Autor: Braun

Como fazer o termo de encerramento de um projeto?

Escrito por Braun em 19/11/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como fazer o termo de encerramento de um projeto?

Quando um projeto chega ao fim, as equipes são desmobilizadas, as entregas estão concluídas, há o fim das pendências e os stakeholders são redirecionados a novos trabalhos. No entanto, o trabalho do gerente de projetos ainda não acabou.

O termo de encerramento de projeto faz parte de uma etapa fundamental que, muitas vezes, acaba sendo colocada de lado pelos envolvidos. Na maioria das vezes, esse erro costuma se repetir em trabalhos de diversos setores porque as equipes se envolvem em novos projetos antes de finalizarem formalmente aquele que chegou ao fim.

Você sabia que tal prática pode disseminar um resultado nada saudável entre os envolvidos? Um projeto que já deveria ter sido finalizado, mas apresenta pendências a serem solucionadas, é um problema que ninguém quer enfrentar, concorda? Continue lendo este artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a finalização de um projeto?

Segundo o Guia PMBOK, o processo de finalização de um projeto é o momento em que as atividades de todos os grupos de gerenciamento são concluídas. Esse término precisa acontecer de modo formal e documentado.

Na maior parte dos casos, os projetos costumam se encerrar por um dos motivos abaixo:

absorção: quando eles passam a ser uma unidade de negócio independente;
esgotamento: os recursos do projeto são cortados;
integração: os recursos são retirados do projeto atual e devolvidos à empresa — ou alocados em outros trabalhos.
extinção: o projeto é concluído e aceito.

Qual é a função do termo de encerramento de projeto?

O gerente de projeto e toda a equipe envolvida precisam ter o máximo de cuidado ao encerrar o trabalho (ou uma fase dele). O termo processual tem funções específicas, que visam garantir:

a satisfação com os critérios de sucesso do projeto;
a verificação e a documentação das entregas;
a formalização da aceitação das entregas;
a transferência dos produtos e serviços do projeto para a próxima fase;
a audição do sucesso ou fracasso;
o registro das lições aprendidas e informações úteis para o uso futuro da organização;
o arquivamento de toda a documentação coletada;
a investigação e documentação do cancelamento do projeto.

Como concluir o projeto?

É possível que o termo de encerramento de projeto seja um dos processos mais polêmicos da área. Para que os furos não se transformem em pendências no futuro, exige-se o máximo de atenção.

A seguir, vamos falar mais sobre as três partes dessa etapa, discutindo o propósito de cada uma. Vale lembrar que nenhuma empresa é igual: por conta das diferenças, é preciso que você adapte os processos, bem como os documentos necessários, de acordo com o seu contexto.

Coleta de lições aprendidas

Se você acompanha nosso blog, sabe que já abordamos esse tópico outras vezes. Afinal, conhecer a melhor forma de lidar com as lições aprendidas é um passo importantíssimo não só para o encerramento do projeto, mas para munir o escritório de projetos (PMO) quanto ao que funcionou ou não.

A gestão desse tipo de dado é responsável pela melhoria na performance dos trabalhos que virão. Isso reduzirá o número de erros e incentivará outros gerentes de projetos a atuarem preventivamente contra problemas, copiando estratégias bem-sucedidas.

Portanto, faça questão de envolver todas as partes interessadas que julgar possível ou necessário. Você pode conduzir essa fase de modo simples: basta perguntar (e documentar) o que deu certo ou saiu errado.

Depois de coletar as informações, promova uma reunião para discutir as lições aprendidas com os envolvidos (e o PMO). Tal etapa precisa gerar um documento consolidado, que será mantido como referência na identificação de padrões positivos ou negativos e na modificação de processos.

Encerramento interno ou de contratos

O encerramento interno é o momento para o repasse de todos os dados sobre o trabalho que foi concluído. As áreas operacionais devem ser comunicadas de modo que possam continuar o projeto. Para que o suporte seja eficiente, é preciso que o gerente informe:

a documentação técnica do projeto: todos os documentos relacionados, incluindo contratos, fluxogramas, planilha de custos, informações financeiras, proposta técnica e códigos dos ativos no sistema de patrimônio (CMDB);
os equipamentos, serviços disponibilizados e materiais: identificação de todas as entregas enviadas à operação;
a garantia e o contrato de manutenção: reunião dos contratos de manutenção e da garantia de cumprimento;
os serviços mensais de operação: detalhes sobre as trabalhos a serem concluídos todo mês — inclusive a identificação dos responsáveis, dos setores, da duração e da pessoa que aprovou o repasse.

Encerramento externo ou administrativo

Por fim, o encerramento externo é o termo em que o cliente dá o aceite final do projeto. Isso significa que o documento é um registro de que, de fato, todas as pendências estão encerradas e o projeto pode ser dado como concluído.

Fique atento, pois se trata da etapa mais importante do encerramento. Sem o termo, o gerente de projetos estará sempre responsável pelo trabalho, portanto é necessário que essa desvinculação ocorra de modo documental.

Vale ressaltar que, para chegar até esse passo, é conveniente dar atenção à coleta de lições aprendidas, sem ignorar o encerramento interno. Assim, o cliente terá mais chances de se sentir seguro quanto ao suporte que receberá ao contratar novos serviços.

É bastante comum notarmos projetos que se prolongam por mais tempo do que o necessário. Em muitos casos, isso acontece por conta da falta de empenho dos envolvidos na realização de um término adequado.

A consequência natural é que os gerentes de projetos assumem as responsabilidades de um novo trabalho sem que resolvam as pendências do anterior. Desse modo, o acúmulo de funções é cada vez mais frequente.

Gestores que precisam lidar com um alto número de projetos em aberto tendem a sofrer, pois é preciso dividir a atenção e a energia para dar conta de todos os resultados.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do termo de encerramento de projeto, que tal conhecer uma única solução capaz de alavancar a gestão de projetos em sua empresa, de forma otimizada e profissional?

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Milestones: saiba como definir os marcos do projeto

Escrito por Braun em 12/11/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Milestones: saiba como definir os marcos do projeto

Ao definir e divulgar os marcos do projeto — também chamados de milestones, em referência ao termo inglês —, o gestor lança mão de uma tática bastante eficiente. Ele define o cronograma das entregas e fragmenta os desafios, estimulando a equipe a enfrentá-los de acordo com sua sequência de prioridades.

Na prática, os milestones são instrumentos muito úteis no cotidiano gerencial de projetos, pois permitem o acompanhamento visual de demandas e favorecem o controle dos resultados. Esse tipo de domínio assegura respostas rápidas e, se necessário, ajustes significativos.

Se você quer se aprofundar no assunto, continue a leitura! A seguir, vamos entender um pouco mais sobre o conceito dos marcos e a importância de adotá-los no seu cotidiano de trabalho. Além disso, você conhecerá os tipos de milestones e terá acesso a dicas para defini-los em seus próprios projetos. Vamos lá?

Do que se trata e por que os marcos são importantes?

O termo “milestones”, no inglês, é utilizado para indicar um ponto de referência. No campo da gestão de projetos, a expressão foi apropriada com uma nobre missão: delimitar a fragmentação de projetos em entregas individuais.

Quando a demanda é robusta, há muitos profissionais envolvidos e o prazo é rigoroso, podendo existir certa dificuldade em controlar as entregas. É justamente por isso que os milestones despontam como ótimos recursos de monitoramento, já que conferem autonomia e segurança aos gestores.

A missão dos marcos é, portanto, organizar e priorizar as entregas, estruturando ciclos e períodos claros para que sejam entregues. A cada milestone atingido, outro marco passa a figurar no horizonte de trabalho.

Vale mencionar, ainda, que a estratégia é largamente utilizada pelas empresas contemporâneas e tem grande respaldo entre as lideranças — o que atesta sua pertinência e reforça sua viabilidade.

Quais são os principais tipos de marcos de projeto?

Uma vez esclarecido o conceito de milestone e a importância dos marcos de projeto, é válido promover um aprofundamento mais detalhado sobre a ação prática dessa estratégia.

Não há, por exemplo, uma regra absoluta sobre os milestones que devem ser pontuados. Cada empresa, em consonância com sua necessidade, é livre para escolher a melhor forma de organizar suas entregas. Se a demanda final é a participação em um evento de negócios, o cronograma deve fixar datas para a:

autorização do projeto;
escolha do tema;
seleção de fornecedores;
convocação dos colaboradores que participação;
escolha dos produtos que serão exibidos etc.

Na prática, os milestones organizam as prioridades e designam as atividades, definindo responsabilidades aos envolvidos. Ainda que não exista uma só “verdade” no que se refere aos marcos, por certo há um entendimento padrão e teórico para os níveis mais pertinentes de milestones. São eles:

marcos executivos, que são empregados para submeter propostas e entregas à aprovação do corpo diretivo;
marcos financeiros, que objetivam mapear os momentos em que deve haver interferência do Financeiro na atribuição de investimentos;
marcos-chave, que evidenciam as etapas de alto impacto para o projeto, tais como “finalização de design” e “instalação completa”.

Também há algumas esferas que podem nortear a distribuição dos marcos, organizando-os por categorias. Veja alguns exemplos:

eventos, que sinalizam o encerramento de cada fase (“conclusão de projeto”, por exemplo);
calendário, que pode servir para pontuar atividades de recorrência, como rodadas de desenvolvimento;
orçamento, que demarca a avaliação do andamento do projeto em relação aos recursos que já foram gastos.

Essas conceituações auxiliam na disposição dos milestones e favorecem um planejamento mais orgânico, enxuto e eficiente. Dessa forma, a equipe permanece focada no objetivo da entrega, assegurando que os gestores possam visualizar o andamento do trabalho.

Como definir os milestones do seu projeto?

Diante de tudo o que já abordamos, não seria exagerado dizer que os milestones são recursos valiosos na gestão de projetos. A implantação da metodologia permite que haja mais rigor na delimitação do escopo, no esclarecimento das necessidades e no monitoramento das entregas.

Em suma, todo projeto — independentemente do escopo, da complexidade e das equipes envolvidas — pode ser positivamente impactado pelos marcos. Para isso, basta levantar as demandas e se concentrar na organização delas, certificando-se de que estejam completas e sejam viáveis.

Levante todas as entregas-chave

Todo projeto é composto por uma sequência de demandas que, quando concluídas com êxito, resultam em entregas que atendem plenamente às exigências e superam as expectativas iniciais.

Por isso, a missão de levantar os principais aspectos do projeto — ou seja: aqueles que simbolizam avanços significativos rumo à finalização — é fundamental para o sucesso do desenvolvimento.

O gestor precisa, portanto, conhecer profundamente o escopo de seu projeto. Assim, ele terá mais segurança para desmembrá-lo em entregas coesas e funcionais.

Trabalhe na descrição de cada etapa

Uma vez identificadas as entregas-chave do projeto, é hora de esmiuçar o que cabe a cada etapa da execução. Isso significa que o gestor precisa descrever as atividades que a compõem e, assim, quebrá-las em processos distintos e complementares.

Esse esforço é essencial para garantir um panorama crível e condizente com a realidade, capaz de conferir previsibilidade à execução e favorecer uma organização focada em resultados. Lembre-se: por “descrição”, entende-se a fragmentação completa dos marcos e o detalhamento daquilo que cada fase do projeto engloba.

Designe os responsáveis

Por fim, embora não menos importante, não se esqueça de que o sucesso do projeto é possibilitado e favorecido pelo sucesso das entregas individuais. Ele está diretamente relacionado ao comprometimento dos profissionais envolvidos.

A definição de equipes, bem como a designação de responsáveis, é parte fundamental da fixação de milestones e do correspondente detalhamento da execução. Assegure-se, portanto, de esclarecer a dinâmica do projeto e sua relevância, motivando os times a completarem as fases de entrega com dedicação e senso de urgência.

Disponha (e proveja) das ferramentas necessárias para estimular posicionamentos coesos e proativos, permitindo que todos trabalhem de modo organizado e produtivo. A mensagem final, portanto, é bastante clara: os marcos do projeto são recursos valiosos para sua eficiência e sua qualidade. Invista neles!

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Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de aquisições do projeto

Escrito por Braun em 05/11/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK mais empregadas na gestão. Independentemente do porte do planejamento, essa administração está ligada à imagem do fornecedor, personagem de alta relevância para a realização dos projetos, seja fornecendo serviços ou recursos.

Surgindo como uma boa prática capaz de fazer com que o gestor se mantenha dentro dos objetivos do programa, o gerenciamento de aquisições atua na redução de impactos significativos para o cumprimento do planejamento.

Não são poucos os casos em que o fracasso de fornecedores de equipamentos, materiais ou serviços comprometeu a realização do projeto. Portanto, é preciso saber o que fazer para evitar problemas nesse relacionamento que é vital para o sucesso. Continue acompanhando este artigo para descobrir.

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido.

Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de serviços, produtos ou resultados externos.

Nesse caso, seus principais envolvidos são:

vendedor: fornecedor, subcontratada, contratada, prestador de serviços ou fornecedor;

comprador: cliente, empresa compradora, contratante, órgão governamental, solicitante do serviço.

A centralização e descentralização das aquisições

A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada.

Uma instituição acostumada com a centralização das compras, trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que existem na organização.

Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob supervisão gerencial.

Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens obtidas por quem decide administrar as aquisições, usaremos alguns parágrafos para mostrar como a teoria se aplica à prática. Segundo o Guia PMBOK, existem seis processos incluídos na área de conhecimentos dessa gestão específica. Continue lendo para conhecer brevemente como elas funcionam e se relacionam entre si:

Planejamento de compras e aquisições

Essa etapa consiste na definição do que, como, quanto e quando adquirir, de modo que todas as entregas previstas na Estrutura Analítica de Projeto (EAP) sejam cumpridas devidamente.

Planejamento de contratações

Nessa fase, é elaborada uma especificação descrevendo em detalhes o trabalho a ser realizado ou os produtos a serem entregues. Ela precisa ser redigida de maneira que os fornecedores a serem consultados compreendam aquilo que será fornecido, e possam elaborar suas propostas de atendimento.

Solicitação de respostas de fornecedores

Nesse momento a solicitação de proposta e respostas é feita aos potenciais fornecedores. Vale lembrar que, ao coletar as respostas, o gerente já deve se analisá-las prevendo que a escolha da proposta mais vantajosa será feita, com base na aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios e classificatórios.

Seleção de fornecedores

Assim que um fornecedor é selecionado, se inicia a fase da negociação. É ainda nesse momento em que são mantidas tratativas junto ao fornecedor em busca de melhorias nas condições técnicas e comerciais apresentadas.

Administração do contrato

Por fim, é gerado o contrato. Ele significa uma das saídas mais importantes do processo. Sua administração é tida como uma etapa crítica no gerenciamento de aquisições do projeto, já que qualquer falha poderá acarretar em impactos financeiros, técnicos ou mesmo legais.

Encerramento do contrato

Quando o contrato acaba, é feito um balanço geral para a confirmar:

se todas as obrigações financeiras provenientes do contrato foram liquidadas;
se todos os serviços e produtos foram entregues e aceitos segundo o contrato;
se os dados relativos ao contrato e à performance do fornecedor foram atualizados e arquivados;
se as lições aprendidas foram documentadas.

Os motivos para apostar o gerenciamento de aquisições do projeto

Apesar de você já ter lido sobre vários benefícios ao longo do texto, separamos um tópico para ressaltar quais são essas razões principais. Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos.

Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa gestão de custos, o casamento será perfeito.

Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas e encerramento.

Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros.

Como vimos no artigo, o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora de você tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a essa demonstração do Project Builder e descubra uma solução única capaz de alavancar sua administração.

5 erros que devem ser evitados no planejamento de projetos

Escrito por Braun em 29/10/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 erros que devem ser evitados no planejamento de projetos

Por resultar em um trabalho detalhista elaborado de forma coletiva, o planejamento de projetos é uma daquelas áreas onde um erro pequeno pode danificar todo o processo, causando um retrabalho maior do que o esperado ou, até mesmo, a perda da credibilidade como empresa.

É claro que todo projeto tem suas dificuldades de planejamento. É praticamente impossível encontrar um case sem erros ou problemas enfrentados. Afinal de contas, as partes interessadas se dividem em públicos diferentes, compostos por clientes, patrocinadores e membros da equipe.

Ainda assim, finalizar um projeto com sucesso depende do seu nível de preparo para lidar com as circunstâncias. Para escapar dos contratempos, você precisa saber quais são as ameaças contra o seu trabalho.

Por isso, este artigo vai revelar os cinco principais erros no planejamento de projetos e por que eles devem ser evitados. Vamos lá?

1. Falta de planejamento

É claro que não poderíamos começar por outro ponto. O planejamento é uma das etapas mais fundamentais em um projeto. É nesse momento que as responsabilidades, atribuições e atividades são apresentadas aos integrantes do projeto.

E se esse quesito não for levado a sério, as pessoas não entenderão com clareza o papel que precisarão desenvolver, aumentando, assim, as chances de problemas com o prazo.

Como gestor de projetos, você precisa se certificar de que todas as informações estão sendo passadas com clareza. Cada parceiro precisa ter todas as dúvidas sanadas.

Sua responsabilidade é atuar como uma referência, nem que seja preciso desenhar para mostrar ao time qual caminho percorrer em prol do objetivo (aliás, desenhar é um ótimo caminho para a boa comunicação).

Como você deve saber, por mais que você utilize o que aprendeu de experiências anteriores por meio de modelos prontos, cada projeto é único. Características particulares devem ser trabalhadas de forma específica.

Nada de achar que vai dar tudo certo se você aproveitar o planejamento de projetos anteriores. Isso não vai funcionar.

2. Alterações de escopo

Alterações de escopo devem ser aguardadas, pois elas fazem parte do processo. Uma das coisas mais comuns nesse setor é ver cliente solicitar modificações no fluxo que você e sua equipe chancelaram. Dependendo da forma com que você reage a esse fato, na prática, ele pode se transformar em um erro que você precisa evitar.

Como gerente de projeto, mantenha o controle sobre essas mudanças. Se você está na frente do trabalho, cabe a você verificar se as alterações podem ser feitas dentro do prazo e dentro do orçamento já definidos.

Não espere que o seu cliente vá pensar nisso. Aliás, ele vai querer alterar o projeto sem que prazo e custo sejam impactados. E você precisa aprender a balancear esse ritmo.

Uma alteração no escopo impacta um desses dois pontos (quando não os dois). Se você acatar todas as alterações propostas, terá que arcar com as consequências.

Por isso, recomendamos que você tenha senso para analisar o que foi sugerido e pulso firme para tomar a decisão que for melhor para o desenvolvimento do trabalho.

3. Problemas de comunicação com a equipe

Ruídos de comunicação são tipos de erros que podem comprometer o planejamento do projeto, a execução e entrega. A pior coisa que existe nesse ambiente de trabalho é quando o gerente emite uma mensagem que a equipe entende de forma distorcida e vice-versa.

Ruídos contínuos farão com que o seu projeto vá pelo ralo. Invista tempo refletindo sobre as melhores estratégias para manter a comunicação clara no setor. Isso vai garantir que as informações sejam bem geridas e repassadas, evitando o retrabalho.

Um detalhe importante e ignorado por lideranças é que muito se quer falar, mas pouco se quer ouvir. Como responsável pelo projeto, é fundamental que você saiba receber feedbacks das partes interessadas. Você trabalha com pessoas e não precisa (nem deve) tentar resolver tudo sozinho.

Tenha paciência, ouça as sugestões e demandas não apenas durante o planejamento de projetos, mas também na execução. Quanto mais flexível e organizado, mais chances você terá de evitar erros desnecessários e ver seu projeto correr da melhor forma possível.

4. Falta de qualidade

De nada vai adiantar se você desenvolver um cronograma redondo, com prazos interessantes e objetivo na medida, se o projeto não tiver qualidade em si. Um projeto excelente é aquele que atende os requisitos do cliente e funciona de forma perfeita, entregando tudo o que prometeu.

Nesse sentido, a falta de qualidade é um erro grave que só vai trazer problemas a curto, médio e longo prazo. O gestor que entrega um projeto no qual o cliente encontra muitos erros na hora do teste terá problemas ainda maiores gerados pela expectativa não superada.

Como consequência, a fidelização do cliente sofre impacto, sem falar que você precisará empenhar mais tempo para resolver a questão. Horas desperdiçadas, desgaste da equipe e dificuldade na documentação do trabalho são algumas das consequências herdadas.

Para evitar esse tipo de problema, esteja sempre bem atento ao escopo e às alterações solicitadas, sabendo balancear o conjunto de variáveis sem comprometer a qualidade da entrega. Afinal, um erro puxa o outro.

5. Cronograma irreal

Por último, um item que pode conduzir o projeto ao erro ainda na fase do planejamento é a elaboração de um cronograma não condizente com a realidade da empresa.

Um cronograma irreal pode acontecer por diversos motivos, como a falta de conhecimento sobre o ritmo da equipe ou mesmo por pura imposição de velocidade e pressão. Ambas razões só trarão problemas.

Prazos impraticáveis poderão, na verdade, destruir o trabalho que poderia ser incrível se cada período tivesse sido respeitado entre as etapas.

Por mais que você queira impressionar o cliente, segure a empolgação e elabore um cronograma realista. Sempre! As tarefas devem ser concluídas dentro de prazos e custos acordados. Isso envolve esforço, diálogo e comprometimento.

Saiba definir prioridades, delegar as tarefas e distribuir as entregas em curto, médio e longo prazo. Faça o possível para que o cliente acompanhe o seu cronograma de forma agradável, permitindo que ele enxergue os pequenos progressos ao longo do processo.

Assim, você evitará sofrer a pressão do contratante ou a baixa produtividade por pressionar sua própria equipe mais do que o necessário.

Esperamos que este post tenha ajudado você a perceber quais são os principais erros que todo o projeto pode vivenciar e como evitá-los. Com atenção redobrada e alimentando-se de informações relevantes sobre a área, você poderá dar conta do recado e, sempre que possível, fugir das ameaças.

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Como definir o caminho crítico do projeto? Entenda mais!

Escrito por Braun em 22/10/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como definir o caminho crítico do projeto? Entenda mais!

Você já teve dificuldades para definir prioridades ou se inteirar quanto ao desenvolvimento de um projeto? O método caminho crítico do projeto é uma técnica que pode ajudar a superar esse tipo de problema, e é sobre ela que falaremos neste artigo.

Variedades de tarefas e dependências fazem parte de qualquer projeto, assim como a dificuldade natural de enxergar qual atividade é mais importante do que a outra. Em diferentes momentos, existem tarefas com as quais você realmente deve se preocupar, e outras menos urgentes.

Iniciado por diagramas rabiscado à mão e evoluindo para soluções automatizadas, o método de caminho crítico do projeto passou a ser um componente essencial quando o assunto é planejamento. Quer aprender a lidar com essa técnica? Continue a leitura!

O que é o Método do Caminho Crítico?

O famoso Conjunto de Conhecimentos em Gestão de Projetos (PMBOK) define o caminho crítico do projeto como a sequência de atividades programadas que determina a sua duração.

Seguindo esse ritmo, podemos dizer que trata-se da mais longa sequência de tarefas em um delineamento que precisa ser finalizado a tempo para que o projeto chegue ao prazo final. Sendo assim, atrasos nas tarefas do caminho crítico contribuem para que o projeto inteiro apresente dificuldades.

O caminho crítico aponta as tarefas que merecem atenção redobrada. Dependendo das restrições de prazo, esse caminho pode ter folga positiva, igual a zero ou negativa. Falaremos melhor sobre isso adiante.

Por que usar o Método do Caminho Crítico?

Por meio desse método, a equipe consegue ter uma visão ampla das atividades que percorrem o caminho crítico do projeto, assim como também a sequência e a duração de cada uma. O resultado é a conquista de nível de compreensão bem mais aprofundado quanto aos prazos. Mas não para por aí.

Já que a técnica do caminho crítico traz clareza para a identificação das atividades que exigem mais foco, ela diminui significativamente a probabilidade de um processo ou produção parar.

Resumindo, as principais vantagens para o gerente de projetos são:

capacidade de identificar as tarefas que já foram finalizadas;
previsão da duração dos projetos em andamento;
identificação das atividades que exigem mais atenção;
facilidade no mapeamento dos gargalos do projeto;
facilidade no planejamento de qualquer mudança em sequência;
praticidade no planejamento das durações futuras de cada tarefa.

Como definir o caminho crítico do projeto?

Especifique cada atividade

Para definir o caminho crítico do projeto, seu primeiro passo deverá ser a busca por identificar cada tarefa envolvida no esboço.

Usando o plano de estrutura do projeto, você precisa criar uma lista de especificação de atividades montada somente com as tarefas de alto nível. Isso porque detalhes prolongados de atividades menores farão com que a análise do caminho se torne complexa demais.

Se você tem dúvidas sobre como funciona esse plano de estrutura do projeto, saiba que ele divide a sua planta em seções gerenciáveis. Primeiro, mapeie quais são os principais objetivos do projeto. Depois disso, separe as atividades de alto nível em partes menores.

Para apresentar o esboço da divisão da estrutura de trabalho, você pode escolher a forma que mais agradar — seja por uma estrutura hierárquica, lista ou tabela.

Estabeleça dependências (sequência da atividade)

Como você bem sabe, existem várias atividades que só podem começar quando uma outra finalizar. Por conta dessas ligações, é importante listar todas as atividades que dependem uma da outra, estabelecendo um sequenciamento.

Sim, também sabemos que identificar todos os antecessores imediatos de cada atividade está longe de ser uma tarefa fácil. Portanto, para facilitar o seu trabalho, que tal pensar nesse pequeno checklist para cada atividade? Veja:

qual atividade precisa terminar antes para que outra comece?
quais atividades devem terminar ao mesmo tempo do que essa?
quais atividades precisam acontecer assim que esta tarefa for concluída?

Desenhe o diagrama de rede

Agora que você já conseguiu identificar todas as atividades e suas dependências, chegou a hora de criar o esboço do gráfico de análise do caminho crítico.

Também conhecido como diagrama de rede, ele é uma representação visual da organização de suas atividades com base nas dependências. Você pode fazê-lo a mão ou via softwares específicos.

Calcule o tempo de finalização das tarefas

Faça a estimativa do tempo necessário para completar cada tarefa. Aqui, não tem muito segredo. Você pode recorrer às experiências anteriores ou pedir ajuda aos profissionais da equipe que já tiverem contato com esse tipo de cálculo.

Identifique o caminho crítico do projeto

Com todas as etapas anteriores concluídas, fica fácil identificar o ponto alarmante. Confira o diagrama de rede para identificar o caminho mais longo. Basta procurar qual é a sequência mais longa de atividades durante o caminho (a extensão tem a ver com a duração e não com as caixas ou nós).

Vale ressaltar que se o caminho crítico tem a tendência de se modificar uma vez que o projeto tem início, você está diante de um cronograma de projeto sensível.

Múltiplos caminhos críticos apontarão sempre para a sensibilidade de rede e para chances maiores de mudança no que já foi agendado.

Atualize o diagrama do caminho crítico para apresentação do progresso

Ao longo do projeto, você poderá notar com clareza os tempos atuais de término das tarefas. O diagrama de rede sempre poderá ser atualizado para a inclusão desta informação, substituindo as estimativas.

Essa atualização dos diagramas de rede deve ser feita todas as vezes que surgirem novas interações. Isso permitirá que você possa recalcular com facilidade um caminho crítico diferente.

Além disso, você terá uma visão mais realista quanto ao prazo final, sabendo se está no caminho certo ou em atraso.

Como resolver a questão das folgas?

Se você achou que tínhamos esquecido das folgas, saiba que as etapas não chegaram ao fim. Depois que você seguir todo o procedimento que recomendamos, calcule as folgas de cada tarefa. Isso significa: o tempo extra que pode ser usado na atividade em questão, sem que a duração do projeto seja alterada.

Você também pode pensar na folga como uma margem de atraso permitida. Elas simbolizam o tempo que uma atividade pode atrasar sem influenciarem no começo da próxima tarefa.

Esperamos que você tenha entendido mais sobre a importância de seguir o caminho crítico do projeto. Quem trabalha com o planejamento de projetos mais extensos pode encontrar nessa técnica uma ótima chance para lidar com prazos muito específicos, que não podem sofrer atrasos. Essa é uma das principais funcionalidades desse método.

Aproveitando que você está mais interessado sobre um assunto tão importante do setor, assista uma demonstração visual sobre como sua empresa pode ser alavancada na gestão de projetos com uma única ferramenta.

Como manter a equipe focada e aumentar os resultados

Escrito por Braun em 22/10/2018. Postado em Dicas. 1 comentário em Como manter a equipe focada e aumentar os resultados

Manter a equipe focada e motivada é essencial para trazer bons resultados à empresa. O gestor da equipe, que pode ser supervisor, coordenador ou diretor, deve criar um laço com os funcionários de modo que eles se comprometam com a cultura da empresa. Essa relação contribui, também, para que ele identifique aqueles que não estão adaptados com a rotina e que estão desmotivados.

No entanto, essa relação não deve acontecer em forma de cobrança e nem de modo que pareça forçado para o colaborador. Neste post, vamos falar sobre a importância da gestão de equipes e como o gerenciamento eficiente pode gerar melhores resultados. Selecionamos ainda algumas dicas para que o gestor mantenha o seu time focado para contribuir com o planejamento estratégico da empresa e alcançar as metas com mais facilidade.

Gostaria de saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

Saiba qual a importância da gestão de equipes

A gestão de equipes é uma atividade de grande relevância para as empresas na atualidade, assim como o conhecimento e a informação que são primordiais para a alavancagem dos negócios e a redução de custos. Os colaboradores são peças chaves e são os responsáveis pelo cumprimento de metas. Eles podem fazer com que uma empresa seja bem-sucedida se estiverem engajados e motivados pelos seus gestores.

Veja como uma equipe bem gerenciada consegue obter melhores resultados

Para saber se as suas equipes estão trabalhando com foco nos objetivos da instituição, você pode fazer um teste simples e responder a alguns questionamentos. Faça uma reflexão e descubra se sabe o que os colaboradores estão fazendo durante o horário de expediente, quais são as tarefas que eles realizam.

Avalie se os times conhecem as prioridades e executam as atividades com organização de acordo com os prazos. Depois, verifique se há falhas e retrabalhos sendo realizados constantemente e se a comunicação é ágil e harmônica. Por fim, faça uma análise sobre a rotatividade de funcionários nas equipes.

Essa reflexão vai facilitar na identificação de necessidades de melhorias e vai responder se o seu time está sendo bem gerenciado. Se perceber algum ponto fraco, invista esforços para que todos trabalhem focados nos resultados. Uma equipe bem gerenciada obtém os melhores resultados por ter mais disposição e trabalhar mais satisfeita em um ambiente saudável.

Dicas sobre como manter a equipe focada e aumentar a produtividade

As empresas que estão tendo crescimento organizacional investem uma grande parte do seu orçamento na capacitação de líderes que mantenham as equipes comprometidas com o seu trabalho. Esses profissionais têm a capacidade de motivar os colegas para que elevem a produção de forma individual e coletiva, pois são preparados para fazer exatamente isso. Veja a seguir algumas dicas para gerenciar o seu time!

Tenha os funcionários adequados em suas funções

O funcionário que está desencaixado em seu cargo tende a ficar desestimulado, fazendo com que a empresa perca tempo e dinheiro. A organização deve estar ciente do que espera dele e o que ele pode oferecer, além de desenvolver um plano de ação. Caso o gestor seja capaz de identificar o perfil e encaixar as pessoas certas em determinadas funções, a produtividade e a motivação serão maiores.

Busque soluções práticas para uma comunicação mais efetiva

A comunicação ineficiente por parte dos gestores leva as equipes a ficarem desanimadas, inseguras e sem rumo. Os colaboradores precisam saber quais são os objetivos do seu trabalho e em que os demais estão trabalhando para atender as necessidades do grupo. Mantenha todos informados sobre os projetos da empresa e as metas a serem alcançadas.

Retrabalhos, perda de tempo de recursos da organização são os resultados das falhas na comunicação. Eles podem ser evitados se a troca de informações for mais efetiva entre as equipes e seus colaboradores. Cabe ao gestor encontrar uma solução para melhorar o contato e as relações entre os funcionários, por meio de reuniões e do uso de uma plataforma acessível.

Deixe a equipe ciente de quais são as metas da empresa

Realizar reuniões periódicas para que a equipe esteja ciente de quais são as metas pretendidas é essencial para o bom engajamento e o comprometimento de todos. A partir do momento em que a equipe como um todo está por dentro dos objetivos a serem alcançados, os esforços serão voltados para que eles sejam conquistados.

Nessas reuniões, o interessante é que se destaquem, também, os funcionários que conquistaram os objetivos pretendidos, além de traçarem novos rumos a partir dos resultados. Quando o colaborador está por dentro do desenvolvimento dos projetos, ele contribuirá para definir estratégias e melhorar os números finais.

Gerencie o tempo

Não sobrecarregue as equipes com excesso de atividades que levem a atrasos e perdas de prazos. Os colaboradores que não conseguem fazer as tarefas e atrasam as entregas ficam estressados e desmotivados pelo acúmulo de trabalho. Faça um gerenciamento de tempo conforme a realidade e as possibilidades do seu time. Essa gestão permite aos líderes acompanhar a produtividade de todos os funcionários.

Garanta segurança ao colaborador

É essencial que uma pessoa esteja completamente segura no ambiente de trabalho para que ela siga motivada. A partir do momento em que o clima é saudável e o coordenador ou supervisor passa confiança para o funcionário, ele se torna mais proativo e com foco para contribuir e alcançar os resultados.

Essa motivação pode, também, contagiar as outras pessoas e gerar um ambiente em que todos estejam com um único objetivo: crescer junto com a empresa. E como o gestor pode passar essa segurança ao funcionário?

A primeira e essencial dica é saber ouvir. Um lugar onde há troca de ideias e diálogos gera confiança e interesse. Além disso, ao ouvir o que o colaborador tem a dizer, podem surgir ideias e orientações mais assertivas para mudanças estratégicas no interior da organização.

Para que isso tenha um acerto ainda maior, é necessário que o gestor tenha conhecimento sobre cada pessoa da sua equipe. Cada um tem seus objetivos próprios e possuem seus anseios, além de terem personalidades distintas. Dessa forma, o modo com que se vai falar com uma pessoa não pode ser generalizado.

Seja flexível para que a sua equipe esteja focada

Um ponto fundamental que contribui significativamente para que a equipe esteja focada é a flexibilidade da gestão. Para isso, analisaremos duas vias. A primeira é que o supervisor precisa ter uma mente mais aberta para receber sugestões, orientações e reclamações da equipe. Isso é essencial, tendo em vista que os colaboradores lidam diretamente com a linha de produção, seja ela qual for.

O segundo ponto é que o gestor deve considerar essa flexibilidade em casos individuais. Funcionários não são como máquinas e, por diversos momentos, podem sentir dificuldades e precisarem de auxílio. Por essa razão, é essencial que, em alguns momentos, haja a necessidade de fazer concessões, negociar horários, levar em consideração pedidos de aumento, entre outras situações.

Nessas ocasiões, o colaborador se sente abraçado pela empresa e com o objetivo de retribuir a generosidade nesses períodos mais complicados. A consequência desses atos é que ele vai incorporar com mais facilidade a cultura, os ideais e os projetos da organização.

Realize feedbacks com frequência

O feedback é um momento crucial para que se fortaleçam dois laços de qualquer gestão: aprendizado e relacionamento. O diálogo, cuja importância já foi mencionada, será mais presente quando o gestor realizar o feedback, permitindo a troca de informações. Isso possibilita, também, um maior entrosamento entre o gestor e o colaborador, fazendo com que o ambiente seja mais comunicativo e cooperativo.

Em relação ao aprendizado, o feedback é uma oportunidade para que o funcionário se sinta estimulado a seguir o caminho certo, corrigir pontos essenciais e seguir com o que está trazendo resultados para a empresa. Aos colaboradores que ainda não se adaptaram, é uma chance para que se aplique conhecimento, dicas e estratégias.

O cuidado que precisa ser tomado é que feedback não é sinônimo de puxão de orelha. Críticas mais rígidas devem ser dadas em momentos específicos. A ideia, aqui, é gerar um espaço de motivação, para que os funcionários sintam-se interessados a seguir os bons rumos na empresa.

O líder é um mentor para a sua equipe, precisa estar preparado para apontar as fraquezas e as forças do time sem causar embaraços. Se essa atribuição for desempenhada corretamente, os colaboradores vão desejar melhorar a cada dia e a produtividade tende a aumentar. A ferramenta conhecida como feedback é ideal para produzir engajamento.

Para que ela realmente funcione e traga resultados, fale individualmente com os funcionários e mostre quais são os aspectos que devem ser melhorados. Ofereça exemplos para que eles compreendam as observações realizadas e dicas para o aprimoramento. Explique que o colaborador não está sozinho e pode contar com o seu auxílio e com os demais colegas para se aperfeiçoar e superar os desafios.

O feedback positivo é relevante para que todos os envolvidos tenham noção de que os seus esforços e talentos estão sendo reconhecidos. Utilize-o para falar sobre o empenho de cada funcionário em reuniões ou por correspondência eletrônica coletiva. Não deixe de elogiar os colaboradores, já que os elogios motivam ainda mais as equipes. Comemore as conquistas com um evento, um café da manhã ou um happy hour.

Reconheça os méritos da sua equipe e dê recompensas

Quando o gestor conhece bem os funcionários, ele sabe o momento em que eles estão se esforçando, desafiando-se e trazendo resultados positivos para a empresa. É preciso reconhecer quando isso acontece e dar o devido mérito para o colaborador. Que tal, então, recompensá-lo por isso?

Uma dica para que você acerte em cheio com essa estratégia é se colocar no lugar do funcionário. Você se sentiria motivado a cumprir suas funções ao ganhar a recompensa? Quais são as recompensas que chamariam a sua atenção? A partir disso, desenhe um plano e o coloque em prática!

Mantenha o time motivado e compartilhe informações

Divida as conquistas da empresa, as novidades e as notícias importantes. Os colaboradores se dedicam ainda mais quando se sentem parte da instituição e estão inseridos em seus planejamentos. Caso seja necessário realizar mudanças em processos ou rotinas, explique os motivos e quais serão as consequências das modificações. Se os funcionários ficarem inseguros com o seu futuro profissional, podem ser mais resistentes às melhorias.

Por isso, mostre a cada pessoa que ela é um membro importante da empresa e que o seu trabalho é fundamental para o avanço da organização. Todos precisam entender que as suas tarefas são essenciais para que os objetivos sejam alcançados. Em alguns casos, os funcionários conseguem aumentar a lealdade dos clientes por meio de suas atitudes.

A fidelização dos clientes está intimamente ligada à motivação dos colaboradores e ambos interferem na produtividade das empresas. Os funcionários satisfeitos com o que recebem da empresa, as instalações e equipamentos apresentam níveis de trabalho mais altos e melhoram o desempenho dos times. Não adianta apenas fazer pressão sobre as equipes sem ouvir os anseios das pessoas e tentar atendê-los.

É claro que em alguns momentos torna-se necessário pressionar um pouco, principalmente quando os prazos ficam mais apertados e os resultados não aparecem. Às vezes um pouco de pressão motiva os colaboradores a melhorarem a sua produção, mas isso pode ser feito de maneira tranquila. Um comentário demonstrando preocupação e uma pergunta bem formulada pode gerar resultados surpreendentes.

Os colaboradores tentarão dar o melhor de si se eles fizerem parte das decisões sobre as entregas dos produtos ou serviços. Faça os cronogramas em conjunto com o seu time para que os seus componentes também se sintam responsáveis pelo cumprimento dos prazos. Não mostre desespero e use a comunicação objetiva para chamar a atenção e unir o time em uma força-tarefa.

Enfim, agora você já sabe como manter o time focado, melhorar os resultados e conseguir vantagem competitiva para empresas! Como você pode perceber, manter uma equipe focada não exige muito de um gestor. Realizando tarefas fáceis e mudando algumas rotinas no dia a dia da empresa, os funcionários tendem a ficar mais motivados, compromissados e mergulhados na cultura da organização com o objetivo de crescer junto com ela.

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Por que conectar o software de gestão de projeto a um ERP?

Escrito por Braun em 15/10/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que conectar o software de gestão de projeto a um ERP?

A integração entre tecnologias já atingiu todas as áreas do ambiente corporativo. Na gestão de projeto, por exemplo, ela simplifica o fluxo de trabalho, garante mais qualidade para o produto final e evita erros. Assim, a companhia pode manter um fluxo de trabalho livre de falhas e com mais performance.

Esse processo pode ser feito com várias soluções. No caso da integração entre um sistema de gestão de projetos e um ERP, a empresa pode tornar o trabalho mais eficaz, evitando a repetição de atividades e diminuindo riscos.

Quer saber mais sobre essas soluções e como a integração afeta os resultados do seu projeto? Então, veja o nosso post abaixo!

O que é um ERP?

Também chamado de sistema de gestão integrada, o ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é um sistema de planejamento de rotinas empresariais. Nele são incluídas funcionalidades que integram todas as áreas administrativas do negócio. Dessa forma, os profissionais podem trabalhar de modo integrado para atender a demandas externas e internas.

Em geral, ERPs possuem recursos para a execução de processos das áreas de:

gestão de finanças;
gestão de compras;
contabilidade;
gestão de vendas;
logística;
emissão de notas fiscais;
gestão de clientes;
administração de estoque.

Com uma boa aplicação de gestão empresarial, o negócio pode eliminar erros, diminuir custos e ganhar agilidade. A troca de dados será feita com maior agilidade e sem erros. Dessa forma, o fluxo de trabalho terá menos problemas causados por gargalos ou erros.

O que é um software de gestão de projetos?

O software de gestão de projeto é um sistema utilizado para planejar, monitorar e gerenciar a execução de rotinas durante um projeto corporativo. Ele possui todos os mecanismos necessários para que o gestor possa avaliar o trabalho de todo o time e, dessa forma, garantir que as rotinas sejam mantidas dentro do prazo.

Um bom software de gestão de projetos possui funcionalidades que permitem a distribuição de rotinas, o acompanhamento de prazos, a priorização de atividades e a comunicação entre todos os participantes. Ele também pode incluir recursos para troca de informações, como o compartilhamento de agendas e, ainda, o envio de arquivos.

Junto a isso, o sistema também pode ter mecanismos para a visualização em forma de gráficos da evolução do projeto, assim como para o gerenciamento de atividades conforme os princípios de metodologias ágeis. Dessa forma, a empresa pode evitar atrasos e garantir que todas as atividades sejam feitas conforme o planejamento inicial.

Quais as vantagens de integrar o seu software de gestão de projeto ao seu ERP?

Como apontamos acima, a integração do sistema de gestão de projeto com o ERP traz muitos benefícios para o negócio. Confira os principais logo abaixo!

Mais agilidade

Ao unificar as aplicações utilizadas para a gestão do negócio e para o gerenciamento de projetos, todas as rotinas dos projetos terão mais agilidade. O motivo está na troca de informações entre os sistemas, que será feita de modo automatizado.

Com o apoio de APIs, informações como dados de clientes, registros financeiros e de estoque poderão ser compartilhados entre diferentes áreas de modo automático. Se o gestor direcionar recursos materiais para uma etapa do projeto, por exemplo, o time de estoque será informado automaticamente.

Isso permitirá que compras de materiais sejam feitas antecipadamente. Como consequência, as chances de um processo não ser executado por falta de recursos cairão, levando a menos interrupções em cada etapa do projeto.

Outro ponto está na verificação de informações internas para o planejamento de uma etapa. Como o ERP estará integrado ao sistema de gestão de projeto, o gestor conseguirá coletar dados com muito mais agilidade. Isso tornará o planejamento muito mais preciso e seguro.

Dados mais precisos

A precisão das informações em um projeto é algo fundamental para evitar erros e diminuir riscos. Quando o gestor possui acesso garantido a informações atualizadas, as suas rotinas de tomada de decisões ficam mais seguras e confiáveis.

Isso tornará o planejamento muito mais eficaz. A empresa terá como coletar dados relevantes de modo mais prático, ágil e preciso. Com isso, o negócio poderá evitar riscos, direcionar com mais qualidade os seus recursos e garantir que nenhum imprevisto impacte os resultados finais.

Menos erros

Após integrar os sistemas de gestão e gerenciamento de projetos, as chances de um erro com a troca de informações ocorrer cairão drasticamente. O compartilhamento de dados importantes será feito de modo automatizado. Assim, todos os profissionais envolvidos em cada etapa terão acesso ao que for importante automaticamente.

Aumento de produtividade

A produtividade é fundamental para que o projeto seja executado dentro do prazo. Sem que os times tenham um fluxo de trabalho livre de erros, atrasos ficam mais frequentes, o que influenciará diretamente na qualidade final do projeto.

Porém, unificando sistemas, o negócio pode manter uma rotina com mais agilidade. A verificação de dados será feita com mais rapidez e, sabendo que os registros estão atualizados, os problemas que podem influenciar na produtividade serão muito menos frequentes.

Com menos erros, também cairá a taxa de retrabalho. Ela não só influencia nos custos finais de cada etapa, mas também impacta diretamente na produtividade do time.

No ambiente corporativo atual, trabalhar com o apoio da tecnologia virou um investimento fundamental. Empresas que não possuem soluções de TI integradas ao seu dia a dia enfrentam vários riscos, além de serem menos competitivas e terem menor produtividade.

Justamente por isso, integrar soluções de TI é um passo básico para que o negócio possa atingir melhores resultados. Na gestão de projetos, por exemplo, isso pode ser feito unificando o ERP com o sistema de gestão de projetos interno.

A integração do sistema de gestão de projeto com o ERP da empresa traz mais agilidade, melhora o fluxo de dados e garante que erros sejam menos frequentes. E com um ambiente mais automatizado, o negócio corta custos e traz mais qualidade para as suas iniciativas. Consequentemente, os resultados desejados são mais fáceis de serem alcançados e a empresa pode manter lucros em nível elevado.

Gostou desse post e quer saber mais sobre como as nossas ferramentas funcionam? Então, veja o nosso vídeo de demonstração do Project Builder!

Passo a passo para fazer um plano de projeto completo e eficiente

Escrito por Braun em 08/10/2018. Postado em Dicas. 1 comentário em Passo a passo para fazer um plano de projeto completo e eficiente

A criação e execução de um projeto passa por várias etapas. Do planejamento à avaliação final, muitos são os momentos em que o gestor se comunica com o time, faz revisões e avalia se tudo está correto.

E, para que a orientação seja bem-feita, o plano de projeto entra em ação. Ele garante que as estratégias de gerenciamento atinjam os resultados esperados. Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura!

O que é plano de projeto?

O plano de gestão de um projeto (ou apenas plano do projeto) é um documento que lista todos os fatores que estão envolvidos em um projeto. Isso inclui os seus stakeholders, os prazos e métricas de performance. Assim, a gestão pode ter uma orientação mais clara e precisa sobre o que é necessário para atingir os resultados esperados ao término de cada etapa.

Também estão incluídos no projeto itens como as ferramentas que serão utilizadas, os objetivos e os riscos que fazem parte de cada etapa. Dessa forma, os times podem se preparar com antecedência.

Como o plano de gestão de projetos impacta nos resultados?

O plano de gestão de projetos é crucial para a qualidade de cada etapa e a manutenção de um bom fluxo de trabalho. Por meio dele, as equipes podem manter uma rotina de mais agilidade, evitar riscos e avaliar a melhor maneira de atingir os resultados.

Os custos também caem. Com mais apoio ao planejar cada tarefa, é possível evitar erros e a necessidade de refação. Assim, os prazos são mantidos e o negócio pode entregar os resultados esperados sem dificuldades.

Como criar um bom plano gestão de projetos para o seu negócio?

A criação do plano de gestão do projeto é um processo complexo e precisa ser feito com os líderes de todas as equipes. Também é importante que o gestor tenha uma visão abrangente sobre cada etapa. Assim, o documento consegue cobrir todos os fatores que são importantes para atingir os objetivos.

Veja abaixo os elementos que devem fazer parte do seu plano de projeto!

Cabeçalho

O cabeçalho lista os itens básicos do projeto e da sua documentação, como:

o título do documento;
a data de produção do plano de projeto;
os objetivos estratégicos do projeto;
a ID do projeto;
o destinatário final do projeto;
os patrocinadores do projeto;
o gerente do projeto.

Introdução

Na introdução, é feita uma apresentação geral do projeto. Ela contextualiza o projeto em seus aspectos mais tradicionais, como a justificativa, os benefícios, os objetivos e uma descrição geral.

Escopo

A gestão do escopo é um dos pontos mais importantes de qualquer projeto. Ela define os limites de atuação dos times e a cobertura de suas atividades. Portanto, deve ser estabelecida com todos os profissionais responsáveis pelo projeto.

Um bom escopo é claro e objetivo. Deve ser transparente, ou seja, com uma definição de fácil entendimento. Além disso, precisa ser alcançável e baseado no perfil dos envolvidos com o projeto.

Prazos

Os prazos auxiliam na definição de cronogramas e no planejamento de todos os times. Por isso é importante que eles sejam listados previamente, evitando que atrasos ocorram ou haja sobrecarga de trabalho.

Uma boa definição de cronograma auxilia o negócio a ter uma melhor distribuição de recursos. Quando todos sabem como e quando entregar resultados, fica mais fácil para o gestor direcionar tarefas e ferramentas.

Se necessário, a empresa pode utilizar métricas para avaliar a aderência de cada time aos seus prazos. Dessa forma, gargalos são identificados com agilidade e as medidas de correção de falhas podem ser aplicadas com rapidez.

Custos

O gerenciamento de custos é um ponto crítico para qualquer projeto. Se bem executado, evita desperdícios, torna os times mais eficazes e melhora o uso dos recursos disponíveis.

Além disso, o provisionamento de recursos financeiros é feito de modo mais inteligente. A companhia tem mecanismos para identificar quais são os gastos envolvidos em cada etapa e, assim, direcionar com mais qualidade as verbas necessárias para o fluxo de trabalho se manter com alto nível de continuidade.

Na definição dos custos, a empresa também pode colocar os riscos capazes de afetar o projeto. Gastos inesperados causados por atrasos, erros ou falhas em equipamentos devem ser listados. Junto a esses fatores, é importante que o gestor também enumere as medidas de prevenção e mitigação de tais falhas.

Os indicadores de qualidade e resultados esperados

Nesse item deve conter tudo aquilo que está relacionado com os objetivos do projeto e os seus índices de qualidade básicos. Assim, facilita para o gestor identificar se os objetivos foram alcançados e as rotinas estão dentro dos padrões esperados.

Nesse sentido, os indicadores de qualidade devem ser listados em conjunto com outros fatores. Isso inclui a tolerância à falta de aderência, os métodos de medição e os impactos que a baixa qualidade pode ter no projeto.

Além disso, a companhia também deve determinar o intervalo em que os indicadores serão listados. Por fim, esse item deve conter, também, as métricas-chave de performance, uma vez que são os principais indicadores de performance.

Recursos humanos e operacionais

É importante que o plano do projeto também descreva os recursos necessários para que cada etapa atinja os seus objetivos. Portanto, devem constar tanto as ferramentas que serão utilizadas em cada etapa (como sistemas de distribuição de tarefas) como as metodologias de gestão e os profissionais de cada time.

Riscos operacionais

Também devem ser citados os riscos operacionais. Isso auxilia a empresa a ter uma visão clara do que pode afetar negativamente os resultados do projeto e, assim, estruturar medidas de prevenção e mitigação de vulnerabilidades.

Os riscos devem ser analisados continuamente. Conforme o projeto evolui, novos desafios podem surgir e, nesse cenário, é importante que o negócio esteja pronto para lidar com cada um deles.

Com um plano de projeto transparente e bem estruturado, todos os processos ganham qualidade. O planejamento se torna mais eficaz e os erros menos frequentes. Com uma melhor distribuição de recursos, é mais tranquilo os times executarem suas atividades dentro dos prazos propostos.

Gostou deste post e quer saber como otimizar o seu gerenciamento de projetos? Então, fale com um dos nossos consultores!

Afinal, como criar uma boa proposta de projetos?

Escrito por Braun em 01/10/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Afinal, como criar uma boa proposta de projetos?

Todo bom gestor de projetos sabe que seu trabalho começa a partir de uma definição clara e suficientemente detalhada do produto ou serviço que deverá executar. Essa definição se traduz, em um primeiro momento, na proposta de projetos, documento fundamental para comunicar o que a empresa se propõe a desenvolver.

Uma proposta de projeto tem como objetivo apresentar os pontos principais que uma empresa pretende abordar com determinado projeto. Esse documento serve para negociações internas e externas, constituindo uma ferramenta que auxilia na busca de investidores ou de aprovações dentro da própria organização.

Em termos de informações, uma proposta de projeto deve contar com pontos essenciais como objetivo, escopo, cronograma e investimentos, além de outros dados que a equipe julgue necessários para comunicar a natureza do projeto. Seu principal fim é a comunicação, por isso o documento deve ser claro e conciso.

Continue lendo, e saiba como criar uma proposta desse tipo.

O que deve ser incluído na proposta de projetos

Uma proposta de projetos não é um termo de abertura. Apesar de incluir algumas informações similares, a proposta de projetos é um instrumento de negociação, utilizado para buscar investidores ou solicitar aprovações.

Por outro lado, o termo de abertura é um documento emitido após a aprovação do projeto, cuja finalidade é autorizar formalmente seu início e conferir autoridade ao gestor de projeto responsável por realizá-lo. A proposta de projetos antecede o termo de abertura, o qual é elaborado após a aprovação da proposta.

Dessa forma, é importante não confundir os dois documentos e entender sua natureza complementar. Uma proposta de projeto deve incluir algumas das informações que servirão para elaborar seu termo de abertura, já que ele será usado para autorizar formalmente a execução do projeto, ao definir seus objetivos, requisitos, restrições, entregáveis e cronograma.

Porém, tal proposta também deve ser construída de maneira a convencer e persuadir, já que será ela a responsável por vender o projeto aos seus investidores. A seguir, listamos os principais elementos que uma proposta de projetos deve conter.

1. Identificação das partes envolvidas

Por quem a proposta é apresentada? A quem se destina?

Uma proposta de projetos deve começar pela identificação das partes envolvidas. É necessário saber quem apresenta a proposta, assim como identificar o destinatário. O documento pode ser destinado a pessoas físicas ou jurídicas, funcionários da empresa ou investidores externos, patrocinadores ou responsáveis pela aprovação.

2. Objetivo do projeto

Qual valor o produto ou serviço deverá entregar?

Essa pergunta é o aspecto mais importante da proposta e deve ser respondida com clareza e detalhamento. A essência de um projeto é entregar valor, e o resultado esperado deve ser conhecido antes de qualquer outro ponto.

Para responder a essa questão, uma boa técnica é definir objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com um tempo definido).

3. Cronograma

Quando o projeto será entregue?

Essa informação também é essencial para uma proposta de projetos. Em conjunto com o escopo e os custos, o tempo forma a chamada tríplice restrição em projetos, e, portanto, esses aspectos não podem faltar no documento.

O cronograma presente em uma proposta é uma estimativa inicial, e a profundidade dos detalhes vai depender do tipo de projeto. Se o volume de trabalho é grande e o prazo é largo, pode ser interessante preestabelecer entregas parciais já nessa fase.

4. Análise do problema

Por que o projeto será executado?

Projetos não são executados sem motivos. Geralmente, estão alinhados a um planejamento estratégico, seja esse da própria empresa ou de um cliente externo. Por isso, é importante mostrar a análise que motivou a proposição do projeto com argumentos para os motivos pelos quais ele deve ser realizado. Uma boa análise do problema contribuirá para o sucesso da negociação e, consequentemente, a aprovação do projeto.

5. Detalhamento do escopo

O que será entregue?

O escopo também faz parte da tríplice restrição e deve estar claro desde o início. É necessário definir, mesmo que em alto nível, os resultados de cada etapa e as características do produto ou serviço final. Além disso, também é aconselhável citar quais metodologias serão utilizadas.

6. Investimento

Quanto o cliente deverá pagar?

Outro aspecto dos mais importantes, o investimento define quanto custará o projeto. Essa informação deve ser mostrada de forma clara e pode ser representada em diferentes formas de pagamento (valor total, entrada + parcelas, pagamentos por entrega, entre outros).

7. Apresentação da empresa / profissional

Quem, afinal, está apresentando a proposta de projeto?

Esse tópico não é obrigatório, porém pode ser interessante utilizá-lo. Nele, pode-se incluir uma apresentação da empresa ou do profissional. Essa apresentação pode mostrar currículos resumidos, missão, visão e valores, assim como informações de contato.

Quais são as boas práticas para criar uma proposta de projetos

Uma proposta de projetos deve, antes de tudo, ser simples e concisa. O documento deve abordar os tópicos fundamentais com clareza e objetividade, em uma estrutura de fácil entendimento. As partes envolvidas devem entender muito bem seus direitos e deveres, e para isso é importante priorizar a transparência na comunicação.

Além disso, também é importante dedicar esforços ao design e apresentação da proposta. Em um mercado de alta competitividade, apresentar um documento diferenciado, atraente e de acordo com o público-alvo pode ser decisivo na hora de competir com outros profissionais e empresas.

Elaborar uma boa proposta de projetos é essencial para conseguir a aprovação de suas ideias por investidores, patrocinadores e tomadores de decisão. Sendo assim, é necessário compreender que tal documento é um instrumento de negociação e, portanto, deve ser bem estruturado, persuasivo e estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa ou cliente.

Com respeito à apresentação, tal documento deve ser conciso e transparente. Além disso, torná-lo atrativo ao olhos, com um design direcionado ao público-alvo, é um diferencial que agrega valor à ideia.

Por fim, também é importante lembrar que a proposta de projetos, uma vez aprovada, deverá pautar o desenvolvimento de toda sua execução, motivo pelo qual aspectos como objetivos, escopo, custos e prazos devem estar bem definidos.

Para criar uma boa proposta de projetos, nada melhor do que um software de gerenciamento de projetos, que otimize todo o seu trabalho e da sua equipe! Ficou interessado? Então confira o nosso vídeo de demonstração e saiba como atingir seus objetivos corporativos!

Projetos, programas e portfólios: entenda as diferenças!

Escrito por Braun em 24/09/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Projetos, programas e portfólios: entenda as diferenças!

Termos como projetos, programas e portfólios fazem parte do dia a dia de qualquer profissional que trabalha na área de gestão de uma empresa. Justamente por isso, conhecer suas diferenças e saber como cada um deles está estruturado é um passo básico para que a companhia tenha rotinas mais inteligentes e conectadas com as suas necessidades.

Quer saber mais sobre o tema e como cada termo impacta nos processos de gestão de projetos corporativos? Continue a leitura!

O que é um projeto?

No ambiente corporativo, os projetos podem ser vistos como conjuntos de rotinas definidas em etapas e que têm um objetivo final. Eles podem ser criados para desenvolver produtos, integrar novas soluções ao ambiente de trabalho ou realizar mudanças na cultura da empresa.

Em todos os casos, os projetos estarão divididos em diferentes fases, cada uma com um conjunto de atividades e objetivos almejados. O resultado desse projeto, que pode ser autônomo ou fazer parte de um objetivo mais abrangente, será o ponto final. Ele pode ser um produto, serviço ou até mesmo uma meta operacional.

Se a empresa investe em uma aplicação de gestão, por exemplo, pode criar um projeto para tornar a sua implementação mais eficaz. Serão definidas etapas com rotinas como o treinamento de profissionais, a instalação do sistema em vários setores e a verificação de resultados para organizar melhor o trabalho e tornar o planejamento mais eficaz.

O objetivo final, nesse caso, seria a completa integração da ferramenta nas rotinas da empresa. Portanto, todas as etapas serão estruturadas para que, no término do projeto, essa meta seja alcançada.

Como os programas são estruturados?

Os programas são resultado da união de projetos que têm uma política de gestão centralizada. Isso permite que o negócio trabalhe de maneira integrada para manter um fluxo de trabalho com mais colaboração e menos gargalos.

Agrupando projetos em um único programa, o gerente consegue integrar rotinas com mais qualidade e eliminar custos. Além disso, o número de gargalos ou burocracias cairá, uma vez que todos os times terão uma rotina de trabalho conectada. Assim, os resultados podem ser otimizados e a empresa terá mais chances de atingir os seus objetivos em médio e longo prazo.

Um programa pode ser utilizado para auxiliar na gestão de vários projetos de desenvolvimento de softwares personalizados para clientes distintos. Esses projetos serão agrupados em um único programa, diante do seu objetivo semelhante (entregar aplicações para o gerenciamento de rotinas administrativas), melhorando o acompanhamento da evolução do trabalho dos times de desenvolvedores.

Qual é o conceito de portfólio?

A ideia de portfólios é muito utilizada por gestores para alinhar projetos e programas aos objetivos de mercado de uma empresa. Ou seja, um portfólio unifica diferentes iniciativas para que a empresa possa atingir suas metas com mais facilidade.

Se o negócio trabalha com o desenvolvimento de sistemas e define como metas de médio e longo prazo criar aplicações mais inovadoras, ter ferramentas seguras e com maior foco na experiência do usuário, poderá definir três portfólios para cada um dos objetivos.

Eles servirão, nesse cenário, de apoio para que o gestor possa alinhar projetos e programas atuais com mais segurança e qualidade, reduzindo riscos e maximizando a performance dos times. Assim, a empresa teria três portfólios:

o portfólio de inovação, com projetos de aplicações mais inteligentes e modernas;
o portfólio de segurança da informação, que envolve todos os projetos focados na criação de soluções mais seguras e estratégias para otimizar a confiabilidade da infraestrutura interna;
o portfólio de UX, que tem como objetivo unificar todos os projetos que trabalham com estratégias para otimizar a experiência de usuário das ferramentas criadas pelo negócio.

Como a empresa deve atuar entre projetos, programas e portfólios?

As rotinas de gestão do ambiente corporativo apresentam vários desafios. Muitos deles podem ser contornados com uma rotina mais organizada e inteligente, alinhada com as principais metodologias do mercado. Isso facilita a busca por melhores resultados e impede que o empreendimento tenha problemas para atingir seus objetivos.

Nesse sentido, a organização da rotina de uma empresa entre projetos, programas e portfólios deve ser vista como uma estratégia inovadora e inteligente. Assim, conseguirá melhorar a maneira como os fatores de cada projeto são definidos, controlar com mais precisão seus custos operacionais e garantir que os fluxos de trabalho tenham menos gargalos.

Além disso, outros impactos ocorrem, tais como:

Melhora na definição de escopo

A definição de escopo, por exemplo, ficará mais clara. A empresa conseguirá alinhar objetivos entre diferentes projetos, ter um ponto de partida mais claro para cada etapa e diminuir os custos com o compartilhamento de informações e ferramentas.

Queda dos riscos

Já os riscos cairão. Uma vez que diferentes projetos estiverem organizados em programas e portfólios com objetivos em comum, será mais fácil identificar pontos de atenção e criar medidas preventivas, inteligentes e precisas. Dessa forma, o gestor conseguirá manter um fluxo de trabalho com mais agilidade e segurança.

Melhora na avaliação da performance dos projetos

A avaliação da performance da empresa também será mais eficaz. Uma vez que o gestor terá iniciativas com objetivos semelhantes trabalhando em conjunto, o negócio poderá alinhar estratégias com mais facilidade e mensurar o impacto das escolhas feitas nas etapas de planejamento.

Identificação simplificada de objetivos

A identificação do alcance dos objetivos e das metas de todos os projetos será mais prática e abrangente. Isso permite que o negócio possa otimizar as suas rotinas de gestão, replicando boas práticas e eliminando a perpetuação de rotinas de baixa qualidade.

Fluxo de trabalho mais organizado

Manter uma rotina organizada é objetivo de toda empresa. Com fluxos de trabalho alinhados e bem estruturados, o negócio pode definir objetivos mais integrados, evitar gargalos e ter um workflow com mais qualidade.

Em resumo, saber organizar projetos, programas e portfólios pode ser o primeiro passo para que o gerente de projetos consiga otimizar suas atividades e ter foco na entrega de resultados. Os riscos cairão, aumentando as chances de os times terem um trabalho de alta qualidade. Assim, será muito mais fácil para toda a companhia atingir os seus objetivos comerciais estratégicos.

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