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Categoria: Projetos

Gestão de projetos assim não vai dar pé

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Uma pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) recentemente mostrou um cenário nada animador no Brasil. No relatório Escritório de Gerenciamento de Projetos : análise e interpretação da realidade brasileira, podemos perceber que estamos muito distantes de um padrão desejável no gerenciamento de projetos.

O maior problema está em cumprir os prazos, uma vez que 78% das empresas apontam que costumam atrasar a conclusão dos projetos. Uma reportagem recente mostrou que, quando sediamos a Copa do Mundo de 1950, os estádios foram entregues em cima da hora, muitos com algumas obras não terminadas. Será que vamos repetir o mesmo erro agora em 2014?

 

Controlar os custos foi o segundo maior problema apontado pelas gerências de projetos no país. Simplesmente 61% das companhias analisadas na pesquisa extrapolam os orçamentos. O cenário ainda fica pior, pois mesmo trabalhando além do prazo estipulado e gastando mais, estamos muito longe de garantir qualidade. A pesquisa da FGV aponta que 44% dos projetos nacionais costumam apresentar problemas qualitativos.

 

É essa a realidade frustrante que tanto assusta milhares de investidores, assim como quem executa esses serviços. Outra pesquisa deste ano, feita pela IT Mídia, aponta que a baixa eficácia coloca em risco 20% das mil maiores empresas do Brasil. Se nas grandes empresas o risco é grande, imagine nas médias e pequenas empresas como está a situação.

Para reverter esse quadro, a aposta do setor está na educação. Especialistas apontam que há mais de uma década não há uma renovação na formação dos profissionais de Tecnologia da Informação. Esta é certamente a principal meta para os próximos anos para virarmos esse jogo e nos tornarmos referência no gerenciamento de projetos. Vamos começar a trilhar esse caminho para o sucesso?

 

gerenciar é mais que acompanhar

Gerenciar é mais que acompanhar – Evolua seu gerenciamento de Projetos

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Você provavelmente se pergunta muitas vezes: o que fazer diante de um problema? A sua resposta revela se está preparado ou não para ser um gerente de projetos e lidar com o conceito de que gerenciar é mais que acompanhar. Para exemplificar, vamos pensar uma situação hipotética.

Ao sair do trabalho, uma pessoa dá carona para um amigo que mora no topo de um morro. Ao voltar a seu caminho e seguir para casa, o motorista percebe no começo da ladeira que o freio não está mais funcionando.

Uma opção para esse motorista será insistir em pisar no freio. No entanto, essa atitude, mesmo que tomada por repetidas vezes, não vai resolver o problema. Sem freio, o carro vai chegar até o final da ladeira com uma velocidade considerável e pode causar um grave acidente, seja chocando-se com um outro veículo ou então batendo em algum poste ou muro.

No entanto, o condutor pode tomar outras atitudes em vez de insistir em pisar no freio. Após perceber que não tem como parar o carro pisando no pedal, o motorista pode tentar o freio de mão, pois esse mecanismo funciona de maneira diferente. Não conseguindo parar o carro dessa maneira, é possível ainda outras alternativas enquanto o carro não adquire uma velocidade alta: chocar-se contra um muro ou poste no meio da ladeira ou tentar pular fora do carro.

Essas outras atitudes foram tomadas para evitar um problema maior, que é o papel essencial de quem trabalha com gerenciamento. Não basta a um gerente de projetos insistir em ações que não resultem no sucesso desejado. Saber apenas um único caminho não será o suficiente para quando problemas ocorrerem – e acreditem, eles sempre vão ocorrer, portanto o que vai fazer a diferença será nossa postura diante deles.

Essa história serve para lembrarmos do quão importante é a diferença entre acompanhar e gerenciar. Lembre-se disso quando estiver gerenciando um projeto. É preciso ter criatividade e estar aberto a novas possibilidades para alcançar os objetivos. Suas atitudes vão demonstrar sua competência e os resultados positivos serão a garantia do seu reconhecimento como um ótimo profissional nessa área.

Agora que você já entendeu que gerenciar é mais que acompanhar, compartilhe!

Estratégia e tática do ciclo de portfólios

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No artigo de hoje, você vai aprender quando revisar o portfólio e conheçer as táticas da coordenação do ciclo de portfólios.

Em artigo anterior (veja aqui) sobre o ciclo de gerenciamento de portfólio, falamos sobre as etapas envolvidas nesse processo. A grande questão agora é qual o melhor momento para a revisão desse portfólio.

Em primeiro lugar, é necessário definir o que são os projetos para a empresa. Um exemplo: se os projetos duram entre 1 a 6 meses, por que revisar o portfólio num período mais curto? Faz sentido gerenciar esse portfólio?

A situação mais comum apresenta um ciclo de portfólios de um ano com revisões a cada três ou quatro meses.

Os passos explicados em artigo anterior (identificação, categorização, seleção, análise de riscos, priorização, balanceamento) exigem tempo e recursos. Os mesmos poderiam ser direcionados para a execução dos projetos que, de fato, é a parte que produz resultados.

Um ciclo de portfólios que é mais curto, dificulta o alinhamento estratégico dos projetos. As revisões frequentes tiram o foco da execução e incentivam novas priorizações e balanceamentos, prejudicando o rendimento do portfólio.

Ciclo OODA

Uma vez que a organização definiu e priorizou seus portfólios de forma estratégica, é preciso acionar a parte tática. Isso envolve coordenar projetos e programas com objetivo de ter máxima eficiência operacional (execução X recursos).

O papel do portfólio é reunir dados da gerência dos programas e dos projetos para embasar reuniões trimestrais ou semestrais, analisando a possibilidade de manter ou encerrar projetos, incluir novos, etc.

O gerenciamento de programas e projetos executa o ciclo OODA. Criado pelo estrategista militar norte-americano John Boyd, o ciclo OODA envolve quatro etapas:

a)    Observar: recolher as informações adequadas
b)    Orientar: analisar as informações recolhidas para orientar o horizonte de planejamento
c)    Decidir: decidir (e planejar) o curso da ação
d)    Agir: implementar e executar

Existe um princípio de que o horizonte de planejamento nunca deve ser maior do que a capacidade de previsão. Nesse ponto concordam tanto o gerenciamento por estágios do PRINCE2, quanto o planejamento em ondas sucessivas (Guia PMBOK) e as sprints do Scrum.

Há um planejamento macro que orienta o projeto como um todo, com metas e grandes entregas que geram os resultados esperados. A cada transição (“encerrar fase” no PMBOK, stage boundaries no PRINCE2, sprint review no Scrum), é hora de reavaliar o projeto (observar e orientar). A próxima fase é planejar (decidir) e depois executar (agir).

O benefício do ciclo OODA para a execução é proporcional à capacidade de realizá-lo. Esse ciclo se encaixa no ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar e agir, na sigla em inglês). No gerenciamento de projetos, há três níveis deste ciclo que ocorrem paralelamente:

1)   Por projeto: o gerenciamento macro (plano de projeto, macro-estrutura)
2)   Por estágio: o planejamento detalhado do que será feito em cada fase e a gestão da execução, levando em conta o plano do projeto e os resultados das fases anteriores (observar e orientar)
3)   Por atividade: a gestão das atividades (decidir e agir) que estão mais relacionadas à execução técnica (produtos, entregáveis)

Da mesma maneira que é possível entender ciclos PDCAs paralelos, existem ciclos OODA em variados níveis de abstração.

Lembramos que esta metodologia é aplicável a projetos de porte médio, grande e mega-projetos. Definir requisitos de um sistema de propulsão, por exemplo, é uma atividade bastante complexa por si só.

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Prós e contras de um software de gerenciamento de projetos

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Quando o assunto é software de gerenciamento de projetos, há muitos fatores em jogo. Desde o orçamento até o planejamento do tempo, gerentes de projetos precisam ter a segurança de que tudo está correndo da melhor forma possível.

O software de gerenciamento de projetos (GP) pode ajudar as pessoas e as empresas a controlarem suas responsabilidades. Por outro lado, o programa pode não ser a melhor ideia para todos. Antes de você decidir fazer um investimento, considere os pontos positivos e negativos de um software de gerenciamento de projetos. 

Vantagens

Muita gente tem achado que o software certo pode ser uma ferramenta útil no gerenciamento de projetos. Para uma comunicação mais efetiva e para definir melhor o escopo de um projeto, assim como acompanhá-lo, gerentes que estão pensando em investir no software devem, antes,  considerar os seguintes benefícios:

•    Transparência: toda ação relacionada ao projeto fica gravada no sistema do software. Isso proporciona uma visão geral objetiva do escopo do projeto, desde o lançamento, passando pela execução, até a conclusão.

•    Comunicação: o software certo vai facilitar a comunicação entre os envolvidos, independentemente da localização geográfica dos membros da equipe e dos colaboradores. As pessoas que estiverem trabalhando no projeto podem acessar o sistema para conversarem sobre atualizações, tarefas cumpridas e desafios.

•    Orçamento: o software consegue monitorar a utilização de recursos, tornando os membros da equipe mais responsáveis com os gastos. A ferramenta de monitoramento, comum ao software de GP, permite a todos os envolvidos rastrear o progresso, metas, prazos e custos. Eles também podem fazer ajustes no projeto quando necessário.    

Em um levantamento de uma universidade francesa sobre gerenciamento de projetos , realizado em 2008, mais de 60% dos gerentes de projeto consultados responderam que os principais requisitos de um software devem ser: a capacidade de planejar e ordenar atividades usando CPM/PDM/PERT ou métodos gráficos Gantt, bem como construir uma tabela de prioridades. Se você está pensando em adquirir um software de GP, assegure-se de que conhece todos os itens obrigatórios do programa antes de comprá-lo.

Desvantagens

Há alguns inconvenientes em implementar um software de gerenciamento de projetos, começando pelo custo até o treinamento necessário para extrair o máximo da ferramenta. Um programa como esse pode não ser a melhor solução para todos. Se você prefere trabalhar com um cronograma escrito, ou simplesmente não tem o conhecimento suficiente para aproveitar ao máximo o seu investimento, fique com os recursos aos quais está mais familiarizado.  

•    Custo: a compra, a implementação e a manutenção do software podem custar caro. Alguns produtos vêm acompanhados de módulos diferentes, e você deve pagar um preço mais elevando por eles do que havia previsto.

•    Complexidade: novos gerentes de projetos ou aqueles que gostam de uma gestão minuciosa vão ter a tendência de fazer planejamentos muito complexos, com muitas tarefas por projeto. A dica serve principalmente para novos gerentes, que buscam detalhar ao máximo o projeto.

•    Satisfação do cliente: às vezes, a interface do usuário é muito complicada ou o suporte ao cliente, inacessível. Analise sempre a experiência dos usuários e confira qual é o suporte disponível. Se o software for muito difícil de trabalhar e, além disso, não contar com um suporte ao cliente, você terá dores de cabeça.

•    Treinamento: treinamento é importantíssimo e a maioria das pessoas que usam um software de gerenciamento de projetos acredita que pode se beneficiar de mais treinamento formal sobre os pacotes que utilizam. Para que uma empresa realmente aproveite as vantagens de um software, o treinamento da equipe precisa ser aprofundado. Os gerentes de projetos, então, conseguem ir além do que está facilmente disponível no programa.

No mesmo estudo da universidade francesa, 42,6% dos entrevistados constataram que o software de gerenciamento de projetos era um auxílio na execução completa das suas responsabilidades. Mas, cabe a você decidir se o programa é ou não uma boa opção para os seus negócios e projetos.

O que usuários do Project Builder dizem sobre o nosso software? Eles dizem coisas como “é simples”, “muito impressionante” e “ótimo para o gerenciamento de recursos”. Descubra porque nossos clientes têm opiniões semelhantes. Conheça o Project Builder! Estamos prontos para suas necessidades.

Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

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A principal função do gerente de projetos é planejar e garantir a execução de tarefas e atividades de forma a serem realizadas dentro de prazo, custo e escopo definidos. Na prática, muitos gerentes acabam correndo atrás do prejuízo o tempo todo, minimizando problemas e entregando o “melhor resultado possível” no lugar do que seria o ideal.

Dá aquela sensação de estar sempre apagando incêndios. Mas você é bombeiro ou gerente de projetos? Afinal, porque as coisas saem do controle, e como reduzir ao máximo essa possibilidade?

Vamos por partes.

Até agora, não falamos dos chamados recursos. São as pessoas que vão tirar do papel – ou do computador – o projeto em questão. E lidar com pessoas é um tanto quanto delicado. Pessoas têm sentimentos, famílias, habilidades e dificuldades.

Mesmo que você tenha a equipe mais competente ao seu lado, pode ser que um dia algum membro tenha uma dor de cabeça que o afaste do trabalho, mesmo que de forma inconsciente. Ou então dois profissionais brigam por terem pontos de vista muito diferentes. Pessoas não são exatas como nossas planilhas nos tentam fazer crer.

Como lidar?

Pessoas têm origens e histórias diferentes, o que faz com que cada um tenha seus próprios valores e referências. O que facilita a boa integração de uma equipe é o diálogo. Se existe falha nessa comunicação, o conflito é inevitável.

Conflito é o combustível do incêndio que o gerente de projetos terá de apagar. Ele dificulta a tomada de decisões e prejudica o trabalho de todos os envolvidos. O cliente e os stakeholders não têm nada a ver com a briga entre dois profissionais da equipe e não podem ser prejudicados por isso.

Veja as principais causas de conflitos observadas pelos gerentes de projetos:

  • Referências muito diversas entre os integrantes da equipe;
  • Falta de compreensão dos objetivos do projeto;
  • Falta de comunicação e comprometimento com responsabilidades e funções;
  • Cronogramas e metas não muito claros;
  • Grupos que atuam de forma independente e distante;
  • Clientes difíceis;
  • Falta de qualidade nas entregas;
  • Recursos não disponíveis;
  • Indefinição das prioridades.

O conflito, por si só, não é negativo por definição. Ao contrário: é na crise que enxergamos as oportunidades! Isso vale também para a gestão de projetos. A forma de lidar com os problemas vai dizer se a experiência foi boa ou ruim.

Um conflito pode ter sido positivo se:

  • Gerou um debate produtivo entre a equipe para encontrar a solução;
  • Promoveu a união entre os profissionais, reforçando os laços de confiança e respeito;
  • Estimulou a criatividade e fez surgir ideias inovadoras;
  • Motivou as pessoas a pensar criticamente os detalhes do projeto.

Nem sempre as coisas dão certo. Avalie o conflito como negativo se:

  • Gerou estresse e desentendimentos entre a equipe;
  • Tornou difícil o ambiente de trabalho;
  • Atrapalhou o processo de comunicação;
  • Interferiu no trabalho da equipe;
  • Estimulou lideranças autoritárias.

Não dá para prever quando o conflito irá ocorrer. Mas dá para se preparar e evitar que o mesmo aconteça. Veja esses cenários e dicas e identifique se aplica ao seu caso.

1) Análise de riscos

No planejamento do projeto, tenha um olhar crítico sobre as possibilidades de conflitos. Estude o histórico da empresa, do cliente e da equipe. Veja as lições aprendidas.

2) Desenvolvimento de lideranças

Ter pessoas na equipe que possam tomar decisões é bastante recomendável. Treine futuros líderes, desenvolva habilidades que faltam e colha os frutos! Existem testes de personalidade que identificam características e preferências pessoais. Um deles é a ferramenta MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) reconhecida mundialmente. Esta ferramenta foi baseada na teoria de Tipos Psicológicos do psiquiatra suíço Carl Jung.

Com essas informações, as empresas conseguem encaminhar profissionais para atividades que tenham mais a ver com seus talentos, com maior motivação e produtividade. A partir dos resultados, é possível desenvolver habilidades e competências.

3) GP Administrador

Líderes também são pessoas. Como todo mundo, são resistentes a mudanças. Uma sugestão é ter a figura do gerente de projetos administrador, que auxilia o gerente de projetos técnico. O administrador se responsabiliza pelas questões comportamentais e a comunicação, responde aos stakeholders internos, faz o levantamento de impactos e prepara treinamentos. Uma alternativa é reunir esses dois perfis numa pessoa só. A equipe, nesse caso, teria lideranças técnicas para cada área do projeto.

4) Autogestão de equipes

É uma opção ousada que conta com a maturidade profissional de toda a equipe. Tem seus prós e contras e deve ser avaliada com bastante critério. Estude não só as pessoas, mas também o cenário como um todo.

Em resumo, é importante celebrar e tolerar as diferenças! Habilidades complementares são benéficas para seus projetos.

O que achou? Gostou? Então compartilhe!

Por que seu projeto precisa de uma fase de testes

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Tenho certeza que você já teve uma experiência semelhante – um site que não atuou como o esperado, ou um produto que não faz o que você pensava que faria. Você não precisa de um produto para que a fase de testes seja importante, basta somente os processos. Se você já tentou fazer alguma coisa através de um governo ou órgão regulador você vai saber que muitos de seus processos não são amigáveis aos clientes, então talvez eles não obtenham o máximo de testes que as pessoas que usam gostariam.

O teste é uma parte muito importante de qualquer projeto, por isso você deve rotineiramente se certificar de que a fase de testes está incluída no plano de projeto. Aqui estão mais algumas razões pelas quais o teste deve aparecer em seu cronograma do projeto e algumas dicas sobre a melhor forma de incorporá-lo.

Testes revelam erros

Parece óbvio, mas se você não testar os resultados finais de seu projeto, você não vai saber se eles funcionam ou não! Muitas vezes tomamos como certo que o nosso projeto maravilhoso produziu algo fantástico, sem se preocupar em verificar se ele realmente funciona.

O objetivo de uma fase de testes é descobrir todos os erros e bugs. Tomar uma abordagem estruturada para o teste, significa que você pode trabalhar metodicamente através de todas as áreas do projeto garantindo que ele é tão bom quanto possível, e que o produto final será de qualidade superior.

Testes demonstram ao cliente o que eles estão recebendo

A melhor maneira de fazer testes é envolver os principais interessados. Estes são os clientes do produto final e como eles serão aqueles que utilizam o que seu projeto está entregando, eles serão os únicos que vão decidir se está adequado às suas finalidades.

Realização de testes mostra para esses usuários o que eles estarão recebendo. Esta é uma grande oportunidade para você obter algum feedback. Normalmente, quando os usuários pedem algo, como um novo site, eles não sabem exatamente o que querem que ele faça até que eles comecem a usá-lo, razão pela qual protótipos são freqüentemente utilizados nas fases iniciais de projeto do produto. No momento em que você começar os testes, você deve ter um produto perto o bastante de estar completo, mas não tão polido a ponto de você não poder fazer alterações nele. Descobrir o que os usuários querem mudar nesse ponto é muito melhor do que entregar algo completo e depois descobrir que ele não atende às suas necessidades.

Idealmente, os membros da equipe do projeto que representam os principais grupos de interessados vão ajudar com os testes, mas você pode querer envolver algumas pessoas extras em um curto prazo também.

Os testes podem ser rotineiros

Os testes podem ser trabalhosos, e é certamente um trabalho detalhado. Se você estiver testando um site, por exemplo, você vai querer verificar se cada link funciona como deveria. Toda vez que você mudar alguma coisa no site, você terá de verificar se a mudança não afetou qualquer outra coisa – e isso significa testar tudo de novo, não apenas a parte que você mudou.

Você pode tornar o teste uma rotina, tornando-o tão estruturado quanto possível. Ter “ordens permanentes” para testar na forma de listas de tarefas ou mini planos de projeto. Criar scripts de teste que você possa usar mais de uma vez. Idealmente, você quer fazer todas as suas atividades de teste o mais padrão possível de modo que você possa repetir os mesmos testes no final do projeto se você precisar.

Criar documentos e modelos padrão para tarefas de teste trarão uma economia de tempo real. Se você armazená-los em um repositório central de todos os documentos em que a equipe irá ter acesso, o que significa que todos não só serão capazes de ver os últimos resultados dos testes, mas também usá-los para realizar seus próprios testes. Faça os membros da equipe compartilharem seus documentos de teste do projeto para que os outros não tenham que criar o seu próprio.

O quão mais fácil você pode tornar a sobrecarga administrativa de testar – documentar o que é para ser feito e capturar os resultados – quão mais provável é que você vá completar mais testes de forma estruturada e quão melhor o produto no final.

Os testes podem ser contínuos

A fase de testes normalmente vem após o design e construção do produto. Neste ponto você tem algo de concreto para alguém testar. Você, então, tem um período de refinamento, correção de bugs e construção final antes que o produto esteja completo.

Infelizmente, o teste é normalmente a única coisa que é cortada se um projeto está atrasado. Se o seu dashboard mostra que você está levando mais tempo do que você esperava, você procurará fazer economia de tempo no final do projeto. As equipes de projeto muitas vezes optam por encurtar a fase de testes, pois isso pode tomar um período bastante substancial de tempo. No entanto, esta é uma economia de tempo falsa, pois se você não descobrir os erros agora terá que corrigi-los mais tarde o que provavelmente vai demorar mais tempo e custar mais.

Uma alternativa para um período fixo de tempo no cronograma do projeto para realizar os testes, é testes contínuos. Este é o lugar onde cada componente é testado conforme você vai desenvolvendo o projeto. Se você conseguir alguém da equipe do projeto dedicado a testes, então eles poderão se concentrar em testar cada área e como integrar a outras áreas, bem como a coordenação de curso das atividades de teste para os usuários. Executando testes em paralelo com outras atividades do projeto, você pode economizar tempo e ajudá-lo a identificar os erros mais cedo, por isso vale à pena considerar isso se você acha que vai se adequar ao seu projeto.

Os testes são uma parte crítica de qualquer projeto e como incorporá-lo em seu cronograma do projeto é com você. No entanto, o importante é que você faça isso! Ignorando os testes você vai colocar o sucesso de seu projeto em risco, além de acabar entregando algo que não faz o que seus stakeholders queriam que fizesse.

Programe suas atividades de teste facilmente usando o projectbuilder.com.br. Alocar tarefas de teste para os membros da equipe com apenas alguns cliques e verificar o status do seu trabalho com relatórios detalhados e em tempo real. Se você optar por integrar o teste em seu ciclo de vida do projeto inteiro ou realizar uma fase de testes dedicada, este software simples de gerenciamento de projeto irá tornar mais fácil manter o controle de seu teste.

Gostou? Compartilhe! Tenho certeza de que você conhece alguém que está precisando desse conselho!

Gerenciando seu projeto: três requisitos para o sucesso

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Se você está gerenciando seu projeto, seja um esforço isolado ou uma operação multi-organizacional, os três itens seguintes são essenciais para o seu sucesso:

1 – Informação: Descrições precisas e no momento certo de:

  • Planos: O que você se propõe a fazer, quando e por quanto.
  • Riscos: A probabilidade e as conseqüências das atividades não acontecerem conforme planejado.
  • Performance: Avaliação do progresso atual, do que foi executado, dos problemas encontrados e das ações corretivas.

2 – Comunicação: Compartilhamento destas informações com a equipe e com os demais públicos-alvos do projeto.

3 – Compromisso: Determinação dos indivíduos, da equipe e da organização para alcanças os resultados desejados.

A dica de hoje foi adaptada do Gerenciamento de Projetos para Leigos

 

Agora que você já está gerenciando seu projeto com organização, compartilhe!

melhor software para gerenciamento de projetos

10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos

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Informação é poder! Essa é a premissa de um mundo on-line, que permite fazermos qualquer pesquisa graças à internet. Quando queremos fazer uma compra, seja algo pequeno como uma câmera fotográfica ou grande como um carro novo, o primeiro passo é pesquisar. Isso nos permite reunir dados e opiniões para formar a nossa decisão final.

A importância da pesquisa é a mesma para a compra de um melhor software de gerenciamento de projetos. Abaixo, elaboramos uma lista de recursos para esse tipo de programa para saber se você está no caminho certo.

1)    Segurança

Segurança é o primeiro recurso a ser pesquisado, pois cada vez mais e mais pesoas realizam negócios on-line. Tenha certeza de que o aplicativo escolhido usa pelo menos 128 bits de criptografia. Isso o torna tão seguro quanto serviços bancários on-line. Outro aspecto de segurança tem a ver com quem tem acesso para qual recurso no aplicativo. Tenha certeza de que um melhor software de gerenciamento de projetos permita que usuários diferentes tenham acessos diferentes. Um bom programa terá de acomodar de maneira simples diferentes pontos de vistas e permissões. Por exemplo: o Administrador tem acesso a tudo; as Equipes terão acesso amplo, mas com restrição para criar novos usuários ou atribuir direitos de permissão; os Clientes terão acesso somente a seu próprio projeto.

2)    Comunicação proativa

O próximo recurso a ser pesquisado é a capacidade de comunicação entre os envolvidos em um projeto. E-mail já virou uma ferramenta ultrapassada para troca de informações de projetos. O software de gerenciamento de projetos que você escolher deve permitir a comunicação em tempo real. Ou seja, terá de ter a capacidade de enviar mensagens automaticamente via email, compartilhar documentos, imagens e permitir tópicos de discussão para que qualquer envolvido tenha o direito de dar a sua opinião. É importante garantir que todos estejam de acordo, possam consultar o histórico e consigam se manter atualizados com a última orientação do projeto.

3)    Integração com o MS Project

O MS Project é um gigante quando se trata de gerenciamento de projetos. A maioria dos gerentes usa ou já usou o MS Project em algum projeto recente. Portanto, é importante escolher um software que tenha a capacidade de se integrar com o MS Project. Isso inclui trabalhar com projetos iniciados no MS Project e exportar projetos do software escolhido para o MS Project.

4)    Relatórios do projeto

Para acompanhar a situação de um projeto, é imprescindível o acesso fácil a todos os tipos de relatórios: relatórios de progresso, relatórios de recursos, relatórios de variâncias. Um bom software de gerenciamento de projetos deve incluir a capacidade de rapidamente criar, customizar, definir e refinar seus relatórios no clique de um botão. Você tem coisas muito melhores a fazer do que ficar sentado na frente do computador lutando para obter a informação correta. Seu software deve fazer isso o mais fácil possível.

5)    Controle de despesas

Manter o seu projeto dentro de um orçamento específico é fundamental se você deseja ser um gerente bem sucedido. Monitorar e controlar despesas é, assim, uma função essencial para um software. Tenha certeza de que o programa escolhido irá permitir categorizar e inserir qualquer tipo de despesa, seja uma despesa única que acontece de vez em quando ou despesas recorrentes ,tais como pagamento de fornecedores.

6)    Gerenciamento de riscos e problemas

Gerenciar riscos e problemas é, indiscutivelmente, um dos mais importantes trabalhos de um gerente. Riscos estão constantemente tentando derrubar o projeto para evitar que ele se complete. Problemas são riscos que se realizaram e se tornaram capazes de atrasar o projeto. O melhor software de gerenciamento de projetos precisa ter a capacidade de identificar, categorizar e reportar riscos para que eles possam ser discutidos semanalmente. Quando, infelizmente, o risco se tornou um problema, você precisa ser capaz de atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso da resolução.

7)    Controle dos recursos humanos

A maior despesa na maioria dos projetos são as pessoas que foram designadas para trabalhar nele. Acompanhar o tempo gasto de cada colaborador é mais desafiador do que parece, pois os recursos humanos são geralmente relutantes em explicar seu tempo. Um software de gerenciamento de projetos tem de facilitar este acompanhamento. Isso ajudará o índice de produtividade ficar muito mais elevado.

8)    Planejamento do projeto

Você gasta dias e semanas explicando sobre o que será necessário para ter o trabalho terminado quando você começar um novo projeto. Ter um espaço para acompanhar as tarefas junto com eventuais mudanças no projeto, os diferentes tipos de dependências que forem surgindo e a capacidade de alterar coisas e circunstâncias é uma característica essencial em um bom software de gerenciamento de projetos. Outra importante característica do melhor software de gerenciamento de projetos é a capacidade para formar a linha de base de seus projetos. Isso irá permitir a comparação de como as mudanças afetaram (positivamente ou negativamente) o cronograma original.

9)    Navegação amigável

Existem muitos elementos móveis no gerenciamento de um projeto. O software de gestão de projetos terá de capturar os elementos móveis relevantes em um único lugar e ter certeza de que você pode rapidamente monitorar o que está acontecendo. Você deve se assegurar de que o software tenha seu painel de controle (dashboard) com as informações relevantes para o gerenciamento do seu projeto. Isso permite a você destacar o que é mais importante para o sucesso do projeto.

10)    Armazenamento de arquivos de documentação

Finalmente, você deve se certificar que o aplicativo escolhido venha com abundância de armazenamento de arquivos. Podem haver milhões de documentos e versões de documentos que são necessários para gerenciar um projeto. Você precisa ter muito espaço para armazenar e, muito importante, fazer backup. A última coisa que você quer fazer é voltar e ter que recriar um documento complicado que foi corrompido ou se perdeu de alguma forma.

A lista acima de 10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos é um ponto inicial para sua decisão de compra. Tenha certeza de conversar com outros usuários que já tenham adquirido o programa escolhido. Isso irá lhe fornecer as informações necessárias que você precisa para tomar a melhor decisão possível.

Ficou interessado em adquirir um dos melhores softwares de gerenciamento de projetos? Conheça o nosso!

Superando os desafios de gerenciamento de projetos online

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O trabalho à distância vem apresentando um grande aumento nos últimos anos. Com a tecnologia de comunicação cada vez mais avançada, o gerenciamento de projetos online é algo cada vez mais popular.

Estudos recentes nos EUA mostram que aproximadamente 25% dos norte-americanos gastam parte da sua jornada de trabalho cumprindo tarefas longe do escritório. Essa tendência está se espalhando por todo o mundo. Por isso, cada vez mais empresas e gerentes se preocupam em como conseguir ótimos resultados na gestão de um projeto de gestão à distância.

Em cidades grandes, trabalhadores que vivem longe do local de trabalho precisam utilizar uma enorme parte de tempo para seus deslocamentos. Essa é uma das principais razões por que empregados e empregadores estão adotando o trabalho em casa com mais frequência. Supondo que um trabalhador precise de 2 horas e 25 minutos para ir e voltar ao trabalho diariamente, isso resulta em 11 horas por semana.

Com o mundo mais conectado pela internet, o gerenciamento de projetos online é um desafio crescente. Para estar preparado para o gerenciamento à distância, deixamos algumas dicas importantes.

1)    Diferentes horários

Tendo colaboradores vivendo em outros países, com fusos horários diferentes, agendar reuniões é um grande desafio. Quando as equipes não estão acostumadas a trabalhar dessa maneira, muito tempo pode ser gasto para todos se conhecerem. É preciso evitar informações confusas e deixar claro qual será o horário da reunião e em que fuso horário, para evitar que uma parte esteja conectada e outra, não.

2)    Multitarefa

Pode ser o grande problema de qualquer exercício de gerenciamento on-line. Enquanto participa de uma reunião, um colaborador pode também navegar na internet, ouvir música, checar e-mail, ou seja, utilizar alguma multitarefa no computador. Uma solução para fazer com que todos estejam atentos à reunião é fazer com que todos executem uma parte da reunião. Isto fará, no mínimo, eles se manterem engajados na tarefa e terem a sensação de como se sentem quando os outros podem não estar prestando atenção.

3)    Conexões ruins

Essa é uma desculpa que não deve ser dada por ninguém. É essencial que todos tenham uma boa conexão com a internet. As ligações telefônicas precisam ser impecáveis. Ou seja, não pode haver obstáculos tecnológicos para se realizar o trabalho. Seu escritório doméstico precisa ser um lugar calmo, privado e, acima de tudo, profissional.

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básico do gerenciamento de projetos

Você faz o básico do gerenciamento de projetos? Não perca os fundamentos de vista

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O mundo profissional hoje pede atualizações constantes. Estudamos, lemos, fazemos cursos, participamos de seminários, ouvimos podcasts, dentre outros. O esforço é para nos tornarmos melhores em nossa área. Ironicamente, algumas vezes esse desejo de aprender nos distancia dos fundamentos. Buscamos inovação, as últimas tendências e talvez até as últimas modas para melhorar nosso trabalho. Em alguns casos, corremos o risco de adotar sofisticadas técnicas sem garantir que o básico do gerenciamento de projetos tenham sido devidamente implantado

É comum ler em revistas ou jornais o relato de grandes figuras do esporte e da música enfatizando a importância dos fundamentos para o sucesso. Como gerentes de projetos, temos de enfatizar o básico de nossa profissão. É mais do que recomendável verificar o quão bem foram implementados os fundamentos antes de adotarmos qualquer inovação. Qual a vantagem de se implementar as mais recentes técnicas em um projeto em que as disciplinas rudimentares não estão bem estabelecidas, e não identificamos corretamente os riscos básicos?

Em várias situações, nosso sucesso depende de quão bem foram implementados os processos de gerenciamento. Coisas dão errado e planos mudam – ainda que muitas vezes sigamos em frente sem planejar e nos preparar para essa realidade. Nossa intuição diz que isso é verdade e nossa experiência valida nossa intuição. No entanto, ainda é comum perdemos de vista o fato óbvio de que o básico importa, e muito.

Para não renunciar à nossa convicção, um bom passo é conferir o 2012 – Pulse of the Profession (pulso da profissão, em inglês), uma pesquisa global feita pelo Project Management Institute (PMI). O relatório da pesquisa aponta que, além das mudanças, os passos básicos estão entre os mais críticos fatores de sucesso nos projetos.

É importante ter em mente que novas e sofisticadas técnicas têm seu lugar, mas a melhor coisa a se fazer em qualquer profissão é sempre estar atento ao básico. Não deixe o fascínio pelo sofisticado distrair do valor dos fundamentos.

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