O momento em que uma empresa decide adquirir um software de gestão de projetos é crucial para o seu sucesso no futuro. Afinal, é com essa ferramenta que os gestores irão administrar as iniciativas da organização dali em diante.

Para saber qual das alternativas disponíveis no mercado se adequa melhor à realidade do seu negócio e às demandas de gerenciamento de projetos, é fundamental compará-las entre si com base na contribuição que irão trazer para a empresa.

Para ajudar nesse momento de decisão, confira o guia que preparamos para comparar os softwares de gestão de projetos e escolher a melhor opção para o seu negócio:

Verifique as funcionalidades

O primeiro passo, e também um dos mais importantes, é saber se o software possui as funcionalidades que você precisa para gerenciar os projetos.

As funcionalidades fundamentais são o planejamento de prazos e tarefas a serem executadas e a possibilidade de organização das tarefas prioritárias e aquelas que possuem algum grau de dependência entre si.

No entanto, as ferramentas mais avançadas também permitem que sua empresa gerencie portfólios e programas, facilitando a tomada de decisão sobre a priorização de investimentos, por exemplo.

Analise o planejamento de recursos

Outra funcionalidade importante para um software é a possibilidade de gerenciar a equipe envolvida no projeto.

Não é raro que muitos projetos estejam competindo pelos mesmos recursos em uma empresa, por isso essa funcionalidade ajuda a planejar os recursos e evitar que os projetos prioritários fiquem sem profissionais capacitados em momentos cruciais da execução.

Outra vantagem é que os profissionais podem ser alocados de acordo com seus conhecimentos e habilidades, aumentando sua produtividade em função do projeto em que estão trabalhando.

Conheça a interface

Um aspecto fundamental a ser avaliado e comparado é a interface do sistema, ou seja, a forma como o usuário irá visualizar e interagir com o software.

Alguns produtos no mercado possuem uma experiência pouco amigável para o usuário final, o que pode prejudicar sua aceitação entre os funcionários.

Por isso, é fundamental pesquisar qual software oferece uma interface que, ainda que simples e amigável, seja capaz de executar todas as funções necessárias para o negócio.

De olho na nuvem

Os softwares que permitem o gerenciamento de projetos na nuvem também trazem grandes benefícios para as empresas, pois reduzem o custo inicial necessário para a implantação e o tempo para entrega da solução. Além disso, esse tipo de sistema pode ser utilizado a partir de dispositivos móveis, o que favorece o aumento da produtividade e a tomada de decisão onde quer que o gestor esteja.

Avalie a relação custo-benefício

Mesmo com tantas comparações de desempenho, o custo ainda é um dos critérios mais relevantes para as empresas que estão comparando softwares.

Para as empresas que querem custos reduzidos de implantação, os programas que funcionam na nuvem são uma boa opção, pois oferecem planos flexíveis adequados para a necessidade da empresa, otimizando o valor investido.

Além disso, em função do custo inicial reduzido, esse tipo de solução pode ser aproveitado por um tempo mais curto para que a empresa avalie a eficácia.

Pense no futuro!

Muitos softwares no mercado focam suas funcionalidades somente na parte tática e operacional do gerenciamento de projetos. Dessa forma, quando chega o momento de tomar uma decisão importante, a direção da empresa precisa avaliar cenários levantados por cada um de seus gerentes.

Por isso, outra questão a ser avaliada durante uma comparação é a possibilidade do software gerar relatórios que possam embasar a tomada de decisão em um nível mais estratégico, pois isso evita decisões subjetivas e otimiza o trabalho para organizar as informações.

E você, que aspectos leva em consideração ao comprar uma ferramenta de gerenciamento de projetos?