A partir do momento em que qualquer projeto é iniciado, a contagem regressiva começa a correr, e um atraso no projeto é uma situação que pode acontecer. Não há nada de incomum nisso, certo? Seja pelo acúmulo de tarefas por parte da equipe, por algum gerenciamento inadequado do cronograma ou pelos sempre possíveis imprevistos, atrasos são um risco constante para todo planejamento.

Nesse cenário, o ideal é que o gerente de projetos, ao elaborar previamente seu cronograma, trabalhe com prazos realistas, sem nenhum tipo de megalomania. Mas e quando, mesmo assim, um prazo é perdido? Nosso post de hoje lista algumas dicas que podem ajudar a minimizar os danos decorrentes desse empecilho. Então confira agora mesmo!

Reconheça a falha

Primeiramente, ao menor sinal de algum possível problema, analise a situação e crie um plano de ação para evitar os atrasos. Porém, caso os atrasos sejam simplesmente inevitáveis, o importante é agir rapidamente para controlar as consequências, não permitindo que tudo se transforme em uma bola de neve. Nessa hora, aceite que o prazo foi perdido, tome o controle da situação e esteja pronto para agir, criando planos de contenção para os danos.

Reúna recursos

Ao se deparar com um atraso no projeto, reúna todos os recursos necessários para analisar o problema e, só aí, tomar as decisões mais adequadas de acordo com a situação. Dependendo da natureza do atraso, esses recursos podem consistir no patrocínio do projeto, em especialistas técnicos, em vendedores, clientes, stakeholders e outros demais tomadores de decisão relevantes para o desenvolvimento da proposta.

Pondere as consequências

Os atrasos até podem ser aceitos à medida que o valor do projeto exceda as consequências do prazo perdido. Nesse caso, deve-se avaliar o todo, incluindo aí outros projetos que compartilhem dos mesmos recursos. Independentemente da natureza da proposta, fato é que certas consequências são bem mais prováveis de surgir, como o impacto nos custos e na disponibilidade dos recursos orçados, além do abalo no cronograma geral. Em alguns casos, pode também haver consequências no relacionamento com o cliente, situação que deve ser tratada com ainda mais cuidado.

Avalie as alternativas

Uma vez que as consequências já foram analisadas, o próximo passo é buscar soluções efetivas. A essa altura do campeonato, todas as alternativas devem ser muito bem examinadas e devidamente filtradas, a fim de que sejam colocadas em prática apenas aquelas que melhor se adequam ao projeto em questão. Em alguns casos, múltiplas soluções são possíveis, incluindo a prorrogação de prazos, a modificação das entregas, a obtenção de recursos adicionais ou até mesmo algumas mudanças no escopo da proposta.

Comunique as alterações

Uma vez que as soluções foram identificadas, deve logo haver uma aprovação por parte dos stakeholders. Para garantir esse consentimento, o ideal é que se apresente um plano de projeto devidamente revisado, informando as alterações de cronograma e todas as contingências relacionadas ao atraso. Além disso, esse atraso deve ser registrado informando as causas, as consequências e as alternativas de solução propostas. Dessa forma é possível manter a confiança tanto na equipe como no projeto em si.

Mesmo com todas as dificuldades e tentativas de acerto, as consequências geradas pelos atrasos também podem ser vistas de forma positiva, como sendo oportunidades de analisar exatamente que decisões levaram à falha para evitá-las no futuro e, possivelmente, melhorar as entregas!

Agora comente aqui e nos conte se já passou por alguma situação parecida! Como lidou com as consequências do atraso? Compartilhe suas experiências conosco e participe da discussão!