Definir o escopo do projeto é um dos momentos mais importantes em qualquer projeto, mas também um dos mais propícios ao surgimento de problemas. Durante essa fase, é comum que os gerentes e profissionais envolvidos nele compliquem algumas questões que poderiam ser tratadas de forma mais simples e clara, aumentando as chances de a execução exigir mais recursos e tempo que o planejamento inicial.

Para contornar esses obstáculos, manter a simplicidade em foco na hora de redigir o escopo pode ser o grande diferencial entre o sucesso ou o fracasso de um projeto. Entenda porque a simplicidade é importante na hora de definir o escopo do projeto:

Keep it Simple, Stupid

O termo KISS (sigla em inglês para “Keep it Simple, Stupid”), que no português pode ser traduzido como “Mantenha isso simples, estúpido”, é um princípio cunhado por um engenheiro norte-americano na década de 60. Ao criar a expressão, o profissional tentava demonstrar à sua equipe que o projeto de um avião de guerra deveria ser tão simples que pudesse ser reparado por um mecânico qualquer no campo de combate.

A partir daí, o termo foi adaptado e utilizado em diversas áreas, especialmente no desenvolvimento de softwares e de outros projetos mais complexos, para que o sistema seja concebido de forma simples para beneficiar tanto programadores quanto usuários.

Aplicado à gestão de projetos, o princípio KISS pressupõe que o escopo deve ser definido de forma simples para que a sua execução e o produto final sejam bem-sucedidos.

Apesar de conter a palavra “estúpido”, o princípio não remete que os projetos sejam desenvolvidas para usuários ou por programadores alinhados ao termo em questão. No KISS, projetos inteligentes pressupõem simplicidade com o objetivo de evitar excessos e problemas de funcionamento.

Evitando o scope creep

Quando o escopo é planejado de forma simples, a empresa consegue evitar o chamado “scope creep”, termo em inglês para representar aquelas mudanças ou incrementos nos requisitos do projeto que acontecem de forma totalmente descontrolada.

Para que isso possa ser alcançado, os gerentes do projeto devem se fazer duas perguntas antes da definição do escopo: “O que o projeto deve entregar?” e “O que o projeto não deve entregar?”.

As respostas às duas questões são igualmente importantes. Na primeira, a empresa irá fazer um exercício para definir o que realmente é esperado do projeto, evitando a inclusão de requisitos desnecessários que dificilmente serão cumpridos. Na segunda, atuará de forma preventiva, evitando que, durante a execução, mudanças e incrementos no escopo atrapalhem as atividades.

Melhoria na comunicação entre os envolvidos

A definição do escopo de forma simples também facilita a comunicação entre as partes envolvidas no projeto, sejam gerentes, gestores, equipe, clientes ou patrocinadores.

A linguagem não pode ser excessivamente rebuscada, possibilitando que qualquer um dos profissionais atrelados ao desenvolvimento do projeto seja capaz de entender o que está escrito com apenas uma leitura. Além disso, é importante evitar ambiguidades, garantindo que o escopo não gere dúvidas mais adiante.

Essas medidas também são úteis em casos de mudanças na equipe do projeto. Quando o escopo é simples, o novo membro poderá ter um entedimento rápido dos objetivos, bem como o que é possível fazer para contribuir com ele, reduzindo o período de aprendizado e agilizando sua participação na execução.

E você, já utiliza o KISS no desenvolvimento dos projetos que gerencia? Tem alguma experiência ou dica para simplificar o escopo? Compartilhe conosco através dos comentários!