Teste Grátis

Autor: Braun

GDPR

GDPR: entenda a legislação de uma vez por todas e confira as suas vantagens!

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em GDPR: entenda a legislação de uma vez por todas e confira as suas vantagens!

A privacidade digital virou uma preocupação de toda a sociedade. Conforme a tecnologia foi integrada a vários processos do nosso dia a dia, governos e órgãos técnicos foram pressionados e criaram normas para tratar sobre o tema, como é o caso da GDRP.

Criada pela União Europeia, A GDPR é um conjunto de normas que visam determinar como será o tratamento de qualquer informação de terceiros por empresas e organizações governamentais. Apesar da sua validade estar restrita aos países que compõem o bloco, se manter alinhado com essa norma virou algo obrigatório para qualquer negócio.

Quer saber o motivo? Então veja o nosso post abaixo!

O que é a GDPR?

Sigla para General Data Protection Regulation, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados, em uma tradução livre, a GDPR é uma lei aprovada pela União Europeia que passou a valer em abril de 2018. Ela foi desenvolvida para substituir a legislação já existente, que foi criada em 1995.

A GDPR é um dos dois braços de uma extensa regulação sobre como empresas e órgãos públicos lidam com informações privadas. A sua aprovação ocorreu junto com a Data Protection Directive (Diretriz de Proteção de Dados, em uma tradução livre), que é um conjunto de normas para listar como a polícia europeia deve lidar com os dados de cidadãos na UE.

Como a GDPR mudará os processos corporativos?

A criação da GDPR foi criada com o principal objetivo de dar ao usuário um maior controle sobre as suas informações. Para que isso fosse possível, uma série de mudanças foram criadas.

Em outras palavras, graças a GPDR, as pessoas podem compreender melhor como grandes e pequenas companhias lidam com os seus dados. Entre as medidas que agora são obrigatórias, nós podemos apontar:

  • a portabilidade de dados, ou seja, uma pessoa pode migrar informações entre dois serviços concorrentes a qualquer momento;
  • a exigência do consentimento do usuário para a coleta de suas informações;
  • a possibilidade do usuário escolher como os seus dados serão tratados;
  • a necessidade da empresa listar aos seus usuários como as informações são coletadas e quais são os fins dessa coleta;
  • a obrigação da empresa criar meios para que o usuário possa solicitar a remoção das suas informações pessoais ou a interrupção da coleta de dados;
  • a possibilidade de o usuário acessar e copiar as suas informações sempre que for cabível;
  • a criação de políticas de privacidade e uso de informações que sejam claras, concisas e transparentes;
  • a obrigação de empresas comunicarem eventuais vazamentos em até 72 horas para as autoridades;
  • a obrigação de empresas criarem soluções e projetos considerando o conceito de privacidade por design, ou seja, com a proteção dos dados sendo uma das bases da iniciativa;
  • a recomendação de que negócios devem sempre utilizar a pseudonimização quando for cabível, ocultando informações sensíveis de seus usuários.

Muitos pontos da GDRP se tornaram obrigatórios no Brasil graças a Lei Geral de Proteção de Dados. O PLC 53/2018 é semelhante a GDPR em vários pontos. Justamente por isso, estar alinhado com a lei europeia é um bom passo para ficar em dia com as normas do governo brasileiro.

Entre as semelhanças, nós podemos apontar:

  • a obrigação de usuários consentirem com o uso de suas informações;
  • a possibilidade de pessoas, sempre que julgarem necessário, solicitarem uma cópia das informações, a sua exclusão, complementação ou correção;
  • a portabilidade de informações privadas;
  • a exigência de políticas de privacidade mais claras;
  • a obrigação de empresas e órgãos públicos publicarem para as autoridades qualquer tipo de vazamento ou roubo de dados rapidamente.

Quais são as multas para quem não se alinhar com a GDPR?

Além de ser obrigatória para qualquer empresa que preste ou forneça serviços e produtos para os países que fazem parte da União Europeia, a GDPR traz um conjunto de punições para quem não se adequar. Quem não estiver alinhado pode receber uma notificação ou até uma multa com valor máximo entre € 20 milhões e até 4% da receita anual global da companhia (o que for maior).

Além disso, se vazamentos ocorrerem, a companhia deverá trabalhar com um Data Protection Officer (DPO). Ele será responsável por supervisionar o modo como as informações são tratadas, assim como auxiliar na aplicação de medidas corretivas.

Para garantir que a GDPR tenha validade real, a União Europeia já está criando tratados de cooperação com governos de países que não fazem parte do bloco. Portanto, fique atento: se o seu negócio for pego infringindo alguma parte da norma, a UE pode se comunicar com o governo brasileiro e aplicar as medidas cabíveis com a cooperação da nossa justiça.

Qual a relação da GDPR com as rotinas de gestão de projetos?

Durante a execução de projetos corporativos, a empresa pode optar por coletar informações de terceiros. Neste momento, a empresa deve estar atenta para regulamentações como a GDPR. Elas auxiliarão a companhia a ter um tratamento mais transparente sobre os dados utilizados, reforçando a confiabilidade das medidas tomadas pelo time de planejamento.

Portanto, nas etapas iniciais, sempre se mantenha atento aos processos de armazenamento, processamento e uso de dados que serão executados em cada etapa de seu projeto. Crie uma política de privacidade objetiva, transparente e de fácil acesso para governar essas rotinas. Dessa forma, a empresa poderá utilizar mais informações sem correr riscos.

Nos últimos anos, uma série de escândalos de privacidade envolvendo grandes empresas de TI levaram governos a desenvolverem regulamentações para o uso e a coleta de dados. Na União Europeia, esses esforços levaram a GDRP. Já no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados foi a principal lei sobre o tema.

As normas traçadas pela GDPR e pela Lei Geral de Proteção de dados regulamentarão o uso de qualquer informação privada por empresas nos próximos anos. Portanto, estar atento ao modo como essas leis mudarão as rotinas da companhia é crucial. Assim, nenhum projeto interno ou serviço correrá o risco de levar a companhia pagar multas ou sofrer processos legais.

Quer saber mais sobre como a GDPR afeta a sua empresa? Então, fale com um de nossos consultores!

mapas mentais

O que são mapas mentais e como eles podem ajudar na gestão de projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em O que são mapas mentais e como eles podem ajudar na gestão de projetos?

Decisões certeiras e boas ideias são quesitos importantes para o sucesso de um empreendimento. Nesse sentido, os mapas mentais funcionam como ferramentas poderosas em diversas etapas da gestão, desde o planejamento ao arquivamento do projeto.

Você, provavelmente já utilizou organogramas para sequenciar atividades, não é mesmo? Contudo, quando falamos de um mapa mental, é possível ir além. Esse facilitador do fluxo de ideias é uma das ferramentas mais úteis para processos de brainstorming e estruturação de atividades.

Ao criar um mapa desse tipo, você poderá não só desenhar a estrutura de um projeto, mas também visualizá-lo com um panorama completo e, ao mesmo tempo, individual. Quer saber mais? Continue acompanhando este artigo e descubra como utilizar os mapas mentais a seu favor!

O que são mapas mentais?

Resumidamente, um mapa mental nada mais é do que um diagrama com o objetivo de organizar informações. Criado na década de 1970 por Tony Buzan, essa ferramenta se popularizou como um meio pelo qual as pessoas pudessem liberar todo o potencial cerebral.

Simples e prático, o mapa mental consiste no desenho de um conceito no centro de uma página, permitindo ramificações que representam ideias sequenciadas. De certo modo, todas apresentam relação com a ideia principal.

Pode parecer simples, mas a ideia de organizar os pensamentos e processos de forma clara e estratégica funciona como uma vantagem para a memorização de informações mais complexas, entre outros benefícios. Continue acompanhando para entender melhor.

Quais são as vantagens dessa estratégia?

Agora que você tem uma noção maior sobre o que são esses mapas, vamos listar os principais benefícios dessa solução.

Organização da rotina e de ideias

Mapas mentais são extremamente úteis para a organização das atividades diárias, proporcionando ganhos de produtividade. Você pode usá-los para sequenciar os afazeres de um dia de trabalho ou de um marco específico do projeto, por exemplo.

Outra vantagem está na organização de ideias, já que explicar momentos difíceis para o time nem sempre é uma tarefa simples. Um mapa mental é uma excelente dica para ilustrar os problemas a serem resolvidos. Afinal de contas, desenhos e cores costumam ser mais fáceis de se compreender e absorver.

Eficiência em apresentações

Mude de ideia se você acha que os mapas mentais não passam de sistemas introspectivos, voltados apenas para o gerenciamento de notas individuais. Como mencionamos acima, esse recurso tem incrível potencial em apresentações, facilitado a transmissão de ideias.

É possível que vários integrantes do projeto não consigam ler gráficos mais complexos. Por isso, a visualização das tarefas por meio desse mapa pode ajudar muito.

Estímulo à criatividade

Soluções criativas podem ser a chave para a resolução de problemas complexos. Ao proporcionar um panorama mais completo, o mapa mental ajudará você a criar conexões em busca dessas resoluções.

A criatividade sempre auxilia na resolução dos problemas de forma original e, até mesmo, mais econômica. Além disso, seus brainstormings serão melhor gerenciados, graças à melhoria nas conexões entre itens e na exibição diferenciada do resultado.

Como funciona o mapa mental?

Depois de conhecer as principais vantagens desse recurso, talvez você esteja se perguntando de que forma ele funciona, de fato.

Para explicar isso, é preciso entender a raiz por trás do conceito desses mapas. Pense, por exemplo, que você não conseguirá imaginar uma rosa vermelha sem o entendimento do que é uma rosa e de como é essa cor.

O mapa mental parte desse mesmo princípio. Associações e conhecimentos prévios são importantes para a memorização e melhor análise de processos e situações. Portanto, ele propõe a união de ramificações sempre ligadas a um conceito central.

Não se preocupe, pois você vai entender melhor no próximo tópico. Prepare-se para criar o seu próprio mapa mental!

Como criar um mapa mental?

Muito mais fácil do que pode parecer, os mapas mentais são ferramentas bastante práticas. No entanto, para desfrutar de seus benefícios, é preciso estar atento às partes importantes do processo. Fique de olho.

Separe um assunto prioridade

O primeiro passo é definir qual o objetivo do mapa mental. O que você quer obter com ele? Criar anotações sobre um conteúdo? Resolver um problema? Fazer um brainstorming?

Coloque o tema principal no centro da folha e comece a pensar nas possíveis ramificações secundárias ligadas ao elemento central. Desses ramos, você poderá criar subtópicos, puxando e aprofundando cada vez mais a abordagem.

Use palavras-chave

Evite desenvolver textos longos e dê preferência ao uso de palavras-chave. Se você está na fase de um projeto que inclui repensar a gestão financeira de um negócio, por exemplo, inclua isso como tema principal e puxe uma seta para cada item, como “contas a pagar”, “contas a receber”, “gateways de pagamento”, “folhas de pagamento” e afins.

Abuse das cores

As cores são suas aliadas na busca pela padronização das ideias. Assim, cada ramo pode ser pintado com uma cor própria. Inclusive, a prática ajudará você a definir tons específicos de acordo com suas linhas de pensamento. Amarelo, por exemplo, poderá indicar ideias novas, enquanto o vermelho sinalizará as que necessitam de pesquisa.

Não descarte os símbolos

Acrescentar símbolos ao longo do mapa mental, conforme você o escreve, é uma boa ideia para ativar a memorização. Escolha símbolos que se relacionem bem com as palavras registradas no mapa. Isso poderá funcionar de modo excelente em sua memória, facilitando a apresentação do conteúdo em uma reunião, seminário etc.

Além de ajudar na memorização, os recursos gráficos trabalham a favor da associação mental com aquilo que você escreveu. E essa ação poderá se reverter de forma útil na busca por solucionar todo tipo de problema.

Use aplicativos e sites para mapas mentais

Quem está começando a criar mapas mentais pode encontrar dificuldade com a organização do espaço. Isso acontece porque a natureza do mapa mental tem muito dinamismo, já que as informações registradas podem se expandir de maneira quase infinita.

O uso da tecnologia oferece o espaço que uma folha não pode entregar. Existem vários sites e apps voltados para a montagem desses mapas, como o Mindmeister, o Mind Node e o Free Mind, entre outros.

Durante o gerenciamento de projetos, é comum que precisemos trabalhar com assuntos complexos. Por isso, reter os principais conceitos em mapas mentais é fundamental. Assim, você poderá garantir uma visão mais ampla sobre o processo, encontrando soluções criativas.

Gostou deste texto? Então, aproveite para assinar nossa newsletter e receber outros conteúdos exclusivos por e-mails!

auditoria de projetos

Quais são os principais desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Quais são os principais desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

A sua empresa já investiu em auditoria de projetos? Hoje, muitos negócios realizam essas operações em atividades internas para identificar problemas, avaliar se há um alinhamento com os padrões do mercado e se existem pontos que demandam melhorias.

Diante disso, o investimento em auditoria de projetos deve ser visto como uma aplicação de recursos estratégica. A companhia conseguirá melhorar o seu fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, agregar valor aos seus serviços. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que são as auditorias de projetos?

As auditorias de projetos são processos em que a empresa realiza uma série de avaliações para identificar o grau de qualidade de suas rotinas, processos de gestão e controle para identificar eventuais falhas ou pontos que precisam melhorias.

Com os dados coletados, são realizadas sugestões para que a empresa possa otimizar as suas atividades e, assim, garantir a qualidade do trabalho executado nos projetos presentes e futuros.

Uma auditoria pode ser realizada periodicamente, em prazos fixos, ou conforme a necessidade da empresa. O importante, aqui, é que ela seja capaz de avaliar se a empresa tem um bom padrão de trabalho e é capaz de garantir que os profissionais atuem seguindo normas internas, a legislação local e os principais guias de gestão de projetos.

Como a NBR 16277:2014 impacta as auditorias de projetos?

A NBR 16277:2014 é uma norma técnica que pode auxiliar o seu negócio a ter bons processos de auditoria de projetos. Ela tem uma série de requisitos que permite ao gestor realizar uma auditoria de qualidade, que seja abrangente, focada nos principais aspectos da governança organizacional e que siga manuais, regras e guias de boas práticas, como a NBR ISO 21500.

Para ajudar o gestor, a NBR 16277:2014 lista uma série de princípios. São eles:

  • a justificação contínua de negócio;
  • a responsabilização dos envolvidos;
  • a conformidade dos processos com as normas legais e do mercado;
  • o desempenho;
  • a ênfase na gestão e nos princípios do projeto;
  • o monitoramento das rotinas;
  • a análise crítica;
  • a manutenção e a melhoria contínua do sistema de gerenciamento do projeto com estratégias documentadas e validadas pelos líderes.

Quais os desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

Durante a realização de auditorias de projetos, uma série de desafios pode acontecer. Reconhecer cada um e evitar a sua ocorrência é fundamental para garantir que o processo alcance os resultados esperados. Confira os maiores desafios abaixo!

Falhas de padrão na elaboração

A auditoria, para ser funcional, precisa ser um processo estruturado com padrões claros e objetivos transparentes. Quando isso não ocorre, o auditor tem dificuldades para direcionar o seu trabalho e garantir que os problemas que realmente impactam os resultados de cada etapa sejam solucionados.

Portanto, defina uma rotina de auditoria de projetos conforme os padrões do mercado e o perfil da empresa. Garanta que o profissional responsável pela atividade terá um padrão de trabalho claro e alinhado com as principais práticas utilizadas pelos especialistas do ramo. Dessa forma, a auditoria conseguirá encontrar os pontos certos para serem otimizados.

Falhas na comunicação

O auditor de projetos fará uma avaliação completa da empresa. Portanto, é importante que ele consiga comunicar os objetivos de seu trabalho. Isso evita conflitos e garante que todos colaborarão para que os erros sejam encontrados e resolvidos.

Portanto, sempre tenha uma boa comunicação com os seus profissionais, informando que as auditorias de projetos são processos benéficos. Garanta que todos compreendam os impactos dessa atividade e como ela pode contribuir para a solução de gargalos, problemas diários e outros riscos.

Isso permitirá mais engajamento dos times e um resultado de maior qualidade ao término da auditoria. Ou seja, a empresa conseguirá manter um fluxo de gestão de projetos continuamente otimizado.

Dificuldades de pensar a médio e longo prazo

O pensamento do negócio durante as suas auditorias de projetos sempre deve ser a médio e longo prazo. Como esse é um investimento estratégico, a companhia precisa estruturar medidas capazes de causar um impacto profundo na cultura organizacional do negócio. Portanto, sempre se pergunte o impacto que as suas escolhas podem causar e como elas auxiliarão a empresa a ser continuamente competitiva.

Dificuldades de encontrar problemas e riscos

Esse é um dos desafios que podem causar mais efeito no processo de auditoria. Se o auditor não tem os recursos necessários para identificar problemas e mitigar riscos, as auditorias não alcançaram o resultado esperado.

Uma forma simples de contornar esse problema é sempre avaliar como a companhia executa os seus projetos e comparar os dados com guias de boas práticas, como é o caso do PMBOK. Além disso, o auditor pode identificar se o investimento em tecnologia é adequado e se os processos conseguem atingir os resultados esperados. Assim, será mais fácil mitigar falhas com qualidade.

Dificuldades para traçar medidas de prevenção e mitigação de riscos

Uma vez que a empresa identificou problemas, é fundamental que a companhia trace medidas para eliminar e impedir que as falhas ocorram novamente. Ou seja, não basta apenas mitigar os erros quando eles ocorrem, mas também impedir a sua recorrência.

Portanto, o auditor precisa utilizar os dados do negócio e os padrões do mercado para estruturar medidas de mitigação e prevenção de riscos abrangentes e eficazes. Os times também devem ser treinados. Assim, a equipe conseguirá atuar de modo estratégico para solucionar e impedir qualquer falha antes que ocorra.

A governança de projetos deve contar com uma série de estratégias para garantir a qualidade das suas rotinas. O trabalho precisa estar estruturado com um escopo bem definido, os objetivos precisam ser transparentes e os dados documentados para evitar a replicação de falhas. Além disso, é necessário monitorar riscos e garantir que todos se comuniquem com qualidade.

Nesse sentido, as auditorias de projeto auxiliam na identificação de problemas, na garantia de que o negócio está atuando conforme os padrões do mercado e com um fluxo livre de erros. Portanto, a empresa sempre deve investir nessa estratégia para garantir que os processos sejam otimizados e que os projetos sempre alcancem os resultados esperados.

Quer saber mais sobre como a auditoria de projetos pode ser executada pela sua empresa? Então fale com um consultor!

gestão de projetos

Saiba como melhorar a gestão de projetos e os serviços da empresa em 8 dicas

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. 1 comentário em Saiba como melhorar a gestão de projetos e os serviços da empresa em 8 dicas

O seu negócio tem uma boa política de gestão de projetos? Hoje, com iniciativas cada vez mais comuns no ambiente corporativo, é fundamental que todos os profissionais tenham um meio moderno e inteligente para orientar os seus trabalhos.

Por isso, investir na sua gestão de projetos é um dos passos mais simples para garantir o sucesso de cada etapa. Se você quer saber como isso pode ser feito, veja abaixo 8 dicas para tornar a sua gestão mais inteligente e bem estruturada!

1. Invista em uma metodologia adequada

A metodologia de um projeto orienta o modo como os trabalhos são executados, assim como a rotina dos times e o seu perfil. Portanto, sempre tome cuidado ao escolher qual metodologia será utilizada para gerir o projeto.

Para isso, faça uma análise sobre os requisitos, o perfil do time e do projeto em si. Assim, será mais fácil escolher uma metodologia que consiga orientar os times para atingir os resultados esperados.

2. Tenha um software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos é uma solução inovadora e que pode ter grande impacto nos processos gerenciais. Ele funcionará como um hub de informações sobre cada etapa, agregando metas, rotinas, estratégias, responsabilidades e indicadores em um único lugar.

Graças a essa ferramenta, o gestor terá uma visão completa sobre o fluxo de trabalho de todos os times. Isso permitirá que erros sejam corrigidos facilmente. Além disso, será mais fácil distribuir atividades e evitar que conflitos aconteçam.

3. Defina bons indicadores de performance

Os indicadores são uma importante ferramenta de gestão. Utilizados para orientar a avaliação da performance de um time ou processo, eles podem ser aplicados em várias áreas do negócio.

Na gestão de projetos, as métricas permitem a identificação de pontos como a aderência a prazos, gargalos de performance e o impacto que as medidas tiveram no dia a dia do negócio. Mas para que sejam bem estruturados, os indicadores precisam estar alinhados com o perfil do time.

Em outras palavras, cada meta deve ser alcançável. Porém, é importante que ela seja orientada para garantir um nível mínimo de qualidade, para que assim os times possam identificar corretamente a qualidade do seu trabalho e eventuais problemas.

4. Faça reuniões periódicas

Durante todas as etapas dos projetos, realize reuniões. Essa é uma estratégia simples, mas que negligenciada, pode impedir que problemas sejam corrigidos, permite boas práticas replicadas e que times se mantenham alinhados.

As reuniões podem ser utilizadas, portanto, para a aplicação de feedbacks positivos e negativos. Além disso, elas auxiliam no compartilhamento de experiência e no alinhamento de metas.

Com todos os times alinhados e com os mesmos objetivos, o nível de engajamento cresce. Como consequência, as chances de um projeto dar errado caem drasticamente.

5. Garanta que a comunicação seja eficaz

A comunicação é algo crítico para o sucesso de seu projeto. Se os times, líderes e stakeholders não se comunicam corretamente, conflitos se tornam mais frequentes, as expectativas são frustradas e os riscos, ampliados.

Portanto, investir na comunicação entre todos deve ser uma preocupação desde o começo do projeto. A cada etapa, esse ponto deve ser reforçado e valorizado com o apoio de ferramentas de troca de dados, serviços de videoconferência, aplicativos de troca de mensagens corporativas e até mesmo o uso da comunicação via VoIP.

Isso permitirá uma troca contínua de ideias entre todos. Além disso, com os times mais integrados, a resolução de problemas será mais ágil e inovadora, uma vez que um número maior de conhecimentos auxiliará na resolução de falhas.

6. Gerencie o escopo

O escopo é um ponto crítico de um projeto. Ele orienta os profissionais sobre as suas responsabilidades e metas. Mal estruturado, o time terá dificuldades de encontrar os limites de sua atuação e os resultados que são esperados.

Portanto, sempre trabalhe para que a gestão de projetos delimite o escopo de forma clara e objetiva. Assim, as etapas serão planejadas da forma correta, evitando conflitos, atrasos e problemas no alcance de objetivos.

7. Cuide de seus conhecimentos

Todo projeto traz aprendizados para a empresa. Uma forma de garantir que eles sejam replicados é utilizado parte do tempo dedicado a gestão de projetos na documentação dos conhecimentos que cada etapa trouxe para o time.

Uma boa documentação facilita a criação de modelos de projetos futuros, reduz riscos e melhora a replicação de boas ideias. Ela também auxilia a empresa a criar um ambiente de otimização contínua, em que todos possam garantir que rotinas de baixa performance sejam evitadas.

Portanto, crie uma base de conhecimento bem estruturada e acessível. Ela deve ter uma linguagem clara, transparente e evitar que os profissionais tenham dificuldades para encontrar a resolução de eventuais dúvidas.

8. Tenha o apoio de uma empresa parceira

Muitas empresas podem ter dificuldades para otimizar os seus processos de gestão de projetos. Uma das formas de garantir que as rotinas sejam executadas conforme os padrões mais modernos do mercado é contar com o apoio de uma empresa parceira.

Esse serviço funcionará como uma consultoria. A companhia terá as suas práticas de gestão de projetos analisadas e comparadas com o que há de mais moderno sobre o tema.

Se problemas forem encontrados, os processos serão revistos. Os times internos receberão treinamentos para incorporar as novas práticas em seu dia a dia. Assim, a empresa pode garantir um maior retorno sobre o seu investimento, além de se tornar mais competitiva.

Toda empresa realiza projetos corporativos regularmente. Eles podem ser utilizados para integrar novas soluções, resolver problemas internos ou criar produtos e serviços.

Mas para que um projeto atinja os objetivos esperados, as estratégias devem ser capazes de orientar corretamente o trabalho dos profissionais. Em outras palavras, o gestor de projetos precisa ter os recursos necessários para garantir que as metas e objetivos sejam alcançáveis.

Esse será o papel das estratégias de gestão de projetos. Com elas, a empresa poderá reduzir riscos, mitigar conflitos e garantir que todos estejam com conhecimentos e objetivos bem alinhados.

Se você quer saber mais sobre como uma empresa parceira pode te auxiliar a utilizar um software de gestão de projetos, fale conosco!

gestão de projetos unificados

Project Builder: como fazer uma gestão de projetos unificando o PM Canvas e o PMBOK?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Project Builder: como fazer uma gestão de projetos unificando o PM Canvas e o PMBOK?

Você já ouviu falar na gestão de projetos unificados? Essa estratégia está tomando conta do mercado por ser um método mais eficaz e inteligente de garantir a capacidade de os profissionais entregarem os melhores resultados para um projeto.

Hoje, o mercado tem pouco espaço para erros e atrasos. A gestão de tempo no ambiente corporativo virou uma ferramenta valiosa e, nesse sentido, evitar falhas é crucial.

Por esse motivo, é importante unificar metodologias e garantir que a empresa possa atuar de modo estratégico em seus projetos. Para saber como é possível atingir esse objetivo com o apoio de uma solução que unifica boas práticas, como a PM Canvas e o PMBOK em um ambiente inteligente e eficaz, continue a leitura deste artigo!

O que é o PM Canvas?

O PM Canvas é uma metodologia de gestão de projetos criada pelo professor brasileiro José Finocchio. Ela é baseada no Business Model Canvas e funciona como um suporte para a concepção de projetos de uma maneira mais ágil, objetiva e clara. Para isso, utiliza cinco questões como base.

  1. Por que o projeto será executado?
  2. O que será feito durante o projeto?
  3. Quais são as pessoas responsáveis pela execução e pela liderança do projeto?
  4. Como o projeto será executado? Quais são suas premissas e os grupos de entrega?
  5. Quais são os custos do projeto?

Para orientar os profissionais, o PM Canvas traz blocos pequenos e agrupados por temas, que criam um “método visual” para a identificação dos fatores que levam ao objetivo e execução do projeto. A seguir, entenda como é feito esse agrupamento:

  • no campo “por que”, são identificadas as justificativas, os objetivos finais e os benefícios do projeto;
  • no campo “o que”, são inseridos os produtos que serão gerados com o projeto e os requisitos de cada um;
  • no campo “quem”, são listados stakeholders, líderes, equipes e demais envolvidos em cada processo;
  • no campo “como”, são descritas as premissas, os grupos de entrega e as restrições gerais do projeto;
  • no campo “quando e quanto”, são listados os riscos, a timeline de execução do projeto e os seus custos.

Como ter uma boa gestão de projetos com a unificação de metodologias e softwares?

A gestão de projetos unificados combina softwares, guias de boas práticas e metodologias para atingir os melhores resultados possíveis. Evitando erros, criando um fluxo de trabalho com menos atrito e tornando os times mais integrados, a empresa pode eliminar gargalos e definir uma rotina de trabalho de alta performance.

A adoção de um bom sistema de gerenciamento de projetos permite que tais resultados sejam obtidos. A aplicação automatiza rotinas, centraliza o acesso a informações e, com isso, dá aos profissionais mais tempo para focar na entrega de resultados.

A possibilidade de personalizar justificativas, indicadores e métricas reduz o uso de “achismos” e torna o software mais integrado à realidade do negócio. Além disso, com o controle de dados em tempo real, a companhia pode definir prazos e otimizações com a precisão e a agilidade necessárias para reduzir a perpetuação de erros entre etapas.

Se bem estruturado, o sistema pode ser a chave para o negócio utilzar o PMBOK aliado ao PM Canvas no seu dia a dia. A aplicação combinará as principais características dessas duas estratégias para auxiliar os profissionais a alcançar os resultados esperados e, assim, ampliar o retorno no investimento realizado no projeto.

Como é feito o planejamento de projetos no software da Project Builder?

A criação de um PM Canvas para o seu projeto no sistema da Project Builder é um processo simples e ágil. Em alguns passos, o usuário pode inserir o pitch do projeto, os seus participantes e os níveis de aprovação do workflow de trabalho — isso reduz drasticamente a burocracia no ambiente de trabalho.

A vinculação dos objetivos ao canvas é feita de modo claro e objetivo, assim como o uso de fatores que tornam o planejamento mais preciso e confiável. Dessa forma, a priorização de recursos acontece de modo mais inteligente e evita prejuízos.

Quais são os benefícios de utilizar o software da Project Builder para a gestão de projetos?

O uso da tecnologia para o dia a dia de uma empresa gera vários benefícios. Na gestão de dados, por exemplo, uma boa ferramenta reduz falhas e a perda de informações. Já na gestão de projetos unificados, o nosso software de gerenciamento pode auxiliar a empresa a partir dos seguintes pontos:

  • mais colaboração por parte da equipe em todas as etapas do projeto;
  • redução dos erros de comunicação;
  • maior capacidade de manter informações críticas e documentação livre de falhas de integridade;
  • maior número de decisões com base em dados atualizados em tempo real;
  • projetos mais aderentes a prazos;
  • mais chances de atingir os objetivos de cada etapa;
  • redução de custos;
  • iniciação mais rápida dos projetos;
  • possibilidade de converter um Canvas em proposta de projeto em um único ambiente;
  • criação de fluxos de aprovação e de trabalho mais simples e objetivos;
  • classificação mais eficaz de projetos, indicadores, objetivos e requisitos;
  • alinhamento mais preciso das necessidades do negócio e dos projetos que são executados;
  • aumento da integração dos times;
  • possibilidade de utilizar gráficos de bolha para selecionar e priorizar recursos e requisitos;
  • maior retorno sobre o investimento.

Por que escolher a Project Builder?

A ferramenta de gestão de projetos unificados da Project Builder é a ideal para empresas de todos os perfis. A solução tem recursos modernos e inteligentes, o que permite o seu uso tanto em consultorias quanto na operação diária da empresa.

Por estar na nuvem, a solução também garante alta mobilidade aos profissionais internos. Além disso, há a versão on-premises, ideal para segmentos que têm uma política de governança da informação mais restritiva.

O nível de personalização é elevado. O usuário pagará apenas pelos recursos que forem necessários, reduzindo falhas na integração completa da aplicação no dia a dia dos funcionários. Além disso, com notificações automáticas, documentação inteligente e comunicação integrada, o sistema de gestão de projetos da Project Builder garantirá a competitividade necessária para o seu negócio atingir bons resultados no médio e no longo prazo.

A ideia é convertida automaticamente na proposta de projeto. Isso encurta o tempo necessário para o negócio começar a atuar e, consequentemente, aumenta a visão positiva que os stakeholders têm dos resultados obtidos.

Da inicialização do projeto à definição dos objetivos, todos os passos necessários para o projeto ser aprovado serão feitos de modo centralizado. Sempre que uma etapa do planejamento for concluída, alertas serão enviados e os indicadores começarão a serem verificados.

A gestão de projetos unificados pode gerar muitos benefícios para a sua empresa. Com uma comunicação mais eficaz, trocas ágeis de informações e alinhamento de objetivos, o planejamento tem mais recursos para evitar erros e conseguir atuar de modo contínuo com alta performance. Dessa forma, os projetos alcançarão os objetivos esperados e poderão garantir mais receita para a companhia.

Conseguiu entender como fazer uma gestão de projetos utilizando um bom sistema de gestão? Quer saber mais sobre todos os benefícios da nossa solução de gestão de projetos? Entre em contato conosco!

Project Builder

Veja como o software da Project Builder ajuda a CEI Energética

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Veja como o software da Project Builder ajuda a CEI Energética

O Project Builder é um software de gestão de projetos que se adequa à forma como cada empresa trabalha. A CEI Energética pôde comprovar isso na prática, adotando essa solução que é, ao mesmo tempo, versátil e completa.

Quem conta mais sobre como a solução é importante para o negócio é Raquel Resende, analista de operação e manutenção da CEI, que precisa encarar desafios que exigem muito do seu conhecimento técnico. “Os gerentes dos projetos precisam estar preparados para lidar com cada etapa do projeto e cada problema que vai aparecer, pois uma coisa é certa: problemas aparecerão”, explica.

Para entender melhor como o Project Builder ajuda nesses desafios, continue lendo!

Qual é o mercado de atuação da CEI Energética?

Referência no setor de energia, a CEI opera em três áreas principais: geração de energia renovável, operação e manutenção especializada em energia elétrica e comercialização de energia no mercado livre.

O foco principal da CEI é a geração de energia solar e hídrica, com 107 MW em projetos de usinas hídricas e 270 MW em projetos de usinas solares no estado de Minas Gerais. Mas, além disso, também cria valor com a operação e manutenção e com a comercialização.

Com o Project Builder, a empresa consegue gerenciar todas essas três frentes de forma integrada e eficaz.

Por que a CEI sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A gestão de projetos na CEI Energética era prejudicada por muitas dificuldades antes da adoção do Project Builder, o que motivou a busca por uma ferramenta eficaz para a área. Sem a potência de uma ferramenta completa, era mais difícil construir um planejamento sólido dos projetos, especialmente na hora de estimar tempo e recursos necessários.

“Os projetos eram acompanhados ‘pela cabeça’, não tinha registros, muitos acabavam no esquecimento, só eram lembrados quando o fim do ano chegava e olhávamos o que tínhamos nos comprometido a executar e não fizemos”, relembra Raquel.

Outro desafio muito grande era a parte de comunicação do trabalho. Sem definições claras, o projeto tinha múltiplas interpretações de cada envolvido e nem sempre o que foi pensado era entregue. “Não que estivesse feito errado, apenas não foi planejado, as expectativas não foram alinhadas desde o início”, pontua Raquel.

Ela utiliza o software na sua rotina e tem razões de sobra para explicar porque a CEI optou por essa solução. “As ferramentas visuais que o Project Builder oferece são muito eficientes na comunicação”, observa ela. “Visualizar de forma gráfica contribui na interpretação das informações, ainda mais sabendo que as equipes dos projetos têm níveis de conhecimento e experiência diferentes”, completa.

Outra razão para escolher o PB foi a combinação de versatilidade e investimento necessário para adotar a ferramenta. “Dentre os softwares de gerenciamento de projetos, o Project Builder era o que nos atendia melhor, tinha o melhor custo benefício”, explica Raquel.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com o Project Builder, o planejamento passou a ser feito com mais antecedência e o time de Raquel ficou mais preparado para lidar com as mudanças que aparecerão no decorrer de cada um deles.

Por melhor que seja o planejamento inicial, um projeto é algo vivo e em constante transformação. Ser capaz de acompanhar todas essas mudanças não é fácil sem o apoio de uma ferramenta completa, que automatiza muitas dessas responsabilidades.

O Project Builder também potencializa o comprometimento das equipes em relação às datas dos cronogramas. Com o software, cada um sabe exatamente em qual etapa do processo se encaixa e o que precisa ser feito.

“Hoje, com o auxílio do Project Builder, não esperamos uma tarefa se tornar urgente para começarmos sua execução, ainda mais sabendo que o PB está lá para nos lembrar dela todos os dias”, comemora Raquel.

Outra vantagem listada por Raquel é a comunicação ativa e transparente entre os envolvidos em cada projeto, o que evita que tarefas fiquem para trás ou que profissionais “batam cabeça” assumindo a mesma responsabilidade.

Por fim, a organização do software também mereceu elogios de Raquel: “Não gastamos mais esforços para procurar qualquer tipo de arquivo dos projetos, fica tudo armazenado na pasta do projeto no software”.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

O Project Builder foi transformador para a gestão de projetos na CEI. Com o software, ficou mais fácil alinhar as metas das equipes em relação às estratégias centrais do negócio. A comunicação entre a gestão e o operacional se tornou mais efetiva e transparente, favorecendo o comprometimento de cada envolvido.

“As equipes conseguem visualizar com antecedência as etapas dos projetos, os documentos e rastrear as etapas que estão envolvidas”, destaca Raquel. “Todos ficam cientes sobre prazos, custos e recursos”, acrescenta.

Outro resultado positivo é a facilidade em identificar problemas e avaliar riscos ainda no planejamento do projeto, minimizando o impacto de qualquer tipo de imprevisto durante a fase de execução.

Para Raquel, o Project Builder é uma peça essencial para a complexa responsabilidade que é gerenciar um projeto com pessoas de áreas e pensamentos diversos. Ela se relembra de uma lição importante quando fala sobre isso: “Uma frase que adotei para minha vida no gerenciamento de projetos foi a do Walt Disney: ‘De todas as coisas que eu fiz, a mais vital foi coordenar os talentos daqueles que trabalham para nós e alinhá-los em direção a uma meta’”, conclui.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A Project Builder não é apenas uma fornecedora de software, mas sim uma parceira que se empenha em garantir que os seus clientes conquistem o máximo com as suas soluções. “A equipe do Project Builder sempre esteve de portas abertas para atender nossas dúvidas e nos ensinar caminhos que não conhecíamos antes no software”, elogia Raquel.

Para ser efetivo, um software de gestão de projetos precisa se adequar ao jeito que a sua empresa trabalha. E o Project Builder é versátil e funciona no modelo preferido da empresa, do PMBOK ao ágil.

Para conhecer mais sobre como o Project Builder pode ser transformador para gestão de projetos da sua empresa como foi com a CEI Energética, aproveite para conversar com um dos nossos consultores e conheça mais sobre a ferramenta. Esperamos você!

gestão de tarefas

Saiba como fazer uma ótima gestão de tarefas

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Saiba como fazer uma ótima gestão de tarefas

Os projetos corporativos são processos complexos. Eles envolvem um grande número de requisitos, ferramentas, times e líderes. Em função disso, a política de gestão de tarefas deve ser estruturada para evitar erros e garantir a manutenção de um fluxo de trabalho com alta performance.

O gerenciamento de tarefas auxilia o gestor a identificar como um projeto evolui. Ele oferece todos os mecanismos necessários para que a equipe saiba quais são os próximos passos de uma etapa, os prazos, as metas e os requisitos. Assim, atrasos são evitados e a companhia se mantém dentro do cronograma.

Quer saber como fazer isso e ter uma política de gestão de tarefas de alto nível de qualidade? Então, leia o nosso post abaixo!

O que é uma política de gestão de tarefas?

A política de gestão de tarefas é um processo em que o gestor busca distribuir atividades para todos os times da melhor maneira possível. Ela tem como principal objetivo garantir a distribuição eficiente das rotinas de cada etapa de um projeto, evitando gargalos, erros e excesso de trabalho.

Além disso, ela reduz as chances de a capacidade operacional de um time ser mal aproveitada. Assim, a empresa pode cumprir o cronograma e garantir que todas as expectativas sejam atendidas.

Como ter uma boa política de gestão de tarefas?

A política de gestão de tarefas é estruturada considerando uma série de estratégias. Seguidas corretamente, elas auxiliarão o gestor a ter um bom planejamento, com um cronograma definido de modo transparente, permitindo que todos os times possam atingir os seus objetivos ao término das etapas do projeto.

Confira, abaixo, cinco dicas para melhorar o modo como a sua política de gestão de tarefas é executada.

Priorize os seus objetivos

Todo projeto possui requisitos. Eles auxiliam o gestor a identificar o resultado que deve ser entregue ao término de cada etapa, a avaliar os pontos que demandam atenção e a evitar problemas.

Nesse sentido, uma das formas de garantir que os objetivos contribuam para melhorar o fluxo de trabalho é priorizar os requisitos de cada etapa. Desse modo, o gestor poderá planejar rotinas de maneira mais inteligente, dando mais atenção para as metas críticas e evitando que algum milestone seja ignorado.

Integre o trabalho das equipes

A integração de times é reconhecida pelo mercado como uma das melhores formas de executar um trabalho de qualidade. Quando as equipes trabalham lado a lado, os profissionais encontram soluções para os problemas e demandas com prazos menores e maior nível de inovação. Além disso, os riscos e conflitos diminuem, o que facilita a entrega de resultados.

Portanto, o gestor consegue gerenciar a distribuição de tarefas de um modo mais inovador ao investir na integração de equipes. As rotinas que são executadas por mais de uma área terão menos etapas e burocracias. Por consequência, os resultados serão buscados por um time mais produtivo e funcional.

Adote uma ferramenta de gestão de rotinas operacionais

Um dos benefícios de investir na tecnologia é garantir que o seu projeto contará com um fluxo de trabalho bem monitorado. Ferramentas de distribuição de tarefas auxiliam o gestor a acompanhar o trabalho mesmo nos cenários em que várias pessoas e setores estão envolvidos.

Com essa ferramenta, o gestor terá um ambiente único para se conectar com os times e distribuir tarefas. Ele poderá, rapidamente, direcionar atividades para uma equipe, avaliar a evolução das tarefas, divulgar informações críticas e listar todos os requisitos de cada processo.

Esses dados auxiliarão os times a se prepararem com mais qualidade e a evitarem atrasos. Como todos os detalhes de um processo já estarão definidos, os problemas serão muito menos frequentes.

Promova o compartilhamento de dados

Para que os resultados sejam entregues, é fundamental compartilhar informações. Ter um time que saiba todos os pontos do projeto, as metas de uma etapa e as soluções que serão empregadas é fundamental.

Gargalos deixarão de existir e todos conseguirão identificar o escopo das suas atividades. Além disso, os prazos ficarão mais claros e os problemas poderão ser solucionados rapidamente.

Portanto, sempre trabalhe a comunicação durante o projeto. Realize reuniões, divulgue mudanças e novas rotinas. Garanta que, sempre que um erro for encontrado, o time terá os recursos para solucioná-lo e evitar atrasos posteriores. Além disso, mantenha tudo documentado: assim, os times terão como solucionar problemas mesmo que o gerente não esteja presente.

Defina uma boa metodologia

A metodologia de gestão do projeto também é importante para garantir que a política de gestão de tarefas tenha um bom impacto. Quando ela é definida corretamente, o gestor terá mais facilidade para orientar o trabalho da sua equipe evitando práticas de baixa performance e garantindo a qualidade geral dos processos.

Portanto, durante o planejamento, levante todos os dados possíveis para escolher uma boa metodologia. Avalie os requisitos, o perfil do time e as demandas do cliente. Assim, você conseguirá encontrar o mecanismo ideal para executar um projeto de qualidade e que atenda às expectativas de todos.

Como os atrasos podem prejudicar a sua empresa?

Todo projeto corporativo pode enfrentar atrasos. Durante a execução das rotinas, as chances de um imprevisto acontecer são altas. Ainda mais se o gestor não for capaz de definir uma distribuição de tarefas eficiente.

Se forem mal gerenciados, os imprevistos levarão a atrasos em todas as etapas. Cada demora na entrega de resultados prejudica direta e indiretamente os resultados do projeto: os custos aumentam, a satisfação diminui e o time continua executando rotinas que já deveriam ter sido finalizadas.

Justamente por isso, o modo como o negócio direciona as suas atividades durante cada etapa do projeto deve ser visto como um dos pontos mais importantes do planejamento. A empresa pode mitigar riscos e garantir que tudo será entregue dentro do prazo esperado ao garantir que a gestão de tarefas será executada conforme o perfil do time, utilizando como direcionamento os requisitos do projeto e buscando sempre as soluções ideais.

Gostou dessa dica e quer saber mais sobre como otimizar os seus projetos? Então, assine já a nossa newsletter e receba os próximos posts do nosso blog em primeira mão!

gerenciamento de integração

O que é e como funciona o gerenciamento de integração de projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que é e como funciona o gerenciamento de integração de projetos?

O guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos PMBOK apresenta uma série de processos, técnicas e ferramentas de usos múltiplos. Os capítulos sobre gerenciamento de integração, por exemplo, auxiliam na comunicação e trazem benefícios que podem ser adaptados para a gestão de qualquer tipo de projeto.

Os profissionais da área que optam pelo uso desse guia potencializam suas chances de sucesso, já que todos os padrões ensinados foram testados e aprovados na prática pelos nomes mais experientes do mercado.

Neste artigo, vamos abordar como funciona a área de conhecimento do PMBOK: gerenciamento de integração voltada para projetos. Continue lendo e fique inteirado sobre o assunto.

O que é o gerenciamento de integração?

Quem tem a responsabilidade de gerenciar as expectativas dos clientes e atender aos requisitos do projeto precisa contar com um bom nível de integração entre as partes interessadas do início ao fim do trabalho.

Dessa forma, com diversos processos e tarefas, a área de gerenciamento da integração do projeto tem alta relevância profissional. Sua atuação abrange desde a elaboração do escopo, passando pelo monitoramento e controle do projeto, e termina na organização dos materiais finais, bem como no registro das lições aprendidas.

A comunicação é não só parte integrante, mas também fator fundamental em um escritório de projetos. Imagine um ambiente marcado pela má comunicação entre os gerentes funcionais e de projeto?

Se eles não conseguem chegar a um consenso claro sobre a utilização de recursos, é possível que duas tarefas importantes sejam alocadas para o mesmo item.

Mas o gerenciamento da integração do projeto evita esse tipo de ocorrência, já que exige que as decisões sobre alocação de recursos sejam tomadas. Junto a isso, objetivos conflitantes são estudados, ao passo que as dependências mútuas entre as áreas de conhecimento passam por um gerenciamento.

Por que a integração dos processos é importante?

Não é possível encarar a integração das áreas de conhecimento dentro de um projeto como uma missão simples. Pelo contrário: associar tempo, escopo, custos e recursos exige dedicação exclusiva, sem falar na experiência e técnica profissional.

Assim, quando se trata do gerenciamento de integração, é preciso pensar na unificação de todos os processos previstos no plano do projeto. Como exemplo, você pode tentar responder às seguintes questões:

  • O orçamento do projeto combina com a quantidade de recursos alocados?
  • O risco cresce enquanto o tempo passa?
  • Em quanto tempo as aquisições devem ser feitas?
  • Há riscos envolvidos no fator qualidade?

Tudo precisa se manter interligado para que não haja conflitos durante a execução do projeto. Desse modo, todas as vezes em que o planejamento estiver pronto, revise o que foi estipulado e busque por pontos problemáticos. Você verá que, quando não há integração, os momentos conflitantes tendem a ser ainda mais alarmantes.

Que benefícios o gerenciamento de integração em projetos proporciona?

Quer entender melhor as vantagens do gerenciamento de integração? Dê uma olhada nos tópicos a seguir.

Melhoria na comunicação

Como falamos, a eficiência comunicativa é uma das principais vantagens do processo de gerenciamento de integração. O bom diálogo entre o gerente e os demais colaboradores é fundamental para o sucesso da rotina, evitando retrabalho, desgastes pessoais e custos desnecessários.

Prevenção criativa

Outro benefício dessa prática está no surgimento de soluções criativas antes que os problemas de fato aconteçam. Expor as eventuais dificuldades e os objetivos conflitantes obriga os envolvidos a levantarem as melhores formas para resolver tais equações.

Quando ninguém se importa devidamente com esse processo de avaliação, as crises pegam o gerente e a equipe de surpresa. Portanto, nada melhor do que avistar os percalços do caminho com antecedência e agir de modo preventivo.

Definição e acompanhamento programático

O trabalho com prazos apertados é uma realidade problemática que só se resolve com o estabelecimento de um cronograma eficaz logo no começo do projeto. O processo de gerenciamento de integração organiza e define datas-limite para cada tarefa, além de incentivar o monitoramento dos momentos em que cada passo deve ser cumprido.

Quais são os processos envolvidos no gerenciamento da integração?

O gerenciamento da integração é dividido em seis etapas (que interagem entre si). A seguir, veja quais são elas.

1. Preparação do termo de abertura do projeto

No primeiro passo, o foco é a elaboração de um documento que libera o início do projeto ou de uma fase. Trata-se do Termo de Abertura do Projeto (TAP), visto como o pontapé necessário para o planejamento do que se espera com o trabalho. Isso também significa que todos os requisitos iniciais, com as partes interessadas, devem ser documentados.

2. Desenvolvimento do plano de gerenciamento

A importância dessa etapa está em definir como será conduzida a gestão do projeto. São documentadas todas as ações necessárias para estabelecer, preparar, integrar e gerir os planos de todas as áreas de conhecimento. Ou seja: os possíveis subplanos inclusos no projeto devem ser consolidados e executados em sincronia.

3. Orientação e gerenciamento da execução

Como o próprio nome anuncia, essa fase é responsável pela condução, com especificações e orientações a respeito da execução das tarefas previstas. O gestor deve monitorar os detalhes do projeto quanto a:

4. Monitoramento do trabalho realizado

Trata-se de acompanhar e regular o projeto para checar se os objetivos definidos no início estão sendo atingidos. Essa etapa é fundamental para a identificação de potenciais em tempo, recursos, resultados e escopo do projeto.

5. Controle integrado das mudanças

No quinto processo, as Solicitações de Mudança são analisadas. A partir de um fluxo definido, promovido e conhecido por todos, esses pedidos podem ser aprovados ou rejeitados. A grande vantagem é que as solicitações são tratadas de modo integrado, reduzindo os impactos na entrega final do produto ou serviço.

6. Encerramento do projeto ou da fase

A última etapa cuida do encerramento formal do projeto (ou de uma fase), apontando a conclusão de todas as aquisições, atividades e desmobilizações. Com isso, os recursos destinados ao trabalho são liberados e realocados em outras ações.

Em busca de aumentar os níveis de harmonização e comunicação entre as áreas envolvidas, é importante que a integração marque presença em todos os tipos de projetos.

Como vimos, o gerenciamento de integração do projeto engloba a coordenação de todos os processos e interfaces das áreas do conhecimento inclusas em seu ciclo. Como resultado, as organizações tendem a alcançar seus objetivos com mais segurança, agilidade e qualidade nas etapas interligadas.

Quer entender como é possível alavancar toda a gestão de projetos com uma única solução tecnológica? Peça uma demonstração do Project Builder agora mesmo e simplifique seu trabalho!

project builder

Case de Sucesso: Saiba como a Econtech obteve sucesso na gestão de projetos com o software da Project Builder

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Case de Sucesso: Saiba como a Econtech obteve sucesso na gestão de projetos com o software da Project Builder

A Econtech, empresa dedicada à consultoria organizacional e à auditoria de processos, precisava melhorar o fluxo e a velocidade de suas operações. Para isso, a decisão foi certeira e bastante oportuna: implantar um software de gestão de projetos. Foi quando a Project Builder (PB), referência no Brasil nesse tipo de tecnologia, entrou em cena e otimizou os processos da Econtech.

Neste texto, você vai conhecer um pouco mais a respeito dessa parceria de sucesso. É, sem dúvida, uma valiosa oportunidade para visualizar os resultados práticos de uma operação alinhada e altamente sinérgica, em que os parceiros certos podem alavancar o crescimento mútuo.

Acompanhe, a seguir, a história da Econtech. Saiba como e por que a empresa foi capaz de potencializar seus processos ao implantar as funcionalidades que a Project Builder oferece.

Qual é o mercado de atuação da Econtech?

A Econtech, que tem sede em Recife, utiliza ferramentas e tecnologias de ponta para maximizar os resultados de seus clientes. Oferecendo serviços de consultoria organizacional e de auditoria de processos, a empresa provê soluções integradas e inovadoras para promover o desenvolvimento de seus parceiros.

A competência na execução dos projetos não tardou a incrementar a demanda de empresas interessadas nos serviços. O crescimento operacional, por sua vez, levou à necessidade de melhorar o controle de dados e alavancar a transparência dos processos, diminuindo retrabalhos e otimizando performances.

Como a Econtech identificou a necessidade de um software de gestão de projetos?

A identificação da necessidade de implantar um software de gestão de projetos foi bastante natural. As particularidades da Econtech — bem como seu compromisso de oferecer sempre o melhor serviço a seus clientes — exigiam um produto robusto e confiável. Era o momento de buscar um fornecedor que atendesse às demandas do negócio.

Lucineia Pedrosa, diretora de projetos da Econtech, conta que, uma vez levantada a necessidade de implantar um sistema para controlar os processos internos, foi iniciada minuciosa etapa de avaliação de possibilidades

Após buscas on-line, que culminaram na seleção de alguns bons candidatos, um período de testes foi monitorado na Econtech. Dentre os critérios de comparação, constavam:

  • eficácia e  velocidade no suporte técnico;
  • aderência tecnológica;
  • robustez de funcionalidades;
  • fácil usabilidade.

Uma vez analisadas, as soluções foram elencadas e contrapostas, a fim de efetivar a decisão final. “A Project Builder foi a melhor opção”, afirma Lucineia. Começava, então, a parceria de sucesso entre Econtech e Project Builder.

Quais eram os desafios antes da implantação da Project Builder?

Antes da implantação da Project Builder, a Econtech enfrentava problemas na administração cotidiana de suas rotinas e de seus projetos. Era preciso otimizar os fluxos de rotina e eliminar o retrabalho, tornando as atividades mais ágeis e produtivas.

“Havia dificuldade no acompanhamento diário. Era complicado dar um posicionamento sobre o projeto ao cliente, por exemplo, já que perdíamos muito tempo para compilar as informações necessárias e, muitas vezes, elas ainda estavam incompletas”, pondera Lucineia.

A ausência de um software que centralizasse os dados e os tornasse acessíveis sobrecarregava a equipe da Econtech e, em alguns casos, podia até mesmo incomodar o cliente — que desejava ter acesso ao status de seu projeto em andamento. O monitoramento em tempo real era totalmente inviável.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com a escolha do sistema da Project Builder, muita coisa mudou. Os principais aspectos otimizados no dia a dia da Econtech dizem respeito ao planejamento geral do projeto, ao registro de todas as atividades realizadas e, claro, à capacidade de fornecer ao cliente as informações atualizadas sobre os avanços e as eventuais pendências de seu projeto.

Agora é possível construir e verificar o cronograma detalhado de atividades, fornecendo updates automáticos ao cliente. Na prática, a Project Builder contribuiu para agregar valor aos serviços prestados, alavancar o desempenho da equipe e conferir mais transparência às rotinas de trabalho.

Dessa forma, a Econtech elimina o retrabalho e potencializa a satisfação de sua carteira, reforçando seus valores de excelência. A empresa amplia sua capacidade de crescimento sustentável e tem mais segurança para alçar voos ainda mais altos!

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

Para Lucineia, a Project Builder “é a ferramenta que atende ao que propõe”, refletindo a satisfação de uma relação próspera. Ela sinaliza, ainda, que o sistema da PB é utilizado, na Econtech, em duas frentes bastante importantes e estratégicas para a empresa: como ferramenta de controle de tarefas internas e como recurso de interação com a base de clientes.

Diante disso, não seria equivocado dizer que a Project Builder desponta como a solução ideal para maximizar o desempenho de empresas e de seus respectivos clientes. Trata-se, enfim, de um ciclo altamente virtuoso, responsável por elevar ao máximo os resultados de um grupo comprometido de negócios e gestores.

O software de gestão de projetos da Project Builder oferece tecnologia de ponta capaz de atender às demandas e de superar as expectativas. Para além das funcionalidades do sistema, a qualidade do serviço — da pós-venda ao suporte técnico — também deve ser considerada e priorizada. Afinal, quanto mais confiável a parceria, mais efetivos serão os retornos por ela gerados.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Lucineia é categórica ao afirmar que a decisão foi absolutamente a melhor possível e que os resultados positivos, ainda que imediatos, são duradouros e continuam a motivar o crescimento da Econtech.

De acordo com a diretora, há uma imensa satisfação em contar com a Project Builder. “A empresa está sempre buscando se atualizar, tem um suporte preciso e, independentemente do investimento do cliente, está sempre pronta a atender às demandas que levantamos.”

A confiança, bem como o relacionamento saudável entre fornecedor e cliente, é essencial para garantir uma parceria duradoura e lucrativa, capaz de fortalecer o crescimento de ambas.

Do mesmo modo, a constante busca da inovação, que fica evidente na adequação tecnológica e na disponibilização de novas funcionalidades no sistema, deve ser um atributo valorizado no momento de optar por uma empresa de software. Assegure-se de contar com uma organização antenada, capaz de acompanhar (e de endossar) o desenvolvimento do seu negócio.

A sua empresa quer crescer com responsabilidade e escala? Ótimo, então você precisa de um sistema que possa oferecer transparência, segurança e eficácia na administração de atividades e projetos. Fale com um dos nossos consultores e entenda por que a PB é a tecnologia perfeita para o seu negócio!

project builder

Saiba como o software da Project Builder te ajuda a executar o projeto certo do jeito certo

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba como o software da Project Builder te ajuda a executar o projeto certo do jeito certo

Conduzir um projeto seguindo todas as suas etapas, do início ao fim, é um trabalho muito mais complexo do que se imagina. Desenvolvido por quem conhece a profundidade desse processo, o software da Project Builder dispara como uma das opções mais eficientes do mercado.

Você tem ciência da importância de escolher o projeto certo? Sabe o quanto um bom software de projetos pode protagonizar a operacionalização do planejamento?

Neste artigo, explicamos como a solução da Project Builder ajuda as empresas a fazerem o projeto de forma correta e efetiva. Acompanhe!

Como o Project Builder ajuda na escolha do projeto?

Escolher o trabalho certo a ser feito é extremamente importante para um escritório de projetos. Quando se decide pela opção ideal, as chances de sucesso da gestão só tendem a crescer.

Essa combinação é tão fundamental quanto o encontro com o cliente que está disposto a comprar o projeto. Uma decisão errada pode representar um caminho sem volta, permeado por retrabalhos, atrasos e dificuldades em garantir a solução desejada para o problema que se quer resolver.

Em vários casos, a escolha equivocada é sinônimo de muito trabalho para poucas pessoas ou recursos escassos. O projeto errado em um momento inoportuno também abre portas para o desperdício de recursos e problemas com a alocação da equipe.

Diferenciais

Sabendo disso, os profissionais responsáveis pela inteligência do Project Builder desenharam um software que se destaca em relação ao mercado justamente pela parte estratégica. Uma de suas funcionalidades inclui gráficos de bolhas para a seleção de projetos e propostas.

Os projetos podem ser criados com os critérios e indicadores do sistema, acompanhados por uma pontuação adequada, gerando uma matriz por meio de um gráfico de bolhas. Nele, é possível visualizar as propostas ou projetos que estão mais aderentes aos objetivos estratégicos da companhia.

Há uma visão quantitativa para definir qual projeto vale mais a pena e onde o orçamento será alocado. Isso acontece no “achismo” muitas vezes, mas, com uma ferramenta direcionada, você consegue criar um processo interno e tomar uma decisão baseada em informações valiosas.

O Project Builder ajuda a selecionar e executar o projeto certo. Desenhado com esse intuito, ele fornece a possibilidade de categorização do portfólio e análise de projetos passados, por meio de um histórico rico em informações para tomadas de decisões.

Graças aos registros de lições aprendidas, dificuldades e complexidades, fica muito mais fácil para o gerente tomar decisões quanto aos trabalhos atuais.

Qual é a importância de usar um software de gestão de projetos na empresa?

Como você deve saber, a utilização de uma solução informatizada traz ganhos incríveis para a gestão de projetos. Com o avanço da tecnologia e o desenvolvimento de novas possibilidades, o trabalho manual vai sendo superado em diversas etapas.

Como resultado, a execução operacional pode ser muito mais produtiva. Por outro lado, o ganho com a otimização do tempo é capaz de, inclusive, estimular a equipe a investir mais horas em soluções cada vez mais inteligentes.

Índice de Realização

Exemplo disso é o Índice de Realização (IR) presente no Project Builder, que analisa o escopo a partir de várias bases comparativas. O recurso permite que o gerente de projetos tenha uma boa gestão de escopo, verificando se as atividades previstas estão sendo entregues conforme o previsto.

Ao longo do caminho, é possível observar os gargalos e as atividades mais importantes, gerenciando melhor o tempo para evitar imprevistos desagradáveis. Analisando o caminho crítico do projeto, você visualiza as atividades que estão a ponto de atrasar e comprometer toda a entrega do projeto.

Assim, consegue-se fazer um bom gerenciamento do tempo e o projeto acaba cercando tudo isso. Com relação aos custos e às receitas, o controle ocorre a partir da comparação dos gastos registrados com os valores previstos.

Por que o Project Builder é útil para a execução do projeto certo?

Um dos grandes benefícios de usar o Project Builder na execução dos projetos está ligado à inteligência estratégica. Isso porque o software propicia uma atuação 100% alinhada com a companhia, de acordo com o plano cadastrado, as metas e os objetivos inseridos.

Propostas com workflow de aprovação

Nesse pacote de vantagens, podemos incluir as propostas com workflow de aprovação e a criação de indicadores para pontuar as ideias de projetos. Além disso, é feita uma priorização para atrelar os projetos e as propostas, bem como a avaliação das metas e dos objetivos estratégicos da companhia.

Visão geral e indicadores

Quando parte do olhar do gestor, o projeto acaba sendo ruim a longo prazo. Adotando a priorização, a proposta de projeto, os estudos quantitativos (e qualitativos) e a viabilidade, por outro lado, é possível ter uma visão geral e utilizar os critérios de indicadores criados.

Além disso, o Project Builder dispõe de vários indicadores de controle de prazo e custo para o valor agregado. Eles são utilizados para a verificação do andamento das despesas, da saúde financeira e da entrega do projeto.

O custo pode ser considerado em termos de recursos humanos ou gerais, como deslocamentos e viagens. A base comparativa do software permite que o usuário acompanhe como o orçamento está sendo gasto, sem falar que o módulo de gestão de equipe colabora para uma melhor distribuição dos membros, evitando que os colaboradores fiquem ociosos.

Redução dos impactos financeiros e de qualidade

Para minimizar os impactos financeiros ou de qualidade, o Project Builder conta com uma abordagem voltada à gestão de riscos, antecipando-os. Toda a comunicação é realizada na plataforma, com sinalizações de possíveis mudanças antes que os problemas ocorram.

Como resposta ao dinamismo oferecido ao portfólio de projetos, tem-se uma gestão mais propícia à boa execução e ao controle, em um programa que se adapta rapidamente aos processos de acordo com a realidade do cliente.

Antes mesmo do termo de abertura, já existe uma série de fatores que precisa ser discutida e considerada, como:

  • a clareza da justificativa;
  • a definição de objetivos, das pessoas envolvidas no projeto e dos stakeholders;
  • os riscos;
  • as premissas e restrições.

Com prazo, data de início e encerramento e custos definidos, o gerente está liberado para desenvolver o planejamento e a estrutura analítica do projeto. Ele deve gerenciar o escopo e o tempo de dimensionamento das atividades entre o time.

Um software que falha no acompanhamento dessas partes ou não explora a dinâmica entre elas pode deixar muito a desejar.

Na Project Builder, nossos profissionais especializados podem ajudar você a traçar uma estratégia de Gestão de Projetos focada em resultados. Agora é sua vez de decidir: assista nosso vídeo de demonstração agora mesmo e tire suas dúvidas!