Autor: Braun

Como aumentar a eficiência da gestão de questões nos projetos

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como aumentar a eficiência da gestão de questões nos projetos

A eficiente gestão de questões em projetos está cada vez mais na mira dos gerentes que sabem que prevenir ainda é a melhor forma de evitar que problemas efetivamente aconteçam. Mas a verdade é que a ocorrência de issues é bem menos previsível do que se pode imaginar, além de suas implicações poderem impactar significativamente todo o projeto caso não sejam geridas adequadamente.

E é por isso que aqui no blog já mostramos o primeiro passo para se tornar um mestre da gestão de issues, com o post sobre como gerenciar as questões em seus projetos. Mas dar apenas o primeiro passo não basta, não concorda? É preciso ir além e realmente turbinar a eficiência da sua gestão de questões. Como? É o que vai aprender agora:

Classifique as questões por tipo

Assim como no gerenciamento de riscos, na gestão de questões também existem vários tipos diferentes de possíveis problemas. Para entendê-los com mais propriedade e preparar um plano de ação específico para cada um deles, o melhor a fazer é classificá-los por categorias, que ajudarão na rápida identificação das pessoas certas para resolvê-los.

É claro que cada empresa terá suas próprias questões, de acordo com a natureza do negócio, mas alguns tipos de issues podem ser encontrados em basicamente qualquer ambiente de projetos. É o caso dos exemplos a seguir:

Gestão

Problemas de gestão envolvem diretamente a equipe do projeto, com um funcionário insubordinado, pessoas mal preparadas, falta de pessoal para desenvolver satisfatoriamente o projeto e muito mais.

Ambiental

Issues de ordem ambiental podem se referir a licenças ambientais para a atuação em determinada área, riscos ambientais pelo uso de determinado produto ou equipamento, além, ainda, de questões de insalubridade envolvendo a equipe do projeto.

Legal

Os problemas legais podem estar ligados a disputas judiciais, alvarás, licenças e quaiquer outras questões que envolvam o setor jurídico da empresa.

Técnico

Falta de equipamentos atualizados, tecnologia adequada e acesso a recursos externos para o desenvolvimento do projeto podem ser listados como possíveis problemas técnicos.

Processual

Aqui o envolvido é o planejamento, que, quando mal feito, superestimado ou subestimado, pode impactar negativamente a performance do projeto, tornando-se facilmente um problema que deve ser contornado.

Escopo

As mudanças de escopo são frequentemente listadas como issues, devendo ser esperadas ao longo do projeto com a certeza de se ter opções de condução adequada do problema. Afinal, é preciso atender aos objetivos propostos no planejamento, mas também garantir a satisfação do cliente com o produto final.

Você também pode categorizar as questões por prioridade, variando entre baixa, média e alta, ou ainda de acordo com a urgência. Aí podem ser aplicadas as seguintes segmentações:

Urgente e importante;
Urgente e não importante;
Não urgente e importante;
Não urgente e não importante.

Perceba que a classificação das issues depende diretamente do seu sistema de controle interno e das características do projeto e da sua organização. Por isso, sinta-se à vontade para desenvolver seu próprio método, considerando o que funciona melhor para seu contexto, seja ele qual for.

Associe a questão à atividade

Cada issue acontece em determinada fase ou atividade do projeto, certo? Sendo assim, é importante manter a conexão entre atividade e problema para não perder a rastreabilidade e perceber mais facilmente o impacto causado nas demais áreas, assim como no projeto como um todo.

Se você precisa lidar com uma questão ambiental na fase de liberação de um canteiro de obras, por exemplo, precisando de uma licença do Instituto Ambiental do seu Estado que está demorando a sair, deve manter esse elo entre a atividade — liberação do canteiro de obras — ao problema — que é a liberação da licença ambiental.

Outra questão passível de acontecer está relacionada à sua equipe. Se um dos membros fica doente e se afasta de suas atividades laborais, alguém deve assumir as tarefas dessa pessoa para que o projeto não saia prejudicado. Sendo assim, você deve linkar a atividade a ser desempenhada ao problema, que é a ausência temporária do funcionário.

No Project Builder você pode fazer esse controle facilmente, pois o sistema dispõe de uma ferramenta de criação de questões a partir de um projeto, contribuindo para o controle e a rastreabilidade de todas as issues ocorridas ao longo dos trabalhos. É importante também que você tenha uma forma de listar as hipóteses de saída para o problema no mesmo controle, para utilizar esse conhecimento como lição aprendida para os próximos projetos.

Tenha alguém monitorando as questões

O monitoramento constante das questões é simplesmente imprescindível para que elas sejam resolvidas rapidamente e causando o menor impacto possível ao projeto. Por essas e outras é que o ideal é determinar uma pessoa para ficar como responsável pela realização do controle das issues, tomando as devidas providências caso as pendências não estejam sendo resolvidas a tempo.

Nesse caso, você pode ter uma única pessoa monitorando todas as issues do seu projeto ou um responsável por cada questão, distribuindo as atividades igualitariamente entre sua equipe, aproveitando o know-how de cada profissional para resolver um determinado problema. O importante é que todas as informações de monitoramento sejam consolidadas em um único local, como um bom software de gestão de projetos, para que se tenha uma visão abrangente do que vem sendo feito e dos resultados conquistados com o trabalho.

No Project Builder você consegue filtrar todas as questões sendo gerenciadas por tipo, independentemente do projeto a que estão relacionadas, o que facilita na hora de identificar coincidências, tendências e qualquer tipo de padrão. A partir desse filtro você pode inclusive otimizar o tempo da sua equipe com tarefas que sirvam para mais de um projeto.

Lembre-se de que o monitoramento das issues é a melhor forma de garantir que os impactos negativos serão minimizados, melhorando a performance do projeto e a qualidade do produto final. Utilizar uma boa ferramenta de monitoramento para dar o suporte adequado é, portanto, essencial! Quanto mais você aprende com os problemas, mais facilmente passa a lidar com eles e geri-los de forma eficaz, elevando o valor agregado a cada trabalho bem executado.

E na sua empresa, como é feita a gestão de questões em projetos? Vocês contam com uma ferramenta que permite esse controle? Se a resposta é não, que tal experimentar o Project Builder gratuitamente e ver como a gestão eficiente de issues acontece na prática?

Gestão de projetos de alta performance: tudo que os especialistas não contam

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Gestão de projetos de alta performance: tudo que os especialistas não contam

Segundo a pesquisa PMI’s Pulse of the Profession, menos de 2/3 dos projetos cumprem completamente seus objetivos, sendo que 17% deles fracassam completamente. Nessa mesma direção, a cada 1 bilhão de dólares investidos em projetos, impressionantes 135 milhões são perdidos pela simples falta de gestão estratégica dos trabalhos, colocando muitas empresas em risco tanto do ponto de vista financeiro como da perspectiva da concorrência.

Para você parece ser extremamente difícil gerenciar projetos? Pois saiba que talvez não seja tão difícil quanto parece, viu? O que acaba impedindo uma empresa de chegar à gestão de projetos de alta performance pode ser a falta de compartilhamento do conhecimento sobre o que realmente funciona, assim como o foco exagerado na teoria em detrimento da prática, que é muito mais dinâmica do que os livros relatam.

Mas hoje você vai descobrir alguns segredos que podem mudar completamente esse cenário, colocando sua empresa entre aquelas que arriscam sem necessariamente perder. Gostou da ideia? Então confira as lições que separamos especialmente para você e já comece a trilhar seu caminho rumo ao sucesso:

Atente-se ao processo e à geração de valor

A academia ensina que você deve ter templates para tudo, seguir metodologias à risca e rezar a cartilha exatamente como está previsto, certo? Mas será que tudo isso realmente entrega valor para seus projetos? Já parou para pensar se todos os procedimentos que você segue são mesmo necessários?

A verdade é que, por mais que a padronização de processos ajude a entender o fluxo de atividades e informações e contribua diretamente para otimizar o trabalho da equipe e os recursos utilizados, de acordo com o PMI, menos de 23% das empresas possui processos padronizados que efetivamente contribuem para melhorar a performance de seus projetos.

Por isso, o segredo é manter o foco no processo, eliminando todo o resto que não acrescente valor ao resultado final. Ao tornar o processo mais fluido, você percebe uma melhora considerável na agilidade das ações e da tomada de decisões, além de também notar evolução no uso consciente dos recursos, tornando sua gestão de projetos mais estratégica que operacional.

Coloque a usabilidade como base de tudo

Uma vez que padronização nem sempre significa desempenho acelerado, é preciso garantir que as pessoas entendam os processos e saibam executá-los com maestria. Outra questão a ser verificada é se os processos são intuitivos, ou seja, fáceis de serem seguidos. Lembre-se de que muitos processos são burocráticos, mas relativamente fáceis de executar, enquanto outros são curtos, mas extremamente trabalhosos.

A moral da história é: quanto mais fáceis forem os processos, mais rapidamente as pessoas os adotarão. Portanto, não deixe de acompanhar a ativação desses processos, observando se eles realmente vêm sendo adequadamente cumpridos pela equipe. Se perceber alguma dificuldade, converse, identifique os problemas e reveja os processos, afinal, eles definitivamente não são permanentes.

Tenha apenas o sucesso como indicador

O foco em resultados é um dos quesitos mais importantes para você ter uma gestão de projetos de alta performance realmente bem-sucedida. Afinal, de nada adianta ter templates lindos para mostrar se não há nada de relevante neles, como indicadores concretos de que o projeto está se desenvolvendo como o esperado.

Cada indicador deve refletir em números o quanto falta para se chegar ao resultado final, se a performance da equipe está adequada, se o projeto realmente está alinhado aos objetivos estratégicos do negócio e se o projeto realmente trará o retorno financeiro esperado. Sendo assim, foque seus esforços em determinar indicadores que mostrem o valor de cada projeto ao longo do tempo e quanto falta para chegar lá. Vislumbre o fim, não os meios.

Fique de olho na jornada do usuário

A adoção de novos processos pode servir como motivação inicial para depois cair no esquecimento, seja pela correria do dia a dia, pela dificuldade em cumprir com todas as etapas dessa inovação ou até mesmo pela falsa ideia de que as pessoas estavam engajadas com a mudança. O ideal aqui é criar mecanismos para acompanhar se cada usuário está realmente utilizando os processos da forma adequada.

Mas saiba que fazer esse acompanhamento sem o auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos pode ser um tanto quanto trabalhoso, viu? De olho na facilitação desse processo essencial, hoje em dia existem muitos softwares bastante acessíveis, que permitem um monitoramento super eficaz de todas as etapas de implantação, assim como da forma como são utilizados posteriormente.

Foque no treinamento e na produção de conteúdo

Quanto mais as pessoas conhecem determinada área, processo ou atividade, mais facilmente entendem suas responsabilidades e agem proativamente, sem esperar que alguém precise demandar ações. Além do mais, é sempre válido lembrar que não somos detentores de todo o conhecimento do mundo. Assim, por mais que você tenha uma equipe experiente, sempre é possível aprender algo a mais.

Nesse sentido, promova treinamentos constantes para seu time, detectando as dificuldades de cada colaborador de modo a oferecer conteúdo de valor, que realmente agregue conhecimento e promova o crescimento. As empresas e os profissionais falam bastante sobre a gestão de projetos, por exemplo, mas será que todos realmente entendem o conceito em sua totalidade?

O projeto de um novo parque industrial é completamente diferente de um projeto acadêmico, mas já pensou que as pessoas podem muito bem fazer esse tipo de confusão? Sendo assim, esclareça ao máximo as questões relacionadas ao setor em que trabalham, por meio da criação e da manutenção de um blog com artigos especializados, por exemplo. Você pode também compartilhar posts de outros blogs nas redes sociais, enviar um whitepaper interessante para a equipe por e-mail e fomentar o diálogo sobre esses temas sempre que possível, visando criar um entendimento comum.

Saiba a hora certa de escalar um processo

Imagine se você coloca a empresa toda de cabeça para baixo para implementar um novo processo, mas, em pouco tempo, resolve abandoná-lo simplesmente porque não entrega valor. Muitas organizações acabam passando por isso, perdendo no meio desse caminho muita credibilidade frente a seus funcionários. Isso sem contar a perda de tempo, recursos e competitividade, que consequentemente compromete a adesão a uma nova mudança.

Para evitar esse tipo de situação, o melhor a fazer é procurar implantar qualquer novo processo por departamentos, utilizando um deles como piloto para validar todas as demais mudanças. Só quando tudo estiver comprovadamente ajustado será a hora de partir para a escalabilidade, disseminando as melhores práticas para toda a empresa, sem medo de errar.

Como você pode perceber, ter uma gestão de projetos centralizada, alinhada aos objetivos estratégicos da empresa e consciente das melhores práticas é fundamental para elevar a performance da organização na execução de suas iniciativas, gerando mais valor para os negócios. Por esses motivos, cada vez mais empresas investem em um PMO que supra as necessidades de gestão estratégica sem perder de vista a parte da execução, essencial para a melhoria efetiva dos resultados.

E você, por acaso conta com um PMO que ajude a desenvolver projetos de alta performance na sua empresa? Já conseguiu identificar alguma falha importante em seus processos com nossas dicas? Deixe seu comentário e divida conosco suas impressões!

Ciclo de vida de gestão de projetos: tudo o que você precisa saber

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Ciclo de vida de gestão de projetos: tudo o que você precisa saber

Obviamente um PMO iniciante não tem as mesmas características de um PMO com mais experiência, uma vez que existe um processo de amadurecimento por meio do qual se desenvolvem outros níveis de importância para sua atuação dentro da organização. No início, o desafio é dar treinamento, formar profissionais mais qualificados e prover suporte às iniciativas ainda em fase de implantação na empresa. Com o passar do tempo, o papel do PMO se torna mais estratégico, transformando-se em um verdadeiro braço da alta gestão na busca por melhores oportunidades de mercado pautadas em decisões bem definidas e estruturadas.

Esse processo, também chamado de ciclo de vida de gestão de projetos ou ciclo de vida do PMO, é mais que natural e deve ser visto como uma evolução da empresa na condução dos negócios, com um aumento da consciência sobre o que realmente deve ser priorizado para gerar cada vez mais valor à marca. E no post de hoje vamos desvendar tudo o que você precisa saber sobre o ciclo de vida de gestão de projetos e indicar para o caminho certo rumo à construção do seu! Pronto para garantir uma atuação cada vez mais efetiva do seu PMO e alavancar de vez seus resultados? Então confira:

Começando pelo conceito de ciclo de vida

O ciclo de vida do PMO nada mais é que a representação do seu amadurecimento, que passa de atividades meramente operacionais e técnicas para uma função mais estratégica junto aos negócios. Identificar em qual estágio do ciclo de vida de projetos o PMO está facilita o entendimento da maturidade da empresa com relação ao gerenciamento de projetos.

Em um primeiro momento, o PMO serve como simples ferramenta de suporte, estabelecendo padrões, métodos e ferramentas de gestão. É o começo da profissionalização da empresa, mas ainda é uma tarefa operacional, que demanda muito mais conhecimento técnico do que propriamente de gestão. No segundo estágio, o PMO funciona como um coach, orientando as ações da empresa e dos profissionais envolvidos com projetos para que se possa extrair o máximo das ferramentas e dos métodos, de forma a alcançar o sucesso nos trabalhos iniciados.

Uma vez no estágio mais avançado, o PMO se torna totalmente estratégico, coordenando as iniciativas e os projetos ligados a programas e portfólios que se complementam e estão intrinsecamente ligados aos principais objetivos do negócio. Dessa forma cada projeto passa a ter seu valor muito bem definido para a empresa, assim como deixa claro qual é o retorno financeiro esperado ao final da empreitada.

Construindo seu próprio ciclo

Para construir e fazer seu ciclo de vida de projetos evoluir é preciso repensar a postura do seu PMO — se é que ele já existe. Nesse sentido, avalie os projetos que estão em andamento e como exatamente eles impactam nos resultados do seu negócio. Se há razão de ser nesses projetos, ótimo. Se não, é hora de mudar os planos e atuar de uma maneira ainda mais estratégica.

Para ter certeza do caminho a ser seguido, faça 3 perguntas básicas a si mesmo:

Estamos investindo nos projetos certos?

Esses projetos estão gerando valor para as partes interessadas?

Estamos desenvolvendo os projetos da maneira mais adequada?

Caso haja dúvidas sobre as respostas, avalie o valor gerado por cada um dos projetos, se todos os trabalhos inseridos no portfólio da empresa se complementam e são capazes de trazer o retorno esperado sobre o investimento. Verifique ainda se cada projeto traz, de alguma forma, valor interno — ou seja, aumento da produtividade, eficiência ou eficácia da empresa —, valor para o cliente — melhoria da satisfação ou da qualidade dos produtos e serviços ofertados pela empresa —, valor financeiro e valor futuro — contribuindo para a sustentabilidade do negócio ao longo do tempo. Lembre-se de que quanto maior for o valor agregado de cada projeto, melhor será para a empresa, que ganha em competitividade, rentabilidade e sustentabilidade.

Simplificando ao usar modelos de projetos

Para simplificar na hora de fazer tantas análises, use modelos e templates de projeto que auxiliem na montagem desse panorama e possam ser facilmente compreendidos por todos os membros da equipe, assim como também pelo corpo diretivo da empresa — afinal, você precisa mostrar esse valor agregado para uma série de stakeholders, convencendo-os de que os projetos em andamento são realmente relevantes para a empresa.

Monitorando seu portfólio identificado

Monitorar definitivamente é a forma mais eficaz de ter certeza de que seus projetos estão sendo executados da maneira planejada, sabendo se serão finalizados com o máximo valor agregado possível para a empresa. Boas ferramentas de gestão de projetos têm dashboards de controle que permitem esse monitoramento off e on-line, no desktop e até mesmo no smartphone, otimizando o tempo de quem precisa gerenciar um portfólio inteiro.

Além disso, fique atento aos indicadores de performance, que são o ponto de partida para avaliar como sua equipe está se saindo em relação a cada projeto. A verdade é que de nada adianta colocar vários projetos estratégicos em andamento sem fazer o devido acompanhamento para que eles transcorram com o mínimo de imprevistos possível.

Nesse cenário, identificar a etapa em que cada projeto está é simplesmente fundamental! Para acompanhar a evolução de seus projetos, você pode contar com uma ferramenta que facilite essa visualização, colocando o gestor em total sintonia com o desenvolvimento de cada trabalho de maneira bastante intuitiva. Assim seu processo de tomada de decisões é facilitado!

Delimitando as etapas do ciclo com marcos

Os marcos podem ser entregas específicas para o cliente, reuniões de fechamento ou ainda qualquer outro momento importante do desenvolvimento do projeto que sirva para identificar a finalização de um ciclo. Se você está construindo uma casa, por exemplo, um marco pode ser o término da fundação, outro a finalização das paredes e um último a colocação do telhado.

Você pode usar esses marcos para motivar a equipe, envolver os patrocinadores do projeto, gerar maior sinergia e compartilhar os resultados com todos, criando um clima amigável para a continuidade do trabalho. Dependendo da complexidade do projeto, vale até uma pequena comemoração a cada marco conquistado!

Agora que você já conhece direitinho o ciclo de vida dos projetos, pode se aprofundar ainda mais conhecendo também os modelos de maturidade em gestão de projetos e como eles podem ajudar a elevar a performance do seu PMO. Clique aqui e confira esse conteúdo na íntegra! E não se esqueça de comentar para nos contar suas impressões! Participe!

PPM: 7 maneiras de reduzir o custo da mudança

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em PPM: 7 maneiras de reduzir o custo da mudança

O uso de ferramentas obsoletas, seja pela economia de recursos ou pela mais pura e simples comodidade, é um dos maiores e mais frequentes erros cometidos nas empresas em termos de desempenho. Afinal de contas, se a ferramenta não é adequada para os objetivos estratégicos do negócio, o melhor é promover uma mudança e ver os resultados crescerem, não é mesmo? Nesse sentido, é preciso entender a fundo o impacto dessa mudança no faturamento da empresa, deixando o orçamento em segundo plano. Lembre-se de que investir para obter produtividade e melhorar a performance do Project Portfolio Management (PPM) é melhor do que ver seus projetos sendo executados a duras penas, com resultados não tão bons.

Pois é por esse motivo que no post de hoje vamos mostrar 6 maneiras de reduzir o custo da mudança sem deixar de lado a adoção de uma ferramenta que realmente contribua para melhorar a performance dos seus projetos. Anote já nossas dicas e trate de colocá-las em prática o quanto antes! Então vamos lá?

IDENTIFIQUE O NÚMERO DE USUÁRIOS ATIVOS

Quem realmente está envolvido com a gestão de projetos na empresa? Existem perfis antigos, falsos ou algo do tipo? Já pensou que, se você tem uma solução em gestão de projetos que funcione como Software as a Service (SaaS), pode reduzir os custos de licença diminuindo o número de usuários do sistema?

Uma vez que muitas dessas ferramentas são pagas por número de usuários, fazer essa limpeza e listar quem realmente deve ter acesso, quais são os níveis de acesso e como cada pessoa pode contribuir dentro da estrutura para otimizar o trabalho do PPM ajuda a reduzir o custo de implementação de uma ferramenta mais moderna e adequadas às necessidades do negócio. Saber exatamente quem opera o sistema também garante uma maior segurança para as informações geradas, já que cada projeto traz um diferencial competitivo para a empresa e é preciso saber escolher quem terá acesso aos dados.

Foque na implantação departamental

Promover uma mudança de hábitos na empresa toda de uma única vez pode se tornar um trabalho colossal e de difícil implantação. Sendo assim, planeje a mudança de forma a fazê-la aos pouquinhos, por departamentos, atingindo primeiramente pequenos grupos para então disseminá-la para o restante da empresa, de forma concreta e gradual.

Essa estratégia permite que você tenha a certeza de que cada grupo está devidamente familiarizado com a nova tecnologia, pronto para operar as ferramentas da maneira correta, gerando valor para o negócio. Além disso, essa prática otimiza o trabalho na hora de promover treinamentos e você pode ver a cultura se consolidando com muito mais agilidade.

Valide a ferramenta antes de contratar

À primeira vista praticamente toda solução parecer ser super acertada para sua empresa, mas é importante que você dedique algum tempo para realmente aprofundar seus conhecimentos sobre cada opção de forma a decidir com mais propriedade sobre qual alternativa contratar.

Peça demonstrações, um período de teste grátis e converse com outros clientes que já utilizam a ferramenta. Muna-se do maior número de informações possíveis antes de efetivamente fechar negócio. Avalie também o suporte, o treinamento, a possibilidade de customização e o contrato, uma vez que esses itens também fazem parte do pacote de soluções.

Priorize soluções com contratos em real

Se você utiliza ou já utilizou alguma ferramenta cujo contrato é em dólar, sabe que está sujeito às flutuações do mercado, certo? E como o momento não é dos mais propícios para se deixar levar pela economia, vale a pena tomar bastante cuidado com essa parte do processo.

Nesses casos, o risco é de até triplicar o custo da mudança, o que você óbvia e certamente não quer. Assim, a melhor solução é dar preferência a softwares nacionais, cujos valores mensais não mudarão sem que você saiba com a devida antecedência, preparando-se para qualquer que seja o baque nas finanças da empresa.

Mantenha o foco na simplicidade

Os olhos se enchem com gráficos animados e outras mil e uma utilidades, mas será que você realmente precisa de tudo isso? Que capacidade você efetivamente usa do seu PPM? Ser prático na hora de contratar uma solução simples, de fácil manuseio e que não requeira semanas de treinamento para colocar o time para trabalhar pode contribuir — e muito! — para a redução do custo da mudança.

O Project Builder, por exemplo, foi projetado para que você aprenda a usá-lo em apenas 16 horas, adquirindo pleno conhecimento de todas as ferramentas e funcionalidades do sistema. Além disso, com essa solução você ainda garante que a equipe estará pronta para trabalhar a plenos vapores em pouquíssimo tempo, o que contribui diretamente para o aumento da produtividade e a melhoria da performance na gestão de seus projetos.

Avalie os custos como um todo

O custo da ferramenta é acessível, as funcionalidades são boas, mas não é apenas com isso que você precisa se preocupar, ok? Contrato de manutenção, suportes off e on-line, treinamentos e customização podem envolver um custo muito maior do que você espera. E eis aí um dos pontos com que poucas empresas costumam se preocupar.

Converse com o fornecedor da solução para tentar negociar condições e facilidades — como treinamento gratuito, por exemplo —, não se esquecendo de comparar alternativas. Analisar os prós e os contras de cada solução é a maneira mais eficaz de escolher a tecnologia certa para seu PPM sem gastar mais do que o necessário.

Priorize o valor em vez do custo

Quanto menos você gasta, melhor. Isso é fato. Mas não se esqueça que é preciso avaliar o impacto da mudança no faturamento da empresa antes de sequer olhar para o orçamento! Assim, se a ferramenta tem um custo maior, mas traz um valor agregado proporcional a esse extra, vale a pena investir para gerar muito mais valor para a empresa a longo prazo.

Se a solução pode melhorar a produtividade e oferecer uma gestão de projetos mais eficaz, de modo a contribuir para resultados mais satisfatórios, você pode aumentar a rentabilização de seus projetos, consequentemente diluindo os custos do investimento inicial. Dessa maneira você garante a sustentabilidade do negócio por muito mais tempo!

Viu como reduzir o custo da mudança nem sempre significa cortar gastos, mas, sim, avaliar os investimentos necessários e gerar resultados mais duradouros para a empresa? Por isso, na hora de implantar uma nova solução, lembre-se dessas dicas para fazer escolhas mais conscientes e otimizar o trabalho do seu time.

E então, ainda ficou com dúvidas sobre como reduzir o custo da mudança na sua empresa? Tem outras sugestões a dar? Comente aqui e participe da conversa!

Melhores práticas para uso do timesheet com o Project Builder

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Melhores práticas para uso do timesheet com o Project Builder

A busca pelo equilíbrio entre escopo, tempo e custos é constante no gerenciamento de projetos, sendo que escopo e custos acabam sempre levando vantagem quando o assunto é monitoramento e controle, pois seus impactos em relação ao todo são bem mais visíveis. É por essa razão que muitos dos projetos não são entregues no prazo adequado, uma vez que não existe o entendimento de que tempo também é um recurso extremamente valioso, devendo ser monitorado com o mesmo afinco que os demais pontos do chamado triângulo de ferro do gerenciamento de projetos.

Além do mais, quando não existe equilíbrio entre esses vértices, a qualidade do projeto inevitavelmente é comprometida, assim como a satisfação do cliente. Assim, a perda se dá em muitos pontos, além do tempo propriamente dito. Mas o que queremos dizer com tudo isso? Simplesmente que as empresas ainda não reconhecem a importância do rastreamento do uso de tempo — ou timesheeting — de suas equipes nos projetos desenvolvidos. Achando que essa é uma fiscalização desnecessária, acaba-se trazendo implicações negativas na condução das atividades. Melhor evitar esse desdobramento, certo?

Pois o intuito do nosso post de hoje é desmistificar essa má impressão e mostrar que um correto gerenciamento do tempo com o timesheet pode impactar de forma super positiva nos projetos, elevando o desempenho da equipe como um todo. Então dedique só mais alguns minutinhos a essa leitura:

AUMENTO DE EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE

Uma das maiores dificuldades encontradas ao se usar o timesheeting é o tempo despendido no preenchimento de planilhas e na validação das informações. A verdade é que como essa atividade não contribui diretamente para o alcance dos objetivos dos projetos em andamento, acaba relegada a segundo plano.

Mas se você faz um correto acompanhamento do tempo gasto com cada tarefa por meio de uma ferramenta eficaz de gestão de projetos, fica infinitamente mais fácil identificar possíveis gargalos que comprometam a produtividade da sua equipe, definindo assim caminhos mais fluidos para que as atividades aconteçam. Dessa forma a eficiência do projeto como um todo é beneficiada.

Ao identificar exatamente por onde seu tempo está escoando, é possível agir com rapidez e tapar os buracos, evitando que todo o esforço da equipe seja comprometido simplesmente pela falta de um acompanhamento mais de perto.

Otimização da distribuição de tarefas

Se você tem no timesheet todos os membros da equipe, as atividades sendo realizadas e o tempo necessário para concluí-las, passa a ser possível identificar com maior precisão quem está livre para assumir novas responsabilidades e quem não pode se desviar do seu foco para manter o ritmo do projeto e garantir a entrega no tempo previsto.

Além de tudo isso, com esse recurso você ainda pode identificar a necessidade de contratações ou dispensas de pessoal com segurança, visualizando todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo que revela mais que o período restante para a conclusão dos trabalhos. Já imaginou visualizar facilmente todo o fluxo de atividades ao longo do tempo, distribuído pessoa a pessoa?

Flexibilidade nas aprovações

O tempo despendido com as aprovações do quadro de horários onera muito o gerente de projetos. E a verdade é que nem sempre ele é a pessoa mais indicada para fazer essas aprovações, tendo-se em vista as interdependências de atividades do projeto. Isso significa que fazer esse controle um a um e planilha a planilha se torna praticamente inviável.

A melhor maneira de otimizar essas decisões é determinar quem pode validar o quadro de horários de quem com base nas tarefas e suas relações, descentralizando as aprovações e tornando o fluxo muito mais ágil e condizente com o uso de um software que entenda a dinâmica das atividades, permitindo um monitoramento constante de cada ação desencadeada.

Maior previsibilidade de ações

Rastrear o tempo utilizado em cada tarefa auxilia no planejamento de novas fases do projeto, com novos recursos, alocação de pessoal e custos envolvidos, já que é possível calcular até mesmo o custo de homem por hora para cada atividade. A assertividade nessas previsões impacta o orçamento total do projeto, bem como o planejamento estratégico como um todo, que pode a partir daí ser revisto a fim de que escopo, tempo e custos não deixem a desejar na qualidade final da entrega.

Da mesma forma, ao prever os acontecimentos com mais precisão, o gerente de projetos pode tomar decisões com muito mais propriedade e segurança, evitando quaisquer possíveis mudanças ao longo do desenvolvimento dos trabalhos.

Eficácia na gestão de conformidades

A pressa no preenchimento do timesheet, bem como a falta de planejamento podem levar a erros que impactam negativamente o projeto — como o simples esquecimento de uma atividade, por exemplo. Nesse sentido, fazer a gestão das conformidades contribui para que as falhas sejam minimizadas, o que se torna bem mais tranquilo com o uso de sistemas que disparem lembretes e notificações para que os membros do time concluam seus afazeres.

Assim, se uma atividade deixa de ser listada mas precisa ser concluída e o tempo do profissional responsável já está comprometido com outras tarefas, é preciso buscar alternativas, realizar ajustes e garantir que nada deixe de ser feito. Esse pode se tornar um cenário de difícil resolução se não houver o apoio tecnológico necessário para identificar os gaps o mais rapidamente possível.

Clareza e transparência na comunicação

Outra das melhores práticas do timesheet com o Project Builder está relacionada à comunicação, que flui perfeitamente uma vez que a ferramenta facilita a verificação do comprometimento de tempo de cada membro da equipe, identificando cada atividade, seu respectivo prazo e sua devida conclusão.

Nesse contexto, como cada pessoa passa a saber exatamente o que é esperado dela, surge um maior sentimento de comprometimento com o trabalho e com os colegas, o que melhora o ambiente de trabalho e impacta diretamente na produtividade dos funcionários.

Aprendizado crescente e constante

Por fim, ao usar o timesheet como instrumento de análise após a conclusão de uma fase ou de um projeto inteiro, é possível detectar pontos de melhoria, verificar onde a equipe errou e onde acertou, de forma a buscar novas formas de otimizar o tempo para gerar ainda mais valor para os clientes.

Você ainda pode utilizar o timesheet como fonte de dados e informações para dar feedbacks para sua equipe em relação ao desempenho individual dos colaboradores, criando metas de desenvolvimento para cada um a partir de uma análise totalmente embasada em resultados concretos.

E você, usa o timesheeting como instrumento de melhoria do desempenho da sua equipe e da performance dos seus projetos? Quais são suas impressões a esse respeito? Comente aqui e nos conte!

Seu PPM entrega valor?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Seu PPM entrega valor?

O objetivo de se contar com um Project Portfolio Management (PPM) é gerar valor para a empresa por meio de análises seguras sobre os melhores investimentos em projetos. Não se trata de gerenciar trabalhos com maior eficácia, mas sim de determinar quais projetos têm maior potencial de retorno para o negócio, dentro de qual período de tempo, com qual custo e trazendo quais benefícios.

Sendo assim, ter um software de PPM que realmente entregue valor para o time é simplesmente fundamental para que essas análises sejam precisas e o monitoramento dos trabalhos possa ser feito minuciosamente, garantindo o sucesso de cada iniciativa. Neste post já falamos sobre a importância do PPM e os perigos que a empresa corre ao implantar equivocadamente a metodologia. Mas agora nosso olhar é outro, totalmente voltado para o valor que seu PPM entrega — se é que entrega! — ao negócio. Curioso? Então confira:

Retorno sobre o investimento

A relação entre custo e retorno é um dos indicadores de performance mais importantes a serem considerados no seu PPM. Como já muito sabiamente dizia Warren Buffett, o preço é o que você paga, enquanto o valor é o que você leva. Logo, sua primeira reflexão deve ser em relação ao valor efetivamente extraído da ferramenta.

Responda rapidamente: quanto tempo você está economizando hoje? Se a avaliação for positiva, significa que você está no caminho certo. Mas muita calma nessa hora, porque ainda assim há diversos outros quesitos a serem levados em conta para saber se seu PPM está mesmo entregando valor. Já se a ferramenta não tem contribuído para a otimização do seu trabalho, é hora de repensar.

Usuários ativos e contratados

Se você não sabe exatamente quantas pessoas efetivamente têm acesso a seu software de PPM, saiba que tem 2 problemas significativos: segurança da informação e custo. Já imaginou se um dia você se dá conta de que alguém que não tem nada a ver com os projetos da empresa está por dentro de sua inteligência competitiva? Pois essa falha de segurança abre portas para que a concorrência explore suas deficiências.

Em relação ao custo, por sua vez, é preciso ficar de olho porque a cada novo usuário adicionado você paga um valor a mais. Assim, perfis falsos ou inativos continuam gerando gastos para a empresa sem gerar renda. E essa conta fecha em prejuízo na certa.

Utilidade dos relatórios

Quantos relatórios são realmente úteis para a priorização e o monitoramento dos projetos? Quantos sequer são usados por sua equipe? Ter um monte de funcionalidades sem uso real, além de sobrecarregar a ferramenta, pode deixar os colaboradores confusos sobre o que efetivamente utilizar.

Vale ressaltar que no Project BI nos preocupamos muito em resolver problemas reais, desenvolvendo exatamente o que um PMO precisa para gerenciar projetos com a devida eficácia.

Automatização do follow up

Se você precisa constantemente lembrar seus colaboradores de suas responsabilidades, significa que seu PPM não está gerando o devido valor. A verdade é que, nesse caso, grande parte do tempo do gerente de projetos acaba sendo gasto com interações desnecessárias. Nada produtivo, não concorda?

Mas a boa notícia é que esse entrave pode ser facilmente corrigido com um software de PPM que faça esse acompanhamento automaticamente, mantendo todos sempre conectados a seus respectivos compromissos.

Atenção com a alta do dólar

A ferramenta escolhida até é boa e entrega valor, mas o contrato é em dólar? Então tome cuidado, pois seu custo pode ter simplesmente triplicado com a alta da moeda americana, impactando diretamente no seu orçamento geral.

Então aqui fica a dica de ouro: a melhor forma de não cair nessa armadilha é contratar uma ferramenta nacional, com contrato em reais, para não ter surpresas desagradáveis na hora de pagar a fatura.

Se depois dessas reflexões você realmente percebeu que seu PPM não está mesmo entregando valor, talvez seja hora de considerar outras soluções, não concorda? Pois aqui na Project Builder desenvolvemos o Project BI, um software que pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos. Solicite uma avaliação e veja o quanto você pode economizar substituindo seu atual PPM por uma opção 100% brasileira!

Como crescer em tempos de crise?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como crescer em tempos de crise?

As crises geralmente são vistas como sinônimos de encurtamento das rédeas do negócio, esperando até que o mercado melhore, certo? Mas muitas empresas já descobriram que existe um outro caminho a seguir: o de crescer em tempos de crise! Só entenda que crescer aqui não significa investir grandes quantias de dinheiro ou se arriscar naquilo que você não tem certeza, mas, muito pelo contrário, fazer as melhores escolhas para a empresa, priorizando os projetos certos, otimizando os recursos existentes e reduzindo custos onde for possível. Mas como exatamente fazer isso? Pois confira neste post:

CRIE UMA ESTRATÉGIA CENTRADA EM PROJETOS

A necessidade de desenvolver soluções cada vez mais inovadoras e condizentes com as exigências do mercado coloca o gerenciamento de projetos como um dos maiores aliados das empresas que desejam crescer mesmo durante a crise. Isso porque com uma estratégia centrada em projetos você passa a ter a oportunidade de perceber pontos de melhoria, desenvolver soluções e ainda acompanhar com a devida eficácia a performance do negócio no alcance de seus objetivos.

Além disso, com essa tática você mantém um controle maior sobre a manutenção da competitividade da empresa no mercado, pois sabe exatamente quando lançará um novo produto, qual é sua viabilidade econômica e qual será o retorno sobre o investimento aplicado. Assim é possível garantir uma maior rentabilidade para o negócio no longo prazo e também permite crescer em tempos de crise.

Alinhe a estratégia à gestão de portfólio

Para ter êxito com uma estratégia focada em projetos, é preciso ter em mente que os trabalhos desenvolvidos devem estar estrategicamente alinhados aos objetivos do negócio, contribuindo para a maximização dos resultados. O ideal é coordenar esses projetos de modo que o portfólio traga maior valor agregado para a empresa, ou seja, o conjunto de projetos priorizados deve satisfazer a uma necessidade maior, impactando de maneira mais significativa em conjunto do que cada trabalho isoladamente.

Você obtém esse posicionamento à medida que a alta gestão compreende a necessidade de se coordenar esforços para atingir melhores resultados, processo que pode ser facilitado com a implementação de um PMO estratégico — sobre o qual falaremos um pouco mais adiante. Além do mais, esse alinhamento estratégico vai se tornando cada vez mais sólido quando o gerenciamento de projetos passa de uma área simplesmente técnica dentro da empresa para um braço da alta gestão, que tem como missão gerar valor por meio da integração de esforços e do uso consciente de recursos.

Elabore metas claras e atingíveis

Um ambiente de incertezas exige um cuidado bem maior nos investimentos para que a empresa não perca recursos por pura falta de planejamento. Nesse sentido, para crescer em tempos de crise você deve ter objetivos bastante claros e metas atingíveis — nem subestimadas, tampouco superestimadas. Uma forma de avaliar seu poder de execução dessas metas é analisar a concorrência e verificar a viabilidade de seus projetos, medindo o impacto de cada trabalho nos demais, assim como no faturamento da empresa e no aumento da competitividade do negócio em geral.

Não se esqueça também que é vital monitorar as métricas para verificar como andam os progressos no alcance das metas. Assim você não se desvia do caminho, acabando por ver esforços desperdiçados pela falta de acompanhamento adequado. Fazer investimentos de maneira inteligente significa monitorar o potencial de retorno desse investimento e saber exatamente quando a empresa passará a ganhar de verdade sobre o projeto implantado.

Implemente uma cultura de entrega

Um projeto nada mais é que um esforço temporário que tem como objetivo produzir resultados únicos, sejam eles relacionados a produtos ou serviços. Isso quer dizer que você precisa adotar uma cultura de entrega, ou seja, estabelecer prazos para que as etapas efetivamente aconteçam. Caso contrário, você pode acabar transformando os projetos da empresa em esforços permanentes sem resultados aparentes.

Assim, em cada projeto desenvolvido é preciso ter bem claros o escopo, o tempo e o custo dos esforços para que fique mais fácil dimensionar a qualidade do produto final e manter o cliente satisfeito com os resultados. E, acredite, essa satisfação só se mantém se você comparece com entregas consistentes e permanentes, reportando o status de cada fase do projeto regularmente para manter as expectativas alinhadas e as entregas em dia.

Adote um PMO estratégico para zelar pelos resultados

Como você deve ter percebido até aqui, crescer durante a crise investindo em projetos de relevância para a empresa exige um cuidado muito maior do que um profissional sozinho ou um setor sem o devido apoio podem dar conta. É por essa razão que a implementação de um PMO estratégico pode ser exatamente a solução para ver seu negócio crescer independentemente do caos econômico e financeiro que o mercado vive.

Um PMO bem estruturado se torna o braço da gestão estratégica, estando afinado com os objetivos do negócio e entendendo a importância de se ter alinhamento de diretrizes para alcançar resultados excepcionais. Esse recurso também também facilita a visão holística necessária para reunir e coordenar esforços internos e externos para a consecução dos projetos, liderando pessoas, otimizando recursos e reduzindo custos sem impactar na qualidade da entrega final.

Com o auxílio das ferramentas certas, o PMO tem condições de priorizar os projetos mais importantes para a empresa, gerenciar projetos, programas e portfólios de maneira integrada, analisar métricas e KPIs com eficiência e direcionar as pessoas para que elas trabalhem de maneira coordenada e integrada em prol do bem maior, que é a sustentabilidade da organização ao longo do tempo.

Quem não possui uma estratégia bem definida, não sabe onde está, tampouco para onde vai. Mas quem tem objetivos bem definidos, metas claras e indicadores de desempenho que revelem com precisão o que deve ser feito para passar pela crise sem grandes tropeços não encontra entraves para driblar as dificuldades e continuar crescendo. E, nesse sentido, uma gestão baseada em projetos é a melhor maneira de colocar a empresa nos trilhos e fazê-la crescer de maneira ordenada, inteligente e com foco no futuro.

E você, como enxerga o gerenciamento de projetos na crise? Acredita que um PMO estratégico possa ser mesmo a diferença entre o sucesso e a estagnação em um momento de dificuldade? Deixe seu comentário!

As melhores práticas Request for Proposal para contratar um PPM

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em As melhores práticas Request for Proposal para contratar um PPM

O gerenciamento de aquisições em projetos envolve a compra de produtos, serviços e outros recursos externos necessários para a realização do trabalho, incluindo aí processos de planejamento, condução, administração e encerramento de todas as aquisições realizadas ao longo do percurso. Embutida nesses processos está a busca por fornecedores de qualidade, que tenham todos os requisitos básicos para oferecer a solução ideal para a empresa. Essa busca pode se dar de diversas maneiras, sendo uma delas por meio de concorrências e licitações, processo em que vários fornecedores recebem um Request for Proposal (RFP), documento responsável pelo pontapé inicial de uma jornada super promissora.

Nosso objetivo hoje é trazer para você as melhores práticas de Request for Proposal (RFP) para contratar um Project Portfolio Management (PPM), uma solução que incrementa o trabalho do PMO e torna o gerenciamento de projetos muito mais ágil e eficaz na empresa. Então sigamos em frente:

DETALHANDO A SOLICITAÇÃO

A solicitação de propostas é uma ferramenta de gerenciamento de fornecedores que permite extrair um maior valor nos processos de negociação em projetos de alta complexidade, que exijam vários requisitos e o envolvimento de muitos players para sua execução. Essa ferramenta tem como objetivo estabelecer as condições para uma concorrência, sendo usada para fazer cotações mais precisas sobre a aquisição de produtos e serviços, aumentando assim o poder de negociação das partes e melhorando o orçamento do projeto. Além disso, a RFP permite que tanto os riscos como os benefícios da contratação de determinado fornecedor sejam vistos com maior clareza pela equipe do projeto, o que contribui para elevar seu desempenho ao longo da execução.

Por tudo isso e muito mais, para ser eficaz em seu propósito, a Request for Proposal (RFP) deve seguir algumas melhores práticas, visando trazer clareza ao procedimento de concorrência e maior segurança para os fornecedores que participarão desses trâmites. Portanto vamos ao que interessa?

Alinhando condições

Como a RFP surge como reflexo de uma necessidade do projeto, que já deve estar alinhado aos objetivos estratégicos do negócio, é preciso verificar entre os fornecedores de PPM disponíveis quais deles estão afinados com as melhores práticas do mercado em termos de ferramentas e funcionalidades para que você obtenha o maior êxito possível em suas ações com a contratação.

As capacidades técnica e financeira dos fornecedores que serão consultados também devem ser verificadas em uma seleção prévia, como forma de evitar que apareçam muitos pretendentes sem os devidos recursos para atender à proposta da empresa. Após essa verificação já é viável fazer o convite oficial para a participação na concorrência.

Incluindo transparência

Se você deseja uma ferramenta de PPM única, que realmente contribua para otimizar o trabalho da sua equipe e tornar o PMO da empresa um verdadeiro braço estratégico para os negócios, precisa desenvolver sua RFP do modo mais transparente possível, indicando todos os requisitos necessários para a contratação da solução, assim como os critérios que serão avaliados no momento da análise das propostas. Deixe todo o processo claro!

Também é de vital importância que você logo dê todas as informações relevantes para o andamento do procedimento, como quem contatar para esclarecer dúvidas, como entrar em contato com a empresa, para onde enviar as propostas, quando será divulgado o resultado e o prazo para possíveis recursos.

Esclarecendo expectativas

Outro fator que precisa ser levado em conta no momento de desenvolver sua Request for Proposal para contratar um PPM é o conjunto de expectativas que se forma em torno de uma concorrência ou licitação. Nesse cenário, diversos fornecedores se sentem realmente capazes de suprir as necessidades da sua empresa, mas nem todos efetivamente atendem aos requisitos exigidos. É essencial, portanto, nunca deixar de mostrar o motivo pelo qual cada exigência é feita.

Além disso, deixe claro qual será o retorno que o fornecedor escolhido terá, como o pagamento será feito, que tipo de contrato se espera e como se dará o relacionamento entre a empresa contratante e a empresa fornecedora da solução. Lembre-se de nunca prometer mais do que está disposto a conceder, caso contrário poderá ter problemas no futuro.

Formatando adequadamente

Disponibilizar as informações da RFP de modo a facilitar a leitura e o encontro de itens específicos é a melhor forma de garantir que os fornecedores de PPM terão certeza do que você precisa e do que eles têm a oferecer. Sendo assim, preze por inserir uma capa e um sumário na sua RFP, além de procurar descrever o escopo com atenção, levando em consideração até as exclusões.

Ter um número de controle interno para sua RFP pode ajudar no momento de resgatar qualquer informação, além de passar mais credibilidade para aqueles que estão interessados na sua chamada para propostas.

Abrindo a comunicação

Por mais que sua RFP esteja bastante completa, dúvidas sempre surgirão, com questionamentos sendo levantados pelos concorrentes. Nesse contexto, você pode acabar comprometendo a seriedade do processo de seleção se não estiver pronto para responder agilmente a qualquer dessas dúvidas.

Para não incorrer nesse erro, abra um canal de comunicação direta com sua empresa para que os interessados com dúvidas a esclarecer sejam prontamente atendidos. Pode ser um e-mail, um número de telefone, um chat, um blog ou até mesmo uma rede social — como o Twitter, que funciona bem como SAC 2.0. O importante é sempre ter alguém disponível para responder no menor tempo possível e com todas as informações pertinentes.

Criando um comitê avaliador

Por mais que se busque a transparência em todo o processo, ainda não é nada impossível se deparar com decisões tendenciosas, mesmo que inconscientes, por parte de determinadas pessoas. Assim, aquele fornecedor com o qual você tem um melhor relacionamento ou aquele que lembrou da sua equipe no final do ano passado, enviando um brinde de Natal, podem ser favorecidos, comprometendo sua credibilidade.

Mas evitar essa situação é fácil: basta que você crie um comitê de avaliação para as propostas, composto não só pela própria equipe do projeto, mas também por outros colaboradores que não estejam diretamente envolvidos, conseguindo avaliar os critérios de seleção com total isonomia. Dessa forma, além de garantir a idoneidade de todo o processo, você coloca sua RFP à prova, avaliando se está realmente condizente com o necessário para contratar seu novo PPM.

Com uma RFP bem elaborada, você só tem a ganhar durante o processo de seleção de fornecedores para seu PPM. Além do mais, esse documento não serve apenas para comprar seu novo PPM, mas para todos os demais processos de aquisição de alta complexidade. Por isso, exercite essas melhores práticas desenvolvendo suas próximas RFPs e não se esqueça de voltar aqui para nos contar sobre sua experiência!

Como otimizar a alocação de recursos em projetos

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Como otimizar a alocação de recursos em projetos

Os recursos humanos são sempre os maiores custos das operações durante o desenvolvimento de qualquer projeto, afinal, é preciso contar com mão de obra qualificada — cujas horas de trabalho naturalmente têm um custo mais elevado —, assim como há a necessidade de um número considerável de colaboradores para agirem em momentos diferentes — o que gera um trabalho de recrutamento e seleção enorme —, normalmente dividindo esses profissionais com outros projetos ou iniciativas da empresa — o que encurta o tempo disponível —, além de gerenciar diversos projetos ao mesmo tempo. E esse pacote todo vai, de pouquinho em pouquinho, comprometendo seus recursos disponíveis. Otimizar esses recursos é parte da alocação de recursos, é fazer mais com menos e consequentemente melhorar seus resultados.

Mas como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos? Simples: usando o capacity planning e organizando seus projetos com um PPM! Confira agora o passo a passo:

ANALISE QUANTAS HORAS O RECURSO TRABALHA NOS PROJETOS

Nem sempre temos recursos ilimitados e inteiramente à nossa disposição, certo? Para sermos bem realistas, isso quase nunca acontece. Então liste quem está à sua disposição, quando e por quanto tempo. Por exemplo, Fábio, engenheiro de obras, dedica 20 horas semanais para o projeto X. Verifique ainda se essas horas são distribuídas ao longo dos 5 dias úteis ou se podem estar concentradas em dois dias e meio, por exemplo.

Esse tipo de planejamento permite que você saiba exatamente quando e por quanto tempo pode contar com cada membro da equipe e se em algum momento será preciso solicitar reforços, a fim de evitar atrasos nas entregas. No caso de concentrar todas as horas em um único dia, lembre-se de que pessoas cansadas e sob pressão estão mais suscetíveis a falhas, falta de atenção e queda em sua produtividade, portanto, cuide para que seu time de projetos trabalhe com tranquilidade.

Defina o tempo necessário de cada recurso para a conclusão

Uma vez definida a dedicação de cada pessoa ao projeto, faça o caminho crítico, que mostra qual é o tempo necessário para a conclusão das atividades. Assim você pode confrontar o tempo à disposição de cada recurso com o tempo necessário para a conclusão da atividade. Continuando com nosso exemplo, se o engenheiro Fábio tem 20 horas semanais disponíveis, mas uma atividade necessita de 30 horas para ser concluída e deve estar pronta em uma semana, o que é melhor: aumentar o prazo de entrega da atividade ou substituir o recurso na execução dessa tarefa?

O aumento do prazo de entrega da atividade pode acarretar em atraso no projeto. Por isso, se for uma atividade vital, que tem sequenciamento, o cenário fica um pouco mais complicado. O melhor então seria substituir o profissional, não concorda? E esse tipo de análise leva a duas reflexões:

É preciso deixar uma margem de segurança, um respiro entre cada atividade, a fim de lidar com esses contratempos;
O ideal é contar com profissionais de backup para esse tipo de situação.

Levando tudo isso em conta você fica preparado para enfrentar quaisquer percalços relacionados à falta de recursos!

Estabeleça quantos dias o recurso tem para entregar a tarefa

Além do tempo que cada tarefa naturalmente leva para ser feita, você ainda deve dimensionar quanto tempo cada recurso tem para entregá-la. Isso permite que você gerencie com tranquilidade o projeto e possa, se necessário, fazer qualquer tipo de ajuste em tempo hábil.

Nosso amigo Fábio não pôde pegar a tarefa que devia ser entregue em uma semana, mas assumiu outra compatível com sua dedicação ao projeto e tem que se dedicar durante 10 horas para concluí-la, devendo ser entregue em no máximo 4 dias. Ele pode se organizar e dedicar 2 hora e meia por dia, pode deixar para fazer tudo nos dois primeiros dias ou nos dois últimos dias. Isso pouco importa. O que importa realmente é fazer a entrega no prazo.

Acompanhe o mapa de alocação para nunca superalocar

Tudo o que você fez até o momento foi mapear as atividades, os prazos e os recursos disponíveis. Agora o que você não pode perder de vista são os imprevistos e as novas atividades que ingressarem, para evitar a superalocação de recursos.
Acompanhando o mapa de alocação você sabe exatamente quem estará disponível, quando e por quanto tempo, o que permitirá otimizar seus recursos nas próximas fases ou nos projetos seguintes sem comprometer a qualidade do que já está em andamento.

Lembre-se de que nas metodologias ágeis — como o Scrum — não é recomendado colocar sua equipe para trabalhar além da jornada regular, pois isso gera cansaço, estresse e perda de produtividade, comprometendo os resultados do projeto. Se uma atividade for mal dimensionada, uma dessas 3 vertentes será impactada: custos, tempo ou qualidade. Melhor não arriscar, não acha?

Controle tanto a entrega como a execução

Por fim, controle a execução de todas as atividades e garanta que as entregas sejam feitas dentro do estipulado no capacity planning. É claro que a gerência de um processo como esse é bastante complexa sem o auxílio de ferramentas, por isso, ter um bom PPM pode ser a melhor solução.

Com um PPM de qualidade você tem esse monitoramento feito por meio de dashboards intuitivos, que mostram sua capacidade de alocação de recursos em apenas poucos segundos, evitando a superalocação e também a pressão sobre a equipe em fazer mais com menos sem o suporte adequado.

Como você deve ter percebido, a adequada alocação de recursos é fundamental para uma gestão de portfólio eficiente, pois evita muitas dores de cabeça. Sem ter um mapeamento de alocação de recursos adequada, é como se você começasse uma viagem sem a certeza de ter combustível suficiente para chegar ao destino.
Nada prático! Nesse contexto, a falta de uma boa ferramenta de suporte é como se você se aventurasse pela estrada com um carro velho, que até pode chegar lá, mas o deixará com muito medo durante todo o trajeto.

Sendo assim, na hora de montar seu portfólio de projetos e colocar sua equipe para trabalhar, não deixe de contar com os recursos e as ferramentas certos para atingir os objetivos iniciais! Tenha um PPM que realmente entregue valor para a empresa e faça toda a diferença na sua gestão de portfólio de projetos!

E então, gostou do nosso post? Quer aprender ainda mais sobre a gestão de projetos eficiente? Assine nossa newsletter e receba conteúdo atual e relevante diretamente no seu e-mail!

Project Management Office: o que é e por que minha empresa precisa de um?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Project Management Office: o que é e por que minha empresa precisa de um?

À medida que as empresas começam a reconhecer o efeito favorável que a gestão de projetos exerce sobre a lucratividade, fica evidente a necessidade de agir com profissionalismo nessa área para atingir resultados cada vez mais surpreendentes. E isso automaticamente nos leva a falar sobre o Project Management Office (PMO), ou melhor, escritório de projetos.

Sabia que o escritório de projetos — ou Project Management Office (PMO) — pode ser a mais importante atividade na organização da sua empresa? E essa importância toda se explica facilmente, uma vez que o PMO contribui diretamente não só para o alcance mas para a superação dos objetivos estratégicos planejado, alcançando níveis excelentes de efetividade e retorno sobre o investimento.

E se você está agora se perguntando o que exatamente é um escritório de projetos e por que sua empresa precisa contar com um, deve, antes de mais nada, conferir nosso post de hoje. Pronto? Então acompanhe:

ENTENDENDO O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS

O escritório de gestão de projetos é o setor, departamento ou divisão responsável pela condução dos projetos da empresa de maneira integrada, fornecendo todo o suporte e a estrutura de recursos e serviços necessários para o desenvolvimento de cada iniciativa. Segundo o relatório Pulso, de 2013, existem 5 estruturas possíveis para o Project Management Office dentro de uma empresa:

PMO de unidade organizacional, PMO de unidade de negócios, PMO de divisão ou PMO de departamento;
PMO específico de projeto, escritório do projeto ou escritório do programa;
Escritório de suporte a projeto, serviços, controles ou PMO;
PMO de empresa, organização, estratégico, corporativo, portfólio ou global;
Centro de excelência ou centro de competências.

Essa diversidade de aplicações para o PMO se deve às características de cada segmento de mercado e também às necessidades das empresas que acreditam no escritório de projetos como uma forma de centralizar recursos e maximizar resultados.

Colocando disciplina e organização na empresa

Empresas que trabalham com base em projetos frequentemente têm problemas em relação ao triângulo de ferro do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custos. Assim, cada vez que um vértice desse triângulo sofre alguma alteração, a qualidade do projeto é comprometida, influenciando negativamente a satisfação do cliente final.

Nesse sentido, o escritório de projetos funciona como o alicerce que garante a efetividade de cada trabalho, planejando, controlando e monitorando todas as nuances das iniciativas a partir de processos padronizados e compartilhados por todos. Além do mais, o PMO também é responsável pelo treinamento das equipes envolvidas, fornecendo todo o conhecimento necessário para que os projetos sejam desenvolvidos com excelência.

Aumentando a eficiência do negócio

Um dos grandes objetivos do escritório de projetos é otimizar os recursos já disponíveis de modo que eles atendam às necessidades dos trabalhos em andamento, contribuindo assim para que os 3 pilares — escopo, tempo e custos — sejam plenamente satisfeitos e atinjam a qualidade e a satisfação do cliente final.

Isso é possível ao se centralizar a gestão de projetos, programas e portfólios de modo a fazer adequadamente a alocação de recursos, tanto humanos quanto financeiros. À medida que esses recursos se tornam mais eficazes, a produtividade das equipes aumenta, há uma redução nos custos operacionais e os resultados, especialmente em termos de prazo e orçamento, melhoram. E esse pacote de transformações impacta diretamente o time to market e a rentabilidade final do negócio.

Alinhando a estratégia e melhorando o retorno

Conforme a empresa amadurece em relação à gestão por projetos, o PMO assume uma posição estratégica, transformando-se em muito mais do que um simples setor de apoio às iniciativas. Nessa fase, o escritório de projetos se torna uma verdadeira fonte de trabalhos estratégicos e de alto valor agregado para o negócio, dando suporte às decisões.

Com o uso de ferramentas de gestão específicas — como um PPM, por exemplo —, o escritório de projetos passa a selecionar, priorizar e implementar estratégias que fornecerão um maior retorno sobre o investimento, rentabilizando a empresa em menos tempo e com mais qualidade. E isso é possível por meio do estabelecimento de critérios de negócio, como análise de viabilidade econômico-financeira, valor presente líquido, taxa interna de retorno, fluxo de caixa, payback e muitos outros.

Investindo em capacitação rumo ao sucesso

Outra função do PMO é capacitar suas equipes para desenvolverem projetos cada vez mais complexos e estrategicamente alinhados ao negócio. Como o escritório de projetos é formado por profissionais de alta competência tanto técnica quanto comportamental, acaba se tornando uma imensurável fonte de conhecimento para a empresa.

Assim os PMOs se tornam verdadeiros coachs de gerentes, supervisores, coordenadores e funcionários, mostrando as melhores práticas do gerenciamento de projetos e conduzindo a atuação de todos em prol dos objetivos da empresa.

Como mentores, desenvolvem as competências necessárias nas equipes para extraírem o máximo de produtividade e qualidade de cada iniciativa, o que eleva o valor de cada projeto e, consequentemente, o faturamento gerado com a implementação da solução.

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Criando uma ponte para a governança corporativa

A governança corporativa é o conjunto de estratégias e melhores práticas de gestão que garantem a perpetuidade do negócio ao longo do tempo. Ela prevê uma organização focada em planejamento e resultados, colocando o PMO como peça-chave para que essa equação seja efetiva.

Quando o escritório de projetos é encarado como fonte segura de informações para a tomada de decisão, torna-se a ponte entre a empresa e sua longevidade, já que está focado em trazer resultados duradouros para o negócio por meio do desenvolvimento de projetos estratégicos e ligados aos objetivos da empresa, sempre integrando esforços para gerar mais valor.

Uma vez que simplifica e engrandece o gerenciamento de projetos a custos reduzidos, é mais que natural ser crescente o número de organizações que adotam estruturas de PMO hoje em dia. Essa revolução tem sido extremamente útil para os negócios que realizam diversos trabalhos simultaneamente, melhorando o desempenho dos gestores ao compartilharem a realização das tarefas de planejamento e acompanhamento.

Para aproveitar todo o potencial do PMO como canalizador de esforços e investimentos para melhores resultados, não se esqueça de que é fundamental ter as ferramentas adequadas para dar suporte à gestão estratégica de projetos em sua empresa. No mais, é começar devagar e ir melhorando seu PMO conforme as possibilidades.

Agora que tal se aprofundar um pouquinho mais ao conferir um pouco mais sobre PMO!? E aproveite para deixar aqui seu comentário e nos contar suas impressões!