Autor: Braun

A gestão e o controle de projetos ganharam um papel de destaque dentro das companhias, grandes e pequenas. E não é para menos, boas iniciativas contribuem para a robustez e crescimento dos negócios, bem como sua diferenciação no mercado.

A questão é: você faz uma boa gestão nesse sentido? Extrai o máximo que pode dos processos, métodos e equipes de trabalho? Se sim, parabéns! Mas, é certo que alguma coisa pode ser aperfeiçoada, garantindo resultados ainda melhores no futuro.

Pensando nisso, criamos um guia para você. Continue a leitura e conheça boas práticas para gestão e controle de projetos. No final, conseguirá direcionar seu time, eliminar gargalos, utilizar métodos e a tecnologia em seu favor. Boa leitura!

Adequada condução do time de trabalho

Nenhum projeto é executado sozinho, é preciso de outras pessoas para transformar um plano em realidade. Por isso, todo gestor deve saber como liderar eficazmente a sua equipe, mantendo-a motivada ao longo de cada etapa do projeto.

Para começar, é preciso compreender que nem todo grupo de funcionários é uma equipe. Um grupo é apenas um coletivo humano. No caso da equipe, há comprometimento, sinergia e um objetivo muito claro. Veja, agora, alguns pontos que precisam ser desenvolvidos:

1. defina um propósito claro de atuação;
2. desenvolva a percepção de confiança e credibilidade;
3. desenvolva as competências constantemente;
4. insira desafios cada vez maiores;
5. seja um líder de alto desempenho.

A motivação também precisa ser trabalhada. Dentro da equipe, estabeleça um forte senso de meritocracia, em que cada profissional é reconhecido e recompensado pelos resultados. Defina recompensas que sejam desejadas e adequadas à complexidade das tarefas.

Investimento em qualidade e fluidez dos processos

Muitos gestores observam os custos de investir na qualidade, como avaliações, testes e pesquisas de mercado — e acham caro! O problema é que deixar de investir custa muito mais e pode comprometer todo o projeto, afundando-o em problemas, erros e conflitos.

Ao investir na qualidade, um importante aspecto refere-se à fluidez dos processos diários. Lembre-se que toda sequência contínua de atividades com um objetivo é um processo — incluindo o planejamento, prototipagem e controle do projeto.

Para tanto, é preciso agir em dois sentidos:

1. identificar os “gargalos” que precisam ser eliminados;
2. criar um fluxograma de como o processo deve efetivamente funcionar.

Essa nova “roupagem” deve ser apresentada aos profissionais, garantindo que todos entendam com clareza o passo a passo. Com isso, será possível manter todos alinhados, mitigar o desperdício de recursos e subsidiar resultados fora da curva.

Condução do tempo e prioridades diárias

Sem qualquer dúvida, o tempo é um dos recursos mais importantes para o gestor de projetos, devendo gerenciá-lo com eficiência. Caso o assunto seja negligenciado, é provável que o escopo inicial não seja obedecido, influindo em multas e problemas para toda a companhia.

A gestão do tempo refere-se às pequenas coisas do dia a dia, como as pequenas tarefas necessárias para que o projeto esteja mais próximo do encerramento. Para tanto, uma importante metodologia é a matriz do tempo. Ela divide as atividades diárias em:

1. importantes e urgentes — devem ser feitas o mais brevemente possível;
2. importantes e não urgentes — devem ser planejadas e executadas;
3. não importantes e urgentes — devem ser delegadas;
4. não importantes e não urgentes — devem ser eliminadas do escopo.

Existem outras técnicas que podem ajudar a extrair melhores resultados do tempo, como fazer reuniões em pé ou travar a quarta-feira para resolver problemas de toda a semana. Ainda é possível destacar os sistemas de gestão de projetos, que ajudam na definição de cronogramas.

Levantamento de indicadores-chave de desempenho

Você já deve ter ouvido falar bastante sobre KPIs, os famosos indicadores-chave de desempenho. Com eles é possível identificar o grau de resultados obtidos com determinada ação. A questão é: quantos deles você utiliza para monitorar os resultados do projeto?

Veja, agora, alguns dos mais importantes:

1. rotatividade dos funcionários envolvidos;
2. índice de quebras;
3. custo médio por produção;
4. nível de produtividade;
5. taxa de absenteísmo do time;
6.  retorno sobre o investimento.

É preciso saber como calcular e monitorar continuamente cada KPI, observando-o para promover melhorias na gestão de projetos. Ao mensurar os resultados obtidos, fica muito mais fácil controlá-los e garantir que alcancem as expectativas iniciais.

Cada um desses indicadores deve ser acompanhado por uma boa base de dados, como um sistema de gestão de projetos ou planilha sempre atualizada. O volume, veracidade e velocidade dos dados são indispensáveis para contar com bons KPIs.

Aprimoramento da comunicação interna empresarial

A comunicação sempre vai existir na execução dos projetos, seja ao enviar um e-mail para seu subordinado, bater um “papo” ao pegar o elevador ou fixar um aviso no mural de recados. O problema é que nem sempre acontece de forma adequada, ocasionando diversas perdas.

Por isso, é preciso melhorar o diálogo com a equipe, planejando o fluxo das informações (ascendentes e descendentes), os canais que serão utilizados (murais, sistemas especializados, aplicativos mobile) e os resultados esperados. Com um bom diálogo, é possível:

1. manter a equipe alinhada e comprometida;
2. otimizar a sinergia no trabalho;
3. eliminar o número de conversas paralelas;
4. mitigar o número de erros operacionais.

É importante sublinhar o papel do líder de equipe para uma boa comunicação. É seu dever cascatear as informações adequadas, além de ouvir e dar bons feedbacks (positivos e negativos) aos seus subordinados. O líder deve ser o primeiro a se comprometer.

Aplicação de tecnologias exponenciais

Tudo tem mudado a passos largos. Hoje, é possível falar na indústria 4.0 (ou quarta revolução industrial) e seus impactos dentro de todos os segmentos mercadológicos. Gestores que não se adaptam a essa realidade podem sofrer sérios problemas no que fazem.

Para a gestão de projetos, existem softwares específicos que auxiliam em cada uma das etapas — do início ao encerramento. Com eles, é possível melhorar a liderança do time, criar cronogramas, medir a produtividade, estabelecer metas e muitas outras coisas.

Com a tecnologia adequada, o projeto pode ser beneficiado em termos de:

1. redução de custos;
2. padronização das atividades;
3. alinhamento da equipe;
4. celeridade e assertividade nas tarefas;
5. adequação aos padrões do PMBOK, PM Canvas, etc.

Para escolher um bom sistema, é importante encontrar um fornecedor que já tenha bastante experiência no assunto, ofereça uma boa assistência e suporte completo. Se possível, realize um teste gratuito e veja de que forma se adéqua à sua necessidade.

Veja, agora você pode dizer com mais certeza se faz uma boa gestão e controle de projetos. Se ainda não aplica algum dos pontos citados, aproveite para implementá-lo e garantir melhores resultados para você, seu projeto, empresa e time de funcionários.

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O termo PLM significa, em português, gestão do ciclo de vida de produtos. Pode significar uma abordagem mais ampla de gestão ou mesmo um software específico que permita essa abordagem.

No mercado, há fornecedores de Product Lifecycle Management que dispõem de sistemas similares com funções variadas, conforme a origem de cada um. Saiba mais sobre PLM, lendo o post!

Os sistemas PLM conforme sua origem

Vejamos como os sistemas PLMs se dividem de acordo com sua origem.

Fornecedores de ERP

Primeiro, existem os sistemas de Product Lifecycle Management dos fornecedores de ERP. Os ERPs, antigamente, apresentavam módulos simples de engenharia — consistiam apenas na inserção dos dados de engenharia na base de dados do sistema ERP.

Aos poucos, os ERPs foram incorporando outras funções, mais avançadas, integrando soluções aos sistemas PDMs. Os PDMs, por sua vez, foram incorporando soluções de gestão de projetos. Certos fornecedores de ERPs passaram a produzir seus próprios módulos PDMs, integrados aos módulos financeiros, conferindo maior competitividade aos sistemas PLMs.

Essa mudança permitiu dividir os ERP em 3 suítes de sistemas:

• CRM (gestão de gerenciamento do cliente);
• SCM (gerenciamento da cadeia de suprimentos);
• PLM.

Fornecedores de CAD/CAE

As empresas fornecedoras de CAD/CAE incorporaram funções de gestão de arquivos às soluções de seus sistemas. Também passaram a se associar a sistemas PDM ou a comprá-los.

Assim, os sistemas são unificados e permitem também interface com ERPs, pois necessitam de integração com funções que dão suporte aos processos produtivos e de gestão de finanças.

Fornecedores de PDM

Com o desenvolvimento dos PDMs, seus fornecedores ficaram especializados em certos nichos. Criaram interfaces com as soluções CAD/CAM mais famosas e também com os ERPs.

Assim, os PLMs envolvem todas as funções dos sistemas PDM/EDM/GED, CAD/CAE/CAM/CAPP, de gerenciamento de projetos, estando profundamente integrados com sistemas ERPs (CRMs e SCMs).

Enfim, o PLM é um sistema integrado que administra todas as informações e o processo de desenvolvimento de produtos.

As funcionalidades genéricas do Product Lifecycle Management

A base de um Product Lifecycle Management é a gestão de documentos (GDM) e a gestão dos dados da configuração de produtos (PDM). Eles são módulos acionados por usuários na efetivação de qualquer operação de desenvolvimento de produtos.

Na parte central de um PLM estão funções genéricas que apoiam a colaboração entre usuários que estão distribuídos geograficamente e a integração entre diferentes tipos de sistemas.

O nível mais inferior de colaboração envolve ferramentas simples de comunicação e compartilhamento de informações (e-mails, diretórios compartilhados na internet). O nível mais avançado de colaboração envolve, entre outras coisas, a gestão de projetos e o desenho compartilhado de elementos da internet.

Essas funções dão suporte e podem ser usadas pelos demais módulos, sendo o ponto de acesso um portal flexível. Esse portal permite a personalização conforme o perfil do usuário. A integração contempla toda a tecnologia que apoia a troca de dados entre diferentes aplicativos diferentes e também dá transparência ao trabalho colaborativo.

Outra característica central do Product Lifecycle Management é a existência de aplicativos que possibilitam criar informações e documentos associados aos produtos e seus SSCs (Sistemas, Subsistemas e Componentes). Esses aplicativos são CAD/CAE/CAM/CAPP e assim por diante.

Existem também aplicativos de gestão de programas, os quais contemplam a gestão de portfólios de projetos e dos próprios projetos. Pode-se definir um programa como uma série de projetos em desenvolvimento.

Todas essas funções podem ser encontradas em qualquer PLM — exceção feita para as funcionalidades de criação, que só podem achadas em PLMs desenvolvidos pelos fornecedores de CAD/CAE.

A gestão de conhecimento

Outra função importante do Product Lifecycle Management é a gestão de conhecimento. Essa função só pode ser encontrada em alguns sistemas de PLM. Contudo, as funcionalidades de gestão de conhecimento podem mesmo se confundir com as de GED. Todas as vezes em que há conhecimento explícito registrado em documento, a gestão é efetuada por GED.

Para determinar a gestão de conhecimento propriamente dita, é preciso levar em conta algumas funções extras:

• gestão de arquivos não estruturados (por exemplo, notas e comentários sobre documentos);
• registro de melhores práticas e de lições aprendidas;
• currículo de candidatos;
• ligação lógica entre todos os elementos anteriores.

As outras funções do Product Lifecycle Management

As outras funções de um PLM integram módulos específicos, os quais são soluções oferecidas por determinados fornecedores.

A busca e cotação de material, funcionalidade como e-procurement, dá suporte às atividades de aquisição de material. A gestão de ativos dá suporte às atividades de manutenção de equipamentos e de outros bens que são usados no PDP (Programmable Data Processor).

A gestão de qualidade envolve funções associadas a:

• sistema de gestão de qualidade (gestão do manual de qualidade, registros, orientações);
• controle de qualidade (gerenciamento do laboratório de metrologia, controle de estatísticas, gestão de ensaios, de atividades de inspeção, de testes, de calibração e outras coisas);
• auditoria de qualidade.

A gestão de requisitos sistematiza todos os requisitos e seus desdobramentos, com a finalidade de reutilizá-los e validá-los durante o decorrer do PDP.

O gerenciamento de times, por sua vez, apresenta funções que se integram a aplicativos de gestão de recursos humanos, destinados à busca de competências (seleção de pessoal), organização da equipe, alocação (integração com sistema de gerenciamento de projetos) e recompensas.

Finalmente, a gestão do meio ambiente se responsabiliza pelos padrões técnicos e normativos relacionados à operação e ao planejamento relacionado ao fim de vida do produto.

Os benefícios do Product Lifecycle Management

Por meio do Product Lifecycle Management, torna-se possível compreender o funcionamento completo do ciclo de produção. A empresa poderá, então, identificar com mais precisão os pontos fortes e fracos do sistema operacional. Fica mais fácil deixar de lado práticas nocivas e recorrer à adoção de procedimentos benéficos que favoreçam o alcance dos objetivos e metas da empresa.

O PLM também favorece uma compreensão otimizada do mercado, tornando bem mais simples o processo de criar e desenvolver produtos novos, ampliando os percentuais de market share (participação individual de uma empresa na venda de determinado produto no mercado). Outros benefícios que podem ser elencados são:

• maior produtividade;
• aperfeiçoamento no atendimento das demandas;
• redução dos custos de produção e de manutenção do ciclo de vida dos produtos;
• redução do tempo entre a confecção de um produto e sua comercialização no mercado;
• gerenciamento e medição de riscos e sucessos dos novos produtos;
• melhorias em cada etapa do ciclo de produção;
• aumento do potencial competitivo.

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Atualmente, trabalhar já não significa apenas “cumprir a sua função”. É preciso integrar-se a várias áreas — ainda mais quando o assunto é a execução de projetos. Por isso, contar com uma ferramenta de colaboração — ou com um conjunto delas — é um passo importante para aliar tecnologia e trabalho em equipe.

Ao mesmo tempo, não basta apenas escolher uma ferramenta famosa ou bem avaliada. É preciso que ela faça sentido para a realidade do empreendimento e que seja incorporada da maneira adequada. Para não ter erros nessa tarefa, veja como fazer essa implementação e quais passos devem ser seguidos!

Confira o post de hoje e saiba mais!

Por que a colaboração é tão importante?

Em um mercado cada vez mais competitivo, a informação é um item mais relevante do que nunca. Os seus concorrentes podem até imitar seus produtos ou tecnologias, mas o uso da informação que você possui fará uma grande diferença para a consolidação dos resultados.

Nesse sentido, como uma ferramenta de colaboração garante a troca de informações, ela é fundamental para trazer robustez ao empreendimento. Do ponto de vista dos projetos, é ainda mais necessário que todas as equipes tenham uma visão global do que está sendo feito.

Com isso, o fortalecimento da colaboração gera diversos efeitos positivos, como a diminuição de erros e retrabalhos. Sem ruídos de comunicação, todos conseguem se manter alinhados, de modo a cumprir com o objetivo do projeto.

Também há questões ligadas à produtividade: um trabalho feito com a ajuda de várias pessoas torna-se mais aprofundado sem que ninguém fique sobrecarregado. Na execução de um projeto, a colaboração de vários trabalhadores e equipes garante que os objetivos sejam alcançados com maior facilidade.

Isso leva, portanto, a um ganho de qualidade de execução. Como resultado, fica mais fácil ater-se ao escopo do projeto, cumprir com o prazo e com o orçamento programados e elevar a qualidade das entregas.

Como preparar a equipe para a adoção de uma ferramenta de colaboração?

Para que isso seja possível, o time precisa compreender a importância do trabalho colaborativo. Em muitos casos, isso significa uma mudança de paradigma, já que ainda é muito comum que profissionais e equipes trabalhem individualmente para construir o resultado completo.

Portanto, é preciso preparar o terreno de modo que a transformação seja bem recebida e executada dentro do esperado. Para tanto, vale a pena começar a fazer pequenas integrações entre grupos menores e em projetos menos ambiciosos.

Isso ajuda a estimular o hábito e favorece a conquista dos resultados pretendidos. Também é fundamental alinhar a visão e a atuação de todos os envolvidos, pois a ferramenta de colaboração serve apenas para dar um empurrão e não pode fazer o trabalho sozinha.

Ao fazer com que cada colaborador compreenda a importância do próprio trabalho e como todos podem ser beneficiados com a colaboração, o resultado tende a ser muito mais satisfatório.

Como implementar essa ferramenta?

Depois da etapa de preparação, é hora de colocar a ferramenta em prática. Esse processo deve ser estruturado, de modo a contribuir verdadeiramente para a execução dos projetos. Afinal, a ideia é simplificar os processos, certo?

Nesse sentido, algumas das recomendações mais importantes são:

Identifique as necessidades dos projetos

Nem sempre a ferramenta da moda ou a mais barata dará conta do recado. Dependendo das características dos seus projetos e das exigências das equipes, uma função é mais relevante do que outra.

Com isso, tudo começa com um mapeamento do que é, de fato, indispensável para uma boa colaboração. Enquanto alguns projetos exigem a comunicação em vídeo, outros podem solicitar o compartilhamento descomplicado de documentos ou o acesso a dados e a relatórios.

Para tornar tudo ainda mais fácil, pergunte diretamente aos futuros usuários quais recursos seriam úteis e o que eles esperam de uma abordagem desse tipo.

Use ferramentas aprovadas pelos colaboradores

Quanto mais familiarizadas as pessoas estiverem com uma ferramenta de colaboração em projetos, melhor tende a ser a sua implementação. Por isso, não desconsidere selecionar uma opção que já seja conhecida ou aprovada pelos usuários.

Mesmo que a melhor escolha seja uma ferramenta que não está disponível ao grande público, opte por uma de uso intuitivo e que tenha uma mecânica ao menos parecida com a de outras ferramentas mais famosas. Isso garante o máximo interesse por parte das pessoas e também facilita a conquista de ótimos níveis de produtividade.

Crie um workflow otimizado

Depois de selecionar a melhor opção vale a pena estabelecer um workflow que leve em consideração as melhores formas de usar os recursos que estão disponíveis.

Ao cruzar as funcionalidades com as necessidades de cada projeto, é possível até identificar novos usos para elementos já consagrados, como o compartilhamento de arquivos. Criando um fluxo de trabalho você garante que tudo seja usado corretamente e da melhor maneira possível, de modo a ajudar os usuários.

Contemple um período de adaptação

Por mais que as pessoas conheçam a ferramenta ou que ela seja intuitiva, a implementação dessa mudança ainda exige uma fase de adaptação. É necessário que os colaboradores se acostumem a incorporar as novas funções à rotina de trabalho. Por isso, estabeleça um período de adaptação.

Com a devida orientação, permita que os indivíduos incorporem a ferramenta ao ambiente de trabalho. Nesse momento é provável que surjam dúvidas e dificuldades — estas devem ser resolvidas conforme aparecem. Ao final dessa etapa as pessoas estarão adaptadas ao novo modelo e se tornarão mais colaborativas.

O que fazer após esse processo?

O processo de implementação não acaba quando a ferramenta já estiver sendo usada. Boa parte do caminho já foi percorrida, mas ainda é preciso garantir que essa mudança está gerando os resultados desejados.

Por isso, não abra mão de fazer um acompanhamento de indicadores de desempenho. Veja se a ferramenta de colaboração em projetos está cumprindo o seu papel e ajudando verdadeiramente as equipes envolvidas. Caso apareça alguma incongruência ou gargalo, faça otimizações e adaptações para extrair o melhor desse recurso.

Ao seguir esses passos, implementar uma ferramenta de colaboração em projetos torna-se uma tarefa menos complicada. Como resultado, os projetos se tornam melhores e a produtividade atinge novos níveis.

Para tornar a gestão ainda mais descomplicada, a Project Builder oferece recursos essenciais para o seu sucesso. Fale com um de nossos consultores e descubra como nós podemos ajudá-lo!

Para que o desenvolvimento de projeto interno seja possível, é necessário que ele passe pela aprovação de várias esferas na empresa. Tanto o setor responsável quanto a área financeira e o alto escalão normalmente estão envolvidos nesse processo.

Convencer a todos pode parecer um desafio. Por outro lado, adotar a abordagem correta impacta positivamente os resultados. Nesse sentido, estruturar uma proposta é o melhor caminho para ter mais chances de receber o sinal verde.

Para que você tenha sucesso nessa tarefa, veja quais elementos incluir e como utilizar cada um deles:

Comece introduzindo o contexto do cenário

É importante que as pessoas saibam por que o projeto interno é relevante e como está a situação atualmente.

Um negócio que já tenha uma boa estrutura de TI, por exemplo, pode não entender por que modernizar outras áreas ou recorrer a soluções mais atualizadas do que as que já são aplicadas.

Nesse caso, é necessário apresentar os resultados atuais do negócio e dos concorrentes, bem como o funcionamento das soluções.

A ideia não é convencer de imediato. Em vez disso, o propósito é fazer uma breve introdução ao tema, para que todas as visões fiquem assentadas e alinhadas.

Apresente a justificativa para o projeto

Na sequência, é o momento de justificar a existência da proposta e do projeto. Não é preciso defender a execução — que será apresentada mais à frente —, mas a ideia envolvida na transformação que será empregada.

Essa é a hora de trazer dados e fatos concretos para a abordagem. É preciso demonstrar o que a empresa está perdendo ao não realizar tais ações ou o que ela pode conquistar ao concretizar a transformação.

Esse elemento precisa ser muito bem fundamentado e tem que apresentar a urgência e a relevância de tudo ser colocado em prática. Muitas vezes, é o que convence o alto escalão a executar o projeto.

Estabeleça objetivos e metas

Para funcionar, qualquer ação precisa ter interesses claramente definidos. No desenvolvimento de projeto interno de uma companhia, isso não é diferente, e os resultados esperados não podem ficar de fora.

É necessário, portanto, apresentar quais são os objetivos com essa realização. Todas as expectativas devem estar claramente apresentadas, de modo que os responsáveis pela decisão compreendam o cenário que será obtido ao final.

No caso do exemplo, a empresa busca melhorar a estrutura de TI, que é o objetivo principal. Dele, podem derivar diversas metas, como a implantação de um novo sistema de automação ou a entrada de tecnologia em uma área estritamente manual.

Isso ajuda a melhorar a visualização de execução, além de orientar sobre quais ações devem ser empregadas.

Realize análises de risco e de viabilidade

Porém, nem tudo que é desejado é, de fato, viável. No desenvolvimento de projeto interno, pode-se chegar à conclusão de que a ação nunca foi feita por não ser adequada à companhia.

Portanto, é preciso realizar e apresentar as análises dessa execução. Faça uma prospecção de riscos e apresente a matriz, determinando quais são os mais importantes ou que têm maior impacto no empreendimento.

Faça também uma avaliação sobre a viabilidade técnica e financeira de execução, de modo a compreender se a empresa possui a capacidade de colocar essa mudança em prática.

Determine o orçamento e os prazos

Com tudo isso apresentado, é o momento de apresentar dois dos elementos mais cruciais: o orçamento proposto e o prazo necessário para o cumprimento da ação.

Como preveem a mobilização de recursos, esses pontos são críticos para que o projeto seja ou não aceito. Orçamentos que são muito elevados, sem que haja um retorno adequado, por exemplo, tendem a ser rejeitados. Da mesma forma, prazos muito longos normalmente trazem problemas para a execução, ainda mais quando o retorno não é proporcional.

Tudo isso deve ser dimensionado segundo as características e necessidades do empreendimento e da tarefa, chegando a valores equilibrados.

Elabore um escopo para a execução

Depois, é hora de estabelecer o escopo, ou seja, definir como tudo será executado se for aprovado. Ele ainda não precisa ser completamente estabelecido, que é o que acontece antes de o projeto ser iniciado.

Esse não é um fator rígido, porque, afinal, trata-se de uma proposta. Mas é interessante definir quais são as etapas de execução e seus prazos aproximados, bem como a metodologia que pode ser empregada.

Determinar que o método Scrum ou o PMBOK será aplicado na modernização do TI da empresa, por exemplo, pode ser uma ação mais eficiente do que deixar isso a cargo de quem avalia.

Esse escopo formará o esqueleto principal da proposta e demonstrará que tudo é, de fato, realizável, como a análise de viabilidade demonstrou.

Defina responsáveis e delegue tarefas

Além de dispor de tempo e de orçamento, o desenvolvimento de projeto interno exige equipe técnica capacitada para desempenhar as funções.

Como quem elabora tem melhor visibilidade inicial sobre quem deve se envolver, é relevante estabelecer possíveis responsáveis por cada tarefa. A delegação demonstra organização na apresentação de proposta, além de denotar quais passos exigem maior atenção.

Mesmo que as escolhas não sejam mantidas após a aprovação, elas já proporcionam uma ideia de quais recursos humanos precisam ser empregados.

Novamente tratando do exemplo, essa etapa provavelmente exigirá profissionais de TI e o próprio suporte das empresas contratadas, de modo a criar os efeitos esperados.

Estabeleça os parâmetros de acompanhamento e possíveis ações

Por fim, estão as métricas de acompanhamento. Elas determinam como a gestão deve acompanhar o andamento do projeto e como a execução pode ser verificada.

A intenção é trazer segurança antecipadamente, de modo a aumentar as chances de o prazo e o orçamento serem cumpridos conforme foi determinado.

Como alguns dos riscos podem se concretizar, também é interessante ter um plano de mitigação e saber quais ações devem ser executadas. Se o novo sistema de automação não der certo, por exemplo, é importante recorrer ao suporte ou revisar processos para garantir a integração.

Com isso, a equipe terá orientações do que fazer se algo sair errado, evitando desperdícios. Ao mesmo tempo, contribui para que a proposta seja bem avaliada e, possivelmente, aceita.

Uma proposta de desenvolvimento de projeto interno que tenha esses elementos se torna muito mais completa e persuasiva. Além de tudo, a empresa ganha segurança e controle, favorecendo a execução das tarefas. Por isso, vale a pena empregar esses passos para melhorar a proposição.

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Os desafios na gestão de projetos podem surpreender um profissional despreparado e que não acompanha as novidades do mercado. Como a concorrência está cada vez mais acirrada, é preciso conhecer muito bem as estratégias e técnicas que existem para a gestão de projetos, como a metodologia ágil e a metodologia tradicional.

Alguns gestores acabam tomando decisões equivocadas por causa da pressão por resultados e a falta de conhecimento. Então, é muito importante conhecer essas técnicas e os benefícios que elas proporcionam para o seu negócio.

Por isso, no nosso post de hoje, vamos explicar quais são as características desses conceitos e suas respectivas vantagens. Além do mais, mostramos como você pode utilizá-las em sua rotina de trabalho. Continue sua leitura e aproveite!

Como funciona a metodologia ágil?

A metodologia de projetos é o conjunto de técnicas e habilidades que orienta e guia o processo de planejamento, execução, monitoramento e obtenção de resultados. Os métodos ágeis são baseados no trabalho colaborativo, em que todos são responsáveis pelo sucesso do negócio.

Com equipes mais enxutas, é possível criar um time engajado e pronto para propor soluções com mais autonomia e confiança. Além do mais, há uma redução da passagem de demandas de mão em mão, fazendo com que as atividades sejam mais dinâmicas e eficientes.

A metodologia ágil também é caracterizada por entregas incrementais que funcionam em ciclos iterativos. Essas entregas rápidas garantem a qualidade dos produtos e fazem com que seus clientes sempre estejam antenados com que o está sendo realizado e desenvolvido. Lembre-se também de que elas são realizadas quando há um mínimo de funcionalidades em seu processo de desenvolvimento.

Quais são as vantagens?

Entregas mais rápidas

Como o tempo determina a forma de uma empresa se relacionar com fornecedores, clientes e colaboradores, a metodologia ágil pode ser uma ótima solução para quem busca ótimos resultados em um curto prazo.

A cada etapa de entrega, o produto é apresentado ao consumidor com funções implementadas. Assim, ele pode determinar aquilo que está conforme seus desejos ou não. Como consequência disso, você consegue realizar alterações logo no início do processo de criação e não precisa gastar grandes recursos em processos de especificações de requisitos longos e demorados.

Processos flexíveis

Quando um cliente solicita uma mudança em seu projeto com a metodologia ágil, ela deve ser implementada em suas funções imediatamente. Além disso, ela também pode ser adicionada às próximas etapas de desenvolvimento do projeto. Como o método ágil já prevê essas mudanças, sua infraestrutura de trabalho é mais flexível e pode se adaptar às novas realidades que surgem com mais facilidade.

Gerenciamento de riscos

Por mais bem preparada e capacitada que a sua gestão seja, imprevistos podem acontecer. Nessas horas, é essencial que todos os envolvidos estejam engajados e alinhados no seguinte objetivo: criar um produto de qualidade e que atenda às necessidades do mercado.

Nesse caminho, existem vários riscos e obstáculos a serem superados. Essa metodologia garante o sucesso do projeto ao ofertar ao cliente pequenas amostras do resultado final. Desse modo, os riscos de fracasso são reduzidos, e a sua estratégia torna-se mais competitiva.

Qual é o funcionamento da metodologia tradicional?

A metodologia tradicional foca suas atenções para os processos a serem desenvolvidos no projeto, sendo o monitoramento das atividades uma de suas principais características. Por causa disso, ela só considera entregar o produto quando ele estiver 100% concluído.

O método tradicional tem processos rígidos, não flexíveis e, em alguns casos, burocráticos. Todas essas medidas são criadas para determinar o valor do projeto junto ao escopo. As estruturas formais guardam os padrões de gerenciamento dos projetos no empreendimento, permitindo as atividades de governança e orquestração das ações e das fases a serem realizadas de acordo com o planejado.

Assim, o número de funcionários na equipe é maior e gasta-se muito tempo com processos burocráticos e retrabalhos.

Quais são os benefícios

Planejamento otimizado

Planejar as ações dentro de uma empresa é uma atitude fundamental para o seu sucesso. A metodologia tradicional permite que sua equipe analise todos os fatores que podem beneficiar ou atrapalhar o desempenho do projeto.

Ao tratar todos os assuntos com muita atenção, você pode criar vários cenários e consegue determinar um plano de ações para a solução de cada um deles. Essa previsibilidade oferece a segurança que muitos gestores procuram.

Custos bem delimitados

A questão financeira é muito importante para o desenvolvimento de um projeto. De nada adianta criar um produto que não consegue arcar com as suas despesas, não é mesmo?

A metodologia tradicional facilita a determinação do custo final do projeto a ser desenvolvido. Como não acontecem alterações com o passar do tempo, as atividades e os funcionários envolvidos são facilmente fixados, facilitando a criação de um orçamento adaptado à realidade socioeconômica de seu cliente.

Como mesclar as duas?

Muitos profissionais ficam com dúvidas na hora de escolher a melhor metodologia para seus projetos. Como não há uma resposta universal para esse questionamento, é preciso ter muito cuidado e atenção.

Antes de tomar qualquer decisão, você deve analisar as exigências de seus clientes e as especificidades de seus projetos. Lembre-se também de que a cultura da empresa é determinante para esses momentos. Se você conta com profissionais que estão acostumados com entregas rápidas, opte pela metodologia ágil. Já quando o contrário acontecer, escolha a metodologia tradicional e saiba como gerenciar suas atividades.

Como você pode perceber, ambas as opções oferecem benefícios e vantagens que podem reduzir custos e aumentar a satisfação de seus clientes. Já que o mercado consumidor oferece inúmeras oportunidades de crescimento, a análise dos pontos positivos e negativos de cada uma delas é fundamental para a obtenção de resultados positivos.

Ao escolher uma metodologia e perceber que ela não está funcionando como desejado, não hesite e troque-a por uma que ofereça soluções para os seus problemas com mais eficiência.

E então, o que você achou do nosso artigo? Quer ficar por dentro dos melhores conteúdos sobre a metodologia tradicional e a metodologia ágil de gestão de projetos? Basta acompanhar as nossas redes sociais: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google Plus, YouTube!

Se existe uma tarefa que dificulta o trabalho de qualquer gestor de projetos, é o constante desafio de apresentar ao departamento financeiro a viabilidade das estratégias que estão sendo implementadas no negócio.

Além disso, a responsabilidade de estar à frente da tomada de decisões em uma empresa é muito grande, já que o menor equívoco pode gerar resultados catastróficos. Por isso, é imprescindível que o profissional da área de gestão tenha parâmetros confiáveis em que possa basear as suas ações.

Neste contexto, indicadores secundários, como KPIs comportamentais, têm um papel fundamental dentro do gerenciamento de um projeto. Eles permitem que os gestores obtenham informações sólidas e precisas em todas as etapas.

Continue a leitura do artigo para entender a relevância dessas ferramentas e como elas ajudam a otimizar a tomada de decisões!

O que são KPIs comportamentais?

Key Performance Indicator (ou, como é mais conhecida, KPI) é uma ferramenta de mensuração de desempenho muito utilizada por departamentos responsáveis por decisões estratégicas para o negócio, como vendas e marketing.

Essas ferramentas servem para medir a performance dos processos de uma empresa e, com base nessas informações, oferecer auxílio para que ela atinja todas as suas metas com efetividade.

Profissionais responsáveis pela gestão do empreendimento, como líderes de equipes de vendas, executivos e gestores de marketing também utilizam KPIs para se comunicar com os demais colaboradores da empresa durante todas as etapas do desenvolvimento de um projeto.

Já os KPIs comportamentais, ou indicadores secundários, são recursos essenciais para que a empresa mensure o desempenho dos colabores e a eficiência de suas tarefas dentro do ambiente corporativo. Essas métricas também atuam na prospecção de clientes e em ações de marketing, com o intuito de gerar leads. Basicamente, eles ajudam a alinhar os esforços às estratégias para alavancar os resultados.

Resumindo, os KPIs comportamentais apontam resultados, quantificam o desempenho dos profissionais de forma precisa e permitem que os funcionários entendam o valor de suas atividades e como elas têm influência direta no sucesso da empresa.

O que são indicadores secundários?

Para os profissionais que acompanham o desenvolvimento de projetos, sendo responsáveis pela tomada de decisões estratégicas, os indicadores secundários têm um importante papel como métricas de perfomance, considerando que esses profissionais precisam trabalhar de forma constante e precisa com a análise de dados.

Como foi dito no tópico anterior, os indicadores secundários dão suporte às informações obtidas pelos KPIs primários, otimizando a sua eficiência. Eles aumentam a perspectiva das estratégias dos gestores, de forma que seja possível saber o que está e o que não está funcionando nas etapas de um projeto.

Qual é a relevância dos indicadores secundários em um projeto?

É por meio dos indicadores secundários que os líderes de um projeto obtêm as suas bases para realizar uma análise de dados minuciosa. É também a partir deles que são tomadas decisões sobre importantes mudanças de atuação, caso os resultados indiquem um cenário inferior ao esperado. Dessa forma, é evidente que essas ferramentas têm grande relevância para os departamentos de marketing e vendas.

A capacidade de mensurar os resultados e o desempenho das ações estratégicas é fundamental para a empresa, pois a utilização dessas ferramentas de inovação em um projeto suprem as necessidades de visualização de metas para cada ação.

Além disso, quando relacionados aos objetivos da empresa, os indicadores secundários podem apontar as possíveis falhas de execução, gargalos e pontos que precisam ser melhorados para otimizar a produtividade do negócio como um todo.

Como os indicadores secundários podem auxiliar a tomada de decisões?

Apontamento de relevância do projeto

Como ferramentas de métricas de resultados, é importante que os KPIs secundários mostrem a viabilidade do caminho que o projeto está seguindo e se as medidas necessárias para que ele atinja seus objetivos estão sendo tomadas.

Auxílio para melhores decisões

Para provar a sua eficiência na logística da empresa, os indicadores secundários devem oferecer auxílio para que os gestores tomem as melhores decisões estratégicas.

Como mensurador de desempenho, esta ferramenta deve não somente apontar números e dados como também indicar soluções práticas e aplicáveis ao cotidiano operacional.

Periodicidade

Independentemente de qual seja o segmento em que a empresa atua, tempo sempre estará associado a produtividade e, consequentemente, a lucratividade. Isso significa que um indicador de performance, ainda que secundário, deve proporcionar informações aos gestores que permitam o entendimento sobre a periodicidade dos processos.

Em outras palavras, a ferramenta deve apresentar informações que permitam que a equipe calcule o tempo de conclusão necessário para cada tarefa, além de ampliar a visão sobre o período total de duração do projeto.

Quais são os indicadores secundários em uma estratégia de marketing?

Na posição de gestor ou supervisor de projetos, o profissional deve acompanhar de perto o desenvolvimento de cada estratégia e, é claro, os resultados obtidos por cada ação.

Portanto, os indicadores secundários devem informar e apresentar a efetividade dos testes de gerenciamento, ou seja, se as ações estão no caminho certo para que a empresa alcance seus objetivos comerciais.

Dentre os principais recursos que podem servir como indicadores secundários de performance, podemos citar:

• assinantes da newsletter;
• visitantes recorrentes do blog, site ou e-commerce;
• custo por lead em cada estágio do funil;
• custo por visitante;
• assinantes do blog;
• índice de tráfego orgânico;
• origem do tráfego — pago, direto, redes sociais, orgânico, e-mail, entre outros;
• preço médio por transação.

Vale lembrar, ainda, que os indicadores secundários devem justificar os KPIs primários, mostrando como os resultados almejados podem ser atingidos, fornecendo informações relevantes para os gestores e facilitando todos processos cotidianos.

Como mensurar indicadores secundários na prática?

O objetivo de qualquer negócio, independentemente de qual seja o seu setor de atuação, é gerar leads, correto? Para isso existem eficientes estratégias de marketing de conteúdo, que têm se propagado entre empreendimentos de todos os portes.

Primeiramente é preciso definir os KPIs — neste contexto, podemos citar os leads como um KPI primário, e o seu gerenciamento como um KPI secundário. Para mensurá-lo, é necessário decidir quais serão os recursos utilizados para basear suas métricas.

Por exemplo, se você pretende gerar leads utilizando o blog, é necessário que exista tráfego, certo? Então é correto afirmar que o tráfego total será o seu indicador secundário.

Para finalizar, lembre-se de que uma estratégia de marketing de conteúdo eficiente será capaz de aumentar os índices de acesso orgânico do site e do blog, por meio de suas postagens destinadas ao público-alvo do negócio.

Agora que você já sabe como os indicadores secundários podem ajudar a mensurar KPIs comportamentais, compartilhe este conteúdo com os seus amigos e familiares nas redes sociais!

Um grande desafio para as empresas é a criação de dashboard para gestão de projetos e possibilitar que diferentes setores consigam acompanhar a evolução dos resultados segundo as metas estabelecidas e objetivos traçados.

Nesse sentido, uma ótima solução para resolver esse empasse na criação de um dashboard que permita o monitoramento dos resultados. Essa ferramenta reúne informações consolidadas por um período específico ou até mesmo em tempo real, de fácil entendimento e interpretação.

Muitos gestores e empreendedores a utilizam para conferir e analisar o status de diferentes vertentes do negócio que auxiliarão no processo decisório. Neste post, você poderá conferir como um dashboard para a gestão de projetos pode ajudá-lo na tomada de decisões em sua empresa. Acompanhe!

O que é um dashboard?

Dashboard é um termo inglês, que significa painel de bordo, mas que também é chamado de painel de indicadores. Ou seja, dashboard é uma ferramenta de exibição visual de dados que apresenta o status atual das métricas e indicadores de uma empresa, por meio de gráficos e tabelas, facilitando a compreensão das informações geradas.

A ferramenta permite o monitoramento simultâneo de um grande número de informações, facilmente visualizadas em uma única tela. As principais características de um dashboard incluem a capacidade de apresentação inteligente em tempo real a partir de diversas fontes e uma interface personalizável.

Existem várias formas de apresentar informações, contudo, o formato visual simplifica o entendimento de como está o andamento dos resultados, permitindo que qualquer pessoa possa interpretar a informação, desde C-levels até estagiários.

O dashboard exprime um conjunto de especificidades próprias que, atualmente, caracterizam o seu conceito:

• é um instrumento essencial de apoio a tomada de decisão;
• expõe rapidamente os principais indicadores de uma empresa, área, setor, projeto etc.;
• apresenta informação em uma única tela;
• possui uma apresentação gráfica simples, objetiva e dinâmica;
• utiliza técnicas de design para dar maior eficácia na transmissão da informação;
• combina diferentes fatores sobre distintas perspectivas expondo relações que seriam difíceis de reconhecer se analisados separadamente;
• deve possibilitar a interação entre as informações e quem as analise (selecionar, segmentar, customizar, aprofundar etc.).

Como o dashboard auxilia na gestão de projetos?

Em um cenário com competitividade acirrada, clientes exigentes, margens de lucro menores e avanços tecnológicos constantes, a execução de projetos deve ser certeira, uma vez que tudo tem que acontecer em um prazo menor e com menos recursos financeiros.

Gerenciar bem os projetos — seja o lançamento de um produto, a readequação de um processo produtivo, a abertura de uma nova filial ou a implantação de uma nova tecnologia — tornou-se não somente um diferencial competitivo para as empresas, mas, sobretudo uma questão de sobrevivência, já que o gerenciamento de projetos é questão preponderante na otimização de resultados.

Assim sendo, o dashboard é criado para que os gestores e empresários possam ter acesso de forma sistemática às informações mais relevantes sobre o desempenho e a evolução de um projeto. Esse acesso permite o controle de prazos, custos, riscos, de recursos humanos, contratações etc.

Outro ponto muito importante diz respeito à concentração dos esforços e o foco nas informações que realmente são relevantes para a gestão dos projetos, como o tratamento de inconsistências ou demandas que necessitam de atenção imediata.

Uma vez que o painel concentra as informações — até mesmo realizando cruzamentos com outras fontes de dados — proporciona flexibilidade e versatilidade nas consultas e reduz automaticamente o tempo para a realização dessas tarefas. Desse modo, é possível direcionar os esforços estrategicamente para se dedicar ao que é de fato relevante e precisa ser aprimorado.

Por que um dashboard ajuda na tomada de decisões?

A tomada de decisões precisa ser fundamentada em uma análise de dados e informações correta. Por isso, devem estar reunidos e centralizados de maneira segura e prática, visando facilitar a gestão do negócio.

Todas as informações que constam na base de dados de uma companhia não serve de grande propósito se não forem apresentadas aos responsáveis pelo processo decisório de maneira clara e objetiva.

Logo, um dashboard bem elaborado cumpre a missão de reunir e centralizar todas as informações importantes sobre os projetos, o status das tarefas desenvolvidas, os recursos disponíveis, atividades previstas, prazos estabelecidos etc. e auxiliará os responsáveis pela empresa, por uma área, por um determinado setor ou, simplesmente, por um projeto.

Assim, Numa mesma empresa podem coexistir diferentes dashboards aplicados em diferentes níveis da organização. Ele deve ser implementado sempre que existir a necessidade de monitorizar. E seguramente é um instrumento imprescindível para transmitir os principais números e resultados do desempenho da atividade organizacional.

Como criar um dashboard eficiente?

Como já mencionado, o objetivo dos dashboards é possibilitar o monitoramento dos resultados de uma organização por meio de diversos indicadores. Porém, Para chegar a esse nível é necessário responder algumas perguntas fundamentais para ter as respostas desejadas. Se você não souber o que perguntar, também não será possível elaborar um dashboard verdadeiramente útil e eficiente.

Para elaborar as perguntas corretas, é essencial compreender as reais necessidades da companhia e definir as métricas de indicadores chave de desempenho (KPIs) para acompanhamento. É preciso ter me mente que em um primeiro momento, não serão elaboradas perguntas perfeitas, pois as circunstâncias para alcançar o objetivo podem mudar a cada momento, sendo isso determinante para as próximas etapas.

Com a definição das métricas de acompanhamento — ou seja, os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos alcançados — fica bem mais fácil seguir para a próxima fase na criação de um dashboard.

O layout visual dos dados e informações apresentados pode ser considerado uma grande vantagem do painel. Geralmente, os gráficos são usados para representar as informações, por serem de fácil leitura e interpretação. O principal aspecto de um painel de indicadores deve estar concentrado na sua capacidade de comunicar a informação de maneira rápida e eficiência.

Ao pensar em elaborar um dashboard, é preciso considerar também a utilização de técnicas e conceitos de experiência do usuário para criar uma visualização de simples compreensão para os diversos tipos de públicos que farão uso das informações diretamente ou indiretamente.

Para não errar no painel de indicadores é fundamental fazer as perguntas a seguir:

Qual informação a empresa quer evidenciar?

Quando tudo é prioridade, nada é prioridade. Portanto, pense desde o princípio quais informações são mais importantes e precisam ser evidenciadas.

Se muitas informações são visualizadas ao mesmo tempo, pode causar confusão e é passível a tomada de decisões erradas. Mesmo que as informações sejam separadas em outros painéis, não contribuirá de maneira efetiva.

Qual a melhor forma para receber a informação?

Levando em consideração a experiência do usuário, pense na melhor forma para que todos recebam a informação. Em alguns casos, a visualização em texto é melhor aplicável que gráficos. Por haver essas particularidades com as informações, é preciso buscar a melhor maneira de visualizar uma informação, tendo como princípio fundamental a tomada de decisão rápida e acertada.

Quanto tempo a informação leva para ser explicada?

Existe uma premissa para a visualização de um dado. De acordo com essa teoria, se levar mais de 15 segundos para explicar como ler uma informação, possivelmente, existe outra maneira mais eficiente de fazê-lo.

Isso, é claro, depende muito de cada pessoa, porém, se a explicação de como ler uma informação demorar mais do que 30 segundos, reflita e analise melhores formas de apresentá-la.

Quais decisões podem ser tomadas com essa informação?

Ao elaborar um dashboard, pense que, se não é possível tomar uma decisão com a informação apresentada, ela está apenas ocupando espaço no painel. Atente-se a esse princípio, ao contrário o dashboard perderá todo o seu propósito.

Outro ponto importante está relacionado ao quanto a decisão impactará em seus resultados. Por isso, defina as informações que serão evidenciadas com prioridade, baseando-se no quanto ela impacta nos resultados em uma tomada de decisão.

Quais os principais pilares para a criação de um dashboard?

Para criar um dashboard, que seja de fato eficiente é necessário também considerar os três pilares fundamentais:

• qualidade dos dados – Isto é, as informações devem ser oriundas de fontes confiáveis, organizadas e homologadas para aquele determinado fim. Os painéis de indicadores mais eficazes e eficientes têm dados atualizados em tempo real;
• facilidade de acesso – os painéis devem ser acessados facilmente por notebooks, monitores ou televisores de acompanhamento, assim como por dispositivos móveis como smartphones e tabletes;
• design – o layout deve ser apresentado de forma clara e objetiva, com bons gráficos e corretos padrões de cores.

Dessa forma, os dashboards para a gestão de projetos tornam-se importantes ferramentas de gerenciamento empresarial.

Como uma solução tecnológica pode otimizar o dashboard?

Um software de gestão de projetos com interface simples que agregue como principal funcionalidade o dashboard permite implementar o conceito Business Activity Monitoring (BAM), expressão do Inglês que significa Monitoramento de Processos de Negócio.

Assim, ao passo em que as informações vão sendo inseridas, o sistema reuni as informações, realiza o seu cruzamento delas e o painel de indicadores é atualizado em tempo real, evitando erros por inserção manual e aumentando a celeridade na tomada de decisão.

Além disso, contar com uma ferramenta tecnológica que garante a integração e cruzamento das informações, otimiza o compartilhamento de metas e resultados, possibilitando o acesso rápido e simples para toda a equipe. Dessa forma, atingir os objetivos fica bem mais fácil e o trabalho da equipe se torna ainda mais eficiente.

O que não fazer em um dashboard?

A criação de um dashboard exige alguns cuidados para que ele não se torne uma ferramenta obsoleta e inútil. Segue abaixo algumas dicas do que não fazer quando da elaboração de um dashboard:

• não deixe de estabelecer o objetivo de um dashboard – sem um objetivo definido a ferramenta perde sua funcionalidade;
• não deixe de determinar o público-alvo do dashboard – ao definir quem consumirá as informações transmitidas fica muito mais fácil desenvolver o painel e escolher as informações necessárias;
• não insira muitas cores – as cores são importantes, porém precisam dar um visual agradável;
• não adicione muitos efeitos visuais – muito efeitos podem estressar os usuários e comprometer a eficácia da ferramenta;
• não utilize imagens desnecessárias – muitas imagens podem deixar o painel confuso tirando o foco e desviando a atenção dos usuários;
• não trabalhe com dados e informações irrelevantes ou desnecessárias – foque no principal objetivo do dashboard e no seu público-alvo para não comprometer as tomadas de decisões;
• não use gráficos inadequados – repetir o mesmo formato de gráfico fica cansativo, além de não refletir todos os tipos de resultados a serem apresentados;
• não utilize barra de rolagem nos painéis – o ideal é ter todas as informações disponíveis em uma única tela.

Todas essas observações são fundamentais para construir um dashboard que atinja sua principal função que é a de fornecer o acesso aos dados e informações dos processos de forma conclusiva, auxiliando gestores, coordenadores e supervisores de equipes que executam os processos.

Com quem compartilhar o dashboard?

Com o objetivo de cumprimento das metas, bem como os resultados é fundamental que os indicadores sejam compartilhados com toda a equipe que deve ser envolvida para melhor desempenhar suas atividades.

Os dashboard são customizáveis e devem atender as peculiaridades do negócio ou projeto. É preciso levantar e considerar as necessidades de cada área, quais os indicadores devem ser acompanhados e quais informações são de uso comum para que seja elaborado um painel que possa ser compartilhado e atender a todos.

A utilização de dashboards podem trazer ganhos significativos para as empresas, uma vez que neles podem ser refletidos todos os indicadores que contemplam o desenvolvimento e os resultados de uma organização.

Eles permitem, ainda que as companhias possam estruturar sua fonte de dados para que o processo de trabalho de gerar informações seja completamente confiável para utilização.

Gestores e lideres conseguem de maneira prática, ágil e móvel analisar as informações que refletem se os resultados estão sendo obtidos ou não o que é imprescindível para tomadas de decisão acertadas.

E então, gostou desse conteúdo? Ele foi esclarecedor? Quer entender ainda mais sobre esse assunto? Confira também o nosso post Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos!

É fundamental empregar metodologias para a gestão de projetos e da empresa como um todo. Ao mesmo tempo, não é necessário se dedicar apenas a opções complexas, pois há escolhas práticas e funcionais. Um dos exemplos é a planilha 5W2H, baseada em sete perguntas simples.

Ao executar essa planilha, a empresa tem uma ferramenta completa para cuidar de ações específicas, mantendo controle, visibilidade e excelente comunicação. Mas para que todos esses efeitos sejam consolidados, ela precisa ser estruturada corretamente e no momento adequado.

Veja neste artigo tudo o que você deve fazer a fim de consolidar uma excelente utilização de uma planilha 5W2H.

Quando usar a planilha 5W2H?

Acima de tudo, uma planilha 5W2H é uma ferramenta que dá sustentação ao plano de ação. Com isso, ela é empregada em qualquer momento que peça uma abordagem ativa do negócio. Se a intenção é estruturar o crescimento do empreendimento, por exemplo, a planilha pode ser usada. Em questões como ampliação da competitividade, realização de investimentos e até no começo da empresa, seu uso também é indicado.

Por ser uma ferramenta muito simples, ela é utilizada em várias questões do empreendimento, atendendo às diversas exigências de momentos específicos. Inclusive, ela é empregada com sucesso em projetos. Assim, é elaborada para cada ação exigida para a conclusão de uma etapa, sendo desmembrada conforme a necessidade.

Isso auxilia, até mesmo, a execução de metodologias ágeis de projeto, além de melhorar o controle e a comunicação. Como resultado, os resultados consolidados são muito favorecidos e obtidos com maior facilidade.

Por que ela é importante?

O fato de essa planilha não exigir uma abordagem muito técnica faz com que ela seja uma ótima escolha para qualquer empresa, em diferentes momentos. A sua versatilidade, portanto, garante uma grande facilidade de uso.

Outro ponto importante é que ela favorece a colaboração, e pode ser elaborada e acompanhada em conjunto, permitindo que a atuação seja integrada e com maiores chances de sucesso. Além de tudo, é um elemento que ajuda a reduzir custos, a aumentar a eficiência e a garantir melhor qualidade, dependendo dos interesses. Com isso, trata-se de um ponto que fortalece a gestão, sem dificultar o processo.

Como estruturar essa planilha?

A planilha 5W2H segue uma metodologia específica, baseada em perguntas e respostas que dão uma visão completa da etapa. Ao responder a cada uma das questões, é estabelecido um passo em direção ao objetivo de atuação.

Para melhorar a capacidade dessa planilha, o ideal é começar reunindo o time. Para um projeto, por exemplo, vale a pena ter os principais responsáveis e envolvidos para desenvolver essa planilha. Uma boa sessão de brainstorming aumenta a robustez desse elemento e ajuda a criar uma atuação mais estratégica. A partir disso, a elaboração da planilha passa pela resposta das seguintes questões:

O quê? (What?)

O objetivo principal com a ação é a primeira pergunta a ser respondida nessa metodologia. É fundamental estabelecer claramente o que deve ser feito para que a planilha seja usada com sucesso. É o caso de definir o interesse no aumento das vendas, na diminuição dos custos ou na ampliação da lucratividade. Cada objetivo dará origem a uma nova planilha.

Onde? (Where?)

Essa questão refere-se ao local ou setor da empresa em que essa ação acontecerá. Apesar de a atuação ser progressivamente integrada, é fundamental ter visibilidade sobre qual é a área mais afetada. Buscar melhorar a taxa de entrega, por exemplo, faz com que a logística seja a área da empresa onde as modificações acontecerão.

Por quê? (Why?)

Qualquer ação ou investimento de um negócio tem que ser justificado. Isso garante que as atuações tenham sempre um cunho estratégico, permitindo o melhor aproveitamento de recursos — humanos, técnicos e financeiros.

Assim, o objetivo deve ter o apoio de uma justificativa. Ações de diminuição de custos, por exemplo, são justificadas pela possibilidade de aumentar a competitividade, de ampliar a margem de lucro e de diminuir os riscos.

Quando? (When?)

Para garantir a eficiência e a produtividade, as ações devem seguir um cronograma. Desse modo, é possível evitar atrasos ou a perda de timing, ao mesmo tempo em que tudo é feito no momento certo. Assim, as metas devem vir acompanhadas de prazos e/ou períodos de atuação. Para exemplificar, isso tem a ver com definir que o aumento de receita de 10% deve acontecer em seis meses.

Quem? (Who?)

Definir responsáveis pelo processo é fundamental, garantindo que todas as questões sejam assumidas corretamente. A delegação de tarefas, portanto, é parte crucial no alcance de objetivos. Na planilha 5W2H, estipule quem será o responsável por determinada ação. Pode se tratar de uma só pessoa, como um líder ou profissional específico, ou de toda uma equipe.

Como? (How?)

Para que tudo saia conforme o esperado, a execução de tarefas precisa seguir parâmetros específicos. Quanto mais bem definidos eles estiverem, melhor é o controle e maior é a praticidade.

Desse modo, a metodologia determina que deve ficar explícito como as tarefas serão executadas. No caso da redução dos custos, é possível estabelecer como métodos a maior conscientização sobre o uso da energia, a troca do serviço de telefonia e a diminuição dos desperdícios.

Quanto? (How much?)

Toda ação na empresa tem um gasto — se não for de dinheiro, é, no mínimo, de tempo. Portanto, é fundamental saber quanto uma etapa custa até mesmo para se antecipar à questão do retorno de investimento. Assim, é preciso responder quanto custa cada tarefa. Se for necessário contratar um serviço ou profissionais, esse será o valor abordado.

Imagine que o objetivo é aumentar as vendas e, para isso, um dos métodos é realizar uma campanha de marketing. Nessa parte da planilha, devem estar incluídos todos os custos com essa abordagem.

Também é viável incluir elementos de acompanhamento na planilha 5W2H, embora eles não integrem a metodologia “original”. Com algumas métricas, como porcentagem concluída de determinada tarefa, é possível acompanhar a etapa com maior facilidade.

Vale ressaltar que, quando é aplicada a projetos, essa abordagem pode ser associada a metodologias tradicionais, maximizando o potencial da gestão e da equipe.

Para obter o melhor dessa ferramenta, aproveite e veja como usar o 5W2H, inclusive para melhorar a sua produtividade.