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Série Desafios Comuns da Gestão de Projetos: Desafio 2: Escopo do projeto

O escopo do projeto é o que define todo o trabalho a ser desenvolvido no projeto, determinando desde os objetivos e metas até os requisitos necessários, as premissas e restrições do projeto, o cronograma e os marcos, entre outros.

Dentro do gerenciamento de escopo visualizamos 5 fases: planejamento, definição, EAP, verificação e controle. Determinados os 4 primeiros itens, cabe ao gerente de projetos e à sua equipe controlar o escopo até que ele mude. Sim, ele irá mudar, mais cedo ou mais tarde.

O Scope Change, ou mudança de escopo do projeto, é o termo utilizado quando por razões internas ou externas é preciso alterar algo dentro do projeto, o que gera impactos em todas as demais áreas envolvidas, em especial no prazo, custo, qualidade e riscos do projeto, o que pode afetar até a viabilidade econômica do mesmo. E gerir todas essas mudanças é, sem dúvida, um grande desafio para a gestão de projetos.

Impactos do Scope Change

Quando é necessário alterar o escopo do projeto, é preciso verificar quais os impactos imediatos da alteração, como aumento do custo total do projeto; alargamento do prazo de conclusão do projeto; a manutenção da qualidade do produto final e os riscos inerentes ao projeto que podem ser aumentados ou diminuídos em consequência da alteração solicitada.

Verificados os impactos, é preciso comunicar com clareza ao sponsor do projeto e ao cliente do projeto todas as situações encontradas, visando conscientizá-los e obter sua aprovação nas mudanças solicitadas.

Este é um momento delicado, pois muitos clientes não compreendem que uma alteração “mínima” solicitada em um projeto de software, por exemplo, possa acarretar em mais 15 dias de trabalho ou ainda em um aumento de 10% no orçamento total do projeto. Cabe ao gerente de projetos realizar essa intermediação e atender ao que for solicitado dentro de suas limitações.

Um Scope Change pode ser visto como um novo investimento

Uma possibilidade para que o escopo inicial seja mantido é tratar a mudança solicitada como um segundo investimento, quem sabe ganhando até um novo projeto e um novo escopo. A adição de ferramentas em um software ou em um produto como um carro pode ser levada para um momento posterior, garantindo à empresa que ela terá o seu produto final, mas com entregas separadas, o que é muito comum na área de tecnologia da informação.

No desenvolvimento de softwares ERP, por exemplo, existe o desenvolvimento em blocos, onde cada módulo do ERP é criado, testado e implantado para então passar-se ao segundo, que será integrado à solução assim que estiver finalizado. Isso permite que a equipe do projeto esteja focada em cada parte do projeto, desenvolvendo-o com maestria e também dá ao cliente a oportunidade de pensar em outras modificações e realizar um novo investimento algum tempo à frente, poupando seu fluxo de caixa imediato.

Impactos negativos X impactos positivos

Nem sempre as mudanças de escopo trazem os benefícios imaginados pelo cliente. Para evitar frustrações é possível confrontar os impactos negativos causados pelas modificações, como aumento do custo, alargamento do prazo e aumento dos riscos com os benefícios auferidos com essas modificações. Será que elas são tão importantes?

Após estas análises, o gerente de projetos deve chegar a um senso comum com o cliente e assim determinar os caminhos a serem seguidos pela equipe, vencendo mais um dos desafios comuns da gestão de projetos.

Gostou desse artigo? Continue de olho em nossa série de desafios e, caso ainda tenha alguma dúvida, deixe um comentário!

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