É importante reduzir custos em projetos, mas sem afetar sua qualidade. É um desafio que o setor de TI precisa encarar com sobriedade. Para a manutenção da competitividade, a empresa precisa de um setor de Tecnologia da Informação eficiente e ágil.

Não é tão simples diminuir gastos na elaboração e execução de projetos, mas é possível a partir de um planejamento eficaz. Vamos enumerar 6 dicas que podem ajudar a reduzir custos nos projetos!

A redução de custos depende do aumento da eficiência?

A ideia geral das empresas é a de que reduzir custos é consequência da melhor eficiência no trabalho. Isso é verdade em muitos casos, mas perceptível somente em longo prazo, depois que o projeto é finalizado e os processos passam por uma estabilização.

Mas é possível conseguir redução de custos já no começo do projeto, na etapa de planejamento. Algumas ações permitem controlar os gastos, administrar os recursos com mais efetividade e obter um ROI (Retorno sobre o Investimento) mais atrativo.

Como reduzir custos nos projetos?

Agora, vamos falar sobre as dicas que prometemos na introdução. Confira a importância delas!

1. Defina prioridades na gestão de tarefas

Fazer tudo simultaneamente não é viável e, nem sempre, é possível. Ainda que seja uma prática comum, isso não significa que ela ajude na redução de custos. Por isso, é fundamental estabelecer e focar as prioridades. Sempre que for preciso fazer alguma mudança, deve-se analisar se ela oferecerá bons resultados.

Para que o ciclo do projeto se desenvolva com eficiência, é preciso que se faça um bom planejamento. Ele deixa cada etapa mais organizada e evita, assim, custos desnecessários.

Atividades longas e interligadas tendem a exigir um custo maior agregado. Quando as definimos como prioritárias, o caminho crítico do projeto fica reduzido e, desse modo, é possível reduzir gastos de forma significativa.

2. Defina uma equipe para cuidar do projeto

É importante definir profissionais que apresentem conhecimentos e perfis compatíveis com o trabalho. Essa aptidão ajuda a aumentar a produtividade, fazendo com que os profissionais ofereçam o máximo de si, o que certamente contribui para a redução de custos.

Considere, por exemplo, que um funcionário júnior custe menos que um profissional sênior. Mas o sênior pode agregar mais valor ao trabalho.

Também é importante se esforçar para manter a eficiência operacional e a qualidade do contato, porque cumprir prazos e assegurar benefícios e qualidades para fidelizar o cliente e melhorar a imagem da empresa é algo essencial.

Em cada projeto, há atividades e funções para todas as especialidades. O gestor, durante o planejamento da equipe, deve considerar o momento certo de encaixar determinado profissional.

3. Automatize processos

A automação de processos é uma estratégia relevante para reduzir gastos em projetos de TI com boa qualidade. Investir em recursos de automação ajuda a:

• diminuir o período de realização dos processos;
• reunir em uma única plataforma todas as tarefas;
• reduzir erros no trabalho;
• reduzir gastos com infraestrutura e equipe.

Além disso, as ferramentas tecnológicas podem ser aplicadas em rotinas como avaliação de prazos, monitoramento de indicadores, compartilhamento de dados, análise dos recursos disponíveis, distribuição de atividades e responsabilidades.

4. Melhore a comunicação interna

A comunicação interna é fundamental na motivação e no engajamento dos profissionais e, por isso, ela não pode ser colocada em segundo plano. Em geral, eles desejam conhecer tudo que está em andamento, os planos da organização. Os funcionários passam a confiar mais na empresa e o ambiente de trabalho ganha em harmonia — sem falar que uma boa comunicação com os clientes ajuda a reter talentos.

Além da transmissão da mensagem, precisamos ter certeza que todos a compreenderam. O tom da mensagem também deve ser adequado para evitar interpretações erradas e conflitos. A linguagem usada, escrita ou oral, deve ser apropriada para que o receptor compreenda o que deverá fazer.

Enfim, uma comunicação eficiente evita conflitos repentinos e imediatos e, consequentemente, também ajuda a promover a redução de custos.

5. Adote a prática do BYOD

BYOD é a sigla para “Bring Your Our Device”, cuja tradução é algo como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. Os funcionários são estimulados a levar seus próprios equipamentos para o ambiente de trabalho, como smartphones, tablets e notebooks. É uma maneira de diminuir custos e ainda aumentar a satisfação dos profissionais.

Essa prática contribui para aumentar a produtividade e o engajamento, já que cada profissional trabalhará com uma ferramenta que é sua e com a qual tem muita familiaridade e domínio dos recursos, ou seja, está mais ajustada às suas próprias necessidades.

Essa técnica contribui para a redução de custos com tecnologia e diminui a necessidade de a empresa aplicar dinheiro na compra de novos equipamentos de TI. A infraestrutura de TI tende a ser mais atualizada e poderosa porque os colaboradores têm o costume de trocar seus aparelhos com mais frequência do que as empresas.

6. Gerencie o orçamento

O controle financeiro permite identificar até que ponto convém reduzir gastos. Comece analisando os recursos disponibilizados para o projeto.

Determine um orçamento antes de começar o trabalho, baseando-se em valores que podem ser usados sem interferir nos outros setores. O valor mínimo aplicado não deve comprometer a qualidade do projeto.

Monitore os gastos durante o andamento do projeto e faça comparações com o orçamento original. Uma boa análise permite que você identifique onde é possível investir mais recursos e onde é necessário economizá-los. A gestão de orçamento é uma ferramenta antiga e eficaz para manter os gastos sob controle.

É importante considerar pontos como:

• os requisitos necessários para os objetivos do projeto;
• os cronogramas em curto e longo prazo para decidir se é necessário investir;
• os pontos fundamentais e os supérfluos;
• o custo-benefício de cada item necessário.

Outra dica importante para conseguir reduzir custos nos projetos é fazendo parceria com uma empresa bem reputada no mercado, que oferece soluções eficazes em gestão de projetos. A Project Builder oferece um dos melhores softwares para gerenciamento de projetos, com reconhecimento no Brasil e no exterior.

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É inegável que a tecnologia aumenta o potencial competitivo de qualquer empresa. Mas todo investimento em tecnologia deve ser ponderado, não se deve aplicar recursos sem planejar. É importante que a plataforma esteja nos limites do orçamento e ofereça os resultados almejados.

Nesse sentido, existe a PoC (Prova de Conceito), um termo relevante do qual falaremos mais ao longo do artigo. Confira o que é PoC, como ela funciona, a sua importância e os seus benefícios!

O que é Prova de Conceito?

PoC é a sigla para “Proof of Concept” — que, em português, significa Prova de Conceito. Resumidamente, podemos falar que se trata de um documento que registra o funcionamento da infraestrutura da TI. Através dele, os profissionais podem identificar e corrigir erros, o que ajuda a tecnologia a oferecer os melhores resultados.

O documento também permite que softwares e hardwares sejam testados antes do uso. Assim, é possível oferecer feedbacks antes mesmo que a plataforma seja implementada.

A PoC analisa até que ponto a plataforma está apta a satisfazer às necessidades do público. A principal finalidade é evitar problemas na arquitetura digital para otimizar os ganhos da empresa.

Como elaborar a Prova de Conceito?

É interessante dispor de uma parceria especializada, pois os consultores analisarão os processos para implantar e operar a tecnologia. Esse suporte permite decidir quais serão os produtos mais adequados para cada caso.

Para a elaboração da PoC, precisamos considerar algumas questões. Veja.

Conceito que será colocado em prova

É preciso decidir qual será o conceito ou método posto à prova a partir de:

• objetivo com a Prova de Conceito;
• ideia desenvolvida;
• escopo;
• recursos exigidos.

Engajamento da equipe

Quando os profissionais estão engajados de forma efetiva, é possível agilizar o processo e obter diferentes ângulos dele. Há frameworks referentes a metodologias de projetos que podem otimizar o desempenho de projetos complexos.

Esse é o caso do scrum. O scrum pode ser dividido em sprints, que são pequenos eventos em que partes de um projeto maior são elaboradas.

Métricas de sucesso

Define-se em que consistirá o sucesso do projeto. Assim, ficará evidente o que é preciso para se atingir o desenvolvimento de cada etapa.

Testes de execução

Os testes oferecerão dados confiáveis a respeito do conceito. Não se trata somente de avaliar os resultados — é necessário aplicar a PoC como uma ferramenta de estratégia.

Como a Prova de Conceito funciona na prática?

Enquanto se realiza a Prova de Conceito, as diferentes soluções são submetidas a testes. É preciso avaliar se elas oferecem o que se espera, se atendem às necessidades do projeto. Também é fundamental analisar se elas geram gastos compatíveis com os valores orçados. Depois dessa etapa, será mais simples selecionar os melhores equipamentos e softwares.

É preciso fazer o alinhamento do desenho do projeto à demanda por mais produtividade e por mais eficiência. As soluções digitais ajudam a simplificar os processos diários, ou seja, quanto menos tempo for consumido pelos profissionais, melhor será.

Assim, sistemas mais complexos, com configurações complicadas, não são viáveis — a não ser que sejam usadas metodologias que realmente os tornem mais simples, como falamos mais acima.

Qual é a importância da PoC para a empresa?

A Prova de Conceito confere valor confiável para a tomada de decisões da empresa. Não é uma questão apenas de funcionamento do projeto após sua execução. Trata-se também de uma avaliação prévia a respeito desse projeto, de modo a se certificar se ele realmente será um elemento de transformação efetiva para o negócio.

Quando a equipe tem uma PoC à sua disposição, ela tem mais autonomia para colocar o projeto em jogo. A partir desse documento conceitual, transmite-se, de forma clara, que a organização está gerando valor.

Enfim, a execução, ainda que seja feita da maneira mais simples e antecipada, tende a despertar boas expectativas em relação à finalidade do projeto por desenvolver — e isso aumenta bastante as chances de que ele realmente atenda satisfatoriamente às necessidades do cliente ou da própria empresa.

Quem deve investir na Prova de Conceito?

Qualquer empresa moderna pode utilizar a Prova de Conceito, não importa o ramo em que atue. O desenvolvimento de projetos inovadores é inerente à competitividade e à sobrevivência da empresa. Desse modo, os testes se tornam uma estratégia e uma prática necessárias durante a implantação do projeto.

Não existe, portanto, uma recomendação específica para quem a PoC é mais viável. O que podemos dizer é que sempre que um estudo detalhado indicar a viabilidade de investir em inovações tecnológicas, como softwares e equipamentos, recomenda-se adotar a Prova de Conceito.

Ela é uma forma simples e efetiva de confirmar se determinada empresa deve adquirir uma solução tecnológica específica. O gestor consegue analisar se o custo-benefício realmente compensa.

Quais são os benefícios da Prova de Conceito?

Já ficou claro que a PoC oferece benefícios para o negócio, pois avalia os potenciais resultados e impactos de um projeto antes que ele seja colocado em prática.

Veja abaixo os principais benefícios que a Prova de Conceito pode oferecer à sua empresa.

Redução de custos

Quando uma empresa compra um software com bugs e outras falhas, ela provavelmente se arrependerá. Além disso, os funcionários sentirão mais dificuldades em trabalhar com essas questões, o que vai interferir na produtividade e na eficiência.

O ideal é que os erros sejam identificados e corrigidos o mais rápido possível, inclusive porque, desse modo, os gastos serão mais baixos.

Detecção de erros

Mudanças podem acontecer enquanto um software é desenvolvido. O planejamento pode passar por alterações radicais. Assim, a análise antecipada sobre a viabilidade do projeto é muito importante.

A Prova de Conceito pode ser aplicada antes que o protótipo seja criado. A depender das preferências do cliente, é comum que um projeto ofereça algum nível de inviabilidade. Com a PoC, fica fácil identificar as limitações do que está sendo proposto, se é viável a execução do projeto, se não é ou se será após algumas alterações.

Satisfação do cliente

Durante as fases de fabricação de um produto, é importante para a equipe manter contato constante com o cliente. Um modo de fazer isso é por meio da programação extrema (abordagem XP). Quanto maior a participação do cliente, quanto mais ele receber feedbacks, as chances de satisfação na entrega dos resultados aumentam.

A Prova de Conceito é uma ferramenta que antecipa problemas e se ajusta com flexibilidade a eventuais mudanças. É uma prática valiosa a quem investe em soluções inovadoras e deseja gerenciar bem os riscos para não comprometer a qualidade de seus produtos e a sua competitividade.

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Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito usada nas empresas, pois apresenta elevada eficiência e é relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data na qual cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que ele deve ter.

Um bom plano de ação auxilia o negócio a ter um foco maior nos resultados e a garantir que os times possam sempre se planejar da melhor forma possível. Ou seja, ele é fundamental para manter a companhia competitiva e com objetivos bem alinhados. Por isso, é crucial ter um plano de ação robusto, mas muitos gestores têm dúvidas sobre como defini-lo.

Afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje.

Continue lendo e confira!

Qual é a importância de definir um plano de ação?

Ao fazer um plano de ação e realizar tudo que foi posto no cronograma, os gestores conseguem ter mais praticidade no processo de tomada de decisões e, consequentemente, alcançam melhora na produtividade de suas equipes de trabalho. Sem contar que eles conseguem coletar e analisar os dados com maior eficiência, o que é de extrema importância para o bom andamento dos negócios.

Outro ponto importante de se fazer um plano de ação para a empresa é que ele serve para planejar e analisar as ações estratégias, as quais devem ser adotadas no empreendimento. Ainda, existe a possibilidade de incluir indicadores de desempenho (KPIs) no histórico.

O que é um plano de ação?

O plano de ação é um documento que orienta a empresa em busca de cada um de seus objetivos. Ele facilita a orientação de ações, a definição de projetos e as correções conforme os objetivos globais e compartilhados por todas as equipes externas e internas. Desse modo, a empresa pode ter maior foco em resultados e conseguir bater as metas sem dificuldades.

Portanto, um plano de ação contém todos os dados necessários para se chegar a determinados objetivos. Responsabilidades, metas, evolução esperada de indicadores e ferramentas usadas são apenas alguns pontos. Desse modo, os times podem se planejar com mais facilidade e garantir que a empresa chegue a um estágio de competitividade superior ao atual.

Nos projetos corporativos, o plano de ação é usado para facilitar o planejamento de cada etapa. Quando aplicado corretamente, os times podem trabalhar com alta performance e baixo índice de erros. Afinal, todos saberão como orientar as suas ações para atender às expectativas dos envolvidos no projeto.

O que colocar no plano de ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data na qual esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status no qual se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Esse é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso, é usado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a importância de cada ação?

Diante do seu papel estratégico, o plano de ação deve ser pensado com cuidado. Afinal, ele orienta todas as ações dos times durante projetos internos. Portanto, evitar erros e falhas nas definições de objetivos é algo crítico. Em outras palavras, as ações devem ser bem pensadas antes de serem encaixadas no plano. Além disso, cada uma delas deve ter uma boa relevância para que se alcance o objetivo.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como essas devem sempre ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe. Ou seja, o gestor precisa ter uma visão completa sobre o papel do plano de ação nos projetos corporativos.

A reunião de apresentação do plano de ação também é um momento importante. Nela, será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, as datas de entrega e outros detalhes. Por isso, sempre se prepare e faça uma comunicação clara sobre tudo o que levou à formulação do plano de ação e as suas características.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como elaborar um plano de ação?

Uma das vantagens de usar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando microações a macroações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Em todo caso, a elaboração de um plano de ação robusto deve considerar uma série de fatores. Confira os principais, a seguir, e saiba como estruturar um que seja inteligente, alinhado com as demandas internas e capaz de guiar os times em busca de ótimos resultados.

Torne as metas mensuráveis.

Como apontamos, o plano de ação tem um conjunto de metas para orientar as equipes a tomar decisões. Contudo, elas devem ser definidas com cuidado. Afinal, as métricas auxiliam o gestor a avaliar a performance dos times e, assim, identificar se os objetivos foram alcançados. Por isso, sempre crie métricas mensuráveis. Elas também precisam considerar o perfil da equipe. Desse modo, os profissionais poderão otimizar o seu desempenho sem grandes dificuldades.

Defina prazos inteligentes

Os prazos também precisam ser criados com cuidado. Se forem muito curtos, não serão alcançados e podem colocar o time em um fluxo de trabalho mais propenso a erros. Caso sejam muito longos, podem impedir que a equipe alcance os seus objetivos.

Portanto, sempre faça uma avaliação do perfil da equipe e defina prazos de modo inteligente. Identifique as expectativas dos envolvidos e o posicionamento do negócio. Desse modo, o prazo poderá ser definido com facilidade e sem riscos de gerar problemas de qualidade para o negócio.

Elabore planos de mitigação de riscos

Todo projeto eficiente tem riscos e eles contribuem de maneira negativa para que objetivos não sejam alcançados e prejuízos afetem os resultados da companhia. Não é à toa que existem processos de gestão totalmente dedicados a mitigar esse tipo de problema. Na criação do plano de ação, os riscos não devem ser ignorados. Pelo contrário: o gestor precisa estruturar um plano de ação para mitigar cada problema que possa afetar o sucesso do projeto e, assim, maximizar a confiabilidade das suas decisões.

Tenha processos estruturados para caso algo dê errado

Ainda que a prevenção de riscos seja aplicada, problemas podem acontecer. Nesse caso, também é fundamental que a empresa esteja preparada. Quanto mais rápido as correções a problemas forem aplicadas, menos impacto a falha causará no dia a dia do projeto. Portanto, faça um levantamento não só para identificar e prevenir riscos, mas também para eliminar possíveis erros caso eles ocorram. Dessa maneira, será possível manter um fluxo de trabalho contínuo ao longo de todo o projeto corporativo.

Quais erros não cometer ao formular o plano de ação?

O plano de ação é um documento abrangente. Por isso, a empresa deve ter cuidado para que ele não seja feito com problemas. Pois, como apontamos, ele tem um papel de destaque em cada etapa do projeto e, se mal feito, levará os times a trabalharem com baixa qualidade.

Por isso, é importante evitar erros que tradicionalmente ocorrem nesse tipo de processo. A seguir, veja alguns e prepare-se de modo inteligente!

Mudar os objetivos frequentemente

Como apontamos, o plano de ação foi feito para orientar a empresa a atingir certos objetivos. Por isso, é fundamental ter uma uniformidade na definição das metas da empresa. Afinal, se elas mudam regularmente, os times terão dificuldade para executar um trabalho de qualidade.

Quando as metas mudam em uma frequência elevada, o plano de ação também deve ser adaptado regularmente. Isso exige um retrabalho contínuo da equipe de gerenciamento de projeto: novas metas, ferramentas e indicadores de acompanhamento terão que ser aplicados no dia a dia do negócio.

Portanto, sempre evite mudar as metas com alta frequência. Faça uma análise ampla do mercado, identifique o melhor modo de posicionar a empresa e prepare-se antecipadamente. Assim, os times terão mais tempo e cuidado para se orientar em busca dos planos traçados pela empresa.

Não avaliar resultados

A avaliação dos resultados é algo fundamental quando a empresa tem um conjunto de metas para orientar suas ações. Não identificar se os objetivos foram alcançados, nesse contexto, pode levar à perpetuação de más práticas. Além disso, torna mais difícil a otimização das rotinas internas. Portanto, sempre avalie resultados e, se possível, invista em tecnologias de gestão e análise de dados. Dessa maneira, o processo será mais abrangente e eficaz.

Ignorar o perfil da empresa

A definição do plano de ação sempre deve considerar o perfil do negócio. Afinal, o modo como a empresa está estruturada influenciará diretamente as medidas que são tomadas para atingir os objetivos traçados.

Portanto, sempre avalie o posicionamento da empresa ao definir metas e traçar rotinas. Também, tenha em mente as regras do mercado e as falhas existentes. Assim, você poderá tomar decisões mais fáceis de serem executadas e que contarão com alto engajamento da equipe.

Como cobrar as tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Entretanto, muitas vezes, as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: nesse caso, é preciso cobrar.

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data a qual esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo saia como planejado. Vale lembrar de que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar aonde se almeja no tempo determinado.

Quais são as principais aplicações dos planos de ação no planejamento e na gestão?

Por se tratar de uma ferramenta de gestão que tem uso simples e que traz objetividade na execução das atividades, o plano de ação é usado em diversas áreas da empresa.

Veja, abaixo, quais são as aplicações no planejamento e na gestão!

Gestão de projetos

Os planos de ação também são muito usados pelos gerentes de projetos para acompanhar as atividades de planos empresariais. Nesses casos, geralmente, é preciso concluir uma etapa para poder iniciar outra. O ideal é seguir um cronograma montado no plano de ação para que o projeto seja bem-sucedido.

Análise de cenários orçamentários

O planejamento orçamentário nada mais é que uma maneira de planejar entradas e saídas futuras da empresa. Com ele, é possível ter uma estimativa de investimentos e custos empresariais. Os planos de ação de análise dos cenários orçamentários são úteis para a empresa evitar riscos e visualizar novas oportunidades.

É preciso fazer planejamentos para cada um dos cenários e simulações que incluam diversos fatores, entre eles estão as seguintes projeções:

• realistas;
• pessimistas;
• otimistas.

Diante das probabilidades de ocorrência desses cenários, é preciso deixar planos de ação engatilhados. Caso um deles se concretize, todos os envolvidos vão saber quais as atitudes tomar.

Planejamento estratégico

O plano de ação serve para tirar o planejamento estratégico do papel. Sendo assim, a ferramenta é usada para fazer os planejamentos e acompanhar as implementações das ações estratégicas, nas quais podem ser incrementados indicadores do histórico e do progresso de todas as ações tomadas.

Planejamento tático

Um dos próximos passos é o planejamento tático. Os planos elaborados por meio desse documento têm foco no médio prazo e contêm muitos detalhes. Nele, as ações são voltadas para orientar as áreas e os departamentos da empresa, sendo que o detalhamento é um meio para atingir os objetivos e as metas do empreendimento.

O período das ações varia de 1 a 3 anos e é nessa fase que são criadas estratégias relacionadas às áreas de marketing, produção e recursos humanos. Todos os objetivos do plano tático devem ser elaborados de maneira que o planejamento estratégico possa ser alcançado. Se você ainda se pergunta quais são esses objetivos, saiba que entre eles estão:

• certificar-se de que os pedidos dos clientes serão atendidos o mais breve possível;
• assegurar que não sejam vendidos produtos defeituosos;
• garantir que a equipe esteja bem treinada.

O planejamento tático deve ser visto como uma conexão entre o estratégico e o operacional, e é um excelente plano de ação.

Planejamento operacional

No planejamento operacional, os planos elaborados são de curto prazo. As definições de métodos e processos geralmente são para 3 a 6 meses. Os planos são mais detalhados e as pessoas envolvidas são selecionadas, sendo que todos recebem suas responsabilidades e tudo o que precisarem, inclusive os materiais para conseguir colocar o planejamento em prática.

O 5W2H é um checklist administrativo que guia os gestores por meio de perguntas, para que sejam tomadas as melhores decisões e para que tudo seja organizado de maneira correta. Entre os principais questionamentos estão:

• what — que significa o que (o que será feito?);
• why — por que (por que tal coisa será feita?);
• where — onde (onde será feito?);
• when — quando (quando será feito?);
• who — por quem (quem vai fazer?);
• how — como (como será feito?);
• how much — quanto (quanto vai custar para fazer?).

O modelo pode ser usado por empresas de todas as áreas, que desejam gerenciar melhor as questões administrativas de seu negócio, e ele não fica restrito a um departamento específico. Por meio do uso dessa ferramenta, fica mais difícil se esquecer de algum detalhe. Entre os objetivos operacionais alcançados com o 5W2H está a implantação de programas de qualidade e de um sistema de separação de pedidos.

Uma dica muito importante e que auxilia gestores, empreendedores, líderes e até mesmo os funcionários é pedir sempre para que outra pessoa revise o processo, pois o que um não vê o outro percebe. Também, não deixe de fazer a construção das respostas aos questionamentos do 5W2H de maneira coletiva. Dessa maneira, as informações estarão mais completas e os objetivos mais alinhados.

Quais são as etapas para se chegar ao sucesso?

Enfim, para seguir um plano, é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez e, assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas. As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. No início, um gestor eficiente deve ser capaz de fazer uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e os custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, na qual serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa na qual tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e as energias dos executores são gastos nessa etapa e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas e devem constar no cronograma as datas quando isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução. Por fim, o encerramento é a fase na qual tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como contar com a tecnologia para realizar e definir o plano de ação para sua empresa?

Há tempos, a tecnologia nas empresas era vista apenas como um custo a mais. Entretanto, nos dias atuais, é possível perceber que ela se tornou uma aliada dos gestores nos processos empresariais, assim como na elaboração dos planos de ação. As empresas que conseguem ter uma visão clara sobre os avanços tecnológicos adotam as soluções apropriadas para muitos problemas. Com isso, é possível obter:

• redução de custos operacionais;
• agilidade nos processos internos;
• segurança nas tomadas de decisões.

Por meio do uso da tecnologia, é possível encontrar novas soluções todos os dias, o que é muito importante, além de ser uma necessidade na atualidade, visto que o mercado é volátil. Na definição do plano de ação, a tecnologia se torna peça-chave para o sucesso dos planos traçados.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores, para que seja mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai usar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso. Se você ainda tem dúvidas sobre como definir plano de ação, conte com o auxílio de uma empresa especializada nesse tipo de serviço para auxiliar. Assim, com certeza, o seu planejamento será um sucesso.

E aí, gostou do post? Então, continue o seu aprendizado e confira nosso post “Veja como elaborar um plano de ação para uma equipe desmotivada”, e fique por dentro de mais esse assunto!

Muitas empresas já adotaram softwares para o monitoramento de seus projetos com o objetivo de ganhar competitividade, dinamismo e eficiência. A tecnologia ajuda no atendimento às demandas dos clientes com mais eficácia e sem o comprometimento dos fluxos das atividades. Ela pode fazer parte da estratégia do negócio e auxiliar os gestores para que atinjam suas metas.

Inovações tecnológicas possibilitam o alcance dos resultados almejados, como melhoria na produtividade, fornecimento de produtos ou serviços de qualidade, preços mais atrativos etc. Neste artigo, vamos explicar como funciona o software de acompanhamento de projetos e apontar os benefícios de contar com esse tipo de tecnologia. Além do mais, forneceremos detalhes sobre como ela melhora a tomada de decisão.

Deseja entender qual é a importância de um software de acompanhamento de projetos para uma estratégia eficiente? Continue a leitura!

Veja como funciona o acompanhamento de projetos

O acompanhamento de projetos pode ser realizado por meio de um software específico para o gerenciamento das atividades. Ele é realizado pelo gestor que faz o planejamento estratégico e fornece previsões de entregas, estabelece prazos para a realização dos trabalhos, determina cursos e registra os recursos que serão necessários para a execução de cada fase do projeto.

Fases de planejamento

Um software de acompanhamento de projetos viabiliza a fase de planejamento, a programação das atividades e a alocação de recursos. Além disso, ele permite ao gestor monitorar todas as tarefas que já foram realizadas, estão em andamento ou serão executadas no futuro. Com o auxílio da tecnologia, os líderes poderão controlar o orçamento, gerenciar os trabalhos e cuidar da documentação.

Cooperação entre os envolvidos

Essa ferramenta será ideal apenas se facilitar a cooperação entre os envolvidos com os projetos de uma empresa. Ela ajudará o gestor a organizar, planejar e administrar as atividades dos colaboradores desde a primeira até a última etapa de cada projeto. O software serve para a colaboração e a coordenação dos trabalhos feitos em equipe.

Compartilhamento de informações

A tecnologia permite ainda que os gestores compartilhem arquivos, feedbacks e atualizem os status das tarefas. Ela oferece uma visão completa do cenário que envolve as atividades diárias e impede que a gestão dependa de diversas ferramentas para atingir os seus objetivos. Todos os detalhes são acompanhados, a comunicação é simplificada e facilita o cumprimento dos prazos.

Solução das dificuldades

O software atualiza o status das atividades em tempo real, gera relatórios, mostra os indicadores de acompanhamento e muito mais. Dessa maneira o líder consegue solucionar pequenas dificuldades com mais agilidade e não permitem que elas se transformem em empecilhos ou atrasem as entregas. Tudo o que o gerente de projetos precisar é colocado ao seu alcance pela tecnologia.

Coordenação eficiente

Ele poderá ter uma coordenação efetiva, fazer planos, ajustar detalhes, oferecer informações e feedbacks importantes. Por outro lado, conseguirá evitar confusões, mapear os objetivos e priorizar as metas que precisam ser atingidas com mais rapidez para o atendimento dos prazos. A sua equipe, os fornecedores e os clientes poderão trocar ideias e participar ativamente dos projetos.

Descubra como ter uma estratégia eficiente nos projetos

Os gestores são profissionais que precisam ser estratégicos para ter sucesso em seus projetos. Seja flexível e observe as demandas da sua empresa para identificar os procedimentos que devem ser realizados. Estabeleça uma rotina para a realização das atividades e defina seus objetivos. Utilize um checklist que servirá para todos os envolvidos que acessarão o software.

Faça um monitoramento preciso que facilite a identificação de ocorrências imprevisíveis e garanta que o projeto seja cumprido de acordo com o combinado. Corrija as falhas enquanto ainda estiverem no estágio inicial para evitar transtornos. Diminua os riscos que possam afetar a qualidade dos serviços criando medidas preventivas para eliminar possibilidades de gargalos.

Mantenha a sua equipe focada no projeto e não permita que os colaboradores se desviem das diretrizes estabelecidas. Comunique-se de modo eficiente com os envolvidos nas atividades, já que o software oferece a integração das informações em um único ambiente. Se ocorrerem falhas, os integrantes do time terão mais confiança para relatar a ocorrência e a correção será facilitada.

Entenda a importância do software de acompanhamento

O software de monitoramento é muito importante para o desenvolvimento de uma estratégia eficiente. Afinal, as estratégias serão mais eficazes se o gestor utilizar uma ferramenta apropriada para a sua área de atuação. Ela é um instrumento essencial para o sucesso dos projetos. Veja a seguir quais são os benefícios de contar com esse tipo de tecnologia!

Maior produtividade

A tecnologia criada especificamente para o acompanhamento de projetos possibilita que os colaboradores tenham mais agilidade. Os projetos são concluídos com mais consistência e velocidade. Com ela, o gestor ganha tempo e tem mais disponibilidade para focar nas estratégias que aumentarão a produtividade e melhorarão a gestão de equipes externas.

A equipe conseguirá fazer mais e com qualidade superior sem exigir investimentos em novos equipamentos. A melhoria na produção é o quesito que mais justifica a aquisição de um software de acompanhamento de projetos, pois ele reduz os retrabalhos, diminui os índices de inconsistências e elimina as chances de atrasos nas entregas.

Redução de custos

A redução de custos é a principal vantagem do uso de um software de gerenciamento de projetos. Essa ferramenta possibilita a administração de vários planejamentos por meio de uma única plataforma. Com isso, os gestores conseguem padronizar os indicadores e consultar os dados de forma rápida para tomar decisões mais acertadas.

Melhoria para tomada de decisão

Os gestores nem sempre conseguem tomar decisões para manter os times engajados. Porém, os colaboradores se sentirão mais motivados se perceberem os progressos decorrentes de seus esforços e souberem que as metas serão atingidas de acordo com os planos. O software de acompanhamento de projetos oferece a visualização instantânea do progresso, dos feedbacks e do nível de produtividade.

A tecnologia de gerenciamento de projetos ajudará para que todos compreendam a importância do trabalho colaborativo. Os membros da equipe e os gestores terão acesso imediato ao andamento das atividades e dos procedimentos por meio de uma interface. Consequentemente, será mais fácil trocar ideias, compreender as funções e interações e melhorar a tomada de decisão.

Enfim, saiba que a Project Builder pode ajudar fornecendo um software de acompanhamento de projetos que utiliza a metodologia de gestão tradicional conhecida como PMBOK, Prince2. Ela é uma empresa brasileira que oferece soluções em gestão de projetos reconhecida no Brasil e no exterior. A sua solução é a mais bem-sucedida do mercado.

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