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Status report: como esse relatório pode beneficiar o meu projeto?

Um gerente de projetos, assim como qualquer outro gestor, precisa monitorar e controlar as atividades que estão sob sua responsabilidade. Afinal, como bem diz o jargão, só se gerencia aquilo que se controla, certo?

Nesse cenário, os indicadores são a forma mais eficaz de demonstrar, por meio de gráficos e números, como realmente está o andamento do projeto e como a equipe vem desempenhando seu papel. E um indicador bastante eficaz para realizar esse controle é o relatório de status — ou status report.

Mostrar que o projeto está dentro do prazo e do custo planejado, além de estar cumprindo com o escopo previamente acertado, é uma forma de engajar positivamente o cliente, fazendo com que ele esteja sempre disposto a ajudar o empreendimento a seguir adiante.

Oferecer uma visão real comparada com o que foi planejado passa confiança e transparência. É claro que, se o real for muito discrepante do planejado, é preciso apontar o que levou o empreendimento a esse cenário e quais são as medidas que serão adotadas a fim de reverter o quadro atual. O objetivo não é ser 100% fiel ao que foi programado, mas é preciso que haja uma grande similaridade com a execução real.

Para podermos acompanhar o andamento real do projeto, vamos abordar o status report, definir o que é e quais são seus benefícios para o acompanhamento de qualquer projeto. Ficou curioso? Então confira!

O que é esse tal de status report?

Enviados com uma determinada frequência — a ser definida pela equipe do projeto, junto com as partes interessadas —, esses relatórios atualizam os envolvidos no trabalho em relação ao andamento das atividades e ao devido cumprimento do cronograma previamente definido. Essa é uma ótima maneira de formalizar a condução do projeto.

O diagnóstico final normalmente é apresentado em reunião com as partes interessadas, a fim de que todas as eventuais dúvidas possam ser prontamente esclarecidas.

O status report ajuda o gerente de projetos e sua equipe a verem, de forma clara, como a execução do empreendimento está se saindo, na prática. É possível ver se o planejamento elaborado está sendo seguido e quais serão as dificuldades que podem aparecer durante o percurso que ainda precisa ser trilhado.

É importante lembrar que o planejamento elaborado precisa ser factível com a realidade da empresa. É preciso trabalhar com os recursos disponíveis e não contar com algo que pode acontecer. Caso contrário, a execução não sairá aderente ao que foi programado, causando frustração com a equipe executora e principalmente com o cliente.

Quais informações são relevantes?

Incluir informações em excesso ou deixar de acrescentar dados importantes pode afetar a credibilidade que os stakeholders têm em relação ao projeto. Lembre-se: é preciso munir as partes interessadas das informações que elas precisam, para engajá-las positivamente no sucesso do projeto.

A fim de evitar esse risco, o gerente de projetos precisa definir meticulosamente com os envolvidos quais serão as questões abordadas. Apresentar um quadro com um resumo executivo, por exemplo, ajuda a concentrar as informações mais importantes em um só lugar, de uma forma clara e objetiva.

Os dados que aparecem com mais frequência são relacionados a cronograma, escopo, custo e riscos, devidamente acompanhados de algum indicador para demonstrar como está o desempenho real desses aspectos. Veja a seguir o que deve mostrado.

Cronograma

Representa quais marcos do planejamento já foram alcançados e quão distante o empreendimento está de chegar ao próximo. É preciso observar o quanto de aderência há entre o prazo planejado e o executado.

Os desvios precisam ser explicados e as ações para reduzir os possíveis atrasos precisam estar explícitas. Lembre-se sempre que um aumento de prazo gera inevitavelmente um aumento de custo. É preciso estar sempre atento!

Escopo

Quais entregas já foram realizadas e quais são as próximas. Deve mostrar que o trabalho que está sendo realizado está de acordo com o escopo contratado e sendo entregue com a qualidade desejada.

Custo

Há aderência entre a curva S planejada e a executada? É preciso mostrar que não está havendo gastos desnecessários. Se o desembolso planejado estiver equivalente ao de execução, isso mostra que os recursos do projeto estão bem alocados e não há perda de capital com procrastinação ou materiais parados.

Mantenha-se atento ao monitoramento e controle da tríade: escopo — prazo — custo. Qualquer alteração em uma delas alterará as duas outras proporcionalmente, podendo levar o projeto ao insucesso.

Riscos

Mostra quais os riscos negativos e positivos poderão acontecer durante os próximos passos do projeto e foca nas ações para reduzi-los ou maximizá-los. Um bom planejamento de riscos ajudará o relatório a ser mais completo, evitando possíveis surpresas para a contratante e a contratada, durante a execução.

Como elaborar este relatório?

Há vários templates de relatórios de status espalhados pela internet. Quanto mais simples e direto, melhor. Para o sucesso da informação, é fundamental observar qual será mais proveitoso tanto para a equipe de execução quanto para o cliente.

Uma forma de elaborar é utilizando a Estrutura Analítica do Projeto. Na EAP, os pacotes de trabalho são desmembrados em entregas necessárias para se chegar ao produto final.

Cada entrega é essencial para se cumprir todo o escopo do projeto contratado. É possível, então, utilizar essa ferramenta para montar o status report. Se o projeto for muito grande, com vários pacotes de trabalho e esses com muitos filhos, procure agrupar os principais e mostrar o andamento físico e financeiro dos grandes grupos.

Outra maneira é utilizar gráficos a fim de mostrar o progresso de cada grande marco e o quanto foi consumido para se alcançar aquele objetivo. Como às vezes os gráficos ficam muito elaborados, pode ser que muitas pessoas tenham dificuldade na sua interpretação. Para que isso não ocorra, sempre que achar necessário, insira legendas e pequenos textos explicativos.

Percebe-se que a melhor maneira de se elaborar um bom status report é entendendo o que a equipe precisa e o que o cliente quer receber de informação. Pode ser necessário elaborar um relatório interno e outro externo, ambos com a mesma função e alimentados com os mesmos dados, mas visualmente diferentes.

O sucesso do relatório de andamento depende do seu entendimento por todos os envolvidos e de que seu uso seja feito de forma a melhorar continuamente o processo de execução. É preciso que todos entendam a importância dessa ferramenta a fim de evitar que os problemas que surgem durante a execução se acumulem, podendo levar o projeto ao colapso.

Quem vai atualizar o relatório?

A informação para a execução do relatório de status precisa ser atual, precisa e correta. Usa-se congelar uma data no mês e atualizar o andamento das atividades até aquele dia.

A equipe de execução precisa estar ciente da data acertada e trabalhar para o progresso do empreendimento de acordo com o planejamento preestabelecido. Cabe ao gestor monitorar e controlar a execução do escopo do projeto e receber da equipe o status de andamento das tarefas realizadas.

Munido dessas informações, o gerente do projeto alimentará o status report já definido, podendo, assim, observar qual o andamento real do empreendimento. Espera-se que tudo esteja ocorrendo dentro do que foi planejado inicialmente, evitando aumento de custos por atrasos, falta de recursos ou escopo mal definido.

Caso o relatório mostre que há uma discrepância muito grande entre o que foi planejado e o que está sendo executado, é necessário que se tome ações imediatas a fim de restabelecer o cronograma inicial e evitar perdas ainda maiores.

Quais os benefícios para o projeto?

O principal benefício do relatório de status é justamente apresentar todas as informações que são relevantes para o acompanhamento do projeto, mas de uma forma resumida, uma vez que CEO, diretores e gerentes de programas não possuem tempo disponível para analisar todos os pormenores envolvidos nos múltiplos projetos que coordenam. Isso sem contar que todas as decisões tomadas são devidamente registradas e formalizadas.

Os benefícios se estendem também à equipe. Por meio do acompanhamento periódico proporcionado pelo status report, é possível perceber quais são os pontos merecedores de atenção — riscos, atrasos, aumento de custos etc. —, o que permite traçar um plano de ação detalhado para cada circunstância. Essa é uma ótima forma de melhorar os indicadores e o resultado que a equipe apresenta.

Com isso, os riscos negativos são minimizados e os positivos são maximizados, uma vez que, observando o andamento real do projeto, é possível gerenciá-los de forma mais segura e assertiva. Isso faz com que os riscos que possuem impacto negativo no empreendimento sejam reduzidos, pois haverá tempo hábil a fim de se tomar a ação necessária para que isso ocorra. Assim como as oportunidades serão trabalhadas a fim de trazer um maior retorno para o projeto.

Uma boa alocação da equipe e um bom planejamento trarão retorno positivo ao empreendimento e isso refletirá no status report. O contrário, também.

Como você pode ver, o relatório de status é a melhor maneira de demonstrar como está o andamento do projeto e, com isso, apresentar os principais problemas e riscos para os stakeholders. Ele pode ser tanto uma forma de alertar para a necessidade de ajuda quanto para garantir que as atividades estão completamente sob controle.

Se você gostou desse texto sobre status report, baixe agora nosso e-book sobre a importância do planejamento para o sucesso da execução dos projetos e aprenda mais!

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