Autor: Braun

No mundo dos projetos, assegurar o sucesso completo é a prioridade máxima do gestor responsável pelo gerenciamento de custos. Caso ele ultrapasse excessivamente o orçamento (o que não é tão raro por aí), seu triunfo pode ser questionado, mesmo que o projeto seja entregue dentro do prazo e que atenda às necessidades dos usuários finais.

É por isso que uma parte essencial da gestão de projetos é a boa administração dos custos. Gestores precisam cuidar meticulosamente dos seus orçamentos, a fim de evitar que os gastos previstos no início do projeto saiam do controle e acabem prejudicando os resultados finais.

E, para ajudar você nisso, separamos algumas dicas sobre como fazer o gerenciamento de custos ideal e garantir seu sucesso! Acompanhe conosco!

Como funciona o gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos é o processo de estimar, alocar e controlar os gastos de um projeto. Ele permite às empresas projetar as despesas futuras, com o objetivo de reduzir as chances de elas ultrapassarem o budget.

Os custos do projeto são calculados durante sua fase de planejamento e devem ser aprovados antes dos trabalhos começarem. Com o plano sendo colocado em execução, todas as despesas devem ser documentadas e rastreadas, para que tudo permaneça dentro do orçamento inicial.

Quando o projeto for concluído, os custos projetados devem ser comparados com os custos reais, fornecendo um ponto de referência para futuros projetos e estimativas de budget.

O guia de conhecimento PMBOK divide o processo de gerenciamento de custos em quatro etapas, que buscam assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento previsto.

Veja abaixo quais são elas, e como você deve proceder em cada uma:

1. Planejamento de recursos

Tudo começa com a elaboração do que será preciso durante o projeto. Ou seja, a quantidade de funcionários, se será preciso contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa possuí serão suficientes ou se é preciso adquirir novos, quais materiais serão necessários etc.

O planejamento dos recursos deve ser minucioso, detalhando também a quantidade de cada item que será utilizado. Não se preocupe em pegar orçamentos nessa hora, mas foque seus esforços em programar, a partir das etapas do projeto, tudo o que será necessário para completar cada uma delas.

2. Estimativa de custos

Com o planejamento de recursos feito, passamos para a estimativa de custos. Obviamente, esse não é um valor aleatório, e deve ser determinado por meio de um estudo de quanto custará cada recurso necessário.

É aqui que você começa a ter contato com os valores envolvidos no projeto e deve aproveitar esse momento para pedir orçamentos e avaliar qual será a projeção de gastos do empreendimento.

3. Orçamento dos custos

Apesar de soar parecida com a etapa anterior, o orçamento de custos se difere das estimativas, pois é nesse momento que você conseguirá prever, com exatidão, qual será o investimento necessário para a conclusão do projeto.

Aqui, fornecedores são escolhidos, valores são fechados e você terá em mãos o valor total para realizar o projeto e levar para aprovação do cliente. É claro que pode acontecer de o orçamento variar ao longo da execução, e é por isso que a próxima etapa é tão importante.

4. Controle dos custos

O controle dos custos é o acompanhamento, ao longo da execução do projeto, dos gastos reais. É nesse momento que documentamos todas as despesas realizadas e rastreamos todos os gastos regularmente, para manter o projeto dentro do orçamento aprovado.

Você, como gestor, deve se incumbir de acompanhar pessoalmente todos os custos, desde a compra dos materiais até o pagamento de empresas terceirizadas, certificando-se de que o dinheiro realmente está sendo utilizado para a finalidade proposta e evitando que os gastos extrapolem o que foi estimado.

5. Etapa extra: estudo dos custos

O gerenciamento de custos acaba com o controle, mas após o término do projeto é muito importante fazer o estudo dos gastos dele.

Isso porque pode acontecer, por exemplo, de um projeto ficar dentro do custo estimado, porém, não em razão do gerenciamento ter sido correto, mas porque no fim das contas uma das áreas gastou mais do que o previsto, enquanto outra gastou menos.

A partir daí, é possível constatar se o gerenciamento de custos foi bem-sucedido, qual o seu nível de precisão e no que ele pode ser aprimorado para os projetos futuros.

Como otimizar os custos do seu projeto?

1. Faça revisões no orçamento

Um projeto rodando sem um gerenciamento frequente dos custos está fadado ao fracasso. Isso previne que sua estimativa fuja muito do previsto, pois um sobrecusto de 10% é mais fácil de ser corrigido do que um de 50%. Ao analisar constantemente seu limite de gastos, as chances de manter seus custos dentro do orçamento aumentam consideravelmente.

Reveja o uso de recursos: assim como o orçamento precisa sempre ser revisto, é essencial fazer o mesmo com os recursos utilizados. Reveja o número de pessoas trabalhando no projeto e as necessidades futuras dele semanalmente. Fazendo isso, você garante que está usando por completo os recursos que possui e que terá em mãos tudo o que será necessário para concluir o projeto.

2. Mantenha sua equipe informada

Sempre informe o time sobre as previsões de custos do projeto. Uma equipe informada possui maior controle das atividades e, portanto, dos gastos feitos.

3. Gerencie o escopo do projeto meticulosamente

Trabalhos não planejados podem aparecer sorrateiramente, fazendo o número de horas gastas aumentar e o orçamento sair do controle. É preciso cuidar para que as horas definidas no escopo sejam respeitadas, criando pedidos de alteração para aqueles trabalhos que não estiverem cobertos pelos requerimentos iniciais do projeto.

O gerenciamento de custos deve ser parte essencial da gestão de um projeto. Gestores que cuidam dos seus budgets com zelo conseguem manter clientes e diretoria satisfeitos e, portanto, realizar projetos e obter uma carreira de sucesso.

E, para simplificar tudo isso, vale sempre contar com a ajuda de um sistema de gestão, que torna o controle das atividades e dos gastos envolvidos muito mais ágil e prático.

E se você quer saber como melhorar ainda mais o gerenciamento de custos do seu projeto, veja nosso post com algumas dicas para gerenciar custos durante a crise!

Todo bom gestor de projetos deve ter o conceito de caminho crítico muito bem solidificado. Afinal, é esse entendimento que lhe proporcionará subsídios para efetuar uma gestão mais assertiva, viabilizando a conclusão do projeto no melhor tempo.

Isso quer dizer que, sendo o projeto um conjunto de subprojetos, com inúmeras tarefas a eles relacionadas, é preciso compreender qual a relação entre as atividades e como melhorar a interação entre elas.

Isso porque as atividades devem ser sequenciadas da melhor maneira para que os trabalhos fluam sem obstrução e possam ser concluídos em prazos mais arrojados.

E é justamente para isso que serve o caminho crítico do projeto. Acompanhe os tópicos seguintes e saiba mais!

O que é o caminho crítico do projeto

Primeiramente, é preciso esclarecer o conceito de Caminho Crítico do projeto. Segundo o Project Managment Institute — PMBOK® 5ª edição, página 176 — o caminho crítico consiste na sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto.

Em síntese, é a menor duração possível para o que projeto seja finalizado completando todas as suas atividades.

Ou seja, o caminho crítico do projeto nada mais é do que o caminho no diagrama de rede do projeto que determina a sua duração total.

Outra forma de definir é dizer que é o caminho que possui folga total igual a zero.

Seja qual for a definição conceitual, todas as descrições dizem exatamente a mesma coisa.

Entendendo o caminho crítico do projeto

Em um projeto, a maior parte das atividades possui relação de dependência umas com as outras.

Isto é, quando a “atividade A” for concluída, a “atividade B” se inicia e, posteriormente, a “atividade C”, e assim por diante.

Acontece que, em muitos projetos, vários são os caminhos possíveis (sequência de atividades) até que o projeto seja executado em sua totalidade.

E o caminho crítico é aquele dito mais longo, ou seja, aquele cujas durações das atividades somadas equivalem ao prazo total do projeto.

Dessa forma, se alguma atividade do caminho crítico sofrer atraso, o projeto inteiro sofrerá consequências. Contudo, caso uma atividade de um caminho não-crítico atrasar, não há problema, pois entre elas há uma folga que pode absorver esse atraso.

O caminho crítico e as folgas

Para que se possa obter o caminho crítico do projeto, é preciso somar as durações de todas as atividades em cada um dos sequenciamentos existentes.

Ao fazer isso e identificar a maior duração, tem-se o caminho crítico do projeto.

No que tange às folgas, correspondem aos períodos (geralmente dados em dias) que as atividades de um caminho não-crítico têm a possibilidade de atrasar sem que o cronograma seja afetado.

É bom ressaltar que apenas as atividades que não participam do caminho crítico possuem folga.

Um exemplo prático

Tenha em mente, por exemplo, um projeto bem simples, com uma rede que apresenta dois caminhos — 2 conjuntos de tarefas que podem acontecer em paralelo – para que o projeto seja concluído.

Se o gestor somar as durações do caminho A, deve encontrar, por exemplo, uma duração total de 20 dias.

De igual forma, somando as durações de cada atividade do caminho B, nesse projeto fictício, encontrará 15 dias.

Com esses números e com o conceito de caminho crítico do projeto abordado acima em mente, pense sobre as seguintes perguntas:

Qual é a duração total do projeto?

Sabendo que os caminhos podem ser executados em paralelo, e o de maior duração é 20, a duração total do projeto é igual a 20 dias.

Qual o caminho crítico do projeto?

Dentre as definições acima mencionadas, o caminho crítico corresponde ao caminho mais longo que, irremediavelmente, deve ser seguido para que todas as atividades sejam concluídas. Se é assim, o caminho critico é o A.

Quanto corresponde à folga total que o outro caminho possui?

A folga total que o outro caminho apresenta é 5. Ou seja, a tarefa B pode atrasar até 5 dias sem prejudicar o cronograma.

Ainda que o exemplo utilizado possa parecer demasiadamente simples, em um projeto maior, dimensionar o caminho crítico se torna um tanto mais complexo.

Por isso, é extremamente importante saber aplicar o Método do Caminho Crítico a uma rede de atividades e definir o caminho crítico, subcrítico e todas as folgas totais e livres da rede e, consequentemente, determinar o cronograma do projeto.

Em síntese, todo gerente de projetos deve ter pleno domínio do conceito de caminho crítico do projeto e como utilizá-lo de forma eficiente.

No entanto, não há motivos para alarde: atualmente, todos os aplicativos e sistemas de gerenciamento de projetos calculam automaticamente o caminho crítico do projeto, facilitando o trabalho de planejamento.

Diagrama de rede e caminho crítico do projeto

As premissas que devem ser consideradas para a elaboração do diagrama de rede são:

— Possuir a estimativa de duração de cada tarefa; e

— Ter as predecessoras de cada tarefa.

Com essas informações, monta-se o diagrama com as atividades e seus respectivos relacionamentos.

Em seguida, as atividades são organizadas com suas respectivas durações, oportunidade em que são dimensionadas as datas de início e término mais cedo ou antecipado (Early Start, Early Finish), considerando as durações estimadas.

É importante ter em mente que, quando uma atividade possui mais de uma predecessora, deve-se usar a maior data de término mais cedo da predecessora como data de início da sucessora.

Com tudo isso bem organizado, torna-se possível determinar a duração do projeto. Mas isso não é tudo. É preciso também dimensionar as datas de início e término mais tarde (Late Start, Late Finish) — Caminho de volta.

Para tanto, quando uma atividade possuir mais de uma sucessora, deve-se usar sempre a menor data de início mais tarde como data de término mais tarde da predecessora.

Após isso, calcula-se as folgas de cada atividade. A folga corresponde ao tempo adicional que pode ser comprometido na atividade em questão sem que haja prejuízo na duração do projeto.

A folga livre ou margem de atraso tolerada diz respeito a quanto tempo uma tarefa pode atrasar sem prejudicar a data de início da atividade sucessora.

De modo semelhante, a folga total ou margem de atraso total é quanto tempo uma atividade pode atrasar sem prejudicar a data de término do projeto. Ou seja, a diferença entre o término mais cedo e o término mais tarde.

Quando se identifica as atividades com folga igual a zero, considera-se todas como atividades do caminho crítico.

O caminho crítico do projeto como ferramenta

Antes que a técnica do caminho crítico do projeto seja melhor destrinchada, é preciso pensar em duas questões. A primeira delas é:

É possível um projeto possuir mais de um caminho crítico?

Considerando o exemplo do projeto citado anteriormente, seria possível que tanto o caminho A como o B tivessem uma duração total de 20 dias? A resposta é sim. Ainda que seja pouco provável, é plenamente possível.

Já a segunda questão é: o caminho crítico pode mudar ao longo do projeto? A resposta também é sim. Basta que ocorra um atraso em uma tarefa a ponto de transformar o seu caminho em crítico. E isso é muito comum de acontecer nos projetos.

Então, como utilizar os conceitos de caminho crítico para melhor gerenciar o projeto?

Primeiramente, se o gerente de projetos precisar comprimir um cronograma, em quais tarefas ele deverá aplicar as técnicas de compressão?

Nas atividades do caminho crítico, é claro. Ou seja, conhecer o caminho crítico é de grande ajuda nesse aspecto.

Todavia, poderia surgir a dúvida sobre qual o limite dessa compressão? Nesse caso, a resposta também é muito simples: é a folga do primeiro caminho subcrítico.

Ainda considerando o exemplo anterior, se o caminho A for comprimido por mais de 5 dias, o que acontecerá?

Com a compressão, o caminho B passará também a ser crítico. Ou seja, se você precisar comprimir o cronograma por mais de 5 dias, terá que concentrar esforços nos dois caminhos alternadamente.

Contudo, mesmo com o entendimento de que as atividades do caminho crítico têm impacto direto no prazo total do projeto, as preocupações não param por aí.

Também as atividades dos caminhos subcríticos, ou seja, aqueles que têm folga muito pequena, tendem a impactar na duração total do projeto.

Logo, se uma dessas atividades sofrer com um atraso maior que sua folga, acarreta em atrasos ao projeto como um todo.

Monitoramento e controle do caminho crítico do projeto

Para exercer um bom controle do projeto e garantir que seus respectivos objetivos sejam alcançados, é preciso dedicar atenção às atividades dos seus caminhos crítico e subcríticos.

Uma boa maneira de estabelecer o monitoramento é configurar um relatório no software de gestão que esteja sendo utilizado pelo gerente de projetos.

Esse relatório deve apresentar, por exemplo, as atividades com folgas totais inferiores a 1/3 do período de atualização do cronograma.

Por exemplo, no caso do gestor realizar atualizações mensais, pode-se usar como parâmetro 10 dias.

Isso permite que todas as tarefas que merecem cautela sejam monitoradas.

Além de que, se em dado momento do projeto houver algum recurso concorrente a duas ou mais atividades paralelas, o critério de escolha deverá ser a atividade que faz parte do caminho crítico.

Ou seja, esse é o maior benefício do caminho crítico do projeto: auxiliar no gerenciamento do projeto e seus respectivos recursos, possibilitando que seja dedicada atenção às atividades que podem acarretar em maiores impactos ao projeto, sejam positivos ou negativos.

Com base em tudo o que já foi abordado até aqui, não resta dúvida que usar o caminho crítico só tem a contribuir para uma melhor eficiência do projeto.

O caminho crítico e o gerenciamento de projetos

É impossível dizer que se exerce uma adequada gestão do projeto sem considerar o caminho crítico.

Quer dizer, ao considerar a abordagem até aqui levantada, percebe-se que a aplicação direta da técnica de dimensionamento do caminho crítico — seja por meios manuais ou via software —  é, de fato, uma ferramenta crucial para melhorar a tomada de decisão do gestor.

Quando o gerente de projetos conhece quais são as folgas que o seu projeto apresenta, bem como quais são as demandas que não podem sofrer nenhum tipo de obstrução -—sob prejuízo de comprometer todo o projeto  estratégias são concebidas promovendo a eficiência da execução.

E é importante ter consciência que, para que se identifiquem as folgas com potencial de conversão em melhoria do cronograma, antes é preciso ter o caminho crítico do projeto muito bem definido.

Afinal, a prioridade sempre será o caminho crítico, não importam as folgas existentes. Desde o início, os esforços de planejamento do projeto devem se concentrar na determinação de uma sequência que assegure que o maior caminho do projeto não tenha nenhum tipo de impedimento.

Finalmente, sabendo-se que o planejamento é dinâmico, passível de alterações no decorrer do tempo, seja por interferência do cliente, do patrocinador, ou de um membro da equipe, uma atividade antes considerada totalmente fora da “zona de perigo” pode vir a representar uma tarefa crítica.

Isto é, uma atividade que disponha de 5 dias de folga, dado algum sério problema — ou um simples descuido — pode atrasar mais do que o esperado e colocar todo o prazo a perder.

Perceba que, desse modo, qualquer tarefa pode passar a fazer parte do caminho crítico a qualquer momento.

Por isso, é altamente recomendável que também as datas de início e término das tarefas consideradas não-críticas sejam monitoradas de perto. Afinal, ao se comprometer toda a folga de um grupo de atividades não críticas, dá-se origem a um novo caminho crítico dentro do projeto.

Se isso acontece, a missão de gerenciar o projeto como um todo se transforma em um desafio ainda mais complexo.

É por essas e outras razões que o planejamento não pode apenas ser considerado um esforço que se faz somente no início do projeto, mas sim como cuidados que acompanham a evolução do empreendimento e corrigem seus desvios no momento em que situações indesejáveis se apresentam.

Ou seja, é uma atividade recorrente.

Agora que o conceito de caminho crítico está bem solidificado, que tal aprender a fazer um completo plano de gerenciamento de cronograma?

A crise financeira da economia brasileira foi um grande obstáculo para o crescimento de algumas empresas no ano de 2016. Como o ano de 2017 se aproxima, todos estão ansiosos para melhorarem o desempenho de seus empreendimentos e o planejamento de projetos é essencial para obter tal resultado.

O post de hoje mostra 8 importantes dicas para fazer um bom planejamento de projetos em 2017. Prossiga com a leitura e inteire-se sobre o assunto!

1. Conheça as limitações de sua empresa

Cada empresa existente no mercado de trabalho possui características específicas que as diferenciam das demais. Um gestor de projetos deve entender e compreender como funciona a estrutura empresarial em que está inserido. Ele precisa conhecer a história, a cultura e os ideais da empresa em que trabalha.

A partir da análise desses dados, os profissionais responsáveis pelo gerenciamento de projetos conseguem entrar em sintonia com o ambiente que os cerca, podendo assim planejar suas decisões com mais coerência e facilidade. Além disso, torna-se possível identificar os fatores positivos e negativos que podem influenciar um planejamento de projetos.

2. Tenha metas bem definidas

Antes de iniciar qualquer atividade gerencial em uma empresa, é necessário estabelecer quais serão os objetivos de sua gestão. A determinação de metas é o primeiro passo que todo gestor de projetos deve realizar para nortear sua tomada de decisões. O profissional deve determinar com clareza onde sua empresa quer chegar.

Um bom gestor é aquele que define metas que todos sob sua supervisão conseguem alcançar. Não há sentido em criar um desafio impossível de ser superado, portanto, fique atento e encontre um ponto de equilíbrio entre a eficiência de seus funcionários e os objetivos de sua empresa.

Propor um desafio ou uma meta a ser superada motiva seus funcionários. Utilize um sistema para recompensá-los quando os objetivos forem atingidos. Deixe bem claro que o crescimento de sua empresa está atrelado a um bom desempenho de seus colaboradores e que todos são importantes em sua estrutura empresarial.

3. Saiba qual é o escopo do projeto

O escopo é a determinação de tudo que será utilizado — produtos e serviços — para que o seu projeto aconteça. Junto com as metas e os objetivos, o escopo é fundamental em uma cadeia produtiva, já que sua má definição põe em risco todas as etapas subsequentes de sua estrutura empresarial.

Logo, um gestor de projetos deve conhecer todos os fatores e critérios pertencentes ao escopo de sua gestão.

4. Dialogue com as partes interessadas

Um profissional de gestão de projetos é importante no desempenho de sua empresa, porém não trabalha sozinho. Para exercer sua função com máxima eficiência, é preciso conhecer investidores, gerentes e os clientes finais de sua empresa.

Sempre se comunique com essas pessoas a fim de atualizá-las quanto às suas ações e mostre como elas serão afetadas. Fique atento aos comentários que receber e busque sempre aprimorar suas ações.

5. Cumpra o cronograma

Quando se planeja um projeto, necessariamente, estipulam-se datas para a conclusão de cada etapa do processo produtivo. Estas devem ser seguidas à risca para que todo o planejamento ocorra como previsto.

Portanto, cabe a um gestor de projetos acompanhar de perto todo o funcionamento dos processos e o dia a dia de sua equipe. Esse profissional deve implementar hábitos e políticas que favorecem o aumento de produtividade, levando em consideração as necessidades de seus funcionários.

Todos devem trabalhar de acordo com o que foi planejado para que sua empresa possa ter resultados positivos em sua gestão.

6. Prepare sua equipe

De nada adianta realizar um excelente planejamento empresarial se não há em sua empresa uma equipe preparada para executá-lo corretamente. Desse modo, seus colaboradores devem receber uma atenção especial por parte de um gestor de projetos.

Conheça as qualidades e características de cada integrante de sua equipe e procure uma forma de inseri-los da melhor maneira possível em seu planejamento. Caso encontre alguma deficiência ou ausência de qualificação, realize treinamentos e palestras para adequar sua mão de obra à demanda de seu planejamento.

Promova cursos de capacitação e acompanhe cada funcionário em seu dia a dia profissional. Crie um ambiente favorável ao diálogo e deixe todos confortáveis para expressarem suas opiniões em relação ao seu trabalho.

Entenda essas críticas e elogios como uma forma de aprimorar sua gestão e lembre-se de que a solução para um problema pode surgir de uma simples conversa entre colegas de trabalho!

7. Use novas tecnologias

Vivemos em uma época em que ocorrem descobertas tecnológicas a todo momento, e a área de planejamento de projetos sempre está em constante atualização. Atualmente, existem diversas técnicas e programas que auxiliam um gestor de projetos em suas atividades.

Os softwares de gerenciamento de projetos possibilitam uma ampla visão dos processos existentes em uma empresa. Dessa forma, há uma melhoria na tomada de decisão por parte de um gestor de projetos.

Outro benefício é a possibilidade de acompanhar em tempo real tudo o que acontece em sua estrutura empresarial. Portanto, é possível identificar possíveis recursos financeiros e profissionais que estão sendo utilizados indevidamente, realocando-os em um setor em que possam ter mais utilidade.

Um gestor de projetos deve usar todas as ferramentas possíveis para auxiliar sua gestão rumo ao aumento de produtividade. Não fique para trás e encontre no mercado de trabalho um fornecedor que atenda às suas necessidades.

8. Acompanhe os resultados de seu planejamento de projetos

Durante todo o processo produtivo, analise constantemente os resultados e os relatórios obtidos e fique por dentro de tudo que acontece em sua empresa. Não espere o ano de 2017 acabar para tomar alguma decisão caso perceba que algo de errado está acontecendo. Mantenha-se atualizado e esteja pronto para inovar!

Não se preocupe caso algo não tenha ocorrido como planejado. Avalie toda a situação a fim de entender o porquê dessa ocorrência e encontre formas para solucionar tal problema. Pense também em como aprimorar os processos que deram certo com o intuito de melhorar cada vez mais seu planejamento de projetos.

Ao término da leitura do post de hoje, você descobriu 8 importantes dicas para um planejamento de projetos em 2017. Quer aprender mais sobre o assunto? Curta nossa página no Facebook e nos siga no Twitter para manter-se atualizado!

“Os planos fracassam quando não há comunicação”. Apesar de antigo, esse provérbio descreve uma realidade — a falta de diálogo pode causar grandes transtornos. Para evitar isso, as empresas precisam estruturar a comunicação na gestão de projetos.

Mas como um administrador pode melhorar a troca de ideias em sua empresa? Quais são as maneiras de fomentar a comunicação de sua equipe durante um projeto? Neste artigo, listaremos sete sugestões eficazes!

1. Integre os setores

O alinhamento dos setores envolvidos em um projeto é fundamental para a boa comunicação. Por exemplo, talvez o objetivo de um gestor seja desenvolver uma campanha de marketing digital para um cliente.

Nesse projeto, pelo menos dois setores estarão envolvidos: marketing e publicidade. O que acontecerá se uma área realizar suas tarefas sem levar em conta os serviços da outra? A eficácia do processo ficará comprometida.

Para evitar isso, muitas empresas optam por implantar um software de gestão de projetos. Dessa forma, conseguem unificar de maneira inteligente os diversos departamentos da empresa.

Pois, por meio desse sistema, toda a equipe recebe informações em tempo real da evolução das atividades do projeto.

Para uma integração mais eficiente, é importante que toda a empresa use um vocabulário fácil de entender na sua comunicação. Os profissionais devem evitar usar palavras conhecidas somente por pessoas da área em que atuam.

Do contrário, haverá sempre uma barreira na comunicação, e o andamento dos processos ficará estagnado.

2. Distribua as responsabilidades

Outra prática indispensável para o sucesso da comunicação na gestão de projetos é a divisão correta de responsabilidades. Portanto, defina imediatamente a função de cada membro da equipe. Dessa forma, a qualidade da atividade não será comprometida.

Como exemplo, voltemos à situação criada no item anterior. Imagine que o cliente entre em contato com a empresa que está desenvolvendo a campanha de marketing digital de sua companhia e fale sobre um detalhe de que não gostou.

Ele diz que as técnicas de SEO (Search Engine Optimization) não estão sendo utilizadas. E agora, quem da equipe de marketing está responsável pelo SEO da campanha de marketing digital desse cliente? O gestor não sabe.

Embora essa situação pareça absurda, é muito fácil isso acontecer quando as funções não são definidas corretamente.

Pode ocorrer que várias pessoas operem o mesmo processo — nesse caso o SEO —, as formas de trabalho se confundam e, no fim, ninguém sabe quem realizou a tarefa. Dessa forma, o nível de qualidade do projeto fica insatisfatório.

Quando isso acontece, a reputação da empresa é afetada, e o cliente logo percebe a falta de especialização por parte dos gestores.

3. Dê feedbacks

Após integrar os setores e definir as funções de cada equipe, o gestor precisa estar atento ao desenvolvimento do projeto para que ajustes possam ser feitos. Caso isso seja necessário, os feedbacks do gestor serão indispensáveis.

Porque essas sugestões são importantes? A revista Exame entrevistou Sulivan França — presidente da sociedade latino-americana de coaching — que ressaltou a importância de um bom feedback para assegurar o sucesso da equipe.

Ele ainda citou que essa comunicação entre gestor e membros da equipe direciona os projetos, motiva os colaboradores e gera um ambiente de respeito e troca de experiências.

Os profissionais esperam, pelo menos, uma sugestão ou direcionamento de suas atividades por parte dos gestores. E, quando a empresa possui em sua cultura interna o hábito de dar feedbacks aos colaboradores, geralmente conseguem reter e atrair profissionais talentosos.

4. Ouça a opinião dos colaboradores

De nada adianta sugerir excelentes ideias se o gestor não está aberto às opiniões de seus colaboradores. Se isso acontecer, a empresa perderá um rico acervo de sugestões e fechará as portas da comunicação.

Em um artigo da revista Época Negócios, Tom Peters — especialista em gestão e autor do best-seller Reimagine! Excelência nos Negócios numa Era de Desordem — sublinhou que as companhias vão mal porque deixam de ouvir seus colaboradores.

Nesse mesmo artigo, Tom Peters falou que, quando o gestor faz uma simples pergunta, como “O que você acha?”, e ele ouve atentamente, os membros da equipe se sentem valorizados e desenvolvem melhor o seu trabalho.

Sendo assim, estimule sua equipe a falar sobre o que acham do projeto em que estão trabalhando, que sugestões têm e o que pode ser aprimorado.  Dessa forma, você perceberá como o diálogo em sua empresa irá melhorar.

5. Abra as linhas externas de comunicação

Outra prática muito importante para uma abertura ampla da comunicação na gestão de projetos é escutar as sugestões externas. Como assim? O gestor precisa estar atento ao que os clientes, fornecedores e parceiros têm a dizer.

Para isso, é necessário criar canais de comunicação que permitam a interação do público externo com a companhia. Por exemplo, existem plataformas em que o cliente pode fazer comentários sobre o que acha a respeito de um produto lançado por uma empresa.

Outras instituições promovem os chamados hackathons — uma maratona da inovação — e convidam profissionais externos para ajudar a aprimorar um produto ou criar uma solução para a empresa anfitriã.

Ainda outras companhias optam por uma plataforma de crowdsourcing, que abre para fornecedores, parceiros e outros profissionais a oportunidade de participar de projetos criativos da empresa.

Sendo assim, traga para sua companhia as joias inovadoras que o público externo pode oferecer para sua gestão de projetos e perceberá que sua empresa prosperará ainda mais.

6. Faça reuniões

As reuniões são oportunidades valiosas para promover a comunicação nos projetos, pois é nesse momento que a alta administração conversa sobre o desempenho da equipe no decorrer dos processos, traça metas e estrutura estratégias.

Por isso, programe encontros regulares com outros gestores para que, durante a reunião, o diálogo seja aberto e espontâneo. Promova um clima de descontração. Além disso, o gestor deve ficar atento à duração das reuniões, se forem breves, os envolvidos ficarão mais à vontade.

7. Crie uma agenda de comunicação

Após implantar todas as sugestões anteriores, você notará que toda a empresa começará a participar de forma ativa dos processos da companhia, e no meio de tanta interação é fácil perder o foco do objetivo. Então, o que fazer?

Organize uma agenda de comunicação, ou seja, defina horários estipulados para a troca de ideias durante o andamento dos projetos. Se não fizer isso, você e sua equipe serão bombardeadas por inúmeras mensagens.

Deixe bem claro quais tipos de mensagens poderão ser enviados fora dos horários estipulados, e aproveite para incluir na agenda da comunicação encontros com a equipe para discutir sobre o projeto.

Enfim, neste artigo você pode perceber que um bom gestor é aquele que sabe administrar bem seus recursos humanos. Além disso, a comunicação é a melhor ferramenta que uma empresa pode utilizar para ter uma boa gestão de projetos.

O que achou de nosso artigo? Ele ajudou você a entender como otimizar a comunicação na gestão de projetos? Então compartilhe nas redes sociais essa valiosa informação!

O fluxo de caixa de uma empresa, independente do tamanho ou do que comercializa, é uma peça central para uma boa organização financeira e para o planejamento do negócio como um todo. Mas será que você sabe utilizar esta ferramenta?

Neste post, você vai compreender como organizar o fluxo de caixa do seu empreendimento de maneira eficiente e garantir a boa saúde financeira da sua empresa.

COMPREENDA O FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que, além de organizar as finanças de uma empresa, permite diferentes análises que serão essenciais no processo de tomada de decisão. A implementação pode ser feita a qualquer momento, mas quanto antes você começar, mais fácil fica para que sua empresa possa se organizar financeiramente e enfrentar os desafios empresariais.

Para sua elaboração, apesar de o nome indicar, entram não somente os valores do caixa, ou seja, dinheiro da empresa, mas, também, aqueles que estão no banco e nas aplicações de liquidez imediata. Separando os saldos iniciais de caixa e equivalentes, é preciso definir uma data de corte para o início do registro, que deverá ser feito em planilhas eletrônicas ou, preferencialmente, em um software integrado de gestão.

Esses lançamentos deverão ser comparados com as entradas relativas a recebimentos ligados a clientes e com as saídas derivadas de pagamentos a fornecedores, salários e outras contas do dia a dia da empresa.

Após essa comparação, ele apontará o valor disponível de fluxo de caixa, que são os recursos que a empresa tem a sua disposição e que podem ser utilizados para algum pagamento, compra ou investimento.

ENTENDA QUE TODOS OS VALORES SÃO IMPORTANTES

Um erro muito comum é não registrar no fluxo de caixa pequenos valores, como aqueles relacionados com a compra de material de limpeza, lanches e refeições e outros gastos que ocorrem na rotina da empresa. Porém, esse é um erro que poderá comprometer, no final do período, não só o fluxo de caixa, mas suas finanças como um todo.

Isso ocorre porque, quando somadas, essas pequenas despesas diárias passam a ser representativas e, caso você não as considere, pode ter uma noção errada de como andam os seus valores disponíveis, ou seja, livres para utilização, de acordo com as suas necessidades.

FIQUE DE OLHO NOS PAGAMETNOS E RECEBIMENTOS

Ficar de olho nos pagamentos e nos recebimentos tem um grande impacto no seu fluxo de caixa, principalmente quando o assunto é o prazo que você dá aos seus clientes e aquele que você tem junto aos seus fornecedores. Muitas empresas passam por dificuldades, pois demoram muito para receber e precisam de recursos para pagar os seus fornecedores.

Para evitar esses problemas, procure buscar um equilíbrio e fornecer um prazo de pagamento para os seus clientes parecido com aquele que você recebe dos fornecedores. Além disso, busque estimular os pagamentos à vista, oferecendo descontos para aqueles feitos antecipadamente.

No caso daqueles clientes que compraram a prazo e que estão com seus títulos em atraso, é necessário agir, entrar em contato e entender o porquê do atraso e como você pode ajudar na resolução desse problema. Lembre-se que o bom andamento do seu fluxo de caixa depende da disposição de recursos para arcar com as suas dívidas e que toda sobra é importante para sua empresa.

TENHA ALGUNS CUIDADOS

Um dos primeiros cuidados que você deve ter para o bom uso do seu fluxo de caixa é separar as suas finanças pessoais das empresariais. Assim, caso você ainda não possua, será necessário criar contas bancárias e cartão de débito e crédito para você e para sua empresa.

A conta e os cartões empresariais devem somente ser utilizados para o pagamento das despesas relativas à pessoa jurídica. Caso você precise de dinheiro para suas despesas pessoais, deverá fazer a retirada por pró-labore ou retirada de lucros, que são duas formas de remunerar o proprietário ou sócios de uma empresa.

Para que o seu fluxo de caixa seja realmente eficiente, é preciso que ele esteja sempre atualizado. Assim, inserir em sua empresa a cultura da atualização diária na movimentação do fluxo de caixa permitirá que você saiba, em tempo real, como andam as suas finanças, identificando possíveis dificuldades ou, ainda, aproveitando preços diferenciados à vista.

Outro cuidado é com o registro dos dados que, preferencialmente, devem ser acompanhados de um documento fiscal como nota, cupom fiscal ou outro que possa confirmar a veracidade da entrada ou saída. Esses lançamentos devem, também, contar com um histórico detalhado, que permitirá, se preciso, consultar o lançamento e conhecer todos os seus detalhes.

Os cheques pré-datados merecem atenção especial, tanto no caso daqueles recebidos de clientes como no caso daqueles utilizados para pagamento. Lembre-se que eles só poderão ser inseridos no fluxo de caixa no momento em que puderem ser compensados e não na data em que foram recebidos ou repassados a clientes. O mesmo vale para compras e vendas a prazo, cujo valor só deve ser considerado no momento de recebimento ou pagamento da parcela.

CONHEÇA TODAS AS VANTAGENS

Como você já viu, o fluxo de caixa organiza e permite o conhecimento em tempo real de suas finanças, porém, existem outras vantagens. É possível criar categorias tanto de despesas quanto de receitas e conhecer onde está sendo gasto o dinheiro da empresa e quem são os seus principais clientes, qual o prazo médio de pagamento, entre outros dados que podem ser utilizados no planejamento.

Aqui podem ser tomadas outras decisões, como o corte de gastos ou substituição de mão de obra ou de outros desembolsos que estejam pesando muito em seu orçamento.

O fluxo de caixa também poderá ser utilizado de maneira projetada, que é uma forma de conhecer antecipadamente como estarão os seus recursos em um período futuro. Essa visão projetada é excelente para prever eventuais faltas ou sobras de recursos e programar compras ou algum investimento para a sua empresa.

Existem inúmeras vantagens na utilização do fluxo de caixa, e ele é um dos maiores aliados no seu planejamento financeiro. Portanto, a compreensão do funcionamento do fluxo de caixa e da importância de todos os registros, independentemente do valor, é imprescindível para que se possa estar de olho, tanto nos pagamentos, quanto nos recebimentos, para que haja um equilíbrio em seu fluxo de caixa.

Também é necessário sempre estar atento à alguns cuidados, como a separação das suas contas daquelas que são da empresa e a necessidade da atualização e do controle dos cheques pré-datados.

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