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8 passos para conseguir recursos para seu projeto

Pensar de forma inovadora no ambiente de trabalho pode ser o primeiro passo para sua empresa aumentar as vendas, reduzir custos, conquistar clientes, promover outras melhorias e obter recursos para o projeto. Mas para que uma boa ideia se concretize e proporcione os retornos esperados, é necessário transformar esses pensamentos em projetos sólidos, facilitando o alcance do tão sonhado apoio da alta direção.

Muitas propostas, mesmo que promissoras, acabam não saindo do papel por falharem ao preencher alguns requisitos básicos estabelecidos pelas empresas para evitar a execução de projetos pouco estruturados.

Confira 8 passos que preparamos para que a tarefa de obter os recursos para o projeto se torne um pouco mais fácil:

1- Alinhe o projeto com a estratégia da empresa

Alguns projetos podem encontrar obstáculos não por serem ruins, mas sim por não terem qualquer vínculo com a estratégia da empresa. É bem provável que sua empresa possua um planejamento estratégico de longo prazo, estabelecendo os principais objetivos a serem alcançados nos próximos anos.

O primeiro passo para que seu projeto seja aprovado é saber se ele contribui para um desses objetivos, seja de forma direta ou indireta. Lembre-se que, por mais que uma iniciativa não tenha retornos tangíveis para o negócio, ela ainda pode contribuir para a estratégia da empresa, melhorando sua reputação ou imagem perante a sociedade.

2- Esclareça pontos essenciais

Uma vez que o projeto já se encaixa dentro da estratégia da organização, a etapa seguinte é colocar no papel tudo aquilo que justifica sua realização e que benefícios irá trazer.

Já pensou se, durante a apresentação da proposta para a alta direção, você se esquece de um aspecto básico e fica sem resposta? Para evitar esse tipo de desconforto, algumas ferramentas podem te ajudar a cobrir o máximo de pontos possíveis, fazendo com que seu projeto ganhe corpo.

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Uma delas é o PM CANVAS, que estimula a descrição de uma série de itens que contribuem para um melhor planejamento, entre eles justificativas, recursos necessários, públicos de interesse afetados pelo projeto, possíveis riscos, equipe, retornos esperados, entre outros. O PM CANVAS, que é um quadro dividido em tópicos, aborda pontos essenciais do projeto por meio de uma visualização rápida e simples.

3- Defina os recursos necessários

Todo projeto precisará de recursos para sua execução, sejam eles financeiros, de pessoas ou materiais. É fundamental que todos esses recursos sejam bem definidos desde o início para que os tomadores de decisão visualizem o que é preciso fazer para que a proposta seja aprovada.

Nesse momento, é importante pensar em tudo aquilo que é indispensável para uma boa execução do projeto, evitando a escassez de recursos futuramente. Lembre-se que, a cada dia, a necessidade de fazer mais com menos nas empresas exige uma análise criteriosa para que o projeto seja mais rentável e contribua ainda mais para os objetivos estratégicos da organização.

4- Analise a disponibilidade

Uma boa forma de enriquecer sua proposta é verificar se os recursos necessários estão disponíveis na empresa no período em que o projeto será executado. Quando falamos de pessoas, essa tarefa pode se tornar especialmente complexa, tendo em vista que peças-chave para a execução do projeto podem estar alocadas em outras iniciativas.

Um histograma pode facilitar bastante essa etapa, pois funciona como um cronograma de disponibilidade de um determinado profissional. Por meio de um relatório, é possível elencar as pessoas que possuem o conhecimento e habilidades necessários para a execução e também o tempo livre em suas cargas horárias.

5- Agende a reunião

Após todos esses passos, chegou a hora de agendar uma reunião para apresentar o projeto. Faça questão de envolver todos os executivos que tenham interesse na iniciativa, mas convoque somente as pessoas realmente necessárias. Isso evita a presença de profissionais que não possuam informações relevantes, poder decisório ou que não serão afetados pelo projeto.

Organize a reunião com antecedência e lembre-se de reservar alguns minutos extras ao fim do encontro para receber contribuições dos participantes.

6- Prepare uma boa apresentação

Com a fase de planejamento finalizada, agora é hora de se preparar para uma boa apresentação. Seu esforço pode ir por água abaixo caso as ideias não sejam expostas de forma clara, objetiva e atraente.

Prepare uma apresentação curta para não cansar os participantes. Contextualize a proposta dentro do momento vivido pela empresa e, em seguida, fale sobre os pontos fundamentais do projeto. Lembre-se de manter o foco nas questões mais importantes e evitar a exibição de textos longos na tela.

Não se esqueça que a estética também contribui para a formação da opinião. Portanto, utilize bons softwares para preparar apresentações e pratique sua fala com antecedência, prevenindo vícios de linguagem e gestos que possam tirar a atenção da audiência.

7- Colete feedbacks

Depois da apresentação, é fundamental que você tenha uma abordagem positiva em relação às críticas e sugestões da alta direção. Esteja aberto às opiniões diferentes, pois elas podem ser cruciais para o enriquecimento do projeto e até mesmo para visualização de novas oportunidades.

Quando um projeto não é aprovado, o momento de feedback pode ser o grande diferencial para que, em uma nova apresentação, você seja capaz de alterar a proposta, buscando atender aos requisitos estabelecidos.

8- Negocie com gerentes funcionais

Uma vez que o projeto foi aprovado, agora é hora de negociar com os gerentes funcionais,os  profissionais responsáveis pela alocação de recursos. Dependendo da cultura organizacional de sua empresa, os gerentes funcionais podem ter mais influência sobre os profissionais subordinados a eles.

Desta forma, é fundamental que você consiga expor a importância de seu projeto e como a contribuição dos profissionais sob a responsabilidade do gerente funcional será fundamental para sua execução.

Mesmo que a ordem para deslocamento de profissionais venha de cima, é fundamental que exista uma harmonia entre o gerente do projeto e o gerente funcional, evitando possíveis conflitos ou desgastes no futuro.

Desenvolver um projeto começa pela aprovação dele. Por isso, é importante contar com estes 8 passos para se planejar e ter um projeto que surpreenda os gerentes da empresa. Usando as ferramentas certas, o sucesso é garantido!

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