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Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas

Reuniões de gerenciamento de projeto são eventos indispensáveis para qualquer gestão que se pretenda profissional e eficiente. Entretanto, são eventos absolutamente imprevisíveis e que, se não forem bem pensados e planejados, tomarão muito mais tempo que o previsto e não serão finalizadas com o sucesso esperado. Para ajudar você, apresentamos uma lista de passo a passo para organizar uma reunião de gerenciamento de projetos super produtiva.

1. Presença

Em geral, logo nos primeiros minutos de qualquer reunião, observa-se quem está presente e quem se ausentou. Em relação ao segundo caso, temos de levar em conta suas justificativas e se o setor se faz representado na reunião mesmo com a ausência de um membro. Caso seja enviada outra pessoa para substituir o ausente, deve-se ter a delicadeza de passar alguns detalhes importantes do projeto para a pessoa, de modo a inteirá-la e permitir sua participação ativa no processo de Project management.

2. Revisão da última reunião

Passado o primeiro estágio, é importante que essas reuniões de gerenciamento de projeto tenham o espírito de continuidade no processo de construção de um projeto. Para tal, uma pergunta é essencial: “O que concordamos em fazer no último encontro?” Mais alguns minutos serão dedicados às respostas e observações da equipe e, em seguida, serão discutidas e apresentadas as ações para cada aspecto envolvido no processo.

Em alguns casos, é possível fazer esse tipo de recapitulação através de softwares de gerenciamento de projetos, como o da Project Builder, fazendo com que todos ganhem mais tempo. Caso haja itens não conclusivos, ou ainda pendentes, estes deverão ser novamente contemplados na reunião seguinte para que o projeto possa ter continuidade como um todo.

3. Atualização de status

Esta é a fase que tomará mais tempo. Cada área irá fornecer uma atualização de seus feitos no projeto e quais progressos foram atingidos até o momento. Para otimizar esse momento, o ideal é sempre focar no período entre a última reunião e a atual, analisando as possibilidades de trabalho para a próxima semana – ou próximo encontro, dependendo do caso.

Contudo, é exatamente por essa razão que se faz importante acontecer encontros semanais com os envolvidos no projeto, para que sempre possa haver correções de rota para se adequar a necessidades que, eventualmente, surjam. É essencial que as pessoas tenham a noção de que, nesses encontros, apenas o essencial é importante ser dito, ou seja, cada equipe precisa limitar seu tempo de fala para que todos consigam expressar suas ideias. Caso isso não seja possível, pode ser necessário o uso de um timer, com 5 minutos programados para cada explicação. Isso pode parecer frio, mas, em certos grupos, é o único modo de se respeitar a igualdade de direitos dos participantes.

4. Análise de riscos e danos

É imprescindível que se possa analisar os riscos do projeto regularmente. Além disso, reservar um tempo para esse tipo de estudo, em cada encontro, permite a outros membros da equipe sinalizar eventuais perspectivas de risco, em cada setor. Ressaltamos essa questão, porque, em geral, as reuniões são focadas nos danos efetivos – ou seja, problemas que estão ocorrendo atualmente com o projeto. Fazer uso de um trabalho em equipe para a prevenir, solucionar e categorizar problemas é a melhor atitude.

5. Revisão de orçamento

Nem toda reunião será sobre orçamento, é claro. Entretanto, é muito importante que se reserve um tempo para uma espécie de “prestação de contas”, que terá a finalidade de apontar se o orçamento está sendo adequado e se todo o projeto está caminhando da forma planejada, em termos de recursos.

6. Any Other Business

Como é quase impossível cobrir todos os pontos das agendas de cada profissional, deve-se ter um momento aberto para que os profissionais coloquem seus pontos mais particulares, fazer perguntas e compartilhar informações a que tenham tido acesso em suas atividades. Todos devem ter oportunidade – ou chance – de falar. Ao gestor do projeto cabe a distribuição de foco pelas várias demandas, sem que seja dada demasiada importância a apenas uma colocação – uma vez que as outras pessoas podem se sentir desprestigiadas.

7. Programar a próxima reunião

Embora, na maioria dos casos, as reuniões de gerenciamento de projeto já venham programadas em calendário oficial, é sempre bom lembrar qual a data e horário do próximo encontro. A importância desse lembrete é que, muita vezes, as pessoas podem esquecer ou se depararem com algum eventual compromisso, e esse será o momento em que se deve reforçar a importância da presença na próxima reunião.

Você conhece outras dicas para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas? Compartilhe-as com a gente nos comentários abaixo!

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