Grosso modo, considera-se um gargalo qualquer obstáculo que possa influenciar negativamente no fluxo operacional da empresa, tornando a entrega de resultados mais demorada e custosa. Logo, em qualquer empreendimento, os gargalos de produção devem ser identificados e eliminados de forma contínua.

Em outras palavras, para garantir a competitividade do negócio, é preciso investir em diversas estratégias. Elas vão desde o mapeamento dos processos existentes (identificando as entradas e saídas) até a implementação de modernos softwares de controle do fluxo de trabalho. Assim, é possível otimizar os fluxos operacionais da companhia ao máximo.

Para ajudar, neste post veremos justamente como identificar e eliminar os gargalos de produção, tornando o seu negócio mais eficiente e próspero. Interessado? Então, continue lendo e fique por dentro do assunto!

Qual a importância de avaliar os gargalos de produção existentes?

Entre os vários problemas que um negócio pode enfrentar, os gargalos de produção estão entre os mais impactantes. Mantidos em caráter contínuo, esse tipo de falha pode influenciar diretamente no resultado do negócio.

Aqui, é válido frisar que os gargalos de produção comprometem o funcionamento de toda a empresa. A companhia amplia os seus atrasos, perde produtividade e reduz a qualidade do uso dos recursos disponíveis. Assim, a qualidade dos serviços cai drasticamente, abrindo espaço para a concorrência no setor de atuação da empresa.

Como trabalhar corretamente com gargalos de produção?

O primeiro passo para combater os gargalos de produção é conseguir identificar a existência de tais problemas. O empreendimento que tem um time capacitado para avaliar a existência de problemas no seu ambiente de trabalho que comprometem a sua competitividade tem mais chances de atuar rapidamente e, assim, impedir que esse tipo de fator se perpetue.

Entre as estratégias que podem ser empregadas para avaliar quais são os problemas existentes, nós podemos apontar:

Avalie os resultados de cada etapa dos processos internos

O monitoramento da qualidade dos processos internos é algo que deve ser feito continuamente. Dessa forma, o gestor precisa aplicar mecanismos para garantir que nenhuma falha ou erro deixe de ser identificado e, assim, evitar que elas se perpetuem.

Uma das formas de avaliar se há problemas é identificando os resultados de cada etapa ou processo. Para isso, monitore se os inputs de uma rotina foram processados da maneira correta, levando o profissional a atingir o resultado esperado para aquela atividade.

Faça isso por toda a cadeia operacional do negócio. Em projetos, por exemplo, isso é feito ao final de cada etapa: o gestor deve avaliar se a etapa atingiu os resultados esperados pelo time de planejamento, quais pontos não foram alcançados e o que levou a tal situação.

Já na gestão da infraestrutura de TI, isso pode ser feito com o apoio de ferramentas de monitoramento de hardware. Elas indicam rapidamente e de modo abrangente se há algum equipamento não apresentando a performance esperada e, assim, dando ao profissional do setor a capacidade de mitigar o problema rapidamente.

Implemente indicadores

Os indicadores de performance são um importante mecanismo de gestão. As métricas auxiliam a empresa a avaliar de modo preciso (e com relativa abrangência) como está a performance de profissionais, times e equipamentos continuamente e em tempo real.

Além disso, elas ampliam o conhecimento sobre o negócio. A médio e longo prazo, os indicadores auxiliam na criação de uma base de dados sobre como a companhia funciona em diferentes situações. Dessa forma, é possível avaliar se o time está mesmo passando por dificuldades ou a variação de um determinado indicador está dentro do previsto para aquele momento do mercado.

Portanto, faça o uso extenso dos indicadores de performance. Aplique-os principalmente nas atividades críticas, ou seja, aquelas que estão diretamente ligadas ao core business da empresa.

Um bom indicador é aquele que está projetado conforme o perfil da companhia. Ou seja, é importante que a métrica seja projetada conforme o perfil do negócio.

Se um indicador tem como base um nível de performance muito acima do que pode ser atingido pelos times da empresa, por exemplo, os profissionais terão uma sobrecarga de trabalho que leva a mais erros. Caso a situação oposta ocorra, e o negócio tenha um indicador abaixo do seu potencial, o profissional de gestão não poderá avaliar se existem gargalos de produção.

Monitore o resultado das mudanças

Das nossas dicas, essa auxilia o gestor a avaliar se os gargalos de gestão continuam na cadeia operacional da empresa mesmo após uma falha ocorrer. Assim, fica mais fácil para o negócio identificar se o gargalo de produção foi mesmo eliminado e se as modificações no fluxo de trabalho não criaram novos problemas.

Portanto, sempre identifique o nível de performance do negócio, defina as suas soluções para os problemas e avalie o resultado obtido com as correções. Esse processo evitará que novos problemas não sejam avaliados e, por fim, garantirá que a qualidade das atividades sempre seja a maior possível.

Avalie se existe muita burocracia internamente

A burocracia pode ser um dos fatores que mais contribuem para a criação de gargalos de produção. Quando o negócio tem uma rotina com várias etapas, autorizações e pontos que interferem na fluidez das atividades, as aberturas para erros e problemas de qualidade se ampliam.

Diante disso, sempre avalie se existem atividades com excesso de burocracia. Um exemplo que podemos apontar está na gestão de projetos: o gestor necessita de muitas etapas para aprovar o seu planejamento? A companhia precisa de muitos profissionais envolvidos para avaliar se cada etapa é viável?

Se esse for o seu caso, há uma grande chance da companhia estar excessivamente burocratizada. Tenha em mente que, apesar de ser normalmente associada com algo ruim, a burocracia pode ser um mecanismo importante para impedir que o negócio tome decisões precipitadas, seja por utilizar poucos dados ou por não ter métodos de compliance eficientes.

Portanto, sempre veja a burocracia como algo que deve ser aplicado na medida certa. Ela não deve impedir o negócio de ser funcional, mas precisa ser aplicada na medida certa para a empresa não ter erros e gargalos de produção recorrentes.

Como eliminar os gargalos de produção?

O processo produtivo é composto por diversas etapas, as quais precisam ser realizadas com o máximo de perfeição. Ele pode variar bastante de acordo com cada empresa, mas, em todas, é preciso conhecer com clareza cada passo produtivo, os seus objetivos e padrões de qualidade. Só assim é possível identificar quais etapas estão travando e eliminá-las ou consertá-las, de acordo com o necessário.

Para mapear a produção é necessário analisá-la minuciosamente. Então, identifique as entradas (insumos), as saídas (entregas no final de cada processo), os fornecedores e os componentes do processo (máquinas, pessoas etc.). Isso dará uma visão holística de todo o processo.

Entre as medidas que um negócio tem a mão para otimizar as suas atividades, podemos apontar:

Desenhe o fluxograma do trabalho

A eliminação dos gargalos passa pelo conhecimento de como os processos devem ser executados. Portanto, para otimizar seu mapeamento e torná-lo ainda mais compreensivo, é indicado que se crie um fluxograma das atividades.

Basicamente, um fluxograma é uma representação visual do processo, em que cada etapa é ilustrada com símbolos geométricos, linhas e palavras. Nesse sentido, existem alguns tipos mais comuns de fluxogramas:

• diagrama de blocos: é o fluxograma mais simples, que fornece uma visão rápida e simplificada da produção. Nele, utiliza-se apenas retângulos (que indicam as atividades) e linhas (que indicam o sentido do fluxo);
• fluxograma padrão: é o mais utilizado, e fornece uma visão mais detalhada do processo. Aqui, cada ação é definida com uma figura geométrica (retângulo, bola, triângulo etc.);
• fluxograma funcional: esse é o mais detalhado dos três. Além de representar as ações com símbolos geométricos, mostra os departamentos ou seções pelos quais o trabalho flui. Assim, permite conclusões mais minuciosas.

Assim, defina qual deles melhor se adéqua à sua produção — o que pode variar de acordo com a extensão e a complexidade do seu trabalho. De toda forma, quanto mais claro for o fluxograma, mais fácil será para ajustar as rotinas de trabalho da empresa para o padrão esperado de qualidade.

Identifique as causas e sub-causas dos problemas

Após mapear e desenhar o processo de produção, fica muito mais fácil identificar como os gargalos surgem. Contudo, como saber quais são suas causas e sub-causas? Para responder essa pergunta, utilizamos o diagrama de Ishikawa.

Também conhecido como Espinha de Peixe ou causa-efeito, esse diagrama é bastante utilizado no controle da qualidade. Seu objetivo é identificar as principais causas para os problemas que existem, seja no processo de produção ou em qualquer outra atividade.

Para isso, ele se baseia em seis principais itens que podem resultar nos efeitos negativos, os 6Ms:

• mão de obra: refere-se aos colaboradores (ex.: desmotivação, desqualificação etc.);
• material: refere-se aos insumos utilizados no processo de produção;
• meio ambiente: pode ser considerado como o ambiente interno ou externo da companhia. (ex.: falta de espaço, poeira, calor etc.);
• método: refere-se às práticas e procedimentos utilizados na execução das atividades;
• máquina: os instrumentos usados no processo de produção;
• medida: as métricas ou indicadores-chave de desempenho.

É possível responder ao diagrama de Ishikawa em uma reunião de brainstorming, com 6 ou 8 integrantes. Afinal, muitas cabeças pensam melhor do que apenas uma — outras pessoas podem identificar sub-causas que você nem mesmo imaginava. Portanto, não deixe de utilizar essa estratégia para avaliar o que está causando a existência de gargalos de produção na sua companhia.

Mantenha os colaboradores treinados

As pessoas têm um importante papel na execução das atividades, e por isso é necessário mantê-las sempre competentes e centradas nos resultados desejados. Quando a equipe é desqualificada, é provável que o número de erros cresça drasticamente.

Se os colaboradores não conhecem como os processos internos são executados, a qualidade dos serviços cairá drasticamente. Além disso, cada time executará as suas tarefas de uma forma, reduzindo o nível de padronização interna e criando um ambiente mais propício a gargalos de produção.

Para manter os funcionários treinados, primeiro, é importante saber o que precisa ser desenvolvido. Para isso, realize uma avaliação de desempenho em 360 graus, buscando identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes que devem ser otimizados.

Depois, basta definir qual modelo de treinamento utilizar. Nesse caso, o treinamento online tem crescido bastante nas últimas décadas, especialmente por sua facilidade e flexibilidade. Vale a pena considerá-lo para ter uma equipe bem treinada e capaz de otimizar a produção.

Conte com o auxílio de modernos softwares

De fato, é importante contar com o auxílio da tecnologia para eliminar os gargalos da produção. Hoje, existem modernos softwares de gestão de projetos capazes de facilitar a condução dos diversos recursos (humanos, materiais e financeiros) envolvidos.

Desse modo, um bom software contribui para tornar a produção muito mais eficaz. Com ele, é possível ter um maior controle das tarefas, tomar decisões mais acertadas, eliminar ruídos da comunicação e monitorar continuamente os resultados obtidos.

É crucial, entretanto, saber escolher um sistema realmente funcional, que se adéque ao tamanho e ao segmento do seu empreendimento. Para isso, escolha um fornecedor de tecnologia que já tenha bastante experiência e ofereça um suporte adequado.

Crie um bom plano de ação

Ter um plano de ação também norteará o gestor na eliminação dos gargalos encontrados, identificando com clareza o que deve ser feito. Para isso, a ferramenta mais utilizada é o 5W2H — a qual estabelece sete perguntas-chave (em inglês) que devem ser respondidas. Entenda:

• 5W: What (o que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito), Why (por que será feito?) e Who (por quem será feito);
• 2H: How much (quanto vai custar?) e How (como será feito?).

Ao responder essas questões, você conseguirá um plano realmente eficiente para eliminar os gargalos de produção. Contudo, ainda é importante garantir que esse plano seja bem executo — caso contrário, os efeitos desejados nunca serão atingidos.

Enfim, todas essas são dicas relativamente simples, e podem ser aplicadas em sua companhia. Fazendo isso, você conseguirá melhorar toda a sua produção e arquitetar um empreendimento bem-sucedido, rentável e diferenciado em seu segmento de atuação!

Lembre-se que a existência dos gargalos de produção deve ser monitorada continuamente. Se o negócio não conta com mecanismos para avaliar de modo inteligente a sua existência, a competitividade da companhia cairá drasticamente, levando a um cenário em que o negócio perde vendas e lucratividade.

E então, gostou do post? Agora que está por dentro do assunto e sabe como eliminar os gargalos de produção, que tal continuar aprendendo? Assine já a nossa newsletter e receba as dicas do blog em primeira mão!

Ao gerenciar um projeto, é essencial conseguir visualizar os relacionamentos entre seus requisitos, outros artefatos e objetos. Eles orientam o caminho do desenvolvimento do produto para satisfazer as necessidades das partes interessadas. Nesse cenário, saber elaborar uma matriz de rastreabilidade de requisitos é fundamental.

A matriz de rastreabilidade de requisitos é o modelo utilizado para visualizar a evolução de diferentes requisitos e seus pontos de interseção. Como é comum haver alteração nesses itens durante a execução do projeto, fica mais fácil enxergar onde será necessário promover mudanças sem deixar passar nenhum item importante.

Para que seja efetiva, a matriz de rastreabilidade deve ser feita após a determinação desses itens. É natural que haja um refinamento dessas necessidades, porém a matriz não deixa a origem e o motivo do requisito se perderem. Assim, há a garantia de que os objetivos do projeto e do negócio estarão alinhados no momento da entrega. Para saber mais, continue a leitura!

Importância de ter requisitos bem limitados

Os requisitos são uma das bases do planejamento de qualquer projeto. Eles auxiliam o líder a ter uma visão completa sobre os objetivos do negócio, dos clientes e de cada um envolvido nas tarefas diárias do projeto.

Eles também permitem melhor distribuição de recursos e a definição inteligente das estratégias que serão tomadas para manter o trabalho com alto nível de qualidade. Em outras palavras, quando bem limitados, os requisitos orientam os times e garantem que o resultado corresponderá aos desejos e expectativas dos stakeholders.

Como identificar os requisitos que o projeto deve apresentar

A identificação dos requisitos passa, principalmente, pela avaliação entre todos os que estão envolvidos no projeto. Sem que o planejamento seja feito por uma equipe de líderes bem integrada serão altas as chances de as expectativas não serem alinhadas e o resultado não ser bem avaliado.

Para começar a definir os requisitos do projeto, é importante conhecer os tipos existentes. Eles são:

• os requisitos funcionais, que estão relacionados com o comportamento de um projeto ou do resultado de um projeto;
• os requisitos não funcionais, que estão direcionados às propriedades do produto.

Se o projeto envolve a criação de um sistema, por exemplo, a necessidade de a ferramenta apresentar uma mensagem de erro sempre que alguma falha ocorrer é um requisito funcional. Já a obrigação de esse alerta ser acompanhado de um som é um requisito de projeto não funcional.

Indo além da troca de informações contínua entre os envolvidos, o levantamento e o registro dos requisitos do projeto podem adotar algumas estratégias. Elas tornam as informações mais precisas e melhoram a qualidade das práticas de gestão de projetos implementadas. Podemos apontar como as principais abordagens:

• análise do perfil do negócio;
• documentação de todos os requisitos;
• classificação dos requisitos em níveis de prioridade.

Esses três pontos são abordados pela matriz de rastreabilidade dos requisitos do projeto. Apesar de cada item ser executável com outras ferramentas, como apontaremos adiante, ela é um dos métodos mais inteligentes que o negócio pode adotar para acompanhar os objetivos de cada etapa.

Entendimento da importância da rastreabilidade

Mais do que ser uma simples tabela, a matriz de rastreabilidade tem funções cruciais na otimização de gerenciamento de projetos, sejam externos, sejam internos. Confira as principais a seguir e compreenda a importância desse documento!

Acompanhamento do escopo

Todo bom gestor de projetos sabe que, em um cenário ideal, o escopo é definido na etapa do planejamento e não mais modificado. Isso ocorre porque, quando os limites do projeto estão bem definidos, é mais fácil realizar a previsão de recursos, estruturar um orçamento compacto, identificar riscos e direcionar o trabalho dos times.

Em outras palavras, um escopo bem definido garante que o planejamento será eficaz. Dessa forma, os times conseguirão atingir os objetivos com mais facilidade. Porém, muitos fatores podem levar a mudanças no escopo. Nesse momento, é importante que a matriz de rastreabilidade entre em cena.

Ela auxiliará os profissionais, stakeholders e gestores a identificarem as modificações de um modo simples e rápido. Com os dados em mãos, será mais fácil tomar decisões inteligentes e garantir a continuidade do projeto mesmo após as mudanças do escopo.

Visão aprimorada dos requisitos

A matriz de rastreabilidade dá aos profissionais a possibilidade de realizar uma análise mais aprofundada dos requisitos. Em outras palavras, os times poderão verificar de modo transparente e conciso como cada objetivo do projeto está estruturado.

Isso permite encontrar inconsistências e lacunas entre eles a tempo de fazer mudanças. Assim, o planejamento será capaz de cobrir todos os pontos do projeto e evitar fatores que contribuem negativamente para a sua execução.

Avaliação da compatibilidade com outros projetos

Muitas empresas têm mais de um projeto sendo executado ao mesmo tempo. Em alguns cenários, isso pode apresentar um desafio para os gestores. Como garantir que as políticas de gestão estão sendo corretamente aplicadas e que nenhuma iniciativa entre em conflito?

Para isso, a matriz de rastreabilidade tem um papel-chave. Ela auxilia os times a identificarem se as soluções dos requisitos cumprem apenas os pontos a que se propõem e se podem prejudicar os demais objetos de alguma forma. Assim, o gestor consegue realizar ajustes nas iniciativas e garantir que o negócio sempre tenha bons resultados.

Acompanhamento da evolução dos requisitos

Durante um projeto, várias avaliações são feitas para identificar como os trabalhos evoluíram. Nesse momento, os líderes podem utilizar não só indicadores e ferramentas de gestão, mas também a matriz de rastreabilidade.

Ela será aplicada como uma forma confiável e transparente para certificar que todos os requisitos estão sendo abordados ou não nas ações de um projeto. Isso evitará que, ao final do projeto, alguns objetivos não tenham sido atingidos, levando a atrasos e prejuízos.

Melhoria do cronograma

Outro ponto importante para identificar a performance dos times e otimizar o planejamento é o cronograma. A gestão dessa área tem como principal objetivo criar uma timeline para todas as etapas, facilitando a distribuição de recursos, a montagem de times e a definição de metodologias.

Aplicando a matriz de rastreabilidade de requisitos às suas políticas de gestão de projetos, é possível ter mecanismos mais inteligentes para colaborar com a estimativa de variação de cronogramas e dos custosdo projeto em situações de alteração de escopo. Assim, riscos, prejuízos e atrasos são evitados com uma rotina muito mais bem estruturada.

Criação de uma matriz de rastreabilidade de requisitos

A matriz de rastreabilidade de requisitos também é conhecida como RTM (sigla do nome em inglês Requirements Traceabilility Matrix). Ela é uma das saídas do processo 5.1 do Guia PMBOK^®. Embora pareça um processo complexo à primeira vista, pode ser colocada em prática com um passo a passo simples.

Antes de aplicá-la, no entanto, vale pensar na ferramenta a ser utilizada para tal. Processos simples, com poucos requisitos, podem ser geridos em uma planilha de Excel.

Conforme os sistemas vão se tornando mais complexos, essa administração manual se torna impraticável. Nesse caso, é imprescindível a utilização de um sistema de gerenciamento.

Tendo isso em mente, é hora de criar a sua matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto. Confira os passos a seguir.

1. Saiba os requisitos

Para criar a matriz, será necessário utilizar o termo de abertura do projeto. A partir dele, é possível ter uma visão global para identificar todos os requisitos de aprovação.

O termo de abertura do projeto é um documento crucial. Ele não só auxilia os gestores a identificarem as metas de cada etapa, mas também a garantir que todos estarão com as expectativas alinhadas no começo do projeto. Isso diminui as chances de conflitos e problemas durante a entrega e a avaliação posterior dos resultados.

2. Analise e organize os requisitos

Com os objetos e artefatos definidos, separe-os entre requisitos funcionais e não funcionais. Esse passo colabora para a compreensão total de cada um deles e melhor disposição na matriz.

3. Monte a sua matriz

Cada projeto exige uma complexidade diferente. A maneira mais básica de executar a matriz de rastreabilidade é colocar, em uma planilha, todos os requisitos na vertical e horizontal e demarcar os pontos de interseção entre eles.

Se o seu projeto necessita de uma matriz mais elaborada, confira itens complementares no tópico a seguir.

Otimização da sua RTM

Fazer uma matriz de dependências pode ser bastante simples, mas para fazer uma boa rastreabilidade de requisitos é necessário que ela traga a maior quantidade de informações relevantes possível. Por isso, alguns itens podem ser acrescentados para melhorar a visão do projeto.

Como exemplos, podemos citar:

• identificador único;
• explicação do requisito;
• motivos da inclusão;
• objetivos do projeto;
• grau de complexidade;
• grau de prioridade;
• status atual;
• data do status.

Com esses dados, é possível enxergar com facilidade todos os itens de interesse no gerenciamento de um processo. Ao analisar a linha em que os dados se encontram, é feito um rastreio dos requisitos relacionados, descobrindo os impactos possíveis entre eles.

Já ao observar a coluna em que o item se insere, é possível determinar o ciclo de vida deles e descobrir os artefatos que foram gerados com o passar do tempo. Ou seja, a análise vertical permite enxergar uma fase do processo, enquanto a horizontal dá uma visão do projeto como um todo.

As informações também são fundamentais para compreender a importância de cada requisito do projeto e o que será necessário fazer para alcançá-lo. O grau de complexidade, por exemplo, permite que os gestores preparem melhor os seus times e tomem mais cuidado ao estruturar equipes.

Já o nível de priorização garante que o gestor organizará sempre da melhor forma possível o trabalho dos times. Os requisitos do projeto mais importantes terão maior destaque e prioridade quando os problemas ocorrerem. Assim, os pontos mais importantes serão sempre entregues ao cliente.

Utilização da matriz no dia a dia

Qualquer pessoa envolvida com um processo de gerenciamento de projetos sabe a importância de trabalhar com informações atualizadas. Dados corretos e precisos são fundamentais para o gestor dar andamento às etapas, especialmente quando tratamos de suas premissas e objetivos.

Por isso, é preciso deixar claro que a matriz de rastreabilidade de processos só se torna importante ferramenta de gestão quando utilizada durante as tarefas diárias. Ela deve ser sempre fomentada com os novos dados, objetos e artefatos que vão surgindo durante sua aplicação.

O time deve compreender a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto como uma ferramenta de gestão de projetos. Em outras palavras, ela é algo que aumenta o controle e a precisão do produto entregue aos interessados.

Quando os projetos são externos, é comum que haja maior necessidade de atenção a esses quesitos. Porém, não é raro que situações internas acabem negligenciando a importância de atualização das informações.

Nesse cenário, criar a cultura empresarial de atualizá-la constantemente e com informações corretas é a única forma de utilizar essa ferramenta em sua plenitude. Trate esse processo de maneira natural, não como mais uma função a ser desempenhada. Só assim os seus projetos estarão à prova de falhas e um passo mais próximo da eficiência.

Além disso, quando criada e utilizada, a matriz pode ser utilizada para criar a estrutura analítica do projeto (EAP), que é a organização e a divisão hierárquica do escopo. Ou seja, o projeto é dividido em etapas de execução e são designados os responsáveis por cada uma delas, chegando enfim à criação do produto.

Durante todo esse processo pode ser que algum detalhe seja esquecido. Por isso, a matriz de rastreabilidade é tão importante: ela dá segurança na manutenção dos requisitos e dos objetivos do negócio, além de não deixar que os outros entregáveis sejam esquecidos.

A execução de projetos é um processo complexo. Ela conta com muitos profissionais, soluções de comunicação e líderes.

Em função disso, as ferramentas que o gestor utiliza para auxiliar na estruturação e na aplicação de sua política de gestão de projeto são fundamentais. Elas garantem que todos os requisitos do projeto serão cumpridos, evitando erros e tornando o trabalho mais inteligente.

Nesse sentido, a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto é uma ferramenta de controle que colabora para que a qualidade final só aumente. Por não permitir que os gestores percam de vista o que é importante para os envolvidos, ela evita conflitos e erros. Não perca tempo, aplique-a na rotina da sua empresa e colha os frutos de um projeto organizado!

Gostou dessa dica e quer saber mais sobre como a sua empresa pode otimizar a gestão de projetos? Então, assine a nossa newsletter e receba novidades do blog no seu e-mail!

Atualmente, com o intuito de tornar os processos mais simples e dinâmicos, muito se discute sobre a implantação de métodos ágeis em ambientes corporativos. Contudo, antes que os trabalhos possam ser implementados, é essencial refletir sobre alguns desafios que, com certeza, serão enfrentados ao longo desse processo.

Os métodos tradicionais se concentram em seguir o plano inicial, elaborar uma documentação minuciosa, valorizar, sobretudo, as ferramentas e processos, bem como a etapa de negociação de contratos. Em contrapartida, os métodos ágeis prezam pela adaptação rápida às mudanças, interface constante com o cliente, além de valorizar os indivíduos e suas interações.

Diante desse contexto, pode-se afirmar que os métodos ágeis enfrentam diferentes barreiras para conquistar ambientes tradicionais. Enfim, provavelmente esse seja o maior desafio: a mudança cultural!

O paradoxo do trabalho supervisionado

Ao longo de nossa existência, fomos orientados a manter o controle sobre absolutamente tudo. Pois esta é a maneira de garantir que as coisas funcionem: são necessários os papéis de controlador e controlado, chefe e empregado. É por essa razão que se propaga a crença de que as pessoas precisam de um mestre para monitorar de perto as atividades, sem acreditar, de forma alguma, que elas seriam realizadas de modo satisfatório sem tal supervisão.

Logo, a principal grande dificuldade para implementação das metodologias ágeis é a resistência natural das pessoas às mudanças!

A forma de implementar a metodologia

Após isso, vale discutir o modo como as mudanças são colocadas em prática. Mudança efetuada de maneira imposta nada mais é que uma postura de “chefe e empregado”. Quando existe alguém responsável por pensar em todos os detalhes, oferecendo a solução pronta, a relação de dependência somente aumenta, pois os liderados não se sentem confortáveis para fazer as atividades com autonomia: experimentar, cometer erros, aprender com esses erros e se aprimorar de modo contínuo.

Existe também uma espécie de tendência a buscar a metodologia perfeita, como se houvesse uma única forma, uma estrutura milagrosa, superior a todas as outras.

Caso você seja um daqueles que acredita existir apenas uma única resposta para toda questão, você precisa trabalhar melhor essa “verdade”. Cada indivíduo interage em um espaço complexo único, dotado de um conjunto de pontos positivos e negativos, os quais requerem análise e adaptabilidade. Isto é, não existe verdade absoluta, mas sim adaptação.

Quanto maior for o ambiente, mais complicada é a adaptação. Por isso, é justo ressaltar que não adianta se dirigir ao cliente externo e dizer que ele se chama “product owner”, que precisará redigir certas coisas que se chamam de “user stories” e que ele terá que dedicar mais tempo interagindo com o projeto. Afinal, a pessoa do outro lado lida com diretrizes da sua própria cultura.

Aculturação Organizacional

É importante deixar claro que a mudança da cultura organizacional é fator chave para que a adoção das metodologias ágeis tenha sucesso. Não faz sentido conceituar os recursos do seu projeto como “time ágil”, se os mesmos são microgerenciados. O mesmo vale para dizer que seus times são “empoderados”, se eles mal podem experimentar por conta própria ou errar um mínimo aceitável.

Metodologias ágeis estão em voga, sendo o que há de mais novo em gerenciamento. Mas não é por isso que deve ser implementada, de imediato, no maior projeto da corporação, aquele para o qual todos os olhares estão voltados. Tenha em mente que você está experimentando, logo, talvez seja mais apropriado assim o fazer em algo não tão grande assim. O tamanho ou mesmo a dificuldade do projeto piloto deve ser tratada com cuidado.

Formação da equipe ágil

A definição do time também deve ser levada muito a sério. Equipes multidisciplinares não são tão simples de montar, mas quanto mais próximo do ideal for conquistado, maiores serão as chances de sucesso do projeto. Vale lembrar que, quanto maior for o engajamento do time, quanto mais ele for autossuficiente, melhor.

Finalmente, não se deve cobrar ou fornecer prazos e expectativas irreais, tanto para o time, como para o cliente. É possível que o projeto não termine em menos tempo; pode ser que custe mais do que o previsto; coisas podem dar errado. Logo, lembre-se de experimentar, inspecionar e melhorar continuamente.

Autoconhecimento organizacional

É essencial que se conheça bem o ambiente que sofrerá as mudanças e saber com clareza quais são as intenções dessa transformação cultural. A mudança exige não só aprender, como também desaprender valores, premissas e posturas antigas de trabalho, antes que se possa agregar novos comportamentos. Os elementos primordiais dessa mudança cultural são: apoio da alta gestão e treinamento.

A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura do líder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

Interação entre setores

Uma boa interface entre todos os departamentos da empresa é essencial, mas também outra tarefa complicada. Por isso, a mudança cultural respaldada pela alta gestão é tão importante.

Desenvolver uma boa comunicação e atitudes comuns que sejam bem aceitas e compreendidas por todos, simplifica as interações entre indivíduos de naturezas distintas. Isso contribui para a criação de um clima de harmonia e apoio mútuo, fortalecendo ações em prol de um mesmo objetivo definido no planejamento estratégico da empresa.

Interação com os clientes

Conforme já foi citado, os clientes externos devem interagir ativamente no processo de desenvolvimento de produtos, serviços ou resultados, mantendo comunicação constante. E da mesma forma como no relacionamento com os times internos, as interfaces devem ser de apoio e cooperação no sentido de oferecer os resultados desejados. Evitar a todo custo conflitos e procurar soluções em conjunto são aspectos importantes dessa relação.

Por fim, é bom que seja dito que essas são as principais – mas não as únicas – dificuldades que os métodos ágeis enfrentam ao longo de sua implementação. Dessa forma, os que desejam aplicar esses métodos em seu ambiente de trabalho devem estar preparados para os diferentes contextos conflituosos que surgirão durante essa transição, buscando ser persistente e determinado.

Nunca houve um consenso muito claro acerca da combinação entre o Scrum e PMBOK. Isso porque muitos gestores acreditam que devem, necessariamente, optar por um dos dois. É justamente aqui que começa o engano, pois apesar da natureza distinta de ambos, eles não são excludentes e podem ser perfeitamente combinados.

Em síntese, enquanto o PMBOK consiste num guia das melhores práticas de gerenciamento de projetos, dividido em grupos e processos, o Scrum se trata de um framework (estrutura) com eventos, artefatos e funções bem definidas. Os projetos de software, cuja principal característica é o dinamismo, costumam ser geridos por métodos ágeis, como o Scrum. Já os projetos tradicionais, com menor complexidade, são normalmente orientados às boas práticas do Guia PMBOK.

Ainda que exista essa aplicação, é plenamente possível combinar Scrum e PMBOK. Saiba mais sobre o assunto no artigo de hoje!

Principais características do PMBOK e do Scrum

Por se tratar de uma estrutura, o Scrum viabiliza adições e exclusões, desde que essas não causem impactos em seus três princípios, que são: transparência, inspeção e adaptação. Com isso, é possível afirmar que, tecnicamente, é plenamente possível adicionar processos adaptados do PMBOK ao Scrum.

O Scrum se encaixa melhor em projetos cujo escopo é incremental e/ou parcialmente desconhecido. No PMBOK, desconhecer o escopo não só enfraquece, como também inviabiliza o planejamento e, consequentemente, a execução do projeto. O Scrum tolera bem incertezas, atua com priorizações e ciclos curtos de entregas. Já o PMBOK trabalha, sobretudo, com riscos, admite a priorização de entregas e a realização de ciclos de entregas (planejamento em ondas sucessivas).

PMBOK X Scrum

O Scrum pode ser mais recomendado para projetos complexos, porque não há determinação exaustiva de processos a serem seguidos para que a equipe possa chegar aos objetivos do projeto. Ou seja, o Scrum propõe apenas algumas etapas que fornecem uma base para que outros processos sejam realizados, fazendo com que o projeto tenha sucesso para a organização e agregando valor de negócio.

Resumindo, projetos não tão simples, envolvendo processos empíricos são um ambiente ideal para a experimentação e adaptação de processos no Scrum — assim os objetivos do projeto, mesmo que definidos de maneira incremental, são atingidos.

Por outro lado, o PMBOK é mais apropriado para projetos com um menor nível de complexidade. Isso porque, basicamente, ele consiste numa série de práticas que têm funcionado bem para aqueles projetos cujos requisitos e tecnologia são bem conhecidos desde o início dos trabalhos. Predominantemente, são processos que tratam da gestão do escopo, de custo, do tempo, etc.

Dessa forma, para projetos que não apresentam muitas variáveis envolvidas, as boas práticas distribuídas no PMBOK apresentam os processos que devem ser seguidos para que se alcance o sucesso.

Grau de complexidade dos projetos

É bom que se diga que a distinção citada acima é um tanto subjetiva, afinal, a diferença entre projetos simples e complexos nem sempre é tão bem definida. Mas é, de certa forma, fácil determinar se um projeto tende mais para complexo ou mais para simples.

Para concluir, deve-se avaliar o projeto em relação à sua complexidade, em termos de domínio dos seus requisitos e tecnologia, e identificar se esse conhecimento traz o projeto mais próximo da zona dos projetos simples, ou se o leva para a área dos complexos. Se ele for para a primeira opção, PMBOK deve ser a técnica de gestão mais indicada, no caso da segunda, é melhor aplicar o framework do Scrum.

Combinando PMBOK e Scrum

Conforme reza o PMBOK, todo projeto tem cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Em relação ao Scrum, é possível traçar um paralelo a esses processos. Veja:

Iniciação

Todo projeto, sem exceção, deve ter um objetivo e uma justificativa que motive a sua realização. Enquanto o PMBOK chama isso de Business Case e Project Charter, o Scrum conceitua como Visão do Produto.

Planejamento

O PMBOK preza que todo projeto tenha escopo, tempo e custo planejados. No Agile (Scrum), esse planejamento do escopo do produto é feito por meio do Product Backlog, já o escopo de cada Sprint é realizado por meio do Sprint Backlog. No que tange à estimativa de prazo, essa é determinada através do Release Plan (Planning Poker ou Ideal Days). E, finalmente, o custo é calculado em decorrência do escopo x prazo x recursos.

Execução

O PMBOK estabelece que é preciso identificar e gerenciar as expectativas das partes interessadas, gerenciar os recursos humanos do projeto, assegurar a qualidade e compartilhar as informações do projeto. O Agile tem os Product Owner como “representantes do cliente”, sensibilizando-se com as necessidades e expectativas dos stakeholders, o Scrum Master como o grande líder servidor e coach do time, a qualidade sendo validada através do Daily Scrum e a tramitação de informação do projeto sempre disponível através dos relatórios BurnUp/BurnDown.

Monitoramento e Controle

O PMBOK cita o monitoramento do escopo, tempo, custos, qualidade e riscos. No Scrum, há a figura do Product Owner revisando sempre o Product Backlog (Product Backlog Refinement ou “Grooming”), monitorando e revisando o prazo no Release Plan, por meio do Release Burndown, qualidade e riscos identificados sempre por intermédio das cerimônias diárias (Daily Scrum), de demonstração (Sprint Review) e de lições aprendidas (Sprint Retrospective). O PMBOK afirma que o escopo precisa ser validado, no Scrum isso é realizado na Sprint Review.

Encerramento

Enquanto no PMBOK o grande enfoque do encerramento é, sobretudo, nas lições aprendidas, no Scrum isso está presente na retrospectiva da iteração (Sprint Retrospective). O Scrum que, tradicionalmente, era exclusivo da área de desenvolvimento de software, atualmente, tem sido aproveitado nos mais variados segmentos.

Isso porque, assim como citado anteriormente, PMBOK e Scrum não possuem filosofias de gestão excludentes, podem trabalhar mutuamente. Basta que sejam aplicadas as peculiaridades pertinentes de uma e que sejam agregados os processos mais apropriados de outra, tornando a gestão melhor adaptada às especificações de cada projeto.

Nesse post você deve ter se deparado com alguns termos característicos do Scrum. Mas não se preocupe! Para que não fique nenhuma dúvida, preparamos para você um artigo dedicado ao glossário Scrum. Confira!

O que caracteriza os projetos, como surgiu essa abordagem nas empresas e quais as oportunidades para profissionais da área. O que é gestão de projetos?

O mercado de trabalho para o gerente de projetos não para de crescer. Basta ver os anúncios de emprego na área de administração. As empresas estão se dando conta da importância desse profissional em suas equipes para obter melhores resultados. O ambiente competitivo dos negócios, acelerado pela constante busca pela inovação, faz com que cada detalhe faça a diferença.

Mas, afinal, o que é gestão de projetos, como surgiu, quem é o profissional que deve assumir essa responsabilidade e quais as oportunidades no mercado? Vamos responder a essas questões, passo a passo. A começar do começo:

1) Definição de Projetos

“Projeto” é uma palavra amplamente usada em diversas áreas do conhecimento. Existem projetos de lei, projetos gráficos, projetos paisagísticos, projetos de vida, entre outros. Quando falamos em projetos nas empresas, nos referimos a uma ideia para se executar ou realizar algo, no futuro, dentro de um plano definido.

Projeto é uma atividade organizada para resolver um problema específico. É formado por uma sequência de eventos, tem começo e tem fim, o que o diferencia de operações contínuas. O objetivo do projeto é alcançar uma meta predefinida. Gera um único produto ou serviço final, e os resultados podem ser tangíveis ou intangíveis.

2) Origens da Gestão de Projetos

É possível afirmar que a gestão de projetos acompanha a humanidade desde as primeiras civilizações da Antiguidade. Tome como exemplos a construção dos templos gregos,as pirâmides do Egito, a Muralha da China e o Coliseu em Roma, são todas obras que provavelmente exigiram coordenação de recursos, prazos, escopo e qualidade para agradar clientes poderosos.

No entanto, a gestão de projetos como a conhecemos hoje, enquanto uma disciplina específica, surgiu no século 20. Os programas de defesa criados após a Segunda Guerra Mundial foram os primeiros a usar esse termo, a partir dos anos 1950. Com o tempo, a gestão de projetos extrapolou a área militar. A prática é usada em áreas diversas como engenharia, indústrias em geral, tecnologia da informação, comunicação, saúde, educação, administração pública, entre outras.

A instituição referência em gerenciamento de projetos foi criada em 1969. O Project Management Institute (PMI) é uma associação de profissionais da área que desenvolve pesquisas, capacita pessoas, documenta conceitos e promove acesso a informações e recursos. Com sede em Atlanta (EUA), o PMI está presente em mais de 160 países e tem acima de 240 mil associados.

3) O que é Gestão de Projetos

Gerir é administrar. O que difere a gestão de projetos de outros tipos de gestão é o tempo definido de início e fim. Exige ações específicas e envolve administração, manutenção, integração, prazo, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos e aquisições.

Criado pelo PMI, o Guia PMBOK – Projetc Management Body of Knowledge – assim define a gestão de projetos: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas com o objetivo de atingir ou superar as expectativas dos clientes e stakeholders (as partes interessadas) sobre metas pré-definidas.

Perceba que a gestão de projetos envolve diversas disciplinas da administração. Cada projeto tem seus próprios desafios, como falta de recursos, prazo apertado, escopo indefinido. Quanto mais organização e documentação de cada entrega e cada marco do projeto, melhor aproveitamento o gerente de projetos terá.

4) O papel das empresas

Como já dissemos no início, as empresas estão acordando para a importância de um gerente de projetos em suas equipes. As oportunidades não param de crescer.

O que motiva essa situação é a alta velocidade da evolução da tecnologia. Quem não correr atrás de ideias inovadoras, ficará para trás no mercado. O consumidor está mais exigente por qualidade e atualidade, e produtos tornam-se rapidamente obsoletos. Para suportar esse ambiente de mudanças rápidas, as empresas precisam se organizar e se antecipar às tendências. O ambiente de trabalho está se voltando para projetos para acompanhar essa evolução.

5) Mercado de trabalho

Quem está no mercado como gerente de projetos tem grandes chances de evoluir na carreira, seja na sua própria empresa ou não. A disputa pelo know-how desses profissionais está acirrada. Mas o que é preciso para ser um bom gerente? Em primeiro lugar, deve ter competência técnica e conhecer a fundo o negócio em que atua, os produtos e serviços que sua empresa entrega. Além disso, deve entender de gestão de pessoas para envolver e motivar sua equipe na execução de suas tarefas, conquistando a confiança de todos. Entender de conceitos de administração, negócios, marketing e finanças também são características desejáveis. Saber se comunicar e ser organizado são fundamentais.

A formação desses profissionais é a mais diversa. Existem cursos que seguem os princípios do Guia PMBOK espalhados por todo o país. Os melhores estão concentrados em São Paulo e no Rio de Janeiro. Recomenda-se buscar os Chapters do PMI para ter referências de bons cursos.

6) Ferramentas de trabalho

Existem normas que norteiam a gestão de projetos, como o Guia PMBOK. O conceito é uma importante ferramenta de trabalho. Claro que podem e devem ser feitas adaptações conforme o projeto.

Algumas empresas criam seus próprios programas de gestão de projetos. Mas é possível encontrar softwares pagos e gratuitos disponíveis na internet. A complexidade do software varia conforme a necessidade dos projetos da empresa.

7) Oportunidades futuras

O horizonte para o gerente de projetos é bastante promissor. Projetos podem ser considerados como mudanças nas organizações. O gerente de projetos é um agente dessas mudanças e, portanto, tornou-se indispensável. É ele quem vai planejar os passos das empresas em direção às ações de curto, médio e longo prazos, com metas definidas de sucesso.

Como partes interessadas nesse processo, as organizações têm promovido cursos de capacitação para seus profissionais. Aproveite essas oportunidades para se desenvolver e retornar à empresa o investimento feito em você. A recompensa virá.

Mantenha suas certificações atualizadas, estude sempre e tenha contato com outros gerentes de projetos para trocar ideias, referências e experiências. Filiar-se a uma instituição é recomendável nesse sentido.

O que achou? Gostou? Então compartilhe

Gerir projetos é lidar constantemente com um enorme volume de dados e informações durante um certo período de tempo. É preciso, a cada conclusão de projeto, ficar sempre a certeza de se ter feito o melhor, mas sabendo-se que é possível ir bem mais além a partir dos aprendizados com a experiência.

Com a implementação de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos, se torna mais eficaz na medida em que os dados e as informações gerados se transformam em um grande repositório de conhecimento de valor para toda a equipe, o qual pode ser consultado a qualquer momento a fim de servir de base para a tomada de decisões estratégicas durante a execução dos projetos.

Que tal saber um pouco mais sobre a poderosíssima ferramenta Business Inteligence na gestão de projetos? Então confira agora mesmo nosso post e fique por dentro dessa inovação:

Afinal de contas, o que é o Business Intelligence?

Essa ferramenta é constituída por um conjunto de recursos, metodologias e técnicas que visam a coleta, a análise, o processamento e o compartilhamento de informações obtidas por meio de dados desestruturados inseridos em sistemas CRM, ERP, Data Warehouse e Data Mining, por exemplo.

A partir da reunião de todos os dados em um único repositório, passa-se ao confrontamento dessas informações para que se possa extrair avaliações estratégicas para a efetiva gestão dos projetos, otimizando o trabalho da equipe e aumentando a eficácia das atividades desenvolvidas.

Por que usar o Business Intelligence na gestão de projetos?

Unificação das informações

A gestão de projetos se torna muito mais fácil e rápida quando toda a equipe possui um único local de referência para consultas a dados e informações importantes. E é exatamente isso que o Business Intelligence proporciona, convergindo todas as informações geradas ao longo do projeto com o objetivo de favorecer cada vez mais a eficiência da equipe.

Facilidade de compartilhamento

Os dados levantados por meio do Business Intelligence podem ser facilmente compartilhados com todos os envolvidos no projeto, desde os clientes, passando pelos fornecedores e chegando, claro, à equipe. Dessa forma todos ficam cientes de suas respectivas responsabilidades e do encaminhamento das ações, melhorando a comunicação e o desempenho do processo como um todo.

Desenvolvimento de melhorias

O Business Intelligence fornece um panorama geral da execução do projeto, podendo prever tendências e padrões onde olhos um pouco distraídos não enxergam nada além do óbvio. A partir disso, passa a ser possível ter excelentes insights para desenvolver melhorias em algum projeto específico ou até mesmo no processo de gestão de projetos como um todo.

Qualidade dos dados

A gestão de projetos baseada em planilhas de controle pode, sim, ser bastante útil, mas ao se trabalhar com um sistema de Business Intelligence, percebe-se a melhoria da qualidade dos dados a partir da fidelidade dos mesmos, o que nem sempre se consegue com planilhas avulsas e controles dispersos.

Apoio à decisão

Tomar decisões em gestão de projetos sempre requer uma boa avaliação por parte do gerente de processos a fim de que não haja nenhum impacto negativo na execução como um todo. Com base nas informações extraídas do sistema de Business Intelligence, o gerente de projetos passa a contar com dados e informações relevantes e imediatos para poder tomar as decisões mais acertadas.

Segurança dos dados

Planilhas podem ser de domínio de muitos, sendo facilmente corrompidas por erros ou, ainda, por invasões de hackers, o que pode comprometer todo o projeto. Ao adotar um sistema de Business Intelligence para a gestão de suas ações, você passa a contar com dados armazenados na mais adequada segurança e backups constantes de tudo o que vem sendo feito.

Acessibilidade da informação

A leitura de dados, de gráficos e tabelas nem sempre é compreendida por todos, certo? E essa falta de entendimento pleno pode comprometer o desenvolvimento da equipe e até mesmo dos clientes a respeito das fases do projeto, dos recursos utilizados e das previsões sobre cada etapa. Os relatórios emitidos pelo Business Intelligence tornam as informações mais fáceis de serem digeridas, melhorando, dessa forma, o desempenho e a comunicação do time.

Cumprimento de prazos

Com critérios bem estabelecidos sobre os prazos para os projetos em andamento, a equipe tem acesso a curvas de tendências, podendo prever quais são os pontos passíveis de atraso, trabalhando mais fortemente em determinados períodos para que as entregas sejam realizadas dentro do previsto.

Previsão de recursos extras

Como o planejamento do projeto nem sempre contempla todos os mínimos requisitos para seu completo desenvolvimento, alguns detalhes podem passar despercebidos. Nesse cenário, mais tarde podem surgir necessidades de contratação de recursos extras. Sempre que o Business Intelligence for alimentado com os dados adequados, será possível analisar tendências e verificar previamente se haverá mesmo essa necessidade, já eliminando riscos de imediato.

Eficiência na gestão de projetos

O Business Intelligence contribui consideravelmente para que a gestão de projetos se torne o mais eficiente possível em todas as suas fases, organizando os dados e os transformando em munição para que tanto o gerente de projetos quanto sua equipe possam desempenhar suas funções com maior agilidade e evitando desperdícios.

Informações privilegiadas

A análise de dados feita manualmente, por pessoas, não consegue mais abarcar todos os dados gerados na gestão de projetos, já que são várias as nuances a serem verificadas. Por essa razão, a adoção de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos deve ser seriamente considerada. A partir do confronto de dados inicialmente desestruturados, a ferramenta pode fornecer informações privilegiadas para a equipe, melhorando sua execução não só pontual, mas global.

Análise e mensuração de resultados

Todo projeto deve ter indicadores de desempenho, os famosos KPIs, para demonstrar os resultados efetivos que o projeto vem trazendo para o cliente, mostrando a performance da equipe em sua execução. Como poderosa ferramenta de processamento de dados e informações, o Business Intelligence permite acompanhar diariamente os indicadores de desempenho do projeto, bem como analisá-los de maneira que eles se tornem insumos importantes para novas iniciativas.

A gestão de projetos está cada vez mais profissional, não havendo como suprimir a presença de tecnologias cada vez mais avançadas para dar suporte aos gerentes de projetos e suas equipes. Quanto mais preparadas as empresas estiverem para gerir seus projetos de maneira integrada a esses sistemas, melhores resultados serão colhidos ao longo do tempo.

É preciso lembrar, ainda, que tudo o que é feito hoje pode servir como base para projetos futuros. E é aí que o Business Intelligence entra, como um poderoso aliado que reúne uma quantidade gigantesca de dados em um único lugar, mantendo todo o conhecimento gerado ao longo de anos de projetos desenvolvidos à disposição das novas gerações de profissionais da área. Assim é que se contribui para a excelência na gestão de projetos!

O Project BI, nova funcionalidade do Project Builder, permite que você coloque tudo isso em prática. Mais do que uma ferramenta de análise, o Project BI é um framework poderoso de análise e demonstração de resultados, que irá lhe permitir descobrir e mostrar os verdadeiros resultados do seu time de Projetos.

Agora comente aqui e nos conte suas impressões sobre esse valioso recurso! Qual das vantagens por ele proporcionadas chamou mais sua atenção? Compartilhe suas opiniões conosco!

O uso de dashboards para atingir mais resultados nos projetos é uma prática cuja adoção vem crescendo entre os tomadores de decisão, sobretudo nas empresas que reconhecem a importância dos dados para o êxito em diversos tipos de tarefas.

Considerando o princípio da administração de que não podemos gerenciar o que não mensuramos, os dashboards abrem um adendo: segundo o CEO Shadan Malik, você não gerencia com eficiência o que não se pode monitorar.

Hoje, as informações seguem um fluxo muito mais amplo, em uma velocidade que transformou a dinâmica entre as companhias e seus colaboradores, bem como os seus clientes e parceiros.

Consequentemente, surgiram ferramentas direcionadas aos processos de coleta, análise e monitoramento de dados, como Big Data, Business Intelligence e Analytics, e, junto a isso, a necessidade de tornar esses dados bem organizados, acessíveis e, acima de tudo, inteligíveis.

Nesse contexto, o dashboard se consolidou como uma ferramenta essencial, graças aos seus recursos, que permitem a visualização dos dados em gráficos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, de maneira segura e em tempo real.

Quer saber mais a respeito? Acompanhe o conteúdo a seguir e saiba tudo o que precisa sobre os dashboards e seus benefícios para os negócios!

Todo projeto nasce com um objetivo a ser alcançado dentro de certo período de tempo, utilizando um orçamento predeterminado e buscando a satisfação das partes interessadas — sejam elas a empresa, o cliente ou o consumidor final. Mas como saber se você está no caminho certo e se essas metas realmente serão atingidas? É aí que entram os indicadores de gestão de projetos!

Como o que não é medido não é gerenciável, se você não acompanha a efetividade de suas ações, não sabe quando será atingido o objetivo inicial do projeto. Geralmente, é até difícil para o gestor avaliar se os objetivos são realmente alcançáveis.

Há, ainda, o cenário em que você chega a um produto final completamente diverso daquilo pensado inicialmente. Por isso, entender o que são esses indicadores e como eles contribuem para o acompanhamento de seus projetos com qualidade é simplesmente fundamental.

Pronto para vencer mais essa etapa? Então, continue a leitura!

O que são os KPIs, afinal?

Do inglês Key Performance Indicators (algo que pode ser lido como Indicadores-Chave de Performance em português), os KPIs são ferramentas de controle utilizadas para acompanhar a efetividade da equipe no alcance das metas do projeto com a devida precisão.

Em outras palavras, trata-se de um mecanismo de gestão que dá ao líder operacional uma visão completa sobre cada área, sua performance e os pontos que necessitam de atenção. Tudo isso acontece em tempo real.

O uso dos KPIs ajuda o negócio a ter mais chances de atingir os objetivos finais de um projeto. Como bem se sabe, cada meta atingida é um passo a mais em direção à concretização do escopo, ou seja, algo que torna a empresa mais próxima do sucesso.

Portanto, o uso de métricas de performance é fundamental para a companhia avaliar como o time está atuando e, assim, aplicar medidas corretivas rapidamente. Nesse sentido, para serem efetivos, tais índices devem estar estrategicamente alinhados ao negócio e ao objetivo principal do projeto.

Isso permite uma avaliação precisa sobre cada meta, de modo a garantir uma tomada de decisão cada vez mais rápida e acertada.

Como o uso de indicadores de gestão de projetos afeta o resultado de cada etapa?

Os indicadores de gestão de projetos são cruciais para o sucesso das medidas adotadas. Se eles não forem aplicados de modo abrangente, a companhia terá menos recursos para avaliar a performance de seus times, identificar erros e aplicar as metodologias escolhidas.

Além disso, os fatores de riscos são ampliados, o que torna o ambiente operacional ineficaz e com um amplo número de falhas. Abaixo, veja os pontos que são afetados positivamente pelos indicadores de gestão de projetos.

O controle de custos

Controlar gastos é uma questão importante a todo projeto. Quanto mais complexa é a iniciativa, maior a quantidade de fatores a ser avaliada para garantir que o orçamento seja cumprido à risca: um amplo número de profissionais, fases e ferramentas atuará continuamente na entrega de resultados.

Todos esses itens podem criar situações que ampliam os gastos com uma etapa. Sem controle, haverá uma situação em que o investimento da empresa no projeto terá um retorno menor, influenciando na satisfação do cliente.

Mas, com os indicadores de gestão de projetos, a companhia terá meios para identificar, em tempo real e de modo abrangente, fontes de desperdícios. Assim, as medidas corretivas serão aplicadas rapidamente para cortar gastos excessivos e manter os times aderentes a seus orçamentos.

O número de falhas

A falha operacional também representa um grande problema aos projetos, pois impacta não só a produtividade do time, mas amplia custos e prazos. Portanto, o gestor deve sempre tomar medidas para evitar sua recorrência e identificar problemas rapidamente.

Com os indicadores certos, a empresa tem como detectar qualquer tipo de questão que possa afetar seu projeto. De erros recorrentes à indisponibilidade de soluções de TI, o negócio será capaz de mensurar sua performance continuamente e, assim, ter um fluxo de trabalho de alto desempenho.

A produtividade interna

A alta produtividade é fundamental para que todos se mantenham dentro dos prazos. Como a aplicação de KPIs mitiga os riscos de o time ter falhas e uma rotina de baixa qualidade, esse é outro item que terá melhorias: o gestor sempre eliminará gargalos rapidamente e evitará que problemas capazes de influenciar no desempenho de uma equipe sejam perpetuados.

Quais são as métricas mais importantes na gestão de projetos?

Em geral, cada projeto deve ter seus próprios KPIs, definidos a partir de um consenso entre as partes interessadas. Contudo, existem alguns que estão sempre presentes, revelando a performance da equipe como um todo. Vamos dar uma olhadinha neles?

Desempenho do cronograma

O atraso em uma das fases do projeto pode comprometer as demais, bem como o Time to Market do cliente. Isso impacta a qualidade, o orçamento e até a viabilidade do projeto em si, pois, se o time executa atividades com baixo nível de produtividade ou tem muitas interrupções, o resultado obtido será progressivamente mais distante do esperado.

Estabelecer um KPI de desempenho para o cronograma é de extrema importância para que a equipe atente a esse quesito e trabalhe realmente focada no prazo final. Portanto, avalie continuamente quais são os times mais aderentes a seus prazos, mensure quem está à frente do seu cronograma e crie estratégias para evitar falhas.

Uma vez identificados, é importante mensurar a recorrência e a origem dos atrasos. Com isso, as medidas tomadas para eliminar os fatores responsáveis por causá-los serão muito mais efetivas, já que o gestor terá os dados certos para buscar por uma solução precisa.

Produtividade da equipe

A partir do momento em que é estabelecido o cronograma do projeto e a EAP é definida, as responsabilidades são distribuídas. Cada membro da equipe passa a saber exatamente o que, como e quando deve fazer.

Dessa forma, se alguém deixa de cumprir seu papel, todos os demais são impactados, assim como o projeto como um todo. É por isso que definir um indicador de produtividade para a equipe é de extrema importância.

Avaliando como os profissionais conseguem entregar resultados, a empresa contará com meios mais inteligentes de identificar gargalos. Os processos passarão por uma avaliação contínua de performance, o que reduz os riscos de pontos com gargalos não serem detectados precocemente. Assim, o gestor terá mais chances de retomar a fluidez do ritmo de trabalho rapidamente caso algo ocorra.

Execução do orçamento

Um dos objetivos do time de projetos é ficar atento ao orçamento predeterminado, evitando gastos supérfluos, certo? Em outras palavras, se as finanças são bem planejadas, o time pode otimizar sua distribuição de verbas, avaliar melhor quais são as soluções adquiridas e garantir que desperdícios se tornem menos frequentes.

Porém, ainda assim, imprevistos podem ocorrer no projeto e levar a um aumento nos gastos. Nesse sentido, é possível determinar um KPI para os custos por fase. Quando o negócio identifica como o orçamento é executado e a aderência de cada time ao uso de suas verbas, fica mais fácil para os líderes avaliarem em que ponto os desperdícios ocorrem.

Como isso afetará o projeto ao longo de seu curso? Se um desperdício ocorrer de modo contínuo, ele será rapidamente detectado. Consequentemente, medidas corretivas serão tomadas para que ele não cause um grande impacto a médio e longo prazo.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente está diretamente relacionada ao cumprimento de diversas metas do projeto. Elas se iniciam no cronograma e passam pelo custo e pela qualidade, indo até a usabilidade do produto final.

Dessa maneira, estabeleça indicadores de satisfação do cliente para cada fase ou entrega do projeto. Monitore as reações, os feedbacks e a satisfação geral quanto ao desempenho da equipe.

Com esse indicador, o gestor pode garantir que as expectativas estejam alinhadas ao longo de todo o projeto. Os times terão um modo simples e contínuo de avaliar se o desenvolvimento de cada etapa está ocorrendo de forma que o negócio entregue algo de acordo com aquilo que o cliente espera.

Se forem encontrados, os problemas serão mitigados antes de o projeto ser finalizado. Dessa forma, o produto final estará totalmente alinhado ao que o cliente deseja, maximizando o sucesso do projeto.

Retorno sobre investimento

Um dos KPIs mais importantes da gestão de projetos é o Retorno sobre Investimento, mais conhecido como ROI. Esse índice retrata a rentabilidade do negócio para o cliente e é fator determinante para sua satisfação.

O ROI é medido quando se subtrai o investimento do respectivo retorno. Dividindo esse resultado pelo investimento inicial, chega-se facilmente à conclusão de que, quanto maior ele for, maior é a lucratividade do cliente. Nesse sentido, o indicador deve ser calculado no começo e no fim do projeto.

A primeira avaliação auxilia a empresa a alinhar expectativas e garantir uma visão mais abrangente sobre a qualidade do planejamento. Já após a entrega do projeto, a análise facilita a identificação de problemas e a criação de medidas que possam aumentar um ROI baixo.

Por que os indicadores são essenciais hoje em dia?

Os indicadores são mecanismos fundamentais a uma gestão moderna. No cenário atual, em que muitas empresas trabalham de modo contínuo para otimizar o fluxo de trabalho, o uso de métricas vem se disseminando em várias áreas.

Os indicadores de gestão de projetos evitam que uma atividade complexa tenha alta chance de não chegar ao resultado esperado. No momento em que a empresa toma medidas abrangentes para identificar a performance dos times e a qualidade do fluxo de trabalho, os líderes conseguem avaliar como todos os fatores que contribuem para o sucesso de uma etapa estão influenciando o trabalho.

Dessa forma, medidas podem ser tomadas para corrigir erros e perpetuar boas ideias. Ou seja: o uso de indicadores de gestão de projetos é fundamental para prevenir problemas, mitigar erros e conduzir a equipe na busca pelos objetivos de cada etapa com mais segurança.

Viu como há um KPI para cada etapa do processo e por que esses indicadores podem realmente ajudar no acompanhamento dos projetos? Para receber outras novidades do blog e mais conteúdos como este diretamente no seu e-mail, basta assinar nossa newsletter!

Os problemas relacionados a atrasos em projetos são comuns em várias empresas. Em geral, essa é uma causa de grande frustração para profissionais e empresas de qualquer setor e porte: problemas na entrega em dia de resultados influenciam diretamente no retorno obtido com o investimento e podem fazer o negócio perder clientes.

Os motivos para que as etapas da execução saiam do cronograma são variados. Eventualmente, os projetos podem atrasar por fatores externos, que fogem ao controle da empresa. No entanto, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e na execução, dependendo somente da equipe envolvida para que sejam evitados.

Mas quais são as principais causas dos atrasos em projetos? Como evitar esse tipo de situação? Confira no texto a seguir.

O que causa atrasos em projetos?

Há uma série de fatores aos quais toda empresa deve estar atenta para evitar atrasos em projetos. Acompanhe a nossa lista abaixo e saiba a quais pontos o seu negócio deve ficar atento para impedir que o projeto fique atrasado!

Definição imprecisa do escopo

Iniciar a execução de um projeto com um escopo mal definido é o mesmo que partir em um navio sem que exista um consenso sobre o destino final da viagem: confusão na certa.

Quando o escopo não está estabelecido, documentado e validado por todas as partes, é natural que mudanças ocorram ao longo da execução. O problema, porém, é que essa situação provoca atrasos em cada etapa e leva o gestor a tomar decisões emergenciais, que podem não atender aos requisitos de qualidade ou até mesmo ferir normas de compliance da companhia.

O escopo pode ficar mal definido quando a empresa que executa o projeto não tem as informações necessárias para estabelecer os requisitos do produto final. Durante o planejamento, o time não consegue se comunicar corretamente para identificar tudo o que é esperado do projeto, exigindo mudanças durante a sua evolução.

Esse tipo de situação também ocorre quando os objetivos são delineados apenas pelos líderes e, ao serem desdobrados para a equipe, precisam ser alterados. Afinal de contas, nesse cenário quase sempre a realidade da execução é bem diferente do imaginado.

Escopos confusos e extensos também podem causar atrasos. A equipe não consegue entender exatamente aquilo que se espera e se perde entre atividades não alinhadas com a estratégia.

Falta de planejamento de recursos

Quando um projeto não tem um planejamento eficiente de recursos, o início de uma simples atividade pode demorar e atrasar todo o cronograma.

É comum que algumas iniciativas não contemplem uma avaliação criteriosa de cada aspecto da implementação. Logo no início, já é preciso saber se o projeto terá o montante a ser investido, o número ideal de profissionais disponíveis nos momentos necessários e se os objetivos serão alcançados dentro dos parâmetros estabelecidos. Se esse fator for ignorado, as chances de que o negócio tenha que lidar com um projeto atrasado serão altas.

O dimensionamento equivocado pode ocorrer em função da concorrência com outras iniciativas na organização ou até mesmo a ausência de profissionais com as habilidades e competências necessárias para o trabalho. Portanto, é fundamental que o negócio saiba como manter um time bem preparado para lidar com esses riscos, evitando que eles resultem em atrasos em projetos.

Ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser extremamente úteis para contornar essa falha e verificar se os recursos indispensáveis para o projeto estarão disponíveis durante sua execução.

Riscos não identificados e não tratados

Sempre que uma ameaça se torna realidade, os impactos sobre o cronograma podem ser graves. Ainda assim, o gerenciamento de riscos em alguns projetos acaba se tornando um documento que fica engavetado e abandonado.

Muitas empresas, ao preparar planos de contingência, só levam em conta os custos necessários para contornar os riscos. No entanto, também é importante considerar os prazos.

Ter uma timeline bem definida, com metas e pontos de verificação, é algo fundamental para identificar a qualidade do trabalho executado. Caso o projeto tenha atrasos no cronograma, o fato é que um de seus principais objetivos não foi atendido.

Apesar de existirem influências externas que fogem ao controle de qualquer empresa, assim como o clima ou as mudanças na legislação, é fundamental contar com planos de emergência. Quando os riscos se tornam realidade, as alternativas evitam que a empresa perca o foco na execução e sofra com mais atrasos.

Falta de comunicação com o cliente

Atrasos também são frequentes quando a equipe do projeto não tem uma boa interação com o cliente. Aliás, problemas em manter o alinhamento com o seu consumidor podem ser um dos principais fatores que contribuem para a criação de atrasos em projetos.

A validação de cada uma das etapas é fundamental para que o produto final atenda aos requisitos. No entanto, muitas vezes uma entrega não é validada corretamente e somente no fim do projeto as partes percebem que algo está errado.

Isso pode acontecer quando os critérios de aceitação não são definidos de forma explícita, factível e tangível. Muitas vezes, expressões subjetivas (como estado da arte, fácil de usar ou amigável) podem causar discussões entre as partes e dificultar a resolução dos problemas.

Também é comum que equipes acumulem diversas entregas para serem validadas apenas no fim do projeto. Esse procedimento é arriscado, pois, caso o cliente não receba aquilo que espera, será necessário certo retrabalho e, consequentemente, o cronograma sofrerá novos atrasos.

Como evitar atrasos em projetos?

Para evitar lidar com um projeto atrasado, o negócio tem uma série de estratégias ao seu dispor. Hoje, as companhias de maior sucesso do mercado utilizam abordagens semelhantes para reduzir riscos e garantir um trabalho dentro do nível esperado de agilidade e performance.

Elas contribuem, em conjunto, para criar uma boa política de gestão de projetos. Assim, o negócio terá uma orientação melhor para identificar problemas, rastrear pontos que devem ser fortalecidos e garantir a qualidade do serviço executado em todas as etapas.

Veja abaixo algumas técnicas que podem ser utilizadas pela empresa para evitar atrasos em projetos!

Integre times

A integração de times é reconhecida por todos os grandes gestores como uma forma de melhorar o fluxo operacional de uma empresa. Quando os times atuam lado a lado para entregar resultados, falhas se tornam menos frequentes, problemas de comunicação são eliminados e as chances de que um projeto fique atrasado caem drasticamente.

O motivo é simples. Um time integrado consegue solucionar problemas de modo mais inovador e cria um fluxo de trabalho com alto nível de fluidez. A troca de dados se torna mais frequente e, com habilidades diferentes sendo colocadas em conjunto para entregar resultados, a qualidade dos serviços é elevada.

Portanto, sempre tenha a integração de times como uma forma de evitar um projeto atrasado. O trabalho de times de modo conjunto é fundamental para manter as etapas dentro do prazo e, assim, evitar prejuízos.

Invista em tecnologia

A tecnologia se tornou fundamental para a otimização do ambiente corporativo. Hoje, soluções de TI têm um papel-chave na transformação de negócios em ambientes mais inovadores e eficazes. Além disso, com a TI é possível cortar custos, otimizar a política de gestão de projetos e evitar que ocorram atrasos.

Em função disso, sempre tenha a tecnologia como sua aliada nas estratégias para evitar todos os riscos que levam ao atraso em seus projetos. As ferramentas de comunicação, por exemplo, podem manter os times integrados mesmo que os profissionais atuem em ambientes diferentes.

Portanto, invista em ferramentas como as de videoconferência, comunicação por mensagem instantânea, e-mail e VoIP. Dessa forma, o time terá vários canais para se comunicar, solucionar dúvidas e alinhar estratégias.

Também implemente a computação na nuvem para armazenar, editar e trocar arquivos. A cloud computing é uma tecnologia de alto custo-benefício, escalável e fácil de ser implementada no ambiente corporativo. Além disso, com o cloud storage o negócio pode otimizar a sua segurança digital durante a execução de projetos.

Com ferramentas de armazenamento em nuvem, a empresa pode criar um ambiente centralizado para a troca de arquivos entre todos os times. Dessa forma, o planejamento do projeto, documentos com requisitos e demais informações cruciais para manter o funcionamento do time em um bom nível de qualidade serão enviadas para todos rapidamente.

Além disso, a possibilidade de modificar privilégios de acesso em um único local reduz o número de brechas de segurança e garante o alinhamento do projeto com processos de compliance.

Outra importante ferramenta de TI que o negócio pode utilizar é o sistema de gestão de projetos. Voltado para empresas de todos os perfis, essa solução funciona como um ambiente centralizado para o planejamento, a aprovação, a documentação e o acompanhamento de cada etapa e objetivo do projeto.

Com um sistema de gestão de projetos, toda a empresa terá como documentar e acompanhar a evolução do trabalho de cada time em um único local. Isso evita que erros não sejam identificados e, ao mesmo tempo, mantém todos alinhados.

Utilize metodologias adequadas

As metodologias de gestão de projetos também influenciam diretamente nas chances de que atrasos em projetos ocorram. Portanto, sempre esteja atento à estratégia que o negócio utilizará.

Logo no planejamento, faça uma avaliação do perfil dos times, objetivos e requisitos básicos. Assim, é possível definir uma metodologia alinhada com o perfil da equipe e que seja capaz de orientar todos os profissionais envolvidos a entregar um bom resultado no fim de todas as etapas.

Saiba planejar o seu projeto

O planejamento do projeto é o ponto mais importante para evitar atrasos. Nesse momento, todas as estratégias da empresa se unem em um único local. Portanto, o gestor deve ter cuidado redobrado.

Comunique-se com todos os líderes do projeto para avaliar os prazos e definir os requisitos, os indicadores de performance e o escopo do projeto. Avalie qual é a melhor metodologia que poderá ser empregada e os possíveis problemas.

Com tais dados em mão, crie um documento completo, conciso e abrangente. Ele deve envolver todos os detalhes que estão relacionados ao sucesso do projeto para que, assim, os envolvidos possam se planejar e alinhar expectativas.

Qual é a importância de uma boa gestão de projetos?

Toda empresa que não tem uma política de gestão de projetos inteligente corre o risco de lidar com atrasos. Em função dos problemas que esse tipo de situação pode trazer, por sinal, é fundamental que o negócio tenha boas estratégias para identificar, prevenir e mitigar riscos.

Nesse sentido, a gestão de projetos deve atuar ativamente para evitar qualquer tipo de atrasos em projetos. Isso é feito com um bom planejamento, que seja capaz de escolher as metodologias corretas, replicar boas práticas e garantir que os profissionais estejam bem treinados. Dessa forma, a companhia consegue executar um projeto alinhado com a demanda do cliente e que tenha o nível de sucesso esperado.

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Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma? Em quais áreas da empresa isso influencia?

Confira aqui os pontos mais importantes para conhecer sobre o tema!

O conceito de plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento de cronograma diz respeito, basicamente, ao tempo que levará para que todas as etapas de determinado projeto sejam concluídas. Neste sentido, este plano lida diretamente com a criação e a execução de projetos. Por isso, o conceito pode influenciar muito no sucesso de um negócio. Como efeito, ele também influencia diretamente na satisfação que o cliente tem com a sua empresa, uma vez que se entrega o serviço dentro dos prazos estipulados e com uma boa qualidade.

Hoje em dia, há profissionais que trabalham diretamente com tais fatores, os chamados gestores de projeto. Eles trabalham no planejamento, coordenação, execução, análise de projetos, o que consiste em uma boa saída para empresas que precisam colocar seu cronograma em ordem.

O DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA

Agora que você já sabe da importância do plano de gerenciamento de cronograma, resta a seguinte questão: como fazê-lo? Existem alguns aspectos a serem levados em conta na hora de fazer este planejamento.

Defina o projeto

Para se criar um plano de gerenciamento de cronograma, obviamente é imprescindível ter uma noção clara da atividade proposta e como alcançá-la com sucesso.

Crie uma planilha

Produzir uma planilha é o primeiro passo para ter um controle de prazos mais eficaz. Anote todas as informações relativas ao projeto — como nome, os objetivos, a descrição e preços.

Depois, faça uma exposição detalhada de todas as etapas que precisam ser feitas para que a campanha em questão seja concluída. Neste ínterim, pode-se pensar em modelos como o planejamento de marketing, um plano financeiro, modelo de negócios e plano estratégico. Desta maneira, fica mais fácil a visualização do projeto, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Não se esqueça dos recursos utilizados

Na hora de pensar em datas de entregas realistas para a atividade, é importante ter em mente o tempo hábil para que se tenha acesso aos recursos utilizados. Isto é, a quantidade de material que terá que ser usado (e quanto tempo ele demora a ser entregue), a equipe envolvida no projeto e os equipamentos que serão utilizados para realizá-lo.

Estabeleça prazos

Depois de ter todas estas informações coletadas, é hora de decidir quais são os prazos viáveis para a conclusão de cada uma. Considere projetos antigos da empresa, o ritmo dos funcionários e, claro, a expectativa do cliente.

Como gerenciar seu cronograma?

Alguns macetes podem facilitar a vida de quem está melhorando o plano de gerenciamento de cronograma de uma empresa. Atualmente, com a atitude da equipe e o uso da tecnologia, se tornou mais simples melhorar seu controle de tempo!

Controle os prazos

As datas estipuladas foram criadas para serem cumpridas, certo? Uma vez que tenha certeza que os prazos eram realistas, não tenha medo de cobrar sua equipe por resultados. Na planilha de controle de cronograma, deixe uma aba a ser preenchida sobre o status da tarefa. Assim, você poderá ter uma ideia melhor de qual porcentagem da atividade já foi concluída.

Saiba lidar com atrasos

Apesar de ter um planejamento de cronograma eficaz e uma boa equipe, é inevitável que alguns atrasos aconteçam eventualmente. Como lidar com eles?

O primeiro passo é entender se este atraso aconteceu por causa de uma falha interna do negócio ou externa (o cliente). Depois de feita esta averiguação, parta para a solução do problema: caso o erro tenha acontecido dentro da equipe, procure reelaborar as etapas do projeto, envolvendo todos os profissionais ligados a ele e, se necessário, contrate terceiros para suprir a demanda do cliente. Caso o erro tenha acontecido por fatores externos, o ideal a se fazer é conversar com o cliente de forma clara para que, juntos, estipulem novas datas e expectativas reais.

Use a tecnologia

Todos nós sabemos que a tecnologia veio para ficar, certo? O lado bom disso é que ela, cada vez mais, está facilitando a vida das empresas.
Nos dias de hoje, há softwares reservados aos planos de gerenciamento de cronograma, que podem economizar tempo de seus funcionários, além de darem mais segurança para a empresa.

Estes sistemas podem ser acessados em sua grande maioria por qualquer smartphone ou notebook, o que permite um maior controle da equipe sobre os dados. Além disso, uma vez preenchido, tais programas fazem análises de desempenho daquelas informações. Por isso, estão sendo usados cada vez mais. Não se esqueça de conjecturar sobre a opção quando estiver elaborando seu plano!

Preze pela qualidade de seu serviço

Além de entregar um projeto no prazo determinado, logicamente, é importante garantir a sua qualidade. De nada adianta entregar um produto ruim no prazo correto, não é verdade?

Garanta que a empresa tenha tempo hábil para entregar um serviço satisfatório ao cliente, que supra as suas expectativas. O planejamento de gerenciamento de tempo pode ser um grande aliado neste quesito, já que ele torna muito mais claro quais as etapas a serem feitas para atingir seus objetivos. Assim, a companhia garante a satisfação do cliente, o que pode resultar na sua fidelização e no marketing espontâneo.

Atente-se à burocracia

Existe uma linha muito tênue entre o excesso e a falta de burocracia. Se, por um lado, a falta dela pode ser fatal para a realização dos projetos, muita burocracia também se mostra como um grande empecilho na hora de completá-los.

O ideal é usar experiências anteriores da empresa para montar um planejamento realista, que contenha dados relevantes, mas não etapas, aprovações e autorizações em excesso. Não esqueça que isto pode atrasar (e muito) a realização do projeto, inclusive influenciando no ritmo de sua equipe. É essencial que o plano de gerenciamento de cronograma não se torne maçante para todos os envolvidos — do contrário, pode atrapalhar a performance da empresa.

Os planos de gerenciamento de tempo são muito importantes para a conclusão eficaz das atividades da empresa. Ele pode significar o êxito dela no mercado ou sua estagnação. Mas precisam ser bem pensados e elaborados para que ampliem o potencial do negócio. Gostou do texto? Como você monta seu plano de gerenciamento de cronograma? Conte no blog e deixe seu comentário! Queremos ouvir o que tem a dizer.