Ser gerente de projetos envolve o controle de uma série de fatores. São recursos, prazos, materiais, profissionais, qualidade, entre outros. É como um líder espiritual que deve encaminhar seus seguidores para o caminho do bem, apesar das adversidades. No nosso caso, o objetivo é entregar um projeto bem sucedido para nós e os stakeholders. Em diversas religiões, são mencionadas leis que guiam o comportamento de seus fiéis para atingir a felicidade. No caso do gerente de projetos, também podemos apontar regras que facilitam o desempenho das tarefas ao oferecer uma metodologia de trabalho. Acompanhe, a seguir, os 5 mandamentos da gestão de projetos:

1 – Cumprirás o prazo estabelecido

Esse é um dos mandamentos da gestão de projetos mais óbvio e, ao mesmo tempo, mais difícil de ser cumprido. Por isso, começamos com ele. Sabemos que nem sempre a responsabilidade pelo atraso está diretamente ligada ao gerente de projetos. São mudanças de escopo, de requisitos e de interesses que atrapalham o planejamento inicial e bagunçam o cronograma. Há formas de tentar inibir isso. O primeiro passo é estabelecer um limite de alterações possíveis de escopo logo no início. Assim, todos ficam sabendo o que é possível mexer e o que inviabiliza a entrega. Faça registros de tudo, especialmente do progresso das atividades conforme o planejado inicialmente. Identifique possíveis distorções e corrija o quanto antes.

2 – Não estourarás o orçamento

Mudanças no prazo geralmente implicam em alterações de custos. Mais uma vez, a dica é se preparar antecipadamente. Ao estabelecer um orçamento, discrimine todos os custos possíveis do projeto, inclusive os que podem vir a ocorrer no futuro. Deixe uma reserva para imprevistos, assim como fazemos com o orçamento doméstico. É mais regra que exceção haver gastos inesperados no meio do caminho. Faça o controle minucioso do que entra e do que sai, e apresente relatórios aos envolvidos para que todos estejam a par da situação. Se for necessário gastar mais em equipamentos, materiais, fornecedores ou pessoas, é preciso saber de onde retirar esse custo extra para garantir o equilíbrio das contas. Transparência é a chave.

3 – Saberás quais são os requisitos

Independente de qual seja o propósito do projeto, ele deve atender exatamente o que foi solicitado no início. O levantamento de requisitos deve ser feito de forma bastante detalhada para garantir que a entrega vai ao encontro da expectativa de quem contratou o projeto. Não hesite em tirar dúvidas e esteja seguro de que todos os envolvidos compreenderam a finalidade daquilo que estão projetando. Um pequeno detalhe pode fazer toda a diferença na entrega final.

4 – Deixarás os clientes satisfeitos

Não adianta cumprir à risca o prazo e manter o orçamento sob controle se o cliente final não estiver satisfeito com o resultado do projeto. Essa situação pode ocorrer se, no meio do caminho, existir mudanças de expectativas que não foram suficientemente compreendidas e introduzidas. O primeiro passo para assegurar a satisfação de todos os envolvidos é deixar clara a comunicação do status de cada etapa do projeto. É importante que se possa acompanhar o andamento da situação, antes que algum problema saia de controle. O segundo passo é incentivar que as pessoas participem, ofereçam opiniões e troquem ideias com frequência. Se houver algum risco de estouro no prazo ou nos recursos, avise tão logo seja possível. Ao permitir o cliente participar da situação, você garante sua satisfação.

5 – Manterás sua equipe feliz

Trabalhar com uma dose equilibrada de estresse e compensações ajuda a manter a equipe motivada. Pessoas que trabalham satisfeitas entregam resultados melhores do que aquelas que estão infelizes no ambiente profissional. Ofereça feedbacks periódicos, dê orientações, reconheça o esforço do seu time, premie boas atuações. Não deixe a cobrança leve nem pesada demais. Saiba dosar as exigências, orientar nas falhas e reconhecer as vitórias. Identifique as potencialidades de cada integrante do grupo e ganhe a confiança da equipe. O resultado será alcançar a satisfação que você, sua equipe e seu cliente tanto desejam.

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