Quanto tempo você atualmente gasta para gerar o status report de seus projetos? Todas as vezes que o perguntam sobre o assunto é um desespero total? Quanto tempo você leva, hoje, buscando informações com os membros da equipe para depois consolidá-las em planilhas para, finalmente, gerar o famoso PPT com todas as informações que seu cliente ou patrocinador deseja saber?
Na verdade, a grande questão se resume a como obter e consolidar informações de projetos mais rapidamente, sem perder tanto tempo sempre que alguém pede um relatório de status. Relatórios de projeto não têm que ser difíceis ou demorados. Inclusive já falamos no passado, aqui mesmo no blog, sobre o que é status report e qual é sua real importância. Mas hoje vamos mostrar 7 dicas essenciais para acelerar seu relatório de projeto. Então confira:
Diga não aos arquivos locais
Inexplicavelmente, muitas empresas ainda não adotaram o mindset da nuvem, insistindo em trabalhar com arquivos locais, no computador de cada membro da equipe. Nesse cenário, além de se correr o risco de uma pane em qualquer dos computadores provocar perdas de informações do projeto, ainda é preciso lidar com a ineficiência do processo como um todo, que obriga o gerente a efetivamente ir atrás da informação, desperdiçando preciosos esforços e tempo.
Ao se utilizar uma ferramenta on-line, toda a equipe passa a saber, simultaneamente, o que fazer, já que os relatórios são gerados em tempo real, consolidado as informações de cada um dos envolvidos — fazendo com que os membros da equipe economizem, em média, 20 minutos por dia e os gerentes de projetos, 10. Quer saber o quanto sua empresa está deixando na mesa ao usar planilhas e arquivos locais? Pois clique aqui e faça já o cálculo!
Estimule a elaboração do timesheet
Não tem jeito: todo membro de equipe simplesmente odeia fazer timesheet. Contudo, manter um eficiente controle de tempo é realmente crucial para otimizar a geração de relatórios. Ao atualizar o timesheet, o colaborador também informa o avanço de escopo realizado, comunica eventuais problemas e dispara atividades interdependentes, além de outras demais informações relevantes para a geração dos relatórios.
Além do mais, promover esse controle de tempo ajuda os membros da equipe a manterem o foco nas atividades que realmente são prioridades no momento. Passa a ser possível, dessa forma, que eles acompanhem sozinhos onde exatamente seu tempo vem sendo empenhado a cada nova semana. Assim, mesmo que um membro da equipe não conclua suas atividades programadas por algum imprevisto, o gestor consegue analisar os impactos desse atraso e agir preventivamente para evitar uma demora leve à outra, relatando os próximos passos a serem tomados e as ações pertinentes para evitar um atraso ainda maior.
Incentive a produção de relatórios em tempo real
Incentive sua equipe de projetos a atualizar as atividades conforme efetivamente as executa. Vale ressaltar que esse procedimento é bastante facilitado quando se opta por usar um único repositório para a lista de atividades — como uma planilha on-line, por exemplo —, o que simplifica enormemente sua alimentação. O processo também é facilitado caso o software de gerenciamento de projetos combine listas de atividades, informando quem é o responsável pela execução de cada etapa e permitindo apontar o devido avanço e o status das propostas, individualmente e em conjunto.
Com a atualização dos projetos em tempo real e a automatização dos relatórios, os gestores serão capazes de monitorar de perto suas respectivas execuções. E tudo isso economiza um significativo montante de tempo tanto para o líder como para os colaboradores, afinal de contas, não será preciso duplicar esforços, buscando informações em planilhas e arquivos espalhados dentro de um enorme e caótico emaranhado de dados.
Acompanhe o avanço de forma visual
Acompanhar realmente de perto a evolução do projeto, por meio de um cronograma ao mesmo tempo geral e minucioso, é uma excelente prática, uma vez que proporciona uma visão bem mais ampla da proposta e de sua efetiva execução, assim como mostra as interligações entre etapas e demais planos.
Para estimular que o projeto esteja atualizado a cada novo status, defina uma data e até um horário para o fechamento do relatório — informando que toda sexta-feira, ao final do expediente, por exemplo, as atualizações serão enviadas para o patrocinador. Essa simples mudança de postura certamente estimulará os membros da equipe a manterem seus cronogramas e diagnósticos devidamente atualizados.
Combine regras e defina expectativas
É extremamente importante combinar tanto com o patrocinador como com o cliente de que forma e maneira cada um será atualizado sobre o projeto. Lembre-se de que divulgar informações muito detalhadas para a alta gestão pode, além de gerar um relatório ineficiente, gerar nada mais que ruído e confusão.
Com isso em mente, pense no perfil do leitor e no nível de detalhamento de informações de que ele necessita. Para diretores, pode ser necessário apenas informar sobre o avanço do escopo e a soma dos gastos até o momento. Por outro lado, para o PMO pode ser importante informar o SPI e o CPI do projeto em questão.
Outro ponto relevante é definir a periodicidade do relatório. Para alguns envolvidos, uma atualização semanal é mais que necessária, enquanto para outros só é preciso informar sobre o progresso da proposta em andamento uma vez por mês. O importante é combinar a regra do jogo previamente, o que também ajuda a economizar muito trabalho do gestor de projetos.
Mantenha a simplicidade
Nesse contexto, manter a simplicidade é fornecer o necessário, sempre tratando para que tudo seja facilmente interpretado. Assim, evite, a princípio, muito texto e informações extremamente detalhadas sobre o projeto. Esse excesso, além de tomar muito tempo para sua construção e revisão, pode tornar o relatório cansativo e até confuso.
Portanto, faça uma análise prévia e retire quaisquer detalhes que não ajudarão seu público a realmente entender o progresso atual da proposta, além de não acrescentarem nada no processo de tomada de decisões.
Invista na otimização da tecnologia
Toda tecnologia que permite otimizar tempo é sempre muito bem-vinda, não concorda? Se você pensar em quanto custa sua hora e o tempo de sua equipe, verá que é fundamental investir em softwares e ferramentas que contribuam para o ganho geral de tempo.
O Project Builder, por exemplo, foi desenvolvido para automatizar a geração de relatórios, a fim de facilitar não só a construção relevante do relatório, como possibilitar a automatização do envio desses relatórios.
Às vezes, seus líderes de projeto precisam ter acesso a relatórios personalizados de áreas específicas de uma iniciativa, certo? Nesse momento, você pode economizar — e muito! — tempo com o Project Builder, que permite, sob demanda, criar relatórios personalizados extremamente visuais. Leve seu tablet para a próxima reunião e utilize seu dashboard em tempo real, ignorando definitivamente os atrasos causados pela impressora. Se quiser ajuda para se aprofundar em alguma das dicas, não deixe de pedir ajuda a um dos nossos consultores. E você pode ver uma demonstração completa do Project BI aqui!
Pense em todo o tempo que você poderia economizar se colocasse todas essas dicas em prática. Pois, para começar bem, que tal escolher duas ou três das sugestões listadas neste post e começar a executá-las hoje mesmo? Você só tem a ganhar!
: permitem navegar no gráfico de gantt, indo para a esquerda ou para a direita;
: permitem comprimir ou expandir as atividades em fases ou vice-versa;
: permitem dar zoom in ou zoom out no gantt;
: permite dar o zoom necessário para adequar o tamanho da visualização à tela;
: as setas na diagonal permitem colocar no modo tela cheia;
: evidencia o caminho crítico no gráfico de gantt;
:permite criar um novo componente;
: remove o componente selecionado;
: permitem indentar ou recuar um nível de atividade.
