Autor: Braun

O que considerar na hora de escolher seu software de gestão de projetos?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que considerar na hora de escolher seu software de gestão de projetos?

A empresa cresceu e, com isso, as demandas não param de chegar. O que antes era possível ser feito com uma pequena equipe, agora requer uma grande mão-de-obra e processos mais dinâmicos e complexos, para que um atendimento em larga escala seja possível. Recorrer a automatização parece ser a saída inevitável para o problema, afinal de contas, o monitoramento de todas essas atividades é fundamental para a melhoria do desempenho, correções de rota e identificação de problemas estruturais. Isso não é diferente na gestão de projeto.

No entanto, como fazer a escolha do melhor software? Diante de um enorme leque de programas disponíveis no mercado, o empreendedor deve fazer a escolha mais apropriada para a sua realidade.

Acontece que, como sabemos, o cenário pode mudar, e novas necessidades podem surgir, algumas impostas pelo mercado, outras pela própria estrutura da empresa – como quando há crescimento. Por isso, listamos abaixo as principais características de um bom software de gestão de projetos. Confira!

Gerenciamento de recursos

Todo projeto começa no planejamento, e uma das principais dificuldades do empreendedor é saber exatamente quais são os recursos disponíveis para realizar os planos de ação definidos pela organização. Acontece que, atualmente, existem vários softwares que permitem a organização e disponibilização dessas informações em tempo real, o que pode agilizar a fase de planejamento e permitir que este seja elaborado de forma mais acurada, com base em dados relevantes e seguros.
Indicadores de performance e gráficos

Não existe monitoramento sem informação, portanto, quanto mais dados obtiver da sua equipe e do desenvolvimento dos seus projetos, maior será a possibilidade de sucesso. Outro ponto a ser identificado em um software de gestão de projetos é a quantidade de relatórios, gráficos e indicadores de performance disponíveis para a tomada de decisão. Essa é uma ótima forma para acompanhar a produtividade da sua equipe, etapa fundamental para a correção de problemas e alterações de rota, quanto isso for necessário.

Quer exemplo de indicadores importantes? Observe a presença de alguns destes: Total estimado de custo x total realizado de custo; cronograma previsto x cronograma realizado; consumo de recursos escassos, dentre outros.

Interface intuitiva e acessível

Não adianta contar com um software cheio de opções e soluções, caso a interface do mesmo seja confusa. A melhor opção é aquela que pode ser usada por qualquer um, o que permitirá que todos os envolvidos no projeto tenham acesso às informações, ajudem na solução dos problemas e acompanhem o andamento das metas. Design não é uma simples questão estética, mas principalmente funcional, portanto escolha o software de gestão de projetos com a melhor interface possível.

Flexibilidade e dinamismo

Por fim, e não menos importante, o empreendedor deve verificar se o software escolhido é flexível e proporciona um maior dinamismo nas atividades. Para isso, as informações devem ser fornecidas em tempo real, permitindo, ainda, a criação de listas de tarefas prioritárias, por exemplo. Além disso, é fundamental que o seu software seja compatível com outros programas, o que pode proporcionar a impressão de relatórios e o envio para outras pessoas através do e-mail. Todos esses pontos ajudam a tornar todo o processo mais dinâmico e, consequentemente, mais produtivo.

Você já utiliza um software de gestão de projetos? Não perca mais tempo! Acesse o nosso site econheça as nossas soluções!

5 razões para falhas em projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 5 razões para falhas em projetos

Se o fim de um projeto é prematuro, seja por motivo de cancelamento ou por não ter atingido os objetivos contratados inicialmente, podemos considerar que ele não foi bem-sucedido, ou seja, um fracasso. Esta pode até parecer uma palavra forte, mas não podemos nos deixar impressionar ou ficar “chorando pelo leite derramado”. Uma vez reconhecido o fracasso do projeto, a solução é analisar os motivos, identificar as falhas e trabalhar para não voltar a cometê-las.

E quais são as principais falhas em projetos? Ouvimos e acompanhamos relatos de clientes gerentes de projetos e percebemos que as razões para o fracasso são, geralmente, muito parecidas. Fizemos uma lista e compartilhamos com vocês.

1) Otimismo exagerado

Os pessimistas dizem que são, na verdade, realistas. Não precisa chegar ao ponto de esperar sempre o pior, mas criar expectativas falsas também não ajuda. Uma grande sacada que ajuda muito na gestão de projetos é saber equilibrar as expectativas, tanto as da sua equipe quanto as dos stakeholders e do patrocinador. Para ter uma base de comparação, converse com colegas mais tarimbados e obtenha parâmetros de resultados esperados para determinado fim. Ser otimista demais pode atrapalhar e distorcer seu planejamento. Se você parte de premissas incorretas ou superestimadas – como prazos impossíveis de entregas de fornecedores, por exemplo – dificilmente cumprirá suas metas. Tenha o pé no chão e faça a gestão de riscos ao identificar os fatores mais relevantes para o projeto e a magnitude do impacto no resultado final.

2) Liderança inexperiente

A maioria dos gerentes de projetos já exerceu funções operacionais e ao passar para o lado de lá – o da liderança – nem sempre acerta o passo logo de primeira. É bastante comum haver falhas, como a não identificação de possíveis conflitos entre colegas de equipe, falta de controle de qualidade sobre as atividades de cada um, ou falta de pulso na cobrança de entregas. O líder deve promover o exemplo e inspirar pessoas. Gerar motivação com ofertas de bônus por determinados resultados é uma opção, desde que sejam cumpridas. Conquiste a confiança de sua equipe.

3) Equipe inadequada

Pode ser que sejam profissionais dedicados ou experientes, mas simplesmente não são adequados para determinada função. Em alguns casos o problema pode ser o gerente de projetos, que não sabe extrair o melhor potencial de sua equipe. Mas o mais comum é a contratação de técnicos que não sabem fazer exatamente o que foi solicitado na descrição da vaga. Nesse cenário, a solução é capacitar a pessoa rapidamente ou buscar outro profissional. O importante aqui é tomar uma decisão o mais rápido possível para não estourar no prazo ou no orçamento – se é que isso já não ocorreu a essa altura. Pense na política de redução de danos.

4) Relatórios insuficientes

Fazer um relatório por mês pode não ser suficiente para acompanhar o desempenho da equipe do projeto. Os interessados e o cliente não querem receber uma notícia ruim de repente. O gerente de projetos deve acompanhar mais de perto os índices para não deixar a bomba estourar. A equipe vai se sentir mais responsável ao ser monitorada constantemente. Mensurar o desempenho nem sempre é simples. É preciso estabelecer algumas métricas, sejam de tamanho, volume ou qualidade.

5) Falta de apoio e de recursos

O gerente de projetos tem um razoável nível de poder e autonomia, mas só até a página 2. Quem decide mesmo são os membros da diretoria, do conselho e demais executivos da empresa na qual está inserido. Se esses não comprarem a ideia do projeto, não apostarem nele e não oferecerem os recursos necessários para seu desenvolvimento, ficará difícil este ser bem-sucedido. Uma sugestão é que o GP fique atento aos interesses dessas pessoas, saiba negociar e conquistá-las para o propósito do projeto. O gerente de projetos deve mostrar por que acredita no projeto, apresentar números que façam os olhos dessas pessoas brilharem. E pense: ao conhecê-los melhor e entender suas necessidades, você pode prever cenários e antecipar possíveis crises, por exemplo.

5 filmes para inspirar liderança

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 filmes para inspirar liderança

(Cena do filme “A Onda”)

Se tornar um grande líder e inspirar liderança não acontece como num passe de mágica. É preciso trabalhar para desenvolver esse potencial. Sim, existem aquelas pessoas que – como costuma-se dizer por aí – “são lideres natos”, mas ainda nesses casos é preciso exercitar a liderança.

Em um artigo publicado pela Harvard Business Review, “Crucibles of Leadership”, os autores Warren Bennis e Robert J. Thomas afirmam que se tornar um grande líder tem a ver com a forma como as pessoas lidam com a adversidade. A pesquisa dos autores sugere que um dos indicadores mais fiáveis e os preditores da verdadeira liderança é a capacidade de aprender com as experiências mais negativas.

Não por acaso, os filmes que você verá em nosso post contam estórias de personagens que driblaram as adversidades conseguiram inspirar liderança de forma brilhante. Confira agora:

Coach Carter – Treino para a vida

O filme conta a história do treinador Ken Carter e o time de basquete da escola Richmond. Logo no início, ele se depara com alunos de personalidades variadas e, para que ele tenha o respeito de todos, impõe um rígido regime, em que os alunos tinham de ter um comportamento respeitoso, vestimentas adequadas e boas notas em todas as matérias. Depois disso, os jogadores passam a enxergar a possibilidade de construir um futuro melhor e a trabalhar em equipe.

Sociedade dos poetas mortos

O filme conta a história de um professor de poesia nada ortodoxo que trabalha em uma escola preparatória para jovens onde predominam valores tradicionais e conservadores (tradição, honra, disciplina e excelência). Com talento e sabedoria, o professor, interpretado por Robin Williams, inspira seus alunos a perseguir suas paixões individuais e tornar suas vidas extraordinárias. Tem excelentes lições tanto para líderes quanto para liderados.

O sorriso de Monalisa

A liberal professora de história da arte Katherine Ann Watson (Júlia Roberts) aceita o desafio de ensinar na conservativa Wellesley College. No primeiro dia de aula, sua aula fracassa devido à liderança da arrogante Betty Warren, vivida por Kirsten Dunst, e de suas amigas Joan Brandwyn (Julia Stiles) e Giselle Levy (Maggie Gyllenhaal), mas Katherine é aconselhada por suas colegas a não sentir medo dos estudantes. “O Sorriso de Mona Lisa” é um bom filme sobre uma mulher à frente de seu tempo que luta contra o status-quo em um ambiente extremamente conservador. Katherine vai de uma professora recém-chegada e intimidada pelas alunas a líder amada.

Conduzindo Miss Daisy

O filho de Jessica Tandy contrata o motorista Hoke Colburn para a sua mãe. O motorista tenta de várias maneiras se aproximar da senhora. Primeiro, tenta fazer trabalhos domésticos, sendo dispensado. Em seguida, tenta aparar a grama, e a senhora manda que ele não toque no jardim. Após diversas negativas, o motorista consegue dobrá-la e acaba conquistado sua confiança.

Esse filme mostra como a ação do líder tem um impacto em toda a organização. O motorista do filme tenta confrontar a senhora para motivar algum tipo de ação, de mudança. Primeiro, oferece ajuda, mesmo não sendo solicitado. Depois, ao não obter êxito com a primeira ação, cobra racionalidade, perguntando por que foi contratado.

A onda

Rainer Wegner, vivido por Jürgen Vogel, professor de ensino médio, deve ensinar seus alunos sobre autocracia. Devido ao desinteresse deles, propõe um experimento que explique na prática os mecanismos do fascismo e do poder. Wegner se denomina o líder daquele grupo, escolhe o lema “força pela disciplina” e dá ao movimento o nome de A Onda. Em pouco tempo, os alunos começam a propagar o poder da unidade e ameaçar os outros. Quando o jogo fica sério, Wegner decide interrompê-lo. Mas é tarde demais, e A Onda já saiu de seu controle.

O que achou da nossa lista? Incluiria mais algum filme que sabe inspirar liderança a ela? Deixe seu comentário!

Referência:

Harvard Business Review.

Quando o projeto será concluído e quanto custará? Veja como o PM Canvas pode te ajudar a responder essa pergunta.

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Quando o projeto será concluído e quanto custará? Veja como o PM Canvas pode te ajudar a responder essa pergunta.

Todo projeto é o mesmo dilema. As duas primeiras perguntas do cliente ou do patrocinador são: “Quando?” e “Quanto?”. Nesse ponto utilizar a metodologia do PM Canvas pode ajudar muito a não responder essa pergunta, pelo menos não de imediato. No Canvas elas são propositadamente deixadas por último, pois só podem ser respondidas corretamente após ter chegado a outras definições.

Uma gestão eficaz prevê custo e estima um cronograma somente depois de ter clareza sobre a causa que o projeto defende, sobre o produto que será gerado, as pessoas que serão alocadas para o trabalho, como serão feitas as entregas, etc

Outra dificuldade existente em revelar o tempo e custo é que, em termos de gestão, eles não podem ser dissociados. Não existe lógica em fazer o acompanhamento financeiro do projeto sem o acompanhamento físico, um perde o significado sem o outro. Cronograma e custo compartilham uma estrutura comum baseada nas entregas. Então, temos uma linha do tempo orientada por entregas e, da mesma forma, um orçamento decomposto em entregas. Ambos também compartilharão uma certa dose de incertezas.

O Project Model Canvas apresenta uma abordagem bastante simplificada do cronograma e do orçamento do projeto. Praticamente no Canvas são apresentadas a ordem de grandeza da duração e do custo do projeto, apenas o suficiente para que possamos validar e integrar os elementos do plano. A equipe que elabora o Canvas não deve se deter diante do desafio e deve enfrentar com coragem e ousadia a tarefa de estipular durações, prazos iniciais e intervalo de valor para a estimativa de custo do projeto.

Fica a dica, da próxima vez que o patrocinador lhe perguntar “Quando?” e “Quanto?” convide-o a participar do planejamento e descobrir junto a equipe essa resposta.

Para quem ainda não conhece o aplicativo mobile que permite co-criar os seus projetos – PM Canvas Official APP – faça o download do aplicativo gratuitamente na App Store ou na Google Play. Com ele, basta uma boa sala de reunião, um projetor – onde será apresentado o link do Canvas na web – e, claro os membros do planejamento, que usarão o aplicativo nos seus respectivos smartphones para participar.

Após usar o App, convidamos você a compartilhar essa experiência conosco através dos comentários.

Série Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 1: Objetivos e metas

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Série Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 1: Objetivos e metas

Um projeto de sucesso deve estar baseado nos três pilares do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e qualidade. É claro que os demais requisitos são importantes, mas o que guia de fato um projeto são esses três elementos.

Na liderança não há como não estar o gerenciamento de escopo, responsável pela determinação das metas, objetivos e requisitos do projeto, dando aos envolvidos o direcionamento correto a se seguir para, ao final, ter-se um produto de qualidade, no prazo determinado, sem extrapolar o orçamento.

Mas os objetivos e metas do projeto nem sempre são tão fáceis de se estabelecer, constituindo-se em um desafio a ser superado pela equipe do projeto e em especial pelo gerente de projetos, que é quem lidera todos até o sucesso.

Nosso post de hoje trata exatamente disso, o desafio de se estabelecer objetivos e metas claros para a equipe de projetos, evitando mudanças de escopo ao longo do desenvolvimento do projeto e impactos em outras áreas que podem ser determinantes para a conclusão do projeto, como por exemplo, o custo.

Saber o resultado que se espera ao final é fundamental

Para estabelecer objetivos e metas claros, é preciso que a equipe do projeto saiba de antemão qual é o produto final e seus requisitos, suas especificações técnicas e sua finalidade. Para que esse escopo seja bem definido, é preciso contar com o cliente, que irá relatar à equipe do projeto o porquê dessa necessidade, a importância do produto final para o contexto da empresa e o que ele espera ganhar com essa nova solução.

Sabendo exatamente aonde deve chegar, a equipe do projeto será capaz de detalhar o escopo a ponto de construir uma EAP – Estrutura Analítica do Projeto, onde serão segmentadas todas as entregas do projeto, criando-se etapas de execução e prazos para as atividades.

É preciso deixar claro o que está no escopo do projeto — e o que não está

Um dos erros comuns na determinação de objetivos e metas de projetos é a falta da indicação do que não será contemplado naquele escopo. Ao deixar o tema aberto a interpretações, o cliente pode imaginar que está subentendido determinada solução quando na verdade o projeto não contempla tal requisito.

Essa negociação deve ser realizada antes do início do projeto e todas as partes devem estar de acordo em relação ao escopo do projeto, sob pena de que haja tantas alterações no decorrer do projeto que este se torne inviável.

O cliente deve estar ciente dos impactos que qualquer alteração no projeto possa acarretar, responsabilizando-se por extensão de prazos, aumento de custos ou ainda perda da qualidade do que está sendo desenvolvido.

Resultados insatisfatórios podem ser fruto de objetivos mal interpretados ou mal definidos

Por fim, é preciso saber que o fracasso de um projeto está intimamente ligado com a má determinação dos objetivos e metas no escopo, e por isso essa é a fase inicial e principal do projeto. Quando não se tem ideia do todo, não é possível mensurar com certeza todos os recursos necessários, assim como o tempo que se leva para desenvolver a solução.

Nesse sentido, o gerente de projetos deve ser o elo entre o cliente e a equipe de projetos, compreendendo a demanda do cliente e repassando à equipe do projeto os dados e informações necessários para o desenvolvimento da solução adequada. Ainda tem dúvidas sobre a importância da boa definição de metas e objetivos? Tem alguma dica a compartilhar? Deixe um comentário!

Gerente de projetos + analista de negócios = projetos de sucesso

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Gerente de projetos + analista de negócios = projetos de sucesso

Num mundo perfeito, as funções de gerente de projetos e analista de negócios seriam dois papéis distintos. Mas na realidade, quando se trata de pequenos projetos e há a necessidade de reduzir custos, as empresas em geral procuram profissionais bem informados e competentes para exercer ambas as funções. Em projetos maiores, o ideal é ter esses dois profissionais trabalhando juntos, o que pode aumentar o valor comercial do projeto em si e melhorar o desempenho da equipe como um todo. Nesse caso, o ideal é que haja sincronia no trabalho dos dois profissionais. Vamos conferir como pode funcionar essa parceria no dia a dia em função de alcançar projetos de sucesso?

Por que trabalhar juntos?

Unir a gestão de projetos com análise de negócios permite encaixar todas as demandas e ser assertivo nos resultados, já que ter profissionais competentes e bem informados nos dois lados da equipe ajuda a diversificar o conhecimento, aumentar o valor comercial e elaborar projetos capazes de surpreender os clientes.

Repetição de tarefas

A primeira razão pela qual você deve ter um gestor de projetos e um analista de negócios trabalhando a todo vapor é evitar o famoso “retrabalho”. Isso gera um prejuízo muito grande para as empresas. Segundo pesquisa da universidade Carnegie Mellon, entre 25% e 40% do orçamento de projetos das corporações é desperdiçado com retrabalho. Para evitar esse desperdício, é necessário ter uma visão do todo, desde a análise do negócio até o gerenciamento do projeto no dia a dia.

Melhor gerenciamento, do princípio ao fim

Os famosos “teria, poderia, deveria” caem por terra quando se alinha o gerenciamento de projeto à análise de negócios. É o caminho para um começo com base sólida e também para reduzir as chances de ouvir esses tipos de declarações da equipe ou mesmo do cliente ou coordenador de área. A definição do escopo do projeto, o desenvolvimento do propósito, os objetivos e a identificação de riscos exigem experiência tanto em gestão de projetos quanto em análise de negócios. Ter um bom controle sobre análise de negócios garante que o escopo será viável e que os requisitos corretos estão sendo recolhidos, analisados e documentados para atender às necessidades das partes interessadas. Por outro lado, ter aptidão para gerenciamento de projetos permitirá que você analise os requisitos, ajuste o plano conforme necessário e reveja com precisão a solução final.

Você conhece outras vantagens do trabalho em conjunto entre gerentes de projetos e analistas de negócios? Ou acha que o mesmo profissional deve assumir ambas as funções? Compartilhe sua opinião de como obter projetos de sucesso om a gente nos comentários!

4 empresas que alcançaram o sucesso focando no bem-estar dos seus funcionários

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em 4 empresas que alcançaram o sucesso focando no bem-estar dos seus funcionários

Funcionários feliz, cliente satisfeito. Você sabe por quem a sua empresa existe? A resposta está na primeira frase deste artigo – o cliente. E como proporcionar uma experiência incrivelmente satisfatória ao seu cliente? Ou melhor, vou reformular a minha pergunta. Quem irá proporcionar uma experiência incrivelmente satisfatória ao seu cliente? Os seus funcionários. Dito isto, não é difícil entender que para ter um negócio de sucesso, seus funcionários precisam estar felizes. Algumas das empresas maiores empresas no mundo – claro – já sabem disso. Então que tal saber como isso funciona de verdade? Confira agora 4 empresas que alcançaram o sucesso focando no bem-estar dos seus funcionários:

Google

A empresa é conhecida por proporcionar as melhores condições de trabalho para seus funcionários e seus escritórios ao redor do mundo são referência de inovação. A sede do Google na Califórnia, conhecida como Googleplex ficou conhecida no filme “Os Estagiários” e quem assistiu deve se lembrar bem daquele escorregador que fica dentro da sede. O Google também oferece outros benefícios aos seus funcionários, como bicicletas, quadras de esporte, piscina aquecida, aulas de ginástica e musculação, serviços de oficina e lava rápido para carros, alimentos orgânicos, etc.

Outra filial da empresa que chama a atenção é a Tel Aviv, em Israel. A empresa ocupa 8 andares de um prédio com ambientes temáticos e ainda conta com 3 restaurantes e sala de jogos. E claro, o escorregador no meio da empresa! Isso é um forte exemplo de adquirir o bem-estar dos seus funcionários!

Twitter

Em sua sede na cidade americana de São Francisco, disponibiliza aos funcionários mesa de totó, aulas de yoga e pilates ou o dinheiro para que façam academia e alimentação gratuita. Como se não bastasse, a sede ainda banca serviços como aluguel de carros e lavanderia.

Facebook

Como as citadas acima, a empresa de Mark Zuckerberg também é conhecida por oferecer um ambiente propício a criatividade e com foco no bem-estar dos funcionários. Para saber o cardápio das refeições – que aliás é grátis – os funcionários acessam a fan page da cozinha do Facebook para ver o prato do dia, além de fazer sugestões. Mas os benefícios não se restringem as dependências da empresa, o Facebook também dá aos funcionários 4 meses de licença maternidade com dinheiro para babá e deposita na conta do bebê 4 mil dólares.

Zappos

Proporcionar um ambiente de trabalho descontraído é uma das estratégias da Zappos. Para a maior loja de venda de calçados do mundo, um funcionário mais satisfeito trabalha melhor e, por consequência, atende melhor os clientes. As políticas internas da empresa podem ser conhecidas no livro Delivering Happiness (no Brasil, Satisfação Garantida), escrito pelo co-fundador e CEO, Tony Hsieh. Além de assistência médica completa, almoço/lanches/bebidas de graça, serviços dentro da empresa, a Zappos oferece sala de descanso após o almoço. Conhecida por ter uma cultura valiosa, ela desbanca aqueles que criticam “missão, visão e valores”. Você até poderia achar que isso era blá, blá, blá do marketing, mas se procurar saber um pouco mais sobre a Zappos certamente mudará sua opinião. De nada adianta colocar escorregas e salas de jogos na se isso não estiver embutido na cultura da organização. Veja os 10 mandamentos da Zappos:

1. Entregue um “UAU” através dos serviços
2. Abrace e conduza mudanças
3. Crie diversão e um pouco de maluquice
4. Seja aventureiro, criativo e cabeça aberta
5. Procure sempre por crescimento e aprendizagem
6. Crie relacionamentos abertos e honestos através da comunicação
7. Crie um time positivo e um espírito de família
8. Faça mais, usando menos
9. Seja apaixonado e determinado
10. Seja humilde

E aí, você está proporcionando um ambiente feliz aos seus funcionários? Você leva em consideração o bem-estar dos seus funcionários? Se a resposta for não, comece a repensar a sua estratégia agora mesmo.

Como integrar Negócios e TI na sua empresa?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Como integrar Negócios e TI na sua empresa?

Com a aceleração das mudanças ocorridas no mercado, as organizações precisam se adaptar de forma cada vez mais rápida as soluções que possam lhes garantir vantagens competitivas. No entanto, elas também dependem da capacidade de entrega dos sistemas de informação pela área de TI.

Nesse cenário, o surgimento de conflitos entre os setores de tecnologia da informação e Negócios é mais que natural. Cada uma das áreas fica restrita aos seus objetivos e se esquece de que depende da outra para conquistar melhores resultados.

As empresas que desafiam essa dicotomia entre os setores de Negócios e TI conseguem se adaptar melhor às mudanças e superar a evolução de seus concorrentes. Saiba como promover a integração entre TI e Negócios na empresa:

Encontre o denominador comum

Enquanto os executivos alegam que a área TI só funciona como suporte, sem trazer qualquer proposta de valor para o negócio, esta última se sente refém de decisões arbitrárias e da falta de conhecimento dos primeiros.

Dessa forma, é fundamental que os executivos da empresa reconheçam a TI como um parceiro e não somente um centro de serviços que recebe ordens.

A TI também tem seu papel na melhoria desse relacionamento: os profissionais da área devem evitar se concentrar apenas nas soluções tecnológicas e lembrar-se das necessidades do cliente.

O caminho para estimular esse comportamento em ambos os setores é o treinamento dos funcionários em gestão de projetos, para que eles compreendam a importância de cada uma das áreas na conclusão das tarefas e na entrega dos resultados esperados.

Fale a mesma língua

Muitos profissionais de TI alegam que as iniciativas propostas pela área não recebem o apoio dos executivos.

Para reverter esse quadro é preciso que a TI demonstre como os projetos poderão trazer resultados positivos na prática, se familiarizando com indicadores que comprovem as vantagens de se investir em uma solução, seja em aumento no faturamento, redução de custos ou aumento da produtividade.

Ao fazer isso, os profissionais de tecnologia da informação poderão falar a mesma língua dos executivos, negociando com mais propriedade.

Desfaça os guetos

Não é raro encontrarmos empresas que tratam seu setor de TI como um verdadeiro gueto que possui especialistas que não interagem com as demais áreas.

As empresas interessadas em melhorar a integração das áreas de Tecnologia e Negócios devem estimular trocas entre elas, implantando projetos e processos que tenham equipes multidisciplinares.

Muitas empresas desenvolvem ferramentas on-line para estimular um ambiente de trabalho mais colaborativo. Mas, reuniões, encontros e workshops também são fundamentais para que os funcionários se conheçam pessoalmente e saibam como podem ajudar seus colegas no alcance dos objetivos.

Defina objetivos interdependentes

Uma das melhores maneiras de reduzir as faíscas entre diferentes setores em uma organização é estabelecer objetivos e metas comuns entre as áreas.

Dessa forma, para que sejam reconhecidos pela direção da empresa, gestores e funcionários precisarão interagir com os outros departamentos para que possam obter melhores resultados. Agindo assim, você liquida a filosofia do “cada um no seu quadrado” e favorece a criação de uma cultura de colaboração.

A cooperação entre os setores de TI e Negócios pode ser crucial para que uma empresa consiga se manter viva na corrida pela ponta. E você, que iniciativas vem adotando para estimular esse comportamento em sua empresa?

Como fazer gestão de equipe e pessoas com o Project Builder?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como fazer gestão de equipe e pessoas com o Project Builder?

Atualmente, o modelo organizacional de departamentalização está cada vez mais diversificado e complexo. Uma microempresa, tem em sua gestão de equipe por exemplo, uma margem de cinco funcionários internos, mas ter o suporte de incontáveis freelancers para a execução de determinados projetos. Por outro lado, as médias e grandes empresas ainda enfrentam o desafio de gerir uma série de profissionais em diferentes setores, de maneira verticalizada e especializada. Em qualquer um dos casos, a gestão de equipe é uma tarefa indispensável para a manutenção da produtividade.

Acontece que quanto mais complexa for a estrutura de uma organização — seja pelo estabelecimento de redes externas, seja por conta de uma verticalização exacerbada —, mais difícil será o monitoramento e, consequentemente, mais tempo será destinado para esse controle. A saída para tornar a gestão desses processos mais eficaz está na automatização. Nesse post especial, vamos falar um pouco sobre a utilização do ProjectBuilder na gestão de equipe. Confira!

Níveis e perfis de acesso

Evidentemente, o software leva em questão que existem pessoas com diferentes níveis hierárquicos dentro de uma organização e, por conta disso, necessitam de poderes e ferramentas diversificadas. Um gerente de projetos, por exemplo, deve ter acesso à informações e ferramentas específicas, que não necessariamente podem ou devem ser disponibilizadas para um supervisor da área ou um funcionário de execução. O controle é garantido, uma vez que é possível diferenciar níveis de acessos.

Controle individualizado

Você sabe quanto tempo os seus funcionários estão destinando aos projetos da empresa ou às suas atividades cotidianas? Qual é a disponibilidade dos seus colaboradores para uma determinada tarefa? A produtividade individual média? Com o ProjectBuilder, o gestor poderá acompanhar cada um desses aspectos dos funcionários antes mesmo de delegar qualquer tipo de atividade. Dessa forma, ele saberá exatamente como e quando alocar seus recursos humanos, ou seja, será possível realizar uma gestão racional.

Alocação de recursos humanos

A interface do ProjectBuilder é extremamente intuitiva, o que favorecer muito a alocação de recursos humanos para projetos. Com base nas informações preenchidas no sistema, o gestor pode procurar por profissionais de maneira rápida e montar sua equipe. A ferramenta possibilita a criação de listas variadas, podendo classificar os profissionais por setor, produtividade, hierarquia, conhecimentos específicos, dentre outros. Quer um especialista em Java? Com alguns cliques, todos os colaboradores qualificados aparecerão para você, com gráficos mostrando sua disponibilidade.

Conhecimentos aprofundados

Por fim, outra característica importante do ProjectBuilder é o fato de que as informações referentes a todos os profissionais podem ser facilmente acessadas por gerentes e diretores. É claro que, dependendo do tamanho da empresa, é muito difícil — ou impossível — conhecer cada um dos seus profissionais ou, ainda, detalhes específicos sobre as suas habilidades, perfis pessoais, dentre outros. Utilizar esse tipo de software permite que qualquer gestor conheça profundamente os seus colaboradores, facilitando o comando de todas as equipes.

Você já utiliza o ProjectBuilder na sua empresa? Assista ao vídeo e conheça um pouco mais a interface e as aplicações do nosso programa! Para outras informações, entre no nosso site!

Como fazer gestão de Portfólio e Programas com o Project Builder?

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A gestão de projetos pode ser melhor organizada se a empresa tiver como prática da gestão de portfólio e programas de projetos, que englobarão todos os projetos da empresa de forma ordenada e segmentada.

Parar criar essa gestão de portfólio e programas de projetos você pode utilizar o Project Builder, que foi desenvolvido exatamente para que a sua empresa tenha maior tranquilidade ao gerir seus projetos e possa trabalhá-los de maneira estratégica, contribuindo para o pleno desenvolvimento das inovações da empresa e de seus clientes.

Com o Project Builder você terá acesso a quatro pontos chave para criar seus programas e portfólio de projetos: propostas de projetos, projetos, portfólio e programa. Confira agora essas funcionalidades e como elas podem contribuir para o gerenciamento de projetos da sua empresa!

Propostas de projetos

As propostas de projetos são oportunidades de negócio visualizadas pela equipe e que podem vir a se tornar projetos em um futuro próximo. Esta ferramenta auxilia na seleção dos projetos mais relevantes para a empresa em determinado momento, dando à equipe uma visão bastante analítica de quais os impactos de cada projeto para o negócio, bem como sua facilidade de implementação.

Você pode criar critérios de pontuação para os seus projetos, visando estabelecer sua relevância com cálculos matemáticos, que são processados pelo PB em segundos. Basta elencar os critérios desejados, inseri-los em indicadores e então gerar o relatório analítico, que demonstrará os projetos que devem receber maior atenção da equipe.
Selecionados os que serão colocados em execução, você os insere de acordo com os requisitos estabelecidos pela organização tanto no portfólio quanto no programa de projetos e pode começar a trabalhá-los através destas duas ferramentas.

Portfólio

No portfólio de projetos você tem a visualização de quais são os projetos que estão em andamento e também como está o seu desenvolvmiento, se dentro do esperado ou não.
Selecionando filtros por área, cliente, início e término do projeto ou ainda por tipo de projeto, você cria um dashboard com as principais informações que você necessita para uma reunião ou ainda para discutir a evolução dos projetos com sua equipe.

Você tem ainda a possibilidade de visualizar a distribuição de projetos por situação (ativos, em andamento, encerrados, etc), por tipo, área demandante e cliente, tendo em suas mãos um documento completo acerca do seu portfólio.

Programa

Na aba de programas você tem acesso a informações como número de projetos desenvolvidos por área, custos por projeto ou custo total, performance do projeto e ainda pode atrelar projetos a objetivos estratégicos da organização, acompanhando se estes objetivos estão sendo conquistados ou não.

Com o Project Builder você tem uma ferramenta completa de gestão de projetos que facilita seu dia a dia e permite um acompanhamento rápido e eficaz do desempenho e produtividade da sua equipe em relação aos projetos em andamento. É possível ainda registrar toda a evolução dos projetos da sua empresa, gerando um repositório eficaz de lições aprendidas e sucessos conquistados através dos seus esforços.

Faça uma demonstração das ferramentas de portfólio e programas do Project Builder e comprove sua eficácia! Comece agora!