que acontecerá no futuro. É possível identificar e mensurar alguns riscos, mas as incertezas ainda farão parte do dia a dia de um projeto.
Riscos e incertezas são conceitos distintos que precisam ser analisados e considerados para um projeto de sucesso. Nesse sentido, apresentaremos, a seguir, o que você precisa saber sobre riscos e incertezas em gestão de projetos. Continue a leitura e aprenda!
Relação entre informação e incerteza
Primeiramente, é preciso saber diferenciar conceitualmente alguns termos da gestão de projetos — como risco, incerteza e ameaça. O risco nada mais é do que a medida do montante de incertezas existentes e está diretamente ligado ao nível de informação disponível. Um risco pode ser tanto prejudicial (ameaça) quanto benéfico (oportunidade) em um projeto.
A incerteza, por sua vez, é a falta de informação ou de conhecimento sobre o resultado de uma ação, decisão ou evento. Por fim, ameaça pode ser definida como um determinado evento que leva o projeto a uma direção não favorável.
Assim, pode-se afirmar que as incertezas em um projeto podem levar a riscos indesejáveis. Portanto, é essencial obter a maior quantidade de informações possível, transformando as incertezas em riscos.
A partir disso, deve-se buscar ações que possam mitigar os riscos — evitando que se tornem ameaças reais ao correto desenvolvimento do projeto — e aumentar as taxas de sucesso. Ou seja, não adianta apenas identificar os riscos, é necessários gerenciá-los.
Os riscos estão diretamente ligados ao projeto e, assim, o preço que se paga pela concretização destes são as ameaças ao planejamento na forma de atraso no cronograma e aumento de custos. Dessa forma, um planejamento eficaz se dá pelo aumento da incidência e impacto dos riscos benéficos (oportunidades) e a redução da incidência e impacto dos riscos prejudiciais (ameaças) ao projeto.
Os métodos de análise de risco são ferramentas utilizadas para avaliar os riscos inerentes a um projeto ou processo de trabalho já em andamento. Cada ferramenta possui sua particularidade e tem aplicações para diferentes situações. Conheça, a seguir, as ferramentas mais utilizadas no processo de análise de risco.
Análise das incertezas pelo Método da Análise de Risco
A melhor maneira de analisar as incertezas é pelo método de análise de risco. A análise de risco é uma excelente metodologia que permite a criação de um plano de resposta aos riscos, contemplando ações de prevenção, transferência, aceitação, exploração, mitigação, compartilhamento e melhoramento.
É importante buscar oportunidades de ganho e de formas de melhoria, em vez de apenas tratar os riscos. Existem algumas metodologias para analisar os riscos de uma forma mais abrangente, considerando as incertezas associadas ao projeto.
Análise das incertezas pelo Método dos 5 porquês
O objetivo final dessa técnica é chegar à causa raiz de um ameaça identificada, eliminando possíveis desculpas e respostas mais imediatas e superficiais. O método consiste, basicamente, em uma sucessão de questionamentos — similar à de crianças que estão na fase dos porquês.
Para a aplicação dessa metodologia é necessário convocar o grupo envolvido no projeto e, em seguida, aportar o problema que é o objeto de estudo. O próximo passo é iniciar o questionamento — assim, o grande segredo desse método é seguir questionando até que se chegue à causa raiz do risco.
Apesar do nome, não é necessário limitar-se a apenas cinco questionamentos. Como já foi dito, as perguntas devem se estender até que se entenda onde está a origem do problema.
A técnica dos cinco porquês ficou bastante conhecida e é amplamente utilizada graças aos seus diversos benefícios. Entre eles, podemos citar a identificação correta das causas raízes de um problema, a relação entre cada causa raiz, custo baixo, integração com outras ferramentas de gestão e envolvimento de toda a equipe. Tudo isso apresentado por meio de uma ferramenta de uso simples e prático.
Análise das incertezas pelo Método do Caminho Crítico — CPM
O Método do Caminho Crítico — CPM (Critical Path Method) — trabalha com durações determinísticas na planificação das atividades de um projeto, identificando as principais dúvidas e incertezas na gestão de cada uma das atividades.
Os pontos identificados não podem, de maneira alguma, ser desprezados. Muito pelo contrário: eles devem ser utilizados como informações para o reconhecimento das incertezas associadas aos projetos. Sendo assim, o método mostra aos gestores e à equipe quais são os pontos críticos do planejamento.
A metodologia do Caminho Crítico trabalha com o conceito de folga e esta pode ser positiva negativa ou nula, dependendo dos prazos adotados no cronograma. É essencial que o projeto seja finalizado em data anterior à data de término mais antecipada segundo o cronograma preestabelecido.
A ferramenta utilizada para a visualização desse método é um diagrama de rede que ilustra as atividades, seu caminho crítico e como essas atividades se relacionam umas com as outras.
Análise das incertezas pelo Método SWOT
A análise SWOT (Strengths — Forças, Weaknesses — Fraquezas, Opportunities — Oportunidades, Threats — Ameaças) é uma das ferramentas mais conhecidas na gestão de riscos por ser abrangente, de fácil aplicação e por prover excelentes resultados.
A metodologia consiste em uma análise detalhada da situação do projeto no cenário econômico, o que permite ao gestor a tomada de decisões para lançamento de produtos ou serviços, principalmente. Por meio da separação dos principais aspectos de um projeto, pode-se identificar, com facilidade, as principais oportunidades e ameaças, bem como suas forças e fraquezas.
A ferramenta SWOT é geralmente apresentada em forma de quadrante, em que forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno da empresa e oportunidades e ameaças estão ligadas ao ambiente externo.
Diferentemente do método CPM, a análise SWOT é capaz de evidenciar as oportunidades de ganhos e prover a exploração dos pontos fortes. No entanto, apesar dos inúmeros benefícios, esse método — também conhecido como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças, como mencionamos acima) — é pouco utilizado.
Análise das incertezas pela Metodologia PERT
A metodologia PERT (Program Evaluation and Review Technique) consegue expandir a visão do gestor do projeto quanto à variabilidade existente na execução das atividades. O PERT não trabalha de maneira determinística, como o CPM, mostrando que existe certo grau de incerteza e, consequentemente, alguns riscos associados.
Essa metodologia trabalha com três diferentes cenários: duração mais provável, duração otimista e duração pessimista. A duração mais provável considera a duração esperada para o desenvolvimento das atividades, obtida pelo método CPM, por profissionais experts em planejamento.
A duração otimista analisa cada tarefa individualmente, investigando os motivos para a realização de tal atividade em determinado tempo. Pode-se dizer que essa fase contempla o melhor cenário possível para a execução dos serviços, fornecendo uma gama imensa de informações e justificativas úteis.
Por fim, a duração pessimista também analisa as tarefas individualmente, assim como a duração otimista. Porém, o cenário a ser considerado é o pior possível, obtendo informações valiosas caso tudo dê errado.
Análise das incertezas pela Metodologia de Simulações de Monte Carlo
Esse método trabalha com simulações, analisando diferentes formas de execução das atividades de um projeto. Assim como em outras metodologias, as incertezas despontam e precisam ser tratadas.
As simulações de Monte Carlo trabalham com a probabilidade de se atingir a duração mais provável. Dessa forma, a utilização desse método em conjunto com o método PERT torna o aproveitamento das oportunidades mais real e factível.
É preciso destacar que em uma das atividades existe certa probabilidade a ser relacionada, que está diretamente ligada às incertezas do projeto. O tratamento de cada uma delas é preventivo, contribuindo significativamente para que não ocorram maiores problemas na fase de execução do empreendimento.
Tratamento das incertezas pelas Reuniões Antecipativas
Por fim, destaca-se um dos pontos mais importantes para a gestão do projeto, como um todo. Nessa fase relacionam-se os processos, as equipes, as lideranças, os stakeholders, os sponsors e outros.
Deve-se destacar que as incertezas devem ser consideradas, exigindo um processo de reanálise das atividades futuras, ajustando ao máximo o andamento do projeto. A melhor maneira para a realização desse tipo de ação se dá pela realização de reuniões antecipativas.
Essas reuniões devem contar com a participação das principais lideranças do projeto, independentemente de sua área de atuação. Assim, é possível atualizar o cronograma do projeto e, com os conhecimentos do gerente, programar a execução de serviços críticos para os próximos dias e semanas — é possível, ainda, realizar os ajustes necessários na programação.
Análise de incertezas pelo método FMEA
O método FMEA (Failure Mode and Effective Analysis) tem como objetivo principal identificar e realizar uma análise do potencial de falha de um projeto e seus possíveis efeitos. A ferramenta também tem o poder de possibilitar ao gestor a identificação de ações que devem ser tomadas para reduzir ou efetivamente eliminar a probabilidade de ocorrência dessas falhas.
O método trabalha com a identificação de falhas em cada nível do projeto. Ou seja, tem-se uma análise para cada etapa. Dessa forma, é possível identificar os possíveis erros que possuem o maior número de prioridade de risco (RPN — Risk Priority Number) e, assim, cumprir duas funções:
- ajudar a quem está desenvolvendo projeto e quem o gerencia a evitar falhas potenciais, poupando tempo e dinheiro;
- determinar a melhor maneira de investir o orçamento financeiro e o tempo disponível.
Análise de incertezas por meio do método de Checklist
Como o próprio nome indica, o checklist é um método que permite a enumeração e a verificação das ações de prevenção indicadas pelas ferramentas de análise de risco. A metodologia consiste em elaborar uma listagem com todos os riscos visualizados e suas possíveis ações de prevenção.
Feito isso, é necessário preencher uma coluna com “sim” ou “não”, para indicar se as medidas preventivas foram colocadas em prática. Esse método se destaca pela simplicidade e por ser bastante útil para visualizar facilmente as medidas de controle de risco, garantido sua aplicação certa e a realização das correções necessárias.
Tratamento de incertezas pela Teoria das Restrições (TOC)
A restrição em um projeto nada mais é do que qualquer coisa que o impeça de chegar a um desempenho maior em relação à sua meta. Essa teoria parte da premissa que qualquer tipo de negócio possui restrições. Dessa forma, o foco dessa metodologia é que o gestor de projetos conheça profundamente o objetivo final do projeto em questão e as medidas que permitirão a avaliação do impacto de qualquer ação nessa meta.
É importante destacar que, a partir desse método, a análise se torna um ciclo sem fim — pois a qualquer momento uma equipe de planejamento de projeto e seus gestores podem precisar lidar com, pelo menos, uma restrição. Então, quando essa restrição é eliminada, é bem provável que outra apareça automaticamente.
Trabalhar com a teoria das restrições exige uma visão do projeto como um sistema. Afinal, na perspectiva dessa teoria, o projeto é um fluxo contínuo e não um processo com etapas bem definidas. Dessa maneira, é importante que todo o grupo esteja alinhado com o planejamento estratégico. Logo, todos devem trabalhar para eliminar os gargalos e garantir que a meta seja alcançada.
Existem diferentes métodos para identificar os riscos e as incertezas em um projeto. É fundamental elaborar ações e planos de contingência para as principais ameaças, visando erradicar os fatores negativos que podem impactar no andamento das atividades.
No entanto, também é preciso lembrar-se de que as oportunidades de ganho existem e devem ser exploradas ao máximo. Uma forma de prover o maior aproveitamento das oportunidades e a solução mais efetiva dos problemas se dá pela utilização de softwares voltados para a gestão de projetos.
Existem novas tecnologias que permitem o acompanhamento de todas as etapas de um empreendimento na palma de sua mão, contando, ainda, com a experiência de consultores especializados. Assim, será mais fácil controlar riscos e incertezas em gestão de projetos, deixando seus empreendimentos cada vez mais perto do sucesso. Vale a pena conhecer.
E aí, gostou do nosso artigo? O que achou de nossas informações sobre os riscos e incertezas em projetos? Deseja obter novos conhecimentos? Então, que tal entrar em contato conosco para ver como nós podemos ajudá-lo a otimizar os seus processos?
