Uma das tarefas mais importantes do gerente de projetos é acompanhar constantemente a quantas anda a execução do projeto, se as atividades estão sendo cumpridas de acordo com o cronograma e se estão dentro do prazo acordado. Afinal de contas, quando se gerencia uma proposta executada por um time inteiro, com várias tarefas sendo realizadas simultaneamente, é importante manter o cronograma de projetos atualizado, de modo que todos consigam acompanhar as etapas sem se perder.

E foi exatamente pensando em ajudá-lo nessa difícil tarefa de manter o cronograma de projetos atualizado é que resolvemos listar aqui 5 dicas que podem ser muito úteis! Quer saber mais? Então acompanhe:

Use gráficos de acompanhamento

Os gráficos para acompanhamento de projetos permitem que se visualize um panorama geral sobre seu progresso, devidamente comparado com o cronograma previamente definido. Por meio desses gráficos é possível analisar os detalhes e identificar se determinada tarefa está sendo executada dentro do prazo, se possui algum problema ou até se já foi encerrada.

Esse monitoramento por meio de gráficos ainda permite que o gerente do projeto e a equipe percebam quando alguma atividade não foi atualizada de acordo com os prazos estabelecidos, solicitando, assim, a revisão para o respectivo responsável pela tarefa. Assim fica muito menos estressante liderar um grande empreendimento, não concorda?

Atualize os status on-line

Hoje em dia já existem ferramentas com interfaces on-line, acessadas de outras formas que não apenas pelo aplicativo instalado no computador, tornando possível atualizar seu cronograma de qualquer lugar e a qualquer momento. Devido a essa facilidade, que tal reunir a equipe toda e incentivar seus colaboradores a realizarem as atualizações assim que elas são efetivamente feitas — ou, claro, o mais rapidamente possível?

Esse procedimento super simples já ajuda — e muito! — a evitar dúvidas com relação às atividades que já foram devidamente executadas, além de manter toda a equipe atualizada sobre o real andamento de cada uma das etapas do projeto.

Aproveite o potencial dos dashboards

O dashboard — ou painel de controle, em português — é uma ferramenta que possibilita a sumarização das informações disponíveis de uma forma extremamente clara e objetiva. É uma forma resumida e eficiente de acompanhar as atividades do projeto a fim de saber se tudo está caminhando de acordo com o cronograma, se as etapas já foram encerradas ou até mesmo se precisam ser atualizadas. Imagine como essa visão geral facilita a vida do gerente! Falamos aqui no blog há um tempo atrás sobre por que usar dashboards em projetos. Também lançamos anteriormente um e-book sobre dashboards estratégicos em parceria com a Toccato. Baixe o material aqui.

Informe sobre solicitações de mudança

Fato é que qualquer mudança, por menor que seja, pode ter um impacto significativo sobre o andamento do projeto. Assim, toda vez que uma nova alteração for solicitada, atualize o cronograma e inclua essas novidades. Analise todos os aspectos dessa alteração e esteja atento aos riscos que ela pode trazer à conclusão satisfatória da proposta. Dessa forma, toda a equipe do projeto consegue acompanhar as atualizações e quais serão seus possíveis impactos.

Atualize o cronograma periodicamente

Essa dica parece óbvia até demais, mas, em meio a tantas atividades acontecendo ao mesmo tempo, com diversas tarefas e obrigações a serem cumpridas, algumas vezes as pessoas acabam por se esquecer da atualização do projeto ou até preferem deixar para fazê-las de uma só vez, correndo o sempre existente risco do esquecimento.

Para evitar problemas futuros, programe-se para fazer suas atualizações o mais frequentemente possível, de preferência diariamente. Assim, além de manter seu cronograma sempre atualizado, você oferece aos envolvidos uma visão constantemente atualizada sobre o andamento do projeto.

Vale lembrar que atualmente existem softwares de gerenciamento de projetos exatamente para auxiliar na gestão cada vez mais prática e eficiente. E isso inclui o recebimento, em tempo real, da evolução das atividades do time envolvido. Não parece ser uma mão na roda? Se você pensa em implantar um software de gestão de projetos na sua empresa, mas não sabe quanto vai gastar ou o quanto pode economizar com isso, escrevemos um post sobre como calcular o ROI de um software de gestão de projetos.

Agora comente aqui e nos conte se tem mais alguma dica para ajudar os gestores a manterem seus cronogramas sempre atualizados! Que tal contar sua experiência com a gestão do tempo em um projeto? Compartilhe suas histórias e sugestões conosco!