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Gestão de Portfólio de Projetos

Gestão de portfólio de projetos. Por que é importante analisar seus projetos como um todo?

A administração centralizada de processos, métodos e tecnologias utilizadas por gestores para analisar e manejar coletivamente um conjunto de projetos é conhecido como gestão de portfólio.

Esta maneira de sistematização das informações interliga os objetivos estratégicos da empresa, como as principais características de cada um de seus projetos.

A relevância da gestão de portfólio se dá exatamente por possibilitar aos gestores enxergar e analisar os projetos como um todo, visando a controlá-los para que continuem como exemplo de boas práticas de administração.

De acordo com o Project Managment Institute (PMI), 62% dos projetos das organizações que se descrevem altamente eficientes na gestão de portfólio de projetos alcançam, ou até ultrapassam, o retorno do investimento (ROI) almejado.

Neste post vamos discutir por que é tão importante analisar os projetos globalmente e explicar como um software de gestão de projetos possui um diferencial para alavancar os negócios. Acompanhe o texto.

Apoio à tomada de decisões

Uma das principais vantagens em se utilizar a gestão de portfólio no dia a dia das empresas é o acesso mais amplo às informações.

Em vez de ter dados sobre cada projeto, individualmente, você terá acesso às referências de todos os projetos que a empresa já desenvolveu ou que estão em andamento. Com um software, você ainda consegue acessar rapidamente essas informações e convertê-las em relatórios gerenciais de fácil compreensão.

Não precisamos gastar muito tempo explicando como a informação é uma aliada poderosa para minimizar as incertezas e sistematizar as decisões. O exemplo da maneira como certa situação foi conduzida no passado, e a experiência do resultado dessa conduta, serve de apoio para que boas práticas sejam mantidas e erros minimizados.

Otimização do processo de tomada de decisões

No item anterior, já explicamos sobre a tomada de decisões. Falamos sobre como o acesso às informações, obtidas por meio da gestão de portfólio, facilita essa atividade típica dos gestores. Mas essa não é a única relação entre os dois!

Quando você não realiza a gestão de portfólio de projetos, tende a pensar em cada projeto individualmente. Porém, essa falta de associação é que essa dinâmica existe apenas na sua cabeça. Na vida real, é lógico que os projetos estão relacionados — afinal, o que é feito em um deles afeta os demais.

É por isso que podemos dizer que a gestão de portfólio ajuda a otimizar a tomada de decisões e, claro, alcançar resultados mais satisfatórios. Você vai buscar a melhor alternativa para o cenário geral, mesmo que não seja a mais indicada para um projeto em particular.

Alinhamento estratégico

Podemos dizer, então, que a gestão de portfólio de projetos consegue unir a gestão de projetos e o planejamento estratégico. E o software completa essa relação, fornecendo dados em tempo real sobre o desempenho de seus projetos — isso permite avaliar o impacto que o portfólio terá sobre o progresso da organização em relação a suas metas.

Mas atenção! Isso não se trata de focar nas prioridades imediatas do negócio, como a determinação de onde alocar recursos no próximo mês. Pelo contrário, a gestão de portfólio visa ao alinhamento com o planejamento estratégico das empresas — que, por definição, está relacionado aos objetivos de longo prazo.

Gestão do crescimento

As organizações praticam a gestão de portfólio, principalmente, porque traz benefícios como a satisfação do cliente, a redução de custos e o aumento na receita. Isso possibilita acelerar o crescimento e projetar o futuro da companhia, elevando sua proposta de valor.

O diferencial dos softwares de acompanhamento de projetos que trabalham com a gestão de portfólios é que eles realizam medidas sobre o progresso da empresa de acordo com seus objetivos estratégicos.

Essa ferramenta é ideal, portanto, para que o gestor de projetos entenda como a totalidade do seu trabalho está contribuindo para o crescimento do negócio. Lembre-se que o impacto de um único projeto não se compara ao impacto de todo o portfólio.

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Ferramentas de medição

Uma das principais formas usadas para determinar os índices da gestão de portfólio é o valor comercial esperado (VCE). Este método determina o valor comercial de cada projeto considerando questões como restrição financeira a partir da comparação entre as probabilidades e os riscos.

Seu cálculo se dá a partir de uma equação que envolve o valor presente líquido (VPN), o custo de comercialização e de desenvolvimento relacionados a probabilidade de sucesso técnico e comercial.

Outra forma de verificação da gestão de portfólios é o modelo de notas em que os projetos são pontuados de acordo com critérios pré-definidos, que se baseiam nas melhores práticas da organização. Alguns dos fundamentos analisados são:

  • o alinhamento com a estratégia;
  • a vantagem associada ao produto;
  • a demanda do mercado;
  • a capacidade de oferecer competências essenciais;
  • a facilidade técnica;
  • e a equação entre retorno e risco.

Com base nesses determinantes, a gestão de portfólio pode classificar a execução do projeto.

A importância de utilizar a gestão de portfólios para acompanhar o processo como um todo se baseia em três benefícios essenciais para o sucesso da empresa: base para a tomada de decisões, suporte ao crescimento e verificação da eficiência do projeto. Assim, notamos que obter uma solução PPM para a gestão de portfólio faz a diferença em seu negócio.

Criação de propostas de projetos coerentes

Um gestor de projetos passa boa parte do seu tempo analisando propostas. A questão é que ele precisa identificar quais delas são coerentes com a visão estratégica da empresa e quais não são.

Tenha em mente que, assim como acontece com o portfólio de produtos, o portfólio de projetos também precisa ter um direcionamento. Você não acrescenta novos itens simplesmente porque eles parecem interessantes; eles devem fazer sentido em relação ao conjunto.

Sabendo disso, fica fácil entender como o trabalho do gestor de projetos poderia ser mais simples por meio da gestão de portfólio. Havendo uma consistência no portfólio, novas propostas terão mais chances de ser coerentes em seu escopo. Isso significa que o gestor não vai precisar gastar tanto tempo avaliando propostas e poderá se dedicar a outras atividades.

Gerenciamento dos riscos

A gestão de portfólio de projetos ainda traz vantagens para o gerenciamento dos riscos. Para entender melhor, vamos ver o que acontece com uma empresa que não adota a gestão de portfólio de projetos.

Surge uma proposta de projeto. Como a empresa não faz gestão de portfólio, ela não tem um software adequado que permita colocar essa proposta lado a lado com outros projetos para comparação. Nesse caso, só há duas opções:

  • fazer essa comparação manualmente, desde que a empresa tenha bons registros dos projetos anteriores;
  • fazer a análise de riscos sem qualquer base de comparação, simplesmente a partir de pressuposições e estimativas.

A primeira opção é muito trabalhosa. A segunda, imprecisa. Nenhuma delas oferece uma solução ideal.

Por outro lado, imagine uma empresa que faz a gestão de portfólio e adota o software adequado para isso. Ela consegue facilmente realizar uma comparação de novas propostas com os projetos que a empresa já executa ou executou no passado. Assim, é possível prever quais serão os riscos e as recompensas envolvidos a partir de algo mais sólido: a experiência.

Nesse cenário, a empresa tem uma melhor chance de apostar nos projetos que apresentam baixo risco e alto potencial de retorno. Além disso, o fato de ter uma noção clara dos riscos envolvidos permite que seja traçado um planejamento mais eficiente para lidar com eles, seja eliminando, mitigando ou transferindo a terceiros.

Maximização de recursos

Imagine que você está liderando o desenvolvimento de cinco diferentes projetos — algo nada incomum para um gestor. Cada um deles demanda certos recursos. Em alguns casos, dois ou mais precisam do mesmo recurso para avançar.

Por meio da gestão de portfólio de projetos, e especialmente com um software voltado para essa atividade, é fácil perceber imediatamente essa sobreposição. Também é simples de perceber quando o recurso usado em um projeto pode ser redirecionado ou reaproveitado em outro.

Dessa maneira, a empresa consegue aproveitar ao máximo os recursos. É possível, até mesmo, reduzir custos. E o resultado, obviamente, é uma margem líquida de retorno maior sobre cada projeto executado.

Maximização do tempo

Recursos são importantes, sem dúvida. Mas existe algo ainda mais precioso — o tempo. E o motivo é simples: ele não pode ser multiplicado. No mundo dos projetos, então, ele é ainda mais crucial, pois todo projeto deve ter uma data para começar e terminar. Quando esse prazo não é respeitado, pode-se dizer que houve uma falha na execução do projeto.

É aí que entra a gestão de portfólio de projetos. Ela permite entender qual é o status de progresso de cada projeto da empresa, a qualquer momento. Dessa forma, é possível identificar maneiras de maximizar o tempo disponível, para avançar mais rapidamente.

Ficou confuso? Que tal um exemplo?

O projeto X está parado, aguardando a chegada de certo material, sem o qual não é possível dar andamento ao trabalho. Por meio da gestão de portfólio (e com a ajuda de um software), o gestor pode observar essa situação e deslocar a equipe para ajudar no projeto Y, que também está em andamento e pode ser acelerado com a ajuda de mais pessoas.

Assim, é possível concluir o projeto Y em menos tempo, sem prejudicar o projeto X.

Como ficou claro ao longo deste post, existem vários motivos para adotar a prática da gestão de portfólio de projetos em sua empresa. E, com o uso de um bom software, fica muito mais fácil realizar essa atividade.

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